Fortschreibung der Wirtschaftlichkeits- und Organisationsuntersuchung bei den Bühnen Köln – Dokumentation des Projektstatus

Die Oberbürgermeisterin 
Dezernat, Dienststelle  
VII/46 
 
Vorlagen-Nummer  21.01.2020 
 0162/2020 
Mitteilung 
öffentlicher Teil 
Gremium Datum 
Betriebsausschuss Bühnen der Stadt Köln 28.01.2020 
 
Fortschreibung der Wirtschaftlichkeits- und Organisationsuntersuchung bei den Bühnen Köln 
– Dokumentation des Projektstatus 
HINTERGRUND  
 
Der Betriebsausschuss Bühnen hat am 19.06.2018 die vorgelegte Status quo - und Perspektiven-
Betrachtung der Bühnen hinsichtlich der vorhandenen 36 Bühnenstandorte zur Kenntnis genommen 
(1246/2018) und der Betriebsleitung in diesem Kontext einen konkreten Auftrag erteilt. So war ein 
Vergabeverfahren für eine Fortschreibung des actori-Gutachtens aus dem Jahr 2014 vorzubereiten. 
Ziel dieser Fortschreibung bzw. des „Updates“ der Wirtschaf tlichkeits- und Organisationsuntersu-
chung ist es, einen Weg aufzuzeigen, wie die Bühnen nach Abschluss des deutlich verlängerten Inte-
rims strukturiert zu einem leistungsfähigen und effizienten Kulturbetrieb mit dem Bühnenzentrum am 
Offenbachplatz entwickelt werden können.  
 
Neben den künstlerischen Zielen sollen dabei folgende Parameter insbesondere Beachtung finden: 
 
a. möglichst wenige, aber qualitativ hochwertige Standorte  
b. Steigerung der Effizienz durch Optimierung der Infrastruktur 
c. moderne und konstant funktionierende Logistik des Repertoires 
d. modernes und effizientes Gebäude- und Anlagenmanagement 
 
Am 26.03.2019 hat der Betriebsausschuss Bühnen sodann den konkreten Prüfauftrag an actori b e-
schlossen (0672/2019). Die Bedarfsfeststellung wurde beschlossen und  die Betriebsleitung beauf-
tragt, die Vergabe an actori durchzuführen. 
 
SACHSTANDSMITTEILUNGEN 
 
Am 08.10.2019 berichtete der Projektleiter Frank Schellenberg (actori) zum Stand des Projektes unter 
dem Tagesordnungspunkt 5.2 „Sachstand zur Fortschreibung der Wirtschaftlichkeits- und Organisati-
onsuntersuchung der Bühnen Köln durch die Firma actori“ (3462/2019) mündlich. Der Ausschuss bat 
in der Sitzung darum, künftig schriftlich informiert zu werden. 
 
Sachstand Januar 2020: 
 
Seit Juni 2019 führt actori eine Fortschreibung der im Jahr 2014 erfolgten Wirtschaftlichke its- und 
Organisationsuntersuchung durch. Diese basiert auf dem im Rahmen der Untersuchung von 2014 
entwickelten „optimierten Betriebsszenario“, das bereits grundsätzliche Parameter, wie zum Beispiel 
den Musterspielplan für die Zeit nach der Wiedereröffnung, festlegt. Die Hauptaufgabe der erneuten 
Untersuchung ist die Ermittlung des benötigten Betriebskostenzuschusses für den laufenden Betrieb 
nach Beendigung der Sanierungsmaßnahmen. Dabei stehen insbesondere Veränderungen, die sich 
seit der Untersuchung im Jahr 2014 ergeben haben, im Fokus.

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Die Bearbeitung des Projektes gliedert sich in sieben Phasen, an deren Abschluss die Aktualisierung 
der zu erwartenden Kosten und Erlöse und des benötigten Betriebskostenzuschusses steht.  
 
Phase 1: Evaluation der Kostenblöcke der Betriebskostenschätzung aus dem Gutachten von 2014 
Phase 2: Ermittlung der optimalen Probebühnenkapazität und Bestimmung geeigneter Standorte in 
Bezug auf optimale Flexibilität und Logistik 
Phase 3: Ermittlung der benötigten Büro- und Sonderfächen, Lager- und Funduskapazitäten für einen 
optimierten Betrieb 
Phase 4: Ermittlung weiterer geeigneter Standorte der Bühnen Köln (außerhalb des Offenbachpla t-
zes) 
Phase 5: Evaluation der potenziellen rechtsrheinischen Standorte für das Schauspiel 
Phase 6: Bewertung des Gebäudemanagements 
Phase 7: Neuberechnung des aktualisierten Betriebskostenzuschusses 
 
In Phase 1 stand die Evaluation der Kosten- und Erlösblöcke im Fokus. Ziel war es, strukturelle Ver-
änderungen der Kosten- und Erlösblöcke zu bestimmen, um die Schwerpunkte der weiteren Untersu-
chung zu identifizieren. Die Phase ist abgeschlossen: Ca. 50% der Kosten- und Erlösblöcke wurden 
abschließend evaluiert, in den anderen Bereichen gibt es Interdependenzen mit Fragestellungen an-
derer Arbeitsphasen, so dass deren Evaluation mit Phase 7 des Projektes abgeschlossen wird. 
 
Die Phasen 2 und 3 sind zu 90% abgeschlossen. In diesen standen zum einen die Überprüfung der 
Probebühnensituation nach dem Interim sowie die Ermittlung der benötigten externen Büro- und La-
gerflächen im Zentrum. Hierbei wurden auch die Bedürfnisse des Gürzenich -Orchesters nochmals 
umfassend einbezogen. 
 
Der Schwerpunkt der Arbeit von actori liegt aktuell in den Phasen 4 und 5: Ziel ist, auftragsgemäß 
Optionen einer optimierten Standortnutzung zu bestimmen und insbesondere eine transparente Ent-
scheidungsgrundlage über den Standort der rechtsrheinischen Spielstätte (Halle Kalk oder Depot) zu 
erarbeiten. Dazu werden aktuell Beurteilungskriterien identifiziert sowie unterschiedliche Nutzung s-
möglichkeiten auf diese bewertet. Der Abschluss dieser Arbeitsphase ist für März 2020 vorgesehen. 
 
Die beiden letzten Phasen 6 (Gebäudemanagement) und 7 (Aktualisierung des Betriebskostenz u-
schusses) befinden sich in Vorbereitung. Im Rahmen der durchgeführten Untersuchung ist besonders 
die Betrachtung der Personalausstattung und der sich in diesem Bereich ergebenden Veränderungen 
ein wichtiger Aspekt. Eine gute und synchrone Struktur der Personalzuordnung und -aufstellung stellt 
hierbei eine wesentliche Grundlage für die Arbeit von actori dar und ist auch für die Bühnen Köln von 
hoher Bedeutung für Personal- und Kostencontrolling. 
 
In den letzten Jahren haben die Bühnen Köln einige Maßnahmen zur Verbesserung der Personalzu-
ordnung und -aufstellung unternommen wie zum Beispiel die Erarbeitung eines umfassenden Organi-
gramms. Zur weiteren Optimierung dieser angestoßenen Veränderungen haben sich die Bühnen Köln 
und actori entschieden, vertiefende Analysen durchzuführen. Aufgrund des damit einhergehenden 
zeitlichen Aufwands für die Bühnen Köln sowie actori wurde die bisherige Zeitplanung um einen Mo-
nat verlängert. Dies bedeutet, dass die letzte bislang geplante Projektgruppensitzung, welche für Mai 
2020 geplant war, um 4 bis 6 Wochen nach hinten verschoben wird (voraussichtlich Juni 2020). Der 
Vertiefungsschritt hat zwar eine zeitliche Verzögerung zur Folge, ermöglicht aber eine Optimierung 
der Ergebnisse und Verbesserung der internen Aufstellung der Bühnen. actori unterstützt diesen 
Schritt im Rahmen des bereits vorliegenden Angebots und führt den Workshop ohne zusätzliche Kos-
ten durch. 
 
WEITERES VORGEHEN 
 
Das Projekt wird wie beschrieben fortgesetzt. Die Bühnen werden kontinuierlich zum Projektfortschritt 
berichten.  
Mit einer Präsentation der Abschlussunterlagen im Betriebsausschuss Bühnen ist in der 2. Jahre s-
hälfte 2020 zu rechnen. Ein geeignetes Präsentationsformat ist zwischen Ausschuss und Verwaltung 
noch abzustimmen.