Weiterführung der Stadtbücherei Hansaplatz mit Freiwilligen

V/0197/2008 
DER OBERBÜRGERMEISTER 
Stadtbücherei 
 
 
 
 
 
 
 
 
Betrifft 
 
Weiterführung der Stadtbücherei Hansaplatz mit Freiwilligen 
 
 
 
Beratungsfolge 
 
 
12.03.2008 Hauptausschuss Entscheidung
 
 
Beschlussvorschlag: 
I. Sachentscheidung: 
 
1. Die Bücherei am Hansaplatz wird mit der Unterstützung von Freiwilligen über den 31. Juli 2008 
hinaus fortgeführt. Der Förderverein Bücherei Hansa e. V. hat ein tragfähiges Konzept vorge-
legt, dass den Anforderungen der Stadtbücherei genügt. 
2. Dies geschieht unter der Voraussetzung, dass dauerhaft eine städtische Fachkraft mit einer 
wöchentlichen Arbeitszeit von 29,25 Stunden zur Leitung der Bücherei und Betreuung der 
Freiwilligen eingesetzt wird.  
 
 
II. Finanzierung/Mittelbereitstellung 
 
Die o. g. Sachentscheidung ist wie folgt zu finanzieren: 
 
Die sich ergebenden finanziellen Konsequenzen sind zunächst aus vorhandenen Mitteln des 
Haushaltsplanes zu bestreiten und ggf. über den I. Nachtragshaushaltsplan 2008 planmäßig nach-
zuvollziehen. 
 
 
Begründung: 
 
Zu 1.  
 
In seiner Sitzung vom 13.02.2008 ist der Hauptausschuss dem Ergänzungsvorschlag  des Kultur-
ausschusses vom 16.01.2008 zur Vorlage 1075/2007 gefolgt. Demnach erwartet die Politik bis 
zum Abschluss der Haushaltsberatungen diesbezüglich verbindliche Zusagen mit einem tragfähi-
gen Konzept, um dann die Schließung der Bücherei nicht vornehmen zu müssen. 
 
Der Förderverein Bücherei Hansa e. V. hat am 03.03.2008 der Stadtbücherei ein Konzept (s. An-
lage) vorgelegt, das den fachlichen Anforderungen genügt. In Übereinstimmung mit dem Förder-
verein wurden noch kleinere Anpassungen vorgenommen. Inzwischen gibt es auch 50 Personen, 
Vorlagen-Nr.: 
V/0197/2008 
Auskunft erteilt: 
Frau Rasche 
Ruf: 
492 42 00 
E-Mail: 
RascheM@stadt-muenster.de  
Datum: 
05.03.2008 
Öffentliche Beschlussvorlage

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V/0197/2008 
die ihre Bereitschaft zur Mitarbeit in der Bücherei bekundet haben. Nach den Erfahrungen in der 
Bücherei im Aaseemarkt reicht diese Zahl aus, um genügend Freiwillige für die Mitarbeit zu gewin-
nen. 
 
Es wird darauf hingewiesen, dass damit der Flächenbedarf der Stadtbücherei unverändert bleibt 
und keine Einsparungen bei den Mieten erzielt werden. Auch die Sachkosten bleiben unverändert.  
 
Wie die Bücherei im Aaseemarkt wird die Bücherei am Hansaplatz zukünftig nur noch 15 Stunden 
pro Woche an vier Tagen geöffnet sein. Unter diesen Voraussetzungen können 60.000 Ausleihen 
pro Jahr getätigt werden. Die Zusammenarbeit mit Schulen und KiTas wird reduziert. 
 
Zur Umsetzung ist folgender Zeitplan vorgesehen: 
Im April werden unter Beteiligung der Stadtbücherei und des Förderverein die Auswahlgespräche 
geführt. 
 
Die Schulungen können dann im Mai, Juni und in den ersten beiden Juli-Wochen vor Beginn der 
zweiwöchigen Betriebsferien erfolgen. 
 
Anders als im Vorfeld der Umstellung in der Bücherei im Aaseemarkt sind in der Hauptstelle infol-
ge des Personalabbaus keine Kapazitäten mehr vorhanden, um die Freiwilligen zu schulen. Um 
Zeit für Schulungen zu haben, werden die Öffnungszeiten der Bücherei am Hansaplatz bereits 
zum 05.05.2008 von noch 24 Stunden auf 15 Stunden reduziert. Die freien Zeitkapazitäten des 
Personals der Bücherei am Hansaplatz können dann für die Schulungen genutzt werden. 
 
Nach der Sommerpause wird der Betrieb mit den Freiwilligen am 04.08.2008 aufgenommen. 
 
 
Zu 2.  
Aufgrund der Erfahrungen der Bücherei am Aaseemar kt ist für die fachliche Begleitung der Freiwil-
ligen eine Stelle für eine Fachkraft mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von 29,25 Std. erforderlich.  
 
 
i. V. 
 
 
 
Dr. Hanke 
 
Anlagen: 
Handlungskonzept des „Fördervereins Bücherei Hansa e.V.“

Handlungskonzept des „Fördervereins Bücherei Hansa e.V.“  
 
 
Ziel des Fördervereins Bücherei Hansa e.V. 
 
Ziel des Fördervereins ist die Erhaltung der Stadttei lbücherei Hansaplatz durch die Organisation der 
tätigen Mithilfe zur Aufrechterhaltung des Bücherei betriebes „Hansaplatz“ sowie die Förderung der 
Lesekultur im Stadtteil.  
 
Der „Förderverein Bücherei Hansa e.V.“ ist als gemeinnützig beim Amtsgericht auf dem Registerblatt 
VR 4750 eingetragen. Eintragsdatum ist der 25.01.2008.   
1. Vorsitzender ist Robert Wunsch. Ein Vereinskonto existiert bei der Sparkasse Münsterland Ost. 
 
Die Aufgaben des Fördervereins sind 
 
- die Förderung und Unterstützung der Ehrenamtlichen in der Stadtteilbücherei 
- der Austausch und die Zusammenarbeit mit der Stadtbücherei  
- Öffentlichkeitsarbeit und Kontakte mit politischen Gremien 
- Gründung eines „Beirats“ als unterstützendes Gremium 
 
Die Aufgabe der Freiwilligen 
 
ist eine dauerhafte, unentgeltliche unterstützende Arbeit in der Bücherei am Hansaplatz, um die 
Aufrechterhaltung dieser Zweigstelle zu gewährleisten.  
Die konkreten Aufgaben in der Stadtteilbücherei wer den von der Stadtbücherei Münster definiert. Die 
Stadtbücherei wird die Freiwilligen in einem darauf abgestimmten Schulungsprozess qualifizieren.  
 
Der Förderverein als Vertretung der Freiwilligen und  die Stadtbücherei haben gerade während der 
Planungsphase enge Kontakte, denn Erfahrungswerte i n der Arbeit mit Freiwilligen in Bibliotheken 
haben gezeigt: „Ausschlaggebend für den Erfolg eines Freiwilligeneinsatzes ist das Verhältnis zu den 
Hauptamtlichen... Aus diesem Grund ist es wichtig, sich von Beginn an mit der Problematik zu 
befassen, und auf ein vertrauensvolles und kooperat ives Verhältnis hinzuarbeiten. Schon in der 
Planungsphase sollten die Hauptamtlichen einbezogen  werden. Die Entscheidung, welche 
Arbeitsfelder für den Einsatz in Fragen kommen, biet et sich hier an. Die Hauptamtlichen können sich 
dabei auf ihre Arbeitserfahrung stützen, durch den Publikumsverkehr sind sie außerdem darüber 
informiert, welche zusätzlichen Angebote den Kunden wünschen entsprechen." (aus: Handbuch 
Freiwilligenarbeit in Bibliotheken) 
 
Qualifizierung der Freiwilligen für die Arbeit in der Stadtteilbücherei 
 
Schritt 1 
Die Stadtbücherei und der Förderverein laden gemeins am die etwa 50 Freiwilligen, die sich auf der 
Interessiertenliste für die ehrenamtliche Arbeit ei ngetragen haben, zu einem ausführlichen 
Informationsabend ein. Inhalte des Abends sind die Vorstellung des Systems der Stadtbücherei, die 
konkrete Vorstellung der ehrenamtlichen Arbeit sowi e die Termine der Bewerbungsgespräche bzw. 
Kennenlerngespräche. Bei diesen Gesprächen wird ein /e Vertreter/-in der Stadtbücherei und ein/e 
Vertreter/-in des Fördervereins anwesend sein. Die A uswahl der Ehrenamtlichen erfolgt einstimmig. 
Nachdem alle Bewerbungsgespräche geführt wurden, we rden alle Freiwilligen über Aufnahme oder 
Ablehnung informiert. 
 
Bei beiderseitigem Einvernehmen werden zwischen dem  Förderverein und den Freiwilligen sowie 
zwischen dem Förderverein und der Stadtbücherei Vere inbarungen über die Zusammenarbeit 
geschlossen.  
 
Schritt 2 
Die Stadtbücherei schult die Ehrenamtlichen in den darauffolgenden Wochen nach Ihrem Konzept. 
Für die Freiwilligen wird eine Probephase eingerichte t. Sie werden vom Förderverein weiterhin 
unterstützt.  
 
Schritt 3 
Nach abgeschlossener Erstqualifikation unterstützen  die Freiwilligen die hauptamtliche Fachkraft 
während der Öffnungszeiten. Die voraussichtlichen Ö ffnungszeiten der Zweigstelle am Hansaplatz 
werden von der Stadtbücherei momentan mit 15 Wochen stunden angegeben. (4 Nachmittage und ein 
Vormittag).

Die zeitliche Organisation der Arbeit der Freiwilligen 
 
Die Freiwilligen unterstützen die Hauptamtlichen wä hrend der Öffnungszeiten mit jeweils 2 Personen. 
Da die Freiwilligen jeweils wenigstens 15 Minuten vor und nach den Öffnungszeiten in der Zweigstelle 
sind, beträgt die Arbeitszeit pro Schicht 3 bis 4 Stunden.  
Die Freiwilligen sind in Teams mit jeweils 3 Personen organisiert. Insgesamt gibt es 5 Teams. 
Die Arbeitszeiten der Teams werden in einem Dienstpl an festgelegt. Den Dienstplan erstellt die 
Stadtbücherei - die Koordination des Dienstplaneins atzes übernehmen die Freiwilligen. Jede/r 
Freiwillige kommt im wöchentlichen oder 14-tägigen R hythmus, um im Arbeits- und Kommunikations-
prozess der Stadtteilbücherei verbunden zu bleiben und die Routine zu festigen.  
 
Zusätzlich zur direkten Arbeit in der Stadtteilbüche rei gibt es in der Anfangsphase einen Teamabend 
pro Monat, an dem alle Freiwilligen und die hauptamt liche Mitarbeiterin der Zweigstelle beteiligt sind. 
So ist die notwenige Kommunikation gesichert. Darüb er hinaus gibt es Nachschulungen bei Bedarf. 
Die Schulung und die Nachschulungen der Ehrenamtlic hen (Qualitätssicherung der Arbeit) obliegen 
der Stadtbücherei. 
 
Motivation der Freiwilligen 
 
Die Motivation der Ehrenamtlichen und die Aufrechte rhaltung von Kontakten zu den Ehrenamtlichen 
ist Aufgabe des Fördervereins. Es hat sich gezeigt, dass die Verweildauer der Freiwilligen in 
Bibliotheken von Kontinuität und Langfristigkeit ge prägt ist. Auch am konkreten Beispiel der Bücherei 
Aaseemarkt kann man jetzt schon feststellen, dass d ie Freiwilligen dauerhaft dort arbeiten und die 
Bürger-/innen mit der Freiwilligenarbeit erst dann aufhören, wenn es triftige Gründe wie z. B. Umzüge 
oder Arbeitsaufnahme gibt. Der Förderverein Hansabü cherei e. V. unterstützt die Freiwilligenarbeit 
durch laufende Kommunikation, Beratung (wenn gewüns cht), eventuell kulturelle Angebote oder auch 
Feste. „Wenn die Freiwilligen sich als Teil einer Gr uppe empfinden und miteinander kommunizieren, 
wirkt sich dies positiv auf die Verlässlichkeit und  Dauerhaftigkeit des Engagements aus. Freiwillige 
brauchen Aufmerksamkeit. Sie stellen ihre Arbeitskr aft umsonst zur Verfügung und wollen diesen 
Einsatz auch geschätzt wissen. Nehmen Sie sich Zeit  für ihre Ideen, Sorgen und Anmerkungen. Dies 
ist eine Form der Anerkennung, die für Freiwillige e ine hohe Bedeutung hat." (Handbuch 
Freiwilligenarbeit in Bibliotheken) 
 
Versicherungen 
 
Die Freiwilligen werden über die Unfallkasse Nordrh ein-Westfalen Unfallversichert. Schäden, die sie 
bei der Ausübung ihrer ehrenamtlichen Tätigkeit veru rsachen könnten, sind im Rahmen einer 
Vereinshaftpflichtversicherung des Förderkreises abgedeckt. 
 
Gründung eines Beirates 
 
Nach der Schulung der Freiwilligen bietet sich die Gründung eines Beirates an. In dem Beirat sind die 
Stadtbücherei, die für den Betrieb der Zweigstelle v erantwortliche Mitarbeiterin der Stadtbücherei, das 
Team der Freiwilligen und der Förderverein durch jewei ls 2 Personen vertreten. Der Beirat tagt in der 
Regel zweimal im Jahr, bei Bedarf auch häufiger. Di e originäre Aufgabe des Beirates ist der 
Austausch und die Abstimmung aller Gruppen, die am Modell beteiligt sind sowie die Bearbeitung von 
Themen, die den laufenden Betrieb der Zweigstelle ode r die zugrunde liegenden 
Rahmenbedingungen betreffen. 
 
Der Förderverein orientiert sich in seiner Arbeit an  dem Handbuch Freiwilligenarbeit in Bibliotheken 
sowie eng an der erfolgreichen Freiwilligenarbeit in  der Bücherei Aaseemarkt und steht in engem 
Kontakt mit dem Förderverein dieser Zweigstelle.  
 
 
 
Für den Förderverein Bücherei Hansa e.V. 
Robert Wunsch, Birgit Storp, Ulrike Behnen, Bart Hogenboom