Bedarfsprüfung, Einleitung eines Vergabeverfahrens und Abschluss eines Rahmenvertrages

14 X .09.2019
141/2 Herr Meurer
R 25119

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Bedarfsprüfung, Einleitung eines Vergabeverfahrens und Abschluss eines Rah-
menvertrages über die Lieferung von Filmen, Musik-CDs, CD-ROMs / DVD-RONis,
Hörbüchern, Konsolen- und Gesellschaftsspielen für die Stadtbibliothek Köln für
die Zeit vom 18.05.2020 bis 17.05.2022, zzgl. einjähriger Verlängerungsoption

Voraussichtliche Auftragssumme: 666.000 EUR brutto/559.663,87 EUR netto
RPA Nr.: 141/26/21/19

Sehr geehrte Damen und Herren,

mit Schreiben vom 11.09.2019 übersandten Sie mir Ihren Entwurf der Beschluss-
vorlage für den Ausschuss Kunst und Kultur am 08.10.2019, mit der Bitte um Be-
darfsanerkennung.

Aufgrund der Tatsache, dass die dem aktuellen Rahmenvertrag (18.05.2017 -
17.05.2020) zugrunde liegende Planung von ursprünglich 290.000€ pro Vertragsjahr
(870.000€) inkl. einjähriger Verlängerung (= 3 Jahre) bisher unterschritten wird, kalku-
lieren Sie für den anstehenden Rahmenvertrag lediglich mit einem Gesamtbedarf von
666.000€ (222.000€ pro Jahr).

Neben der bereits in den vergangenen Jahren festgestellten stetig abnehmenden
Nachfrage im Bereich von.Filmen und CD's wird von Ihnen, aufgrund der bevorstehen-
den Sanierung der Zentralbibliothek am Neumarkt, mit einem generellen Rückgang des
Bedarfs an Nonbooks gerechnet.

Das Ergebnis Ihrer Bedarfsprüfung, mit einem Gesamtauftragsvolumen von 666.000€
bei einer Laufzeit von zwei Jahren, zzgl. einjähriger Verlängerungsoption, erkenne ich
an.

Im Übrigen rege ich an, den Beschluss wie folgt zu ändern:

Der Ausschuss für Kunst und Kultur ermächtigt die Verwaltung zum Abschluss eines
Rahmenvertrages über die Lieferung von Filmen, Musik-CDS, CD- ROMs/DVD-
ROMs, Hörbüchern, Konsolen- und Gesellschaftsspielen, mit einem Gesamtauf-
tragsvolumen von 666.000€.

Mit freindlichen Grüßen

/
/
i

Die Oberbürgermeisterin 
Dezernat, Dienststelle  
VII/43 
 
Vorlagen-Nummer 
 3204/2019 
Freigabedatum 
04.10.2019  
Beschlussvorlage zur Behandlung in öffentlicher Sitzung 
Betreff 
Bedarfsprüfung, Einleitung eines Vergabeverfahrens und Abschluss eines Rahmenvertrages 
über Lieferung von Filmen, Musik-CDs, CD-ROMs/DVD-ROMs, Hörbüchern, Konsolen- und 
Gesellschaftsspielen für die Stadtbibliothek Köln für die Zeit vom 18.05.2020 - 17.05.2022 zzgl. 
einjähriger Verlängerungsoption 
Beschlussorgan 
Ausschuss Kunst und Kultur 
Gremium Datum 
 
Beschluss: 
Der Ausschuss für Kunst und Kultur ermächtigt die Verwaltung zum Abschluss eines Rahmenvertra-
ges über die Lieferung von Filmen, Musik-CDS, CD-ROMs/DVD-ROMs, Hörbüchern, Konsolen- und 
Gesellschaftsspielen mit einem Gesamtauftragsvolumen von 666.000 €.  
 
Der Ausschuss Kunst und Kultur verzichtet auf die Erteilung eines Vergabevorbehaltes. 
 
Ausschuss Kunst und Kultur 26.11.2019

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Haushaltsmäßige Auswirkungen 
 Nein 
 Ja, investiv Investitionsauszahlungen         € 
  Zuwendungen/Zuschüsse  Nein  Ja            % 
 Ja, ergebniswirksam Aufwendungen für die Maßnahme  0 € 
  Zuwendungen/Zuschüsse  Nein  Ja            % 
Jährliche Folgeaufwendungen (ergebniswirksam): ab Haushaltsjahr: 2020 
a) Personalaufwendungen          € 
b) Sachaufwendungen etc.    222.000 € 
c) bilanzielle Abschreibungen         € 
Jährliche Folgeerträge (ergebniswirksam): ab Haushaltsjahr:       
a) Erträge          € 
b) Erträge aus der Auflösung Sonderposten         € 
Einsparungen: ab Haushaltsjahr:       
a) Personalaufwendungen          € 
b) Sachaufwendungen etc.          € 
Beginn, Dauer        
 
 
Begründung: 
Die Beschaffung von nichtpreisgebundenen Medien für die Stadtbibliothek Köln wird im Rhythmus 
von zwei Jahren europaweit ausgeschrieben. Nach Ablauf der regulären Vertragszeit von zwei Jahren 
ist eine einseitige Verlängerung von maximal einem Jahr durch die Stadt Köln möglich. 
 
Es handelt sich um ein geschätztes Auftragsvolumen in Höhe von 222.000 € brutto im Jahr und damit 
ein Gesamtvolumen von 444.000 € brutto in zwei Jahren. Bei Inanspruchnahme der Verlänge-
rungsoption erhöht sich das Gesamtvolumen auf 666.000 € brutto. Das Rechnungsprüfungsamt hat 
den Bedarf anerkannt (RPA-Nr.:141/26/21/19- siehe Anlage) Auskömmliche Haushaltsmittel sind in 
der mittelfristigen Finanzplanung im Teilplan 0418 – Stadtbibliothek, Teilplanzeile 16 – sonstige or-
dentliche Aufwendungen – enthalten. Der Beschluss steht unter dem Vorbehalt des Vorliegens der 
haushaltsrechtlichen Bedingungen, da der Haushaltsplan 2020/2021 zum Zeitpunkt der Beschluss-
fassung noch nicht verabschiedet wurde. 
 
Die Ausschreibung beinhaltet die Beschaffung von Filmen, Musik-CDs, CD-ROMS/DVD-ROMs, Hör-
büchern, Konsolen- und Gesellschaftsspielen. Der Rahmenvertrag hat sich als Mittel zum Einkauf 
nichtpreisgebundener Medien bewährt. Die Vergabe der Leistung im Wettbewerb generiert Preisvor-
teile und trägt maßgeblich zu einem wirtschaftlichen Einkauf bei.