Einfache Sprache als Verwaltungsstandard

Information zu Mitwirkungspflichten 
 
§ 60 SGB I 
(1) Wer Sozialleistungen beantragt oder erhält, hat 
1. alle Tatsachen anzugeben, die für die Leistung erheblich sind, und auf Verlangen des zuständigen Leis-
tungsträgers der Erteilung der erforderlichen Auskünfte durch Dritte zuzustimmen,  
2. Änderungen in den Verhältnissen, die für die Leistung erheblich sind oder über die im Zusammenhang 
mit der Leistung Erklärungen abgegeben worden sind, unverzüglich mitzuteilen,  
3. Beweismittel zu bezeichnen und auf Verlangen des zuständigen Leistungsträgers Beweisurkunden vor-
zulegen oder ihrer Vorlage zuzustimmen. 
(2) Soweit für die in Absatz 1 Nr. 1 und 2 genannten Angaben Vordrucke vorgesehen sind, sollen diese benutzt 
werden. 
 
Zu den Mitwirkungspflichten im Sinne von § 60 SGB I gehört u. a., dass ein Krankenhausaufenthalt  unver-
züglich (unmittelbar nach Ausstellung der ärztlichen „Verordnung von Krankenhausbehandlung“ bzw. nach 
Beendigung einer stationären Notfallbehandlung) anzuzeigen ist. 
 
Weiterhin wird darauf hingewiesen, dass Leistungsberechtigte nach dem 4. Kapitel, die sich länger als 4 Wo-
chen ununterbrochen im Ausland aufhalten, nach Ablauf der 4. Woche bis zu ihrer nachgewiesenen Rückkehr 
ins Inland keine Leistungen erhalten (§ 41a SGB XII). 
Ein ununterbrochener Auslandsaufenthalt bis zu 4 Wochen gilt als für den Leistungsanspruch unschädlich. 
Sofern der Auslandsaufenthalt länger als 4 Wochen dauert, ist der Zeitpunkt ihrer Rückkehr durch die L eis-
tungsberechtigten nachzuweisen, damit die ursprünglich bewilligten Leistungen ab Rückkehr weiter erbracht 
werden können. 
Daher wird empfohlen, Auslandsaufenthalte von mehr als vierwöchiger Dauer vor der Abfahrt schriftlich der 
zuständigen Dienststelle des Amtes fürSoziales, Arbeit und Senioren mitzuteilen. Das Datum der Rückkehr 
nach Deutschland ist durch geeignete Unterlagen konkret nachzuweisen, z.B. durch Vorlage von Reisedoku-
menten, Tankbelegen o.ä. Ohne derartige Nachweise können Leistungen erst ab dem Zeitpunkt einer persön-
lichen Vorsprache wieder erbracht werden. 
 
§ 66 SGB I 
(1) Kommt derjenige, der eine Sozialleistung beantragt oder erhält, seinen Mitwirkungspflichten nach den §§ 
60-62, 65 SGB I nicht nach und wird hierdurch die Aufklärung des Sachverhaltes erheblich erschwert, kann 
der Leistungsträger ohne weitere Ermittlung die Leistung bis zur Nachholung der Mitwirkung ganz oder 
teilweise versagen oder entziehen, soweit die Voraussetzungen der Leistung nicht nachgewiesen sind. 
Dies gilt entsprechend, wenn der Antragsteller oder Leistungsberechtigte in anderer Weise absichtlich die 
Aufklärung des Sachverhaltes erheblich erschwert. 
(2) Kommt derjenige, der eine Sozialleistung wegen Pflegebedürftigkeit, wegen Arbeitsunfähigkeit, wegen Ge-
fährdung oder Minderung der Erwerbstätigkeit oder wegen Arbeitslosigkeit beantragt oder erhält, seinen 
Mitwirkungspflichten nach §§ 62- 65 SGB I nicht nach und ist unter Würdigung aller Umstände mit Wahr-
scheinlichkeit anzunehmen, dass deshalb die Fähigkeit zur selbstständigen Lebensführung, die Arbeits -, 
Erwerbs- oder Vermittlungsfähigkeit beeinträchtigt oder nicht verbessert wird, kann der Leistungsträger die 
Leistung bis zur Nachholung der Mitwirkung ganz oder teilweise versagen oder entziehen.  
(3) Sozialleistungen dürfen wegen fehlender Mitwirkung nur versagt oder entzogen werden, nachdem der 
Leistungsberechtigte auf diese Folge schriftlich hingewiesen worden ist und seiner Mitwirkungspflicht nicht 
innerhalb einer ihm gesetzten angemessenen Frist nachgekommen ist.  
 
Informationen zum Schutz vor Kontenpfändung  
Seit dem 01.01.2012 gibt es einen Pfändungsschutz für Sozialleistungen nur noch auf einem Pfändungs-
schutzkonto (P-Konto). 
Sinnvoll ist dieses Kontoform nur für Personen die verschuldet sind.  
Jeder Kontoinhaber hat gegenüber seiner Bank einen Anspruch auf Umwandlung seines bestehenden Kontos 
in ein P-Konto bzw. auf die Einrichtung eines solchen.  
Die Umwandlung ist kostenfrei, die Kontoführung selbst nicht.Zur Umwandlung bzw. Einrichtung des Pfän-
dungsschutzkontos ist ein Antrag bei der Bank erforderlich. Jede Person darf nur ein P-Konto besitzen, dieses 
kann nur als Einzelkonto, d.h. auf den Namen einer Person geführt werden. 
Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an Ihre Bank.  
 
Anlage 1

Information zur Rücklagenbildung 
 
Die Regelleistungen des SGB XII umfassen den gesamten Bedarf für den notwendigen Lebensunterhalt und 
werden nach so genannten Regelsätzen gewährt. Diese decken die laufenden Kosten für Ernährung, Anschaf-
fungen wie Bekleidung, Wäsche, Schu he, Hausrat, besondere Anlässe etc. Dies bedeutet, dass Sie für vom 
Regelsatz umfasste einmalige Bedarfe monatlich aus dem Regelsatz entsprechende Rücklagen bilden müs-
sen. 
 
Ich habe die oben genannten Mitwirkungspflichten und der Verpflichtung zur Rücklage nbildung für 
einmalige Bedarfe aus dem Regelsatz zur Kenntnis genommen. Das Original wurde mir ausgehändigt. 
 
 
Köln, den ________________________________________________ 
 DATUM UNTERSCHRIFT GGF. DES EHEGATTEN 
 
 
Information für Versicherte i. S. v. § 5 Abs. 1 Nr. 13 / § 9 SGB V 
 
Im Rahmen der Gewährung von Leistungen nach dem 3. (Hilfe zum Lebensunterhalt) / 4. (Grundsicherung im 
Alter und bei Erwerbsminderung) Kapitel SGB XII werden die an die Kranken- / Pflegekasse zu entrichtenden 
Beiträge als Bedarf anerkannt. 
 
Die Beitragshöhe richtet sich nach den o. a. Leistungen und dem hierbei zu berücksichtigenden Einkommen. 
Somit benötigt die Kasse zur Beitragsberechnung Angaben zu den Einnahmen der / des Versicherten.  
 
Nach den Vorschriften zur Kranken-  und Pflegeversicherung ist die / der Versicherte verpflichtet, der Kasse 
Auskünfte über die Einkommensverhältnisse sowie Änderungen hierzu unverzüglich mitzuteilen und auf Ver-
langen der Kasse entsprechende Unterlagen vorzulegen. 
 
Hinweis für Versicherte mit Vereinbarung zwischen Stadt Köln und Kasse 
Damit der Kasse die notwendigen Angaben zur Beitragsfestsetzung zeitnah vorliegen und um einen unnötigen 
Aufwand für die / den Versicherte(n) zu vermeiden, wird die Stadt Köln der Kasse die sich aus der Sozialhilfe-
gewährung ergebenden Daten zu den Einnahmen unter Beachtung der hierfür maßgebenden Rechtsnorm (§ 
69 Abs. 1 Nr. 1 SGB X) regelmäßig übermitteln 
 
Hinweis für Versicherte ohne Vereinbarung zwischen Stadt Köln und Kasse  
Bei Eingang eines Beitragsbescheides der Kasse ist die umgehende Vorlage dieses Bescheides zur Prüfung 
der Beitragsübernahme erforderlich. Sofern die Beitragshöhe anhand der vorliegenden Daten über Einnahmen 
nicht nachvollziehen werden kann, wird die Stadt Köln der Kasse die sich aus der Sozialhilfegewährung erge-
benden Daten zu den Einnahmen unter Beachtung der hierfür maßgebenden Rechtsnorm (§ 69 Abs. 1 Nr. 1 
SGB X) übermitteln. 
 
Ich habe die oben genannte Information über die Weitergabe meiner für die Beitragsberechnung maß-
gebenden Daten zur Kenntnis genommen. Das Original wurde mir ausgehändigt. 
 
 
Köln, den  ______________________________________ 
 DATUM UNTERSCHRIFT DES VERSICHERTEN

Information zu Mitwirkungspflichten 
 
§ 60 SGB I 
(1) Wer Sozialleistungen beantragt oder erhält, hat 
1. alle Tatsachen anzugeben, die für die Leistung erheblich sind, und auf Verlangen des zuständigen Leis-
tungsträgers der Erteilung der erforderlichen Auskünfte durch Dritte zuzustimmen,  
2. Änderungen in den Verhältnissen, die für die Leistung erheblich sind oder über die im Zusammenhang 
mit der Leistung Erklärungen abgegeben worden sind, unverzüglich mitzuteilen,  
3. Beweismittel zu bezeichnen und auf Verlangen des zuständigen Leistungsträgers Beweisurkunden vor-
zulegen oder ihrer Vorlage zuzustimmen. 
(2) Soweit für die in Absatz 1 Nr. 1 und 2 genannten Angaben Vordrucke vorgesehen sind, sollen diese benutzt 
werden. 
 
Zu den Mitwirkungspflichten im Sinne von § 60 SGB I gehört u. a., dass ein Krankenhausaufenthalt  unver-
züglich (unmittelbar nach Ausstellung der ärztlichen „Verordnung von Krankenhausbehandlung“ bzw. nach 
Beendigung einer stationären Notfallbehandlung) anzuzeigen ist. 
 
Weiterhin wird darauf hingewiesen, dass Leistungsberechtigte nach dem 4. Kapitel, die sich länger als 4 Wo-
chen ununterbrochen im Ausland aufhalten, nach Ablauf der 4. Woche bis zu ihrer nachgewiesenen Rückkehr 
ins Inland keine Leistungen erhalten (§ 41a SGB XII). 
Ein ununterbrochener Auslandsaufenthalt bis zu 4 Wochen gilt als für den Leistungsanspruch unschädlich. 
Sofern der Ausla ndsaufenthalt länger als 4 Wochen dauert, ist der Zeitpunkt ihrer Rückkehr durch die Leis-
tungsberechtigten nachzuweisen, damit die ursprünglich bewilligten Leistungen ab Rückkehr weiter erbracht 
werden können. 
Daher wird empfohlen, Auslandsaufenthalte von mehr als vierwöchiger Dauer vor der Abfahrt schriftlich der 
zuständigen Dienststelle des Amtes fürSoziales, Arbeit und Senioren mitzuteilen. Das Datum der Rückkehr 
nach Deutschland ist durch geeignete Unterlagen konkret nachzuweisen, z.B. durch Vorlage von Reisedoku-
menten, Tankbelegen o.ä. Ohne derartige Nachweise können Leistungen erst ab dem Zeitpunkt einer persön-
lichen Vorsprache wieder erbracht werden. 
 
§ 66 SGB I 
(1) Kommt derjenige, der eine Sozialleistung beantragt oder erhält, seinen Mitwirkungspfli chten nach den §§ 
60-62, 65 SGB I nicht nach und wird hierdurch die Aufklärung des Sachverhaltes erheblich erschwert, kann 
der Leistungsträger ohne weitere Ermittlung die Leistung bis zur Nachholung der Mitwirkung ganz oder 
teilweise versagen oder entziehe n, soweit die Voraussetzungen der Leistung nicht nachgewiesen sind. 
Dies gilt entsprechend, wenn der Antragsteller oder Leistungsberechtigte in anderer Weise absichtlich die 
Aufklärung des Sachverhaltes erheblich erschwert. 
(2) Kommt derjenige, der eine Sozialleistung wegen Pflegebedürftigkeit, wegen Arbeitsunfähigkeit, wegen Ge-
fährdung oder Minderung der Erwerbstätigkeit oder wegen Arbeitslosigkeit beantragt oder erhält, seinen 
Mitwirkungspflichten nach §§ 62- 65 SGB I nicht nach und ist unter Würdigung all er Umstände mit Wahr-
scheinlichkeit anzunehmen, dass deshalb die Fähigkeit zur selbstständigen Lebensführung, die Arbeits -, 
Erwerbs- oder Vermittlungsfähigkeit beeinträchtigt oder nicht verbessert wird, kann der Leistungsträger die 
Leistung bis zur Nachholung der Mitwirkung ganz oder teilweise versagen oder entziehen.  
(3) Sozialleistungen dürfen wegen fehlender Mitwirkung nur versagt oder entzogen werden, nachdem der 
Leistungsberechtigte auf diese Folge schriftlich hingewiesen worden ist und seiner Mitwirkungspflicht nicht 
innerhalb einer ihm gesetzten angemessenen Frist nachgekommen ist.  
 
Informationen zum Schutz vor Kontenpfändung  
Seit dem 01.01.2012 gibt es einen Pfändungsschutz für Sozialleistungen nur noch auf einem Pfändungs-
schutzkonto (P-Konto). 
Sinnvoll ist dieses Kontoform nur für Personen die verschuldet sind. 
Jeder Kontoinhaber hat gegenüber seiner Bank einen Anspruch auf Umwandlung seines bestehenden Kontos 
in ein P-Konto bzw. auf die Einrichtung eines solchen.  
Die Umwandlung ist kostenfrei, die Kontoführung selbst nicht.Zur Umwandlung bzw. Einrichtung des Pfän-
dungsschutzkontos ist ein Antrag bei der Bank erforderlich. Jede Person darf nur ein P-Konto besitzen, dieses 
kann nur als Einzelkonto, d.h. auf den Namen einer Person geführt werden. 
Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an Ihre Bank.

Information zur Rücklagenbildung 
 
Die Regelleistungen des SGB XII umfassen den gesamten Bedarf für den notwendigen Lebensunterhalt und 
werden nach so genannten Regelsätzen gewährt. Diese decken die laufenden Kosten für Ernährung, Anschaf-
fungen wie Bekleidung, Wäsche, Schuhe, Hausrat, besondere Anlässe etc. Dies bedeutet, dass Sie für vom 
Regelsatz umfasste einmalige Bedarfe monatlich aus dem Regelsatz entsprechende Rücklagen bilden müs-
sen. 
 
Ich habe die oben genannten Mitwirkungspflichten und der Verpflichtung zur Rücklagenbildung für 
einmalige Bedarfe aus dem Regelsatz zur Kenntnis genommen. Das Original wurde mir ausgehändigt. 
 
 
Köln, den ________________________________________________ 
 DATUM UNTERSCHRIFT GGF. DES EHEGATTEN 
 
 
Information für Versicherte i. S. v. § 5 Abs. 1 Nr. 13 / § 9 SGB V 
 
Im Rahmen der Gewährung von Leistungen nach dem 3. (Hilfe zum Lebensunterhalt) / 4. (Grundsicherung im 
Alter und bei Erwerbsminderung) Kapitel SGB XII werden die an die Kranken- / Pflegekasse zu entrichtenden 
Beiträge als Bedarf anerkannt. 
 
Die Beitragshöhe richtet sich nach den o. a. Leistungen und dem hierbei zu berücksichtigenden Einkommen. 
Somit benötigt die Kasse zur Beitragsberechnung Angaben zu den Einnahmen der / des Versicherten.  
 
Nach den Vorschriften zur Kranken-  und Pflegeversicherung ist die / der Versicherte verpflichtet, der Kasse 
Auskünfte über die Einkommensverhältnisse sowie Änderungen hierzu unverzüglich mitzuteilen und auf Ver-
langen der Kasse entsprechende Unterlagen vorzulegen. 
 
Hinweis für Versicherte mit Vereinbarung zwischen Stadt Köln und Kasse 
Damit der Kasse die notwendigen Angaben zur Beitragsfestsetzung zeitnah vorliegen und um einen unnötigen 
Aufwand für die / den Versicherte(n) zu vermeiden, wird die Stadt Köln der Kasse die sich aus der Sozialhilfe-
gewährung ergebenden Daten zu den Einnahmen unter Beachtung der hierfür maßgebenden Rechtsnorm (§ 
69 Abs. 1 Nr. 1 SGB X) regelmäßig übermitteln 
 
Hinweis für Versicherte ohne Vereinbarung zwischen Stadt Köln und Kasse 
Bei Eingang eines Beitragsbescheides der Kasse ist die umgehende Vorlage dieses Bescheides zur Prüfung 
der Beitragsübernahme erforderlich. Sofern die Beitragshöhe anhand der vorliegenden Daten über Einnahmen 
nicht nachvollziehen werden kann, wird die Stadt Köln der Kasse die sich aus der Sozialhilfegewährung erge-
benden Daten zu den Einnahmen unter Beachtung der hierfür maßgebenden Rechtsnorm (§ 69 Abs. 1 Nr. 1 
SGB X) übermitteln. 
 
Ich habe die oben genannte Information über die Weitergabe meiner für die Beitragsberechnung maß-
gebenden Daten zur Kenntnis genommen. Das Original wurde mir ausgehändigt.  
 
 
Köln, den  ______________________________________ 
 DATUM UNTERSCHRIFT DES VERSICHERTEN 
 
 
50-01-020    02/2020

Sie haben eine Sozialleistung beantragt. Damit ich Sie bestmöglich unterstützen 
und beraten kann, sind Sie verpflichtet, mir zu helfen. Das nennen wir 
Mitwirkungspflichten (§§ 60-62, § 65 SGB I). Das bedeutet, dass Sie:
Was passiert, wenn Sie Ihre Mitwirkungspflichten nicht erfüllen?
Teilen Sie es mir bitte sofort schriftlich mit, wenn sich etwas 
an Ihrer Situation ändert. Zum Beispiel:
wenn Sie mehr oder weniger Einkommen haben (Rente, Lohn und Ähnliches),
wenn sich etwas an Ihrer Miete ändert (Mieterhöhung, Nebenkostenabrechnung),
wenn Personen bei Ihnen Zuhause einziehen oder ausziehen,
wenn Sie umziehen möchten oder
wenn Sie für mehr als 4 Wochen ins Ausland reisen wollen. 
Dokumente abgeben (zum Beispiel eine Kopie von Ihrem Ausweis, 
Aufenthaltsstatus, Einkommensnachweis oder Rentenbescheid),
zu Terminen gehen,
alles mitteilen, was für Ihre beantragte Leistung wichtig sein könnte und
damit einverstanden sind, dass ich notwendige Informationen über Sie
bekomme (zum Beispiel von der Krankenkasse oder von der Rentenversicherung). 
Wichtige Informationen zu 
Ihren Sozialleistungen (Seite 1 von 2)
Sie bekommen dann keine Sozialleistungen, bis Sie zurück sind (§ 41a SGB 
XII). Sie müssen beweisen, wann Sie zurück nach Deutschland gekommen sind
(zum Beispiel durch einen Stempel im Pass oder Tickets). Wenn Sie das Datum 
Ihrer Rückreise nicht beweisen können, müssen Sie einen persönlichen Termin 
machen. Erst danach können Sie wieder Sozialleistungen bekommen.
Die Stadt Köln kann dann nicht entscheiden, ob Sie Sozialleistungen bekommen 
können. Die Stadt Köln kann Ihren Antrag ablehnen oder Ihre laufenden Leistungen 
stoppen, bis Sie die Angaben und Dokumente abgegeben haben(§ 66 SGB I).
Durch Ihre Mitwirkung kann ich Sie umfassend beraten und erkennen, 
ob Sie alle Leistungen bekommen, die Ihnen zustehen.
Bitte lesen Sie auch die Rückseite.
Anlage 2

Sparen Sie für größere Ausgaben
Als Teil Ihrer Sozialhilfe bekommen Sie jeden Monat eine bestimmte Summe 
Geld. Das nennen wir Regelsatz. Dieses Geld ist für Dinge gedacht, die Sie zum 
Leben brauchen. Dazu gehören zum Beispiel Lebensmittel und Hygieneartikel, 
aber auch Elektrogeräte, Kleidung oder Möbel. Sie bekommen also für größere 
Ausgaben kein zusätzliches Geld.
Wichtige Informationen zu 
Ihren Sozialleistungen (Seite 2 von 2)

Dezernat, Dienststelle  
I/112/0 
 
Vorlagen-Nummer 20.09.2023 
 2811/2023 
Mitteilung 
öffentlicher Teil 
Gremium Datum 
Ausschuss Allgemeine Verwaltung und Rechtsfragen / Vergabe / In-
ternationales 25.09.2023 
Ausschuss für Soziales, Seniorinnen und Senioren 16.11.2023 
 
Einfache Sprache als Verwaltungsstandard 
Der Rat von der Stadt Köln hat einen Beschluss gefasst: Die Verwaltung soll prüfen, ob Einfa-
che Sprache als Standard-Sprache in der ganzen Verwaltung eingeführt werden kann.  
Einfache Sprache ist leichter zu verstehen als die sogenannte Behörden-Sprache. Die Bürger 
und Bürgerinnen sollen die Arbeit von der Verwaltung dadurch besser verstehen.  
 
Außerdem soll so viel wie möglich von dem Ratsbeschluss umgesetzt werden. Man findet den 
Ratsbeschluss unter der Vorlagen-Nummer AN/1415/2021 im Ratsinformationssystem. Die 
Verwaltung informiert den Ausschuss Allgemeine Verwaltung und Rechtsfragen / Vergabe / 
Internationales mit dieser Mitteilung über die Fortschritte. 
 
Mehrere Personen haben am Anfang eine Gruppe gebildet. Diese Personen kommen aus ver-
schiedenen Ämtern: aus dem Personal- und Verwaltungsmanagement, aus dem Amt für Infor-
mationsverarbeitung, aus dem Amt für Presse- und Öffentlichkeitsarbeit und aus dem Amt für 
Integration und Vielfalt. In dieser Gruppe bringen sie ihr Wissen zusammen. Diese Gruppe 
nennt man auch Gremium von Experten und Expertinnen. Die Behindertenbeauftragte gehört 
auch zu diesem Gremium. Aus anderen Ämtern können weitere Personen Teil von dem Gre-
mium werden, wenn das notwendig ist. Auch Personen, die nicht bei der Stadtverwaltung ar-
beiten, können eingeladen werden und mitarbeiten.  
 
Die Verwaltung soll Einfache Sprache in Anschreiben und Formularen dort zuerst benutzen, 
wo es für die Bürger und Bürgerinnen besonders wichtig ist. Das hat das Gremium beschlos-
sen. In einem ersten Amt soll man testen, wie und wo man die Einfache Sprache am besten 
einsetzen kann. So etwas nennt man Pilotierung. Durch diese Pilotierung erkennt man, was 
die Bürger und Bürgerinnen wirklich brauchen. Auch für Schreiben und Formulare aus ande-
ren Ämtern ist das wichtig und eine große Hilfe. Für die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen in der 
Verwaltung kann Einfache Sprache auch wichtig sein. Wenn alle Menschen die Verwaltung 
besser verstehen, müssen die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen weniger erklären.  
 
Das Gremium der Experten und Expertinnen hat das Amt für Soziales, Arbeit und Senioren 
als erstes Amt vorgeschlagen. Dieses Amt kümmert sich um viele unterschiedliche Menschen. 
Deshalb ist es hier besonders wichtig, dass man in Einfacher Sprache schreibt.  
 
Die Sprache in der Verwaltung soll aber nicht nur verständlicher sein. Sie muss auch rechtlich 
sicher sein, also den Gesetzen entsprechen. Man muss deshalb genau prüfen, was geändert 
werden kann. Dafür finden im Amt für Soziales, Arbeit und Senioren sogenannte Formular-
werkstätten statt. Das Innovationsbüro hat diese Formularwerkstätten auf den Weg gebracht

2 
 
und geplant.  
 
In den Werkstätten arbeiten viele Personen aus den Aufgabenbereichen Recht, Anwendung 
der Fach-Software, Digitalisierung und Gestaltung als Teams zusammen. Sie schauen sich 
die Anschreiben und Formulare ganz genau an. Besonders die Formulare, die viele Kunden 
und Kundinnen bekommen. Die Teams verbessern die Anschreiben und Formulare und be-
achten dabei besonders die Regelungen zur Einfachen Sprache. Anschließend testen sie die 
neuen Anschreiben und Formulare. Dafür fragen sie die Kunden und Kundinnen von dem Amt 
für Soziales, Arbeit und Senioren, ob sie die neuen Anschreiben und Formulare gut verstehen. 
Die Test-Personen erklären, was sie gut finden oder was noch nicht so gut ist. Dadurch wer-
den die Anschreiben und Formulare immer besser.  
 
Ein gutes Beispiel von einem Informations-Schreiben ist in der Anlage 1. Alle Kunden und 
Kundinnen bekommen dieses Informations-Schreiben vom Amt für Soziales, Arbeit und Seni-
oren. Aus diesem komplizierten Schreiben haben die Teams in der Formularwerkstatt ein 
neues Schreiben gemacht. Das ist in der Anlage 2. Das neue Schreiben ist in Einfacher Spra-
che geschrieben. Man kann es viel besser verstehen als das alte Schreiben.   
 
Die Teams arbeiten in den Formularwerkstätten auch an Vorlagen und Mustern. Diese Vorla-
gen und Muster sollen Beispiele für alle Ämter sein. Außerdem entwickeln die Mitarbeiter und 
Mitarbeiterinnen Arbeitsanweisungen. Die helfen dabei, weitere Anschreiben und Formulare 
einfacher zu machen. Alle neuen Anschreiben und Formulare werden immer sofort getestet. 
Die Formularwerkstätten verlaufen sehr erfolgreich.  
 
Die Ergebnisse aus allen Formularwerkstätten im Amt für Soziales, Arbeit und Senioren wer-
den im Herbst 2023 zusammengefasst. Hierfür planen das Innovationsbüro und das Personal- 
und Verwaltungsmanagement einen sogenannten Inkubator. Der Inkubator ist eine Arbeits-
form von dem Innovationsbüro. Viele Menschen mit unterschiedlichem Wissen arbeiten zu-
sammen an einem wichtigen Thema aus der Verwaltung. Sie kommen aus mehreren unter-
schiedlichen Ämtern und arbeiten in Teams. Alle Teams arbeiten gleichzeitig an unterschiedli-
chen Themen und mit neuartigen Arbeitsweisen. Sie nutzen dabei den sogenannten Design-
Thinking-Ansatz. Dabei schauen sie zum Bespiel genau hin, für wen sie die Verbesserungen 
erarbeiten wollen und beteiligen diese Menschen bei den Verbesserungen. Dabei sind immer 
alle Ideen und Gedanken wichtig. 
 
Manche Ämter haben besonders viele Kontakte zu Bürgern und Bürgerinnen. Mitarbeiter und 
Mitarbeiterinnen aus diesen Ämtern sollen im Herbst zusammen im Inkubator arbeiten. Ge-
meinsam versuchen sie dann, einheitliche Regelungen für alle Anschreiben und Formulare zu 
finden. Außerdem wollen sie festlegen, wie die Anschreiben und Formulare aussehen sollen. 
Regelungen hierzu nennt man Styleguides. Die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen suchen auch 
gemeinsam nach Lösungen, damit die Einfache Sprache in der Zukunft überall in der Stadt-
verwaltung genutzt wird. Sie wollen auch testen, ob man KI einsetzen kann, wenn man die 
Anschreiben und Formulare bearbeitet. Mit KI ist künstliche Intelligenz gemeint. KI könnte viel-
leicht helfen, die Anschreiben und Formulare schneller besser zu machen.  
 
Die Stadt Köln ist auch an unterschiedlichen Unternehmen beteiligt. Das heißt, diese Unter-
nehmen gehören zum Teil oder ganz der Stadt Köln. Das sind zum Beispiel die KVB, also die 
Kölner Verkehrs Betriebe. Der Rat möchte, dass auch diese Unternehmen prüfen, ob sie in 
Einfacher Sprache schreiben können. Das Personal- und Verwaltungsmanagement hat bei 
den Unternehmen, die zu einem großen Teil oder ganz der Stadt Köln gehören, nachgefragt.  
Sie sollen mitteilen, ob und wie oft sie Einfache Sprache oder Leichte Sprache benutzen. Das 
Personal- und Verwaltungsmanagement wird im nächsten Bericht zum Sachstand die Rück-
meldungen hierzu geben. 
 
Das Personal- und Verwaltungsmanagement wird auch prüfen, ob weitere Fortbildungen für 
die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen angeboten werden müssen. Das hängt von den Ergebnis-
sen aus dem Inkubator ab. Das Personal- und Verwaltungsmanagement plant schon jetzt 
Fortbildungen zur Einfachen Sprache und zur Leichten Sprache. Außerdem sollen die Mitar-
beiter und Mitarbeiterinnen Fortbildungen zur geschlechter-gerechten Sprache bekommen 
können. Mit geschlechter-gerechter Sprache spricht man alle Geschlechter auf respektvolle

3 
 
Art und Weise und gleichberechtigt an. Diese Fortbildungen sollen ortsunabhängig und zeitun-
abhängig angeboten werden. Dabei lernen die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen selbstständig 
am Computer. Das können sie tun, wann und wo es für sie am besten ist. Ob das Personal- 
und Verwaltungsmanagement solche Fortbildungen anbieten kann, hängt von einem soge-
nannten Online-Tool ab. Ein Online-Tool ist ein Hilfswerkzeug für ein Computer-Programm. 
Das Personal- und Verwaltungsmanagement testet dieses Online-Tool im Augenblick.   
 
Zusätzlich zur Einfachen Sprache als Sprache von der Verwaltung, soll auch Leichte Sprache 
häufiger angeboten werden. Leichte Sprache ist eine sehr vereinfachte Form der Alltagsspra-
che. Hierfür gibt es feste Regeln. Zum Beispiel benutzt man nur kurze Sätze und beschreibt 
Situationen ganz einfach. Besonders auf den Internet-Seiten von der Stadt Köln soll man 
Leichte Sprache häufiger auswählen können.  
 
Die Verwaltung übersetzt die 200 wichtigsten Internet-Seiten schrittweise in Leichte Sprache. 
Dies geschieht in der Reihenfolge, wie häufig die Kunden und Kundinnen die Seiten ankli-
cken. Auch die Fachämter können sagen, welche Internet-Seiten sie besonders wichtig fin-
den. Diese Seiten übersetzt die Verwaltung dann auch schrittweise in Leichte Sprache. Damit 
wird das Angebot für die Kundinnen und Kunden besser. Die Verwaltung hat mittlerweile 102 
Internet-Seiten in Leichte Sprache übersetzt. Im letzten Jahr haben Bürger und Bürgerinnen 
diese Seiten insgesamt 352.287-mal angeklickt. 
 
Die Verwaltung wird den Ausschuss Allgemeine Verwaltung und Rechtsfragen / Vergabe / In-
ternationales regelmäßig über die weiteren Fortschritte informieren.   
 
 
Gez. Blome