Einführung der papierarmen Gremienarbeit

Magistratsvorlage 
 
Eingang Magistrats - 
geschäftsstelle:  
18.03.2015 
an den Magistrat  
   zur Kenntnis 
   zur Beschlussfassung  
 
Beteiligt vor 
Magistratsbeschlussfassung:  
Dezernat I an die Stadtverordnetenversammlung  
   OBW zur Befassung  
   zur Kenntnis 
   zur Beschlussfassung  
   zur abschließenden Beschluss - 
       fassung Fachausschuss  
Amt für Interne Dienste  
IT-Abteilung 
 
Amt: 
Magistratsgeschäftsstelle   OBW bei abschl. 
Beschlussfassung Magistrat  
Behandlung in  
öffentl. Sitzung  
Ja 
 
Nein 
 
Verteiler:  
 
 
Ja 
 
Nein  
 
Vorlage-Nr. 2015/0052 
 
Magistratsbeschluss -Nr. 
  
 
Internetfähig     
 
Produkt-Nr.: 111030 
Kostenstelle:  772-010-1000 Investitionsnummer:  15772-2001 
Kostenträger:  1110-31 Sachkonto: 0241010 
 
Betreff: Einführung der papierarmen Gremienarbeit  
 
Vorlage vom: 12.03.2015  
 
Beschlussvorschlag : 
 
1. Der Einführung der papierarmen Gremienarbeit wird zugestimmt.  
 
2. Der Anschaffung der Zusatzmodule wird zugestimmt.  Für die Anschaffung sind im Haushalt 
2015 Mittel in Höhe von 12.000 € etatisiert.  
 
 
Anlagen: Angebot Zusatzmodule  
 
Datenschutzrelevante Anlage:   
 
Folgekosten:    Ja    Nein

- 2 - 
 
Beschluss des Magistrats vom

- 3 - 
 
Begründung zur Magistratsvorlage vom 1 2.03.2015 
 
Einhergehend mit den modernen technischen Möglichkeiten bietet sich mit dem städtischen 
Parlamentsinformationssystem die Chance, zukünftig die parlamentarische Arbeit papierarm 
zu gestalten.  
 
Die Firma more Software GmbH stellt außer der Möglichkeit über die Internetseite des 
Parlamentsinformationssystem auf die Sitzungsunterlagen zuzugreifen, nun auch eine 
spezielle App für Apple und eine Beta-Version für Android-Geräte zur Verfügung. Gleich zeitig 
stehen auf diesem Weg auch alle bisherigen Recherchemöglichkeiten zur Verfügung.  
 
Rechtliche Voraussetzungen:  
Die letzte Novellierung der Hessischen Gemeindeordnung hat die Möglichkeit für eine 
elektronische Zustellung von Sitzungsunterlagen gescha ffen, ohne diese genauer zu 
reglementieren. Der Hess. Städtetag hat hierzu die Empfehlung herausgegeben, 
entsprechende Regelungen in den Geschäftsordnungen der Gremien zu hinterlegen.  
 
§ 58 HGO spricht von der „schriftlichen oder elektronischen“ Zustellung  der 
Sitzungsunterlagen. Dies impliziert, dass das einzelne Gremiumsmitglied über die Art der 
Zustellung selbst entscheiden kann, soweit die jeweilige Geschäftsordnung dies zulässt.  
 
Zum jetzigen Zeitpunkt ist eine solche Regelung weder in der Geschäftsord nung des 
Magistrats noch der Stadtverordnetenversammlung vorgesehen. Ein entsprechender Passus 
ist jedoch in der zurzeit in Überarbeitung befindlichen Fassung der Geschäftsordnung der 
Stadtverordnetenversammlung vorgesehen.  
 
Für den Magistrat steht eine s olche Änderung noch aus.  
 
Finanzielle Situation:  
Die derzeitige schriftliche Bereitstellung von Sitzungsunterlagen stellt einen hohen 
Kostenfaktor dar. Allein die Aufwendungen für Kopien belaufen sich derzeit auf ca. 500 Euro 
pro Jahr und Mandatsträger. Hi nzu kommen weitere Kosten für Botenfahrten, Porto und 
Arbeitszeit des Personals der Vervielfältigungsstelle und des Büros der 
Stadtverordnetenversammlung bzw. der Magistratsgeschäftsstelle für Sortierung und 
Ähnliches.  
Für den günstigsten Fall, dass alle Stadtverordneten und ehrenamtlichen 
Magistratsmitglieder auf die Zustellung von Sitzungsunterlagen in Papierform verzichten, 
besteht ein Einsparpotential allein bei den Kosten für die Vervielfältigung von 22.600 Euro 
per anno. 
Gleichzeitig entstehen auf Se iten des Mandatsträgers Kosten für die Bereitstellung 
entsprechender Hardware (Laptop oder Tablet und Drucker) und Verbrauchsmaterial wie 
Papier, Toner bzw. Tinte für Drucker.  
Unterstellt man allein für die Anschaffung der Hardware 500 Euro (400 Euro Lapto p und 100 
Euro für einen Drucker) und eine durchschnittliche Nutzungsdauer von 3 Jahren, entstehen 
monatliche Kosten von ca. 14 Euro. Für Verbrauchsmaterial ist mit maximal 5 Euro pro 
Monat zu rechnen. Die Verbrauchsmittelkosten sind abhängig von der Anzah l der Ausdrucke. 
Mandatsträgern, die also rein mit elektronischen Daten arbeiten, entstehen somit außer dem 
Anschaffungswert für Hardware keine weiteren Kosten.

- 4 - 
Zusammengefasst können die Kosten, die dem Mandatsträger für die papierarme 
Gremienarbeit ents tehen, durch eine Sonderzuwendung von 20 Euro pro Monat kompensiert 
werden. Gleichzeitig wird dadurch ein Anreiz geschaffen, auf elektronische 
Sitzungsunterlagen umzustellen.  
Die rechtliche Grundlage für diese Sonderzuwendung ist durch eine Änderung der 
Entschädigungssatzung rechtlich abzusichern.  
 
Stellt man die Einsparungen für den städtischen Haushalt in Höhe von 500 Euro per anno 
bezogen auf jeden Mandatsträger, den Mehrkosten für die Entschädigung in Höhe von 240 
Euro gegenüber, verbleibt ein Plus auf  Seiten der Stadt von 260 Euro. 
Die Personalkosten und Porto - bzw. Transportkosten lassen sich derzeit nicht für einz elne 
Gremienmitglieder herunter rechnen, erhöhen jedoch das Einsparpotential nochmals 
erheblich. 
 
Anschaffungskosten für Zusatzmodule:  
Für die Nutzung des Sitzungsdienstes mittels Tablet wird auf dem Server ein Zusatzmodul 
für Apple- und Androidgeräte benötigt. Dies wird gemeinsam mit einem Zusatzmodul für die 
Bearbeitung und Veröffentlichung von Kleinen Anfragen (Antragsmodul) sowie einem Men ü-
Editor für das Parlamentsinformationssystem (RIS -Menü-Editor) beschafft. Der RIS-Menü-
Editor ermöglicht Administratoren und individuell autorisierten Personen das Erstellen 
persönlicher Menüpunkte innerhalb des Parlamentsinformationssystems. Eigens erste llte 
Menüpunkte können nach Belieben um weitere Untermenüpunkte, Berichte und Analysen 
erweitert werden.  
Das Antragsmodul soll zukünftig die Arbeit der Fachdezernate erleichtern und gleichzeitig für 
Mandatsträger und Internetnutzer eine Plattform für Reche rchen zu Kleinen Anfragen 
darstellen. Gleichzeitig erleichtert es die Kommunikation zwischen den Stadtverordneten und 
dem Fachdezernat, da auch etwaige Zwischennachrichten über das System erstellt werden 
können.  
 
Für die Anschaffung dieser Module liegt ei n Angebot der Fa. more in Höhe von 10.500 Euro 
(Brutto) vor. Weiterhin entstehen Wartungskosten in Höhe von 30 Euro pro Monat.  
 
Für die Anschaffung wurden bereits unter Produkt -Nr. 111030 (Sachkonto 0241010) 
12.000 Euro im Haushalt 2015 eingeplant.  
 
Fazit: 
Durch die Einführung der papierarmen Gremienarbeit können abhängig von der Anzahl der 
Mandatsträger, die sich für eine solche Arbeitsweise entscheiden, jährlich bis zu 22.600 Euro 
im städtischen Haushalt eingespart werden. Zusätzliche Einsparungen ent stehen durch 
Verringerung im Personalbereich, Transport - und Portokosten, die jedoch im Moment nicht 
bemessen werden können.  
 
Darmstadt, 12.03.2015 
772/da 
 
Dezernat I Dezernat IV 
 
 
 
 
Jochen Partsch  André Schellenberg  
Oberbürgermeister  Stadtkämmerer

- 2 - 
 
Magistratsvorlage 
 
Eingang Magistrats - 
geschäftsstelle:  
18.03.2015 
an den Magistrat  
   zur Kenntnis 
   zur Beschlussfassung  
 
Beteiligt vor 
Magistratsbeschlussfassung:  
Dezernat I an die Stadtverordnetenversammlung  
   OBW zur Befassung  
   zur Kenntnis 
   zur Beschlussfassung  
   zur abschließenden Beschluss - 
       fassung Fachausschuss  
Amt für Interne Dienste  
IT-Abteilung 
 
Amt: 
Magistratsgeschäftsstelle   OBW bei abschl. 
Beschlussfassung Magistrat  
Behandlung in  
öffentl. Sitzung  
Ja 
 
Nein 
 
Verteiler: 
I 10.3 MGS 
IV 20 30 
 
Stvv 
 
 
 
Ja 
 
Nein  
 
Vorlage-Nr. 2015/0052 
 
Magistratsbeschluss -Nr. 
265 
 
Internetfähig     
 
Produkt-Nr.: 111030 
Kostenstelle:  772-010-1000 Investitionsnummer:  15772-2001 
Kostenträger:  1110-31 Sachkonto: 0241010 
 
Betreff: Einführung der papierarmen Gremienarbeit  
 
Vorlage vom: 12.03.2015  
 
Beschlussvorschlag : 
 
1. Der Einführung der papierarmen Gremienarbeit wird zugestimmt.  
 
2. Der Anschaffung der Zusatzmodule wird zugestimmt. Für die Anschaffung sind im Haushalt 
2015 Mittel in Höhe von 12.000 € etatisiert.  
 
 
Anlagen: Angebot Zusatzmodule  
 
Datenschutzrelevante Anlage:   
 
Folgekosten:    Ja    Nein

- 3 - 
 
Beschluss des Magistrats vom 24.06.2015 
 
Der Vorlage wird zugestimmt.

- 4 - 
 
Begründung zur Magistratsvorlage vom 1 2.03.2015 
 
Einhergehend mit den mo dernen technischen Möglichkeiten bietet sich mit dem städtischen 
Parlamentsinformationssystem die Chance, zukünftig die parlamentarische Arbeit papierarm 
zu gestalten.  
 
Die Firma more Software GmbH stellt außer der Möglichkeit über die Internetseite des 
Parlamentsinformationssystem auf die Sitzungsunterlagen zuzugreifen, nun auch eine 
spezielle App für Apple und eine Beta-Version für Android-Geräte zur Verfügung. Gleichzeitig 
stehen auf diesem Weg auch alle bisherigen Recherchemöglichkeiten zur Verfügung.  
 
Rechtliche Voraussetzungen:  
Die letzte Novellierung der Hessischen Gemeindeordnung hat die Möglichkeit für eine 
elektronische Zustellung von Sitzungsunterlagen geschaffen, ohne diese genauer zu 
reglementieren. Der Hess. Städtetag hat hierzu die Empfehlun g herausgegeben, 
entsprechende Regelungen in den Geschäftsordnungen der Gremien zu hinterlegen.  
 
§ 58 HGO spricht von der „schriftlichen oder elektronischen“ Zustellung der 
Sitzungsunterlagen. Dies impliziert, dass das einzelne Gremiumsmitglied über die Ar t der 
Zustellung selbst entscheiden kann, soweit die jeweilige Geschäftsordnung dies zulässt.  
 
Zum jetzigen Zeitpunkt ist eine solche Regelung weder in der Geschäftsordnung des 
Magistrats noch der Stadtverordnetenversammlung vorgesehen. Ein entsprechender Passus 
ist jedoch in der zurzeit in Überarbeitung befindlichen Fassung der Geschäftsordnung der 
Stadtverordnetenversammlung vorgesehen.  
 
Für den Magistrat steht eine solche Änderung noch aus.  
 
Finanzielle Situation:  
Die derzeitige schriftliche Bereitstell ung von Sitzungsunterlagen stellt einen hohen 
Kostenfaktor dar. Allein die Aufwendungen für Kopien belaufen sich derzeit auf ca. 500 Euro 
pro Jahr und Mandatsträger. Hinzu kommen weitere Kosten für Botenfahrten, Porto und 
Arbeitszeit des Personals der Verv ielfältigungsstelle und des Büros der 
Stadtverordnetenversammlung bzw. der Magistratsgeschäftsstelle für Sortierung und 
Ähnliches.  
Für den günstigsten Fall, dass alle Stadtverordneten und ehrenamtlichen 
Magistratsmitglieder auf die Zustellung von Sitzungs unterlagen in Papierform verzichten, 
besteht ein Einsparpotential allein bei den Kosten für die Vervielfältigung von 22.600 Euro 
per anno. 
Gleichzeitig entstehen auf Seiten des Mandatsträgers Kosten für die Bereitstellung 
entsprechender Hardware (Laptop od er Tablet und Drucker) und Verbrauchsmaterial wie 
Papier, Toner bzw. Tinte für Drucker.  
Unterstellt man allein für die Anschaffung der Hardware 500 Euro (400 Euro Laptop und 100 
Euro für einen Drucker) und eine durchschnittliche Nutzungsdauer von 3 Jahren,  entstehen 
monatliche Kosten von ca. 14 Euro. Für Verbrauchsmaterial ist mit maximal 5 Euro pro 
Monat zu rechnen. Die Verbrauchsmittelkosten sind abhängig von der Anzahl der Ausdrucke. 
Mandatsträgern, die also rein mit elektronischen Daten arbeiten, entste hen somit außer dem 
Anschaffungswert für Hardware keine weiteren Kosten.

- 5 - 
Zusammengefasst können die Kosten, die dem Mandatsträger für die papierarme 
Gremienarbeit entstehen , durch eine Sonderzuwendung von 20 Euro pro Monat kompensiert 
werden. Gleichzeitig  wird dadurch ein Anreiz geschaffen, auf elektronische 
Sitzungsunterlagen umzustellen.  
Die rechtliche Grundlage für diese Sonderzuwendung ist durch eine Änderung der 
Entschädigungssatzung rechtlich abzusichern.  
 
Stellt man die Einsparungen für den städtis chen Haushalt in Höhe von 500 Euro per anno 
bezogen auf jeden Mandatsträger, den Mehrkosten für die Entschädigung in Höhe von 240 
Euro gegenüber, verbleibt ein Plus auf Seiten der Stadt von 260 Euro. 
Die Personalkosten und Porto - bzw. Transportkosten lasse n sich derzeit nicht für einz elne 
Gremienmitglieder herunter rechnen, erhöhen jedoch das Einsparpotential nochmals 
erheblich. 
 
Anschaffungskosten für Zusatzmodule:  
Für die Nutzung des Sitzungsdienstes mittels Tablet wird auf dem Server ein Zusatzmodul 
für Apple- und Androidgeräte benötigt. Dies wird gemeinsam mit einem Zusatzmodul für die 
Bearbeitung und Veröffentlichung von Kleinen Anfragen (Antragsmodul) sowie einem Menü -
Editor für das Parlamentsinformationssystem (RIS -Menü-Editor) beschafft. Der RIS-Menü-
Editor ermöglicht Administratoren und individuell autorisierten Personen das Erstellen 
persönlicher Menüpunkte innerhalb des Parlamentsinformationssystems. Eigens erstellte 
Menüpunkte können nach Belieben um weitere Untermenüpunkte, Berichte und Analysen 
erweitert werden.  
Das Antragsmodul soll zukünftig die Arbeit der Fachdezernate erleichtern und gleichzeitig für 
Mandatsträger und Internetnutzer eine Plattform für Recherchen zu Kleinen Anfragen 
darstellen. Gleichzeitig erleichtert es die Kommunikation zwis chen den Stadtverordneten und 
dem Fachdezernat, da auch etwaige Zwischennachrichten über das System erstellt werden 
können.  
 
Für die Anschaffung dieser Module liegt ein Angebot der Fa. more in Höhe von 10.500 Euro 
(Brutto) vor. Weiterhin entstehen Wartungskosten in Höhe von 30 Euro pro Monat.  
 
Für die Anschaffung wurden bereits unter Produkt -Nr. 111030 (Sachkonto 0241010) 
12.000 Euro im Haushalt 2015 eingeplant.  
 
Fazit: 
Durch die Einführung der papierarmen Gremienarbeit können abhängig von der Anzahl der 
Mandatsträger, die sich für eine solche Arbeitsweise entscheiden, jährlich bis zu 22.600 Euro 
im städtischen Haushalt eingespart werden. Zusätzliche Einsparungen entstehen durch 
Verringerung im Personalbereich, Transport - und Portokosten, die jedoch im Mom ent nicht 
bemessen werden können.  
 
Darmstadt, 12.03.2015 
772/da 
 
Dezernat I Dezernat IV

Jochen Partsch  André Schellenberg  
Oberbürgermeister  Stadtkämmerer

Punkt 4: Einführung der papierarmen Gremienarbeit 
 
Bei Stimmenthaltung der FDP-Fraktion empfiehlt der Ausschuss der 
Stadtverordnetenversammlung, der Vorlage zuzustimmen.