Fortschreibung der Wirtschaftlichkeits- und Organisationsuntersuchung bei den Bühnen Köln – Dokumentation des Projektstatus

Die Oberbürgermeisterin 
Dezernat, Dienststelle  
VII/46 
 
Vorlagen-Nummer 17.04.2020 
 1120/2020 
Mitteilung 
öffentlicher Teil 
Gremium Datum 
Betriebsausschuss Bühnen der Stadt Köln 28.04.2020 
 
Fortschreibung der Wirtschaftlichkeits- und Organisationsuntersuchung bei den Bühnen Köln 
– Dokumentation des Projektstatus 
HINTERGRUND  
 
Der Betriebsausschuss Bühnen hat am 19.06.2018 die vorgelegte Status quo - und Perspektiven-
Betrachtung der Bühnen hinsichtlich der vorhandenen 36 Bühnenstandorte zur Kenntnis genommen 
(1246/2018) und der Betriebsleitung in diesem Kontext einen konkreten Auftrag erteilt. So war ein 
Vergabeverfahren für eine Fortschreibung des actori-Gutachtens aus dem Jahr 2014 vorzubereiten. 
Ziel dieser Fortschreibung bzw. des „Updates“ der Wirtschaft lichkeits- und Organisationsuntersu-
chung ist es, einen Weg aufzuzeigen, wie die Bühnen nach Abschluss des deutlich verlängerten Inte-
rims strukturiert zu einem leistungsfähigen und effizienten Kulturbetrieb mit dem Bühnenzentrum am 
Offenbachplatz entwickelt werden können.  
 
Neben den künstlerischen Zielen, sollen dabei folgende Parameter insbesondere Beachtung finden: 
 
a. möglichst wenige, aber qualitativ hochwertige Standorte  
b. Steigerung der Effizienz durch Optimierung der Infrastruktur 
c. moderne und konstant funktionierende Logistik des Repertoires 
d. modernes und effizientes Gebäude- und Anlagenmanagement 
 
Am 26.03.2019 hat der Betriebsausschuss Bühnen sodann den konkreten Prüfauftrag an actori b e-
schlossen (0672/2019). Die Betriebsleitung wurde beauftragt, die Vergabe an actori durchzuführen. 
 
SACHSTANDSMITTEILUNGEN 
 
Am 08.10.2019 berichtete der Projektleiter Frank Schellenberg (actori) zum Stand des Projektes unter 
dem Tagesordnungspunkt 5.2 „Sachstand zur Fortschreibung der Wirtschaftlichkeits- und Organisati-
onsuntersuchung der Bühnen Köln durch die Firma actori“ (3462/2019) in der Betriebsausschusssit-
zung mündlich. Am 28.01.2020 erhielt der Ausschuss sodann eine schriftliche Mitteilung (0162/2020) 
über den Sachstand. Der Ausschuss bat in der Sitzung darum, künftig weiterhin schr iftlich informiert 
zu werden. 
 
Sachstand April 2020: 
 
Das Projekt läuft trotz der Einschränkungen durch Corona weiter. 
 
Die Fortschreibung der Untersuchung erfolgt wie bekannt auf Basis der im Jahr 2014 erfolgten Wirt-
schaftlichkeits- und Organisationsuntersuchung. Ausgangspunkt ist das „optimierte Betriebsszenario“, 
welches bereits grundsätzliche Parameter, wie zum Beispiel den Musterspielplan für die Zeit nach der 
Wiedereröffnung, festlegt. Die Hauptaufgabe der erneuten Untersuchung ist eine aktualisierte Ermitt-
lung des benötigten Betriebskostenzuschusses für den laufenden Betrieb nach Beendigung der S a-

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nierungsmaßnahmen. Dabei stehen insbesondere Veränderungen, die sich seit der Untersuchung im 
Jahr 2014 ergeben haben im Fokus.  
 
Die Bearbeitung des Projektes gliedert sich in die bekannten sieben Phasen, an deren Abschluss die 
Aktualisierung der zu erwartenden Kosten- und Erlöse und des benötigten Betriebskostenzuschusses 
steht.  
 
Phase 1:  Evaluation der Kostenblöcke der Betriebskostenschätzung aus dem Guta chten von 
2014 
Phase 2:  Ermittlung der optimalen Probebühnenkapazität und Bestimmung geeigneter Standorte 
in Bezug auf optimale Flexibilität und Logistik 
Phase 3:  Ermittlung der benötigten Büro- und Sonderflächen, Lager- und Funduskapazitäten für 
einen optimierten Betrieb 
Phase 4:  Ermittlung weiterer geeigneter Standorte der Bühnen Köln (außerhalb des Offenbach-
platzes) 
Phase 5:  Evaluation der potenziellen rechtsrheinischen Standorte für das Schauspiel 
Phase 6:  Bewertung des Gebäudemanagements 
Phase 7:  Neuberechnung des aktualisierten Betriebskostenzuschusses 
 
In Phase 1 stand die Evaluation der Kosten- und Erlösblöcke im Fokus. Ziel war es, strukturelle Ver-
änderungen der Kosten- und Erlösblöcke zu bestimmen, um die Schwerpunkte der weiteren Untersu-
chung zu identifizieren. Die Phase ist abgeschlossen: Ca. 60% der Kosten- und Erlösblöcke wurden 
abschließend evaluiert, in den anderen Bereichen gibt es Interdependenzen mit Fragestellungen an-
derer Arbeitsphasen, so dass deren Evaluation mit Phase 7 des Projektes abgeschlossen wird. 
 
Die Phasen 2 und 3 sind zu 95% abgeschlossen. In diesen standen zum einen die Überprüfung der 
Probebühnensituation nach dem Interim sowie die Ermittlung der benötigten externen Büro- und La-
gerflächen im Zentrum. Hierbei wurden auc h die Bedürfnisse des Gürzenich -Orchesters nochmals 
umfassend einbezogen. Im Rahmen der Phase 3 wurde zudem gemäß Beschluss ein Logistik Work-
shop in Zusammenarbeit mit der Firma TCW Transfer-Centrum für Produktions-Logistik und Techno-
logie-Management GmbH & Co. KG durchgeführt. Im Workshop wurden interaktiv Logistikszenarien, 
Lager- und Logistiksysteme sowie Ansätze zur Digitalisierung und Katalogisierung diskutiert.  
 
Die Phasen 4 und 5  sind ebenfalls zu 95% abgeschlossen. Ziel war es, auftragsgemäß Option en 
einer optimierten Standortnutzung zu bestimmen und insbesondere eine transparente Entsche i-
dungsgrundlage über den Standort der rechtsrheinischen Spielstätte (Halle Kalk oder Depot) zu erar-
beiten. Im Rahmen dieser beiden Phasen wurde evident, dass eine E ntwicklung von Standortoptio-
nen nur ganzheitlich unter Einbezug aller Aspekte der Phasen 2 -5 erfolgen kann. Daher wurde hier 
ein integriertes Vorgehen gewählt, indem zunächst die qualitative Bewertung der rechtsrheinischen 
Spielstätte anhand definierter Bewertungskriterien erfolgte und im Anschluss mögliche Standortsz e-
narien auf Basis der in Phasen 2 und 3 ermittelten Bedarfe entwickelt wurden.  
 
Im Rahmen dieses Vorgehens zeigte sich, dass die Entscheidung über die rechtrheinische Spielstätte 
auch nach Ein bezug aller Aspekte der Phasen 2 und 3 aufgrund zahlreicher Interdependenzen nicht 
losgelöst von einem größeren Kontext und weiteren Analysen erfolgen kann. Ein komplexes System 
aus den Rahmenbedingungen der Standortanalyse (z. B. möglichst wenige, aber qualitativ hochwerti-
ge Standorte und möglichst hohe Synergieeffekte), Kosten, Risikofaktoren und auch der zeitlichen 
Realisierbarkeit verschiedener Szenarien haben wesentlichen Einfluss auf die Auswahl der recht s-
rheinischen Spielstätte – dies ist besonders vor dem Hintergrund noch ausstehender Entscheidungen 
und notwendiger Analysen bezüglich des Standorts Kalk aktuell nur begrenzt kalkulierbar. In Hinblick 
auf die weitere Untersuchung von actori bedeutet dies den Einbezug eines Szenarios für das aktuell 
die meiste Planungssicherheit besteht und welches somit eine fundierte Berechnungsgrundlage für 
den Betriebskostenzuschusses ermöglicht. Gleichzeitig bleibt dabei für die Bühnen und die Stadt 
auch die notwendige Flexibilität erhalten, die Entscheidung über ein e dauerhafte rechtsrheinische 
Spielstätte in einem größeren Kontext und zu einem späteren Zeitpunkt zu treffen sowie durch weite-
re notwendige Analysen zu stützen.  
 
In der aktuellen Phase 6 steht der Bereich Gebäudemanagement im Fokus. Es werden die Kosten-

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strukturen sowie das benötigte Personal evaluiert. Dabei liegt der Schwerpunkt auf Veränderungen, 
die sich durch eine Sanierung ergeben. Ebenfalls wird in diesem Zusammenhang die Möglichkeit der 
Anbindung an gesamtstädtische Systeme geprüft. Hierfür wurde am 02. April ein Online -Workshop 
mit den Verantwortlichen der Bühnen Köln sowie dem Baudezernenten Markus Greitemann durchge-
führt. Der Abschluss dieser Arbeitsphase ist für Mai 2020 vorgesehen.  
 
Die letzte Phase 7 (Aktualisierung des Betriebskostenzuschusses) befindet sich in Vorbereitung. 
 
WEITERES VORGEHEN 
 
Das Projekt wird wie beschrieben fortgesetzt. Die Bühnen werden kontinuierlich zum Projektfortschritt 
berichten.  
 
Mit einer Präsentation der Abschlussunterlagen im Betriebsausschuss Bühnen ist im Oktober 2020 zu 
rechnen. Der Betriebsausschuss Bühnen hatte in seiner Sitzung am 28.01.2020 signalisiert, dass die 
Präsentation im Rahmen einer Sondersitzung des Betriebsausschusses stattfinden soll. Der Termin 
und das genaue Vorgehen sind zwischen Ausschuss und Verwaltung noch abzustimmen. 
 
Gez. Frau BG Laugwitz-Aulbach