Neuer Projektraum für alle größeren Bauprojekte eröffnet

Die Oberbürgermeisterin 
Dezernat, Dienststelle 
VI/26 
 
Vorlagen-Nummer 
 0726/2018 
Mitteilung 
öffentlicher Teil 
Gremium Datum 
Betriebsausschuss Gebäudewirtschaft 23.04.2018 
Verkehrsausschuss 15.05.2018 
 
Neuer Projektraum für alle größeren Bauprojekte eröffnet 
Bereits in 2007 erfolgte die erste Anforderung zur Bereitstellung eines Projektraumes im Internet zur 
Abwicklung eines Bauvorhabens. Es sollte geprüft werden, ob ein solches Portal selbst oder über 
externe Anbieter angeboten werden kann. Nach intensiven Recherchen und Prüfen aller relevanten 
Anforderungen, insbesondere an die Datensicherheit, wurde das Pilotprojekt „Oper“ mit dem Anbieter 
conetics gestartet. Ein Einsatz bei anderen Projekten wurde aber bereits nach kurzer Einsatzzeit we-
gen Sicherheitslücken ausgeschlossen. Das Projekt Oper durfte aber fortgeführt werden.  
Ein weiteres Pilotprojekt (Schule Humboldtstraße) wurde mit dem Anbieter Conject durchgeführt. Die-
se wurde bis zum Abschluss genutzt und bot erste Erfahrungen mit dem Umgang. 
Noch ein Pilotprojekt wurde mit dem Anbieter Smarter Business (Sharxx, jetzt NovaCapta) für das 
Projekt Bezirksrathaus Rodenkirchen geprüft, kam aber nicht zustande. Der Projektraum wurde für 
andere Projekte weiter vorgehalten. Das Amt für Informationsverarbeitung bot an, auf Basis der bei 
der Stadt Köln eingesetzten Software Windows Sharepoint (TEAM) ein ähnliches Produkt anbieten zu 
können. Dieses wurde auch für über 20 Projekte eingesetzt. Aufgrund der einfachen Struktur war und 
ist die TEAM-Seite aber nur als reine Ablage nutzbar. 
Für das Projekt „Eifelwall“ wurde auf Initiative der Gruppe Informationstechnologie bei der Gebäude-
wirtschaft der Stadt Köln das Produkt NovaCapta empfohlen und vom externen Projektsteuerer über-
nommen, der das Produkt inzwischen als Standard für alle Projekte einsetzt. 
Im Gegensatz zu anderen Produkten gibt es hier keine Sicherheitsbedenken, da ein identisches Pro-
dukt bereits ohne Probleme bei der Stadt im Einsatz ist. Zudem hat der Anbieter NovaCapta alle er-
forderlichen Euronorm-Zertifizierungen vorgelegt. 
Das Programm bietet etliche Sonderfunktionen (Workflows beispielsweise zum Mängelmanagement, 
Schnittstellen zu Outlook, CAD-Viewer; browser- und softwareunabhängige Nutzungsmöglichkeit, 
umfangreiche Berechtigungssysteme, Metadaten-Nutzung, und weitere). Eine Übertragung von Pro-
jekten aus den von der Gebäudewirtschaft der Stadt Köln genutzten TEAM-Seiten wäre unproblema-
tisch durchführbar. 
Ein entsprechender Vertrag zur Nutzung des neuen Produktes konnte nach Zustimmung durch das 
Rechnungsprüfungsamt und der städtischen Vergabestelle im November 2017 abgeschlossen wer-
den. Die Produktivsetzung erfolgt Mitte März. 
Stadtweiter Einsatz 
Da auch bei anderen Dienststellen (wie dem Amt für Liegenschaften, Vermessung und Kataster, Amt 
für Straßen und Verkehrstechnik und Amt für Brücken, Tunnel und Stadtbahnbau) dringender Bedarf 
besteht, können durch den stadtweiten Einsatz des Multiprojektraumes SharxxLive Synergieeffekte 
erzielt werden: Insbesondere kann auf eine erneute Ausschreibung verzichtet werden. Aufgrund der 
zu erwartenden hohen Userzahl wird die user- und speicherplatzbezogene Preisgestaltung in eine 
Flatrate umgewandelt, was zu einer Reduzierung der Nutzungsgebühren führt.

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Die jeweilige Administration liegt im Verantwortungsbereich der Dienstelle. Die Abrechnung erfolgt je 
Dienststelle (nach Anzahl der User und Speicherplatz). 
Für die stadtweite Nutzung wurde die Web-Adresse geändert auf  
https://bauprojekte.stadt-koeln.de .  
Das Amt für Informationsverarbeitung ist mit der Einrichtung beauftragt. 
Aktuell werden bei der Gebäudewirtschaft der Stadt Köln 34 Projekte über Projekträume bearbeitet. 
Das Amt für Brücken, Tunnel und Stadtbahnbau begrüßt die Mitnutzung des Projektraumes, weil 
dadurch insbesondere anstehende zeitgebundene Projektstarts für Brückenbauwerke erfasst werden 
können.