Stellungnahme zum Antrag gem. § 3 der Geschäftsordnung des Rates vom 06.02.2026 betreffend "Abhängigkeiten reduzieren, Alternativen schaffen: Exit-Strategie für Microsoft 365" (AN/0246/2026)

Dezernat, Dienststelle  
IX/12 
 
Vorlagen-Nummer 05.03.2026 
 0657/2026 
Stellungnahme zu einem Antrag 
öffentlicher Teil 
Gremium Datum 
Ausschuss für Wirtschaft und Digitalisierung 05.03.2026 
 
Stellungnahme zum Antrag gem. § 3 der Geschäftsordnung des Rates vom 06.02.2026 
betreffend "Abhängigkeiten reduzieren, Alternativen schaffen: Exit-Strategie für 
Microsoft 365" (AN/0246/2026) 
Die Verwaltung nimmt den Antrag der Fraktion Volt zur Kenntnis und teilt das grundsätzliche 
Ziel, digitale Abhängigkeiten regelmäßig zu überprüfen und Risiken von Vendor-Lock-in im Blick 
zu behalten.  
 
Die im Antrag geforderte Ausarbeitung einer speziellen Exit-Strategie für Microsoft 365 hält die 
Verwaltung nicht für notwendig und zielführend. Im Folgenden werden die Gründe dargestellt. 
 
IT-Architekturanpassungen bzw. Systemwechsel im laufenden Betrieb sind für einen so großen 
IT-Betrieb wie Amt 12, Teil der Innovation. Sie folgen festgelegten Prozessen, erfordern detail-
lierte technische, organisatorische und betriebliche Fachkenntnisse. In der Verwaltung arbeiten 
qualifizierte IT-Fachkräfte, die Abhängigkeiten, Risiken und Weiterentwicklungen laufend be-
werten. Die Verwaltung verfolgt hierbei eine pragmatische, risikobewusste IT-Strategie, die ver-
schiedenste strategische Parameter berücksichtigen muss. 
 
Die Software-Auswahl erfolgt bei der Stadt Köln stets nach den Kriterien Geeignetheit, Sicher-
heit, Datensc hutz, Barrierefreiheit, Wirtschaftlichkeit und Nachhaltigkeit. Open -Source-Soft-
ware wird bei der Stadt Köln immer dann eingesetzt / ausgewählt, wenn die Open-Source-Lö-
sung im Hinblick auf die genannten Kriterien mindestens so geeignet ist, wie am Markt verfüg-
bare kommerzielle, proprietäre Lösungen. 
 
Dabei wird bei der Auswahl von IT-Diensten grundsätzlich auf die Einhaltung aller geltenden 
Datenschutz- und Sicherheitsvorgaben geachtet, insbesondere der Datenschutz-Grundverord-
nung (DSGVO), dem Onlinezugangsgesetz (OZG) sowie den Empfehlungen zuständiger Fach-
gremien und Aufsichtsbehörden und dem Bundesamt für die Sicherheit in der Informationstech-
nik (BSI). Zudem wird bei der Beschaffung verstärkt auf nachhaltige, zukunftssichere und mög-
lichst souveräne Lösungen geachtet, wobei Open-Source-Software eine wichtige Rolle spielt. 
 
Nach der IT-Bedarfsprüfungsrichtlinie verpflichtet sich die Stadt Köln, bei der Auswahl von Soft-
wareprodukten vorzugsweise auf lizenzkostenfreie und quelloffene Software zu setzen, soweit 
diese den Anforderungen und Bedarfen der Dienststellen und des Betriebs der städtischen In-
formations- und Kommunikationstechnik-Infrastruktur entspricht. Im Sinne der Standardisierung 
des Softwareportfolios und des Plattformgedankens wird marktüblicher Software gegenüber Ei-
genentwicklungen der Vorzug gegeben. Dabei ist zu berücksichtigen, dass öffentliche Aus-
schreibungen in Deutschland und der EU dem Vergaberecht unterliegen, das Diskriminierung 
aus politischen Gründen untersagt. In vielen Bereichen wird die marktübliche Software durch 
US-amerikanische Software-Anbieter angeboten, ein Beispiel ist hierfür Microsoft Office.

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Inhaltlich ist zunächst festzustellen, dass keine Microsoft-365-Lizenzen im Jahr 2029 auslaufen. 
Lediglich der bestehende Rahmenvertrag (Enterprise Agreement) endet zu diesem Zeitpunkt. 
Die Nutzung von Microsoft 365 ist somit nicht an ein fixes Ausstiegsdatum gebunden, sondern 
kann auch über neue Vertragsmodelle fortgeführt oder angepasst werden. 
 
Der Einsatz von Microsoft-basierter Software stellt derzeit eine zentrale Grundlage für den stabi-
len und sicheren Verwaltungsbetrieb dar. Eine Vielzahl von Fachverfahren, Schnittstellen und 
Arbeitsprozessen ist funktional und technisch auf Microsoft Office und das Windows-Clientbe-
triebssystem ausgerichtet. Für alternative Client-Betriebssysteme oder Office-Umgebungen be-
stehen derzeit weder flächendeckende Erfahrungen in deutschen Kommunen noch belastbare 
Referenzprojekte, die eine sichere Übertragbarkeit auf die Verwaltung einer Millionenmetropole 
wie Köln erlauben würden. 
 
Insbesondere für die im Antrag benannte Lösung „openDesk“ liegen keine belastbaren, flächen-
deckenden Praxiserfahrungen im kommunalen Umfeld der Bundesrepublik Deutschland vor. 
Auch für den produktiven Einsatz alternativer Client-Betriebssysteme (z. B. Linux-Clients) exis-
tieren bislang keine erprobten Betriebsmodelle in vergleichbaren Verwaltungen. Entsprechend 
fehlen sowohl interne Erfahrungswerte als auch externe Best Practices. 
 
Die Annahme, Open-Source- oder europäische Lösungen führten grundsätzlich zu Kostenvor-
teilen, ist aus Sicht der Verwaltung nicht tragfähig. Nach vorliegenden Erfahrungen der Stadt 
Köln und Marktanalysen sind Lizenz -, Betriebs-, Support-, Migrations- und Schulungskosten 
alternativer Lösungen – einschließlich openDesk – nicht geringer, teilweise sogar deutlich höher 
als bei etablierten Plattformen. Ein wirtschaftlicher Vorteil ist derzeit nicht erkennbar. 
 
Die Verwaltung behält die Abhängigkeit von einzelnen Anbietern eigenständig im Blick und be-
rücksichtigt Fragen der digitalen Souveränität bereits heute im Rahmen ihrer strategischen IT-
Planung. Desgleichen werden auf Bundesebene (IT-PLR / Govdigital) Strategien zur digitalen 
Souveränität erarbeitet.  
 
Durch den Einsatz von Microsoft 365 kann die Verwaltung ohne lizenzrechtliche Frist im Jahr 
2029 in den kommenden Jahren planvoll agieren, Abhängigkeiten durch Migration hin zu Web-
Anwendungen und offenen Standards weiter reduzieren sowie Erfahrungen mit z.B. Libre 
Office, openDesk und Collabora sammeln. So setzt die Stadt schon heute stadtweit Nextcloud, 
OpenProject sowie Collabora ein und weitet die Nutzung stetig aus. 
 
 
Gez. Haack