Antrag der CDU-Fraktion und der FDP-Fraktion an den Rat Nr. A-R/0077/2011 "Papierlose Ratsarbeit auf den Weg bringen"

Antrag an den Rat Nr. A-R/0077/2011 
 
CDU-Fraktion im Rat der Stadt Münster 
Fraktionsgeschäftsstelle 
Mauritzstraße 7-8 
.
 48143 Münster 
Telefon (0251) 4 18 43-0 
.
 Telefax (0251) 4 31 36 
e-mail fraktion@cdu-ms.de 
.
 http://www.cdu-ms.de 
 
CDU-Fraktion im Rat der Stadt Münster     05.12.201 1 
FDP-Fraktion im Rat der Stadt Münster 
 
            
  
      
  
 
Antrag „Papierlose Ratsarbeit auf den Weg bringen“ 
 
 
Der Rat der Stadt Münster möge beschließen: 
 
 
Die Verwaltung wird aufgefordert, jetzt binnen drei Monaten Schritte zur papierlosen - 
hilfsweise papierarmen - Ratsarbeit in der kommenden Wahlperiode vorzubereiten und die 
entsprechenden technischen und rechtlichen Voraussetzungen bei den Mandatsträgern und 
Geschäftsstellen sowie in den städtischen Liegenschaften zu prüfen bzw. zu schaffen sowie 
die Kosten und die zu erwartenden Ausgabereduzierungen dezidiert dazustellen. Dabei 
sollen schon in der laufenden Legislaturperiode möglichst viele Ratsvertreterinnen und –
vertreter auf gedruckte Vorlagen verzichten können. Ferner achtet die Verwaltung auf einen 
möglichst einfachen Zugang, der ohne zusätzliche Kartenlesegeräte o.ä. auskommt.  
 
 
Begründung 
: 
 
Wie Erfahrungen aus anderen großen deutschen Kommunen zeigen, kann die papierarme 
Ratsarbeit ohne große Probleme umgesetzt werden. Dies gilt technisch und datenrechtlich, 
aber auch im Sinne einer Kostenentlastung für die Kommune. 
Münster setzt derzeit als Rats- und Verwaltungsinformationssystem das Programm „Session“ 
bzw. „SessionNet“ der Firma somacos ein. Zusätzlich bietet die Firma die Produkte 
„Mandatos“ für die digitale Gremienarbeit sowie das Kommunikations- und 
Transaktionsprogramm „Portal“ an. Beide werden z.B. in Magdeburg seit längerem 
erfolgreich eingesetzt und haben dazu geführt, dass mit Ausnahme eines Ratsmitglieds alle 
anderen auf  den Papierversand verzichten. Da offensichtlich die technischen 
Voraussetzungen vorliegen, auch in Münster ein funktionierendes und sicheres System 
einzuführen, sollen diese nun zeitnah umgesetzt werden. 
 
 
Gez. H.-Dieter Sellenriek     gez. C. Möllemann-App elhoff 
CDU-Fraktion        FDP-Fraktion

V/0046/2012 
DER OBERBÜRGERMEISTER 
Amt des Rates und des Oberbürgermeisters 
 
 
 
 
 
 
 
 
Betrifft 
 
Antrag der CDU-Fraktion und der FDP-Fraktion an den Rat Nr. A-R/0077/2011 "Papierlose 
Ratsarbeit auf den Weg bringen" 
 
 
 
Beratungsfolge 
 
 
08.02.2012 Hauptausschuss Entscheidung 
 
 
Beschlussvorschlag: 
I. Sachentscheidung: 
 
1. Die Verwaltung wird beauftragt , in Verbindung mit dem in der Entwicklung befindlichen 
„Ratsportal“ ein Konzept zu entwickeln, dass den Mitgliedern des Rates eine möglichst 
weitgehende papierlose Ratsarbeit ermöglicht.  
 
2. Das Konzept soll insbesondere die Beantwortung folgender Fragestellungen beinhalten: 
2.1 Wie ist sicherzustellen, dass die Mitglieder des Rates über die erforderliche technische 
Ausstattung verfügen, um die papierlose Ratsarbeit praktizieren zu können? 
2.2 Sollen neben den Mitgliedern des Rates auch weitere Personenkreise in die Einführung der 
papierlosen Ratsarbeit eingebunden werden? 
2.3 Welche unterstützende Software kann eingesetzt werden, um die Ausübung einer papierl o-
sen Ratsarbeit zu erleichtern? 
2.4 Sind organisatorische Maßnahmen innerhalb der Verwaltung aber auch in der politis chen 
Arbeit zur Einführung der papierlosen Ratsarbeit erforderlich? 
2.5 Welche rechtlichen Aspekte sind bei der Umsetzung einer papierlose n Ratsarbeit zu b e-
rücksichtigen? 
2.6 Mit welchen finanziellen Auswirkungen ist bei der Einführung der unterschiedlichen Han d-
lungsoption bezogen auf Ziffer 2 und 3 zu rechnen? 
 
3. Als Grundlage zur Umsetzung des Beschlusses zu den Ziffern 1 und 2 wird die Verwaltung 
beauftragt, den zuständigen politischen Gremien alle Möglichkeiten eines einfachen sich e-
ren Zugangs zum Ratsportal unter Berücksichtigung datenschutzrechtlicher Aspekte aufzu-
zeigen und spätestens im 3. Quartal 2012 einen entsprechenden Verfahrensvorschlag zu 
unterbreiten.  
 
 
Begründung: 
 
 
Vorlagen-Nr.: 
  
V/0046/2012 
Auskunft erteilt: 
Herr Kupferschmidt 
Ruf: 
492 60 40 
E-Mail: 
Kupferschmidt@stadt-muenster.de  
Datum: 
01.02.2012 
Öffentliche Beschlussvorlage

- 2 - 
V/0046/2012 
Der Rat hat in seiner Sitzung am 14.12.2011 den anliegenden Antrag der CDU -Fraktion und der 
FDP-Fraktion an den Hauptausschuss verwiesen. Ziel des Antrages ist es, die papierlose Ratsa r-
beit auf den Weg zu bringen. In der Antragsbegründung wird insbesondere darauf verwiesen, dass 
Erfahrungen aus anderen großen deutschen Kommunen zeigen, dass papierarme Ratsarbeit ohne 
große Probleme umgesetzt werden kann.  
 
Für die Verwaltung ist dieses Thema nicht neu. Bereits seit einigen Jahren haben einige Mitglieder 
des Rates und auch die Fraktionsgeschäftsstellen die Möglichkeit die Ratsinfo, mit der im  Unter-
schied zum Ratsinformationssystem für die Bürgerinnen und Bürger auch auf nichtöffentliche Vo r-
lagen und Sitzungen zurückgegriffen werden kann, zu nutzen. Zu diesem Zweck wurde den Nu t-
zern ein Token für einen VPN-Zugang durch die Firewall zur Verfügung gestellt. Dieser Zugang ist 
nach der bisherigen Sicherheitsbewertung erforderlich, damit die nichtöffentliche Sitzungsunterl a-
gen in einem besonders geschützten Bereich liegen. Gleichwohl wird in der Antragstellung darauf 
verwiesen, dass ein einfacher Zugang ohne zusätzliches Kartenlesegerät gefunden werden soll.  
 
Auf der Grundlage des vorliegenden Antrages wird die Verwaltung unter Berücksichtigung der mit 
dem Einsatz des Token gemachten Erfahrungen das Thema papierlose bzw. papierarme Ratsa r-
beit aufbereiten. Hierbei sind insbesondere die im Beschlusspunkt 2 dargestellten und unten kurz 
erläuterten Fragen zu klären.  
Bezogen auf die Situation in anderen Städten erlaube ich mir den Hinweise, dass in einigen kleine-
ren Städten bereits der Umstand, dass die N iederschriften der Gremien nicht mehr verschickt, 
sondern nur noch digital bereitgestellt werden, als papierarme Ratsarbeit definiert wird. Diese Ve r-
einfachung wäre bei der Stadt Münster direkt einzuführen, geht jedoch unter der Zielsetzung der 
papierlosen bzw. papierarmen Ratsarbeit nicht weit genug.  
Schwieriger wird die Einführung einer papierlosen bzw. papierarmen Ratsarbeit aber dann, wenn 
auch die Sitzungsvorbereitung und die Sitzungen papierlos durchgeführt werden soll. Hier ist in s-
besondere der Umfa ng der Tagesordnung und auch der Vorlagen zu berücksichtigen. Es muss 
gewährleistet sein, dass es allen Mitgliedern des Rates problemlos möglich ist, sich ohne Erh ö-
hung des bisherigen Aufwandes auf die Sitzungen vorzubereiten und entsprechende Beschlüsse 
zu fassen. 
 
Einige Hinweise zu den Einzelpunkten des Beschlussvorschlags 2: 
 
 
zu 2.1 Wie ist sicherzustellen, dass die Mitglieder des Rates über die erforderliche technische 
Ausstattung verfügen, um die papierlose Ratsarbeit praktizieren zu können? 
 
Die Frage beinhaltet z. B. die Themen Art des mobilen Endgeräts, Nutzung privater Ger ä-
te, Bereitstellung von Geräten nur für die politische Arbeit.  
 
zu 2.2 Sollen neben den Mitgliedern des Rates auch weitere Personenkreise in die Einführung 
der papierlosen Ratsarbeit eingebunden werden? 
 
Die im Antrag erwähnte Stadt Magdeburg hat die Entscheidung getroffen, nur die 56 
Ratsmitglieder mit einem Notebook auszustatten. Dabei ist ein wesentlicher Unterschied 
zwischen Magdeburg und Münster zu beachten: Magdeburg hat ke ine Bezirksvertretun-
gen (die Ortschaftsbeiräte sind nicht vergleichbar) und nur 21 sachkundige Einwohner 
(sachkundige Bürgerinnen und Bürger kennt die GO Sachsen -Anhalt nicht, Ausnahme 
AKJF). In Münster gibt es neben den 80 Mitgliedern des Rates, 114 Bezirksvertreter/innen 
und ca. 250 sachkundige Bürgerinnen und Bürger bzw. sachkundige Einwohnerinnen und 
Einwohner.  
 
zu 2.3 Welche unterstützende Software kann eingesetzt werden, um die Ausübung einer papie r-
losen Ratsarbeit zu erleichtern?

- 3 - 
V/0046/2012 
Die Firma Somacos,  deren Produkte Session (für den verwaltungsinternen Einsatz) und 
SessionNet (Ratsinformationssystem) die Stadt Münster einsetzt, bietet das Produkt 
Mandatos an, dass z. B. in Magdeburg eingesetzt wird. Es sind die technischen Rahme n-
bedingungen zu klären, die in enger Verbindung mit dem Punkt 2.1 zu betrachten sind. 
Erste Gespräche zwischen der Firma Somacos, der citeq und dem Amt des Rates und 
des Oberbürgermeisters wurden bereits geführt.  
 
zu 2.4 Sind organisatorische Maßnahmen innerhalb der Verwaltung a ber auch in der politischen 
Arbeit zur Einführung der papierlosen Ratsarbeit erforderlich? 
 
Hier sind verwaltungsintern z. B. Aspekte wie die Freigabe der Vorlagen und Sitzungen, 
insbesondere die entsprechenden Verantwortlichkeiten für die Freigaben zu reg eln. Für 
den Sitzungsablauf ist z. B. zu klären, wie Änderungsanträge zu Vorlagen, die schriftlich 
zu stellen sind, elektronisch bereitgestellt werden können, welche technische Ausstattung 
von Sitzungsräumen, insbesondere in den Stadthäusern 2 und 3, ist e rforderlich, wie wird 
bei Sitzungen außerhalb des Rathauses und der Stadthäuser verfahren?  
 
zu 2.5 Welche rechtlichen Aspekte sind bei der Umsetzung einer papierlose n Ratsarbeit zu b e-
rücksichtigen? 
 
Hier ist insbesondere zu prüfen, ob und in welcher Form die Vorgaben der Gemeindeord-
nung für das Land Nordrhein -Westfalen bei der Einführung der papierlosen bzw. papie r-
armen Ratsarbeit Berücksichtigung finden können. 
 
zu 2.6 Mit welchen finanziellen Auswirkungen ist bei der Einführung der unterschiedlichen Han d-
lungsoption bezogen auf Ziffer 2 und 3 zu rechnen? 
 
Abhängig von den Antworten auf die einzelnen Aspekte ergeben sich Finanzbedarfe, die 
nach Klärung der übrigen Fragestellungen aufzubereiten und zu entscheiden sind.  Fi-
nanzmittel sind in den bisherigen Planungen nicht vorgesehen 
 
 
3. Als Grundlage zur Umsetzung des Beschlusses zu den Ziffern 1 und 2 wird die Verwa l-
tung beauftragt, den zuständigen politischen Gremien alle Möglichkeiten eines einfachen 
und sicheren Zugangs zum Ratsportal unter Berücksichtigung d atenschutzrechtlicher As-
pekte aufzuzeigen und einen entsprechenden Verfahrensvorschlag zu unterbreiten. 
 
In vielen anderen Städten wird auf einen VPN -Zugang zu den nichtöffentlichen Vorlagen 
und Sitzungsdaten verzichtet. Es ist zu prüfen, ob dies auch für Münster eine Option sein 
kann. 
 
Die Verwaltung wird spätestens im Laufe des III. Quartals 2012 ein Konzept mit Antworten zu den 
o. g. Inhalten vorlegen. 
 
 
 
gez. 
Lewe 
 
Anlage: 
Antrag A-R/0071/2011