Maßnahmenpaket Ausländeramt

Magistratsvorlage 
 
Eingang Magistrats - 
geschäftsstelle:  
09.04.2024 
an den Magistrat  
   zur Kenntnis 
   zur Beschlussfassung  
 
Beteiligt vor 
Magistratsbeschlussfassung:  
Dezernat VI an die Stadtverordnet enversammlung 
   OBW zur Befassung  
   zur Kenntnis 
   zur Beschlussfassung  
   zur abschließenden Beschluss - 
       fassung Fachausschuss  
Dezernat I 
 
Amt: Bürger- und 
Ordnungsamt  OBW bei abschl. 
Beschlussfassung Magistrat  
Behandlung in  
öffentl. Sitzung  
Ja 
 
Nein 
 
Verteiler:  
 
 
Ja 
 
Nein  
 
Vorlage-Nr. 2024/0073 
 
Magistratsbeschluss -Nr. 
  
 
Internetfähig     
 
Produkt-Nr.: 1220-10 
Kostenstelle:  032-001-1000 Investitionsnummer:        
Kostenträger:  1220-11 Sachkonto:       
 
Betreff: Maßnahmenpaket Ausländeramt  
 
Vorlage vom: 21.02.2024  
 
Beschlussvorschlag : 
 
Der Magistrat nimmt die Ausführungen in der Begründung zur Kenntnis.  
 
 
 
Anlagen:   
 
Datenschutzrelevante Anlage:   
 
Folgekosten:    Ja    Nein

- 2 - 
 
Zusätzlich für alle Vorlagen aus dem Bereich des Hochbaus anzugeben:  
Klimarelevanz des Vorhabens:     
Auswirkungen auf Stadtklima:   ja  nein 
Auswirkungen auf THG -Emissionen:   gering1)  mittel/groß 2) 
Beteiligung Amt f. Klimaschutz & Klimaanpassung:   ja  nein 
Zusätzlich bei Beschlüssen zur Baufreigabe:    
Wurden Optimierungspotentiale ausgeschöpft?   ja  nein 
Falls nein, Kompensationsmaßnahmen festgelegt?   ja  nein 
1) bis 10 Tonnen Kohlendioxid-Äquivalente (CO2e) pro Jahr, 2) über 10 Tonnen CO2e pro Jahr. 
 
Beschluss des Magistrats vom

- 3 - 
Begründung zur Magistratsvorlage vom 21.02.2024 
 
In der Sitzung der Stadtverordnetenversammlung vom 20.07.2023 beschloss diese ein-
stimmig, den Antrag mit der Nummer SV-2023/0030 im Fachausschuss zu beraten. In der 
Sitzung des Ausschusses für Mobilität, Bürgerservice, Ordnungswesen, Brand-, 
Katastrophenschutz und Rettungswesen (MoBOB) am 14.09.2023 regte Stadtrat Wandrey an, 
den Antrag zurückzustellen und in einer der nächsten Sitzungen zu beraten, wenn der 
Vororttermin der Fraktionen bei der Ausländerbehörde stattgefunden hat. 
 
In der Sitzung des MoBOB am 12.10.2023 empfahl der Ausschuss, den Antrag in 
geschäftsordnungsgemäße Behandlung zu geben. 
 
In der Sitzung der Stadtverordnetenversammlung vom 02.11.2023 wurde der Antrag gemäß 
der Empfehlung des Fachausschusses in geschäftsordnungsgemäße Behandlung gegeben. 
 
Zu den vorgeschlagenen Maßnahmen wird Folgendes festgehalten: 
 
1.) Erhöhung der Bezahlung 
 
Im Zuge der Neuorganisation der Ausländerbehörde, zu der unter 3.) berichtet werden 
wird, kam es auch zu einer Neubewertung der überwiegenden Anzahl der Stellen bei 
der Ausländerbehörde. Höher bewertet wurden vor allem die Leitung (von A 12 nach A 
13 g.D.) und die stv. Leitung der Ausländerbehörde (von A 11 nach A 12). Die 
neugeschaffene Stelle SB Wissensmanager/in wurde mit A 12 bewertet. Eine pauschale 
Anhebung der tariflichen Bezahlung ist aufgrund der Tarifbindung nicht möglich. Ledig-
lich die Stellen in der allgemeinen Sachbearbeitung stehen hinsichtlich einer 
Neubewertung noch aus. 
 
2.) Digitalisierung 
 
Im Jahr 2021 hat die Ausländerbehörde in Zusammenarbeit mit dem Amt für Digitali-
sierung und IT eine Wissensdatenbank für die Beschäftigten der Ausländerbehörde im 
städtischen Intranet aufgebaut. Die Wissensdatenbank beinhaltet ausländerrechtliche 
Wissensdokumente z.B. Erlasse, die sich über eine Volltextsuche, filtern lassen. Da-
rüber hinaus beinhaltet die Wissensdatenbank interne Protokolle, um stets über intern 
festgelegte Vorgehensweisen unterrichtet zu sein. Des Weiteren verfügt die Wissens-
datenbank über die Möglichkeit, sich über ausländerrechtliche Fallgestaltungen auszu-
tauschen. Neben Checklisten zur Entlastung von Beschäftigten sind auch einige Text -
bausteine in der Wissensdatenbank enthalten. 
 
Die im Rahmen der Neuorganisation geschaffene Stelle einer Wissensmanagerin ist 
unter anderem dafür verantwortlich, diese Datenbank weiter auszubauen und auf dem 
aktuellen Stand zu halten. 
 
Weiterhin wird derzeit ein gemeinsames Pilotprojekt der Ausländerbehörde mit der TU 
Darmstadt für internationale Wissenschaftler und Wissenschaftlerinnen sowie inter-
national Studierende mit dem Ziel initiiert, administrative Prozesse der Stadt Darm -
stadt für die genannten Zielgruppen aus einer klientenzentrierten Sichtweise neu zu 
gestalten und wo möglich zu digitalisieren. Unter anderem soll die Grundlage für digi-
tale Antragsmöglichkeiten, beispielsweise über eine App oder eine responsive Webseite

- 4 - 
o.ä. geschaffen werden. Das Projekt ist auf zwei Jahre angelegt. Am Ende des Projektes 
soll ein theoretisches Good Practice Modell unter besonderer Beachtung der Aspekte  
 
1. Willkommen in der Wissenschaftsstadt Darmstadt 
2. One Stop Government 
3. Digitaler (Self) Service, wo möglich 
 
entwickelt werden, welches sodann in die Praxis umgesetzt werden kann und nach ei-
ner erfolgreichen Implementierung auch auf andere Verwaltungsbereiche erstreckt 
werden könnte. 
 
Hinsichtlich des angestrebten Angebotes an die Bürgerschaft, zunehmend Anträge über 
ein digitales Portal in einer Vielzahl von Sprachen zu ermöglichen, besteht zudem ein 
interkommunaler Austausch mit dem Landkreis Darmstadt Dieburg. 
 
 
3.) Begleitung der Umsetzung 
 
In der Zeit von April 2021 bis Juni 2022 fand eine sehr intensive begleitende Organisa-
tionsuntersuchung durch die Firma Ramboll bei der Ausländerbehörde statt. In diesem 
Zusammenhang wurden die verschiedensten, bestehenden Prozesse genauestens ana -
lysiert und die Weichen für eine Neuausrichtung der Ausländerbehörde gelegt. An den 
hieraus gewonnenen Erkenntnissen und Arbeitsergebnissen sowie an den durch die 
Firma Ramboll ausgesprochenen Handlungsempfehlungen angelehnt erfolgte zum 
01.02.2023 die Umsetzung der neuen Geschäftsverteilung und Neuausrichtung der 
Ausländerbehörde, Bereits nach nur inzwischen gut 10 Monaten lassen sich deutliche 
Erfolge und spürbare Effekte in der Effizienz der Bearbeitung ausländerrechtlicher An -
liegen erkennen. Insbesondere gehören die Warteschlangen von Ausländerinnen und 
Ausländern vor den Räumlichkeiten der Ausländerbehörde, die sich bereits vor dem 
Beginn der Öffnungszeiten gebildet hatten, der Vergangenheit an. Heute ist es schlicht -
weg nicht mehr erforderlich, dass Ausländerinnen und Ausländer, die eine Vorsprache 
oder einen Termin begehren, lange vor der Öffnungszeit eintreffen. Vielmehr erhalten 
alle im Laufe der Öffnungszeiten vorsprechenden Personen unmittelbar Gehör im 
Servicebereich und in der Folge, soweit erforderlich, auch einen Termin. 
 
Selbstverständlich bedarf eine solch große Veränderung und interne Umstellung noch 
mehr Zeit, um abschließend umfassend zu wirken. Insbesondere wird es noch einige 
Zeit in Anspruch nehmen, bis die langjährig aufgebauten Rückstände abgearbeitet sind 
und sich die positiven Effekte gänzlich auf alle betroffenen Bürgerinnen und Bürger 
spürbar bemerkbar machen. Gerade die Besetzung der neu geschaffenen Stellen ge -
staltete sich aufgrund des allseits bestehenden Fachkräftemangel als schwierig lang-
wierig. Inzwischen konnten jedoch nahezu alle geschaffenen Stellen besetzt werden. 
Eine zentrale Teamleiterstelle wird zum 01.01.2024 besetzt werden. Mit der annähernd 
erreichten Vollbesetzung wird im Laufe des Jahres 2024 ein zufriedenstellender Bürger -
service durch die Ausländerbehörde gewährleistet werden können. Aktuell noch nicht 
zufriedenstellend ist die telefonische Erreichbarkeit der Ausländerbehörde. Auch hier 
bestehen jedoch Konzepte, um diese auszubauen. 
 
Die Ausländerbehörde steht zudem bereits seit mehr als einem Jahr in engem Kontakt 
mit den verschiedensten Vertretern der TU Darmstadt, der Wirtschaft und mit 
Forschungseinrichtungen (wie z.B. GSI, Merck KGaA) und führt hier auf Leitungs- und

- 5 - 
Arbeitsebene regelmäßige Austauschgespräche. Mit diesen zahlreichen Schnittstellen 
werden kooperative Vereinbarungen getroffen, um die für die betreffenden Personen -
kreise relevanten Prozesse zu optimieren und eine zufriedenstellende Bearbeitung 
sicherzustellen. Besonders zu erwähnen sind hierbei die mit der TU Darmstadt gemein-
sam koordinierten Sammeltermine, bei denen international Studierende in Großgrup-
pen und international Forschende in den Räumlichkeiten der Ausländerbehörde zur An -
tragsentgegennahme und Antragsprüfung vorsprechen und die Anliegen gebündelt und 
effizient bearbeitet werden. Diese Art der gemeinsamen Zusammenarbeit wurde 
zwischenzeitlich auch mit der Firma Merck KGaA umgesetzt. Gleichzeitig schonen diese 
Maßnahmen Zeitressourcen, welche der Sachbearbeitung zur Bearbeitung anderwei-
tiger Anliegen zur Verfügung stehen und entsprechend genutzt werden können. 
 
Der aktuelle Rückblick auf die Umsetzung der Veränderungen zeigt deutlich, dass die 
bereits umgesetzten Maßnahmen die Ausländerbehörde schrittweise in die richtige 
Richtung gebracht haben und sich die Situation der Ausländerbehörde mit der 
Besetzung der verbleibenden Stellen erheblich verbessern wird. Eine erneute externe 
Begleitung der Ausländerbehörde wird aus diesem Grund und aufgrund der bereits jetzt 
im Rahmen der zuletzt durchgeführten Organisationsuntersuchung erarbeitenden 
Maßnahmepaket nicht für erforderlich gehalten. 
 
 
Darmstadt, 21.02.2024 
 
 
Dezernat I      Dezernat VI 
 
 
 
Hanno Benz      Paul Georg Wandrey 
Oberbürgermeister     Stadtrat

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Magistratsvorlage 
 
Eingang Magistrats - 
geschäftsstelle:  
09.04.2024 
an den Magistrat  
   zur Kenntnis 
   zur Beschlussfassung  
 
Beteiligt vor 
Magistratsbeschlussfassung:  
Dezernat VI an die Stadtverordnet enversammlung 
   OBW zur Befassung  
   zur Kenntnis 
   zur Beschlussfassung  
   zur abschließenden Beschluss - 
       fassung Fachausschuss  
Dezernat I 
 
Amt: Bürger- und 
Ordnungsamt  OBW bei abschl. 
Beschlussfassung Magistrat  
Behandlung in  
öffentl. Sitzung  
Ja 
 
Nein 
 
Verteiler: 
I V 
VI 32 
 
Stvv 
 
 
 
Ja 
 
Nein  
 
Vorlage-Nr. 2024/0073 
 
Magistratsbeschluss -Nr. 
127 
 
Internetfähig     
 
Produkt-Nr.: 1220-10 
Kostenstelle:  032-001-1000 Investitionsnummer:        
Kostenträger:  1220-11 Sachkonto:       
 
Betreff: Maßnahmenpaket Ausländeramt  
 
Vorlage vom: 21.02.2024  
 
Beschlussvorschlag : 
 
Der Magistrat nimmt die Ausführungen in der Begründung zur Kenntnis.  
 
 
 
Anlagen:   
 
Datenschutzrelevante Anlage:   
 
Folgekosten:    Ja    Nein

- 3 - 
 
Zusätzlich für alle Vorlagen aus dem Bereich des Hochbaus anzugeben:  
Klimarelevanz des Vorhabens:    
Auswirkungen auf Stadtklima:   ja  nein 
Auswirkungen auf THG -Emissionen:   gering1)  mittel/groß 2) 
Beteiligung Amt f. Klimaschutz & Klimaanpassung:   ja  nein 
Zusätzlich bei Beschlüssen zur Baufreigabe:    
Wurden Optimierungspotentiale ausgeschöpft?   ja  nein 
Falls nein, Kompensationsmaßnahmen festgelegt?   ja  nein 
1) bis 10 Tonnen Kohlendioxid-Äquivalente (CO2e) pro Jahr, 2) über 10 Tonnen CO2e pro Jahr. 
 
Beschluss des Magistrats vom 17.04.2024 
 
Der Magistrat nimmt die Vorlage zur Kenntnis.

- 4 - 
Begründung zur Magistratsvorlage vom 21.02.2024  
 
In der Sitzung der Stadtverordnetenversammlung vom 20.07.2023 beschloss diese ein-
stimmig, den Antrag mit der Nummer SV-2023/0030 im Fachausschuss zu beraten. In der 
Sitzung des Ausschusses für Mobilität, Bürgerservice, Ordnungswesen, Brand-, 
Katastrophenschutz und Rettungswesen (MoBOB) am 14.09.2023 regte Stadtrat Wandrey an, 
den Antrag zurückzustellen und in einer der nächsten Sitzungen zu beraten, wenn der 
Vororttermin der Fraktionen bei der Ausländerbehörde stattgefunden hat. 
 
In der Sitzung des MoBOB am 12.10.2023 empfahl der Ausschuss, den Antrag in 
geschäftsordnungsgemäße Behandlung zu geben. 
 
In der Sitzung der Stadtverordnetenversammlung vom 02.11.2023 wurde der Antrag gemäß 
der Empfehlung des Fachausschusses in geschäftsordnungsgemäße Behandlung gegeben. 
 
Zu den vorgeschlagenen Maßnahmen wird Folgendes festgehalten: 
 
1.) Erhöhung der Bezahlung 
 
Im Zuge der Neuorganisation der Ausländerbehörde, zu der unter 3.) berichtet werden 
wird, kam es auch zu einer Neubewertung der überwiegenden Anzahl der Stellen bei 
der Ausländerbehörde. Höher bewertet wurden vor allem die Leitung (von A 12 nach A 
13 g.D.) und die stv. Leitung der Ausländerbehörde (von A 11 nach A 12). Die 
neugeschaffene Stelle SB Wissensmanager/in wurde mit A 12 bewertet. Eine pauschale 
Anhebung der tariflichen Bezahlung ist aufgrund der Tarifbindung nicht möglich. Ledig-
lich die Stellen in der allgemeinen Sachbearbeitung stehen hinsichtlich einer 
Neubewertung noch aus. 
 
2.) Digitalisierung 
 
Im Jahr 2021 hat die Ausländerbehörde in Zusammenarbeit mit dem Amt für Digitali-
sierung und IT eine Wissensdatenbank für die Beschäftigten der Ausländerbehörde im 
städtischen Intranet aufgebaut. Die Wissensdatenbank beinhaltet ausländerrechtliche 
Wissensdokumente z.B. Erlasse, die sich über eine Volltextsuche, filtern lassen. Da-
rüber hinaus beinhaltet die Wissensdatenbank interne Protokolle, um stets über intern 
festgelegte Vorgehensweisen unterrichtet zu sein. Des Weiteren verfügt die Wissens-
datenbank über die Möglichkeit, sich über ausländerrechtliche Fallgestaltungen auszu-
tauschen. Neben Checklisten zur Entlastung von Beschäftigten sind auch einige Text-
bausteine in der Wissensdatenbank enthalten. 
 
Die im Rahmen der Neuorganisation geschaffene Stelle einer Wissensmanagerin ist 
unter anderem dafür verantwortlich, diese Datenbank weiter auszubauen und auf dem 
aktuellen Stand zu halten. 
 
Weiterhin wird derzeit ein gemeinsames Pilotprojekt der Ausländerbehörde mit der TU 
Darmstadt für internationale Wissenschaftler und Wissenschaftlerinnen sowie inter -
national Studierende mit dem Ziel initiiert, administrative Prozesse der Stadt Darm-
stadt für die genannten Zielgruppen aus einer klientenzentrierten Sichtweise neu zu 
gestalten und wo möglich zu digitalisieren. Unter anderem soll die Grundlage für digi-
tale Antragsmöglichkeiten, beispielsweise über eine App oder eine responsive Webseite

- 5 - 
o.ä. geschaffen werden. Das Projekt ist auf zwei Jahre angelegt. Am Ende des Projektes 
soll ein theoretisches Good Practice Modell unter besonderer Beachtung der Aspekte  
 
1. Willkommen in der Wissenschaftsstadt Darmstadt 
2. One Stop Government 
3. Digitaler (Self) Service, wo möglich 
 
entwickelt werden, welches sodann in die Praxis umgesetzt werden kann und nach ei-
ner erfolgreichen Implementierung auch auf andere Verwaltungsbereiche erstreckt 
werden könnte. 
 
Hinsichtlich des angestrebten Angebotes an die Bürgerschaft, zunehmend Anträge über 
ein digitales Portal in einer Vielzahl von Sprachen zu ermöglichen, besteht zudem ein 
interkommunaler Austausch mit dem Landkreis Darmstadt Dieburg. 
 
 
3.) Begleitung der Umsetzung 
 
In der Zeit von April 2021 bis Juni 2022 fand eine sehr intensive begleitende Organisa -
tionsuntersuchung durch die Firma Ramboll bei der Ausländerbehörde statt. In diesem 
Zusammenhang wurden die verschiedensten, bestehenden Prozesse genauestens ana -
lysiert und die Weichen für eine Neuausrichtung der Ausländerbehörde gelegt. An den 
hieraus gewonnenen Erkenntnissen und Arbeitsergebnissen sowie an den durch die 
Firma Ramboll ausgesprochenen Handlungsempfehlungen angelehnt erfolgte zum 
01.02.2023 die Umsetzung der neuen Geschäftsverteilung und Neuausrichtung der 
Ausländerbehörde, Bereits nach nur inzwischen gut 10 Monaten lassen sich deutliche 
Erfolge und spürbare Effekte in der Effizienz der Bearbeitung ausländerrechtlicher An -
liegen erkennen. Insbesondere gehören die Warteschlangen von Ausländerinnen und 
Ausländern vor den Räumlichkeiten der Ausländerbehörde, die sich bereits vor dem 
Beginn der Öffnungszeiten gebildet hatten, der Vergangenheit an. Heute ist es schlicht -
weg nicht mehr erforderlich, dass Ausländerinnen und Ausländer, die eine Vorsprache 
oder einen Termin begehren, lange vor der Öffnungszeit eintreffen. Vielmehr erhalten 
alle im Laufe der Öffnungszeiten vorsprechenden Personen unmittelbar Gehör im 
Servicebereich und in der Folge, soweit erforderlich, auch einen Termin. 
 
Selbstverständlich bedarf eine solch große Veränderung und interne Umstellung noch 
mehr Zeit, um abschließend umfassend zu wirken. Insbesondere wird es noch einige 
Zeit in Anspruch nehmen, bis die langjährig aufgebauten Rückstände abgearbeitet sind 
und sich die positiven Effekte gänzlich auf alle betroffenen Bürgerinnen und Bürger 
spürbar bemerkbar machen. Gerade die Besetzung der neu geschaffenen Stellen ge -
staltete sich aufgrund des allseits bestehenden Fachkräftemangel als schwierig lang-
wierig. Inzwischen konnten jedoch nahezu alle geschaffenen Stellen besetzt werden. 
Eine zentrale Teamleiterstelle wird zum 01.01.2024 besetzt werden. Mit der annähernd 
erreichten Vollbesetzung wird im Laufe des Jahres 2024 ein zufriedenstellender Bürger-
service durch die Ausländerbehörde gewährleistet werden können. Aktuell noch nicht 
zufriedenstellend ist die telefonische Erreichbarkeit der Ausländerbehörde. Auch hier 
bestehen jedoch Konzepte, um diese auszubauen. 
 
Die Ausländerbehörde steht zudem bereits seit mehr als einem Jahr in engem Kontakt 
mit den verschiedensten Vertretern der TU Darmstadt, der Wirtschaft und mit

Forschungseinrichtungen (wie z.B. GSI, Merck KGaA) und führt hier auf Leitungs- und 
Arbeitsebene regelmäßige Austauschgespräche. Mit diesen zahlreichen Schnittstellen 
werden kooperative Vereinbarungen getroffen, um die für die betreffenden Personen -
kreise relevanten Prozesse zu optimieren und eine zufriedenstellende Bearbeitung 
sicherzustellen. Besonders zu erwähnen sind hierbei die mit der TU Darmstadt gemein-
sam koordinierten Sammeltermine, bei denen international Studierende in Großgrup -
pen und international Forschende in den Räumlichkeiten der Ausländerbehörde zur An -
tragsentgegennahme und Antragsprüfung vorsprechen und die Anliegen gebündelt und 
effizient bearbeitet werden. Diese Art der gemeinsamen Zusammenarbeit wurde 
zwischenzeitlich auch mit der Firma Merck KGaA umgesetzt. Gleichzeitig schonen diese 
Maßnahmen Zeitressourcen, welche der Sachbearbeitung zur Bearbeitung anderwei-
tiger Anliegen zur Verfügung stehen und entsprechend genutzt werden können.  
 
Der aktuelle Rückblick auf die Umsetzung der Veränderungen zeigt deutlich, dass die 
bereits umgesetzten Maßnahmen die Ausländerbehörde schrittweise in die richtige 
Richtung gebracht haben und sich die Situation der Ausländerbehörde mit der 
Besetzung der verbleibenden Stellen erheblich verbessern wird. Eine erneute externe 
Begleitung der Ausländerbehörde wird aus diesem Grund und aufgrund der bereits jetzt 
im Rahmen der zuletzt durchgeführten Organisationsuntersuchung erarbeitenden 
Maßnahmepaket nicht für erforderlich gehalten. 
 
 
Darmstadt, 21.02.2024 
 
 
Dezernat I      Dezernat VI 
 
 
 
Hanno Benz      Paul Georg Wandrey 
Oberbürgermeister     Stadtrat