Ein Welcome-Desk Konzept für den Wirtschaftsstandort Köln

Die Oberbürgermeisterin 
Dezernat, Dienststelle  
IX/IX/3 
 
Vorlagen-Nummer  21.09.2022 
 3003/2022 
Mitteilung 
öffentlicher Teil 
Gremium Datum 
Wirtschaftsausschuss 22.09.2022 
Ausschuss Allgemeine Verwaltung und Rechtsfragen / Vergabe / Internationales 24.10.2022 
Integrationsrat 15.11.2022 
 
Ein Welcome-Desk Konzept für den Wirtschaftsstandort Köln 
Die KölnBusiness Wirtschaftsförderungs-GmbH hat  auf Grundlage des Ratsbeschlusses am 
05.05.2022 (TOP 3.1.7) auf Antrag der Fraktionen Bündnis 90/Die Grünen, CDU, FDP und 
Volt betreffend "Ein International Welcome Desk für Köln" (AN/0901/2022) ein erstes Grob-
konzept zur Etablierung eines Welcome-Desks in Köln erstellt.  
Ziel eines Welcome-Desk ist es, als zentrale Anlaufstelle für Fach- und Führungskräfte aus 
dem Ausland zu dienen – unabhängig ob es sich um Zuwander*innen aus Drittstaaten oder 
der Europäischen Union handelt. Das Welcome-Desk Strukturkonzept ist in vier Säulen ge-
gliedert, welche Dienstleistungen und Angebote für die Zielgruppen beinhalten. Gesamtziel-
gruppe sind Fach- und Führungskräfte aus dem Ausland sowie die Unternehmerschaft vor 
Ort, die Fachkräfte aus dem Ausland einstellen wollen und Begleitung im Gesamtprozess der 
Einwanderung benötigen. Es sollen keine Doppelungen in Beratungsangeboten geschaffen 
werden, sondern bestehende Angebote gebündelt, ergänzt und mit Informationen sinnvoll 
kommuniziert werden. Die o.g. inhaltlichen Säulen beinhalten eine mehrsprachige Webseite, 
die Zielgruppe Unternehmen, die Zielgruppe Talents (Fachkräfte) und das Thema Kooperati-
ons- und Akteursmanagement. 
 
Fachrelevante Stellen aus der städtischen Verwaltung wie das Amt der Oberbürgermeisterin, 
das Ausländeramt und das Amt für Integration und Vielfalt wurden beratend eingebunden. 
Das in der Anlage beigefügte Strukturkonzept ist als erster grober Entwurf aus der Perspekti-
ve der Wirtschaftsförderung zu verstehen, das einer ersten Beratung in den politischen Gre-
mien bedarf. Für eine mögliche weitere, detailliertere Ausarbeitung des Konzepts eines Wel-
come-Desks für Köln ist beabsichtigt, ein externes Fachbüro zu beauftragen. 
 
 
Gez. Haack

Grobkonzept International Welcome-Desk
Köln | 08.09.2022
Welcome to Cologne

1. Grundlage und Einordnung
2. Struktureller Aufbau (Grobkonzept)
3. Zusammenfassung
Inhalt: Ein international Welcome-Desk für Köln

1. Ein international Welcome-Desk für Köln: 
Grundlage und Einordnung

4Antrag AN/0901/2022 – Ein International Welcome Desk 
für Köln
• Der Fachkräftemangel ist eine akute Herausforderung für Unternehmen in Köln.
• Um einen positiven Beitrag für die Fachkräftezuwanderung nach Köln zu leisten, 
soll ein Welcome-Desk gegründet werden.
• Grundlage zur Erstellung eines Welcome-Desk Konzeptes ist der Beschluss des 
Rates der Stadt Köln in seiner Sitzung vom 5. Mai 2022.
• Das international Welcome-Desk soll als zentrale Institution  fungieren, um 
internationale Fach- und Führungskräfte zu gewinnen und ihre Ankunft im Kölner 
Welcoming-Ökosystem zu erleichtern.
• Im Vergleich zu anderen Städten, besitzt Köln kein städtisches Welcome-Desk.

Benchmarking: Städte, die bereits Welcoming-Desks betreiben
Berlin
Reason Why Berlin –
https://reason-why.berlin /
Die Inhalte der Website sind ausschließlich auf Englisch. 
Vorrangige Aufgabe der Seite ist das Standortmarketing 
für Berlin. Die Website richtet sich sowohl an 
Startups/Businesses als auch Talents.
Talent Berlin -
www.talent -berlin.de
Die Inhalte der Website sind auf Deutsch und Englisch 
verfügbar. Talent Berlin dient vorrangig dem Support 
(ausländischer) Talents (Arbeite in Berlin, Lebe in Berlin, 
Neu in Berlin). Dient außerdem dem Standortmarketing 
(Komme nach Berlin).
App.Welcome.Berlin
Die Web-App der Wirtschaftsförderung Berlin dient zur 
Unterstützung aller Menschen, die in Berlin leben und 
arbeiten wollen. 
Kopenhagen
Copenhagen Capacity –
https://www.copcap.com/
Die Inhalte der Website sind auf Englisch,
Dänisch, Deutsch und Japanisch verfügbar. 
Die Landingpage ist auf Englisch. Die Seite dient dem 
Standortmarketing, der Vorab-Information, sowie dem 
Support ausländischer Unternehmen, Investoren und 
Talents.
Düsseldorf/Mettmann
Expat Service Desk -
www.expatservicedesk.de
Die Website dient zum einen Expats, die nach 
Düsseldorf kommen. Zum anderen dient die Website 
aber auch Unternehmen bei allen Fragen rund um das 
Thema Expats. Die Website ist auf Deutsch und 
Englisch verfügbar.
London
London Touchdown Membership Package -
https://business.london/inve st/get-started/co-
working
Kooperation zwischen London & Partners 
(Wirtschaftsförderung) und First Office Hub. 
Als „Klient“ von London & Partners ist es 
möglich Coworking-Arbeitsplätze vergünstigt bei First 
Office Hub anzumieten.
Nürnberg
Welcomecard und 
Willkommenspaket Metropolregion Nürnberg
https://allianz -pro-
fachkraefte.de/files/2016/07/160721_WelcomeCard-
und-WillkommensPaket.pdf
Das Welcome Package der Region Nürnberg. Richtet sich 
direkt an Unternehmen und
soll ihnen als Personalmarketing -Tooldienen.
Brüssel
Expat welcomedesk (commissioner.brussels)
Mit mehr als 25 Jahren Erfahrung bietet der Expat 
Welcome Desk (EWD) all jenen Fachkräften 
Unterstützung, die nach Brüssel kommen, um in oder im 
Umfeld der europäischen und internationalen Institutionen 
zu arbeiten.
Essen
Welcome - und ServiceCenter Essen (WSC) -
Welcomecenter (essen.de)
Das WSC dienst als Ansprechpartner sowie Lotse für 
ausländische Fachkräfte. Melde- und 
ausländerrechtlichen Angelegenheiten können beim 
WSC unmittelbar bearbeitet werden. Bei Bedarf, 
Weitervermittlung an Partner. Der WSC-Service ist 
kostenlos

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Auszug von 
Stakeholdern und 
Multiplikatoren im 
Welcoming-Ökosystem 
Köln hat als viertgrößte Stadt Deutschlands durch 
seine Weltoffenheit und eine große internationale 
Community bereits jetzt ein umfangreiches 
Welcoming-Ökosystem. Genau dieses System soll 
genutzt und zur Verfügung gestellt werden. Das 
Welcome-Desk soll somit als Katalysator zwischen 
internationalen Fachkräften und dem Welcoming-
Ökosystem in und rund um Köln dienen.

2. Ein international Welcome-Desk für Köln: Struktureller 
Aufbau (Grobkonzept)

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• Nachfolgendes Strukturkonzept ist in vier Säulen gegliedert, welche die Dienstleistungen und Angebote beinhalten, die ein Welcome-Desk zur Verfügung stellen
sollte.
• Gesamtzielgruppe sind Fach- und Führungskräfte aus dem Ausland – sowie die Unternehmerschaft vor Ort, die Fachkräfte aus dem Ausland einstellen wollen und
Begleitung im Gesamtprozess der Einwanderung benötigen.
• Es sollen keine Doppelungen in Beratungsangeboten geschaffen werden, sondern bestehende Angebote gebündelt und mit Informationen sinnvoll ergänzt werden.
• Maßgebliche Säulen:
− Mehrsprachige Webseite
− Unternehmen
− T alents
− Kooperationsmanagement
Ein Welcome-Desk für Köln

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Customer Journey Map aus Sicht einer 
internationalen Fachkraft
Erster 
Ansprechpartner Ansprechpartner im 
formalen Prozess
Ansprechpartner 
zur Orientierung
Findungsphase
(Entscheidungsprozess)
Antragsphase Visum
(Formaler Prozess)
Einreisephase
(Orientierungsprozess)
Einlebephase
(Integrationsprozess)
Jobangebot/Arbeitsplatzsuche
Inf ormation über 
Deutschland/Köln
Familiennachzug Jobwechsel/
Weiterbildung
Behördengänge
Voraussetzungen bei 
(Nicht) -akademischem 
Abschluss
Inf ormationen zur 
Gleichwertigkeitsprüf ung
Inf ormation zum 
Einreiseprozess
Ansprechpartner 
zur Integration
Welcome to Cologne
Vorbereitung der 
Einreise
Suche nach 
Schulen/
Kindergärten
Niederlassung
Kontaktauf nahme 
Botschaf t/Konsulat
Erteilung
Visum durch
Deutsche Botschaf t oder 
Deutsches Generalkonsulat
Vorbereitung 
aller erf orderlichen 
Unterlagen
Orientierung 
in der Stadt
Welcome Desk
Erteilung
Auf enthaltsgenehmigung 
Ausländerbehörde Köln
Anmeldung Wohnsitz
in Köln
Zentrale Stelle f ür 
Fachkräf teeinwanderung 
(ZFE) in NRW

10Schritte zur Erlangung eines Aufenthaltstitels für 
Fachkräfte
*
* Vereinf achte Darstellung
Welcome Desk: Begleitung im Gesamtprozess

Struktureller Aufbau des Welcome Desk
Träger des Welcome-Desk
Welcome Desk 
UnternehmenMehrsprachiges Infoportal Talents (Fachkräfte) Kooperationsmanagement

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Mehrsprachige Webseite für int. 
Fachkräfte und Unternehmen vor Ort
Zielseiten für internationale Fachkräfte sowie 
für Unternehmen vor Ort mit grundsätzlichen 
Orientierungsnageboten und Vermittlung an 
weiterführende Netzwerkpartner*innen
Bündelung und Kommunizierung von 
bestehenden Angeboten
Säule: Unternehmen
Erster Ansprechpartner für Kölner
Unternehmen, die internationale
Fachkräfte einstellen wollen
(Behörden- und Netzwerklotse)
Analoge sowie digitale Beratung von 
Unternehmen zur Einstellung int. 
Fachkräfte
Guidance und Orientierung durch die 
bereits bestehenden Angebote 
anderer Institutionen
Bereitstellung von 
themenbezogenem 
Informationsmaterial
Säule: Talents
Erster Ansprechpartner und 
Informationsangebote für Fachkräfte als
Gesamtzielgruppe zur Einreise und 
Beschäftigungsaufnahme in Deutschland 
bzw. Köln. (Behörden- und Netzwerklotse)
Analoge sowie digitale Beratung von int. 
Fachkräften zur Einwanderung nach Köln
Guidance und Orientierung durch die 
bereits bestehenden Angebote anderer 
Institutionen
Bereitstellung von themenbezogenem 
Informationsmaterial
Dienstleistungen in den jeweiligen Säulen  (1/2)

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Säule: Kooperationsmanagement
Kooperationsmanagement mit relevanten 
Stakeholdern
Etablierung von Kooperationen und 
Veranstaltungsformaten
Nutzung des umfangreichen Welcoming-
Ökosystems zur schnellen Integration der 
Fachkräfte auf dem Stadtgebiet. Vernetzung von 
Fachkräften mit relevanten Akteur*innen sowie 
Unternehmen
Netzwerk- und Communityaustausch:
Eigene Informations- und Netzwerkveranstaltungen 
zur Kontaktpflege
Dienstleistungen in den jeweiligen Säulen (2/2)

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Säule Informationsbereitstellung, Website:
• Startphase: 2 Projektleiter TVÖD 13 und 100.000 € Sachmittel p.a. für 2 Jahre (Aufbau)
• dauerhaft 1 Projektleiterstelle und 30.0000 € Sachmittel p.a.
Säulen 2 bis 4: nicht bezifferbar
Grobe Abschätzung (ohne Gewähr) für den gesamten Welcome Desk:
• insgesamt vier Projektleiter (TVÖD 13) und 250.000 € Sachkosten p.a.
• Die genaue Erarbeitung des personellen und Sachmittel-Aufwandes muss Gegenstand einer weitergehenden Konzeption sein
Potenzieller Ressourcenaufwand (Schätzung)

3. Zusammenfassung

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• Das vorgestellte Strukturkonzept ist als erster grober Entwurf aus der Perspektive der Wirtschaftsförderung zu verstehen, der einer politischen Beratung und –
sofern zutreffend – im Anschluss einer weiteren Ausarbeitung bedarf.
• Hierbei sind noch nicht die Perspektiven von bspw. Ausländeramt oder Amt für Integration und Vielfalt berücksichtigt. Diese einzubeziehen, wird dringend empfohlen, 
um die Ganzheitlichkeit des Konzepts zu gewährleisten.
• Unabhängig von einem Welcome Desk wird KölnBusiness im Jahr 2023 ihren Internetauftritt um niedrigschwellige Erstinformationen für Unternehmen zum Thema 
„Lebenswerte Metropole Köln“ ergänzen, damit diese Argumente bei der Fachkräftegewinnung gebündelt auffinden und verwenden können.
• Ausblick: Um einen ganzheitlichen Blick auf das komplexe Thema eines Welcome-Desks zu erhalten, empfiehlt die Wirtschaftsförderung, die entsprechenden Stellen 
aus der Verwaltung sowie weitere relevante Stakeholder des Welcoming Ökosystems wie Agentur für Arbeit, Industrie- und Handelskammer, Handwerkskammer und 
weitere Institutionen in die Konzepterstellung einzubeziehen.
Zusammenfassung – Perspektive Wirtschaftsförderung

100% Einsatz für Köln.