Dienstfahrten von ehrenamtlichen Gremienmitgliedern

Magistratsvorlage 
 
Eingang Magistrats- 
geschäftsstelle: 
06.11.2019 
an den Magistrat 
   zur Kenntnis 
   zur Beschlussfassung 
 
Beteiligt vor 
Magistratsbeschlussfassung: 
Dezernat I an die Stadtverordnetenversammlung  
   OBW zur Befassung 
   zur Kenntnis 
   zur Beschlussfassung 
   zur abschließenden Beschluss- 
       fassung Fachausschuss 
Finanzverwaltung 
Rechtsamt 
Amt für Interne Dienste  
Amt: 
Magistratsgeschäftsstelle   OBW bei abschl. 
Beschlussfassung Magistrat  
Behandlung in  
öffentl. Sitzung 
Ja 
 
Nein 
 
Verteiler:  
 
 
Ja 
 
Nein  
 
Vorlage-Nr. 2019/0329 
 
Magistratsbeschluss-Nr. 
  
 
Internetfähig     
 
Produkt-Nr.: 111010 
Kostenstelle: 771-010-1000 Investitionsnummer:       
Kostenträger: 1110-11 Sachkonto: 6909300 
 
Betreff: Dienstfahrten von ehrenamtlichen Gremienmitgliedern  
 
Vorlage vom: 16.10.2019 
 
Beschlussvorschlag: 
 
Der Magistrat beschließt folgende Regelungen für Dienstreisen und Dienstfahrten von 
ehrenamtlichen Magistratsmitglieder n im Rahmen von Repräsentationen : 
 
1. Für die Fahrten zu Repräsentationen des Magistrats innerhalb des Stadtgebietes der 
Wissenschaftsstadt Darmstadt und des Landkreises Darm stadt-Dieburg (Kernbereich) 
können ehrenamtliche Stadträtinnen und Stadträte ihre privaten Fahrzeuge nutzen.  
 
2. Bei Repräsentationen außerhalb des Kernbereichs ist auf die Nutzung von öffentlichen 
Verkehrsmitteln zurückzugreifen. In zu begründeten Ausnahmefällen entscheidet der 
Oberbürgermeister bzw. die Oberbürgermeisterin über die Nutzung eines Dienstfahrzeugs 
oder der Erlaubnis zur Nutzung des privaten Fahrzeugs des ehrenamtlichen 
Magistratsmitglieds.

- 2 - 
 
 
3. Zusätzlich wird der städtische Versicher ungsschutz auf Kraftfahrzeuge der ehrenamtlichen 
Magistratsmitglieder erweitert. Die Kosten betragen 15,50 Euro (Netto) pro ehrenamtlich  
Tätigen. Dies sind bei 90 ehrenamtlich Tätigen (Stadtverordnete, ehrenamtliche 
Stadträtinnen und Stadträte und Mitglied er des Ortsbeirates Wixhausen) 1.495,00 Euro 
per Anno.  
 
4. Dienstreisen gelten als genehmigt, wenn diese in der wöchentlich im Magistrat 
beschlossenen Repräsentationsliste aufgeführt und einem Magistratsmitglied zugeordnet 
sind. 
 
5. Bei Repräsentationen, die im Nachgang zur Magistratssitzung an andere 
Magistratsmitglieder als auf der Rep -Liste aufgeführt vergeben werden, ist dies durch das 
Sachgebiet Repräsentationen und Ehrungen zu dokumentieren.  
 
 
Anlagen:  
 
Datenschutzrelevante Anlage:   
 
Folgekosten:    Ja    Nein 
 
Beschluss des Magistrats vom

- 3 - 
Begründung zur Magistratsvorlage vom 30.10.2019 
 
Bei der Überprüfung der Mobilitätsordnung der Wissenschaftsstadt Darmstadt 
(Magistratsbeschluss vom 16.05.2018, MV -Nr. 2018/0132) wurde festgestellt, dass Fahrten 
und Dienstreisen der ehrenamtlichen Magistratsmitglieder im Rahmen von Repräsentationen 
in keiner Weise erwähnt sind und dadurch kein e über den privaten Versicherungssc hutz des 
Fahrzeughalters hinausgehende Absicherung besteht.  
Das bedeutet, dass bislang bei der Nutzung von Privatfahrzeugen für Fahrten zu 
Repräsentationen dies auf eigenes Risiko geschah.  
Aus diesem Grund wurde von der GVV Kommunalversicherung VVaG ein Angebot zur 
Ergänzung der vorhandenen städtischen „Allgemeinen Haftpflichtversicherung“ eingeholt . Mit 
dieser Versicherung besteht ein umfassender Schutz bei der Nutzung von privaten 
Fahrzeugen bei Fahrten im Rahmen ihrer dienstlichen Tätigkeiten und Pflichten (Teilnahme 
an städtischen Veranstaltungen, Sitzungen städtischer Gremien und Gremien der städtischen 
Tochterunternehmen sowie Repräsentationen im Rahmen der Repräsentationslisten).  
Die Kosten belaufen sich auf 15,50 Euro (netto) pro versicherte Person und Kalenderjahr. 
Dies sind bei 90 ehrenamtlich Tätigen (Stadtverordnete, ehrenamtliche Stadträtinnen und 
Stadträte und Mitglieder des Ortsbeirates Wixhausen) 1.495,00 Euro per Anno. Aufgrund der 
nur geringen Mehrkosten soll die Versicherung auch die Mitglieder der 
Stadtverordnetenversammlung und des Ortbeirates einschließen.  Sachfolgekosten wie zum 
Beispiel Kosten für Mietwagen oder Wertverlust des beschädigten Fahrzeugs sind nicht 
mitversichert. Der Gesamtbetrat ist  im Haushalt 2020 entsprechend zu berücksichtigen.  
 
Repräsentationen innerhalb des Kernbereichs  
Für dienstliche Fahrten zu Repräsentationen gemäß der Repräsentationsliste können die 
Magistratsmitglieder eigene Fahrzeuge nutzen, wenn eine Nutzung des ÖPNV w egen der 
Mitnahme von Geschenken als nicht zweckdienlich anzusehen ist. Eine Genehmigung der 
Dienstfahrt bzw. der Nutzung des eigenen Fahrzeugs ist nicht notwendig. Die 
Repräsentationsliste des Sachgebiets Repräsentationen und Ehrungen im Büro des 
Oberbürgermeisters ersetzt eine schriftliche Einzelfallgenehmigung durch den 
Oberbürgermeister bzw. Oberbürgermeisterin.  
Die Abrechnung der entstandenen Kosten wird über das Büro der 
Stadtverordnetenversammlung und Gremiendienste sichergestellt. Sie erfolgt im Si nne des 
Hessischen Reisekostengesetzes (HRKG).   
Fahrten im Rahmen der Teilnahme an Magistratssitzungen, Sitzungen der 
Stadtverordnetenversammlung und ihrer Ausschüsse oder von anderen Gremien 
(Aufsichtsratssitzungen, Verbandsversammlungen etc.) werden nich t erstattet. Diese Kosten 
sind mit der monatlichen Aufwandsentschädigung abgegolten.  
 
Repräsentationen außerhalb des Kernbereichs  
Für dienstliche Fahrten zu Repräsentationen gemäß der Repräsentationsliste, die außerhalb 
des Kernbereichs liegen, ist die Nu tzung von öffentlichen Verkehrsmitteln vorgesehen. In zu 
begründeten Ausnahmefällen kann der/die Oberbürgermeister/in bzw. der/die Vertreter/in 
im Amt die Nutzung von privaten Fahrzeugen zulassen. Die Ausnahmegenehmigung ist vom 
Magistratsmitglied schriftlich zu beantragen.

- 4 - 
 
Repräsentationen im Ausland  
Repräsentationen im Ausland (z.B. bei Partnerstädten der Wissenschaftsstadt Darmstadt 
bzw. Sitzungen der AG der Europapreisträgerstädte) werden vom Amt für Interkulturelles und 
Internationales betreut. Das  Amt für Interkulturelles und Internationales übernimmt die 
Vorbereitung der Auslandsreise (Flug, Hotelreservierung, Kontakt zum Veranstalter). Der 
Deutsche Städtetag empfiehlt, dass ehrenamtlich e Magistratsmitglieder eine Bescheinigung 
über ihre ehrenamtliche Tätigkeit mitführen sollten, um Rückfragen zur Sozialversicherung 
zu vermeiden. 
Die in Rundverfügung 34 aus 2019 aufgeführte Bescheinigung für Dienstreisen sei jedoch 
nicht erforderlich.  
Eine Bescheinigung über die ehrenamtliche Tätigkeit wird derzei t von der 
Magistratsgeschäftsstelle in Zusammenarbeit mit der Personalabteilung erstellt.  
 
 
 
Darmstadt, 30.10.2019 
 
 
Dezernat I Dezernat IV 
 
 
 
 
 
Jochen Partsch  André Schellenberg 
Oberbürgermeister Stadtkämmerer

Punkt 4: Dienstfahrten von ehrenamtlichen Gremienmitgliedern 
 (V-Nr. 2019/0329) 
- Kenntnisnahme - 
 
Der Ortsbeirat nimmt die Vorlage zur Kenntnis.

- 2 - 
 
Magistratsvorlage 
 
Eingang Magistrats- 
geschäftsstelle: 
06.11.2019 
an den Magistrat 
   zur Kenntnis 
   zur Beschlussfassung 
 
Beteiligt vor 
Magistratsbeschlussfassung: 
Dezernat I an die Stadtverordnetenversammlung  
   OBW zur Befassung 
   zur Kenntnis 
   zur Beschlussfassung 
   zur abschließenden Beschluss- 
       fassung Fachausschuss 
Finanzverwaltung 
Rechtsamt 
Amt für Interne Dienste  
Amt: 
Magistratsgeschäftsstelle   OBW bei abschl. 
Beschlussfassung Magistrat  
Behandlung in  
öffentl. Sitzung 
Ja 
 
Nein 
 
Verteiler: 
I 772 711 
10.1 OBW 531 
IV 20 
Stvv 
 
 
 
Ja 
 
Nein  
 
Vorlage-Nr. 2019/0329 
 
Magistratsbeschluss-Nr. 
463 
 
Internetfähig     
 
Produkt-Nr.: 111010 
Kostenstelle: 771-010-1000 Investitionsnummer:       
Kostenträger: 1110-11 Sachkonto: 6909300 
 
Betreff: Dienstfahrten von ehrenamtlichen Gremienmitgliedern  
 
Vorlage vom: 16.10.2019 
 
Beschlussvorschlag: 
Der Magistrat beschließt folgende Regelungen für Dienstreisen und Dienstfahrten von 
ehrenamtlichen Magistratsmitglieder n im Rahmen von Repräsentationen : 
 
1. Für die Fahrten zu Repräsentationen des Magistrats innerhalb des Stadtgebietes der 
Wissenschaftsstadt Darmstadt und des Landkreises Darm stadt-Dieburg (Kernbereich) 
können ehrenamtliche Stadträtinnen und Stadträte ihre privaten Fahrzeuge nutzen.  
 
2. Bei Repräsentationen außerhalb des Kernbereichs ist auf die Nutzung von öffentlichen 
Verkehrsmitteln zurückzugreifen. In zu begründeten Ausnahmef ällen entscheidet der 
Oberbürgermeister bzw. die Oberbürgermeisterin über die Nutzung eines Dienstfahrzeugs 
oder der Erlaubnis zur Nutzung des privaten Fahrzeugs des ehrenamtlichen 
Magistratsmitglieds.

- 3 - 
 
 
3. Zusätzlich wird der städtische Versicherungsschutz auf Kraftfahrzeuge der ehrenamtlichen 
Magistratsmitglieder erweitert. Die Kosten betragen 15,50 Euro (Netto) pro ehrenamtlich 
Tätigen. Dies sind bei 90 ehrenamtlich Tätigen (Stadtverordnete, ehrenamtliche 
Stadträtinnen und Stadträte und Mitglieder des Ortsbeirates Wixhausen) 1.495,00 Euro 
per Anno.  
 
4. Dienstreisen gelten als genehmigt, wenn diese in der wöchentlich im Magistrat 
beschlossenen Repräsentationsliste aufgeführt und einem Magistratsmitglied zugeor dnet 
sind. 
 
5. Bei Repräsentationen, die im Nachgang zur Magistratssitzung an andere 
Magistratsmitglieder als auf der Rep -Liste aufgeführt vergeben werden, ist dies durch das 
Sachgebiet Repräsentationen und Ehrungen zu dokumentieren.  
 
 
Anlagen:  
 
Datenschutzrelevante Anlage:   
 
Folgekosten:    Ja    Nein 
 
Beschluss des Magistrats vom 27.11.2019 
 
Der Vorlage wird zugestimmt.

- 4 - 
Begründung zur Magistratsvorlage vom 30.10.2019  
 
Bei der Überprüfung der Mobilitätsordnung der Wissenschaftsstadt Darmstadt 
(Magistratsbeschluss vom 16.05.2018, MV -Nr. 2018/0132) wurde festgestellt, dass Fahrten 
und Dienstreisen der ehrenamtlichen Magistratsmitglieder im Rahmen von Repräsentationen 
in keiner Weise erwähnt sind und dadurch keine über den privaten Versicherungsschutz des 
Fahrzeughalters hinausgehende Absicherung besteht.  
Das bedeutet, dass bislang bei der Nutzung von Privatfahrzeugen für Fahrten zu 
Repräsentationen dies auf eigenes Risiko geschah.  
Aus diesem Grund wurde von der GVV Kommunalversicherung VVaG ein Angebot zur 
Ergänzung der vorhandenen städtischen „Allgemeinen Haftpflichtversicherung“ eingeholt. Mit 
dieser Versicherung besteht ein umfassender Schutz bei der Nutzung von private n 
Fahrzeugen bei Fahrten im Rahmen ihrer dienstlichen Tätigkeiten und Pflichten (Teilnahme 
an städtischen Veranstaltungen, Sitzungen städtischer Gremien und Gremien der städtischen 
Tochterunternehmen sowie Repräsentationen im Rahmen der Repräsentationslist en). 
Die Kosten belaufen sich auf 15,50 Euro (netto) pro versicherte Person und Kalenderjahr. 
Dies sind bei 90 ehrenamtlich Tätigen (Stadtverordnete, ehrenamtliche Stadträtinnen und 
Stadträte und Mitglieder des Ortsbeirates Wixhausen) 1.495,00 Euro per Ann o. Aufgrund der 
nur geringen Mehrkosten soll die Versicherung auch die Mitglieder der 
Stadtverordnetenversammlung und des Ortbeirates einschließen. Sachfolgekosten wie zum 
Beispiel Kosten für Mietwagen oder Wertverlust des beschädigten Fahrzeugs sind nicht  
mitversichert. Der Gesamtbetrat ist im Haushalt 2020 entsprechend zu berücksichtigen.  
 
Repräsentationen innerhalb des Kernbereichs  
Für dienstliche Fahrten zu Repräsentationen gemäß der Repräsentationsliste können die 
Magistratsmitglieder eigene Fahrzeuge nutzen, wenn eine Nutzung des ÖPNV wegen der 
Mitnahme von Geschenken als nicht zweckdienlich anzusehen ist. Eine Genehmigung der 
Dienstfahrt bzw. der Nutzung des eigenen Fahrzeugs ist nicht notwendig. Die 
Repräsentationsliste des Sachgebiets Repräsentationen und Ehrungen im Büro des 
Oberbürgermeisters ersetzt eine schriftliche Einzelfallgenehmigung durch den 
Oberbürgermeister bzw. Ober bürgermeisterin.  
Die Abrechnung der entstandenen Kosten wird über das Büro der 
Stadtverordnetenversammlung und Gremiendienste sichergestellt. Sie erfolgt im Sinne des 
Hessischen Reisekostengesetzes (HRKG).  
Fahrten im Rahmen der Teilnahme an Magistratssit zungen, Sitzungen der 
Stadtverordnetenversammlung und ihrer Ausschüsse oder von anderen Gremien 
(Aufsichtsratssitzungen, Verbandsversammlungen etc.) werden nicht erstattet. Diese Kosten 
sind mit der monatlichen Aufwandsentschädigung abgegolten.  
 
Repräsentationen außerhalb des Kernbereichs  
Für dienstliche Fahrten zu Repräsentationen gemäß der Repräsentationsliste, die außerhalb 
des Kernbereichs liegen, ist die Nutzung von öffentlichen Verkehrsmitteln vorgesehen. In zu 
begründeten Ausnahmefällen kann der/die  Oberbürgermeister/in bzw. der/die Vertreter/in 
im Amt die Nutzung von privaten Fahrzeugen zulassen. Die Ausnahmegenehmigung ist vom 
Magistratsmitglied schriftlich zu beantragen.

Repräsentationen im Ausland  
Repräsentationen im Ausland (z.B. bei Partner städten der Wissenschaftsstadt Darmstadt 
bzw. Sitzungen der AG der Europapreisträgerstädte) werden vom Amt für Interkulturelles und 
Internationales betreut. Das Amt für Interkulturelles und Internationales übernimmt die 
Vorbereitung der Auslandsreise (Flug , Hotelreservierung, Kontakt zum Veranstalter). Der 
Deutsche Städtetag empfiehlt, dass ehrenamtliche Magistratsmitglieder eine Bescheinigung 
über ihre ehrenamtliche Tätigkeit mitführen sollten, um Rückfragen zur Sozialversicherung 
zu vermeiden. 
Die in Rundverfügung 34 aus 2019 aufgeführte Bescheinigung für Dienstreisen sei jedoch 
nicht erforderlich.  
Eine Bescheinigung über die ehrenamtliche Tätigkeit wird derzeit von der 
Magistratsgeschäftsstelle in Zusammenarbeit mit der Personalabteilung erstellt.  
 
 
 
Darmstadt, 30.10.2019 
 
 
Dezernat I Dezernat IV 
 
 
 
 
 
Jochen Partsch  André Schellenberg 
Oberbürgermeister Stadtkämmerer