Bedarfsprüfung und Einleitung eines Vergabeverfahrens über RFID-Mifare-Ausweise für die Stadtbibliothek Köln

Die Oberbürgermeisterin 
Dezernat, Dienststelle 
VII/43 
 
Vorlagen-Nummer 
 0873/2018 
Freigabedatum 
05.04.2018  
Beschlussvorlage zur Behandlung in öffentlicher Sitzung 
Betreff 
Bedarfsprüfung und Einleitung eines Vergabeverfahrens  über RFID-Mifare-Ausweise für die 
Stadtbibliothek Köln 
Beschlussorgan 
Ausschuss Kunst und Kultur 
Gremium Datum 
 
Beschluss: 
Die Verwaltung wird ermächtigt, ein Vergabeverfahren zur Beschaffung von RFID-Mifare-Ausweisen 
für die Stadtbibliothek Köln durchzuführen.  
 
 
Ausschuss Kunst und Kultur 17.04.2018

2 
Haushaltsmäßige Auswirkungen 
 Nein 
 Ja, investiv Investitionsauszahlungen         € 
  Zuwendungen/Zuschüsse  Nein  Ja            % 
 Ja, ergebniswirksam Aufwendungen für die Maßnahme   160.000   € 
  Zuwendungen/Zuschüsse  Nein  Ja            % 
Jährliche Folgeaufwendungen (ergebniswirksam): ab Haushaltsjahr:       
a) Personalaufwendungen          € 
b) Sachaufwendungen etc.          € 
c) bilanzielle Abschreibungen         € 
Jährliche Folgeerträge (ergebniswirksam): ab Haushaltsjahr:       
a) Erträge          € 
b) Erträge aus der Auflösung Sonderposten         € 
Einsparungen: ab Haushaltsjahr:       
a) Personalaufwendungen          € 
b) Sachaufwendungen etc.          € 
Beginn, Dauer        
 
 
Begründung: 
Die Grundlage für die Arbeit einer modernen Bibliothek ist ein differenziertes und modular aufgebau-
tes Bibliotheksmanagementsystem, bestehend aus einer zugehörigen zeitgemäßen Bibliothekssys-
temsoftware und -hardware. Hinsichtlich der Bibliothekssystemsoftware erschien 2006 ein Wechsel 
aufgrund der damaligen wirtschaftlichen Situation des Anbieters Bibliomondo/Isacsoft unausweichlich 
und unaufschiebbar. Der aus dem Teilnehmerwettbewerb hervorgegangene Gewinner, die Firma 
Bond, konnte während des Migrationsprozesses 2006 bis 2008 die Anforderungen von 43 Stadtbiblio-
thek leider nicht erfüllen, sodass der Vertrag 2008 in beiderseitigem Einvernehmen aufgelöst wurde. 
Der bestehende Vertrag mit der Firma Bibliomondo/Isacsoft konnte im Anschluss zu verbesserten 
Konditionen erneuert werden und gilt bis heute. Mit Blick auf die beschriebenen Erfahrungen und die 
aktuelle Marktsituation ist ein Softwarewechsel derzeit nicht absehbar. 
Gleichwohl müssen Soft- und Hardware so modern und funktional wie möglich weiterentwickelt wer-
den. Vor diesem Hintergrund verfolgt die Stadtbibliothek das strategische Ziel, sich zunehmend durch 
die Nutzung von technischen Standards einhergehend mit dem Umstieg auf eine systemweite RFID-
Verbuchung unabhängiger von Bibliothekslösungs-Anbietern zu machen. Gleichzeitig verzeichnet die 
Stadtbibliothek Köln in der Zentralbibliothek und in den Stadtteilbibliotheken einen kontinuierlichen 
Zuwachs an Besuchern einhergehend mit einer zunehmenden Inanspruchnahme der Servicedienst-
leistungen vor Ort. Manche Leistungen sollen zukünftig vom Kunden selbstständig in Anspruch ge-
nommen werden können. Beispielsweise die Ausleihe hochwertiger Gegenstände wie Tablets oder 
Notebooks bzw. die Nutzung von Schließfächern, Kopierern, Scannern etc. muss selbständig und 
sicher ablaufen können. 
Dafür ist der Ersatz des bisherigen Magnetkartenausweises durch einen modernen RFID-Ausweis 
notwendig. Die aktuell genutzte Technologie ist veraltet, RFID-Ausweise werden im Gegensatz zu 
den Magnetkarten von allen Systemanbietern unterstützt, sind verschlüsselt, zukunftssicher und er-
möglichen mittel- und langfristig zusätzlich zur Medienausleihe die Nutzung von weiteren Service-
dienstleistungen vor Ort. Mittlerweile verfügen nahezu alle großstädtischen Bibliothekssysteme in

3 
Deutschland über RFID-Selbstbedienungsgeräte und statten ihre Nutzer zunehmend mit RFID-
Ausweisen aus. Geplant ist der vollständige Wechsel auf RFID-Ausweise vom Typ Mifare Desfire 
EV1. Die Benutzerausweise aller aktiven Bibliothekskundinnen und -kunden werden vor Ort in den 
Bibliotheken umgetauscht. Ab Beginn der Umtauschaktion (3. Quartal 2018) werden grundsätzlich nur 
noch Mifare-Ausweise ausgehändigt. Die bestehenden Selbstverbuchungsgeräte sowie ausgewählte 
Mitarbeiterarbeitsplätze werden zum Start der Umtauschaktion von Magnetkartenlesern auf Mifare-
Reader umgerüstet.  
Ein hierzu flankierendes Projekt der Stadtbibliothek bildet die Erweiterung der RFID-Selbstbedienung 
in den Stadtteilbibliotheken. Durch die Umsetzung beider Projekte wird die Grundlage für weitere Pro-
jekte im digitalen Kontext geschaffen. Dazu zählen u.a. das Open Library Konzept zur Erweiterung 
der Öffnungszeiten sowie intelligente Schließfächer für die Präsenznutzung von Notebooks, Tablets, 
Coding-Equipment u.v.m. 
 
Die geschätzten Einführungskosten für die RFID-Mifare-Ausweise inkl. Konzepterstellung, Lizenzen 
sowie notwendigen Readern und Writern betragen voraussichtlich 160.000 € brutto (131.834 € netto) 
und stehen im aktuellen Haushalt zur Verfügung.

14
142/2
0(A 03.2018
44
Einleitung eines Vergabeverfahrens und Abschluss eines Rahmenvertrages über  
RFID-Mifare-Ausweise für die Stadtbibliothek  
liier: Bedarfsprüfung, RPA Nummer 142/25/09/18
Voraussichtliche Auftragssumme: 160.000,00 € netto / 190.400,00 € brutto
Sehr geehrte Damen und Herren,
gegen das Ergebnis der Bedarfsprüfung vom 19.03.2018 bestehen keine Bedenken.
Es ist nachvollziehbar dargelegt, dass die stadtweite Einführung der RFID-Technologie mit 
RFID-Benutzerausweisen und der geplanten flächendeckenden Einführung von Selbstverbu-
cherterminals zu SynergteeffektenLurrd einer erhöhten Kundenzufriedenheit beiträgt.
Mit freundlichen Grüßen