11. Sachstandsbericht zur Einführung eines neuen integrierten Kassen- und Einnahmeverfahrens

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  Die Oberbürgermeisterin Dezernat, Dienststelle II/20/202/1 Vorlagen-Nummer 25.01.2017 0215/2017 Mitteilung öffentlicher Teil Gremium Datum Rechnungsprüfungsausschuss 07.02.2017 Finanzausschuss 13.02.2017 Projekt zur Einführung eines neuen integrierten Kassen- und Einnahmemanagementverfahrens (SAP PSCD) 11. Sachstandsbericht zur Einführung eines neuen integrierten Kassen- und Einnahmeverfahrens Im Rahmen des Projektes wurden die aktuellen Verfahren (INDAFIN/GINFis) durch ein neu- es NKF-konformes, integriertes Kassen- und Einnahmemanagementverfahren SAP PSCD abgelöst. Bei den zuvor im Einsatz befindlichen Kassenverfahren der Stadt Köln handelt es sich um Großrechnerverfahren auf BS2000-Basis. Anknüpfend an den 10. Sachstandsbericht (3703/2016) vom November 2016 soll mit diesem Bericht der aktuelle Stand des Projektes dargelegt werden. Aktueller Sachstand: Die für das Geschäftsjahr 2017 geplante Produktivsetzung des neuen Kassenverfahrens SAP PSCD ist erfolgt. Nach dem Kassenschluss im Jahr 2016 wurde mit der Zusammenführung des im Rahmen des Projektes vorbereiteten Kassenmoduls SAP PSCD mit dem bisherigen NKF-SAP- System begonnen. Nach einer eingehenden und intensiven Prüfungsphase des damit neuen und nun integrier- ten SAP-Finanzsystems wurden zu Beginn des Jahres 2017 die Kontosalden in das neue Kassenverfahren übernommen. Am 03.01.2017 erfolgte unter Begleitung des Rechnungsprü- fungsamtes der erste Kassenzahllauf für Auszahlungen. Nach dieser erfolgreichen Prüfung wurde der Prozess zur Abwicklung für Auszahlungen stadtweit freigegeben. Die Auszahlun- gen werden seit dem regelmäßig und zeitnah ausgeführt. Der Produktivprozess entspricht vollumfänglich den Erwartungen. Für den Bereich der Forderungen musste zunächst der Jahresabschluss in dem bisherigen Kassenverfahren durchgeführt werden, bevor die offenen Posten in das neue Verfahren SAP PSCD übernommen werden konnten. Die Übernahme der offenen Posten erfolgte terminge- recht ab dem 08.01.2017. Daran hat sich eine Phase zur Korrektur von Adressfehlern ange- schlossen, die bis zum 13.01.2017 abgeschlossen werden konnte. Auch die Übernahme der offenen Posten wurde durch das Rechnungsprüfungsamt begleitet bzw. geprüft. 2 Nach dem erfolgreichen Abschluss der Migrationsphase wurde damit begonnen, die Jahres- sollstellungen der Fachverfahren in das neue Kassenverfahren zu übernehmen. Damit und mit der zwischenzeitlich erfolgenden Verarbeitung der Kontoauszüge sind die wesentlichen Punkte der Produktivsetzung abgeschlossen. Weiterer Projektverlauf: Die Produktivsetzung verläuft derzeit gemäß der Erwartungen und Planungen. Nächste Mei- lensteine stellen der erste Lastschrifteinzugstermin zum 15.02.2017 sowie ein sich anschlie- ßender Mahnlauf dar. Im weiteren Verlauf werden Optimierungspotentiale analysiert, um die Abläufe im Finanzbe- reich zu optimieren. Beispielhaft hierfür kann die geplante Adressprüfung in datenzuliefern- den Fachverfahren genannt werden, durch die eine manuelle Korrektur von fehlerhaften Da- tensätzen vermieden werden kann. gez. Klug