Digitale Gremienarbeit

Antrag A-M/0015/2021 
An den 
Bezirksbürgermeister des Stadtbezirks Münster – Mitte 
Herrn Dr. Stephan Nonhoff 
Amt für Bürger- und Ratsservice 
Klemensstr. 10 
48143 Münster 
 
 
Digitale Gremienarbeit 
 
 
Anregung gem. § 21 Abs. 4 der Hauptsatzung an die Verwaltung (vgl. Nr.1) und an den 
Rat der Stadt Münster (vgl. Nr.2)  
 
 
Die Bezirksvertretung Münster-Mitte möge beschließen:  
 
1. Die BV-Mitte bittet die Verwaltung, spätestens im 1. Quartal 2022 die digitale 
Gremienarbeit einzuführen, bei der die Mitglieder der Bezirksvertretung nach Wunsch 
mit digitalen Endgeräten ausgestattet und künftig Vorlagen etc. nur noch digital an die 
Mandatsträger versendet werden.  
 
2. Die BV-Mitte bittet den Rat der Stadt Münster, ab dem Haushaltsjahr 2022 im 
Haushalt der Stadt Münster ausreichend Mittel für eine digitale Gremienarbeit in der 
BV-Mitte bereitzustellen.  
 
 
Begründung:  
 
Die Digitalisierung aller geeigneten Lebensbereiche ist eine Zukunftsaufgabe von 
weitreichender Bedeutung. Insbesondere Verwaltungsprozesse eignen sich für eine 
Digitalisierung, die zu einer ganz erheblichen Schonung von Ressourcen und einer deutlichen 
Beschleunigung des Workflows führen kann. Im Hinblick auf den erheblichen Papieraufwand 
für die umfangreichen Sitzungsvorlagen und den häufig späten Versand von Vorlagen, 
Anträgen etc. und die damit verbundenen Kosten ist es zweckmäßig, künftig auf eine digit ale 
Gremienarbeit umzustellen wie sie im Rat der Stadt Münster bereits praktiziert wird. 
Diesbezüglich wird auch auf den Ratsantrag A-R/0003/2020 vom 12. Februar 2020 von CDU, 
SPD ,FDP und Bündnis 90/Die Grünen/GAL verwiesen, der voraussichtlich im 1. Quartal 2022 
abgearbeitet sein soll. 
 
Mit freundlichen Grüßen 
 
 
gez. Carsten Fuest         gez. Kai Meyer vor dem Esche  gez. Martin Honderboom 
und Fraktion           und Fraktion    und Fraktion 
 
Johannes Geist         Martin Grewer    Jörg Berning

33.20.0111
Herr Hirsch
Bezi rksvertretu n g M ü nster:H i ltru p
über Bezirksverwaltung Hiltrup
Bezirksvertretung M ünster-M itte
über Bezirksverwaltung Mitte
Bezi rksvertretu n g M ü nster-Nord
über Bezirksverwaltung Nord
Bezi rksvertretu'n g M ü nster-Ost
über Bezirksverwaltung Ost
Bezi rksvertretu n g M ü nster-Südost
über Bezirksverwaltung Südost
Bezi rksvertretu n g M ü nster-West
über Bezirksverwaltung West
über Herrn Oberbürgermeister Lewe o. V. i. A.
Digitale Gremienarbeit
Anregung lfd. Nr. AnHlO023l2021
Antrag lfd. Nr. A-M/001512021
A-N/0038/2021
A-O1001212021
A-51000412021
A-W1007312021
15.09.2022
33 63
ß"v
Antrag
Antrag
Antrag
Antrag
lfd. Nr
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Ausqanoslaqe:
Mit den o. g. Anträgen/ der o. g. Anregung wird fraktions- und gremienübergreifend
1. die Venrualtung gebeten, die digitale Gremienarbeit in den Bezirksvertretungen einzu-' führen und
2. der Rat gebeten, für digitale Endgeräte die entsprechenden Haushaltsmittel ab dem
Haushaltsj ahr 2Q22 bereitzustellen.
Parallel liegt der Ratsantrag A-Ry0003/2020 der CDU-Fraktion, der SPD-Fraktion, der Frak-
tion Büridnis 90/Die Grünen/GAL und der FDP-Fraktion vor:
,,Die Venvaltung wird beauftragt, nach der Kommunalwahl bis Ende des Jahres 2020 sicher-
zustellen, dass allen Ratsmitgliedern, Bezirksvertretern, Sachkundigen Bürgern und deren

-2-
Stellvertretern der Zugang zur digitalen Ratsarbeit ermöglicht wird. Ratsmitgliedern wird - wie
in der Vergangenheit schon - dazu auf Wunsöh ein Tablet (mit Datenkarte) zur Verfügung
gestellt. Ratsmitglieder erhalten al(ernativ die Möglichkeit, ein geeignetes eigenes fabteil
einen geeigneten eigenen Laptop für die digitale Ratsarbeit einzusetzen.
Bezirksvertretern, Sachkundigen Bürgern und deren Stellvertretern wird der Zugang zur digi-
talen Ratsarbeit ausschließlich über ein geeignetes eigenes Tablet / einen geeigneten eige-
nen Laptop ermöglicht. Bei Benutzung geeigneter eigener Geräte sorgt die Veruvaltung für
die Möglichkeit eines sicheren Zugangs (2.8. Zwei-Faktor-ldentifizierung per YubiKey o.ä.)
.und stellt die für den Zugang notwendige Soft- und Hardware zur Verfügung.tt
Stellunonahme:
Zu 1)
Das Rats-/Gremieninformationssystem SessionNet bietet nach einem Update die Möglich-
keit, eine 2-Faktor-Authentifizierung (2-FA) über eine AuthenticatorAPP verbindlich vorzu-
schreiben. Dieser Sicherheitsstandard ist zum Schutz der nichtöffentlichen Daten nach einer
entsprechenden Einschätzung zur Datensicherheit erforderlich. Gleichzeitig bekommen die
Gremienmitglieder durch die 2-FA die Möglichkeit, mit eigenen und verschiedenen Endgerä-
ten an der digitalen Gremienarbeit teilzunehmen.
Die AuthenticatorAPP erzeugt ein zeitlich begrenztes Einmal-Passwort (ein sog. TOTP -
Time based OneTime Password), das neben der eigenen Nutzerkennung mit dem selbst ge-
wählten Kennwort den Zugang zum Rats-/Gremieninformationssystem eröffnet. Dadurch be-
steht sowohl die Möglichkeit mit der MandatosAPP der drei unterschiedlichen Betriebssys-
teme Windows, Android und iOS.als auch mit einem lnternetbrowser auf das Rats-/Gremi-
eninformationssystem zuzugreifen. Damit ist losgelöst von einem bestimmten Endgerät eine
Arbeit mit dem RatsJGremieninformationssystem möglich. Das Amt für Bürger- und Ratsser-
vice hat die M[tgljeder der Bezirksvertretungen am 20.07.2022 sowie erneuiam 02.08.2022
über diese OptiÖn informiert und um eine Erklärung für die digitale Gremienarbeit oder für die
weiterhin erfolgende Belieferung mit Papier gebeten. lm Folgenden werden die erforderli-
chen Umsetzungsschritte mit den Mitgliedern abgesprochen und notwendige Zustimmungen
eingeholt, damit die digitale Arbeitsfähigkeit hergestellt werden kann. Mit Stand vom
06.09.2022 zeigt die Abfrage folgendes Bild: 3 weitere Ratsmitglieder arbeiten digital, bei
den Mitgliedern der Bezirksvertretungen liegen 38 Erklärungen für die digitale Gremienarbeit
und 29 Erklärungen für die Gremienarbeit mit Papierunterlagen vor.
Zu 2)
Der Rat hat den entsprechenden Haushaltsantrag zur Erhöhung der notwendigen Haushalts-
mittel, die Anlage 1 zurYorlage V/0888/2021, in der Sitzung vom 15.12.2021nicht aufgegrif-
fen. Diese Entscheidung ist kongruent zum Ratsantrag A-R/000312020, in dem eine Auswei-
tung der digitalen Gremienarbeit mit privaten Endgeräten beantragt wird. Daher kann eine
städtische Hardware nicht zür Verfügung gestellt werden. Die Hardware, die bisher für den
Zugang zum Rats./Gremieninforpationssystem notwendig war, ist mit der o. g. technischen
Lösung auch n erforderlich. Dem Rat wird mit der Vorlage V1055412022 eine Be-
schlussem ung für zukünftige Verfahren auf der Basis des o.g. Ratsantrages vorge-
Jü idt