Einarbeitungsleitfaden für die Wissenschaftsstadt Darmstadt

Checkliste zur Einarbeitung neuer Kolleginnen und Kollegen bei 
der Wissenschaftsstadt Darmstadt 
 
Angaben zur neuen Kollegin bzw. dem neuen Kollegen  
Herr     Frau 
        
 
Name, Vorname 
      
Personalnummer 
      
 
Vor dem ersten Arbeitstag  
Was ist zu tun? Wann? Wer macht es?  
(auch in Zusammenarbeit 
möglich) 
Erledigt? 
Allgemeines 
Informationen für die neue Kollegin 
bzw. den neuen Kollegen 
zusammenstellen  
(z.B. zum Team, zu den Aufgaben, zum 
Aufbau der Wissenschaftsstadt Darmstadt 
etc.) 
 
      
 
      
 
 
Termine vorplanen und vereinbaren  
(z.B. Kennenlerntermine, Sitzungen von 
Projektgruppen, Gesprächstermine zur 
Vermittlung von Fachwissen etc.) 
 
      
 
      
 
 
Startbegleiterin/Startbegleiter finden  
(keine Pflicht, kann die Einarbeitung jedoch 
erleichtern) 
 
      
 
      
 
 
Einarbeitungsplan anhand der 
Stellenbeschreibung erstellen 
(Achtung: Gemeint ist die konkrete fachliche 
Einarbeitung in die jeweilige Stelle!) 
 
      
 
      
 
 
Verantwortlichkeiten im Rahmen der 
Einarbeitung im Team klären und 
besprechen

Was ist zu tun? Wann? Wer macht es?  
(auch in Zusammenarbeit 
möglich) 
Erledigt? 
Ausreichend Zeit für die Einarbeitung 
einplanen, insbesondere für 
 die Einarbeitung (insbesondere bei 
den Verantwortlichen im Team) 
 Kennenlerngespräche mit dem 
Team und der Führungskraft 
 Klärung von Fragen der neuen 
Kollegin/des neuen Kollegen 
während der Einarbeitungszeit 
 Feedbackgespräche, Erstgespräch 
mit Führungskraft, Zwischen- und 
Abschlussgespräch im Rahmen 
der Probezeit 
 
      
 
      
 
 
Organisatorisches 
Klären, wo die neue Kollegin bzw. der 
neue Kollege sitzen bzw. arbeiten soll 
 
      
 
      
 
 
Aufgeräumter Arbeitsplatz und 
Arbeitsmaterialien bereitlegen 
 
      
 
      
 
 
Namensschild an der Bürotür 
anbringen 
 
      
 
      
 
 
Einen Telefonanschluss zur Verfügung 
stellen und Verbindungen klären 
(Hinweis: Im Intranet befindet sich auf der 
Startseite ein Dokument zur Mitteilung von 
Änderungen im Telefonbuch) 
 
      
 
      
 
 
Schlüssel/Transponder zum 
Büro/dem Gebäude bereitlegen und 
Zutrittsberechtigungen klären 
 
      
 
      
 
 
Bei PC-Arbeitsplatz: Notwendigkeit 
über Benutzerkonten und 
Zugriffsberechtigungen im IT-Umfeld 
klären und ggf. einrichten lassen  
(z.B. für Ordner, Programme etc.) 
 
      
 
      
 
 
ggf. Visitenkarten der neuen 
Kollegin/des neuen Kollegen drucken 
und bereitlegen 
 
      
 
      
 
 
Aufnahme der neuen Kollegin/des 
neuen Kollegen in Verteiler und 
Umläufe

Was ist zu tun? Wann? Wer macht es?  
(auch in Zusammenarbeit 
möglich) 
Erledigt? 
Für eine freundliche Begrüßung 
sorgen  
(z.B. Blumenstrauß als kleine 
Aufmerksamkeit, eine Willkommenskarte, 
eine Schale mit Süßigkeiten etc.) 
 
      
 
      
 
 
Die neue Kollegin bzw. den neuen Kollegen informieren 
Frühzeitige Kontaktaufnahme über 
den 1. Arbeitstag 
 Wann geht es los (Uhrzeit)? 
 Wo soll sie/er sich einfinden? 
 Bei wem soll sie/er sich melden 
bzw. wer wird sie/ihn in Empfang 
nehmen? 
 Benötigt sie/er eine 
Wegbeschreibung? 
 Wie kann sie/er zur Arbeit 
kommen? (Job-Ticket, ÖPNV-
Verbindungen, Parkmöglichkeiten etc.) 
 Was erwartet sie/ihn grob am 
ersten Arbeitstag? (damit sie/er sich 
darauf einstellen und vorbereiten kann) 
 
      
 
      
 
 
Das berufliche Umfeld informieren 
Kolleginnen und Kollegen im Team 
informieren 
 Wie heißt die neue Kollegin bzw. 
der neue Kollege? 
 Wann ist der erste Arbeitstag? 
 Welche Aufgaben hat sie/er? 
 Welche Arbeitszeiten hat sie/er? 
(Vollzeit, Teilzeit?) 
 Wie sieht der Einarbeitungsplan 
aus? 
 Wer übernimmt welche Aufgaben 
im Rahmen der Einarbeitung? 
 Wer ist die Ansprechperson bzw. 
die Startbegleiterin/der 
Startbegleiter für die neue 
Kollegin bzw. den neuen Kollegen?

Was ist zu tun? Wann? Wer macht es?  
(auch in Zusammenarbeit 
möglich) 
Erledigt? 
Relevante Personenkreise der 
Wissenschaftsstadt Darmstadt über 
die Ankunft der neuen Kollegin bzw. 
des neuen Kollegen informieren  
(sofern es dienstlich von Interesse ist, z.B. 
bei Projektgruppen,  Ausschüssen, 
laufenden Zusammenarbeiten mit anderen, 
Kolleginnen und Kollegen im selben Amt 
etc.) 
 
      
 
      
 
 
ggf. externe Personenkreise über die 
neue Kollegin bzw. den neuen 
Kollegen informieren  
(sofern es dienstlich von Interesse ist, z.B. 
bei Kunden, Unternehmen, Vereinen etc.)

Am ersten Arbeitstag bzw. in der ersten Arbeitswoche  
Was ist zu tun?  Wann? Wer macht es?  
(auch in Zusammenarbeit 
möglich) 
Erledigt? 
Informationen über die Tätigkeiten & das berufliche Umfeld 
Aufbau und Aufgaben des Teams 
erklären 
 Rollen & Befugnisse im Team 
 Aufgabenbereiche des Teams 
 (gesetzlicher) Auftrag (warum macht 
das Team das, was es macht?) 
 
      
 
      
 
 
Die Teammentalität erläutern, z.B. 
 Die Teamstruktur erläutern  
 Gibt es etwas, das die neue 
Kollegin bzw. der neue Kollege auf 
jeden Fall wissen sollte? 
 Wie ist die Haltung des Teams zu 
bestimmten Themen? 
 Wie ist das Selbstverständnis des 
Teams bzgl. der zu erledigenden 
Aufgaben? 
 Gibt es besondere 
Gepflogenheiten im Team? 
 
      
 
      
 
 
Arbeitsaufgaben und das 
Arbeitsumfeld erklären (z.B. anhand der 
Stellenbeschreibung) 
 Interne Arbeitsabläufe 
(Teambesprechungen, 
Kommunikation, JourFixe) 
 Aufgaben vom Amt / der 
Verwaltungsstelle / dem 
Eigenbetrieb 
 Grundlegende Informationen zum 
Arbeitsumfeld 
 
      
 
      
 
 
Entscheidungsbefugnisse der neuen 
Kollegin bzw. des neuen Kollegen 
erläutern

Was ist zu tun? Wann? Wer macht es?  
(auch in Zusammenarbeit 
möglich) 
Erledigt? 
Aufbau der Wissenschaftsstadt 
Darmstadt erklären, z.B. 
 Organigramm der Stadt (andere 
Ämter und Zuständigkeiten) 
 Verschiedene Gremien 
 Personalrat, Gesamtpersonalrat, 
Schwerbehindertenvertretung, 
Jugend- und 
Auszubildendenvertretung, 
Frauenbüro 
 Betriebliches 
Gesundheitsmanagement, 
Sozialberatung, Fachkraft für 
Arbeitssicherheit, 
Betriebsärztliche Betreuung 
 
      
 
      
 
 
Austausch mit der neuen Kollegin bzw. dem neuen Kollegen 
Fragen der neuen Kollegin/des neuen 
Kollegen klären 
 
      
 
      
 
 
Wünsche (im Rahmen der 
Einarbeitung) der neuen Kollegin/des 
neuen Kollegen klären 
 
      
 
      
 
 
Gegenseitige Erwartungen klären  
      
 
      
 
 
Die neue Kollegin bzw. den neuen 
Kollegen mit dem Team bekannt 
machen  
(z.B. bei einem Rundgang, durch ein  
gemeinsames Frühstück, persönliche 
Vorstellung etc.) 
 
      
 
      
 
 
Organisatorisches 
Der neuen Kollegin/dem neuen 
Kollegen den Einarbeitungsplan 
erläutern 
 Was ist in den kommenden 
Wochen geplant? 
 Wie verläuft die Einarbeitung? 
 Welche Termine stehen an? 
 Wann ist ein Zwischen- und 
Abschlussgespräch geplant?

Was ist zu tun? Wann? Wer macht es?  
(auch in Zusammenarbeit 
möglich) 
Erledigt? 
Der neuen Kollegin/dem neuen 
Kollegen wichtige Ansprechpersonen 
benennen 
 Wer ist für die neue Kollegin/den 
neuen Kollegen allgemein 
zuständig? 
 Wer ist die die 
Startbegleiterin/der 
Startbegleiter? 
 In welchen Fällen soll sich die 
neue Kollegin/der neue Kollege an 
welche Person wenden? 
 
      
 
      
 
 
Rundgang durch die Räumlichkeiten 
 „Wo sitzt wer?“ 
 Wo sind die Toiletten? 
 Wo sind die Stechuhren? 
 Wo sind ggf. Aufenthaltsräume? 
 Wo ist die Kantine / die Teeküche? 
 Wo sind die Notausgänge? 
 Wo kann die neue Kollegin / der 
neue Kollege seine Sachen 
abstellen? (z.B. Jacke, Essen, 
Küchenutensilien etc.) 
 
      
 
      
 
 
Schlüssel zum Büro/dem Gebäude 
übergeben 
 
      
 
      
 
 
Der Abschluss 
Feedbackgespräch am Ende des 
ersten Arbeitstages führen 
(im Idealfall durch die Führungskraft) 
 Wie hat die neue Kollegin/der 
neue Kollege den ersten Tag 
erlebt? 
 Wie hat die Führungskraft den 
ersten Tag der neuen Kollegin/des 
neuen Kollegen erlebt?

Nach dem ersten Arbeitstag  bzw. der ersten Arbeitswoche  
Was ist zu tun? Wann? Wer macht es?  
(auch in Zusammenarbeit 
möglich) 
Erledigt? 
Allgemeines 
Organisatorische Regelungen 
erklären, z.B. 
 Dienstgänge 
 Pausenregelung 
 Urlaubsantrag 
 Meldungen bei Krankheit 
 
      
 
      
 
 
Auf aushangpflichtige Gesetze 
hinweisen 
 
      
 
      
 
 
Unterweisung durchführen über 
 Fluchtwege 
 Brandschutz 
 Erste Hilfe 
 Persönliche Schutzausrüstung 
 Tätigkeitsbezogene Gefahren 
 
      
 
      
 
 
Einrichtung des 
Bildschirmarbeitsplatzes durch die 
Bildschirmarbeitsplatzkoordinatoren 
 
      
 
      
 
 
Über wichtige Regelwerke informieren  
(siehe Intranet: Personalinformation » 
Personalentwicklung » Einarbeitung » 
Wichtige Regelwerke im Rahmen der 
Einarbeitung) 
 
      
 
      
 
 
Einführung in den Aufbau und den 
Inhalt zum Intranet geben 
 Wo findet sie/er was? 
 Suchfunktion erklären 
 Zugriff von Zuhause aus möglich 
 
      
 
      
 
 
Kompetenzausbau der neuen Kollegin bzw. des neuen Kollegen 
Schulungsbedarf der neuen Kollegin 
bzw. des neuen Kollegen klären 
 
      
 
      
 
 
Bei Bedarf Hospitationen ermöglichen 
(z.B. in anderen Abteilungen des Amtes, um 
Arbeitsabläufe veranschaulichen zu können) 
 
      
 
      
 
 
Austausch mit der neuen Kollegin bzw. dem neuen Kollegen 
Fragen der neuen Kollegin/des neuen 
Kollegen klären

Was ist zu tun? Wann? Wer macht es?  
(auch in Zusammenarbeit 
möglich) 
Erledigt? 
Feedbackgespräche führen  
(regelmäßig, um der neuen Kollegin bzw. 
dem neuen Kollegen kontinuierlich 
Rückmeldungen über ihre/seine Leistungen 
zu geben) 
 
      
 
      
 
 
Zwischengespräch führen  
(ca. nach drei Monaten) 
 
      
 
      
 
 
Abschlussgespräch führen  
(ca. nach sechs Monaten)

Magistratsvorlage 
 
Eingang Magistrats - 
geschäftsstelle:  
13.07.2017 
an den Magistrat  
   zur Kenntnis 
   zur Beschlussfassung  
 
Beteiligt vor 
Magistratsbeschlussfassung:  
Dezernat I an die Stadtverordnetenversammlung  
   OBW zur Befassung  
   zur Kenntnis 
   zur Beschlussfassung  
   zur abschließenden Beschluss - 
       fassung Fachausschuss  
Gesamtpersonalrat  
Frauenbüro 
 
Amt: Zentrale Steue-
rungsunterstützung   OBW bei abschl. B e-
schlussfassung Magistrat  
Behandlung in  
öffentl. Sitzung  
Ja 
 
Nein 
 
Verteiler:  
 
 
Ja 
 
Nein  
 
Vorlage-Nr. 2017/0156 
 
Magistratsbeschluss -Nr. 
  
 
Internetfähig     
 
Produkt-Nr.: 121020 
Kostenstelle:  015-004-1000 Investitionsnummer:        
Kostenträger:  1210-21 Sachkonto: 6179840 
 
Betreff: Einarbeitungsleitfaden für die Wissenschaftsstadt Darmstadt  
 
Vorlage vom: 1 2.05.2017 
 
Beschlussvorschlag : 
 
Der Magistrat beschließt die Einführung des Einarbeitungsleitfadens für die Wissenscha ftsstadt 
Darmstadt. 
 
 
 
Anlagen: Leitfaden zur erfolgreichen Einarbeitung neuer Kolleginnen und Kollegen  
Checkliste zur Einarbeitung neuer Kolleginnen und Kollegen bei der Wisse n-
schaftsstadt Darmstadt  
 
Datenschutzrelevante Anlage:   
 
Folgekosten:    Ja    Nein

- 2 - 
 
Beschluss des Magistrats vom

- 3 - 
Begründung zur Magistratsvorlage vom 12.05.2017 
 
Gemäß dem vom Magistrat 2009 beschlossenen gesamtstädtischen Personalentwicklung s-
konzept ist die Einarbeitung von neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ein zentrales Han d-
lungsfeld der Person alentwicklung. Entsprechendes gilt für diejenigen Beschäftigten, die auf 
einen anderen Arbeitsplatz innerhalb der Wissenschaftsstadt Darmstadt wechseln, diejen i-
gen, die nach einer längeren Beurlaubungsphase ihre Beschäftigung bei der Stadt wieder 
aufnehmen sowie Nachwuchskräfte nach dem Ende ihrer Ausbildung bzw. Vorbereitungszeit.  
 
Bei der Einarbeitung liegt der Fokus im Wesentlichen auf der sozialen Eingliederung sowie 
auf der fachlichen Einarbeitung. Dabei kommt den unmittelbaren Vorgesetzten im Rahmen 
des Einarbeitungsprozesses eine wichtige Schlüsselfunktion zu. Eine systematische Einarbe i-
tung erfordert Zeit und bindet zeitliche Ressourcen der unmittelbaren Vorgesetzten und Ei n-
arbeitenden. 
 
Immer wiederkehrende Fragen, z. B. nach der (Teil -)Organisation , konkreten Aufgaben, A r-
beitsabläufen, Kompetenzen, Beteiligungen an Entscheidungen, individueller Personalen t-
wicklung, räumlicher Orientierung sollen frühzeitig besprochen werden. Dies wird in der Pr a-
xis teilweise sehr unterschiedlich gehandhabt. Aufgrund  der Anforderungen des Tagesg e-
schäftes und der nicht immer ausreichend vorhandenen  zeitlichen Ressource n treten diese 
Fragenstellungen vielfach zurück und werden oft nur intuitiv oder unvollständig angespr o-
chen. 
 
In der Startphase werden die Beschäftigten mit völlig neuen Gegebenheiten, wie z. B. neue 
Aufgaben, neue Vorgesetzte, neue Kolleginnen und Kollegen, neue Verhaltensweisen und 
neue Spielregeln konfrontiert. Gerade in dieser Phase ist Information, Orientierung und U n-
terstützung für die Beschäftigten und die Effektivität der Aufgabenerfüllung wichtig. Durch 
eine systematische Einführung und Einarbeitung werden frühzeitige Fluktuation oder gar i n-
nere Kündigung vermieden, Fehlzeiten verringert, Leistungsbereitschaft und -fähigkeit erhöht, 
zum Abbau von U nsicherheiten beigetragen, die Integration in der (Teil -)Organisation gefö r-
dert sowie die Arbeitszufriedenheit erhalten bzw. erhöht.  
 
Ziel einer systematischen Einarbeitung ist somit die Entwicklung leistungsfähiger, engagie r-
ter, integrierter und sich mit der (Teil-)Organisation identifizierender Mitarbeiterinnen und 
Mitarbeiter. 
 
Eine bestmögliche Ausgestaltung der Einarbeitungsphase birgt daher nicht nur die Chance, 
wesentliche Grundsteine für eine langfristige Beschäftigtenbindung zu legen, sondern auch,  
Prozessabläufe innerhalb der Einarbeitungsphase bei der Wissenschaftsstadt Darmstadt zu 
optimieren. 
 
Unter der Federführung der Zentralen Steuerungsunterstützung hat eine Projektgruppe den 
Leitfaden zur erfolgreichen Einarbeitung neuer Kolleginnen und Kollegen bei der Wisse n-
schaftsstadt Darmstadt entwickelt. Die Projektgruppe setzte sich zusammen aus Vertreteri n-
nen und Vertretern  
 
 des Amtes für Interne Dienste – Personalabteilung,  
 des Amtes für Interne Dienste – Organisationsabteil ung, 
 der Frauen- und Gleichstellungsbeauftragten,  
 des Eigenbetriebes Darmstädter Werkstätten und Wohneinrichtungen,  
 des Gesamtpersonalrats,

- 4 - 
sowie aus zwei Beschäftigten und einer Führungskraft.  
 
Mit dem Einarbeitungsleitfaden sollen Führungskräfte und Eina rbeitende dabei unterstützt 
werden, die Einarbeitungsphase bestmöglich zu gestalten.  
 
Darmstadt, den 12.05.2017 
 
Dezernat I 
 
 
 
Jochen Partsch  
Oberbürgermeister

Leitfaden zur erfolgreichen Einarbeitung neuer 
Kolleginnen und Kollegen 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Stand 03.04.2017 
Status Entwurf 
Verfasser Zentrale Steuerungsunterstützung

Inhaltsverzeichnis 
 
1 Vorbemerkung ..................................................................................................................... 2 
2 Die Einarbeitung  .................................................................................................................. 2 
2.1 Der Einstieg .............................................................................................................................................. 2 
2.2 Ziele der Einarbeitung  .......................................................................................................................... 3 
2.3 Die Einarbeitungsphasen  ..................................................................................................................... 3 
2.4 Verantwortlichkeiten im Einarbeitungsprozess  ............................................................................. 4 
3 Abschluss ............................................................................................................................ 4

2 
 
1 Vorbemerkung 
 
Einen wichtigen Teil der Personalentwicklung stellt die Einarbeitung neuer Mitarbeiterinnen und 
Mitarbeiter dar, da die Einarbeitung den A usgangspunkt für alle weiteren Personalentwic k-
lungsmaßnahmen markiert. Hier steht zum einen die Frage, ob der Einarbeitung der neuen Mi t-
arbeiterinnen und Mitarbeiter genügend Beachtung geschenkt wird, im Mittelpunkt. Zum and e-
ren liegt der Fokus auf den gep lanten Maßnahmen, die der Integration der neuen Mitarbeiterin 
bzw. des neuen Mitarbeiters dienen sollen.  
 
Unter neuen Kolleginnen und Kollegen werden in diesem Leitfaden nicht nur neu eingestellte 
Beschäftigte verst anden, sondern auch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die aufgrund einer 
Umsetzung neu in der Organisationseinheit sind oder auch solche, die nach längerer Abwese n-
heit (etwa durch Elternzeit, Sonderurlaub  etc.) wieder zurückkehren.  Ebenso sind Nachwuch s-
kräfte, die ihre Ausbildung absolviert h aben und erstmalig eine Stelle innehaben , von  dem Ei n-
arbeitungsprozess betroffen.  
 
Dieser Leitfaden gibt Anregungen und Hinweise zur Gestaltung der ersten Wochen und Monate 
an dem neuen Arbeitsplatz, um den neuen Kolleginnen und Kollegen einen möglichst a ngeneh-
men Einstieg zu ermöglichen. Dadurch soll eine rasche Integration sowohl in das Team als soz i-
alem Gefüge, aber auch in die Arbeitsabläufe erreicht wer den. 
 
Der Leitfaden richtet sich an Führungskräfte, Einarbeitende und sonstige  Personen, die im 
Rahmen der Einarbeitung betei ligt sind. Die im Anhang befindlichen Checklisten sollen dabei 
helfen, bei der Planung des Einarbeitungsprozesses an wichtige Abläufe zu denken. Die Chec k-
listen stellen somit eine Gedankenstütze für alle am Einarbeitungsprozess  beteiligten Personen 
dar und sollen die Planung und Durchführung des Prozesses vereinfachen.  
 
Hinweis: Dieser Leitfaden stellt eine Hilfe bei allgemeinen  Abläufen der Einarbeitung dar. Unab-
hängig davon sollte jedoch stets ein zusätzlicher Plan für die Einarbeitung in die konkreten Aufga-
benbereiche bzw. die eigentliche Stelle erstellt werden. Der vorliegende Einarbeitungsleitfaden 
mitsamt den beigefügten Checklisten behandelt somit nicht fachspezifische Inhalte der Einarbei-
tung. 
2 Die Einarbeitung 
2.1 Der Einstieg 
 
Neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter stehen oft unter einer besonderen Belastung. Sie sind 
aufgeregt, kennen weder die neuen Kolleginnen und Kollegen noch sind sie mit der Art und We i-
se, wie die Arbeitsabläufe gehandhabt werden, vertraut. Auch stehen sie vor neuen Aufgaben. 
Zudem sind ihnen die örtlichen Gegebenheiten  mitunter fremd. Dies kann zu einem hohen Maß 
an Verunsicherung und zu einem erhöhten Bedürfnis an Orientierung führen.  
 
Ein freundlicher, offener und hilfreicher Empfang durch die neuen Vorgesetzten und Kolleginnen 
und Kollegen erleichtern den Einstieg. Es ist somit wichtig, dass den neuen Beschäftigten in den 
Phasen der Einarbeitung Unterstützung entgegengebracht wird.  
 
Den Vorgesetzten kommt an dieser Stelle eine Schlüsselrolle zu: Sie tragen die Verantwortung 
dafür, den Einstieg in das neue Aufgabengebiet zu erleichtern.  Ihnen obliegt die Planung des

3 
 
Einarbeitungsprozesses. Mit der Art und Weise, wie der Einarbeitungsprozess der neuen Koll e-
ginnen und Kollegen gestaltet wird, legen die V orgesetzten sowie Kolleginnen und Kollegen den 
Grundstein zu einem positiven Einstieg in das neue Arbeitsumfeld.  
 
Gleichwohl ist die Einarbeitung ein Prozess, der das gesamte Team umfasst. Somit kann jeder 
dazu beitragen, den Start der neuen Kollegin bzw. des neuen Kollegen bestmöglich zu gestalten.  
2.2 Ziele der Einarbeitung  
 
In der Startphase werden die Beschäftigten mit völlig neuen Gegebenheiten, wie z. B. neue Au f-
gaben, neue Vorgesetzte, neue Kolleginnen und Kollegen, neue Verhaltensweisen und neue Ab-
läufe konfrontiert. Gerade in dieser Phase ist Information, Orientierung und Unterstützung für 
die Beschäftigten und die Effektivität der Aufgabenerfüllung wichtig. Durch eine systematische 
Einführung und Einarbeitung werden  
 frühzeitige Fluktuation oder gar inn ere Kündigung vermie den 
 Fehlzeiten verringert  
 Leistungsbereitschaft erhöht 
 zum Abbau von Unsicherhei ten beigetragen  
 die Integration in das Team und die Wissenschaftsstadt Darmstadt gefördert  
 die Arbeitszufriedenheit gesichert bzw. erhöht . 
Ziel einer systematischen Einarbeitung ist somit die Entwicklung leistungsfähiger, engagierter , 
integrierter und sich mit dem Team und der Wissenschaftsstadt Darmstadt identifizierender 
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.  Es gilt, den neuen Kolleginnen und Kollegen einen offenen und 
freundlichen Empfang zu bereiten, damit diese ein Gefühl von Sicherheit, Wertschätzung und 
gegenseitigem Vertrauen erhalten.  
 
Eine bestmögliche Ausgestaltung der Einarbeitungsphase birgt jedoch nicht nur die Chance, 
wesentliche Grundsteine für eine langfristige Beschäftigtenbindung zu legen, sondern auch, 
Prozessabläufe innerhalb der Einarbeitungsphase bei der Wissenschaftsstadt Darmstadt zu o p-
timieren. Durch eine im Vorfeld durchdachte Struktur kann die Planung vereinfacht, Herausfo r-
derungen frühzeitig erkannt und Abläufe zeitlich angepasst werden.  
2.3 Die Einarbeitungsphasen  
 
Der Einarbeitungsprozess gemäß diesem Einarbeitungsleitfaden ist in drei Phasen untergliedert. 
 
 Phase I                                               Phase II                                     Phase III                                   
 
Vor dem ersten Tag          Erster Tag – Orientierung       Einarbeitung und Probezeit 
 
      
Die erste Phase beginnt bereits, bevor die  neue Kollegin bzw. der neue Kollege die Arbeit au f-
nimmt. Der erste Tag der/des neuen Beschäftigten stellt die zweite Phase dar. Phase drei

4 
 
schließlich umfasst die Zeit der aktiven Einarbeitung bis hin zur Ende der Probezeit und ggf. 
darüber hinaus. 
 
Die beigefügten Checklisten sollen dabei helfen , eine Übersicht der Aufgaben zu erhalten, die in 
den drei Phasen der Einarbeitung relevant sind. Gleichwohl ist jede Einarbeitung anders. Die 
Checklisten dienen daher als Orientierung und als Vorlage, die auf die individuelle Situation 
angepasst werden kann.  
2.4 Verantwortlichkeiten im Einarbeitungsprozess  
 
In der Einarbeitung gilt es, verschiedene Dinge zu beachten, die den Einarbeitungsprozess pos i-
tiv beeinflussen können. Die Kernverantwortung trägt dabei die Führungskraft. Zu einer erfol g-
reichen Einarbeitung trägt jedoch das gesamte Team  bei, da die neue Kollegin bzw. der neue 
Kollege nicht nur auf einer Stelle eingearbeitet wird, sondern Teil eines Teams werden soll.  
 
Es ist an der Führungskraft  zu entscheiden, wer welche Aufgaben in der Einarbeitung wahrne h-
men soll. Gemeint ist hiermit nicht eine grundsätzliche Delegation aller Aufgaben, sondern die 
allgemeine Entscheidung darüber, wer welche Aufgaben übernimmt.  
 
Darüber hinaus kann es im Einzel fall hilfreich erscheinen, eine Startbegleiterin bzw. einen 
Startbegleiter  zu benennen. Die Startbegleiter sind für die soziale Integration der neuen Koll e-
gen in die Teams zuständig und nicht automatisch für die fachliche Einarbeitung . Die Startbe-
gleiter sollen insbesondere in der Anfangsphase dazu beitragen, dass die neuen Kollegen einen 
guten Start auf ihrer Stelle erleben. Dazu zählt beispielsweise eine gute Orientierung im Team 
und der Umgebung  zu geben, als Ansprechperson für Fragen der neuen Kollegen zu fungieren 
und die Teamkultur zu vermitteln .   
3 Abschluss 
 
Die Einarbeitung neuer Kolleginnen und Kollegen nimmt viel Zeit in Anspruch und führt im 
Team, bei den Einarbeitenden und allen weiteren Beteiligten zunächst zu einer zusätzlichen 
Belastung. Doch eine gute Einarbeitung bringt auch die Chance mit sich, Kolleginnen und Koll e-
gen langfristig in das Team zu integrieren, gegenseitige Wertschätzung zum Ausdruck zu bri n-
gen und eine Basis zu schaffen, auf der alles andere aufbauen kann.  
 
Die beigefügten Che cklisten sollen die Verantwortlichen dabei unterstützen, die Einarbeitung 
bestmöglich zu planen, zu strukturieren und mögliche Herausforderungen frühzeitig zu identif i-
zieren. Die Checklisten stellen jedoch lediglich eine Grundlage dar, auf der die Verantwo rtlichen 
aufbauen können. Jede Einarbeitung ist anders. Jedes Team hat anderer Strukturen und eine 
eigene Mentalität. Lassen Sie diese Aspekte gerne bei der Vorbereitung und auch während der 
Einarbeitung einfließen.