Antrag der Fraktion Bündnis 90 / Die Grünen / GAL und der CDU-Fraktion im Rat vom 06.04.2016 "Rechts- und Ausländeramt stärken" (A-R/0020/2016)

V/0486/2016/1 
DER OBERBÜRGERMEISTER 
Personal- und Organisationsamt 
 
 
 
 
 
 
 
 
Betrifft 
 
Antrag der Fraktion Bündnis 90 / Die Grünen / GAL und der CDU-Fraktion im Rat vom 06.04.2016 
"Rechts- und Ausländeramt stärken" (A-R/0020/2016) 
 
 
 
Beratungsfolge 
 
 
23.11.2016 Ausschuss für Soziales, Stiftungen, Gesundheit, Verbraucherschutz 
                     und Arbeitsförderung Vorberatung 
30.11.2016 Integrationsrat Vorberatung 
01.12.2016 Ausschuss für Personal, Organisation, Sicherheit, Ordnung  
                     und E-Government Vorberatung 
07.12.2016 Haupt- und Finanzausschuss Entscheidung 
 
 
Beschlussvorschlag: 
I. Sachentscheidung: 
 
1. Der Haupt- und Finanzausschuss nimmt zur Kenntnis, dass seitens der Verwaltung 
ein Projekt „Optimierung der Ausländerbehörde“ angestoßen wurde. 
 
2. Der Haupt - und Finanzausschuss nimmt zur Kenntnis, dass das Projekt  über die  
Verbesserung der atmosphärischen, räumlichen und organisatorischen Strukturen 
des Rechts- und Ausländeramtes hinaus eine umfassende Neuorientierung der O r-
ganisation sowie der Personal- und Qualitätsentwicklung der Ausländerbehörde zum 
Ziel hat. 
 
3. Der Haupt- und Finanzausschuss nimmt zur Kenntnis, dass auf eine Verlagerung von 
Aufgaben, die den Flüchtlingsbereich betreffen, in das Amt für Bürger - und Ratsser-
vice verzichtet werden soll.   
 
4. Der Haupt- und Finanzausschuss nimmt zur Kenntnis, dass im R ahmen des Proje k-
tes die elektronische Ausländerakte eingeführt wird. Die damit verbundenen laufe n-
den Aufwendungen i. H. v. 37.000 €/Jahr sowie die einmaligen Aufwendungen i. H. v.  
180.000 € für die Digitalisierung der laufenden Akten sind im Wirtschaftspl an 2017 
der citeq vorgesehen. 
 
5. Die Verwaltung wird beauftragt, den zuständigen Gremien über den Verlauf des Pr o-
jektes zu berichten. Ein Abschlussbericht wird nach Ende des Gesamtprojektes, v o-
raussichtlich Ende 2017 vorgelegt. 
 
 
Vorlagen-Nr.: 
  
V/0486/2016/1. Erg. 
Auskunft erteilt: 
Frau Havermeier 
Ruf: 
492-1020 
E-Mail: 
HavermeierSusanne@stadt-
muenster.de  
Datum: 
07.11.2016 
Öffentliche Beschlussvorlage

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6. Die Verwaltung wird beauftrag t, den zuständigen Gremien im vierten Quartal 2017 
das künftige Beratungskonzept für ausländer -/aufenthaltsrechtliche Fragen mit Aus-
sagen zu dem erforderlichen Stellenbedarf zur Entscheidung vorzulegen.  
 
7. Der Ratsantrag der Fraktion Bündnis 90/Die Grünen/G AL und der CDU -Fraktion vom 
06.04.2016 (A-R/0020/2016) ist damit erledigt. 
 
 
II. Finanzielle Auswirkungen:  
 
Die   mit  dem   Projekt  verbundenen  Personalaufwendungen  wurden  für 2016  durch  den 
1. Nachtragshaushaltsplan bereitgestellt und sind im Haushaltsplanentwurf 2017 veranschlagt.  
Für die Einführung der elektronischen Ausländerakte fallen einma lig 180.000 € für die Digitalisi e-
rung der la ufenden Akten an, für den laufenden Betrieb der elektronischen Ausländerakte fallen 
jährlich 37.000 € an. Im Wirtschaftsplan 2017 der citeq sind diese Mittel vorgesehen. 
 
 
Begründung: 
 
Im Ausschuss für Soziales, Stiftungen, Gesundheit, Verbraucherschutz und Arbeitsförderung am 
02.11.2016 erfolgte zur Ursprungsvorlage V/0486/2016 eine mündliche Berichterstattung zum I n-
halt und Stand des Projektes „Optimierung der Ausländerbehörde“. Die Verwaltung wurde beau f-
tragt, eine entsprechende Ergänzungsvorlage für die weitere Beratungsfolge zu erstellen. 
 
Projekt „Optimierung der Ausländerbehörde“ 
Mit einer Aufstockung der personellen Ressourcen sowie der vorzeitigen Nachbesetzung der mit 
Ausscheiden des derzeitigen Stelleninhabers frei werdenden Abteilungsleitung wurden die Grun d-
lagen, geschaffen, neben dem aufreibenden und anspruchsvollen Tagesgeschäft, ein Projekt „O p-
timierung der Ausländerbehörde“ zu initiieren und umzusetzen. 
 
Das Projekt „Optimierung der Ausländerbehörde“ beinhaltet eine umfassende Neuorientierung der 
Organisation sowie der Personal - und Qualitätsentwicklung vor dem Hintergrund der wachsenden 
Bedeutung von Zuwanderung sowie dem Wandel im Aufgabenverständnis und stellt einen wicht i-
gen Beitrag für die kommunalen Integrationsprozesse dar. 
 
In diesem Sinne soll die Ausländerbehörde zu einer ersten Anlauf - und Kontaktstelle für Migrantin-
nen und Migranten mit einer interkulturellen Ausrichtung weiterentwickelt werden, die bereits durch 
ihr äußeres Erscheinungsbild, transparente und optimierte Geschäftsabläufe sowie eine ausdrüc k-
liche Serviceorientierung eine angemessene  Wertschätzung gegenüber den zuwandernden und 
geflüchteten Menschen zum Ausdruck bringt. 
 
Im Einzelnen sollen die nachfolgenden Projektziele umgesetzt werden: 
 
Ziel 1: Die Ausländerbehörde verhilft im Rahmen ihres Handlungsspielraums Menschen mit 
ausländischer Staatsangehörigkeit zu einem gesicherten Aufenthaltsstatus, indem sie 
aktiv Wege dahin aufzeigt und entsprechende Entscheidungen trifft. 
Ziel 2: Das Selbstverständnis als Willkommens - und Servicebehörde beinhaltet die kunde n-
orientierte Beratung zu aufenthaltsrechtlichen Anliegen und zu weiteren Angeboten 
und Akteuren. 
Ziel 3:  Die Ausländerbehörde legt Wert auf eine umfassende Information der Kundinnen und 
Kunden und nutzt die hierfür geeigneten Mittel. 
Ziel 4:  Die Ausländerbehörde hat den Anspruch einer möglichst hohen Verständlichkeit ihrer 
Auskünfte und Nachvollziehbarkeit ihrer Entscheidungen. 
Ziel 5:  Die Verfahrensabläufe in der Ausländerbehörde gewährleisten eine hohe Servicequali-
tät.

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Ziel 6: Die Organisationsstruktur der Verwaltung begünstigt Synergien zwischen der Auslä n-
derbehörde und anderen Verwaltungseinheiten mit der Zielgruppe ausländischer Bü r-
gerinnen und Bürger. 
Ziel 7: Die Ausländerbehörde bezieht die Sicht der Kundinnen und Kunden bei der Verbess e-
rung ihrer Serviceorientierung mit ein. 
Ziel 8: Das Erscheinungsbild der Ausländerbehörde bringt zum Ausdruck, dass Kundinnen 
und Kunden willkommen sind und wertgeschätzt werden.  
Ziel 9:  Die Wahrnehmung von Beratungs-, Service- und Informationsaufgaben im Sinne einer 
Willkommensbehörde findet angemessenen Ausdruck in der Stellenbemessung, Ste l-
lenbeschreibung und Stellenbewertung. 
Ziel 10: Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Ausländerbehörde verfügen über das für 
interkulturelle Beratungskontexte erforderliche Wissen sowie über kommunikative und 
soziale Kompetenzen. 
Ziel 11: Mit Akteuren der Migrations- und Integrationsarbeit sowie anderen relevanten Akteuren 
pflegt die Ausländerbehörde kontinuierliche, konstruktive und respektvolle Beziehun-
gen. 
Ziel 12: Die Ausländerbehörde macht ihre handlungsleitenden Prinzipien wie „Willkommenskul-
tur“ und „Serviceorientierung“ in der eigenen Verwaltungsorganisation wie auch in der 
Öffentlichkeit sichtbar. 
 
In der ersten Phase des Projekts werden dabei diejenigen Aspekte verfolgt, die geeignet sind, die 
offensichtlich für Kunden/innen und Mitarbeiter/innen gleichermaßen belastende und z. T. risik o-
behaftete Situation vor Ort zu entschärfen. Dazu  gehören vor allem der  Abbau der Wartezeiten, 
eine Steigerung der Beratungskapazitäten sowie die Einführung proaktiver Beratungsansätze und 
schließlich die Verbesserung der Erreichbarkeit. 
 
Als ad hoc -Maßnahmen in diesem Sinne wurden zunächst befristet Er gänzungskräfte eingesetzt, 
um die Sachbearbeitung von einfachen Arbeiten zu entlasten und so zusätzliche Beratungsre s-
sourcen zu schaffen. 
 
Die Einführung einer online -Terminvergabe entzerrt und strukturiert die zur Verfügung stehenden 
Beratungszeiten und e rmöglicht den Kund/innen einen zuverlässigen, zeitpunktorientierten Z u-
gang. Eine Öffnung des Amtes an vier Samstagen (mit Terminvergabe) im Oktober und November 
stellte im Rahmen von Mehrarbeit zusätzliche Beratungszeiten zur Verfügung. 
 
Die Steuerung des Kundenzugangs über den Haupteingang des Stadthauses 2  gewährleistet eine 
zumutbare Wartesituation, vor allem in den bevorstehenden Wintermonaten. Perspektivisch mü s-
sen weitergehende  Lösungsansätze  gefunden werden. 
 
Mit 4 zusätzlichen Büroräumen, die das  Jobcenter zugunsten der Ausländerbehörde freigezogen 
hat, werden kurzfristig die räumlichen Voraussetzungen für eine angemessenere  Beratungssitu a-
tion und Entzerrung der unzumutbaren Wartesituation im Erdgeschoss geschaffen. Parallel werden 
auch hier Anstrengungen für  langfristige Lösungen unternommen. 
 
Im nächsten Schritt werden Ansätze zur Verbesserung der telefonischen Erreichbarkeit während 
der Öffnungszeiten entwickelt und umgesetzt. Darüber hinaus wird die Einführung von Videodo l-
metschen geprüft sow ie Maßnahmen zur Vertiefung der Sprachkenntnisse der Mitarbeiter/innen. 
Auch die Informationen /Wegweisungen innerhalb des Gebäudes sollen mit Blick auf die sprachl i-
chen Bedürfnisse optimiert werden. 
 
Es ist vorgesehen, kurzfristig ein Projekt zur Einführu ng der elektronischen Ausländerakte zu sta r-
ten. Neben den Standardvorteilen einer digitalen Akte werden damit zusätzliche Beratungs - und 
Bearbeitungszeiten generiert, die bislang auf das Aktenmanagement (Anlegen, Kopieren für den

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Geschäftsgang/die Akteneinsicht sowie das Holen und insbesondere Suchen während des Ber a-
tungsgesprächs) verwendet werden. 
 
Zur Qualitätsverbesserung der städtischen Leistungen ist vorgesehen, kurzfristig einen proaktiven 
Beratungsansatz einzuführen, der z. B. bei ablehnenden Besche iden des BAMF die Ablehnung s-
gründe erläutert sowie eine aktive Rückkehrberatung vorsieht. Das dazu erforderliche interne Wi s-
sensmanagement wird sukzessive aufgebaut. Dabei geht es sowohl um eine inhaltliche Aufbere i-
tung der vielfältigen Rechtsgrundlagen un d Dienstanweisungen, als auch um eine moderne Form 
der Bereitstellung. 
 
Schließlich ergänzt eine offensive Öffentlichkeitsarbeit mit möglichst breiter Mediennutzung und 
die Einführung einer geeigneten Form von Beschwerdemanagement die erste Projektphase.   
 
 
Verlagerung von Aufgaben, die den Flüchtlingsbereich betreffen, in das Amt für Bürger - und Rats-
service 
 
Das dargestellte Projekt basiert auf dem Verständnis, die Ausländerbehörde als zentrale erste A n-
lauf- und Kontaktstelle für alle Migrantinnen und Mig ranten in Münster zu etablieren, die in den 
unterschiedlichen Lebenssituationen schnell, kompetent und verlässlich Beratungs - und Unterstüt-
zungsangebote bietet. Die dazu erforderlichen räumlichen, organisatorischen und personellen V o-
raussetzungen sollen da her an dieser Stelle zentral bereitgestellt werden. Dazu gehört v. a. die 
angemessene rechtliche Qualität, aber auch der Einsatz von Software und sonstigen technischen 
Unterstützungsangeboten.  
 
Ausländerbehörden sind nach Aufenthaltsgesetz, Asylgesetz sow ie weiterer Gesetze, Verordnu n-
gen und Erlasse zuständig für den Vollzug des Ausländerrechts. Dazu gehören die Erteilung und 
Versagung von Aufenthalts - sowie Niederlassungserlaubnissen, der Prüfung und ggf.  Durchfü h-
rung von Ausweisungen und  Abschiebungen,  die Erteilung von Duldungen sowie Regelungen 
zum Familiennachzug, Mitwirkung bei der Visaerteilung u. a. Das Ausländerrecht stellt damit ein 
spezielles und vielfältiges Rechtsgebiet dar, das für Verständnis und Umsetzung einer intensiven 
und zeitaufwändigen Einarbeitung bedarf. Zentrales Arbeitsmedium ist das Ausländerzentralregi s-
ter. 
 
Im Amt für Bürger - und Ratsservice werden publikumsintensive Dienstleistungen für Bürgerinnen 
und Bürger gebündelt. Das Aufgabenportfolio reicht von beispielsweise der Bearb eitung von Aus-
weis- , Passangelegenheiten und Meldeangelegenheiten über die Ausstellung von Führungszeu g-
nissen und amtlichen Beglaubigungen, Fundsachen, Anwohnerparken, Rundfunkgebühren, Änd e-
rung von Anschriften in Fahrzeugpapieren etc.  
 
Zwar leistete das Amt für Bürger- und Ratsservice während der Hochphase des Flüchtlingszuzugs 
eine Unterstützung durch Ausstellung der sog. BüMA (Bescheinigung über die Meldung als Asy l-
suchender). Eine Synergie konnte hier jedoch ausschließlich dadurch erzielt werden, dass  auf die 
bestehenden Kunden- und Bedienstruktur zur Dokumentenausgabe zurückgegriffen wurde.    Eine 
echte organisatorische oder rechtliche Schnittstelle besteht nicht. 
 
Zwischenzeitlich wurden zudem die BüMA mit der Auskunftsnachweisverordnung (AKNV) durc h 
den Auskunftsnachweis ersetzt, so dass mittlerweile diese Möglichkeit nicht mehr besteht. 
 
Vielmehr müsste bei Verlagerung von einzelnen Aufgaben(teilen) aus der Ausländerbehörde in 
das Amt für Bürger - und Ratsservice dort das erforderliche v. a. rechtli che Know-how aufgebaut 
und unterhalten werden. Es wären zusätzliche Abstimmungen/Absprachen zu Verfahren und En t-
scheidungen zwischen beiden Ämtern erforderlich, um sicherzustellen, dass nicht in vergleichb a-
ren Fällen unterschiedliche Rechtsanwendung prakti ziert und jeweils unterschiedliche Entsche i-
dungen getroffen würden.

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Es müssten zusätzliche Lizenzen für den Zugriff auf das Ausländerzentralregister bereitgestellt 
werden ebenso wie die doppelte Bereitstellung aller weiteren o. a. technischen Unterstützungsleis-
tungen. 
 
Nach Einschätzung der Verwaltung bedeutet eine Verlagerung von Aufgaben(teilen) aus der Au s-
länderbehörde in das Amt für Bürger - und Ratsservice keine Verbesserung der Situation. Es b e-
steht im Gegenteil  die Gefahr einer Schaffung von Doppels trukturen, die weder für die Migranti n-
nen und Migranten noch für die Mitarbeiter/innen einen spürbaren Mehrwert bedeuten, sondern 
vielmehr einen Qualitätsverlust durch Verbreiterung der Strukturen. Dieser Ansatz soll daher nicht 
weiter verfolgt werden. 
 
 
In Vertretung 
 
 
 
gez. 
Wolfgang Heuer 
Stadtrat