Eine Task Force für moderne Verwaltung

Antrag an den Rat Nr. A-R/0025/2022 
 
 
 Münster, 4. Mai 2022 
 
RATSANTRAG 
 
Eine Task Force für moderne Verwaltung 
 
 
Der Rat der Stadt Münster möge beschließen: 
 
1. Die Verwaltung richtet eine interdisziplinäre Task Force „Servicequalität, Effizienz und 
Dienstleistung“ ein. 
 
2. Ziel der Task Force ist die Beratung bei der Überprüfung der Arbeitsprozesse in der 
Verwaltung, ihre Priorisierung und Erarbeitung von Lösungsvorschlägen, um die Ar-
beit der Verwaltung zu optimieren und ihre Effizienz und Bürgerfreundlichkeit zu stei-
gern. Im Fokus sollen dabei ein „Einfach, Effektiv, Schnell“ aus Sicht der Dienstleis-
tungsnehmenden und Kunden dieser Services (also z. B. Bürgerinnen/Bürger, Unter-
nehmen, etc.) stehen. 
 
3. Der Task Force werden auch externe Berater wie die Wirtschaftsförderung hinzuge-
zogen, um durch das Wissen, das zusammengezogen wird, Lösungswege, Ablaufop-
timierungen und Digitalisierungsvorschläge auszuarbeiten und das definierte Ziel zu 
erreichen. 
 
4. Vorgeschlagen wird ein anfänglicher Fokus auf die Bereiche/ Ämter Bürger- und 
Ratsservice, Ordnungsamt, Bau (Bauplanung, Bauordnung) und Tiefbauamt. An-
schließend erfolgt eine Ausweitung auf weitere Bereiche. Ziel ist es, organisatorische 
und personelle Rahmenbedingungen zu erarbeiten, damit Baugenehmigungen bin-
nen sechs Wochen erteilt werden können. 
 
 
Begründung: 
 
Die Task Force verfolgt das Ziel der konsequenten Weiterentwicklung der Verwaltung. Die 
Aufgaben und dazugehörigen Abläufe müssen priorisiert und Strukturen überprüft werden. 
Zur Priorität soll allen voran die Digitalisierung erklärt werden, um ihre konsequente Umset-
zung ohne weitere Verzögerungen voranzutreiben. Durch eine funktionierende digitale Ver-
waltung werden Bürgerinnen und Bürger und Verwaltung selbst entlastet. Weiterhin soll die 
Optimierung von Arbeitsprozessen und -Abläufe vorangetrieben werden. Es geht hierbei um 
die Erarbeitung neuer Wege und der Prüfung derselben, ob sie für die Verwaltung eine 
Chance auf dem Weg zur innovativen bürgerfreundlichen Verwaltung darstellen. Von der 
Task Force werden konkrete Vorschläge erwartet. Auch Potentiale und Voraussetzungen 
von verbesserter ämterübergreifender Zusammenarbeit sollen dabei klar herausgearbeitet 
werden. 
 
E-Government ist nicht allein aus Sicht der Erwartungen von Bürgerinnen, Bürgern und Un-
ternehmen zu sehen, sondern ist eng mit den Zielen der Prozessoptimierung und der Quali-
tätssteigerung in der Verwaltung selber eng verbunden. Im Ergebnis sollen die Innovations-
fähigkeit und der Impuls von E-Government genutzt werden, um Verwaltungshandeln insge-
samt effizienter zu gestalten. Die Bürger erwarten digitale Dienste mit kundenzentrierten Pro-

zessen und nutzerfreundlichem Design, welche mit Smartphones nutzbar sind. Lange Warte-
zeiten und Papier-basierte Prozesse spiegeln aber eher die Realität wider. Weiterhin sind oft 
mehrere Behördengänge nötig, bis jeder Aspekt einer einzigen Fragestellung geklärt ist. 
 
Bürgernähe, Servicequalität, Wissensvernetzung und Transparenz bieten aber auch neue 
Chancen für Innovationen in der Verwaltung. Die demografische Entwicklung und die Haus-
haltslage werden steigende Ausgaben kaum erlauben. Zunehmende Komplexität und stei-
gende Anforderungen werden andererseits allein durch Einsparungen nicht zu bewältigen 
sein. Gefragt sind daher strukturelle Veränderungen, die die anforderungsgerechte und zu-
kunftsorientierte Leistungsfähigkeit der öffentlichen Verwaltung gewährleisten, und das bei 
hoher Effizienz. Eine effiziente Arbeitsteilung und Standardisierung von Querschnittsaufga-
ben müssen zu einer messbaren Entlastung und zu Synergieeffekten bei der Aufgabenwahr-
nehmung führen können. 
Ferner müssen durch effiziente Verwaltungsstrukturen und eindeutige Verantwortungszuord-
nung Handlungsfähigkeit und Handlungsgeschwindigkeit gewährleistet werden. 
 
Wenn das Ziel gilt, Dialog und Zusammenarbeit zwischen Verwaltung und Bürgerinnen, Bür-
gern sowie Unternehmen grundlegend zu verbessern, dann muss Verwaltung ihre Aufgaben-
erfüllung in einer komplexer werdenden Welt konsequent an den steigenden Anforderungen 
ausrichten. Um das Miteinander zu stärken, öffentliches Vertrauen zu schaffen und zu erhal-
ten, ist Transparenz dort, wo sie zweckmäßig ist, anzustreben und Kooperation mit klarer 
Verantwortungszuordnung unerlässlich.  
 
Das Wissen und die Expertise der Beschäftigten sind auch mit Unterstützung eines übergrei-
fenden Informations- und Wissensmanagements sowie die Nutzung von E-Learning flexibel 
jederzeit abrufbar zu machen. Damit sollen Wissensverlust durch Altersfluktuation verhindert 
und die Zusammenarbeit in der Verwaltung gestärkt werden. 
 
Die Strategie, verschiedene Akteure in die Taskforce einzubinden, stützt dieses Innovations-
netzwerk, um vom Wissen und den Ideen anderer zu profitieren und miteinander zu koope-
rieren. 
 
 
Gez.  
Stefan Weber und Fraktion