Einführung des Videokonferenzsystems "BigBlueButton"

Die Oberbürgermeisterin 
Dezernat, Dienststelle 
I/12 
 
Vorlagen-Nummer  28.05.2021 
 2019/2021 
Mitteilung 
öffentlicher Teil 
Gremium Datum 
Digitalisierungsausschuss 07.06.2021 
 
Einführung des Videokonferenzsystems "BigBlueButton" 
Das Amt für Informationsverarbeitung hat in 2019 umfassende „Leitlinien zum IT-Softwareeinsatz“ 
formuliert und als Mitteilungsvorlage in den Unterausschuss Digitale Kommunikation und Organisati-
on eingebracht (0837/2019). Der selbstauferlegten Maßgabe „Open-Source-First“ in diesen Leitlinien 
folgend, wurde der Bedarf an Videokonferenzservices für die Stadt Köln auch anhand der Verfügbar-
keit und bedarfsgerechten Passgenauigkeit von Open-Source-Lösungen bewertet. Neben anderen 
Lösungen kam hier insbesondere „BigBlueButton“ (BBB) in die engere Wahl.  
Für BBB sprach -mit Blick auf den geplanten Einsatz in der Kölner Schullandschaft- der bereits sehr 
verbreitete Einsatz im Bildungsumfeld und die Möglichkeit der direkten Interaktion mit „Moodle“ als E-
Learning-Plattform. Zunächst wurde dann ein Angebot für die städtischen Grund- und Förderschulen 
geschaffen. Die Leistungserbringung für diese Zielgruppe erfolgt im Verbund mit der NetCologne. Um 
mögliche Synergien zu erzielen, wurden Bedarf und Anforderungen der Stadtverwaltung Köln auch 
auf Basis der funktionalen und IT-betrieblichen Möglichkeiten von BBB geprüft. Im Ergebnis wurde 
eine Entscheidung für die Pilotierung von BBB innerhalb der Stadtverwaltung getroffen. Mit verschie-
denen Dienststellen, dem städtischen Corona-Krisenstab, sowie im Rahmen verschiedener großer 
Sonderveranstaltungen erfolgte eine umfangreiche Pilotierung und Erprobung, so dass auf Basis der 
Rückmeldungen die Einführung von BBB beschlossen wurde. 
 
Die offizielle Inbetriebnahme mit den notwendigen Beteiligungsverfahren (Datenschutz, Gesamtper-
sonalrat, Gesamtschwerbehindertenvertretung, IT-Sicherheit), den organisatorischen Vorbereitungen 
(Service-Beschreibung, Support-und Schulungskonzepte) und den flankierenden technischen Maß-
nahmen (Erhöhung der Internetbandbreiten, Umsetzung Regelwerke/Freischaltungen) konnten im 
März 2021 abgeschlossen werden, so dass seit 01. April 2021 eine mehrstufige Einführung erfolgt. 
Aktuell erfolgt noch ein Hybridbetrieb von BBB mit der Videokonferenzlösung CIRCUIT, wobei CIR-
CUIT jedoch bis März 2022 sukzessive zurückgefahren werden wird. Die BBB-Serviceerbringung 
erfolgt aus dem ISO270001-zertifizierten Rechenzentrum des auf BBB spezialisierten Anbieters JAR 
Media. Der Service wird für bis zu 10.000 gleichzeitige Zugriffe vertraglich garantiert, aktuell finden im 
Mittel 1.500 gleichzeitige Zugriffe (CIRCUIT: 2.000) mit deutlich steigender Tendenz statt. 
 
Gez. i.V. Prof. Dr. Diemert für Dezernat I