Beantwortung einer gem. Anfrage nach § 4 (Grüne) betreffend "Open Source Strategie" AN/0331/2022

Die Oberbürgermeisterin 
Dezernat, Dienststelle  
IX/12 
 
Vorlagen-Nummer  21.03.2022 
 0790/2022 
Beantwortung einer Anfrage nach § 4 der Geschäftsordnung  
öffentlicher Teil 
Gremium Datum 
Digitalisierungsausschuss 28.03.2022 
Ausschuss Schule und Weiterbildung 28.03.2022 
 
Beantwortung einer gem. Anfrage nach § 4 (Grüne) betreffend "Open Source Strategie" 
AN/0331/2022 
Die Verwaltung wird um Beantwortung folgender Fragen gebeten:  
 
1. Welche Open-Source-Produkte wurden seitdem als Alternative für welche proprietäre 
Software in Betracht gezogen bzw. implementiert? 
 
Seit der Mitteilung 0837/2019 im Unterausschuss Digitale Kommunikation und Organisation im März 
2019 wurde der Ausbau von Open Source Software (OSS) im Sinne der „Leitlinien zum Softwareein-
satz bei der Stadt Köln“ fortgeführt. Beispielhaft sind nachfolgend die wichtigsten Aktivitäten im Um-
feld von OSS aufgeführt: 
 
• An Stelle von Microsoft Project wurde 2021 die OSS OpenProject stadtweit als Projektmanage-
ment Software eingeführt. 
• Der auf OSS basierende Videokonferenzservice BigBlueButton (BBB) hat in 2021 die proprietäre 
Software Circuit abgelöst. 
• Der städtische Service „cBox“ wurde auf der Basis der OSS Nextcloud erweitert und stellt ab An-
fang Q2/2022 den Zugriff auf die städtischen Datenablagen über den Browser und über eine App 
bereit. 
• Der städtische Service „cChat“ auf der Basis der OSS Rocket.Chat befindet sich derzeit in den 
Beteiligungsverfahren und wird im Laufe des Jahres 2022 sukzessive den städtischen Mitarbei-
tenden bereitgestellt.   
• Mit der Ratsvorlage 3687/2021 hat die Verwaltung nicht nur den Bedarf an Microsoft-Lizenzen bis 
2025 festgestellt, sondern auch die Grundlage für den Start zweier Projekte gelegt, die die Ablö-
sung von Microsoft Office und Microsoft Exchange durch OSS bis 2024 anstreben. Hier sind OSS 
Produkte wie OnlyOffice oder LibreOffice (bzw. die Webvariante Collabora) sowie Open-Xchange 
angedacht. 
 
 
2. Wie beurteilt die Verwaltung die Wartbarkeit ihrer Open Source Produkte? 
 
Bei der Stadt Köln steht hinter den unternehmenskritischen Anwendungsfällen von OSS immer eine 
entsprechende Firma, die die Software professionell kuratiert. Diese stellt die Softwarepflege (Up-
dates) und den Support für die Software bereit und ist in der Regel gleichzeitig auch der Haupt-
Unterstützer (Contributor) für das OSS-Projekt. Die Leistungen werden über entsprechende Abonne-
ments (Subscriptions) eingekauft, die einerseits der Zugriff auf die Spezialisten im Störungsfalle und 
andererseits die Finanzierung der OSS-Projekte sicherstellen.

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Insoweit ist die Wartbarkeit der eingesetzten OSS mit der von proprietären Softwareprodukten ver-
gleichbar. 
 
3. Welche weiteren Schritte sind im Rahmen der „Open-Source-First-Strategie“ insbesondere 
in den Schulen angedacht? 
 
Für die Schulen unter städtischer Trägerschaft gelten die in den „Leitlinien zum Softwareeinsatz bei 
der Stadt Köln – Historie, Status Quo und Strategie“ (Fassung vom 07.03.2019; Vorlage 0837/2019) 
vgl. Punkt 6.9 ff grundsätzlich gemachten Aussagen auch heute fort.  
 
Aus diesem Grund wird bei jedem Vorhaben, welches die Bereitstellung neuer IT-Services beinhaltet, 
geprüft, ob eine Open-Source-Lösung möglich ist. Aktuelle Beispiele für den Einsatz von Open-
Source-Anwendungen im Schulumfeld sind unter anderem: 
• Univention Corporate Server - Umsetzung der zentralen Benutzerverwaltung für die pä-
dagogische Infrastruktur 
• OPSI - Softwaremanagement und Verteilung 
• uCloud - Datenspeicher auf Basis von NextCloud  
• BBB - Videokonferenzsysteme für die Grundschulen 
• Moodle - Lernmanagementsystem 
 
Aufgrund des sehr großen pandemischen Handlungsdrucks bestand zum Beginn der Pandemie die 
zwingende Notwendigkeit, sehr kurzfristig auf die Bedarfe der allgemeinbildenden Kölner Schulen für 
ein kollaboratives und kooperatives Arbeiten zu reagieren. Aus diesem Grund hat der Schulträger 
allen Kölner Schulen (Ausnahme: Grundschulen) die Möglichkeit eröffnet, Microsoft 365 in der lizenz-
pflichtigen Form zu nutzen. Bis heute haben 105 Kölner Schulen davon Gebrauch gemacht. 
 
Die Frage, ob und in welcher Form der bisherige Status quo auch zukünftig für die heute be-
zugsberechtigten Schulen weiter bestehen bleibt bzw. auf die Kölner Grundschulen erweitert wird, ist 
Gegenstand des aktuellen Projektes zur Erstellung eines Medienentwicklungsplans (MEP). Erste 
Workshops mit den Schulen haben gezeigt, dass die Bereitstellung von Microsoft 365 für alle Schul-
formen/Schulen mit die höchste Priorität genießt. 
 
Unabhängig von den speziellen Anforderungen der Schulen, befassen sich die zuständigen Sachge-
biete des Amtes für Informationsverarbeitung und seiner Partner (NetCologne Schulsupport) regel-
mäßig mit der (Weiter-)Entwicklung von überregionalen Open Source Projekten wie dem „Projekt 
Phoenix“ oder der (Weiter-)Entwicklung der webbasierten „OnlyOffice“ Lösung. 
 
 
4. Wie betrachtet die Verwaltung vor dem Hintergrund der „Open-Source-First-Strategie“ den 
Wunsch von Schulen, verstärkt „Microsoft Office“-Produkte einzusetzen? 
 
Die Stadt Köln hat als Schulträger gem. §79 SchulG NRW die Verpflichtung, „[…]die für einen ord-
nungsgemäßen Unterricht erforderlichen Schulanlagen, Gebäude, Einrichtungen und Lehrmittel be-
reitzustellen[…]“. Wie unter Frage 3 erläutert, hat die (weitere) Nutzung von Microsoft 365 für alle 
Kölner Schulformen/Schulen eine sehr große Bedeutung. Die schulischen Rückmeldungen zeigen, 
dass die Nutzung von sehr vielen Schulen als alternativlos angesehen wird.  
Insgesamt sind bei der Auswahl der Lösungen nicht nur funktionale, technische Anforderungen zu 
berücksichtigen, sondern auch die pädagogischen Anforderungen für einen Einsatz durch die Lehr-
kräfte und Schüler*innen.  
 
5. Mit welchen Kosten rechnet die Verwaltung durch Anschaffung, Wartung und Schulungen 
im Zusammenhang mit der Einführung von Open Source Produkten bspw. im Vergleich zu 
(bestehenden) „Microsoft Office“ Produkten? 
 
Beim Einsatz von OSS entfallen zwar die Anschaffungskosten, aber es entstehen Kosten für die Sub-
scription, also für Updates, Support und ggf. die Nutzung von Enterprise Funktionalitäten, die nicht in

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den Community-Versionen der OSS enthalten sind. Die Kosten für die Subscription liegen in der Re-
gel unter den Kosten (Anschaffungskosten plus Softwarepflege) für proprietäre Software. Im Bereich 
Schulung sind die Kosten vergleichbar.  
 
Vorrangiges Ziel des Einsatzes von OSS ist es nicht, Kosten zu sparen. Vielmehr stehen die Transpa-
renz des Softwarecodes und die Möglichkeit, die Software in Zusammenarbeit mit dem Haupt-
Contributor zielführend weiterzuentwickeln und mit anderen Anwendungen der öffentlichen Verwal-
tung zu integrieren, im Vordergrund. Hierdurch wird die digitale Souveränität gestärkt und die Festi-
gung einer Herstellerabhängigkeit vermieden. 
 
Gez. Blome