Sport- und Spielfest 2016

Magistratsvorlage 
 
Eingang Magistrats - 
geschäftsstelle:  
17.02.2016 
an den Magistrat  
   zur Kenntnis 
   zur Beschlussfassung  
 
Beteiligt vor 
Magistratsbeschlussfassung:  
Dezernat II an die Stadtverordnetenversammlung  
   OBW zur Befassung  
   zur Kenntnis 
   zur Beschlussfassung  
   zur abschließenden Beschluss - 
       fassung Fachausschuss  
Dezernat III 
Dezernat I 
Dezernat IV  
Amt: Sportamt 
 OBW bei abschl. Be-
schlussfassung Magistrat  
Behandlung in  
öffentl. Sitzung  
Ja 
 
Nein 
 
Verteiler:  
 
 
Ja 
 
Nein  
 
Vorlage-Nr. 2016/0056 
 
Magistratsbeschluss -Nr. 
  
 
Internetfähig     
 
Produkt-Nr.: 421010 
Kostenstelle:  052-010-1600 Investitionsnummer:        
Kostenträger:  4210-11 Sachkonto:       
 
Betreff: Sport- und Spielfest 2016  
 
Vorlage vom: 12.02.2016  
 
Beschlussvorschlag : 
 
1. Das Sport- und Spielfest wird 2016 am 26. Juni von 11: 00 bis 17:00 Uhr im Herrngarten 
in Darmstadt durchgefü hrt. 
2. Der Magistrat überträgt die Federführung der Veranstaltungsorganisation und Durchfü h-
rung für die Wissenschaftsstadt Darmstadt dem Sportamt.  
3. Der Magistrat sichert die personellen, organisatorischen und finanziellen Rahmenbedi n-
gungen für die Veranstaltu ng.  
 
 
Anlagen:   
 
Datenschutzrelevante Anlage:

- 2 - 
Folgekosten:    Ja    Nein 
 
Beschluss des Magistrats vom

- 3 - 
 
Begründung zur Magistratsvorlage vom 12.02.2016 
 
Das Sport- und Spielfest in Darmstadt hat im Herrngarten seit 37 Jahren regelmäßig, nur 
einmal nicht aufgrund eines unvorhersehbaren Witterungseinbruchs, stattgefunden. Damit 
hält Darmstadt d eutschlandweit ein Alleinstellungsmerkmal für diese traditionelle Bre iten-
sportveranstaltung.  
 
Bewährt haben sich grundsätzlich sowohl der Standort Herrngarten wie der Termin, jeweils 
der letzte Junisonntag. Soll das Sport - und Spielfest weiterhin ein fest er Bestandteil im Ve r-
anstaltungskalender der Wissenschaftsstadt Darmstadt sein, müssen die notwendigen Ra h-
menbedingungen sichergestellt werden.  
 
Weil in den vergangenen Jahren zunehmend die Rekrutierung von einer ausreichenden Zahl 
an ehrenamtlichen Helfer n schwieriger wurde, haben die Verantwortlichen im Organisation s-
komitee (OK) die Konzeption umgestellt. Mehr noch als bisher schon, sollen die Vereine die 
Gelegenheit erhalten, sich zu präsentieren und Spielstationen zu übernehmen. Der Herrnga r-
ten wird jedoch weiterhin – je nach Rückmeldung der Anzahl von Vereinen und weiteren 
„sportexternen“, nicht kommerziell agierenden Organisationen als Partner – in verschiedene 
Bereiche aufgeteilt. Die Zahl der Vereinshelfer wird zukünftig auf sechs begrenzt sein, und 
die Vereine erhalten eine pauschale Aufwandsentschädigung. Damit soll u. a. auch das 
Budget entlastet werden. Notwendige Ausnahmen, wie besondere Aufsichtsverpflichtungen, 
werden individuell abgestimmt.  
 
Trotz der Budgetentlastung ist weiterhin sicherzuste llen, dass die entstehenden – und in den 
letzten Jahren gestiegenen – Kosten aufgefangen werden.  
 
Durch die Fa. Merck werden Sponsoringleistungen erbracht. Finanziert werden hieraus u. a. 
Sitzungen des Organisationskomitees, Helferbekleidung, -betreuung und -verpflegung, PR -
Aktivitäten, Sanitätsdienste, Materialbeschaffungen für ganze Spielbereiche oder einzelne 
Stationen.  
  
Der bei weitem größte Anteil der Gesamtkosten, der Personalaufwand in der Vorbereitung 
und am Veranstaltungstag, wird einerseits dur ch die ehrenamtlich Beteiligten (mehrere hu n-
dert Helferinnen und Helfer) mit einer nur geringen Aufwandsentschädigung (pro Person 
10,00 € für acht bis zehn Stunden Einsatz am Veranstaltungstag ohne Vorlauf - und Nachlauf-
zeiten) bzw. Verein e (maximal 60,00 €) getragen. Andererseits stehen städtische M itarbeite-
rinnen und Mitarbeiter mit erheblichen Stundenumfängen zur Verfügung. Ergänzt wird der 
Personalaufwand durch Mitarbeiter von Merck sowie haupt - und ehrenamtlich Tätige im 
Sportkreis Darmstadt -Dieburg. Diese zuletzt genannten Personalkosten wurden bislang im 
Rahmen des Budgets für das Sport - und Spielfest nicht berechnet.   
 
Nach übereinstimmenden Aussagen der beteiligten Entscheidungsträger der drei Organisat i-
onen - Wissenschaftsstadt Darmstadt, Sportkreis Darmstadt -Dieburg und Firma Merck - lie-
gen die Gründe für den andauernden Erfolg der Veranstaltung in der Konstanz, der Qualität 
und Vielfalt der Angebote – die weiterhin aufrecht erhalten bleiben sollen – sowie in der K o-
operationsform der drei Organisationen auf Augenhöhe. Mit einer regelmäßigen Beteiligung 
von etwa 15.000 aktiven Teilnehmerinnen und Teilnehmern aus mehreren Generationen ist 
das Sport- und Spielfest mit Abstand auch die größte Breiten - und Familiensportveransta l-
tung in ganz Südhessen.  
 
…

- 4 - 
Überlegungen im OK des Sport - und Spielfestes sehen vor, dass im Jahr 2016 das Sport - und 
Spielfest erneut mit interkulturellen und internationalen Schwerpunktsetzungen gestaltet 
werden soll. Der internationale Charakter und eine Verbindung hierzu sollen zu den beiden 
bedeutenden Veranstaltungen d er Europameisterschaft im Fußball, in deren Veranstaltung s-
zeitraum das Sport - und Spielfest fällt , sowie zu den Olympischen Spielen in Rio de Janeiro 
hergestellt und in den Spielstationen aufgegriffen werden.  
 
Vor allem sollen aber im interkulturellen Kont ext die Ziele von Integration in den und durch 
Sport und konkret die Beteiligung von in Darmstadt angekommenen Flüchtlingen verfolgt 
werden. Erste entwickelte Vorstellungen laufen auf Patenschaften von sich beim Sport - und 
Spielfest beteiligenden Sportvere inen, den Einsatz von Flüchtlingen im Helferteam, die Kre a-
tion von Spielstationen oder Spielbereichen, in denen Sport -, Spiel- und Bewegungskulturen 
speziell aus den Herkunftsländern der Flüchtlinge vorgestellt und zum Mitmachen eingeladen 
werden, hinaus. Ein bereits initiiertes Projektseminar am Sportinstitut der TU Darmstadt soll 
hier weitere inhaltliche Vertiefungen und Unterstützungen beisteuern.  
 
Gerade daher soll das Sport - und Spielfest auch 2016 wieder stattfinden!  
Die Gesamtverantwortung und Feder führung wird durch das Sportamt der Wissenschaft s-
stadt Darmstadt wahrgenommen. Das gilt für die Teilprozesse der Vorbereitung, der Durc h-
führung und der Nachbereitung.  
 
Sichergestellt werden müssen in diesem Zusammenhang auch die umfangreichen handwer k-
lichen und technischen Abwicklungen bei der Vorbereitung und der Durchführung sowie die 
gesamte logistische Verantwortung, die im Wesentlichen bislang von den Mitarbeitern des 
Sportparks Böllenfalltor wahrgenommen wurden. Diese Mitarbeiter, die jetzt der Darms tädter 
Sportstätten GmbH unterstellt sind, stehen aufgrund veränderter Anforderungsprofile nur 
noch eingeschränkt zur Verfügung. Dennoch ist ihre Beteiligung dringend notwendig und 
sicherzustellen.  
 
Weitere logistische und personelle Unterstützung zur Durc hführung muss daher – wie in den 
letzten Jahren bereits auch – jetzt aber in größerem Umfang durch Mitarbeiter des Eigenb e-
triebs Immobilienmanagement (IDA) wahrgenommen und kostenfrei (ohne Verrechnung) s i-
chergestellt werden.  
 
Folgender Personaleinsatz  ist minimal notwendig:  
 
1. 1 Mitarbeiter (MA)  für 4 Monate mit einer Vollzeitstelle, alternativ 9 Monate mit e iner 
Halbtagsstelle im Verwaltungs - und Organisationsbereich plus Sachkosten  (soll in Ko-
operation mit dem SK Darmstadt -Dieburg realisiert werden)  
 
2. 1 MA mit ca. 20 Stunden monatlich (Durchschnitt) über 7 Monate für die logistische 
Verantwortung plus Sach - und Fahrtkosten  
(wird nach Absprache aus dem Team Böllenfalltor gestellt)  
 
3. 4 MA für 2 Wochen in Vollzeit, davon 2 mit F ührerschein (FS) Klasse 3 
(2 MA aus Team Böllenfalltor, 2 MA durch IDA)  
 
4. 2 MA für 5 Tage halbtags, beide FS, einer mit FS für 7,5 t *)  
 
5. 4 MA für 2 Tage Vollzeit *)  
 
…

- 5 - 
 
6. 10 MA für 1 Tag Vollzeit *)  
 
7. Mindestens 16 MA am Veranstaltungstag (Sonntag) in Vollzeit, darunter zwingend: 1 
Elektriker, 1 Installateur, 1 Tontechniker (Beschallung), 2 mit FS für 7,5 t, 4 MA für 
Toilettendienst und Küche, 2 für Infostand *)  
 
*)  
Zu den Positionen des oben angeführten Personaleinsatzes 4. – 7. müssen differenzierte A b-
sprachen zwischen Sportamt, Sportkr eis, Darmstädter Sportstätten GmbH und IDA erfolgen.  
 
Weiterer Kostenaufwand an Sachmitteln von ca. 10.000,00 € werden von der Stadt getragen. 
Sie werden eingesetzt für:  
 
 Transporte, Fahrzeuganmietungen  
 Toiletten 
 Biertischgarnituren  
 Büro- und Kleinmaterialien  
 Sport- und Spielgerätereparaturen, Ersatzanschaffungen  
 Aufwandsentschädigung für Helferteam  
 
Die Mittel werden im Sporthaushalt zur Verfügung gestellt.  
 
Durch Abstimmungen mit den Partnern und dem Einsatz von weiteren Sponsorenleistungen 
wird die Ausgabengrenze eingehalten.  
 
 
Darmstadt, 12.02.2016  
52-kl-neu  
 
Dezernat I   Dezernat II  Dezernat III  Dezernat IV 
 
 
 
Jochen Partsch   Rafael Reißer  Cornelia Zuschke  André Schellenberg  
Oberbürgermeister   Bürgermeister   Stadträtin  Stadtkämmerer