EDW - Beteiligungskodex - Entsprechenserklärung 2013 Eigenbetrieb Darmstädter Werkstätten und Wohneinrichtungen

Eigenbetrieb Darmstadt, 22. Mai 2014
Darmstädter Werkstätten und Wohneinrichtungen

VORLAGE

an die Betriebskommission des Eigenbetriebes
„Darmstädter Werkstätten und Wohneinrichtungen“

Vorlage 04/2014

Betreff: Beteiligungskodex - Entsprechenserklärung 2013

Vorlage vom 22. Mai 2014 zu beschließen:

Die Betriebskommission beschließt die vorliegende Entsprechenserklärung des Eigenbetriebs _
Darmstädter Werkstätten und Wohneinrichtungen für das Geschäftsjahr 2013 und stimmt einer
Veröffentlichung der Ergebnisse im Beteiligungsbericht zu.

Die Betriebskommission stimmt, auf ihrer-Sitzung am 22. Mai 2014, der Vorlage
einstimmig zu.

Darmstadt, 22. Mai 2014

Begründungsseite zur Vorlage 04/2014 vom 22. Mai 2014

Mit Beschluss vom 28.02.2013 hat die Betriebskommission der Einführung des Darmstädter

Beteiligungskodex zugestimmt.
Mit der Einführung des Kodex hat sich der Eigenbetrieb Darmstädter Werkstätten und Wohn-

einrichtungen verpflichtet, jährlich eine Entsprechenserklärung abzugeben.

In dieser gemeinsam von der Betriebsleitung und der Betriebskommission abzugebenden Ent-
sprechenserklärung ist zu bestätigen, dass den Empfehlungen des Darmstädter Beteiligungs-
kodex entsprochen wurde, bzw. mit einer Begründung zu erläutern, in welchen Punkten hiervon

abgewichen wurde.

Die Betriebsleitung hat gemeinsam mit der Vorsitzenden der Betriebskommission die Erfüllung
der Entsprechenserklärung seitens des EDW für das Geschäftsjahr 2013 geprüft und dabei die
meisten Punkte als erfüllt angesehen bzw. die Abweichungen entsprechend begründet.

Für folgende Punkte ist noch eine zusätzliche Prüfung durch die Mitglieder der Betriebskom-
mission erforderlich:

„1.3
Insgesamt sollen von einem Mitglied des Aufsichtsgremiums maximal 5 Mandate in Aufsichts-

gremien unmittelbarer und.mittelbarer Beteiligungen der Wissenschaftsstadt Darmstadt wahr-
genommen werden.

Ausnahme: Dezernenten und Dezernentinnen der Wissenschaftsstadt Darmstadt und Vertre-
ter/innen des Beteiligungsmanagements .

4.2
Aufsichtsgremiumsmitglieder sollen keine Organfunktion oder Beratungsaufgaben bei wesentli-

chen Wettbewerbern des Unternehmens ausüben.

4.3 :
Jedes Aufsichtsgremiumsmitglied soll Interessenkonflikte, insbesondere solche, die aufgrund
einer Beratung oder Organfunktion bei Kunden, Lieferanten, Kreditgebern oder sonstigen Ge-
schäftspartnern entstehen können, dem/der Vorsitzenden des Aufsichtsgremium gegenüber

offenlegen.
Der/Die Vorsitzende informiert bei Vorliegen eines Interessenkonflikts das Aufsichtsgremium.

“

Eigenbetrieb Darmstädter Werkstätten und Wohneinrichtungen
Darmstadt, 22. Mai 2014

NRN reisher

Betriebsleiterin

Darmstädter Beteiligungskodex HEaIGSJ))

Darmstädter Beteilligungskodex

vom 13.09.2012
in der Fassung vom 1. März 2014

Entsprechenserklärung
für das Geschäftsjahr

2013

Name der Beteiligung
Eigenbetrieb Darmstädter Werkstätten und Wohneinrichtungen

Beschluss durch Geschäftsleitung / Aufsichtsgremium am
22. Mai 2014

Seite 1 von 17

wu B Darmstädter Beteiligungskodex HE3G

Entsprechenserklärung

Die Entsprechenserklärung soll über den Stand der Umsetzung der nachstehenden Empfehlungen für eine
verantwortungsbewusste und nachhaltige Unternehmensführung im Sinne von Unternehmensleitung,
-steuerung und -transparenz Auskunft geben. Die Beteiligungen können von den Empfehlungen abweichen,
haben dies jedoch transparent zu machen und zu erläutern. In der jährlich von der Geschäftsleitung und,
sofern vorhanden, gemeinsam mit dem Aufsichtsgremium abzugebenden Entsprechenserklärung ist zu
bestätigen, dass den Empfehlungen des Darmstädter Beteiligungskodex im vorangegangenen
Berichtszeitraum entsprochen wurde bzw. mit Begründung zu erläutern, in welchen Punkten hiervon
abgewichen wurde (‚comply or explain“). Bei Erläuterung der Abweichung ist auch darüber zu informieren, ob
künftig eine Änderung angestrebt wird. Eine begründete Abweichung von einer Kodexempfehlung kann im
Interesse einer guten Unternehmensführung liegen.

Das Beteiligungsmanagement wird die Entsprechenserklärungen aller Beteiligungen, die ihm im Rahmen der
jährlichen Berichterstattung für den Beteiligungsbericht von den Unternehmen zu überlassen sind, auswerten,
in komprimierter Form im Beteiligungsbericht veröffentlichen und im Magistrat der‘ Wissenschaftsstadt
Darmstadt im Rahmen der Vorstellung des Beteiligungsberichts präsentieren. Die Veröffentlichung umfasst
nicht solche Erläuterungen zu Abweichungen vom Kodex, die seitens der Aussteller einer
Entsprechenserklärung in dieser als im Unternehmensinteresse geheimhaltungsbedürftig gekennzeichnet

sind.

A Aufsichtsgremium

‚Als Aufsichtsgremium gelten im Folgenden Aufsichtsrat, Verwaltungsrat, Betriebskommission und Zweckverbandsversammlung.

Die Beteiligung hat kein Aufsichtsgremium. Dementsprechend ist der Abschnitt A der Entsprechens- U]
erklärung nicht relevant. ;

1 Zusammensetzung
1.1 Mitglieder des Aufsichtsgremiums sollen über die zur ordnungsgemäßen Wahmehmung der
Aufgaben erforderlichen Kenntnisse, Fähigkeiten und fachlichen Erfahrungen verfügen bzw.

diese durch angebotene Schulungen und Informationsveranstaltungen für Mitglieder von

Aufsichtsgremien vertiefen.

1.2 Dem Aufsichtsgremium sollen keine ehemaligen Mitglieder der Geschäftsleitung angehören.

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F “Darmstädter Beteiligungskodex Heasy))

Falls davon abgewichen wird, dürfen ehemalige Mitglieder der Geschäftsleitung frühestens 3
Jahre nach Beendigung ihrer Geschäftsleitungstätigkeit dem Aufsichtsgremium angehören.

1.3 Insgesamt sollen von einem Mitglied des Aufsichtsgremiums maximal 5 Mandate in |]
Aufsichtsgremien unmittelbarer und mittelbarer Beteiligungen der Wissenschaftsstadt
Darmstadt wahrgenommen werden.

Ausnahme: Dezernenten und Dezementinnen der Wissenschaftsstadt Darmstadt und. Vertreterinnen des

Beteiligungsmanagements

Begründung für
Abweichung

4.4 Sachverständige oder Auskunftspersanen sollen vom Vorsitzenden / der Vorsitzenden des Auf-
sichtsgremiums nur zu einzelnen Gegenständen und auf den erforderlichen Umfang
beschränkt hinzugezogen werden.

Ausnahme: Teilnahme des Beteiligungsmanagements auf Wunsch des Beteiligungsdezernenten / der Beteiligungs-
dezementin und Prokuristen/Prokuristinnen, Bereichsleiter/innen, und Juristen/Juristinnen o. a. des Unternehmens

mit Zustimmung des Aufsichtsgremiums.

2 _ Aufgaben und Zuständigkeiten

2.1 Die Satzung soll: bestirnmen, dass die "Anteilseignerversammlung auch die Mitglieder des Auf- _]
a sichtsgremniums entlasten soll (entsprechend AktG).

‚Ausnahme: Eigenbetriebe

B ne “Da es sich um einen Eigenbetrieb handelt, besteht keine Anteilseignerversammlung.

2.2 Das Aufsichtsgremium soll sich eine Geschäftsordnung geben.

Ausnahme: Eigenbetriebe

2.3 Das Arekeehamiiih soll der Geschäftsleitung eine Geschäftsordnung geben, die ins- ]
i besondere ' die Ressortzuständigkeiten einzelner Geschäftsleiturgsmitglieder, die der
Gesamtgeschäftsleitung vorbehältenen ‚Angelegenheiten. sowie die erforderliche Beschluss-
mehrheit bei Geschäftsleitungsbeschlüssen (Einstimmigkeit oder Mehrheitsbeschluss) regelt.
Die Geschäftsleitung kann dazu dem Aufsichtsgremium ggf..einen Vorschlag unterbreiten.

Seite 3 von 17

Darmstaat

De F Darmstädter Beteiligungskodex HeIG)))

Begründung für| en
Ablehnung "|Diese Punkte sind in der Satzung des Eigenbetriebs geregelt

2.4

2.5

Sofern nicht bereits die Satzung-entsprechende Regelunger-erthält, soll das Aufsichtsgremium
bestimmen, dass bestimmte Arten von Geschäften oder Maßnahmen, die die Vermögens-,
Finanz- und Ertragslage des Unternehmens wesentlich-verändern oder verändern können, nur
mit ‘seiner vörherigen Zustimmung vorgenommen werden dürfen. Der Zuständigkeitskatalag
soll in der Geschäftsordnung der Geschäftsleitung. festgelegt ‘werden und iri regelmäßigen
Abständen auf Zweckmäßigkeit und Praktikabilitättäberprüft werden.

Das Aufsichtsgremium soll unter Festlegung geeigneter Wertgrenzen für die jeweilige
Gesellschaft in der Geschäftsordnung für die Geschäftsleitung bestimmen, dass folgende
Geschäfte seiner vorherigen Zustimmung bedürfen: |

4. Änderung der Grundsätze der Geschäftspolitik und wesentliche Änderung oder Erweiterung der Geschäftsfelder,

sofern nicht ohnehin geltendes Recht,

2. Verabschiedung der Untemehmensplanung bestehend aus einer Erfolgs-, Bilanz-, Investitions’-, Käpitalfluss-
sowie Personalplanung sowie wesentliche ‚Änderungen der Unternehmensplanung,

3. Geplante Investitionen*, Desinvestitionen und Finanzierungsmaßnahmen ab-einer Höhe von EUR bedürfen
zusätzlich der Einzelzustimmung des Aufsichtsrates,

4. Investitionen*, Desinvestitionen und Finanzierungsmaßnahmen ab einer Höhe von EUR, die nicht in den
Planungen des Untemehmens enthalten sind,

5. Errichtung, Erwerb, Veräußerung oder Auflösung von Unternehmen oder von Beteiligungen ar Untemehmen,

6. Abschluss, "Anderung und Beendigung von Unterriehmensverträgen im Sinne des 8 291 ff. AktG (Ausnahme
Eigenbetrieb und Zweckverband),

7. Bestellung von Sicherheiten -für Dritte, wie zum Beispiel Grundsicherheiten, Bürgschaften oder
Patronatserklärungen ab einer Höhe von EUR,

8. Einleitung von Rechtsstreitigkeiten mit einem Gegenstandswert von über EUR,
9. Verzicht auf fällige Ansprüche und Abschluss von Vergleichen ab einer Höhe von EUR,
10. Erteilung von Prokuren und Generalvollmachten, zusätzlich bei einschlägigen Beteiligungsverhältnissen:

11. Stimmabgabe in Gesellschafterversammlungen von unmittelbaren Mehrheitsbeteiligungen, sofern sie für die
Gesellschaft oder die unmittelbare Beteiligung von wesentlicher Bedeutung sind, (Ausnahme Zweckverband),

12. Aufstellung von strategisch relevanten Konzernrichtlinien.

«Zu den Investitionen zählen die Zugänge zu den immateriellen Vermögensgegenständen, Sachanlagen und Finanzanlagen. Dazu zählen auch die

Seite 4 von 17

Darmatast

are F Darmstädter Beteiligungskodex HESS)

Gewährung von langfristigen Darlehen sowie Grundstücksgeschäfte

2.6 Je nach Unternehmensgegenstand und Lage des Unternehmens soll das Aufsichtsgremium
"weitere zustimmungsbedürftige Geschäfte und Maßnahmen beschließen. Handlungsmaxime
ist hierbei, Risiken für das Unternehmen und .die Wissenschaftsstadt Darmstadt zum
frühestmöglichen Zeitpunkt zu erkennen und abzuwenden.

2.7 Das Aufsichtsgremium soll die Informations- und Berichtspflichten der Geschäftsleitung an das
Aufsichtsgremium eindeutig festlegen.

Hinweis: siehe auch Abschnitt B Geschäftsleitung / 2.3

2.8 Das Aufsichtsgremium soll’ die in der Regel ‚schriftlich abzufassenden Informationen und
Berichte von der Geschäftsleitung einfordern, intensiv würdigen, dazu in Sitzungen Stellung
nehmen und in einen intensiven Dialog mit der Geschäftsleitung treten.

2.9 Das Aufsichtsgremium soll im Rahmen seiner Überwachungsfunktion darauf achten, dass die
operativen Ziele, die das Unternehmen verfolgt, den strategischen Zielen der Wissenschäfts-
stadt Darmstadt nicht entgegenstehen. Mn

2.10 Das Aufsichtsgremium soll sich - im Rahmen der gesetzlichen Möglichkeiten - aktiv für die Um-
setzung des Darmstädter Beteiligungskodex einsetzen.

Falls ein Mitglied des Aufsichtsgremiums in einem Geschäftsjahr an weniger als der Hälfte der
Sitzungen des Aufsichtsgremiums teilgenommen hat, ‘soll dies im Bericht des Aufsichts-

2.1

_

gremiums vermerkt und begründet werden.

Ausnahme: Eigenbetriebe

2.42 Sofern im Aufsichtsgremium Ausschüsse gebildet wurden, dienen diese der effektiven
Vorbereitung der Aufsichtsgremiumssitzung und sollen keine Entscheidungskompetenz haben.

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Darmstädter Beteiligungskodex Heagy))

Den Empfehlung gilt nicht für Beteiligungen, die keine Ausschüsse haben. Die Empfehlung wird dann als erfüllt

2.13 Ausschüsse sollen in der Aufsichtsgremiumssitzung über die Ausschussarbeit berichten.

Be Diese Empfehlung gilt nicht für Beteiligungen, die keine Ausschüsse haben. Die Empfehlung wird dann als erfüllt
jesehen.

2.14 Das Aufsichtsgremium soll gemeinsam mit der Geschäftsleitung für eine langfristige Nach- u
folgeplanung sorgen.

Begründung für Laut Satzung wird die Betriebsleitung durch den Magistrat bestellt. Die Stelle wird
Abweichung lausgeschrieben.

3 _ Aufgaben und Zuständigkeiten des Vorsitzenden des Aufsichtsgremiums

31 Der/Die Aufsichtsgremiumsvorsitzende soll mit der Geschäftsleitung und dem Beteiligungs-
management regelmäßig Kontakt halten und die Strategie, die Geschäftsentwicklung und das
Risikomanagement des Unternehmens unter ‚Berücksichtigung der Städtwirtschaftsstrategie
beraten.

3.2 . Der/Die Aufsichtsgremiumsvorsitzende soll über wichtige Ereignisse, die für die Beurteilung der
Lage und Entwicklung: sowie für die Leitung des. Unternehmens von wesentlicher Bedeutung:
sind, unverzüglich durch die Geschäftsleitung informiert werden. . Der/Bie Aufsichts-
gremiumsvorsitzende soll sodann das Aufsichtsgremium unterrichten und erforderlichenfalls
eine außerordentliche Aufsichtsgremiumssitzung einberufen. h

3.3 Sofern das Aufsichtsgremium für die Bestellung der Mitglieder der Geschäftsleitung zuständig
ist, soll im Vorfeld derartiger Entscheidungen eine Erörterung des/der Aufsichts-
gremiumsvorsitzenden mit dem Beteiligungsmanagement erfolgen.

Ausnahme: HEAG

3.4 Sofern ein Personalausschuss vorhanden ist, soll der/die Vorsitzende des ‚Aufsichtsgremiums
zugleich Vorsitzende/r dieses Ausschusses sein.

Hinweis: Diese Empfehlung gilt nicht für Beteiligungen, die keine Ausschüsse haben. Die Empfehlung wird dann als erfüllt

Seite 6 von 17

at

u 3 Darmstädter Beteiligungskodex Heagy)

angesehen.

3.5 Den Vorsitz anderer Ausschüsse soll der/die Vorsitzende des Aufsichtsgremiums nicht über-
nehmen.

u Diese Empfehlung gilt nicht für Beteiligungen, die keine Ausschüsse haben. Die Empfehlung wird dann als erfüllt
sehen.

3.6 Der/Die Vorsitzende des Aufsichtsgremiums soll dessen Mitglieder auf ihre Verschwiegen-
heitsverpflichtung und auf deren Einhaltung hinweisen.

3.7 Der/Die Vorsitzende des Aufsichtsgremiums soll dafür Sorge tragen, dass es für die im
Aufsichtsgremium beschlossenen und noch nicht durchgeführten Maßnahmen einmal jährlich
einen Bericht über den Stand der Umsetzung gibt.

3.8 Bei einem Wechsel des Aufsichtsgremiums soll der/die Vorsitzende des bisherigen Auf-
 „sichtsgremiums das neue Gremium über 'gefasste und noch nicht durchgeführte Beschlüsse

informieren.

4 Interessenkonflikt

ressenkonflikt kann entstehen, wenn ein Aufsichtsgremiumsmitglied aufgrund persönlicher oder
n in seiner Entscheidungs-

Definition: Ein Inteı
wirtschaftlicher Verbundenheit zu anderen Gesellschaften, Unternehmen oder Persone

und Handlungsfreiheit eingeschränkt oder beeinflussbar ist.

4.1 Vertreter/innen der Wissenschaftsstadt Darmstadt sollen bei: ihren Entscheidungen die Be-

schlüsse der Stadtverordnetenversammlung und des Magistrats einbeziehen.

4.2  Aufsichtsgremiumsmitglieder . sollen keine Organfunktion oder‘ Beratungsaufgaben bei [|

wesentlichen Wettbewerbern des Unternehmens ausüben.

Begründung für
Abweichung

LE

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hattstat B Darmstädter Beteiligungskodex HESS),

4.3 Jedes Aufsichtsgremiumsmitglied soll Interessenkonflikte, insbesondere solche, die aufgrund |]
einer Beratung oder Organfunktion bei Kunden, Lieferanten, Kreditgebern oder sonstigen j
Geschäftspartnern entstehen können, dem/der Vorsitzenden des Aufsichtsgremiums
gegenüber offen legen. Der/Die Vesrengp informiert bei Vorliegen eines Interessenkonflikts

das Aufsichtsgremium.
Begründung für)
Abweichung

4.4 Das Aufsichtsgremium soll in seinem Bericht an die Anteilseignerversammiung über auf-
getretene Interessenkonflikte von Mitgliedem des Aufsichtsgremiums und deren Behandlung

informieren.

Ausnahme: Eigenbetriebe

4.5 Ein Aufsichtsgremiumsmitglied soll in keiner geschäftlichen oder persönlichen Beziehung zu
der Beteiligung oder deren Geschäftsleitung stehen, die einen wesentlichen und nicht nur
vorübergehenden Interessenkonflikt begründet.

46 Wesentliche und:nicht.nur vorübergehende IAterasseHkamfuRtE in ‚der ee eines Aufsichts-
gremiumsmitglieds sollen zur Beendigung des Mandats führen.

4.7 Berater- und sonstige Dienstleistungsverträge eines Mitgliedes oder ihm/ihr nahestehender
Personen oder Untemehmen außerhalb der Stadtwirtschaft mit der Beteiligung bzw, einem
verbundenen Unternehmen sollen .nicht abgeschlossen üder fortgesetzt werden. Über
Ausnahmen söll das Aufsichtsgremium entscheiden.

Beispiele nahestehender Personen/Unternehmen: Familienangehörige; Unteriehmen, in denen ein Mitglied des
Aufsichtsgremiums oder ein Familienangehöriger wesentlicher Gesellschafter oder in leitender Funktion tätig ist.
Ausnahme: Hiervon ausgenommen sind Leistungen des täglichen Lebens, die das Aufsichtsgremiumsmitglied oder
die ihm/ihr nahestehende Person oder Unternehmen zu Bedingungen erhält, die die Beteiligung auch einer Vielzahl
fremder Dritter gewährt. Gleiches gilt für die Gewährung solcher Leistungen vom Aufsichtsgremiumsmitglied oder

einer ihm/ihr nahestehende Person oder Unternehmen an die Beteiligung.

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tel F Darmstädter Beteiligungskodex HeaGJ))

5 Vergütung

5.1 Die Vergütung der Aufsichtsgremiumsmitglieder soll individualisiert im Jähresabschluss und
Beteiligungsbericht ausgewiesen werden.

Hinweis: Sofern die Mitglieder des Aufsichtsgremiums keine Vergütung erhalten, wird diese Empfehlung als erfüllt angesehen.

B. Geschäftsleitung

Sofern in der Beteiligung kein Aufsichtsgremium eingerichtet ist, nimmt die Gesellschafterversammlung die Aufgaben

und Funktionen des Aufsichtsgremiums in Bezug auf die Geschäftsleitung wahr.

Gegenstand des Unternehmens ist die Beteiligung als persönlich haftende und geschäftsführende ]
Gesellschafterin an einer GmbH & Co. KG. Die Gesellschaft selbst ist nicht operativ tätig. Daher sind
die Punkte 2.1-2.7, 2.9 sowie der Abschnitt 5 für diese nicht relevant. °

Persönlich haftende und geschäftsführende Gesellschafterin der GmbH & Co. KG ist die []
entsprechende Verwaltungs-GmbH. Die Geschäftsführer, welche für die Verwaltungs-GmbH bestellt

sind, sind auch als organschaftliche Vertreter in dieser GmbH & Co. KG tätig. Daher ist für diese der
Abschnitt 1, 3 und 4 nicht relevant.

1 Zusammensetzung

1.1 Die Geschäftsleitung soll aus mindestens zwei Personen bestehen. _

Einzelvertretungsbefugnis soll grundsätzlich nicht erteilt werden, es sei denn, es liegt ein begründeter Einzelfall vor;
dies gilt auch für die Erteilung einer Befreiung vom Verbot des Insichgeschäfts gem. $ 181 BGB. Sofem bei
Eigenbetrieben und nach den Kriterien des $ 267 HGB kleinen Beteiligungsunternehmen aufgrund des Umfangs der
Geschäftstätigkeit im Einzelfall nur eine Person für die Geschäftsleitung bestellt wird, soll im Sinne des Vier-Augen-
Prinzips entsprechend der Rechtsform eine stellvertretende Geschäftsleitung bzw. ein/e Prokurist/in (gilt nicht für
Eigenbetriebe) eingesetzt und im Innenverhältnis auf eine besondere Kontrolle der Geschäftsleitertätigkeit durch

Aufsichtsgremium bzw. Gesellschafterversammlung geachtet werden.

1.2 Die Erstbestellung von Geschäftsleitungsmitgliedern soll auf 3 Jahre beschränkt sein.

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Darmstädter Beteiligungskodex Heagy)

‚Ausnahme: bereits bestehende unbefristete Verträge

1.3 Bei einer neu abzuschließenden Verlängerung der Amtszeit von Geschäftsleitungsmitgliedern
soll diese jeweils nur für höchstens 5 Jahre und höchstens ein Jahr sowie spätestens 8 Monate
vor Ablauf der Amtszeit erfolgen. co

Ausnahme: bereits bestehende unbefristete Verträge

1.4, Neuabschlüsse und Verlängerungen von Anstellungsverträgen mit Geschäftsleitungsmit-
gliedern sollen nur erfolgen, wenn das jeweilige Geschäftsleitungsmitglied der Veröffentlichung
seiner Bezüge zustimmt und dies vertraglich fixiert wird.

1.5 Als Altersgrenze für Geschäftsleitungsmitglieder soll das gesetzliche Renteneinfrittsalter
eingehalten werden.

2 _ Aufgaben und Zuständigkeiten

24 Die Geschäftsleitung soll bei ihren Entscheidungen die Beschlüsse der jeweiligen Anteilseigner
einbeziehen. ;

2.2 Die Ziele der jeweils gültigen Stadtwirtschaftsstrategie solien verfolgt werden.

2.3 Die Berichtspflicht gegenüber dem Aufsichtsgremium soll - sofern nicht ohnehin zwingendes
Recht - sich im Inhalt und Turnus bei allen Rechtsformen nach 8 90 AktG richten. Diese
umfasst Planung, Jahresabschluss, Quartalsbericht und Berichte über unterjährige Geschäfte

von wesentlicher Bedeutung.

2.4 Die Geschäftsleitung soll dem Beteiligungsmanagement nach Verabschiedung in den Gremien
ihre Fünfjahresplanung zur Verfügung stellen. Dabei ist das erste Planjahr quartalsscharf zu

unterteilen.

Seite 10 von 17

a: ı 8 Darmstädter Beteiligungskodex HE)

Ausnahme: Eigenbetriebe und Zweckverbände “
pr
2.5 Die Geschäftsleitung soll bis Mitte Dezember die folgenden Werte dem Beteiligungs-
management zur Verfügung stellen: Fi
ei

Trendplanung:

Verbale Zielsetzung für Folgejahr, 5-Jahres-Planwerte zu Planungsprämissen, Return On
Capital Employed (ROCE) bzw. Kostendeckungsgrad, Jahresergebhis, Bilanzsumme,
Eigenkapitalquote und Investitionsquote

2.6 Die Geschäftsleitung soll bis Mitte Dezember die folgenden Werte dem Beteiligungs-
management zur Verfügung stellen:
Szenarioplanung: .
Verbale Zielsetzung für Folgejahr, szenariospezifische 5-Jahres-Planwerte zu Planungs-
-. prämissen, Retum On Capital Employed (ROCE) bzw. Kostendeckungsgrad, Jahresergebnis

2.7 Die Geschäftsleitung soll jeweils spätestens & Wochen nach Beginn jedes Quartals dem
Beteillgungsmanagement einen aussagekräftigen Quartalsbericht zur Verfügung stellen. Darin
sollen eine ‚Gewinn- und Verlustrechnung sowie unternehmensspezifische Kennzahlen
- jeweils mit der entsprechenden Hochrechnung und Kommentierung - enthalten sein.

38 Die Geschäftsleitung stellt dem Beteillgungsmanagement ihre Jahres- und ggf.
Konzemabschlüsse bis spätestens zum 30. Juni des Folgejahres zur Verfügung. Sollte bis zu
diesem Zeitpunkt kein testierter Jahresabschluss vorliegen, sind vorläufige Daten zu liefern.

2.9 Die Geschäftsleitung soll für ein angemessenes Risikomanagement sorgen (entsprechend
AktG) und regelmäßig das Aufsichtsgremium darüber informieren.

2.10 Die Geschäftleitung soll dem Beteilligungsmanagernent rechtzeitig vor Vollzug Informationen zu
geplanten Veränderungen gemäß $ 51 Ziffern 11 und 12 HGO (Errichtung, Erweiterung,
Übernahme und Veräußerung von wirtschaftlichen Unternehmen sowie Beteiligung an diesen,
Umwandlung der Rechtsform) zur Prüfung und Weiterleitung an das Referat

Seite 11 von 17

Darmstadt

Wesenschafisstadt F Darmstädter Beteiligungskodex HESS,

2.11

2.12

Stadtwirtschaftskoordination vorlegen.

Die Geschäftsleitung soll dafür Sorge tragen, dass

- die Vorgaben der Hessischen Gemeindeordnung (HGO) beachtet werden.

- der Darmstädter Beteiligungskodex Anwendung findet, wenn die Wissenschaftsstadt Darmstadt unmittelbar
oder mittelbar mehrheitlich beteiligt ist.

- bei Neugründungen unabhängig von der Rechtsform ein: Aufsichtsgremium mit kommunalen Mitgliedern

- entsprechend den Beteiligungsverhältnissen bei wirtschaftlich bedeutenden Beteiligungen, insbesondere bei
einer Bilanzsumme über 50 Mio. EUR, eingerichtet wird.

Söfern ein Aufsichtsgremium nicht eingerichtet wird, soll jedenfalls sichergestellt sein, dass Geschäfte dieser

. Gesellschaft, die nach Art und Umfang bei der Muttergesellschaft der Zustimmung ihres Aufsichtsgremiums

unterliegen würden, dem Aufsichtsgremium der Muttergesellschaft zur Beschlussfassung vorgelegt werden.

Dies umfasst zumindest die Fünfjahresplanung der Geselischaft sowie von der Planung abweichende

Investitionen.

- sofern rechtlich durchführbar, von der Möglichkeit, Mitglieder der Wissenschaftsstadt Darmstadt in das
Aufsichtsgremium zu entsenden, möglichst umfassend Gebrauch gemacht und dies in den Satzungen der
Unternehmen entsprechend festgesetzt wird.‘ Dies git auch entsprechend bei mittelbaren
Mehrheitsbeteiligungen der Wissenschaftsstadt Darmstadt mit der Maßgabe, dass der/die
Entsendeberechtigte das zwischengeschaltete Unternehmen ist.

Sofern sich Änderungen. oder Ergänzungen: bei den Stammdaten, "Organen, Beteiligungen,
Finanzdaten, : gesellschaftsrechtlichen Verhältnissen ‚oder Verträgen, steuerlichen
Verhältnissen sowie Gewinn- und Verlustrechnung und Bilanz der ‚drei letzten Geschäftsjahre
ergeben, sollen diese dem Beteiligungsmanagement unmittelbar mitgeteilt werden.

Interessenkonflikt

Definition: Ein Interessenkonflikt kann entstehen, wenn ein Geschäftsleitungsmitglied aufgrund persönlicher oder

wirtschaftlicher Verbundenheit zu anderen Gesellschaften, Unternehmen oder Personen in seiner Entscheidungs-

* und Handlungsfreiheit eingeschränkt oder beeinflussbar ist,

Seite 12 von 17

3.1

3.2

3.3

3.4

4.1

4.2

Jedes Geschäftsleitungsmitglied soll Interessenkonflikte dem Aufsichtsgremium gegenüber
unverzüglich offen legen und die anderen Geschäftsleitungsmitglieder hierüber informieren.

Geschäfte eines Geschäftsleitungsmitglieds oder ihm/ihr nahestehender Personen oder Unter-
nehmen außerhalb der Stadtwirtschaft mit der Beteiligung bzw. einem verbundenen
Unternehmen sollen nicht abgeschlossen oder fortgesetzt werden. Über Ausnahmen soll das
Aufsichtsgremium entscheiden.

Beispiele nahestehender Personen/Unternehmen: Familienangehörige; Unternehmen, in denen ein Mitglied der
Geschäftsleitung oder ein Familienmitglied wesentlicher Gesellschafter oder in leitender Funktion tätig ist.
Ausnahme: Hiervon ausgenommen sind Leistungen des täglichen Lebens, die das Geschäftsleitungsmitglied oder
die ihm/ihr nahestehende Person oder Unternehmen zu Bedingungen erhält, die die Beteiligung auch einer Vielzahl
fremder Dritter gewährt. Gleiches gilt für die Gewährung solcher Leistungen vom Geschäftsleitungsmitglied oder

einer ihm/ihr nahestehende Person oder Unternehmen an die Beteiligung.

Geschäftsleitungsmitglieder sollen entgeltliche Nebentätigkeiten, insbesondere Aufsichtsrats-
mandate außerhalb des Unternehmens, nur mit Zustimmung des Aufsichtsgremiums

übernehmen.

Die ‘Wahrnehmung von Ehrenämtern oder sonstigen Nebentätigkeiten durch .Geschäfts- -
leitungsmitglieder, die nicht vergütet werden, soll dem Aufsichtsgremium gegenüber offen
gelegt werden.

Vergütung

Im Anstellungsvertrag sollen die vom zuständigen Organ definierten Eckpunkte für die Ent-
lohnung der Geschäftsleitung festgelegt werden. ,

Die Vergütung der Geschäftsleitung soll neben fixen auch variable Vergütungsbestandteile mit

einer entsprechenden schriftlichen Zielvereinbarung, die möglichst messbare Ziele enthält,

haben.

Darmstädter Beteiligungskodex HeEIGSJ)

Seite 13 von 17

Darmstädter Beteiligungskodex HeaSy))

Begründung für|Die Betriebsleiterin ist Beamtin. Es gelten die einschlägigen Bestimmungen des
Abweichung |Besoldungsgesetzes. ri u

4.3 Die Zielvereinbarungen sollen auch Ziele im Sinne der Stadtwirtschaftsstrategie enthalten.

4.4 Die Vergütungsvereinbarung soll vorsehen, dass die Bezüge im Rahmen der gesetzlichen
Möglichkeiten herabgesetzt werden können, wenn die Weitergewährung nach Lage der
Gesellschaft unbillig wäre.

Hinweis: gilt nur für Aktiengesellschaft, GmbH und GmbH & Co. KG

4.5 Die Einzelbezüge der Mitglieder der Geschäftsleitung. (Gesamtjahresbrutto aus Sicht der
Gesellschaft) sollen im Jahresabschluss und Beteiligungsbericht ausgewiesen werden.

5 Führung

Die Beteiligung hat kein eigenes Personal. Daher sind die Punkte 5.1-5.3, 5,5, 5.6, 5.9, 5,11 sowie
5.12 für diese nicht relevant.

Die Beteiligung hat kein operatives Geschäft. Daher ist der Abschnitt 5 für diese nicht relevant.

51 Die Geschäftsleitung soll ein Leitbild implementieren, das die Ziele der aktuell gültigen
Stadtwirtschaftsstrategie berücksichtigt.

5.2 Die Geschäftsleitung soll jedem der Beschäftigten die Unternehmensziele vermitteln.

53 Die Geschäftsleitung soll klare und messbare operative Zielvorgaben zur Umsetzung und
Realisierung des Unternehmensgegenstands für die Beschäftigten des Unternehmens und der
Tochtet-, Enkel- oder weiter nachgelagerten Beteiligungsgesellschaften definieren.

Seite 14 von 17

a F Darmstädter Beteiligungskodex HeaSJ))

5.4 Die Geschäftsleitung soll die Zusammenarbeit in der Stadtwirtschaft fördern, um gemeinsam
Synergien zu identifizieren und zu nutzen.

5.5 Die Geschäftsleitung soll ein betriebliches Vorschlagswesen einrichten und über das Ergebnis
dem Aufsichtsgremium berichten.

5.6 Die Geschäftsleitung soll eine gute Zusammenarbeit mit der Arbeitnehmervertretung zum
Wohle des Unternehmens und der Beschäftigten praktizieren.

57 Es soll eine Richtlinie zur Antikorruption gelten.

5,8 Neben dem gesetzlich vorgeschriebenen ‚Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) soll
eine darüber hinausgehende Richtlinie zur Antidiskriminierung ‚gelten.

5.9 Die Geschäftsleitung soll die Vereinbarkeit von Familie und Beruf durch geeignete Maßnahmen
wie Gleitzeitregelungen oder Teilzeitbeschäftigungen und geeignete Kinderbetreuungs-
möglichkeiten fördern.

5.10 Die Geschäftsleitung soll darauf hinwirken, dass bei allen Planungen und Projekten die Rechte
. von Menschen mit Behinderung berücksichtigt werden und der Behindertenbeauftragte als
Träger öffentlicher Belange systematisch eingebunden wird.

5.11 Die Geschäftsleitung soll die Gesundheit der Beschäftigten fördern und für einen gesunden

Lebensstil sensibilisieren.

5.12 Die Geschäftsleitung soll für einen effizienten und umweltgerechten Umgang mit natürlichen
Ressourcen Sorge tragen.

En

Seite 15 von 17

Darmstädter Beteiligungskodex Hey

+

c Rechnungslegung und Abschlussprüfung

1.1

1.2

1.4

1.5

1.6

Sofern in der Beteiligung kein Aufsichtsgremium eingerichtet ist, nimmt die Gesellschafterversammlung die Aufgaben

und Funktionen des Aufsichtsgremiums in Bezug auf die Geschäftsleitung wahr:

Die Aufstellung und Prüfung der Jahresabschlüsse sollen nach den. Mötschrifteir für große
Kapitalgesellschaften erfolgen, es sei denn, es liegt eine Ausnahmegenehmigung des
Regierungspräsidiums Darmstadt vor.

Unabhängig vom Grad und der.Höhe der Beteiligung sollen die Anteilseigner die Rechte nach
den 88 53 und 54 HGr& zugunsten: der Wissenschaftsstadt ‚Darmstadt in den Satzungen bzw.
Gesellschaftsverträgen verankern. En

Po

Die Prüfung nach 853 HGrG soll im Rahmen der Jahresabschlusspküfung erfolgen, es sei
denn, es liegt eine Ausnahmegenehmigung des Regierungspräsidiums Darmstadt vor.

Bi \ u . Bu
Die Feststellung des Jahresabschlusses soll innerhalb der ersten 8 Monate bei Personen- und

Kapitalgesellschaften erfolgen, innerhalb von 1 Jahr bei Eigenbetrieben und Zweckverbänden.

Das Aufsichtsgremium oder der/die Aufsichtsgremiumsvorsitzende sollen Prüfungs-
schwerpunkte für die Abschlussprüfung festlegen.

Ausnahme: Eigenbetriebe

Nach 5 Jahren soll ein Wechsel der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft (nicht nur des Prüfungs-
teams) erfolgen.

Seite 16 von 17

—— F Darmstädter Beteiligungskodex HESS

Darmstadt

1.7 Bei.dem Wechsel der Prüfungsgesellschaft sollen zur Auswahl der neuen Prüfurgsgesellschaft
mindestens 3 Angebote eingeholt werden.

NS

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Seite 17 von 17

Magistratsvorlage 
 
Eingang Magistrats- 
geschäftsstelle: 
11.09.2014 
an den Magistrat 
 
  zur Kenntnis 
   zur Beschlussfassung 
 
Beteiligt vor  
Magistratsbeschlussfassung:  
Dezernat V  an die Stadtverordnetenversammlung 
 
  OBW zur Befassung 
   zur Kenntnis 
   zur Beschlussfassung 
   zur abschließenden Beschluss- 
       fassung Fachausschuss 
 
Amt: Eigenbetrieb 
Darmstädter Werkstätten 
 
Behandlung in  
öffentl. Sitzung 
Ja 
 
Nein 
 
 OBW bei abschl. 
Beschlussfassung Magistrat 
 
 
 
Ja 
 
Nein  
Internetfähig     
Verteiler: 
 
 
Vorlage-Nr. 2014/0280 
 
Magistratsbeschluss-Nr. 
  
 
Produkt-Nr.:        
Kostenstelle:        Investitionsnummer:        
Kostenträger:        Sachkonto:        
 
Betreff: EDW - Beteiligungskodex - Entsprechenserklärung 2013 
Eigenbetrieb Darmstädter Werkstätten und Wohneinrichtungen 
 
Vorlage vom: 09.09.2014 
 
Beschlussvorschlag : 
 
Der Magistrat nimmt den Beschluss der Betriebskommission des EDW vom 22. Mai 2014, 
bezüglich der Vorlage vom 22. Mai 2014 (EDW Vorlage 04/2014), zur Kenntnis und leitet die 
Vorlage zur Kenntnis an die Stadtverordnetenversammlung weiter. 
 
 
 
Anlagen: Beteiligungskodex-Entsprechungserklärung 2013 
 
Datenschutzrelevante Anlage:  
 
Folgekosten:    Ja    Nein

- 2 - 
 
Beschluss des Magistrats vom

- 3 - 
 
Begründung zur Magistratsvorlage 2014/0280 vom 09.09.2014 
  
 
Der Magistrat nimmt den Beschluss der Betriebskommission des EDW vom 22. Mai 2014, 
bezüglich der Vorlage vom 22. Mai 2014 (EDW Vorlage 04/2014), zur Kenntnis und leitet die 
Vorlage zur Kenntnis an die Stadtverordnetenversammlung weiter. 
 
Seitens der Verwaltung des EDW wurde es versäumt, die Vorlage zeitgerecht vorzulegen. 
 
Darmstadt, 09.09.2014 
 
Dezernat V 
 
 
 
Barbara Akdeniz 
Stadträtin