Organisationsuntersuchung im Amt für Immobilienmanagement / Umsetzung der Ergebnisse

V/0311/2016, Anlage 1

V/0311/2016 
DER OBERBÜRGERMEISTER 
Personal- und Organisationsamt 
 
 
 
 
 
 
 
 
Betrifft 
 
Organisationsuntersuchung im Amt für Immobilienmanagement / Umsetzung der Ergebnisse 
 
 
 
Beratungsfolge 
 
 
 
14.06.2016 Ausschuss für Umweltschutz, Klimaschutz und Bauwesen Vorberatung 
15.06.2016 Ausschuss für Liegenschaften, Wirtschaft und strategisches Flächenman agement
 Vorberatung 
21.06.2016 Ausschuss für Personal, Organisation, Sicherheit, Ordnung und E -Government
 Vorberatung 
29.06.2016 Haupt- und Finanzausschuss Vorberatung 
29.06.2016 Rat Entscheidung 
 
 
Beschlussvorschlag: 
 
I. Sachentscheidung: 
 
 
1. Der Rat nimmt zur Kenntnis, dass die Verwaltung die Ergebnisse der von der Unternehmensbe-
ratung „Rinke Kommunal Team“, Wuppertal, durchgeführten Organisationsuntersuchung zur 
Steigerung von Effektivität und Effizienz in der Aufgabenwahrnehmung des Amtes für Immobil i-
enmanagement geprüft hat: Die Verwaltung spricht sich für eine weitgehende Umsetzung der 
Empfehlungen zur Reorganisation des Amtes aus durch 
 Zusammenlegung der Bereiche Grundstücksverkehr und –verwaltung 
 Aufbau einer zentralen Nutzerbetreuung 
 Schaffung einer zentralen Störungsstelle 
 Bündelung der technischen Objektverantwortung 
 Aufbau der „Task Force“ An- und Verkauf 
sowie der Empfehlungen zu Prozessoptimierungen durch  
 Optimierung des Mieter-Vermieter-Modells 
 Neuausrichtung der IT 
 Ausbau der Qualitätssicherung im Reinigungsbereich, 
 Verlagerung der Verwaltung von Wohnimmobilien zur Wohn + Stadtbau GmbH. 
Die Verwaltung folgt ebenso der Empfehlung aus dem Gutachten, die Rechtsform des Amtes 
beizubehalten. 
 
 
Vorlagen-Nr.: 
  
V/0311/2016 
Auskunft erteilt: 
Herr Weingärtner 
Ruf: 
492-1023 
E-Mail: 
Weingaertner@stadt-muenster.de  
Datum: 
31.05.2016 
Öffentliche Beschlussvorlage

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V/0311/2016 
2. Der Rat nimmt zur Kenntnis, dass die Unternehmensberatung  die monetären und nichtmonetä-
ren Effekte der Umsetzung de s in der Begründung aufgeführten Maßnahme kataloges in einer 
groben Schätzung mit 2,175 Mio. € pro Jahr angegeben hat. Inwieweit diese auch im Sinne von 
Ergebnisverbesserungen haushalterisch wirksam werden, wird von der Verwa ltung geprüft und 
dem Rat zur Kenntnis gegeben.  
 
3. Der Rat nimmt zur Kenntnis, dass nach Bewertung des vorliegenden Gutachte ns insgesamt ein 
Stellenmehrbedarf von 24,64 Stellen besteht. Darauf basierend beschließt der Rat:  
 
3.a. Ergänzend zum Stellenplan 2016 die Einrichtung von in der Begründung näher dargestellten 
zusätzlichen  
 1,00 befristete Stellen 
 11,23 Stellen. 
 
3.b. Die Entsperrung der bereits im Stellenplan 2016 eingerichteten 12,50 Stellen. 
 
4. Die Verwaltung wird beauftragt, nach zwei Jahren die Wirkung der vorgeschlagenen Maßna h-
men zu überprüfen und dem Ausschuss für Personal, Organisation, Sicherheit, Ordnung und E -
Government zu berichten. 
  
 
II. Finanzielle Auswirkungen: 
 
Teilergebnisplan 
 
 Nr. Bezeichnung Haush.- 
jahr 
Betrag 
€ 
Bemerkungen 
 
Produktgruppe 0111 Immobilienmanagement    
Zeile 11 Personalaufwendungen 2016 458.990 €  
   2017 917.990 €  
   2018 887.510 €  
   2019 ff. 857.020 €  
Zeile 13  2017 ff. -75.000 €  
 
Teilfinanzplan 
 
 Nr. Bezeichnung Haush.- 
jahr 
Betrag 
€ 
Bemerkungen 
 
Produktgruppe 0113 Zentrale Dienste    
Zeile 09 Auszahlungen für den 
Erwerb von bewegl i-
chen Anlagevermögen 
2016 62.500 Büroausstat-
tungen für 
insgesamt 25 
Arbeitsplätze 
 
Sofern die Aufwendungen/Auszahlungen nicht im vorhandenen Budget gedeckt werden können, we r-
den sie zum Nachtrag angemeldet.

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V/0311/2016 
Begründung: 
 
Im Rahmen der Beratungen zum Haushalts - bzw. Stellenplan 2015 hat d er Ausschuss für Liege n-
schaften, Wirtschaft und strategisches Flächenmanagement am 25.11.2014 unter anderem beschlos-
sen, dass die Verwaltung ein Organisationsgutachten in Auftrag gibt, „das eine grundlegende Reform 
und Neustrukturierung des Amtes für Immobilienmanagement vorbereiten soll“ (aus: Antrag der Frak-
tionen SPD, Bündnis 90/Die Grünen, Piraten/ÖDP vom 25.11.2014). 
 
Die Organisationsuntersuchung wurde von Juli bis Oktober 2015 durch die Unternehmensberatung 
„Rinke Kommunal Team“, Wuppertal, durchgefü hrt. Das Beratungsunternehmen war im Rahmen e i-
ner Vergabeentscheidung ausgewählt worden. 
 
Untersuchungsbereiche waren unter anderem die strategische Ausrichtung, das Aufgabenportfolio, 
die Organisationsform, die Aufbau- und Ablauforganisation, die Ressourcenausstattung, die Effizienz 
von Steuerungs-, Leitungs- und Führungsaufgaben, die Schnittstellen zu Bedarfsämtern (z. B. Amt für 
Schule und Weiterbildung, Amt für Kinder, Jugendliche und Familien, Sportamt) sowie mögliche S y-
nergien im Konzern Stadt. 
 
Die Verwaltung hat dem Rat am 16.12.2015 durch Vorlage V/0953/2015 über erste Ergebnisse b e-
richtet und eine Prüfung der Maßnahmenvorschläge zugesagt. Das Gutachten sieht zum Unters u-
chungszeitpunkt (30.06.2015) u.a. eine erhebliche personelle Unterdeckung im Amt  für Immobilien-
management und empfiehlt für die erforderlichen Optimierungen deutliche Stellenvermehrungen. 
Hinweis: Das Gutachten (182 Seiten) kann als Datei im Personal- und Organisationsamt, Telefon 492 
1100, angefordert werden.  
 
1. Aufgaben und Leistungen des Amtes für Immobilienmanagement 
 
Zu den Aufgaben des Amtes für Immobilienmanagement als kommunaler immobilienwirtschaft-
licher Dienstleister gehören die bedarfs-, zeit- und kostengerechte Bereitstellung geeigneter 
Grundstücke und Gebäude für alle Aufgabenfelder der Stadt Münster. Aufgrund eines erhebli-
chen Aufgaben- und Flächenzuwachses („Wachsende Stadt“, Flüchtlinge, Schule, Kinderbe-
treuung etc.) ist das Amt deutlich steigenden Anforderungen ausgesetzt.   
 
1.1. Entwicklung und Bereitstellung von Immobilien 
1.1.1. Grundstücksbeschaffungen 2016 
Ein wesentlicher Baustein zur Erreichung der im „Kommunalen Handlungskonzept Wohnen“ 
(V/0593/2013) formulierten und mit dem Beschluss zur Fortschreibung des Baulandprogram-
mes fortgeschriebenen Zielsetzung (V/0153/2016) von jährlich bis zu 3.000 neu zu errichten-
den Wohneinheiten stellt weiterhin die liegenschaftliche Partizipation im Wege des kommuna-
len Zwischenerwerbs auf der Grundlage der „Sozialgerechten Bodennutzung in Münster“ 
(SoBoMü; V/0039/2014) dar. Seit dem Frühjahr 2014 wurden neben rund 315.000 qm Bau-
landpotentialflächen noch weitere 260.000 qm für Ausgleichsflächen, Regenrückhaltebecken 
sowie landwirtschaftliche Flächen erworben. Hinzu kommen noch ca. 61.000 qm an Sportflä-
chen. 
1.1.2. Grundstücksvermarktung 2016 
Resultierend aus den unter 1.1 dargestellten Zielsetzungen nehmen die Grundstücksabgaben 
mit dem Schwerpunkt Wohnen einen besonderen Stellenwert im Aufgabenportfolio des Amtes 
ein. In Bereichen, in denen insbesondere eine hohe architektonische Qualität erreicht und er-
halten werden soll, erfolgt die städtebauliche Entwicklung auch in 2016 durch die Fortführung 
von entsprechenden Investorenauswahlverfahren für einzelne Grundstücke. 
 
1.2. An- und Vermietungen sowie An- und Verpachtungen von Immobilien  
Das Amt für Immobilienmanagement ist für die Anmietung von Immobilien zur Deckung der 
Bedarfe, insbesondere im Bereich der Kinderbetreuung, der Flüchtlingsunterbringung und der 
Versorgung mit ausreichenden Büroflächen zuständig.

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Ebenso werden die städtischen Immobilien, die nicht zur Bedarfsdeckung dienen, vermietet 
und die unbebauten Grundstücke bewirtschaftet (Pachtverträge, Gestattungen, Verkehrssiche-
rungspflichten). Insgesamt werden derzeit rd. 2850 Vertragsverhältnisse betreut. 
1.3. Bereitstellung von Gebäuden zur städtischen Aufgabenerfüllung 
Im Rahmen dieses Teilproduktes obliegen dem Amt für Immobilienmanagement der Bau, die 
Instandhaltung und die Bewirtschaftung (insbesondere die technische Bewirtschaftung, Reini-
gung, Wachdienst, Hausverwaltung, Flächenmanagement und Energiemanagement). Derzeit 
werden rd. 470 Standorte mit insgesamt rd. 1000 zugehörigen Gebäuden betreut. 
In der Summe ergibt das einen Flächenbestand (Eigentum und Anmietungen) von rd. 1,02 Mi-
o. qm Nettogrundfläche (Stand 04.2016), Tendenz „weiter steigend“. 
Weiterhin sind durch steigende Flüchtlingszuweisungen erhebliche Anstrengungen zur Schaf-
fung von Unterkünften vorgenommen worden, eine Projektgruppe kümmert sich schwer-
punktmäßig nur um Baumaßnahmen für Flüchtlinge.  
 
Somit stellt das Amt für Immobilienwirtschaft die zentrale Schaltstelle zur Flächenbereitstellung 
für städt. Bedarfe und Stadtentwicklung dar: 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
1.4. Umsätze 
In 2016 sind hierfür investive Maßnahmen (Neu- und Anbauten) für Bedarfsämter mit rd. 26,2 
Mio. € (Finanzplan) sowie  Aufwendungen für Instandhaltung, Bewirtschaftung (Energie, Rei-
nigung, etc.) und Mieten/Pachten in Höhe von 58,2 Mio. € (Teilergebnisplan der Produktgrup-
pe 0111 „Immobilienmanagement“) veranschlagt. 
 
2. Schwachstellenanalyse  
 
Im Rahmen des vorliegenden Gutachtens wurden verschiedene Schwachstellen im Amt für Im-
mobilienmanagement festgestellt. Diese gilt es durch Umsetzung der empfohlenen Maßnahmen 
aufzugreifen, um eine Leistungssteigerung des Immobilienmanagements zu bewirken. Das 
Gutachten stellt u. a. folgende Schwachstellen fest: 
 Die Bedarfe der Nutzerämter werden im Amt für Immobilienmanagement nicht einheitlich 
aufgenommen und auch nicht ausreichend hinterfragt. 
 Die Objektverantwortung ist bei den unterschiedlichen Gewerken angesiedelt. Eine übergrei-
fende, d. h. technische, kaufmännische und strategische Verantwortung wird zurzeit nicht 
wahrgenommen. 
Flächenbedarfe Ergebnis        Handlungsfelder        
Schule
Kita/Jugend
Feuerwehr
Verwaltung
Soziales
Sport
Amt für Immobilienmanagement
Planung
Bauen
Kaufen
Mieten
Bestand verdichten
verkaufen
Bereitstellung 
und Betrieb von 
Immobilien zur 
städtischen 
Aufgabenerfüllung 
Angebot von Flächen zur 
Erfüllung der 
stadtentwicklungs-
und wohnungspolitischen 
Ziele Instandhaltung und 
Betreiben
Projektentwicklung
Tiefbau
Wohnen
Sonstige

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 Der Störungsdienst ist zurzeit nur für Störungen aus dem Bereich des Amtes für Schule und 
Weiterbildung und das Amt für Kinder, Jugendliche und Familien eingerichtet. Störungen aus 
anderen Bereichen der Stadtverwaltung erreichen das Amt für Immobilienmanagement nicht 
auf einheitlichen Kanälen. 
 Das IT-System verfügt über wesentliche Daten, wird aber nicht effektiv genutzt. Spezifische 
Anforderungen des Amtes für Immobilienmanagement können vor Ort nicht kurzfristig reali-
siert werden (z. B. Workflows). 
 Ein flächendeckendes Portfoliomanagement  ist nicht eingerichtet. So ist ein Leerstandsma-
nagement  bisher nur für das allgemeine Grundvermögen und nicht auch für das Betriebs-
vermögen möglich. 
 
3. Erläuterung zu monetären Effekten 
 
Das Gutachten stellt zu den vorgeschlagenen Maßnahmen monetäre und nichtmonetäre Effekte 
dar. Hierbei handelt es sich im Wesentlichen nicht um haushaltsrelevante Einsparungen im Sin-
ne einer Reduzierung der Aufwendungen im Amt für Immobilienmanagement, sondern um die 
Vermeidung von Ausgaben und Aufwendungen. Beispielhaft können dies sein: 
 Zur Deckung von neuen Flächenbedarfen: 
o verdichtete Belegungen im Gebäudebestand statt neuer Anmietungen, Ankauf, baulicher 
Erweiterungen/Neubau. 
 Zur Verhinderung von Aufwendungen für Planungsanfragen: 
o Steigerung des Kostenbewusstseins der Bedarfsämter durch ein Mieter-Vermieter-Modell.  
 Sicherstellung vertraglich vereinbarter Leistungen im Reinigungsdienst: 
o Qualitätssicherung - wie z.B. im Reinigungsbereich – zur Sicherstellung des  vertraglich 
vereinbarten Zustandes. 
Monetäre Einsparungen sind zukünftig im Bereich der Störungsstelle zu erwarten. 
 
4. Maßnahmenkatalog: 
 
Die Maßnahmeempfehlungen des Gutachtens zielen im Wesentlichen auf folgende Ziele im Be-
reich des Immobilienmanagements ab: 
 
 Unterstützung bzw. Umsetzung der Strategie zur „Wachsenden Stadt“ 
 Stärkung der städtischen Betreiberverantwortung 
 Optimierung der Kundenorientierung 
 Weiterentwicklung des Projektmanagements 
 Mittel- bis langfristige Reduzierungen des Aufwandes 
 Deckung des notwendigen Ressourcenbedarfes 
 
Im Folgenden werden die einzelnen Vorschläge zusammengefasst dargestellt und verwaltungs-
seitig bewertet. Dabei wird nicht allen Vorschlägen gefolgt bzw. eine Umsetzung nur teilweise 
empfohlen. 
 
 
4.1. Beibehaltung der Rechtsform als  Amt/Optimierung der Budgetierung  
 
Das Gutachten empfiehlt den Erhalt der Amtsstruktur und eine Optimierung der Budgetierung. 
In einer Umwandlung der Rechtsform des Immobilienmanagements z. B. in eine eigenb e-
triebsähnliche Einrichtung oder eine Anstalt öffentlichen Rechts werden keine Vorteile, so n-
dern teilweise sogar erhebliche steuerliche Nachteile gesehen. 
Für eine Optimierung der Budgetierung ist es sinnvoll, dass die Stadt Münster ihre Mechani s-
men im Rahmen des Mieter-Vermieter-Modells ändert und eine Nebenrechnung zum Haushalt 
aufbaut, die künftig Gegenstand der jährlichen Haushaltsberatungen wird. 
Konkret bedeutet dies, dass die tatsächliche Raumnutzung und die „definierte“ Raumnutzung 
der Fachämter anhand der Standards jährlich abgeglichen und ggf. Bonus - bzw. Malus -

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Korrekturen am Fachamtsbudget vorgenommen werden. Dadurch wären die Fachämter an-
gehalten, Immobilienkosten durch optimierte Konzepte zur Flächennutzung , Reduzierung der 
Flächen oder Kompensation aus dem eigenen Budget auszugleichen. 
 
4.2. Reorganisation des Amtes 1 
 
 Zusammenlegung der Bereiche Grundstücksverkehr und Grundstücksverwaltung 
Das Gutachten empfiehlt  die Zusammenführung von Teilen der ehemaligen Grun d-
stücksverwaltung, die aktuell der Fachstelle Flächenmanagement zugeordnet ist, in die 
Abteilung Immobilienverkehr. Dies betrifft alle Stellen und Aufgabenbereiche, die unb e-
baute Immobilien verwalten. Dami t werden heute erforderliche Abstimmungen z. B. im 
Rahmen von Gestattungen oder Pachten vereinfacht und Kompetenzen zusammeng e-
führt. Ziel ist die Schaffung einer überwiegend einheitlichen und damit umfassenden 
Sachbearbeitung in den Bezirken. Zudem sollen die Bezirkskenntnisse genutzt und aus-
gebaut und Abstimmungsprozesse möglichst vereinfacht werden. Die Stellen, die bisher 
bebaute Liegenschaften betreut haben, verbleiben bei der Fachstelle Flächenmanag e-
ment. 
 
Zusätzlicher Personalbedarf:  0,00 Stellen. 
Umsetzungszeitpunkt:  31.12.2016. 
Nutzen:  Prozessoptimierungen durch Schnittstellenreduzierung. 
 
 Aufbau einer zentralen Nutzerbetreuung 
Durch die Verlagerung der oben genannten Aufgaben für unbebaute Immobilien aus der 
Fachstelle Flächenmanagement und den Übergang der Verwaltung einiger Mietobjekte 
an die städtische Wohn+Stadtbau GmbH können  Kapazitäten in der Fachstelle Fl ä-
chenmanagement freigesetzt werden, die die zukünftig aufzubauende zentrale interne 
Nutzerbetreuung und das operative Portfoliomanagement übernehmen sollen. Die Nu t-
zerbetreuung ist zukünftig erste Ansprechpartnerin für die internen und externen Mieter 
bzw. Bedarfsämter in Bedarfsfragen: An dieser Stelle erfolgt die Aufstellung der Jahre s-
planung (Einbringen und Priorisieren der aus Vermieter sicht erforderlichen Maßnahmen 
in die Gesamtplanung des IM) und die Abstimmung mit den durch die technischen O b-
jektverantwortlichen ermittelten baulichen Bedarfen. Es werden  Ansprechpartner für die 
Kunden benannt, die alle Leistungen des Immobilienmanageme nts intern koordinieren, 
Bauvorhaben betriebswirtschaftlich begleiten und Nutzerwünsche im Vorfeld kanalisi e-
ren und bewerten (und ggf. auch ablehnen). 
Weiterhin erfolgen die Sicherstellung der Datenlage zu Flächennutzungen (Nutzerdatei, 
Flächenübersicht, Nutzungs- und Belegungsübersicht) und die Abdeckung mietrechtlich 
relevanter Fragen. Die Umstrukturierung und Neuausrichtung der oben genannten O r-
ganisationseinheiten findet in einem Projekt statt, für das die Abgabe der Betreuung von 
Mietobjekten (s. o.) eine Bedingung ist. Sollten sich im Prozess dauerhafte Stellenmehr-
bedarfe ergeben, werden sie zum Stellenplan 2018 zur Einrichtung vorgeschlagen. 
 
Zusätzlicher Personalbedarf:  1,00 Stelle E11, zunächst befristet für 2 Jahre. 
Umsetzungszeitpunkt:  31.12.2016. 
Nutzen:  Ausbau der Nutzerbetreuung, Ausbau der Clearingfunkt i-
on im Rahmen des Mieter -Vermieter-Modells, höherer 
Ausnutzungsgrad/Verdichtung städt. Gebäudeflächen a n-
stelle Neubau/Erweiterung. Vermeidung von Ausgaben in 
Höhe von ca. 1,0 Mio €/Jahr 
 
 
 
                                                
1 Die derzeitige Organisation kann dem als Anlage beigefügten Organigramm entnommen werden. (Stand Frü h-
jahr 2015)

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 Schaffung einer gesamtzuständigen zentralen Störungsstelle 
Im Rahmen der IST -Erfassung wurde deutlich, dass insbesondere die Störungsbeseit i-
gung zu optimieren ist. Aktuell existieren zu viele unterschiedliche Ansprechpartner, 
wodurch die Erfassung und Dokumen tation von Störungen unterschiedlich gehandhabt 
wird. Die Störungsstelle ist zukünftig für alle internen und auch externen Nutzer zentraler 
Ansprechpartner für Störfälle: Alle eingehenden Meldungen zu baulichen und nicht ba u-
lichen Störungen werden entgegen genommen, einheitlich dokumentiert und bewertet. 
Erforderliche Aktivitäten/Maßnahmen werden bis zu einer definierten Wertgrenze in E i-
genregie veranlasst, abgerechnet und gegenüber den Nutzern kommuniziert. Sofern die 
Wertgrenze überschritten wird oder technischer Klärungsbedarf besteht, wendet sich die 
Störungsstelle an die technischen Objektbetreuer. Den technischen Objektbetreuern und 
den Nutzerbetreuern werden durch den Einsatz regelmäßiger Reports in der Software 
IMS objektbezogene Informationen über al le veranlassten Maßnahmen gleichermaßen 
zur Verfügung gestellt (automatisierter Abgleich, Wartungsmemory). 
Bisher ist die Störungsstelle lediglich für das Amt für Schule und Weiterbildung und das 
Amt für Kinder, Jugendliche und Familie zuständig. Die Einhe it soll künftig sämtliche 
Störmeldungen sowie alle allgemeinen (auch nichttechnischen) Störungen entgege n-
nehmen und bearbeiten. Da hierfür derzeit keine ausreichenden Erfahrungen vorliegen, 
wird der zusätzliche Stellenbedarf durch das Gutachten mit zwei  Stellen für die Einheit 
geschätzt. Das Personal- und Organisationsamt empfiehlt hier zunächst nur eine zusätz-
liche befristete Stelle. Der Stellenbedarf ist nach maximal einem Jahr durch Fallzahle n-
auswertung zu evaluieren und ggfs. zu erhöhen. 
 
Zusätzlicher Personalbedarf:  1,00 Stellen E08, zunächst befristet für 2 Jahre. 
Umsetzungszeitpunkt:  Sofort. 
 
Nutzen:  Der verbesserter Schadensworkflow durch Einführung e i-
nes Gewährleistungsmemorys  vermeidet Beauftragun-
gen, die der Gewährleistung unterliegen  und reduziert In-
genieurstunden durch Übertragung von Kleinschäden auf 
die Störungsstelle. Nach Einschätzung des Amtes für 
Immobilienmanagement ist der im Gutachten geschätzte 
Einspareffekt mit 150.000 €/Jahr bei einem Umsatzvol u-
men von rd. 1,00 Mio. zu hoch angeset zt. Es ist demnach 
von einem tatsächlichen Einsparpotential von 75.000 
€/Jahr auszugehen. 
 
 Bündelung der technischen Objektverantwortung 
Die Funktion/Person übernimmt in Abgrenzung zu der o. g. Nutzerbetreuerfunktion zu-
künftig die technische Verantwortung der jeweils zugeordneten einzelnen Gebäude. Alle 
bisherigen technischen Aufgaben im Rahmen von Neu -, Um- und Erweiterungsbauten, 
Bauen im Bestand sowie der Instandhaltung werden jeweils durch diese Stellen wahrge-
nommen. Es findet eine g ewerkübergreifende Zusammenführung aller relevanten tec h-
nischen Informationen für die jeweils zugeordneten Gebäude statt . Diese Funkt i-
on/Person ist zukünftig für K undenkontakte im Rahmen von Bauprojekten sowie von 
Planungs- und Beratungsleistungen zuständig. Sie ist ebenfalls  für eine Sicherstellung 
der aktuellen technischen Datenlage verantwortlich und steuert die i nterne Koordination 
der Gewerke bei den unterschiedlichen Bauvorhaben. 
 
 
Zusätzlicher Personalbedarf:  0,00 Stellen. 
Umsetzungszeitpunkt:  sofort. 
Nutzen:  Prozessoptimierungen, effektiverer Einsatz der Ingenieur -
/Technikerressourcen.

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 Leistungskatalog für „echte“ Geldflüsse im Rahmen der Budgetierung 
Der Aufgabenkatalog des Amtes für Immobilienmanagement entspricht dem typischen 
Aufgabenspektrum eines kommunalen I mmobilienmanagements, das für die liege n-
schaftlichen, baulichen und infrastrukturellen Aufgaben zuständig ist. Er ist grundsätzlich 
weiter in Teilaufgaben aufzugliedern, wobei diese den Inhalten der gängigen Leistung s-
kataloge der German Facility Management Association (GEFMA) bzw. der Kommunalen 
Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (KGSt) entsprechen. Der Leistungska-
talog definiert allerdings nur die grundsätzlichen Aufgaben und differenziert nicht Grun d-
leistungen, die im Rahmen der Mietzahlung abgedeckt und Sonderleistungen, die i. d. R. 
zusätzlich zu vergüten sind. D as Gutachten empfiehlt daher, einen für die Nutzer tran s-
parenten Katalog zu erarbeiteten, der al le mit Mietzahlungen abgedeckten Positionen 
beinhaltet. Im Rahmen eines optimierten Miet er-Vermieter-Modells sind dann die da r-
über hinausgehenden Leistungen zu verrechnen. So kann eine Steigerung des Koste n-
bewusstseins der Mieter/Nutzer erreicht werden, da die erforderlichen Haushaltsmittel im 
Rahmen der Jahresplanung mit dem Finanzdezernat abzustimmen sind. Inwieweit diese 
Systematik realisiert wird, hängt nicht alleine vom Amt für Immobilienmanagement ab, 
sondern erfordert entsprechende Anpassungen im Rahmen der jährlichen Haushaltsauf-
stellung und der Budgetierung. Eine entsprechende Umsetzung muss verwaltungsintern 
erfolgen. 
 
Zusätzlicher Personalbedarf: 0,00 Stellen. 
Umsetzungszeitpunkt:  sofort. 
Nutzen:  Optimierung des Mieter -Vermieter-Modells, transparente 
Finanzflüsse. Vermeidung von Ausgaben in Höhe von ca. 
500.000 €/Jahr. 
 
 
4.3. Intensivierung der eingesetzten Informationstechnologie 
 
Im Amt für Immobilienmanagement sind aktuell mehr als 100 Arbeitsplätze technisch unte r-
stützt. Bei einem Schlüssel von 1 Nutzerbetreuer zu ca. 30 bis 50 Arbeitsplätzen sind 2 Stellen 
im Support ausgelastet, d. h. die Unterstützung der Mitarbeiter/innen am Arbeitsplatz im Ra h-
men von Büroanwendungen, der Installation von Programmen oder dem Druckersupport ist 
gewährleistet. Im Amt 23 existieren zusätzlich mehrere CAD Systeme, IMS als S pezialsoft-
ware und vereinzelte Fachanwendungen (wie Ausschreibungssoftware), deren Nutzung im 
Amt für Immobilienmanagement einer konzeptionellen Betreuung und Weiterentwicklung b e-
dürfen. Um den IT -Ausbau weiter voranzutreiben und künftig auch kurzfristig s pezifische Be-
darfe des Amtes schnell umsetzen zu können, ist ein auszubauendes Knowhow zu den im 
Amt eingesetzten Software -Produkten erforderlich. Hierzu bedarf es einer Funktion, die die 
notwendige Entwicklung, Projektsteuerung und -leitung bei der Umsetz ung der IT -Strategie 
und deren laufende Weiterentwicklung durchführt. Die Erarbeitung erforderlicher Fachkonze p-
te bzw. die Verantwortung für deren Erstellung (z. B. technische, infrastrukturelle oder kau f-
männische Workflows und Prozesse) sowie die Verantwortung für den gesamten IT-Einsatz im 
Amt für Immobilienmanagement fallen ebenso in den Aufgabenbereich dieser Stelle, als auch 
die Abstimmung mit städtischen und externen Dienstleistern. Diese Funktion ist derzeit nicht 
vorhanden. In Abstimmung mit der cit eq wurde bereits ein erstes Anforderungsprofil entwo r-
fen. Daher wird empfohlen, eine der vorhandenen drei Stellen für diese Aufgaben zu nutzen, 
was zu dem unbefristeten Wegfall eines kw-Vermerkes führt. 
 
Zusätzlicher Personalbedarf:  1,00 Stelle E11, dauerhaft (Löschung kw-Vermerk). 
Umsetzungszeitpunkt:  bis 31.12.2016. 
Nutzen:  Verbesserter IT Einsatz/ Workflows, dadurch Optimierung 
der Arbeitszeiten und Verhinderung von Doppelbelastung. 
Vermeidung von Ausgaben in Höhe von ca. 100.000 
€/Jahr.

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4.4. Schaffung einer „Task Force“ An- und Verkauf für besondere Projekte 
 
Um den aus stadtstrategischen Gründen deutlich auszubauenden Erwerb von Potentialflächen 
vor allem für den Wohnungsbau effektiv voranzutreiben, wird das Stellenvolumen verdoppelt, 
die anstehenden Auf gaben aus der bezirklichen Betreuung herausgenommen und über eine 
Task Force abgewickelt. Damit kann zunächst die Zahl der Ankäufe erhöht und frühzeitig der 
Verkaufsprozess initiiert und professionell gesteuert werden. Ein Herausbrechen aus der (o r-
ganisatorischen) Linie verdeutlicht zudem die Bedeutung der Aufgabe und entlastet die bezirk-
lichen Sachbearbeiter/innen für das Tagesgeschäft. Es sollen daher zwei zusätzliche Stellen 
geschaffen werden, um die Task Force auf insgesamt vier Stellen auszubauen. Eine  Stelle 
davon unterstützt die Projektentwicklung. 
 
Zusätzlicher Personalbedarf:  2,00 Stelle E12, dauerhaft. 
Umsetzungszeitpunkt:  sofort. 
Nutzen: Beschleunigte Umsetzung der Stadtstrategie  
(insb. Planungen, Flächenankäufe). 
 
 
4.5. Infrastrukturelles Gebäudemanagement 
 
Die bislang geringe  Stellenausstattung in diesem Bereich erklärt, dass Qualitätssicherung 
(QS) im Reinigungsbereich aktuell nur partiell erfolgen kann. Mit Blick auf die Volumina und 
Fremdreinigungsanteile kann durch stärkere QS das Gesamtbudget klar beeinflusst werden. 
Das gesteuerte Reinigungsvolumen und die Kosten des Winterdienstes sind erheblich und e r-
geben bei geringfügiger Beeinflussung bereits nennenswerte Effekte. Daher sollten diese Auf-
gaben kontinuierlich hinterfragt, optimiert und con trolled werden.  Aktuell wird Qualitätsm a-
nagement aufgrund der Personalsituation kaum betrieben, Reinigungsvergaben finden nicht in 
kurzen Zyklen statt und für die Betreuung der Reiniger/innen-Stellen bestehen kaum Ressour-
cen. Zusätzlich ist das Vergaberech t im Reinigungsumfeld sehr komplex und meist EU -
rechtsbezogen. 
Es ist daher dringend angeraten, den Bereich um eine Stelle zu verstärken, die sich schwe r-
punktmäßig mit Qualitätsmanagement, Vergaberecht und Personalentwicklung und -
qualifikation beschäftigt. 
Zusätzlich bietet es sich an, eine weitere vorhandene Reiniger/innen -Stelle zu qualifizieren , 
um Qualitätskontrollen vor Ort sicherzustellen und das spezifische Wissen rund um Rein i-
gungstechniken und Reinigungschemie zu stärken. 
 
Zusätzlicher Personalbedarf:  1,00 Stelle E11, dauerhaft. 
Umsetzungszeitpunkt:  sofort. 
Nutzen: Optimierung von ca. 5  - 10 % des Reinigungsvolumens , 
ca. 500.000 €/Jahr. Es handelt sich um eine grobe Schä t-
zung des Gutachters. Der Betrag stellt monetär keine 
Einsparung dar. Die Stadt erhält durch die Qualitätsko n-
trollen die vereinbarte Leistung vollständig. Ziel ist es, die 
beauftragten Qualitätsstandards du rchzusetzen und die 
geschuldeten Leistungen konsequent einzufordern.  
 
 
4.6. Führungsunterstützung 
 
Das Gutachten empfiehlt die Schaffung einer zusätzlichen Stabstelle für die Aufgaben eines 
Lebenszyklus- und Quartiersmanagements. Die Leitung des Amtes für Immo bilienmanage-
ment besteht zurzeit aus der Amtsleitung sowie der Technischen Leitung. Unterstützt wird die 
Leitung durch einen direkt zugeordneten Stab mit drei Planstellen mit differenzierten Funkti o-
nen. Die Funktionen weisen rudimentäre inhaltliche Übersch neidungen zur Linienorganisation

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des Amtes auf, indem durch den Stab u.a. übergreifende Sonderprojekte bearbeitet werden (z. 
B. Sanierung Stadthaus 1, 2. städtische Gesamtschule). Durch eine Neuausrichtung der Funk-
tionen können bei Wegfall der Sonderprojek te auch neue zusätzliche Aufgaben wie z. B. das 
Lebenszyklusmanagement wahrgenommen werden. Wichtige unverzichtbare Themen wie 
Qualitätsmanagement, Risikomanagement, Aufbau und Controlling eines Zielsystems sowie 
Kommunikationsbündelung können bisher aufgr und mangelnder Ressourcen jedoch nicht 
wahrgenommen werden. 
Zusätzlicher Personalbedarf:  1,00 Stelle E13, dauerhaft. 
Umsetzungszeitpunkt:  31.12.2016 
Nutzen: Prozessoptimierungen führen zu Einsparu n-
gen/Verbesserungen in den Bereichen Kosten, Qualität 
und Zeit; Risikominimierung verhindert die Inanspruc h-
nahme entsprechend einkalkulierter Risikokosten und fö r-
dert die Planbarkeit aller Aktivitäten des Amtes. 
 
 
4.7. Ressourcenbedarfe aufgrund des gewachsenen Immobilienbestandes und der gestiegenen 
Bautätigkeit 
 
Die Stellenbemessung im technischen Bereich wurde im Gutachten anhand der zum Zeitpunkt 
der Untersuchung bekannten umzusetzenden Bauvolumina durchgeführt. Dabei wird der weit-
aus überwiegende Teil der Neubaumaßnahmen durch externe Architekten und Ingenieure 
durchgeführt. Aufgrund der gegebenen erheblichen Arbeitsbelastung  trifft dies auch auf einen 
erheblichen Teil der Umbau- und Sanierungsmaßnahmen zu. 
Hierbei sind in der  Bauunterhaltung 720.000 € je Stelle und im Bereich Neubau 1.656.000 €  
Umsatz pro Jahr und Stelle zu Grunde gelegt worden. Diese Werte sind auch im interkomm u-
nalen Vergleich belastbar und liegen hier über dem Durchschnitt. Die im Gutachten verwende-
te IST-Stellenzahl beinhaltete bereits die zum Zeitpunkt der Untersuchung eingerichteten 6,68 
Projekt-Stellen. Diese Stellen als gegeben bzw. dauerhaft eingerichtet vorausgesetzt, wurde 
die darüber hinaus notwendige Stellenausstattung ermittelt. Hierdurch ergeben  sich für die 
technischen Abteilungen des Immobilienmanagements insgesamt die im Folgenden darg e-
stellten dauerhaften Mehrbedarfe von 11,05 Stellen, die sich wie folgt aufschlüsseln:  
 
Projektbezogenes Bauen 1,24 Stellen Ingenieur/-in, E11 
 1,31 Stellen Technische Zeichner/-in, E06 
 
Bauen im Bestand 
 
1,00 Stelle 
2,00 Stellen 
 
Ingenieur/in, E13 
Ingenieur/-in, E11 
 
Elektro- und Nachrichtentechnik 1,00 Stelle Ingenieur/-in, E11 
 2,50 Stellen Technische Zeichner/-in, E06 
 
Heizung / Lüftung / Sanitär 1,00 Stelle Ingenieur/-in, E11 
 1,00 Stelle Techniker/-in, E09 
 
Hierbei ist nicht berücksichtigt , dass die Gesamtwirtschaftlichkeit zur Umsetzung der Umbau - 
und Sanierungsmaßnahmen durch eine Reduzierung des Vergabeanteiles für externe Pl a-
nungen ggfs. noch weit er verbessert werden kann. Gründe hierfür sind nicht zuletzt die g e-
stiegenen Vergütungen der Architekten und Ingenieure durch die Anpassung der HOAI sowie 
die Nutzung der vorhandenen Detailkenntnis zu den jeweiligen Objekten im Amt für Immobili-
enmanagement.  
Diese Aspekte sind im Ergebnis des Gutachtens bisher nicht berücksichtigt, wären im Folge n-
den noch gesondert zu untersuchen und zu bewerten und würden im Ergebnis ggf. zu einer 
zusätzlichen Erhöhung der Personalausstattung aufgrund der wirtschaftlichere n Umsetzung 
von Baumaßnahmen durch eigenes Personal  führen.

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V/0311/2016 
 
4.8. Zusammenfassung der Stellenbedarfe 
 
Nach Bewertung des vorliegenden Gutachtens ist zur Umsetzung der Optimierungen aus der 
Organisationsuntersuchung im Amt für Immobilienmanagement der hier un ter Ziffer 4.  darg e-
stellte Stellenmehrbedarf notwendig. Der Gesamtbedarf stellt sich wie folgt dar: 
 
Dauerhafte Bedarfe 
15,05 Stellen 
1,00 Stelle durch Löschung eines kw-Vermerks 
6,68 Stellen Verstetigung Projektstellen 
Befristete Bedarfe 
2,00 Stellen 
24,73 Stellen gesamt 
 
Von diesen insgesamt 24,73 Stellen sind durch den Rat bereits 12,50 Stellen im Haushalt 
2016 eingerichtet worden; diese sind nunmehr zu entsperren. Es verbleiben zusätzlich  12,23 
Stellen (davon eine befristet). 
 
 
5. Fazit: 
 
Das Organisationsgutachten bescheinigt dem Amt für Immobilienmanagement eine weitgehend 
nachvollziehbare Organisation und Aufgabenwahrnehmung. Gleichwohl empfiehlt es zum einen 
zur Umsetzung des weiter deutlich ansteigenden Investitionsvolumens und Gebäudebe standes 
nachvollziehbar Ausweitungen des Stellenbestandes; zum anderen organisatorische Maßna h-
men mit monetären und nichtmonetären Effektsteigerungen (geschätzte 2,175 Mio. € jährlich), 
die allerdings ebenfalls mit einer deutlichen Ausweitung der personellen Ressourcen verbunden 
sind.  
Eine Stellenausweitung im vorgeschlagenen Umfang ist nur zu rechtfertigen, wenn die Wir t-
schaftlichkeit der Aufgabenerfüllung nachgewiesen wird. Hierzu sind Verabredungen zum Co n-
trolling verschiedener Einzelmaßnahmen dieser Re organisation erforderlich. Zudem ist für ve r-
schiedene Bereiche der Umstrukturierung und der Organisationsoptimierung aus Sicht des A m-
tes für Immobilienmanagement eine externe Begleitung erforderlich. 
Die im Gutachten dargestellten Personalbedarfe beziehen sich auf das zum Untersuchung s-
zeitpunkt (Juni 2015) vorliegende Arbeits - und Investitionsprogramm. Durch die seitdem erfol g-
ten Zuzüge von Flüchtlingen ist das Amt für Immobilienmanagement erheblich mit der Scha f-
fung von Unterbringungseinrichtungen belastet. Um die sprunghaft gestiegenen Anforderungen 
bewältigen zu können, wurden durch Ratsbeschlüsse unterjährig weitere Stellen eingerichtet. 
Das Bauvolumen wird sich zudem durch erforderliche Infrastrukturerweiterungen im Kita - und 
Schulbereich erhöhen, um de n gesetzlichen Anforderungen an die gewachsenen Bedarfe g e-
recht werden zu können („Wachsende Stadt“).  
Im Fazit ist eine weitgehende Umsetzung der gutachterlichen Empfehlungen aus Sicht der Ve r-
waltung angezeigt. Mit Blick auf die vollständig ausgeschöpften personellen Ressourcen ist eine 
fachlich angemessene Arbeit des Amtes für Immobilienmanagement ohne die genannten z u-
sätzlichen Stellen nicht zu realisieren. Kompensationsmöglichkeiten sind nicht gegeben. Sofern 
in späteren Jahren die Aufgabenentwicklung e s zulassen sollte, werden die altersbedingten 
Fluktuationen zum Stellenabbau genutzt. 
Die Verwaltung wird dem Ausschuss für Personal, O rganisation, Sicherheit, Ordnung und E -
Government erstmalig 2018 zu den Effekten der Organisationsentwicklung berichten.

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V/0311/2016 
In Vertretung 
 
gez. 
 
Wolfgang Heuer 
Stadtrat 
 
Anlage 
Organigramm des Amtes für Immobilienmanagement