Beantwortung der Anfrage AN/0736/2026 der SPD-Fraktion vom 29.04.2026 betreffend „Sachstand zur Umsetzung des Erprobungsraums – Gibt es Erkenntnisse für die Gesamtverwaltung?“

Dezernat, Dienststelle  
V/50 
 
Vorlagen-Nummer 02.06.2026 
 1322/2026 
Beantwortung einer Anfrage nach § 4 der Geschäftsordnung  
öffentlicher Teil 
Gremium Datum 
Ausschuss Soziales, Gesundheit, Seniorinnen und Senioren 11.06.2026 
 
Beantwortung der Anfrage AN/0736/2026 der SPD-Fraktion vom 29.04.2026 betreffend 
„Sachstand zur Umsetzung des Erprobungsraums – Gibt es Erkenntnisse für die 
Gesamtverwaltung?„ 
Die SPD-Fraktion stellt folgende Anfragen an die Verwaltung: 
1. Welche konkreten Ziele verfolgt die Verwaltung mit der Einrichtung des Er-
probungsraums (z. B. Rückstandsabbau, Reduzierung von Bearbeitungszei-
ten, Verbesserung der Erreichbarkeit oder Bewältigung steigender Fallzahlen 
usw.), und anhand welcher Kriterien wird die Zielerreichung bewertet?  
Die Verwaltung antwortet wie folgt: 
Die Einrichtung des Erprobungsraums ist die strategische Antwort der Verwaltung 
auf die derzeit massiven strukturellen Herausforderungen, sowie die der kommen-
den Jahre:  
- Auswirkungen des demografischen Wandels (ca. 20 % der Mitarbeitenden ge-
hen in den nächsten fünf Jahren in den Altersruhestand)  
- Fachkräftemangel 
- Personaleinsparmaßnahmen 
- weiter ansteigende Fallzahlen 
Das Primärziel ist die Sicherstellung des Existenzminimums unter erheblich er-
schwerten Rahmenbedingungen. 
Durch eine zunehmend differenzierte Gesetzgebung und gesellschaftliche Verän-
derungen ist die Fallbearbeitung im Sozialrecht deutlich komplexer geworden. Die-
sen Entwicklungen muss Rechnung getragen werden, um die permanente hohe 
Auslastung der Mitarbeitenden abzufangen. Der derzeit durchschnittliche Auslas-
tungsgrad in den Außenstellen liegt bei ca. 120%, Tendenz steigend. Mit der Neu-
ausrichtung der Personalstrategie sind zusätzliche Personaleinsparungen nicht 
auszuschließen. 
Mit der geplanten Zentralisierung der Leistungsbearbeitung aller Außenstellen sol-
len durch eine spezialisierte Fallbearbeitung Synergieeffekte ermöglicht werden,

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die in kleinen, dezentralen Einheiten nicht abbildbar sind.  
Im Vorgriff auf eine vollständige Zentralisierung der Leistungsbereiche der Außen-
stellen wurde im Rahmen des Erprobungsraums die Struktur der Fallbearbeitung in 
Servicebüro (Frontoffice) und Leistungsbereich (Backoffice) geändert. An dem Er-
probungsraum sind bisher nur die Außenstellen Kalk und Mülheim beteiligt. 
In den Bezirksrathäusern Kalk und Mülheim gibt es jeweils ein Servicebüro. Hier 
erfolgt die Aufnahme der Neuanträge, die Beratung der Antragstellenden und Be-
arbeitung aller Neuanträge bis zur Zahlbarmachung.  
Die Leistungsbereiche für die Stadtbezirke Kalk und Mülheim arbeiten zentral in 
Mülheim. Hier werden die laufenden Fälle betreut. Grundsätzlich erfolgen im Leis-
tungsbereich keine Vorsprachen, damit die Mitarbeitenden sich auf die Bearbei-
tung konzentrieren und die freiwerdenden Ressourcen für eine kürzere Bearbei-
tungszeit nutzen können.  
Mit dem Erprobungsraum und der geplanten Zentralisierung der Leistungsbereiche 
werden folgende Ziele verfolgt: 
- Bewältigung steigender Fallzahlen 
- Ausweitung und Verbesserung der Qualität der Beratungsleistungen (u. a. 
rechtskreisübergreifende Beratung) 
- Weitere Digitalisierung der Verwaltungsvorgänge (u. a. Online Beratung, E-
Akte) 
- Bestenfalls Reduzierung der Bearbeitungszeiten 
- Mitarbeiter*innenzufriedenheit / attraktiver Arbeitgeber 
Kriterien zur Bewertung der Zielerreichung sind insbesondere: 
- die Entwicklung der Bearbeitungszeiten bei Neuanträgen, 
- die Veränderung der Auslastung und Arbeitsbelastung in den Organisationsein-
heiten, 
- sowie die Ergebnisse von Bürger*innenbefragungen, mit denen die wahrge-
nommene Servicequalität und Erreichbarkeit bewertet werden. 
Die Bürger*innenbefragungen werden aktuell im Rahmen eines Projektes in Ko-
operation mit Studierenden der Hochschule für Polizei und öffentliche Verwaltung 
(HSPV) vorbereitet und zeitnah durchgeführt. 
Parallel dazu erfolgt eine Organisationsuntersuchung durch das Personal- und 
Verwaltungsmanagement, in deren Rahmen die bestehenden Strukturen im Erpro-
bungsraum umfassend analysiert werden. Ziel ist es, eine belastbare Grundlage 
für eine bedarfsgerechte Personalbemessung und eine zukunftsfähige Organisati-
onsstruktur zu schaffen, da die letzte grundlegende Untersuchung dazu bereits 
längere Zeit (über 20 Jahre) zurückliegt. 
Ein wesentlicher Erfolgsfaktor für die Zielerreichung ist zudem eine auskömmliche 
Personal- und Raumausstattung sowie der Fortschritt bei der Digitalisierung von 
Prozessen. Der Erprobungsraum ermöglicht es, unabhängig vom aktuellen Stand 
der Digitalisierung bereits jetzt organisatorische Verbesserungen zu testen, prakti-
sche Erfahrungen zu sammeln und Abläufe zu optimieren.

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2. Welche Dienststellen, Fachbereiche und Mitarbeitendenvertretungen waren 
in die Vorbereitung, Umsetzung und Evaluation des Erprobungsraums einge-
bunden? 
Die Verwaltung antwortet wie folgt: 
In die Vorbereitung, Umsetzung und begleitende Evaluation des Erprobungsraums 
waren verschiedene interne Stellen sowie Interessenvertretungen frühzeitig und 
fortlaufend eingebunden. 
Hierzu zählen: 
- das Personal- und Verwaltungsmanagement, insbesondere im Hinblick auf or-
ganisatorische Fragestellungen und die laufende Organisationsuntersuchung, 
- der örtliche Personalrat und die Gesamtschwerbehindertenvertretung, mit dem 
ein regelmäßiger Austausch zu den Maßnahmen und deren Auswirkungen auf 
die Beschäftigten erfolgt, 
- eine Vertretung der Seniorenberatung, insbesondere mit Blick auf die Auswir-
kungen auf die Zielgruppe, 
- sowie das Amt für die Gleichstellung von Frauen und Männern. 
Ergänzend erfolgt eine Begleitung durch das Innovationsbüro, mit dem regelmäßig 
Austauschtermine stattfinden. In diesem Rahmen werden der aktuelle Umset-
zungsstand reflektiert sowie Hinweise und Empfehlungen für die weitere Gestal-
tung des Prozesses aufgenommen. 
Die Einbindung der vorgenannten Stakeholder erfolgt als fortlaufender Prozess, 
um Transparenz zu gewährleisten und unterschiedliche Perspektiven in die Weiter-
entwicklung des Erprobungsraums einfließen zu lassen. 
 
3. Welche Rückmeldungen liegen bisher dazu vor, wie die veränderten Abläufe 
und Strukturen von den Mitarbeitenden und Bürger*innen angenommen wer-
den?  
Die Verwaltung antwortet wie folgt: 
Der Erprobungsraum befindet sich derzeit noch in der Umsetzungsphase, sodass 
belastbare abschließende Ergebnisse zur Akzeptanz bei Mitarbeitenden und Bür-
gerinnen und Bürgern noch nicht vorliegen. Gleichwohl werden bereits fortlaufend 
Rückmeldungen erhoben und ausgewertet. 
Im Vorfeld der Einführung wurden verschiedene Beteiligungsformate mit den Mitar-
beitenden durchgeführt. Hierzu zählen unter anderem Informationstermine, 
Sprechstunden sowie Workshops zur gemeinsamen Erarbeitung eines tragfähigen 
Startsettings und einer nachhaltigen Struktur. Ziel war es, Hinweise und Perspekti-
ven der Beschäftigten frühzeitig in die Ausgestaltung einzubeziehen. 
Auch während der laufenden Erprobung wird die Rückmeldung der Mitarbeitenden 
systematisch erfasst. Dies erfolgt unter anderem durch: 
- regelmäßige Austauschformate und Veranstaltungen, 
- fortlaufende Gespräche mit den Führungskräften, 
- sowie durch Einzelinterviews mit der Sachgebietsleitung.

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Die bisherigen Rückmeldungen betreffen insbesondere Aspekte der Arbeitsorgani-
sation, der Prozesse sowie individuelle Belastungssituationen. Diese Hinweise 
werden kontinuierlich aufgenommen und fließen unmittelbar in die Weiterentwick-
lung des Erprobungsraums ein. 
Ein Teil der Mitarbeitenden bewertet die neuen Strukturen und Abläufe bereits po-
sitiv, insbesondere im Hinblick auf klarere Zuständigkeiten und die verbesserte Ar-
beitsorganisation. Gleichzeitig werden auch Hinweise auf bestehende Herausfor-
derungen und Anpassungsbedarfe gegeben. 
Weiterhin wurden Unsicherheiten in Bezug auf mögliche stadtweite Personalein-
sparungsmaßnahmen geäußert, welche den Erfolg des Projektes gefährden wür-
den. 
Wie oben bereits genannt ist vorgesehen, die Perspektive der Bürgerinnen und 
Bürger im Rahmen einer strukturierten Befragung zu erheben, um insbesondere 
die wahrgenommene Servicequalität und Erreichbarkeit bewerten zu können. 
 
Diese unterschiedlichen Rückmeldungen sind im Kontext eines laufenden Verän-
derungsprozesses zu erwarten. Die Einführung neuer Strukturen geht erfahrungs-
gemäß zunächst mit Unsicherheiten sowie Anpassungs- und Klärungsbedarfen 
einher. 
 
4. Welche weiteren Schritte sind nach der Etablierung vorgesehen?  
Die Verwaltung antwortet wie folgt: 
Als weiterer Schritt in der Entwicklung des Erprobungsraum und der zentralisierten 
Strukturen werden die beiden Leistungsbereiche organisatorisch zusammenge-
fasst. Dies ermöglicht allen Mitarbeitenden des Erprobungsraums Zugriff auf den 
Datenbestand beider Außenstellen. Darüber hinaus ist eine Fusionierung der Ak-
tenbestände geplant. 
Perspektivisch sollen die Leistungsbereiche aller Außenstellen an zwei Standorten 
zentralisiert werden, vorbehaltlich der erforderlichen Raumkapazitäten. Korrespon-
dierend hierzu werden in allen Bezirksrathäusern Servicebüros eingerichtet, um 
die persönliche Erreichbarkeit vor Ort in den Stadtbezirken sicherzustellen. 
Im Bereich der Servicebüros ist langfristig eine Ausweitung der Öffnungszeiten und 
eine rechtskreisübergreifende Beratung unter Hinzuziehung von weiteren Fachbe-
reichen des Amtes für Soziales, Arbeit und Senioren vorstellbar, die perspektivisch 
um andere Ämter oder Behörden erweitert werden könnte.

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5. Welche Erkenntnisse aus dem Erprobungsraum werden für weitere Organi-
sationsentwicklungen innerhalb des Amtes 50 bzw. der Gesamtverwaltung 
herangezogen, und sind vergleichbare Modelle bereits in anderen Bereichen 
geplant oder umgesetzt? 
Die Verwaltung antwortet wie folgt: 
Aktuell werden testweise Sprechzeiten der Betreuungsbehörde des Amtes für So-
ziales, Arbeit und Senioren im Erprobungsraum angeboten. Die Integration weite-
rer Bereiche ist vorstellbar, jedoch über die derzeitigen Raumkapazitäten begrenzt. 
Ziel ist hier, die Ermittlung, welches erweiterte Leistungsangebot aus Sicht der 
Bürger*innen sinnvollerweise in das Servicebüro aufgenommen wird.  
Mögliche Synergieeffekte für andere Bereiche werden geprüft. 
Diese Entwicklung greift korrespondierende Überlegungen zur Sozialstaatsreform 
auf.  
 
Gez. Dr. Rau