Neue Dienstanweisung für Vergaben

Punkt 18: Neue Dienstanweisung für Vergaben 
 (V-Nr. 2022/0189) 
 
Der Haupt- und Finanzausschuss empfiehlt der Stadtverordnetenversammlung, 
der Vorlage zuzustimmen. 
 
Stimmenthaltung: Die Linke.

Magistratsvorlage 
 
Eingang Magistrats - 
geschäftsstelle:  
10.06.2022 
an den Magistrat  
   zur Kenntnis 
   zur Beschlussfassung  
 
Beteiligt vor 
Magistratsbeschlussfassung:  
Revisionsamt  
Amt für Interne Dienste  
Dezernat I an die Stadtverordnetenversammlung  
   OBW zur Befassung  
   zur Kenntnis 
   zur Beschlussfassung  
   zur abschließenden Beschluss - 
       fassung Fachausschuss  
 
 
Amt: Rechtsamt 
 OBW bei abschl. 
Beschlussfassung Magistrat  
Behandlung in  
öffentl. Sitzung  
Ja 
 
Nein 
 
Verteiler:  
 
 
Ja 
 
Nein  
 
Vorlage-Nr. 2022/0189 
 
Magistratsbeschluss -Nr. 
  
 
Internetfähig     
 
Produkt-Nr.:       
Kostenstelle:        Investitionsnummer:        
Kostenträger:        Sachkonto:       
 
Betreff: Neue Dienstanweisung für Vergaben  
 
Vorlage vom: 09.06.2022  
 
Beschlussvorschlag : 
 
Der beiliegenden Dienstanweisung für Vergaben wird zugestimmt.  
 
 
Anlagen:  DA Vergabe einschl. Anlage  
 
Datenschutzrelevante Anlage:   
 
Folgekosten:    Ja    Nein

- 2 - 
 
Beschluss des Magistrats vom

- 3 - 
 
Begründung zur Magistratsvorlage vom  09.06.2022  
 
Mit Organisationsverfügung des Oberbürgermeisters vom 28. August 2021 ist die 
Vergabestelle in das Rechtsamt eingegliedert worden. Außerdem wurde verfügt, die 
Dienstanweisung für Vergaben unter Beteiligung der Querschnittsverwaltung zu überarbeiten.  
Aufgrund umfassender Änderungen im Vergaberecht, wie z.B. der Vergaberechtsreform 2016, 
der Novellierung des Hessischen Vergabe- und Tariftreuegesetzes 2021 in Verbindung mit der 
Einführung der Unterschwellenvergabeordnung und der gesetzlichen Verpflichtung 
Vergabeverfahren digital abzuwickeln war die Überarbeitung der Dienstanweisung für Vergaben 
aus dem Jahr 2008  erforderlich. Auch die Eingliederung der Vergabestelle in das Rechtsamt 
im Jahr 2021 erforderte eine Anpassung der Dienstanweisung für Vergaben. 
Die neue Dienstanweisung unterscheidet sich von der bisher gültigen Fassung unter anderem 
durch trennscharfe Festlegungen von Zuständigkeiten im digitalen Vergabeverfahrensprozess 
und ist angepasst an die aktuellsten gesetzlichen Vorgaben. Zusätzlich wird unter anderem auf 
die verpflichtende Statistikmeldung gem. VergStatVO eingegangen und der Anwendungsbereich 
der Innovationspartnerschaft explizit vorgestellt. 
Die neue Dienstanweisung für Vergaben gibt verbindlich vor, dass sämtliche Vergabeverfahren 
über 100.000 Euro prioritär mit dem Sachgebiet Vergabe im Rechtsamt abzuwickeln sind. Mit 
dieser Neuregelung soll dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit verstärkt 
Rechnung getragen werden, da die Abwicklung eines jeden Vergabeverfahrens über externe 
Stellen mit erheblichen Kosten verbunden ist.  
Die Dienstanweisung wurde daher völlig neu aufgestellt. Die Neufassung ist sowohl mit dem 
Revisionsamt als auch mit dem Amt für Interne Dienste abgestimmt. 
Da es sich bei der Dienstanweisung für Vergaben um eine allgemeine Vorschrift für die 
gesamte Stadtverwaltung handelt, ist eine Beschlussfassung durch den Magistrat und die 
Stadtverordnetenversammlung erforderlich (§ 51 Nr. 1 HGO).  
 
Dezernat I 
 
 
 
 
Jochen Partsch 
Oberbürgermeister

Dienstanweisung für Vergaben 
 
 
Stand: 30.05.2022 
 
 
 
 
1. Geltungsbereich ................................................................................................................. 2 
2. Gesetzliche Grundlagen, Verordnungen und sonstige Vergabevorschriften ........................... 2 
3. Allgemeine Grundsätze für die Verfahrensabwicklung ......................................................... 2 
4. Schwellenwerte .................................................................................................................. 3 
5. Nutzerverwaltung auf der Vergabeplattform ........................................................................ 3 
6. Elektronische Verfahrensabwicklung und Prozessabläufe .................................................... 4 
7. Vergabestatistik ................................................................................................................. 4 
8. Verfahrensablauf für Bauleistungen .................................................................................... 5 
9. Verfahrensablauf für Liefer-/Dienstleistungen ................................................................... 10 
10. Verfahrensablauf für freiberufliche Leistungen ............................................................... 11 
11. Verpflichtungserklärung ................................................................................................ 11 
12. Direktaufträge .............................................................................................................. 11 
13. Freihändige Vergaben und Verhandlungsvergaben ......................................................... 12 
14. Innovationspartnerschaft .............................................................................................. 12 
15. Sofortmaßnahmen zur Gefahrenabwehr ........................................................................ 12 
16. Aufträge mit öffentlichen Zuschüssen ............................................................................ 12 
17. Dokumentationspflicht .................................................................................................. 12 
18. Inkrafttreten ................................................................................................................. 13

Dienstanweisung für Vergaben  Geltungsbereich  
2 
1.  Geltungsbereich 
Die Dienstanweisung für Vergaben (DA Vergaben) regelt das Verfahren und die Zuständigkeit für 
die Vergabe städtischer Aufträge und ist bindend für alle städtischen Ämter und 
Verwaltungsstellen, sowie alle Eigenbetriebe mit Ausnahme des Eigenbetriebes für kommunale 
Aufgaben und Dienstleistungen (EAD), sofern nicht im Einzelfall abweichende Regelungen 
gelten.1 Sie ist auch anzuwenden sofern städtische Aufträge über externe Dienstleister (auch 
solche der Stadtwirtschaft) vergeben werden. 
2.  Gesetzliche Grundlagen, Verordnungen und sonstige Vergabevorschriften 
Bei Inkrafttreten der DA-Vergaben gelten die nachfolgend genannten  Regelungen und 
gesetzlichen Vorschriften. Sie sind in der jeweils zum Zeitpunkt des Beginns des 
Vergabevorgangs geltenden Fassung zu beachten: 
• §§ 97 ff. des 4. Teils des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)  
• Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (Vergabeverordnung - VgV)   
• Verordnung über die Vergabe von öffentlichen Aufträgen im Bereich des Verkehrs, der  
Trinkwasserversorgung und der Energieversorgung (Sektorenverordnung - SektVO)  
• Verordnung über die Vergabe von Konzessionen (Konzessionsvergabeverordnung -KonzVgV) 
• Verordnung zur Statistik über die Vergabe öffentlicher Aufträge und Konzessionen  
(Vergabestatistikverordnung - VergStatVO)  
• Gemeindehaushaltsverordnung Hessen (GemHVO)   
• Korruptionsbekämpfungsgesetz (KorruptionsbG)   
• Hessisches Vergabe- und Tariftreuegesetz (HVTG)   
• Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB)   
• Unterschwellenvergabeordnung (UVgO)  
• Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen (VOL/B)  
• Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI)   
• Wettbewerbsregistergesetz (WRegG) sowie daraus abgeleitete Verordnungen 
• Gesetz über die förmliche Verpflichtung nicht beamteter Personen (Verpflichtungsgesetz)  
• Vergaberechtsmodernisierungsverordnung  
• Zusätzliche und besondere Vertragsbedingungen der Wissenschaftsstadt Darmstadt, sowie 
das städtische Regelwerk  
3.  Allgemeine Grundsätze für die Verfahrensabwicklung 
3.1 Interessenkonflikte: Städtische Bedienstete, bei denen ein Interessenkonflikt i.S.v. § 6 
VgV, § 4 UVgO vorliegt, dürfen bei Vergaben und Auftragserteilung nicht beteiligt sein, 
selbst wenn die VgV oder UVgO nicht anwendbar ist. 
3.2 Bereitstellung der Mittel: Baumaßnahmen sowie alle Dienst- und Lieferleistungen 
dürfen nur ausgeschrieben werden, wenn die erforderlichen Haushaltsmittel zur 
Verfügung stehen und freigegeben sind. 
3.3 Einhaltung der Zwecke des Vergaberechts: Bei der Vergabe sind die nachfolgend 
genannten Zwecke des Vergaberechts zu beachten: Wettbewerb zwischen Bietern 
ermöglichen, Transparenz bei der Verfahrensabwicklung, Gleichbehandlung und 
Nichtdiskriminierung der Bieter, wirtschaftliche Beschaffung. 
3.4 Grundsätze bei der Vergabeentscheidung: Bei allen Vergaben ist die 
Verhältnismäßigkeit zu wahren. Auf eine sparsame und wirtschaftliche Ausführung, 
mittelständische Interessen und qualitative, innovative, soziale sowie 
umweltbezogene Aspekte ist bei der Auftragsvergabe zu achten. 
                                                           
1 Zur vereinfachten Lesbarkeit werden alle  Ämter, Eigenbetriebe, Verwaltungsstellen sowie sonstige städtische 
Einheiten, welche mit der Auftragsvergabe betraut sind, im weiteren Verlauf als „Fachämter/Eigenbetriebe“ 
bezeichnet.

Dienstanweisung für Vergaben  Schwellenwerte  
3 
3.5 Verfahrensabwicklung: Im Regelfall sind Vergabeverfahren mit einem geschätzt en 
Nettoauftragswert2 über 100.000 Euro unter Mitwirkung des Rechtsamtes - 
Sachgebiet Vergabe3 durchzuführen. Von dieser Regelung kann abgewichen werden, 
wenn keine freien Kapazitäten für die entsprechende Verfahrensbetreuung zur 
Verfügung stehen. Dies ist jeweils im Vorfeld mit dem Sachgebiet Vergabe 
abzuklären. 
3.6 Das Sachgebiet Vergabe berät alle Fachämter/Eigenbetriebe in vergaberechtlichen 
Angelegenheiten als interner Dienstleister. 
3.7 Das Sachgebiet Vergabe erfasst zu allen Vergabeverfahren ab 25.000,00 Euro 
statistische Daten für Auswertungszwecke. 
3.8 Bei Einbeziehung Dritter (Architektur-/Ingenieurbüros etc.) bleiben das Fachamt/der 
Eigenbetrieb die zuständigen Ansprechpersonen des Sachgebiets Vergabe. 
3.9 Das Fachamt/der Eigenbetrieb trägt die Kosten des Vergabeverfahrens einschließlich 
der Kosten für die Nutzung der Vergabeplattform. 
3.10 Das Fachamt/der Eigenbetrieb hat bei der Beauftragung von Planungsbüros und 
externen Vergabestellen im Vorfeld zu prüfen, ob die Beauftragung dieser Stellen 
ausgeschrieben werden muss.  
 
4.  Schwellenwerte 
Zur Auftragsabwicklung stehen verschiedene Vergabeverfahrensarten, entweder nach nationalem 
oder nach EU-Recht zur Verfügung. Die Anwendung des nationalen oder des EU-Rechts 
bestimmt sich danach, ob der sogenannte Schwellenwert nach der Schätzung des 
Auftragswertes überschritten wird. Oberhalb der Schwellenwerte gilt EU-Recht, ansonsten 
nationales Recht. Die jeweils aktuellen Schwellenwerte werden im Turnus von zwei Jahren per 
EU-Verordnung vorgegeben, vom Sachgebiet Vergabe in einem Schaubild für die städtische 
Verwaltung zusammengefasst und im städtischen Intranet derzeit unter dem Pfad 
Stadtverwaltung > Ämter und Einrichtungen > Rechtsamt, SG Vergabe >Tabelle zu Vergabearten und 
Freigrenzen hinterlegt. 
5.  Nutzerverwaltung auf der Vergabeplattform 
5.1 Das Sachgebiet Vergabe nimmt die verantwortliche Anmeldung und Rechtezuweisung 
von städtischen Beschäftigten, sogenannten internen Nutzern, auf der 
Vergabeplattform vor.  
5.2 Die Fachämter/Eigenbetriebe wenden sich an das Sachgebiet Vergabe, wenn sie neue 
interne Anmeldungen oder die Löschung bestehender interner Anmeldungen 
wünschen. 
5.3 Das Sachgebiet Vergabe behält sich vor, interne Nutzer, welche nicht mehr im 
städtischen Telefonbuch gelistet sind oder über mindestens 12 Monate keine Aktivität 
auf der Vergabeplattform gezeigt haben, aus dem System löschen zu lassen. 
5.4 Fachämter/Eigenbetriebe, welche die Anmeldung von externen Vergabestellen, 
unterstützenden Architektur-/Ingenieurbüros etc., sogenannten externen Nutzern, auf 
der von der Stadt Darmstadt genutzten Vergabeplattform wünschen, müssen im 
                                                           
2 Im weiteren Verlauf wird zur vereinfachten Leseweise statt „Nettoauftragswert“ der Ausdruck „Auftragswert“ verwendet. 
Es handelt sich dabei stets um Nettobeträge. Sofern von dieser Regel abgewichen wird, findet dies eine explizite 
Erwähnung. 
3 Im weiteren Verlauf wird zur vereinfachten Leseweise statt „Rechtsamt – Sachgebiet Vergabe“ auch der Ausdruck 
„Sachgebiet Vergabe“ verwendet.

Dienstanweisung für Vergaben  Elektronische Verfahrensabwicklung und 
Prozessabläufe  
4 
Vorfeld sicherstellen, dass diese Nutzer eine Verpflichtungserklärung abgegeben 
haben. Diese Erklärung ist dem Sachgebiet Vergabe unaufgefordert in Kopie zu 
übermitteln. 
5.5 Die eHAD-Koordinatoren des Eigenbetriebs Immobilienmanagement Darmstadt, des 
Grünflächenamtes und des Mobilitätsamtes sind zuständig für die Anmeldung der 
externen Nutzer des jeweiligen Fachamtes/Eigenbetriebes. Die Anmeldung von 
externen Nutzern ist seitens des Fachamtes/Eigenbetriebs mit dem Datenschutz und 
der IT-Sicherheit abzustimmen. Das Sachgebiet Vergabe teilt dem Revisionsamt die 
eHAD Koordinatoren der einzelnen Fachämter mit. 
5.6 Alle übrigen Fachämter/Eigenbetriebe stimmen für den Fall der gewünschten 
Zulassung externer Nutzer auf der Vergabeplattform ebenfalls eigenverantwortlich  
mit dem Datenschutz und der IT-Sicherheit ab, ob die Zulassung den 
datenschutzrechtlichen  Bestimmungen und den Vorgaben der IT-Sicherheit 
entspricht. Erst nachdem dies bestätigt ist, informieren die Fachämter/Eigenbetriebe 
das Sachgebiet Vergabe, welche die externen Nutzer auf der Vergabeplattform 
anmeldet. 
6.  Elektronische Verfahrensabwicklung und Prozessabläufe 
6.1 Sämtliche Beschaffungsvorgänge der Wissenschaftsstadt Darmstadt über 25.000 
Euro geschätztem Auftragswert werden digital über die jeweils gültige eVergabe-
Vergabeplattform, derzeit der sogenannten eHAD der Auftragsberatungsstelle 
Hessen, abgewickelt. Der Ablaufprozess ist in Anlage 1 zu dieser Dienstanweisung 
dargestellt. 
6.2 Das Sachgebiet Vergabe fragt im letzten Quartal eines jeden Jahres beim  
Grünflächenamt, Mobilitätsamt und dem Eigenbetrieb Immobilienmanagement 
Darmstadt ab, welche Vergabeverfahren gemeinsam im jeweiligen Folgejahr 
abgewickelt werden sollen. Die weiteren Ämter/Eigenbetriebe treten in diesem 
Zeitfenster eigeninitiativ an das Sachgebiet Vergabe heran. Basierend auf den 
Rückmeldungen und den verfügbaren Kapazitäten erteilt das Sachgebiet Vergabe 
Zu- und Absagen. Zusätzlich können  bei nicht vorhersehbaren Bedarfen unterjährig 
Vergabevorhaben beim Sachgebiet Vergabe eingereicht werden. 
6.3 Das Fachamt/der Eigenbetrieb hat die Ausschreibungsunterlagen für 
Vergabeverfahren zwei Wochen vor dem gewünschten Veröffentlichungstermin beim 
Sachgebiet Vergabe zur Bearbeitung einzureichen. 
6.4 Bei der Erstellung von Vergabeunterlagen wird, sofern möglich, die Verwendung der 
Formblätter des Vergabe- und Vertragshandbuchs (VHB) für Bau-, Liefer- und 
Dienstleistungen sowie des Handbuchs für die Vergabe und Ausführung von 
Bauleistungen im Straßen- und Brückenbau (HVA B-StB) für entsprechende 
Vergabeverfahren empfohlen. 
7.  Vergabestatistik 
Die elektronische Auftragsabwicklung für Vergabeverfahren i.S.v. Ziffer 6.1 dient der 
vollständigen Datenerfassung und ist verpflichtend. Gesetzlich meldepflichtig zur 
Vergabestatistik sind alle öffentlichen Aufträge über 25.000 Euro Auftragswert (§ 2 Abs. 2 i.V.m. 
§ 3 Abs. 2 VergStatVO). Die digitale Meldung hat innerhalb von 60 Tagen nach Auftragserteilung 
auf der Vergabeplattform zwingend zu erfolgen. Die Meldung ist unabhängig von der 
Auftragshöhe für alle Vergabeverfahren durch das zuständige Fachamt/den zuständigen 
Eigenbetrieb vorzunehmen. Verspätete Meldungen werden vom System automatisiert abgelehnt 
und können über keine alternativen Wege nachgereicht werden.

Dienstanweisung für Vergaben  Verfahrensablauf für Bauleistungen  
5 
8.  Verfahrensablauf für Bauleistungen 
8.1  Vergabeverfahren bis einschließlich 25.000 Euro geschätztem Auftragswert  
8.1.1 Vergabeverfahren bis einschließlich 25.000 Euro geschätztem Auftragswert werden 
vom Fachamt/Eigenbetrieb ohne das Sachgebiet Vergabe durchgeführt. Es besteht 
Wahlfreiheit, ob die Ausschreibung mit oder ohne die eHAD-Vergabeplattform 
abgewickelt wird.  
8.1.2 Es gelten die Prozessschritte gemäß der nachfolgenden Bestimmungen ab 8.4 mit 
folgenden Abweichungen: Aufgaben des Sachgebiets Vergabe werden vom 
Fachamt/Eigenbetrieb durchgeführt, bei Nichtnutzung der Vergabeplattform ist die 
Dokumentation anderweitig festzuhalten und das Fachamt/der Eigenbetrieb trägt 
die Gesamtverantwortung sowohl für die fachliche als auch die vergaberechtliche 
Dokumentation. 
8.1.3 Das Fachamt/der Eigenbetrieb erstellt einen Vergabevermerk, welcher von der/von 
dem zuständige/n Sachbearbeiter/in zu unterzeichnen ist. 
8.2 Vergabeverfahren über 25.000 Euro geschätztem Auftragswert bis einschließlich 
100.000 Euro geschätztem Auftragswert 
8.2.1 Der Verfahrensablauf ist ab einem Auftragswert über 25.000 Euro bis einschließlich 
100.000 Euro vom Fachamt/Eigenbetrieb ohne das Sachgebiet Vergabe 
durchzuführen und wird eigenständig digital über die Vergabeplattform abgewickelt.  
8.2.2 Es gelten die Prozessschritte gemäß den nachfolgenden Bestimmungen ab Ziffer 
8.4 mit folgenden Abweichungen: Aufgaben des Sachgebiets Vergabe werden vom 
Fachamt/Eigenbetrieb durchgeführt und das Fachamt/der Eigenbetrieb trägt die 
Gesamtverantwortung sowohl für die fachliche als auch für die vergaberechtliche 
Dokumentation. 
8.2.3 Das Fachamt/der Eigenbetrieb erstellt einen Vergabevermerk, welcher von der/von 
dem zuständige/n Sachbearbeiter/in zu unterzeichnen ist. 
8.3 Vergabeverfahren über 100.000 Euro geschätztem Auftragswert 
8.3.1 Ab einem geschätzten Auftragswert über 100.000 Euro ist ein Vergabeverfahren mit 
dem Sachgebiet Vergabe abzuwickeln. Eine schematische Darstellung zum Ablauf 
von Vergabeverfahren ist in Anlage 1 dargestellt und wird in den folgenden Ziffern 
näher beschrieben. 
8.3.2 Die folgende Vorgehensweise ab Ziffer 8.4 gilt ohne Einschränkungen für alle 
Vergabeverfahren über 100.000 Euro geschätztem Auftragswert, welche mit dem 
Sachgebiet Vergabe abgewickelt werden. 
8.4 Verfahrensvorbereitung 
8.4.1 Das Fachamt/der Eigenbetrieb ermittelt den Bedarf und stellt dessen Finanzierung 
sicher. 
8.4.2 Das Fachamt/der Eigenbetrieb bestimmt abhängig vom Beschaffungsgegenstand 
und der geschätzten Auftragshöhe die Vergabeverfahrensart. Hierbei kann das 
Sachgebiet Vergabe beratend unterstützen. 
8.4.3 Das Fachamt/der Eigenbetrieb legt die digitale Vergabeakte an, bereitet die 
folgenden Unterlagen vor und pflegt diese auf der elektronischen Vergabeplattform 
ein: 
(1) Projektbeschreibung 
(2) Geschätzte Kosten inklusive Aufstellung der Schätzkostenberechnung

Dienstanweisung für Vergaben  Verfahrensablauf für Bauleistungen  
6 
(3) Bestätigung der Mittelfreigabe unter Angabe der Kostenstelle 
(4) Leistungsbeschreibung, Leistungsverzeichnis oder ggf. Leistungsprogramm 
(elektronisch) 
(5) Besondere Vertragsbedingungen 
(6) Zusätzliche Vertragsbedingungen 
(7) Technische Vorschriften 
(8) Weitere für den Bieter erforderliche Unterlagen (u.a. Eignungs- und 
Zuschlagskriterien) 
(9) Datenschutzblätter 
(10) Ggf. Hinweise auf Zuschüsse Dritter 
(11) Veröffentlichungsvorschlag 
(12) Bedarfsabhängig ggfls. weitere Unterlagen 
8.4.4 Das Fachamt/der Eigenbetrieb übermittelt die digitale Vergabeakte 2 Wochen vor 
dem gewünschten Veröffentlichungstermin des Vergabeverfahrens an das 
Sachgebiet Vergabe zur vergaberechtlichen Prüfung. 
8.4.5 Das Sachgebiet Vergabe prüft die formalen Vorgaben der vom 
Fachamt/Eigenbetrieb angelegten Vergabeakte sowie die Einhaltung der 
vergaberechtlichen Vorschriften. Etwaige Korrekturen werden mit dem Fa chamt/ 
Eigenbetrieb abgestimmt. 
8.4.6 Das ausschreibende Fachamt/der ausschreibende Eigenbetrieb ist für die 
inhaltliche und fachtechnische Richtigkeit der Ausschreibungsunterlagen 
verantwortlich. 
8.4.7 Das Sachgebiet Vergabe ist für die vergaberechtliche Richtigkeit des Verfahrens 
verantwortlich. Es prüft die Unterlagen gem. Ziffer 8.4.3 auf Vollständigkeit und 
kann bei Bedarf Korrekturen und weitere Unterlagen vom verantwortlichen  
Fachamt/Eigenbetrieb verlangen. Das Leistungsverzeichnis, Leistungsprogramm 
und die Anlagen werden durch das Sachgebiet Vergabe entlang vergaberechtlicher 
Anforderungen, jedoch nicht auf fachlich-inhaltliche Richtigkeit geprüft. Letzteres 
obliegt dem Fachamt/Eigenbetrieb (siehe Ziffer 8.4.6). 
8.4.8 Die Fachämter/Eigenbetriebe sind für die Aktualität der in den Vergaben 
verwendeten Vordrucke verantwortlich. Das Sachgebiet Vergabe gibt bei Bedarf 
beratend Auskünfte, inwieweit die Dokumente den aktuellsten Anforderungen 
entsprechen. 
8.5 Durchführung des Vergabeverfahrens: Von der Bekanntmachung bis zur 
Archivierung 
8.5.1 Das Sachgebiet Vergabe führt die Bekanntmachung der Ausschreibung durch. 
Soweit keine abweichenden Regelungen zum Beispiel durch Zuschussgeber 
bestehen, erfolgt die Bekanntmachung verfahrensabhängig in nationalen 
Ausschreibungsdatenbanken, wie der Hessischen Ausschreibungsdatenbank (HAD) 
und europäischen Ausschreibungsdatenbanken, wie TED4, einem mehrsprachigen 
Online-Dienst der Europäischen Union. 
8.5.2 Das Fachamt/der Eigenbetrieb beantwortet etwaige Bieterfragen zu inhaltlichen 
Fragestellungen der jeweiligen Beschaffungsgegenstände. Das Sachgebiet Vergabe 
beantwortet Bieterfragen, welche sich auf verfahrensrechtliche Fragen beziehen. 
8.5.3 Das Sachgebiet Vergabe öffnet nach Ablauf der Angebotsfrist in der 
Angebotseröffnungsverhandlung/ Submission die Angebote,  
 stellt den fristgerechten Eingang von Haupt- und Nebenangeboten,  
                                                           
4 Englische Abkürzung, ausformuliert „Tenders Electronic Daily“, eine Online-Version des Supplements zum Amtsblatt 
der Europäischen Union.

Dienstanweisung für Vergaben  Verfahrensablauf für Bauleistungen  
7 
 verspätete Angebotseingänge, 
 fehlgeleitete Angebotseingänge, 
 technische Unregelmäßigkeiten, 
 die korrekte Verschlüsselung und  
 die ordnungsgemäße Unterschrift/Signatur  
 sowie weitere Besonderheiten 
fest und dokumentiert diese digital. 
8.5.4 Weiterhin prüft das Sachgebiet Vergabe, ob ein Fristenverzug in den 
Verschuldensbereich des Bieters fällt, führt eine entsprechende Dokumentation 
durch und entscheidet über die weitere Vorgehensweise. 
8.5.5 Im Anschluss erstellt das Sachgebiet Vergabe eine Niederschrift über den 
Eröffnungstermin sowie eine Zusammenstellung der Angebote mit Bieterdaten, 
Angebotssummen und Eingangsdatierungen, welche an die Bieter im direkten 
Anschluss digital übersendet werden. 
8.5.6 Die Submission gem. Ziffern 8.5.3 bis 8.5.5. ist jeweils durch zwei Beschäftige und 
somit im 4-Augenprinzip durchzuführen. Beschäftigte, die mit dem fachlichen 
Planungs- und Ausführungsprozess einer Vergabe betraut sind, dürfen nicht an 
Submissionen teilnehmen.5 
8.5.7 Nach der Angebotseröffnung ist das Fachamt/der Eigenbetrieb für folgende 
Prüfschritte zuständig: 
 Eignungs- und Angebotsprüfung 
 Rechnerische und fachtechnische Prüfung 
 Aufstellung eines Preisspiegels und Wertung der Angebote 
 Erarbeitung des Vergabevorschlags 
8.5.8 Das Fachamt/der Eigenbetrieb übermittelt den Vorgabevorschlag zur digitalen 
Prüfung an das Sachgebiet Vergabe spätestens 10 Arbeitstage bevor der nächste 
Verfahrensschritt stattzufinden hat. 
8.5.9 Das Sachgebiet Vergabe prüft den Vergabevorschlag auf die Einhaltung 
verfahrensrechtlicher Vorgaben, erstellt den Vergabevermerk und gibt somit seine 
Zustimmung zum Vergabevorschlag des Fachamtes/Eigenbetriebs. Bei 
Unstimmigkeiten ist die Entscheidung für oder gegen den Vergabevorschlag durch 
die/den Dezernentin/en des zuständigen Fachamtes/Eigenbetriebs und die/den 
Dezernentin/en des Rechtsamtes herbeizuführen. 
8.5.10 Das Sachgebiet Vergabe entscheidet über die Aufhebung eines Vergabeverfahrens 
und führt diese digital durch. Sofern das Fachamt/der Eigenbetrieb eine 
gegensätzliche Entscheidung trifft, bestimmen die zuständigen Dezernenten des 
Rechtsamts (siehe auch Ziff. 8.5.9) und des zuständigen Fachamtes/Eigenbetriebs 
die weitere Vorgehensweise. 
8.5.11 Das Sachgebiet Vergabe ist bei Vergabeverfahren, in denen selbiges mitwirkt, 
zuständig für die Anforderung einer Auskunft aus dem Gewerbezentralregister. Die 
entsprechende Auskunft muss ab einem Auftragswert von 30.000 Euro vor 
Auftragsvergabe vorliegen. Diese Regelung wird zukünftig durch eine Abfrage beim 
Wettbewerbsregister ebenfalls für alle Vergaben ab 30.000 Euro Auftragswert 
ersetzt, sobald die technische Umsetzung dieser neuen Vorgaben von Bundesseite 
erfolgt ist. 
8.5.12 Das Fachamt/der Eigenbetrieb versendet als zuständiger Auftraggeber das 
Auftragsschreiben sowie die Absageschreiben in eigener Verantwortung. Bei EU-
Vergabeverfahren sind die Absagen  gemäß § 134 Abs. 2 GWB mindestens 10 
                                                           
5 Das gilt nicht für die Beschäftigten des Sachgebiets Vergabe.

Dienstanweisung für Vergaben  Verfahrensablauf für Bauleistungen  
8 
Kalendertage vor Auftragserteilung (als erster Tag gilt der Folgetag der Absendung 
der Absagen) elektronisch zu versenden. 
8.5.13 Vergabeverfahren sind 8 Wochen nach Vergabeverfahrensabschluss/Verfahrens- 
abbruch von der Vergabeplattform zu löschen und zu archivieren. Unter einem 
Verfahrensabschluss ist die Aufhebung, Zuschlagserteilung oder Nichtfortsetzung 6 
zu verstehen. 
8.5.14 Bis 100.000 Euro geschätztem Auftragswert ist die Löschung von der 
Vergabeplattform gem. Ziffer 8.5.13 durch das zuständige Fachamt/den 
zuständigen Eigenbetrieb durchzuführen. Bei Vergabeverfahren über 100.000 Euro, 
die mit dem Sachgebiet Vergabe abgewickelt werden, übernimmt das Sachgebiet 
Vergabe die entsprechenden Archivierungs- und Löschverpflichtungen. 
8.5.15 Die Archivierung und Löschung aller Vergaben, die zusammen mit dem Sachgebiet 
Vergabe abgewickelt werden, liegt im Verantwortungsbereich des Sachgebiets 
Vergabe.  
8.5.16 Die Archivierung und Löschung aller Vergaben, die ohne das Sachgebiet Vergabe 
abgewickelt werden, liegt im Verantwortungsbereich der ausschreibenden 
Fachämter/Eigenbetriebe. 
8.5.17 Dem Revisionsamt sind auf Verlangen jederzeit Zugänge zu laufenden 
Vergabeverfahren auf der eHAD-Vergabeplattform zu ermöglichen. Sofern ein 
Vergabeverfahren außerhalb dieser digitalen Vergabeplattform abgewickelt wird, ist 
die Vergabeakte dem Revisionsamt in Kopie nach den Regeln des Revisionsamtes 
(nach Möglichkeit digital) zur Verfügung zu stellen und im Original zur Einsicht 
bereitzuhalten. Mit Blick auf abgeschlossene Vergabeverfahren erhält das 
Revisionsamt zu Prüfzwecken Zugang zu den gesicherten digitalen 
Vergabeunterlagen auf den entsprechenden Laufwerken.  
Die fachlich zuständigen Sachbearbeiter/innen für zu prüfende Vergabevorgänge 
haben dem Revisionsamt geforderte Auskünfte zu erteilen. 
8.6 Dokumentationserfordernis bis zur Auftragserteilung 
8.6.1 Für Vergaben, die einen Auftragswert von 100.000 Euro überschreiten, erstellt das 
Sachgebiet Vergabe den Vergabevermerk, unterschrieben von dem/der zuständigen 
Sachbearbeiter/in des Sachgebiets Vergabe in aufstellender und vergaberechtlich 
verantwortlicher Funktion und dem/der zuständigen Sachbearbeiter/in des 
zuständigen Fachamtes/Eigenbetriebs in fachlich zuständiger Funktion. Das 
Dokument wird dem ausschreibenden Fachamt/Eigenbetrieb in zweifacher 
Ausfertigung ausgehändigt. 
8.6.2 Das Fachamt/der Eigenbetrieb ist für die Einholung einer 
Zustimmung/Unterschriften von Dezernenten/innen zuständig, sofern dies nach der 
DAH oder der jeweiligen Eigenbetriebssatzung erforderlich ist. Ein vollständig 
unterzeichneter Vergabevermerk ist Voraussetzung für eine Auftragserteilung durch 
das Fachamt/ den Eigenbetrieb. 
8.6.3 Das Fachamt/ der Eigenbetrieb leitet eine von zwei vollständig unterzeichneten 
Ausfertigungen des Vergabevermerks zusammen mit einer Kopie des 
Auftragsschreibens an das Sachgebiet Vergabe zurück und stellt diese Dokumente 
zusätzlich auf der Vergabeplattform ein. 
8.6.4 Das Fachamt/der Eigenbetrieb hat vor Auftragserteilung von dem zu 
beauftragenden Bieter folgende Nachweise zu fordern: 
                                                           
6 Von einer Nichtfortsetzung wird gesprochen, wenn seit der letzten Bieterkommunikation drei Monate vergangen sind.

Dienstanweisung für Vergaben  Verfahrensablauf für Bauleistungen  
9 
(1) Erklärungen über die pflichtgemäße Zahlung von Steuern und Beiträgen zur 
Sozialversicherung und Entrichtung der Mitgliedsbeiträge an die 
Berufsgenossenschaft 
(2) Freistellungsbescheinigung 
(3) Bestehen Zweifel an der Zuverlässigkeit der Erklärung des Auftragnehmers 
über die Zahlung der Steuern, ist von diesem beim zuständigen Finanzamt 
die steuerliche Unbedenklichkeitsbescheinigung zu fordern.  
8.7  Urkalkulation 
8.7.1 Das Sachgebiet Vergabe verlangt bei mehr als 200.000 Euro Auftragswert von dem 
zu beauftragenden Bieter eine Urkalkulation. 
8.7.2 In den Vergabeunterlagen ist auf die Bindung der Informationen in der 
Urkalkulation als Kalkulationsgrundlage bei Nachtragsangeboten und 
Vertragserweiterungen hinzuweisen. 
8.7.3 Die Urkalkulation ist per Post in einem verschlossenen Umschlag anzufordern und 
wird beim Sachgebiet Vergabe sicher verschlossen verwahrt. Die Urkalkulation darf 
nur im Bedarfsfall geöffnet werden. Diese Öffnung ist zu dokumentieren. Das 
Sachgebiet Vergabe stellt ein entsprechendes Formblatt zur Verfügung. 
8.7.4 Die geheim zuhaltende Preisermittlung darf nur im Bedarfsfall (Prüfung von 
Nachträgen, zur Vereinbarung neuer Preise oder zur Prüfung sonstiger vertraglicher 
Ansprüche) im Beisein des Bieters oder mit schriftlicher Zustimmung des Bieters, 
dass die Öffnung der Urkalkulation ohne ihn stattfinden darf, offengelegt werden. 
8.7.5 Die Vertragspartner sollten vereinbaren, ob sie die Urkalkulation nur gemeinsam 
öffnen und einsehen dürfen oder es dem Auftraggeber gestattet wird, zur Prüfung 
von Nachträgen, zur Vereinbarung neuer Preise oder zur Prüfung sonstiger 
vertraglicher Ansprüche die Urkalkulation als Preisermittlung zu öffnen. 
8.7.6 Die Urkalkulation ist nach der Schlusszahlung fünf Jahre aufzubewahren und 
anschließend dem Auftragnehmer zurückzusenden, es sei denn, es gibt b erechtigte 
Gründe, welche dem entgegenstehen (z.B. noch nicht abgeschlossene Prüfungen, 
Rechtsstreitigkeiten etc.). Dem Fachamt/dem Eigenbetrieb obliegt die 
Entscheidung über den Rücksendezeitpunkt der Urkalkulation an den Bieter.  
8.8 Nachträge 
8.8.1 Die Nachtragsangebote sind von dem/der Sachbearbeiter/in des 
Fachamtes/Eigenbetriebs zu prüfen. Dabei ist insbesondere Stellung zu nehmen zu  
 der Notwendigkeit des Nachtrages in technischer Hinsicht, 
 den Voraussetzungen für den Nachtrag in bauvertraglicher Hinsicht, 
 der Angemessenheit der Preise. 
8.8.2 Sofern der Wert des Nachtragsauftrags mehr als 50.000 Euro beträgt, leitet das 
Fachamt/der Eigenbetrieb das Nachtragsangebot mit seiner Stellungnahme und 
seinem Vorschlag für die Erteilung des Auftrags dem Sachgebiet Vergabe zu. 
8.8.3 Das Sachgebiet Vergabe prüft die Stellungnahme zu dem Nachtragsangebot, ggf. 
unter Hinzuziehung des Fachamtes/Eigenbetriebs und des Auftragnehmers. 
8.8.4 Das Sachgebiet Vergabe gibt jeweils eine Stellungnahme für alle eingereichten 
Nachträge gemäß Ziffer 8.8.1 ab. Bezüglich des Unterschrifterfordernisses ist 
gemäß Ziffer 8.6.1 zu verfahren. 
8.8.5 Unabhängig von dem Wert des Nachtragsauftrags kann das Fachamt/der

Dienstanweisung für Vergaben  Verfahrensablauf für Liefer-/Dienstleistungen  
10 
Eigenbetrieb das Sachgebiet Vergabe um Beratung bitten. 
8.8.6 Bei Meinungsverschiedenheiten über die Rechtmäßigkeit des Nachtrags zwischen 
dem Fachamt/Eigenbetrieb und dem Sachgebiet Vergabe ist nach Ziffer 8.5.9 zu 
verfahren. 
8.8.7 Das Fachamt/der Eigenbetrieb erteilt den Nachtragsauftrag. Im Nachtragsauftrag 
ist darauf hinzuweisen, dass die vertraglichen Bestimmungen des Hauptauftrages 
gelten. 
8.8.8 Das Fachamt/der Eigenbetrieb hat das Revisionsamt über Nachtragsleistungen, 
insbesondere wenn sie später nicht mehr prüfbar sind, vor Ausführung der Arbeiten 
– ggf. fernmündlich oder per Email – zu informieren. 
8.8.9 Das Fachamt/ der Eigenbetrieb übermittelt digital Informationen zur 
Bekanntmachung von Nachträgen, sofern erforderlich gem. § 132 Abs. 5 GWB, an 
das Amtsblatt der Europäischen Union (die Übermittlung ist zum Bespiel über die 
Hessische Ausschreibungsdatenbank möglich). Das Sachgebiet Vergabe steht bei 
diesem Vorgang vergaberechtlich beratend zur Verfügung. 
9.  Verfahrensablauf für Liefer-/Dienstleistungen 
9.1 Die Vergabe von Liefer- und Dienstleistungen ist gemäß den gesetzlichen 
Bestimmungen nach HVTG in Verbindung mit der UVgO/VgV analog zum Vorgehen 
unter Ziffer 8 durchzuführen, sofern nicht im Folgenden abweichende Regelungen 
bestimmt sind. Der Verfahrensablauf auf der eHAD-Vergabeplattform ist in Anlage 1 
dargestellt. 
9.2 Entgegen Ziffer 8.5.5 werden die Ergebnisse der Angebotseröffnungen nicht an die 
Bieter weitergereicht. 
9.3 Leistungen nach dem HVTG in Verbindung mit der UVgO/VgV ab 100.000 Euro 
geschätztem Auftragswert sind durch das Sachgebiet Vergabe abzuwickeln, sofern 
nicht die Fachämter/Eigenbetriebe generell oder im Einzelfall zur Ausschreibung 
ermächtigt sind.  
Derzeit bestehen folgende generelle Delegationen: 
(1) Amt für Digitalisierung und IT: PC mit Zubehör, Netzwerk, Kopierer, 
Faxgeräte, Software 
(2) Feuerwehr: eigene Fahrzeuge des Amtes 
(3) EAD: Fahrzeuge für die städt. Ämter (ohne Feuerwehr), Büromaterial, 
Büroeinrichtung und Betriebsausstattung, Druckerzeugnisse, Tinte und 
Toner, Leuchtmittel, Elektroverbrauchsmaterial und Großgeräte, 
Reinigungsprodukte, Sanitätsmaterial, Wäschereileistungen, Dienst- und 
Schutzkleidung, Wasserspender 
(4) IDA: Gebäudereinigung 
 
9.4 Die Leistungsbeschreibung sowie die Vergabekriterien (Eignungs- und 
Zuschlagskriterien) erstellt das zuständige Fachamt/der zuständige Eigenbetrieb in 
eigener Verantwortung. Das Sachgebiet Vergabe unterstützt die 
Fachämter/Eigenbetriebe in beratender Funktion.

Dienstanweisung für Vergaben  Verfahrensablauf für freiberufliche Leistungen  
11 
10.  Verfahrensablauf für freiberufliche Leistungen  
10.1 Die Vergabe von freiberuflichen Leistungen erfolgt entsprechend den rechtlichen 
Bestimmungen im Unterschwellenbereich gemäß § 50 UVgO7. Es sind mindestens 3 
Vergleichsangebote einzuholen. 
Die Grundsätze der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit sind bei allen 
Ausschreibungen zu wahren. 
10.2 Das Fachamt/der Eigenbetrieb kann die Vergabeverfahrensabwicklung im 
Unterschwellenbereich ohne Mitwirkung des Sachgebiets Vergabe vornehmen.  
10.3 Im Oberschwellenbereich gelten die Vorgaben der VgV analog zu den Vorgaben für 
Liefer- und Dienstleistungen, welche unter Ziffer 9 beschrieben und sofern 
nachstehend keine abweichenden Regelungen bestimmt sind.  
10.4 Verfahrensvorbereitung (europaweite Ausschreibungen): Das Fachamt /der 
Eigenbetrieb bereitet die Vergabeunterlagen in eigener Verantwortung vor und 
übersendet diese digital über die Vergabeplattform mit den erforderlichen Angaben 
für die Bekanntmachung im Amtsblatt der EU an das Sachgebiet Vergabe. 
10.5 Verfahrensdurchführung (europaweite Ausschreibungen): Dem Sachgebiet Vergabe 
obliegt die Durchführung des Vergabeverfahrens einschließlich Fristenkontrolle und 
Veröffentlichung im Amtsblatt der EU sowie den nationalen 
Veröffentlichungsorganen. 
10.6 Das Fachamt/der Eigenbetrieb führt die Auswahl der Bieter sowie die Verhandlung 
mit den ausgewählten Bietern durch. 
11.  Verpflichtungserklärung  
Beauftragte Architekten und Ingenieure, welche nicht bei der Wissenschaftsstadt Darmstadt 
beschäftigt sind, haben beim Sachgebiet Vergabe eine Verpflichtungserklärung nach dem 
Verpflichtungsgesetz bei persönlichem Erscheinen zu unterzeichnen. Das Dokument wird zudem 
durch die verpflichtende Person des Sachgebiets Vergabe unterzeichnet.  
12.  Direktvergaben 
Bau-, Liefer- und Dienstleistungen: Beschaffungen können entsprechend der im jeweils gültigen 
Hessischen Vergabeerlass festgelegten Wertgrenzen ohne Pflicht zur Einholung von förmlichen 
Angeboten durchgeführt werden. Das Sachgebiet Vergabe stellt im städtischen Intranet das 
Schaubild Tabelle zu Vergabearten und Freigrenzen zur Verfügung, aus welchem zu entnehmen ist, 
bis zu welcher Wertgrenze diese Regelung gilt. Seit dem 01.09.2021 liegt die Freigrenze für 
Bau-, Liefer- und Dienstleistungen bis einschließlich 9.999,99 Euro, mit der Besonderheit, dass 
für Lieferleistungen ab einem geschätzten Auftragswert von 7.500 Euro grundsätzlich zwei 
weitere Preise zu ermitteln sind.  
Direktvergaben werden vom Fachamt/Eigenbetrieb ohne das Sachgebiet Vergabe durchgeführt 
und es besteht Wahlfreiheit, ob die Ausschreibung mit oder ohne die Vergabeplattform 
abgewickelt wird. Die Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit sind bei allen 
Direktaufträgen zu beachten. Zudem muss der/die zuständige Sachbearbeiter/in ermittelbar 
sein. Die Beschaffungen sind zu dokumentieren. 
                                                           
7 Wörtlich lautet § 50 UVgO: „Öffentliche Aufträge über Leistungen, die im Rahmen einer freiberuflichen Tätigkeit 
erbracht oder im Wettbewerb mit freiberuflich Tätigen angeboten werden, sind grundsätzlich im Wettbewerb zu 
vergeben. Dabei ist so viel Wettbewerb zu schaffen, wie dies nach der Natur des Geschäfts oder nach den besonderen 
Umständen möglich ist.“

Dienstanweisung für Vergaben  Freihändige Vergaben und 
Verhandlungsvergaben  
12 
13.  Freihändige Vergaben und Verhandlungsvergaben 
Freihändige Vergaben von Bauleistungen und Verhandlungsvergaben von Liefer- und 
Dienstleistungen und Freiberuflichen Leistungen werden bis zu einem geschätzten Auftragswert 
von 100.000 Euro in der Regel ohne das Sachgebiet Vergabe abgewickelt. Die beschriebenen 
Aufgaben des Sachgebiets Vergabe unter den Ziffern 8, 9 und 10 werden bei freihändigen 
Vergaben und Verhandlungsvergaben durch das Fachamt/den Eigenbetrieb durchgeführt. Es 
sind mindestens 3 Vergleichsangebote anzufordern. Im Übrigen gelten die Bestimmungen dieser 
Dienstanweisung. 
14.  Innovationspartnerschaft 
Die Innovationspartnerschaft ist ein besonderes EU-Vergabeverfahren für innovative Liefer- oder 
Dienstleistungen. Dieses Vergabeverfahren ist anzuwenden, wenn sowohl die Entwicklung als 
auch der Erwerb einer Leistung, welche noch nicht am Markt verfügbar ist, benötigt wird.  
 
Die Innovationspartnerschaft wird in zwei aufeinanderfolgenden Phasen strukturiert: Einer 
Forschungs- und Entwicklungsphase, die die Herstellung von Prototypen oder die Entwicklung 
der Dienstleistung umfasst, und einer Leistungsphase, in der die aus der Partnerschaft 
hervorgegangene Leistung erbracht wird. Die Innovationspartnerschaft wird mit einem oder 
mehreren Bietern eingegangen. Es gelten die Ausschreibungsregeln gemäß der Verordnung über 
die Vergabe öffentlicher Aufträge (§ 19 VgV). Im Übrigen gelten die Bestimmungen dieser 
Dienstanweisung.  
15.  Sofortmaßnahmen zur Gefahrenabwehr 
Sofortmaßnahmen zur Abwehr einer unmittelbar drohenden Gefahr für Leben, Eigentum und 
Gesundheit, zur Sicherstellung der öffentlichen Ordnung und zur Verhütung weiterer Schäden 
oder Störungen dürfen vom Fachamt/Eigenbetrieb im Rahmen einer besonderen oder äußersten 
Dringlichkeit ohne vorheriges formelles Vergabeverfahren vergeben werden. Der 
Ausnahmetatbestand ist besonders sorgfältig zu begründen und zu dokumentieren.  
16.  Aufträge mit öffentlichen Zuschüssen 
Bei Beschaffungsvorgängen für Maßnahmen und Lieferungen, die mit Bundes- oder 
Landesmitteln oder sonstigen öffentlichen Mitteln gefördert werden, gelten zusätzlich zu den 
städtischen Vorgaben die Richtlinien, Bedingungen und Auflagen des jeweiligen 
Bewilligungsbescheides. Bei Widersprüchen gelten die Vorgaben des Bewilligungsbescheides. 
17.  Dokumentationspflicht  
17.1 Die Verpflichtung zur Erstellung eines Vergabevermerks (Dokumentationspflicht) gilt 
für alle Verfahrensarten und startet ab dem jeweiligen Verfahrensbeginn.  
17.2 Bei der elektronischen Auftragsvergabe wird der Vergabevermerk bzw. die 
Dokumentation der Prozessschritte aufgezeichnet und verfahrensrelevante 
Begründungen werden digital erfasst. Für europaweite Ausschreibungen und nationale 
Ausschreibungen über 100.000 Euro ist das Sachgebiet Vergabe verantwortlich für den 
Vergabevermerk. Bei allen anderen Verfahren ist das jeweilige Fachamt/der jeweilige 
Eigenbetrieb für den Vergabevermerk zuständig. 
17.3 Für Unterschriftserfordernisse auf dem Vergabevermerk gelten 
vergabeverfahrensabhängig die Ziffern 8.1.3, 8.2.3, 8.6.1 und die Ziffer 12. 
17.4 Der Vergabevermerk muss die Anforderungen erfüllen, die im Rechtsverkehr an einen 
Aktenvermerk gestellt werden. Sofern der Vergabevermerk nicht mittels der 
Vergabeplattform erstellt wird, gelten folgende Mindestinhalte für einen 
Vergabevermerk: 
(1) Name und Anschrift des Auftraggebers 
(2) Art und Umfang der Leistung/des Auftrags 
(3) Wert des Auftrags 
(4) Namen der berücksichtigten Bewerber oder Bieter und Gründe für ihre Auswahl

Dienstanweisung für Vergaben  Inkrafttreten  
13 
(5) Namen der nicht berücksichtigten Bewerber oder Bieter und Gründe für die 
Ablehnung 
(6) Gründe für die Ablehnung von ungewöhnlich niedrigen Angeboten 
(7) Name des erfolgreichen Bieters/Auftragnehmers und Gründe für die Auswahl 
seines Angebots 
(8) beim nicht offenen Verfahren, Verhandlungsverfahren, wettbewerblichen Dialog 
und Innovationspartnerschaften die Auswahlgründe 
(9) gegebenenfalls die Gründe, aus denen auf die Vergabe eines Auftrags verzichtet 
werden soll 
(10) die Gründe, aufgrund derer mehrere Fach- oder Teillose zusammen vergeben 
werden sollen 
(11) die Gründe, warum der Auftragsgegenstand die Vorlage von 
Eignungsnachweisen erfordert (gegebenenfalls, warum in diesen Fällen 
Nachweise verlangt werden müssen, die über Eigenerklärungen hinausgehen)  
18.  Inkrafttreten 
Diese Dienstanweisung tritt am 01.08.2022 in Kraft. Zum gleichen Zeitpunkt tritt die seit 
01.07.2008 gültige Dienstanweisung außer Kraft. 
 
 
Darmstadt,  
DER MAGISTRAT 
 
 
 
Jochen Partsch 
Oberbürgermeister 
 
 
 
Anlage 1: Digitale Auftragsvergabe – Verfahrensablauf/Zuständigkeiten

Zeitlicher Ablauf
Verfahren         n    
Rechtsamt
SG Vergabe
Fachamt/
Eigenbetrieb
Rechtsamt
SG Vergabe
Fachamt/
Eigenbetrieb
Rechtsamt
SG Vergabe
Fachamt/
Eigenbetrieb
Rechtsamt
SG Vergabe
 
Fachamt/
Eigenbetrieb
Rechtsamt
SG Vergabe
Einstufiges
 Vergabe-
verfahren
Mehrstufiges 
Vergabe-
verfahren
3.1 
Teilnahme-
wettbewerb 
etc.(Bereitstellung 
notw. Unterlagen 
durch Hochladen 
auf die 
Vergabeplattform)
3.2 
Verfahrens-
durchführung und 
Auswahl 
geeigneter Bieter
3.3 
Veröffentlichungs-
vorschlag
(Bereitstellung der 
Vergabeunterlagen 
durch Hochladen 
auf die 
Vergabeplattform)
Rechtsamt - SG Vergabe
Anlage 1: Digitale Auftragsvergabe - Verfahrensablauf/Zuständigkeiten*
über die elektronische Vergabeplattform eHAD/AI-Vergabemanager
Fachamt/Eigenbetrieb
(Beratung durch das SG Vergabe  möglich)
1. Bedarfsermittlung/
Erstellung Leistungs-
verzeichnis/Eignungs- 
und 
Zuschlagskriterien, 
Ausführungs-
bedingungen,
Kostenschätzung/
Verfahrenswahl
2. Sicherstellung 
der Mittelfrei-
gabe/Zuschüsse/
Freigabe pro 
Gewerk/Los 
(außer Ergebnis-
haushalt)
3. Veröffentlichungsvorschlag
(Anlegen der digitalen Vergabeakte: Bereitstellung der 
Vergabeunterlagen inkl. Leistungsverzeichnis, geschätzte 
Kosten, technische Vorschriften, weitere für den Bieter 
erforderliche Unterlagen, Bestätigung der Mittelfreigabe, ggf. 
Hinweis auf Zuschüsse Dritter, Einstellung aller relevanten 
Informationien auf die eHAD-Plattform)
4. Vergabe-
rechtliche Prüfung 
der erstellten 
Vergabeakte und 
ggf. Korrektur-
veranlassung/ 
Fristenkontrolle/
Veröffentlichung 
der 
Ausschreibung 
national und ggf. 
auf EU-Ebene
5. Beantwortung 
der Bieterfragen 
ausschließlich 
über die Plattform
6. Submission: 
Digitale Eröffnung 
der Angebote/
Fristenkontrolle
7. Rechnerische 
und fachtechnische 
Prüfung der 
Angebote/
Eignungsprüfung/
Vergabevorschlag   
8. Vergabe-
vorschlag nach 
vergabe-
rechtlichen 
Kriterien prüfen 
und ggf. Korrektur-
veranlassung/
Fristenkontrolle/
Zustimmungs-
entscheidung**/
Vergabevermerk 
abschließen
9.  Einholung von 
Zustimmungen zum 
Vergabevorschlag/ 
Absagen nicht 
berücksichtigter 
Bieter und
Auftragserteilung
10. Veröffentlichung 
der Auftragsvergabe  
auf nationaler und 
ggf. EU-Ebene
11. 
Fachamt/Eigen-
betrieb führt die 
Meldung zur 
Vergabestatistik 
innerhalb von 60 
Tagen nach 
Zuschlagserteilung 
durch, danach ist 
das 
Vergabeverfahren 
abgeschlossen 
Grundsätzlich: 
Angefangene 
Verfahren sind 
immer zum 
Abschluss oder 
Abbruch zu 
bringen. 
Versenden der 
Daten zur 
Vergabestatistik 
gem. VergStatVO
12. Das SG 
Vergabe löscht  
abgeschlossene 
und abgebrochene 
Vergabeverfahren, 
welche über das 
SG Vergabe 
abgewickelt 
wurden, von der 
eHAD und 
speichert diese auf 
externen Systemen. 
Die eHAD ist keine 
Archivierungs-
plattform.
(13.) Das SG 
Vergabe ist für 
Verfahrens-
aufhebungen 
zuständig. 
Abstimmung mit 
dem SG Vergabe, 
welche Projekte 
anstehen und 
Beratung durch das 
SG Vergabe Sachgebiet Vergabe: Laufende Dokumentation des Vergabeverfahrens  (Vergabevermerk)
*    Die Abläufe/Zuständigkeiten stellen einen mustergültigen Ablauf von Vergaben nach HVTG, VOB (Bauleistungen) und nach HVTG, UVgO, VgV (Liefer-/Dienstleistungen) dar und beziehen sich auf beschränkte Ausschreibungen, öffentliche Ausschreibungen, offene Vergeabeverfahren und nichtoffene 
Vergabeverfahren. Die Zuständigkeitsverteilung im Ablaufdiagramm gilt ausdrücklich nicht für freihändige Verfahren und Verhandlungsvergaben bis 100.000 Euro, sowie alle weiteren Vergabeverfahren unter der vorgenannten Wertgrenze, welche ohne das SG Vergabe abgewickelt werden. Diese Verfahren 
sind vollständig durch die Fachämter/Eigenbetrieb und über 25.000 Euro geschätztem Auftragswert über die Vergabeplattform eHAD abzuwickeln. Die zuständigen Fachämter/Eigenbetriebe haben die vollständigen Vergabeverfahrensdaten nach Verfahrensabschluss von der Vergabeplattform zu löschen 
und auf externen Systemen zu speichern. Die eHAD-Vergabeplattform ist explizit keine Archivierungsplattform.
**  Wenn keine Zustimmung erfolgt, ist eine Entscheidung für oder gegen die Vergabe durch den/die zuständige Fachdezernent/in des beauftragenden Fachamtes und den/die zuständige Fachdezernentin des SG Vergabe herbeizuführen, 
näherere Bestimmungen sind in der Dienstanweisung für Vergaben geregelt.
 
Ein- und mehrstufige Verfahren unterscheiden sich im Punkt 3 und folgen in den weiteren Punkten einem gleichen Ablaufschema.
Verfahrensvorbereitung
1 9Prozessschritt 2 3 4 5 6 7 8
Korrekturabstimmung
Zuständigkeit
10 11
Korrekturabstimmung
Verfahrensabschluss
12/13