Digitale Rekonstruktion und Formierung Kölner Fragmente (DRUF-KF)

Stellungnahme des Rechnungsprüfungsamtes vom 13.01.2026 als Anlage zur 
Beschlussvorlage 3288/2025  
Digitale Rekonstruktion und Formierung Kölner Fragmente (DRUF-KF) 
RPA-Nr.: 142/27/01/26  
Auftragsvolumen: 4,5 Mio. EUR netto/ 5,4 Mio EUR brutto 
Mit Vorlagen-Nummer 3288/2025 in der am 09.01.2026 in Session vorliegenden 
Fassung übersendet 44 Historisches Archiv mit Rheinischem Bildarchiv eine 
Beschlussvorlage für die Weiterführung und den Ausbau der digitalen Rekonstruktion 
und softwareunterstützten Formierung der durch den Einsturz des Stadtarchivs 
fragmentierten und vereinzelten Archivalien mit dem Ziel der Vergabe zum Abschluss 
eines erneuten IT-Systemvertrags. 
Es ist nachvollziehbar, dass sich der Bedarf zur Instandsetzung des durch den 
Einsturz des Historischen Archivs beschädigten Archivguts aus § 2 Abs. 7 des 
Gesetzes über die Sicherung und Nutzung öffentlichen Archivguts im Lande 
Nordrhein-Westfalen ergibt, zumal dieses bereits als archivwürdig eingestuft worden 
war (RPA-Nr. 142/27/01/26). 
Da der Vertrag mit der bereits seit mehreren Jahren beauftragten Fa. MusterFabrik 
Berlin zur virtuellen Rekonstruktion der beim Einsturz zerrissenen Archivalien am 
31.03.2026 endet, strebt das Historische Archiv einen neuen EVB IT-Systemvertrag 
mit einer Laufzeit von 5 Jahren plus dreimaliger, bedarfsabhängiger 
Verlängerungsoption um jeweils ein Jahr mit der MusterFabrik Berlin an. Aufgrund 
aktuellerer Rechtsprechung zu Einschränkungen von (technischen) 
Alleinstellungsmerkmalen bei Vergaben, die sonst europaweit ausgeschrieben 
werden müssten bzw. zu denen eine europaweite Marktanalyse vorab erfolgt sein 
muss, sollte das Historische Archiv sich aus Sicht von 14 Rechnungsprüfungsamt mit 
30 Amt für Recht, Vergabe und Versicherungen hinsichtlich des Vergabeverfahrens 
austauschen. 
Eine erste grobe Aufwandsschätzung auf Basis der Daten der Fa. MusterFabrik 
Berlin beziffert die konsumtiven Kosten auf ca. 4,5 Mio. € (netto), die sich über acht 
Jahre verteilen würden. Die Finanzierung ist durch die Rückstellung 
„Wiederherstellung“ gedeckt. Weitere ggf. notwendige investive Haushaltsmittel seien 
ebenfalls gedeckt. Ob die Ausgaben wirtschaftlich sind, kann seitens des 
Rechnungsprüfungsamtes nicht beurteilt werden, da dies immer im Rahmen der 
Abschätzung der Bedeutung der Instandsetzung der zerstörten Dokumente 
betrachtet werden müsste. 
 
gez. Szymanski 
Abteilungsleitung Kassen- und IV-Prüfung

DIGITALE REKONSTRUKTION UND FORMIERUNG KÖLNER FRAGMENTE ("DRUF-KF") STAND: 07.12.2025
PROJEKTPHASEN & ENTWICKLUNGSZIELE VERTRAULICH
ÜBERSICHT  DER PROJEKTPHASEN  UND ENTWICKLUNGSZIELE

Anlage Öffentlichkeitsbeteiligung 
Die Anlage Öffentlichkeitsbeteiligung ist allen Beschlussvorlagen der Verwaltung beizufügen. Kreuzen Sie 
bitte eine der folgenden drei Varianten an und machen Sie entsprechende Angaben dazu. 
 
Eine freiwillige Öffentlichkeitsbeteiligung wird nicht vorgeschlagen. 
Warum wird keine Öffentlichkeitsbeteiligung vorgeschlagen? 
- Der Gestaltungsspielraum ist nicht ausreichend. 
Bitte begründen Sie Ihre Entscheidung (Begründung zwingend erforderlich): 
Der Bedarfsfeststellungsbeschluss legt den Grundstein für rein fachliche, bestandserhaltene 
Maßnahmen zur Wiedernutzbarmachung der beim Archiveinsturz fragmentierten und verunordneten 
Archivalien.  
 
 
Kontakt 
OB/1 Büro des Oberbürgermeisters 
OB/12 Büro für Öffentlichkeitsbeteiligung 
Brückenstraße 5-11 
50667 Köln 
Telefon: 0221 – 221 31122 
E-M ail: oeffentlichkeitsbeteiligung@stadt-koeln.de 
Intranetauftritt: Systematische Öffentlichkeitsbeteiligung

Dezernat, Dienststelle  
VII/44 
 
Vorlagen-Nummer 
 3288/2025 
Freigabedatum 
 14.01.2026 
Beschlussvorlage zur Behandlung in öffentlicher Sitzung 
Betreff 
Digitale Rekonstruktion und Formierung Kölner Fragmente (DRUF-KF)  
Beschlussorgan 
Rat 
Gremium Datum 
 
Beschluss: 
Der Rat der Stadt Köln erkennt den Bedarf zur Weiterführung und zum Ausbau der di-
gitalen Rekonstruktion und softwareunterstützten Formierung der durch den Einsturz 
des Stadtarchivs fragmentierten und vereinzelten Archivalien an und beauftragt das 
Historische Archiv mit Rheinischen Bildarchiv mit der Durchführung des formalen 
Vergabeverfahrens. Zielstellung ist der erneute Abschluss eines IT-Systemvertrages 
mit einer voraussichtlichen Laufzeit von 5 Jahren zur Weiterentwicklung der Software-
umgebung und zum Aufbau eines Wirk- und Mengenbetriebes, plus einer optionalen 
und bedarfsabhängigen dreimaligen Verlängerung um jeweils 1 Jahr. 
 
Eine erste grobe Aufwandsschätzung für die avisierte 8-jährige Gesamtlaufzeit bezif-
fert die konsumtiven Kosten auf ca. 4,5 Mio. € (netto), also ca. 5,5 Mio. € (brutto). Die 
Kosten dienen ausnahmslos der Wiederherstellung der beim Einsturz des Stadtar-
chivs beschädigten Archivalien und sind vollumfänglich durch die Rückstellung „Wie-
derherstellung“ gedeckt. Somit sind die finanziellen Auswirkungen nicht ergebniswirk-
sam. 
 
Neben den konsumtiven entstehen auch investive Kosten für einen sukzessiven Aus-
tausch und Ausbau der zum Teil bereits im Jahr 2015 (bspw. Digitalisierungseinheit) 
angeschafften Hard- und Softwarekomponenten. Die konkreten Kosten werden die 
jährlich unter Finanzstelle 4103-0412-0-4000 - Projekt Digit. Rekonstruktion Kölner 
Fragmente -, Finanzplanzeile 26 - Auszahlung für den Erwerb von beweglichem Anla-
gevermögen - veranschlagten 92.000 € nicht überschreiten. 
 
 
Ausschuss Kunst und Kultur 29.01.2026 
Ausschuss für Wirtschaft und Digitalisierung 05.03.2026 
Rat 19.03.2026

2 
Haushaltsmäßige Auswirkungen 
 Nein 
 Ja, investiv Investitionsauszahlungen   92.000 € 
  Zuwendungen/Zuschüsse  Nein  Ja            
% 
 Ja, ergebniswirksam Aufwendungen für die Maßnahme        € 
  Zuwendungen/Zuschüsse  Nein  Ja            
% 
Jährliche Folgeaufwendungen (ergebniswirksam): ab Haushaltsjahr:       
a) Personalaufwendungen          € 
b) Sachaufwendungen etc.          € 
c) bilanzielle Abschreibungen   (92.000 € auf 5 Jahre) 
18.400 € 
Jährliche Folgeerträge (ergebniswirksam): ab Haushaltsjahr:       
a) Erträge          € 
b) Erträge aus der Auflösung Sonderposten         € 
Einsparungen: ab Haushaltsjahr:       
a) Personalaufwendungen          € 
b) Sachaufwendungen etc.          € 
Beginn, Dauer        
 
Auswirkungen auf den Klimaschutz 
 
  Nein    
  Ja, positiv (Erläuterung siehe Begründung)  
  Ja, negativ (Erläuterung siehe Begründung)  
 
 
Begründung: 
Nach Abschluss des vorangegangenen Forschungs- und Entwicklungsprojektes arbeitet das 
Historische Archiv mit Rheinischem Bildarchiv (44) gemeinsam mit dem Kooperationspartner 
und Auftragnehmer MusterFabrik Berlin (MFB) bereits länger und erfolgreich an der Digitalen 
Rekonstruktion Kölner Fragmente (DRKF), also einer virtuellen Rekonstruktion der beim Ein-
sturz zerrissenen (fragmentierten) Archivalien. Mit Bedarfsfeststellungsbeschluss vom 
28.06.2012 und 22.09.2016 hatte der Rat der Stadt Köln den Weg dazu frei gemacht. Per Or-
ganisationsverfügung sind die dazu benötigten Personalressourcen verstetigt (Stellen sind 
entfristet), und die Digitale Rekonstruktion ist inzwischen eine der Kernaufgaben des Wieder-
aufbaus im Sachgebiet Bestandserhaltung. Zum Stand 30.11.2025 sind bereits 487.746 ein-
gescannte Fragmente im System, und rund 4.400 Einzelseiten konnten wieder vollkommen 
rekonstruiert werden. 
 
Seit Anfang 2023 (Bedarfsfeststellungsbeschluss im Ausschuss für Digitalisierung am 
06.03.2023) arbeitet 44 gemeinsam mit der MFB an der sich anschließenden Aufgabenstel-
lung einer „softwareunterstützten Formierung Kölner Fragmente“ (SUFKF). Zielsetzung ist es

3 
hierbei, über eine Softwareerweiterung die rekonstruierten Seiten einerseits und die durch den 
Einsturz aus dem Gesamtzusammenhang gerissenen, also vereinzelten Seiten andererseits 
softwareunterstützt wieder zu einem Dokument, einer Akte oder Verzeichnungseinheit zusam-
menzuführen, zu formieren.  
 
In einer ersten Pilotimplementierung konnte aufbauend auf der bestehenden DRKF-System-
plattform eine neue SUFKF-Systemplattform entwickelt und implementiert werden. Formie-
rungsspezifische Workflows und Benutzeroberflächen wurden geschaffen, erste Bildverarbei-
tungsmodule ergänzt und in ein in Berlin eingerichtetes Pilotsystem integriert. Im Ergebnis 
stand mit der Pilotimplementierung Ende 2024 eine Vielzahl von Werkzeugen im Labormaß-
stab für die teilautomatisierte, digitale Lösung von Formierungsaufgaben zur Verfügung. 
In einem Anschlussprojekt (SUFKF-Plus) sind die Grundlagen für eine weitere Operationali-
sierung der Formierungsprozesse bei 44 (bspw. der Scan-Abläufe) und der Ausbau der Auto-
matisierung erfolgt. Begleitend hierzu wurden seitens der MFB aktuelle Large-Language-Mo-
dels (LLMS) analysiert sowie bestehende Konzepte und Tools aus dem Bereich des Machine 
Learnings (ML) und der Künstlichen Intelligenz (KI) zur automatisierten inhaltlichen Auswer-
tung von Dokumenten evaluiert und getestet. Die bisherigen Ergebnisse sind sehr ermutigend, 
und 44 geht davon aus, dass das SUFKF-Plus-Projekt zum 31.03.2026 wie erwartet erfolg-
reich abgeschlossen werden kann. 
 
Zum 31.03.2026 endet nicht nur das SUFKF-Plus-Evaluierungsprojekt, sondern auch die ver-
tragliche Bindung zum DRKF-Betrieb mit der MusterFabrik Berlin (EVB IT-Systemvertrag vom 
06.06.2017). Daher soll möglichst übergangslos zum 01.04.2026 bereits die Zusammenarbeit 
zum weiteren Ausbau des SUFKF-Systems zu einem kombinierten Produktivbetrieb zur Digi-
talen Rekonstruktion und Formierung auf eine neue vertragliche Basis gestellt werden. Unter 
dem Titel „Digitale Rekonstruktion und Formierung (Kölner Fragmente)“, kurz DRUF (KF), ist 
beabsichtigt, in den kommenden fünf Jahren die Arbeitsprozesse zur Digitalisierung, Rekon-
struktion, Formierung und Wiederherstellung der Archivgüter weiter zu standardisieren und 
umfassend technisch zu unterstützten. 
 
Entwickelt wird dazu – aufbauend auf dem erfolgreichen DRKF-Wirkbetrieb und den vielver-
sprechenden SUFKF-Vorarbeiten – im nächsten Schritt eine integrierte System-Plattform, die 
Digitalisierung, Rekonstruktion und Formierung nahtlos verbindet. Fragmente, Einzelblätter 
und möglichst auch fragmentierte Dokumente sollen automatisiert erkannt, sortiert, zusam-
mengeführt und in ihrem ursprünglichen Kontext wiederhergestellt werden. Durch KI-gestützte 
Verfahren, neue Workflows und ein einheitliches, kombiniertes Scansystem sollen Arbeitsab-
läufe beschleunigt bzw. überhaupt erst ermöglicht werden.  
 
Dazu wird im Projektverlauf auch ein sukzessiver Austausch und Ausbau der zum Teil bereits 
im Jahr 2015 (bspw. Digitalisierungseinheit) angeschafften Hard- und Softwarekomponenten 
erforderlich werden (s.u. investive HH-Mittel). Die zum Betrieb des Systems erforderlichen 
Server- und Speicherkomponenten werden seit Anfang 2021 im Rechenzentrum Köln-Chor-
weiler in dort bereitgestellten Serverracks betrieben. 
 
Am Ende entsteht eine erweiterbare Lösungsplattform, die das Archiv befähigt, große Mengen 
komplexer Schadensfälle effizient zu rekonstruieren.  
 
Hierfür ist angestrebt, mit der MusterFabrik Berlin ein auf dem vorangegangenen, im Jahr 
2017 geschlossenen basierenden neuen EVB IT-Systemvertrag mit einer Laufzeit von 5 Jah-
ren plus dreimaliger, bedarfsabhängiger Verlängerungsoption um jeweils ein Jahr zu schlie-
ßen.  
Eine erste grobe Aufwandsschätzung für die avisierte 8-jährige Gesamtlaufzeit beziffert die 
konsumtiven Kosten auf ca. 5 Mio. € (netto), also ca. 6 Mio. € (brutto). Die Kosten dienen aus-
nahmslos der Wiederherstellung der beim Einsturz des Stadtarchivs beschädigten Archivalien 
und sind vollumfänglich durch die Rückstellung „Wiederherstellung“ gedeckt. Somit sind die 
finanziellen Auswirkungen nicht ergebniswirksam. 
 
Investive Haushaltsmittel sind unter Finanzstelle 4103-0412-0-4000 - Projekt Digit. Rekon-
struktion Kölner Fragmente -, Finanzplanzeile 26 - Auszahlung für den Erwerb von bewegli-
chem Anlagevermögen - in ausreichender Höhe eingeplant.

4 
Die erforderlichen investive Auszahlungsermächtigungen in Höhe von jährlich maximal 92.000 
€ stehen im Haushaltsplan 2025/2026 im Teilfinanzplan des Historischen Archives mit Rheini-
schem Bildarchiv in der Produktgruppe 0412 Historisches Archiv mit Rheinischem Bildarchiv, 
in der Teilplanzeile 26 - Auszahlungen für den Erwerb von beweglichem Anlagevermögen bei 
der Finanzstelle 4103-0412-0-4000 zur Verfügung. Des Weiteren stehen im Teilergebnisplan 
des Historischen Archives mit Rheinischem Bildarchiv in der Produktgruppe 0412 Historisches 
Archiv mit Rheinischem Bildarchiv entsprechende Mittel für die bilanziellen Abschreibungen in 
Höhe von ca. 18.400 € in der Teilplanzeile 14 – Bilanzielle Abschreibungen ab dem Haus-
haltsjahr 2026 bereit. 
Das Dezernat Kunst und Kultur wird im Rahmen des Haushaltsplanaufstellungsprozesses 
2027 ff. innerhalb des dann zugewiesenen Budgets die erforderlichen Mittel, ggf. durch Um-
schichtungen, vorsehen. 
 
Entsprechend den planerischen Überlegungen zu den gesteckten Entwicklungszielen (siehe 
Anlage 1) entstehen die Kosten beim Auftragnehmer MusterFabrik Berlin je nach Entwick-
lungsphase verteilt auf die Folgejahre voraussichtlich wie folgt: 
 
 
Jährliche Kosten: 
- 2026:  573.000,-- € 
- 2027:  737.000,-- € 
- 2028:  695.000,-- € 
- 2029:  645.000,-- € 
- 2030:  590.000,-- €    3.240.000,-- € 
- 2031: 528.000,-- € 
- 2032 530.000,-- € 
- 2033/34 141.000,-- €    1.199.000,-- € 
 
Summe: 4.439.000,-- €  
 
 
 
- Grundsatz der Wirtschaftlichkeit 
Die Entwicklung der Software zur Digitalen Rekonstruktion Kölner Fragmente bis hin 
zu einem heute fast automatisiert agierenden Rekonstruktionssystem war einerseits 
mit erheblichem Zeit- und Finanzaufwand sowie dem intensiven Einsatz von Man-
power verbunden, ist aber andererseits für die zunächst virtuelle Wiederherstellung der 
fragmentierten Archivalien alternativlos. Das Gleiche gilt für die Generationenaufgabe 
der Formierung. Ohne die Unterstützung einer noch im Detail auszudifferenzierenden 
Software ist die Zusammenführung von Millionen vereinzelter Dokumentenseiten un-
lösbar.  
 
- Abschluss eines Projektes 
Wie oben dargestellt, hat die Digitale Rekonstruktion Kölner Fragmente bereits die 
Projektphase überwunden und ist inzwischen als Kernaufgabe des Wiederaufbaus 
etabliert. Die Weiterentwicklung dieser bisher einzigartigen Innovation im Bereich Digi-
talisierung und Rekonstruktion in Richtung Formierung unter Verwendung neuester 
Technologien inkl. KI-Modulen ist damit eine logische Konsequenz aus dem Auftrag 
des Wiederaufbaus. 
 
- System wird täglich gebraucht 
In der DRKF und perspektivisch in der Formierung arbeiten 14 Assistenzkräfte (zum 
Teil in Teilzeit) täglich und aktuell 5 Fachkräfte der Laufbahngruppe 2.1. (Restaurato-
rinnen, Archivar*in, Vw-Beamter) in unterschiedlichen Anteilen. 
 
- Vorarbeiten wurden bereits geleistet 
Ohne die avisierte Fortführung/den Ausbau zur Digitalen Rekonstruktion und Formie-
rung (Kölner Fragmente), kurz DRUF (KF), kann die Wiederherstellung der beim Ein-

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sturz fragmentierten Archivalien nicht erfolgreich abgeschlossen werden, und die ge-
schilderten „Investitionen“ müssten verpuffen.  
 
- Rückstellung  
Die geschilderten und geplanten konsumtiven Kosten dienen ausschließlich der Wie-
derherstellung der beim Einsturz fragmentierten Archivalien und sind vollumfänglich 
durch die Rückstellung „Wiederherstellung“ gedeckt. 
 
- Negative Effekte, wenn Projekt nicht weitergeführt wird 
Zweifelsohne handelt es sich bei den fragmentierten Archivalien um Archivgut, wel-
ches nach § 2 Abs. 3 des Archivgesetzes Nordrhein-Westfalen vorher auf seine Ar-
chivwürdigkeit geprüft und nach § 2 Abs. 6 des Archivgesetzes Nordrhein-Westfalen 
mit einem bleibenden Wert in den Archivbestand des Historischen Archivs mit Rheini-
schem Bildarchiv übernommen wurde. In rechtlicher Hinsicht ist das Historische Archiv 
mit Rheinischem Bildarchiv (44) demnach dazu verpflichtet, nach § 2 Abs. 7 des Ar-
chivgesetzes Nordrhein-Westfalen das archivierte (und eingestürzte) Archivgut „[…] zu 
erhalten, in Stand zu setzen [und] für die Nutzung bereitzustellen […] sowie zu veröf-
fentlichen“. Ohne die avisierte Fortführung/den Ausbau zur Digitalen Rekonstruktion 
und Formierung (Kölner Fragmente), kurz DRUF (KF), können die beim Einsturz frag-
mentierten Archivalien der interessierten Öffentlichkeit nicht wieder zur Nutzung bereit-
gestellt werden. Das Gedächtnis der Stadt wäre unwiederbringlich beschädigt. 
 
 
Anlage: Projektphasen und Entwicklungsziele