Außerplanmäßige Ausgaben gem. § 100 HGO in Verbidung mit 3.4.7 DAH hier: Einnahmeverwaltung OpenProsoz, Statistikmodul OpenProsoz Grundsicherung SGB XII und Lizenzen OpenProsoz Fachdienst Eingliederungshilfe Jugendamt (SGB XII)

Magistratsvorlage 
 
Eingang Magistrats- 
geschäftsstelle: 
09.09.2014 
an den Magistrat 
 
  zur Kenntnis 
   zur Beschlussfassung 
 
Beteiligt vor  
Magistratsbeschlussfassung:  
Dezernat V Dezernat IV 
Dezernat I 
an die Stadtverordnetenversammlung 
 
  OBW zur Befassung 
   zur Kenntnis 
   zur Beschlussfassung 
   zur abschließenden Beschluss- 
       fassung Fachausschuss 
 
Amt: Amt für Soziales 
und Prävention 
Behandlung in  
öffentl. Sitzung 
Ja 
 
Nein 
 
 OBW bei abschl. 
Beschlussfassung Magistrat 
 
 
 
Ja 
 
Nein  
Internetfähig     
Verteiler: 
 
 
 
Vorlage-Nr. 2014/0321 
 
Magistratsbeschluss-Nr. 
  
 
Produkt-Nr.:  311600/311300 
Kostenstelle:  050-002-1000/051-002-1020 Investitionsnummer:  14050-2004 /10051-2001  
Kostenträger:  3116-10/3113-21 Sachkonto:  0241010/6166210 
 
Betreff: Außerplanmäßige Ausgaben gem. § 100 HGO in Verbidung mit 3.4.7 DAH 
hier: Einnahmeverwaltung OpenProsoz, Statistikmodul OpenProsoz Grundsicherung 
SGB XII und Lizenzen OpenProsoz Fachdienst Eingliederungshilfe Jugendamt (SGB 
XII) 
 
Vorlage vom: 08.09.2014 
 
Beschlussvorschlag : 
1.  Der Magistrat stimmt dem Erwerb der Einnahmeverwaltung OpenProsoz der Firma Prosoz 
Herten GmbH zum Kassenprogramm Infoma, sowie der erforderlichen Lizenzen zu.  
 
2.  Die Verwaltung wird mit der Umsetzung beauftragt. 
 
3.  Die notwendigen Mittel in Höhe von einmalig 28.800,00 Euro im HH-Jahr 2014 werden 
unter 050-002-1000, SK 0241010, Invest.-Nr. 14050-2004, KT 3116-10 etatisiert.  
 
4.  Die notwendigen jährlichen Kosten des Systembetriebes für Wartung/Pflege ab dem 
01.01.2015 in Höhe von 9.000,00 Euro werden unter den Kostenstellen 050-002-1000 KT 
3116-10, Sachkonto 6166210 in den HH 2015 ff. etatisiert.

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5.  Der Magistrat stimmt dem Erwerb eines Statistikmoduls OpenProsoz Grundsicherung 
Kapitel 4 SGB XII zu. 
 
6.  Die notwendigen Mittel in Höhe von einmalig 15.000,00 Euro im HH-Jahr 2014 werden 
unter 050-002-1000, SK 0241010, Invest.-Nr. 14050-2004, KT 3116-10 etatisiert.  
 
7.  Der Magistrat stimmt dem Kauf von acht OPEN/Prosoz Lizenzen für den Fachdienst 
Eingliederungshilfe des Jugendamtes zu. 
 
8.  Die Mittel in Höhe einmalig von 22.110,00 Euro (inkl. Erstschulung und Softwareanpassung 
Fallmanagement) werden unter der Kostenstelle 051-002-1020, KT 3113-21, SK 0241010, 
Investitionsnummer 10051-2001, im HH-Jahr 2014 bereitgestellt. 
 
9.  Die notwendigen Haushaltsmittel für Pflege und Wartung ab dem HH-Jahr 2015 ff. in Höhe 
von jährlich 6.600,00 Euro werden unter der Kostenstelle 051-002-1020, KT 3113-21, SK 
6166210 bereitgestellt. 
 
10.  Als Deckungsmittel für die Punkte 3., 6. und 8. dieser Vorlage (65.910 Euro) stehen die 
bislang noch gesperrten Mittel unter 050-000-0001, SK 7128000, KT „Verteilung“ zur 
Verfügung. Die Freigabe wird beantragt. 
 
 
Anlagen:   
 
Datenschutzrelevante Anlage:  
 
Folgekosten:    Ja    Nein 
 
Beschluss des Magistrats vom

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Begründung zur Magistratsvorlage vom 08.09.2014 
 
 
Einnahmeverwaltung OpenProsoz: 
 
Die Umsetzung der Auszahlung der Sozialhilfeleistungen aus dem SGB XII erfolgt bereits 
durch das Programm Openprosoz der Firma Prosoz Herten GmbH. Mit diesem Programm 
werden durch die Sachbearbeitung im Amt für Soziales und Prävention die Zahlungen 
unmittelbar durch eine Kassenschnittstelle zu Infoma zur Auszahlung gebracht. Ein 
effizientes Arbeiten ohne aufwändige manuelle Buchungsabläufe führt seit Jahren dazu, dass 
die Berechtigten zeitnah über ihre Sozialhilfeleistungen verfügen. Eine Optimierung dieser 
Arbeitsabläufe hat im Bereich der Auszahlungen schon stattgefunden.  
 
Im Gegensatz dazu, werden die Rückeinnahmen, wie zum Beispiel Erstattungen des 
Rententrägers oder der Krankenkassen, durch manuelle Anordnungen vereinnahmt, mit der 
Folge, dass es hier ämterübergreifend längere und verwaltungsaufwändigere Abläufe 
benötigt, bis die Einnahmen verbucht sind. Auch eine transparente Zuordnung der 
Einnahmen zu den leistungsberechtigten Personen getrennt nach Personenkreisen der 
einzelnen Hilfeleistungen ist mit deutlichem Verwaltungsaufwand zwischen dem Amt für 
Soziales und Prävention und der Finanzverwaltung verbunden, der über eine 
Einnahmeschnittstelle effizienter gestaltet werden kann. 
 
Seit 2014 werden der Wissenschaftsstadt Darmstadt die Transferleistungen der 
Grundsicherung im Alter und bei Erwerbsminderung durch den Bund zu 100% erstattet. Im 
Jahr 2014 werden dies voraussichtlich 14 Millionen Euro sein. Diese Leistungen werden 
durch das Amt für Soziales und Prävention im Rahmen der Bundesauftragsverwaltung 
erbracht und erfordern bei der vierteljährlichen Abrechnung mit dem Bund eine passgenaue 
haushaltsrechtlich transparente Aufstellung. Die Ausgaben und Einnahmen müssen zu den 
jeweiligen Personenkreisen zugeordnet werden, was derzeit aufgrund der fehlenden 
Einnahmeschnittstelle nur mit händischer Ermittlung der Finanzdaten aus dem NSK gelingt.  
 
Um diese erheblichen Einnahmen für die Wissenschaftsstadt gesichert geltend machen und 
Revisionsprüfungen des Bundes stand halten zu können, ist es daher erforderlich, die 
Einnahmeverwaltung zu optimieren und effizient zu gestalten. 
 
Die Schnittstelle von Openprosoz zu Infoma bietet, ebenso, wie die bereits bestehende 
Ausgabeschnittstelle, alle erforderlichen Voraussetzungen, um insbesondere die 
Rückeinnahmen transparent zu zuordnen und die Transferleistungen entsprechend der 
Anforderungen des Bundes transparent und effizient abrechnen zu können.

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Das Personal im Bereich der Leistungssachbearbeitung im Amt für Soziales und Prävention 
ist mit dem Auszahlungsprogramm bereits vertraut, so dass sich die Umsetzung der 
Einnahmeverwaltung leicht realisieren lässt.  
 
Gleichzeitig wird mit der Umsetzung der Einnahmeschnittstelle der Aufwand an manuellen 
Anordnungen im Bereich der Leistungen des SGB XII deutlich reduziert und damit auch die 
in diesem Zusammenhang stehenden Kosten. Eine Auswirkung der Optimierungsmaßnahmen 
auf die personellen Strukturen in den, mit manuellen Anordnungen befassten Ämtern, ist 
nach der Umsetzung zu prüfen. 
 
Die Kassenschnittstelle  ermöglicht die unmittelbare Verwaltung und Anpassung der 
Einnahmen im Bereich der Leistungsgewährung des Sozialgesetzbuches – zwölftes Buch 
(SGB XII).  Die Umsetzung erfolgt durch die Software der Firma Prosoz Herten GmbH und die 
Schnittstelle von Openprosoz zu Infoma. 
  
Die Schnittstelle ermöglicht die differenzierte Zuordnung der Rückeinnahmen im Bereich der 
Leistungsgewährung des SGB XII. Damit kann die Abrechnung mit dem Bund im Rahmen der 
Bundesauftragsverwaltung für Leistungen der Grundsicherung im Alter und bei 
Erwerbsminderung sichergestellt werden. 
 
Finanzen 
: 
 
Einmalig HH-Jahr 2014:       
Schnittstelle 18.100,00 Euro  
Schulung   3.500,00 Euro 
Lizenzen   7.200,00 Euro     
Gesamt 28.800,00 Euro  
 
Laufend Wartung/Pflege ab HH-Jahr 2015: 
Schnittstelle      4.000,00 Euro 
Lizenzen            5.000,00 Euro 
Gesamt             9.000,00 Euro 
 
Die Maßnahme befindet sich zurzeit mit der Datenschutzbeauftragten der 
Wissenschaftsstadt Darmstadt im Abstimmungsprozess.

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Statistikmodul Grundsicherung Kapitel 4 SGB XII: 
 
Durch die Reform der Grundsicherung im SGB XII, welche die Kommunen in 
Bundesauftragsverwaltung erledigen, sind die statistischen Meldeerfordernisse ab 2015 
deutlich gestiegen und erfordern Anpassungen des Programms OPENPROSOZ der Firma 
PROSOZ Herten GmbH für die Datenübermittlung an die statistischen Ämter. Durch das neue 
Online-Meldeverfahren eSTATISTIK.core, das den Kommunen ab 2015 vorgeschrieben wird, 
sind diese Anpassungen zwingend erforderlich geworden. Die Firma PROSOZ Herten GmbH 
stellt ein Statistikmodul bereit, durch die die Zusammenstellung und Lieferung der Daten 
automatisiert über eSTATISTIK.core erfolgen kann. Das Modul steuert die korrekte Auswahl der 
für die jeweilige Statistik benötigten Daten und wandelt diese in das zur Übermittlung 
erforderliche Format um. Ein manuelles Ausfüllen der Fragebögen entfällt, wodurch der 
Meldeaufwand erheblich reduziert wird und die in diesem Zusammenhang stehenden Kosten. 
Dieses Statistikmodul muss käuflich erworben und implementiert werden. 
 
Die Kosten für das neue Statistikmodul belaufen sich auf geschätzte 15.000 Euro (Mitteilung 
der Firma Herten), da der Aufwand der Programmierung bisher noch nicht abschließend 
beziffert werden kann. 
 
OpenProsoz Lizenzen für den Fachdienst Eingliederungshilfe Jugendamt: 
 
Mit Schreiben vom 04.11.2013 hat das Hessische Statistische Landesamt über eine Änderung 
der Meldeverpflichtung nach § 11a Bundesstatistikgesetz ( BStatG ) hingewiesen. 
Nach § 11 a BstatG sind für den Bereich der Hilfen nach dem 3. Kapitel SGB XII zu einer 
Bundesstatistik Auskunftspflichtige seit August 2013 zur elektronischen Datenübermittlung 
verpflichtet. Da das bisher vom Jugendamt verwendete System ProSoz 14+ nur eine 
statistische Erhebung der Fälle nach dem SGB VIII ermöglicht, erfolgte in der Vergangenheit 
die statistische Erhebung und Übermittlung der Daten nach dem SGB XII manuell durch 
Ausfüllen von Erhebungsbögen. Mit dem Hessischen Statistischen Landesamt wurde für das 
Kalenderjahr 2013 und, aufgrund der zeitlichen Verzögerung bei der Umsetzung des Projektes 
bei der Stadt, auch für 2014 (Abgabe März 2015) letztmals eine manuelle Erhebung und 
Übermittlung vereinbart. Durch den Umstieg vom System ProSoz 14+ auf OPEN/ProSoz kann 
den Vorgaben aus dem BStatG ab dem 01.01.2015 Folge geleistet werden. 
 
Darmstadt, 08.09.2014 
V/HB 
 
Dezernat I   Dezernat IV    Dezernat V 
 
 
Jochen Partsch  Andre Schellenberg   Barbara Akdeni z 
Oberbürgermeister  Stadtkämmerer   Stadträtin