Informationen zur Ombudsstelle für Flüchtlinge

Die Oberbürgermeisterin 
Dezernat, Dienststelle 
OB/OB/6 
 
Vorlagen-Nummer 
 1179/2018 
Mitteilung 
öffentlicher Teil 
Gremium Datum 
Integrationsrat 16.04.2018 
Ausschuss Soziales und Senioren 17.05.2018 
Runder Tisch für Flüchtlingsfragen 15.06.2018 
 
Informationen zur Ombudsstelle für Flüchtlinge 
Die Ombudsstelle (OS) für Flüchtlinge agiert seit dem 15.8.2016 als zentrale und unabhängi-
ge Anlaufstelle außerhalb der Stadtverwaltung. Sie besteht aus 0,5 Stelle Ombudsmann, 0,5 
Stelle Ombudsfrau und 0,5 Stelle Verwaltungskraft. In seiner Sitzung am 14.11.17 
(2735/2017) beschloss der Rat, die OS über die Befristung 31.12.2017 hinaus für zwei weite-
re Jahre bis zum 31.12.2019 weiterzuführen.  
 
Verzögerung 4. Tätigkeitsbericht 
Jeder Beschwerdefall, der von der OS entgegengenommen wird sowie die sich daraus erge-
benden Handlungserfordernisse werden dokumentiert und fließen anonymisiert in die Tätig-
keitsberichte der OS ein. 
Die Berichte informieren über Rahmenbedingungen und geben einen Anhaltspunkt über die 
Inanspruchnahme und die von der OS geleistete Arbeit. Bislang sind folgende Berichte er-
stellt und dem Fachausschuss für Soziales und Senioren zur Kenntnis gegeben worden: 
Sitzung 26.01.17 (0009/2017): 1. Tätigkeitsbericht mit Stand 09.12.2016, 
Sitzung 22.06.17 (1869/2017): 2. Tätigkeitsbericht mit Stand 31.03.2017, 
Sitzung 09.11.17 (3144/2017): 3. Tätigkeitsbericht mit Stand 30.06.2017. 
Die beim Kölner Flüchtlingsrat e.V. angebundene OS hat ihren Sitz in dem Mietobjekt  Neue 
Maastrichter Straße 12-14; 50672 Köln. In den Büroräumen gibt es seit Monaten auf Grund 
eines festgestellten Wasserrohrbruches räumliche Beeinträchtigungen. Auf Grund dieser Stö-
rungen sind erhebliche und anhaltende Einschränkungen der Nutzung der Büroräume sowie 
des Zugriffs auf das lokale Computernetzwerk der OS und damit einhergehend auf notwen-
dige Berichtsdaten eingetreten.   
Der 4. Tätigkeitsbericht wird somit mit zeitlicher Verzögerung erscheinen und den insgesamt 
noch ausstehenden Berichtszeitraum (01.07.2017 – 31.03.2018) enthalten. Die OS bittet für 
die Verzögerung um Verständnis. 
 
Aufgabe 0,5 Stelle Verwaltungskraft 
Seit Bestehen der OS vor rund 1 ¾ Jahren ist bei der Besetzung der Verwaltungsstelle eine 
hohe Fluktuation festzustellen. Die derzeitige bereits dritte Stelleninhaberin wird die OS zum 
30.4.18 auf eigenen Wunsch verlassen, um eine unbefristete Vollzeitstelle anzutreten.  
Unabhängig von der zuvor geschilderten räumlichen Situation und der grundsätzlichen Er-
schwernis durch die Befristung bei der Besetzung der Verwaltungsstelle, hat die Praxis ge-
zeigt, dass die Trennung von Verwaltungstätigkeiten einerseits und sozialarbeiterischen Tä-

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tigkeiten der Ombudspersonen andererseits nicht durchgängig zielführend ist.  
Jede neue Stellenbesetzung im Verwaltungsbereich würde die Arbeit der beiden Ombuds-
personen zudem erneut durch Ausschreibungen, Bewerbungsverfahren und insbesondere 
Einarbeitungszeiten zusätzlich belasten.  
In Abstimmung mit der OS soll daher nun versuchsweise bis zum Ablauf der Befristung der 
OS (31.12.2019) eine kostenneutrale organisatorische Veränderung eingeführt werden: 
Die 0,5 Stelle Verwaltungskraft wird diesmal nicht wieder neu besetzt. Die erforderlichen 
Verwaltungstätigkeiten werden von dem Ombudsmann mit übernommen. Dazu erfolgt bei 
Herrn Zitzmann eine Stundenerhöhung von 19,5 um 11 auf 30,5 Stunden pro Woche.