Sportentwicklungsplanung – Vergabegrundsätze Sportstätten

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Stand 05.05.2025 
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Vergabegrundsätze 
Vergabe von Nutzungszeiten für Sportstätten und Schulschwimmbäder der Stadt 
Köln  
 
1. Rechtsgrundlage 
Die Nutzung der Sportstätten findet auf der Grundlage eines individuell abzuschließenden 
Nutzungsvertrags sowie der Allgemeinen Nutzungsbedingungen für die Benutzung von 
Sportstätten und Schulbädern der Stadt Köln sowie der städtischen Nutzungszeiten in den 
Bädern der KölnBäder GmbH und des Schwimmleitungszentrums, nachfolgend 
Nutzungsbedingungen,– in der jeweils aktuellen Fassung statt. Die nachfolgenden Grundsätze 
regeln die Verfahrensweise bei der Entscheidung über einen Vertragsabschluss. Ergänzend 
werden die Verantwortlichkeiten sowohl der Stadt Köln, im folgenden Stadt genannt, als auch 
der Nutzer*innen, im folgenden Vertragspartei genannt, zusammenfassend und überblicksartig 
dargestellt.  
 
2. Geltungsbereich 
Die Vergabegrundsätze gelten für alle öffentlichen ungedeckten und gedeckten Sportstätten und 
Schulbäder im Verwaltungsbereich der Stadt. Die Vergabe aller Sportstätten erfolgt grundsätzlich 
für Nutzungsbedarfe mit Sportbezug, ausnahmsweise für solche mit Bezug zu karnevalistischem 
Brauchtum. 
 
3. Ziel der Vergabe 
Es wird angestrebt, optimale Trainings- und Wettkampfbedingungen zu schaffen und die 
Sportstätten zu einem hohen Prozentsatz auszulasten. Darüber hinaus behält sich die Stadt ein 
Kontingent von Pufferzeiten als Ausweichfläche für spontane Nutzungsbedarfe, wie zum Beispiel 
Schließungen anderer Sportstätten oder sonstige unvorhersehbare Geschehnisse vor.  
 
4. Umsetzung des Vergabeziels durch Auslastungsnachweise 
Um das Ziel einer optimalen Auslastung von Sportstätten zu erreichen, ist es notwendig, die 
Belegung stets im Blick zu behalten. Zu diesem Zweck kann nach der Vergabe von 
Sportstättenzeiten eine Eintragung in dafür von der Sportsachbearbeitung benannten 
Belegungserfassung gefordert werden (z.B. Hallenbuch digital oder analog). Die Eintragung in der 
Belegungserfassung ist für alle Vertragsparteien bindend und hat von der bei der Stadt 
benannten verantwortlichen Person für die jeweilige Nutzungszeit zu erfolgen. Eine Eintragung 
im Voraus für in der Zukunft liegende Nutzungszeiten ist verboten.  
Die Prüfung erfolgt beispielhaft durch; 
 
- die routinemäßige Kontrolle der Eintragung in die vorhandene Belegungserfassung als 
Auslastungsnachweis 
 
- die zyklische, schriftliche Abfrage über die Nutzung und Auslastung von vorhandenen Zeiten  
 
- das Sichten und Bewerten der Auslastung  durch geeignete Maßnahmen (beispielhaft durch die 
Sportsachbearbeitung im Bezirk, durch beauftragtes Personal der Stadt vor Ort oder durch ein

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digitales Auslastungsmanagementsystem). 
 
Sowohl bei der Eintragung in der Belegungserfassung als auch bei einer schriftlichen Abfrage sind 
die geforderten Angaben durch die Vertragspartei wahrheitsgemäß gegenüber der Stadt 
anzugeben. Hierunter fallen auch Abfragen, die das Ziel haben, die Rückmeldungen der 
Vertragspartei mit den bei der Stadt geführten Daten abzugleichen. Insbesondere können dies 
Abfragen zu folgenden Parametern sein: Anzahl, Altersklasse und Geschlecht der aktiven 
Sportler*innen, sowie Sportart und Leistungsklasse, pro Nutzung oder in einem ausgewählten 
Zeitraum. 
5. Vergabestelle und -zeiten 
A) Vergabe von Schulsportstätten außerhalb der Schulnutzung 
 
Die Vergabe außerhalb der Schul- und OGTS-Nutzung wird durch die Sportsachbearbeitung in 
den jeweiligen Bürgerämtern der Stadt vorgenommen.  
Die Sportstätten werden in der Regel wochentags im Zeitraum von 17.00 bis 22.00 Uhr, am 
Wochenende von 8.00 bis 22.00 Uhr sowie ganztägig in den Schulferien und an Feiertagen für 
den außerschulischen Sport vergeben.  
 
Schulschwimmbäder können nicht am Wochenende genutzt werden. 
 
Die Sportstätten sind von Beginn der Weihnachtsferien bis Neujahr geschlossen. 
Für Sportveranstaltungen sind sie geschlossen: 
- Karfreitag ganztägig bis Karsamstag 6 Uhr,  
- Allerheiligen und Totensonntag von 5 Uhr bis 18 Uhr und 
- Volkstrauertag von 5 Uhr bis 13 Uhr. 
 
Abweichend von den aufgeführten Vergabezeiten können sich unter bestimmten 
Voraussetzungen für den außerschulischen Sport kürzere oder längere Nutzungszeiten ergeben. 
Über diese ist insbesondere abhängig von außerplanmäßigen Schul- und OGTS-Nutzungen, 
Sanierungs-, Wartungs-und Reinigungsarbeiten, bau- und immissionsschutzrechtlichen Vorgaben 
sowie Ruhezeiten des Hausmeisterpersonals zu entscheiden.  
 
Die Nutzungszeiten beinhalten das Umkleiden vor und nach dem Übungs- und 
Wettkampfbetrieb und alle notwendigen Tätigkeiten bis zum vertragsgemäßen Verlassen der 
Sportstätte (beispielhaft Reinigung nach Training mit Haftmitteln).  
 
B) Vergabe weiterer Sportstätten 
 
Weitere Vergaben erfolgen für die Sportstätten Sportpark Müngersdorf (Abelbauten, Ost- und 
Westkampfbahn, Salzburger Weg, Vorwiesen, Jahnwiesen) und den Jean-Löring-Sportpark über 
das Sportamt. Die Ansprechpersonen sind hierzu zu finden: Serviceportal-Sport Köln.  
 
Die aufgeführten Sportstätten werden in der Regel im Zeitraum von 08.00 bis 22.00 Uhr 
vergeben.  
Die Sportstätten sind in den Betriebsferien der Stadt Köln geschlossen. Für Sportveranstaltungen 
sind sie geschlossen: 
- Karfreitag ganztägig bis Karsamstag 6 Uhr,  
- Allerheiligen und Totensonntag von 5 Uhr bis 18 Uhr und 
- Volkstrauertag von 5 Uhr bis 13 Uhr.

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Abhängig von insbesondere Sanierungs-, Wartungs-und Reinigungsarbeiten, bau- und 
immissionsschutzrechtlichen Vorgaben sowie Betriebsferien, können abweichende Regelungen 
getroffen werden.  
 
Die Nutzungszeiten beinhalten das Umkleiden vor und nach dem Übungs- und 
Wettkampfbetrieb und alle notwendigen Tätigkeiten bis zum vertragsgemäßen Verlassen der 
Sportstätte (beispielhaft Reinigung nach Training mit Haftmitteln).  
 
6. Antragsstellung, Änderungen und Mitteilungspflichten 
Die Vergabe aller Sportstätten erfolgt grundsätzlich auf Antrag und für den im Nutzungsvertrag 
festgelegten Zeitraum. Für die Nutzung einer Sportstätte in den Schulferien ist ein zusätzlicher 
Antrag notwendig. Dieser ist 6 Wochen vor der gewünschten Nutzungszeit zu stellen. 
 
Der Nutzungszeitraum verlängert sich in der Regel automatisch. Dies wird im Nutzungsvertrag 
geregelt. Voraussetzung für eine Verlängerung ist, wo vorhanden, der Nachweis der Nutzung 
und der Auslastung durch die Belegungserfassung. Es dürfen außerdem keine Gründe vorliegen, 
die zu einer Kündigung nach Ziffer 11. der Nutzungsbedingungen führen. 
 
Abweichende Regelungen gelten für den Sportpark Müngersdorf, den Jean-Löring-Sportpark und 
die Poller Wiesen. Hier ist nach Ende der vereinbarten Nutzungsdauer ein erneuter Antrag zu 
stellen. 
 
Veränderungen des Nutzungszwecks, der Nutzergruppe, bei den Kontaktadressen und den 
Übungsleiter*innen müssen unverzüglich mitgeteilt werden.  
 
Nicht beziehungsweise nicht mehr benötigte Nutzungszeiten sind durch die Vertragspartei 
unverzüglich der zuständigen Sportsachbearbeitung als frei zu melden. Auch Nutzungszeiten die 
einmalig oder für einen gewissen Zeitraum nicht genutzt werden können (beispielhaft wegen 
Urlaubszeiten, Krankheit oder sonstiger Ausfall der verantwortlichen Person vor Ort) müssen 
unverzüglich nach Bekanntwerden, mitgeteilt werden. 
 
Freie beziehungsweise freigemeldete Vergabezeiten, die nicht als Pufferzeiten benötigt werden, 
sind durch die Stadt kurzfristig anderen Vereinen beziehungsweise Dritten zur einmaligen oder 
dauerhaften Nutzung anzubieten.  
 
7. Vergabekriterien 
Die Vergabekriterien stellen einen Leitfaden zur Gleichbehandlung, Nachvollziehbarkeit und 
Messbarkeit für alle Beteiligten dar. Es gibt Prioritäten der Kategorie 1, nach denen 
zwingend in der unten folgenden Reihenfolge zu entscheiden ist. Kann anhand der 
Prioritäten nach Kategorie 1 keine Entscheidung getroffen werden, weil die 
Antragsteller*innen mit derselben Priorität zu behandeln sind, wird der Ermessensspielraum 
unter Berücksichtigung der nicht abschließenden Kriterien der Kategorie 2 ausgeübt. Die 
Kriterien der Kategorie 2 werden in der Einzelfallbetrachtung von der zuständigen 
Sportsachbearbeitung ausgelegt und aktenkundig gemacht, um eine abschließende 
Entscheidung der Zuteilung von Nutzungszeiten bei konkurrierenden Anträgen zu erzielen.

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A) Vergaberangfolge Kategorie 1 
Die Vergaberangfolge hat gemäß nachfolgender Priorität (Kategorie 1) zu erfolgen: 
 
1. Schulen 
Obligatorischer Sportunterricht der Schulen entsprechend des Stundenplans und auch darüber 
hinaus (Offene Ganztagsschule, Ferienangebote, Projekte und Vergleichbares). 
 
2. Trainings-, Wettkampf- und Ligabetrieb der gemeinnützigen Sportvereine mit Eintragung im 
Vereinsregister, Sitz in Köln, sowie Sportverbandszugehörigkeit. Die Gemeinnützigkeit wird 
anhand des Freistellungsscheines des Finanzamtes nachgewiesen.  
 
3. Trainingsbetrieb der gemeinnützigen Vereine mit sportlichem Bezug, Sitz in Köln und 
Eintragung im Vereinsregister. Die Gemeinnützigkeit wird anhand des Freistellungsscheines des 
Finanzamtes nachgewiesen. 
 
4. Sportliche Nutzung durch Behörden und Träger ohne Eintragung im Vereinsregister und mit 
Sitz in Köln. Beispielhaft werden benannt: Kindertagesstätten, (Freiwillige) Feuerwehr, (Volks-) 
Hochschulen, Einrichtungen der Jugendarbeit und der Jugendsozialarbeit, Bundespolizei, 
Landespolizei. 
 
5. Einzelpersonen und Gruppen ohne Eintragung im Vereinsregister und mit nicht kommerzieller 
sportlicher Nutzung. 
 
6. Veranstaltungen mit sportlichem Bezug oder des karnevalistischen Brauchtums ohne 
sportlichen Bezug. 
 
7. Einzelpersonen und Gruppen ohne Eintragung im Vereinsregister und mit kommerzieller 
sportlicher Nutzung 
 
 
B) Vergaberangfolge Kategorie 2 
 
Haben zwei oder mehr Bewerber*innen nach der Anwendung der Kriterien der 
Vergaberangfolge Kategorie 1 Anspruch auf die zu vergebene Nutzungszeit, erfolgt die Vergabe 
unter Anwendung folgender Ermessenskriterien (Kategorie 2): 
 
- Die Vertragspartei hat ihren Sitz in dem Bezirk, in dem auch die Sportstätte liegt. 
 
- Der Sportverein findet keine Zeiten im eigenen Bezirk. 
 
- Es handelt sich um eine Kinder- und Jugendgruppe, zu einer für sie vertretbaren Uhrzeit oder 
räumlichen Umgebung.  
 
- Der Übungs-, Lehr-, und Wettkampfbetrieb bisheriger Nutzender wird durch die neue Nutzung 
nicht unangemessen beeinträchtigt.  
 
- Das Sportangebot richtet sich explizit an bislang im Sport unterrepräsentierte Gruppen. Zu 
berücksichtigen sind dabei insbesondere die Diversity- Kern- Dimensionen: Alter, ethnische 
Herkunft & Nationalität, Geschlecht & geschlechtliche Identität, körperliche & geistige 
Fähigkeiten, Religion & Weltanschauung, sexuelle Orientierung, soziale Herkunft.

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- Es handelt sich um zertifizierte Maßnahmen der Qualifizierung, die Teilnehmende in Köln 
befähigen, Personen unterschiedlicher Leistungs- und Altersgruppen kompetent im Sport 
betreuen zu können. 
 
- Es handelt sich um wiederkehrende Veranstaltungen der Brauchtumspflege. 
 
- die Nutzung soll für den Wettkampf- und Ligabetrieb der Sportvereine und ausschließlich an 
Wochenenden erfolgen.  
 
- Das Sportangebot gewährleistet eine bestmögliche Auslastung der Sportstätte. 
Zum Beispiel: Berücksichtigung spezieller Deckenhöhen, Bodenbeschaffenheiten oder 
Bodenbelastbarkeiten, Personenzahl, Eignung der Sportstätte für die geplante Sportart (zur 
Vermeidung von Sachschäden).  
 
- Das Sportangebot ist in der Regel keine Freiluftsportart 
 
- Das Sportangebot ist dauerhaft ausgelegt.  
 
- Die Sporthalle (gedeckte Sportstätte) wird ganzjährig genutzt. 
 
- Eine bestehende Wartezeit ist positiv anzurechnen (beispielhaft, weil zuvor anderen 
Antragstellenden Vorrang gewährt wurde). 
 
Zur Veranschaulichung der oben dargestellten Kategorien 1 und 2 folgen zwei Beispielfälle: 
 
a) Vergabe nach Kategorie 1: 
 
Eine freie Zeit für eine Einfachhalle wird online bekannt gegeben. 
Es gehen zwei Bewerbungen ein. Ein gemeinnütziger Verein möchte sein Angebot erweitern 
durch ein Yogatraining, das Mitglieder*innen im Rahmen der Mitgliedschaft nutzen können. 
Ein Unternehmen, das Yogakurse stadtweit gegen Entgelt anbietet, bewirbt sich auch auf 
diese Trainingszeit. Da es sich bei dem Unternehmen nicht um einen gemeinnützigen Verein 
handelt und das Angebot nachweislich kommerzieller Art ist, ist die Nutzungszeit dem Verein 
zur Verfügung zu stellen. 
 
b) Vergabe nach Kategorie 2: 
 
Ein Verein beantragt für ein Kinderangebot 8-10 Jahre eine freigewordene Nutzungszeit, 
donnerstags von 21-22 Uhr. Konkurrierend beantragt ein weiterer Verein für ein 
Volleyballangebot im Erwachsenensport und ein dritter Verein für ein +55 Angebot dieselbe 
Zeit. 
 
Da es sich um 3 eingetragene Vereine handelt, haben alle Antragstellenden nach 
Anwendung der Prioritäten der Kategorie 1 den gleichen Anspruch auf die freie Hallenzeit. 
Somit erfolgt die Entscheidung über die Vergabe in der Einzelfallbetrachtung, unter 
Anwendung der Ermessenskriterien der Kategorie 2.

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Das Kinderangebot für 8-10-jährige sollte zu einer früheren Tageszeit stattfinden, zudem ist 
der Verein aus einem anderen Bezirk. Die Sportsachbearbeitung wird hier in 
Zusammenarbeit mit dem Bezirk, in dem der Verein ansässig ist, darauf hinwirken, eine 
Ausweichzeit in einer anderen geeigneten Sportstätte zu finden.  
 
Die Volleyballmannschaft hat ambitionierte Trainingsziele, kann diese aber aufgrund der 
geringen Deckenhöhe in der beantragten Sportstätte nicht umsetzen, außerdem ist keine 
Volleyballvorrichtung vorhanden. Die Sportsachbearbeitung wird sich hier dafür einsetzen, 
eine zweckdienliche Halle mit freier Zeit im Bezirk oder im Nachbarbezirk zu finden und 
anzubieten.  
 
Das Senior*innenangebot hat nachweislich bereits 10 Interessent*innen aus dem 
fußläufigen Umfeld der Sportstätte. So wird hier anhand der Ermessens-Kriterien der 
Kategorie 2, zugunsten der Diversity-Kern-Dimension Alter, der Senior*innensport mit der 
Vergabe der Nutzungszeit gefördert. 
 
8. Beibringungspflicht und Haftpflichtversicherung 
Vereine benötigen zusätzlich den Nachweis einer Gruppen– Haftpflichtversicherung, es sei denn 
diese ist bereits durch die Mitgliedschaft im Verband sichergestellt. 
 
Bei kommerziellen Nutzungen oder Brauchtumsveranstaltungen ist eine 
Veranstalterhaftpflichtversicherung nachzuweisen. 
 
Bei sonstigen Nutzungen und Gruppierungen (Individualsport) ist für jede teilnehmende Person 
eine private oder, wenn zutreffend, eine betriebliche Haftpflichtversicherung zu empfehlen, 
welche insbesondere das Risiko von Personen- und Mietsachschäden an privat gemieteten 
Räumlichkeiten abdeckt. 
 
Für die Nutzung einer Sportstätte müssen alle notwendigen und von der Stadt geforderten 
Informationen (beispielhaft der Bestandserhebungsbogen) und Vereinsunterlagen in der 
aktuellen und jeweils gültigen Fassung vorliegen.  
 
Voraussetzung für die Vergabe ist darüber hinaus, dass  
 
- im Zusammenhang mit der Nutzung der Sportstätte die einschlägigen gesetzlichen 
Vorschriften bislang eingehalten wurden, 
 
- der Vertragspartei bekannt ist, dass unrichtige oder unvollständige Angaben sowie das 
Unterlassen einer Mitteilung über Änderungen in diesen Angaben strafrechtliche 
Konsequenzen (z.B. wegen Betrugs nach § 263 StGB oder Subventionsbetrug nach § 264 
StGB) zur Folge haben können, 
 
- der Vertragspartei bekannt ist, dass der Nutzungsvertrag keine öffentlich-rechtlichen 
Genehmigungen oder Befreiungen ersetzt, 
 
- die Vertragspartei keine kinder- und jugendgefährdenden oder strafbaren Zielsetzungen 
verfolgt oder Kindern und Jugendlichen Zugang zu Medien verschafft, die

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jugendgefährdende oder strafbare Inhalte aufweisen und eine Orientierung an 
gesellschaftlichen Werten wie Toleranz, Gleichstellung, Integration, Inklusion sowie 
Umwelt- und Klimaschutz angestrebt wird. Zum Schutz von Kindern und Jugendlichen sind 
erweiterte polizeiliche Führungszeugnisse gemäß § 30 a BZRG ein geeignetes Mittel. 
 
Die Erklärung hierüber ist online bei der Antragsstellung zu erbringen. 
 
9. Rechtsanspruch und Kündigung 
Der Antrag auf eine Nutzungszeit bewirkt keinen Rechtsanspruch auf Abschluss eines Vertrags. 
  
10. Verstöße und fristlose Kündigung 
Werden die Verpflichtungen aus den Vergabegrundsätzen von der Vertragspartei wiederholt 
nicht eingehalten, greifen die entsprechenden Regelungen in den Nutzungsbedingungen der 
Stadt (Teil A, Absatz VI).  
 
Dies ist insbesondere der Fall, wenn von der Vertragspartei: 
-die erfolgte Nutzung und die Auslastung durch Eintragung in die vorgegebene 
Belegungserfassung nicht nachgewiesen wurde,  
-Veränderungen für den Nutzungszweck, der Nutzergruppe, bei den Kontaktadressen und den 
Übungsleiter*innen nicht unverzüglich mitgeteilt werden, 
- Änderungen an den Nutzungszeiten vorgenommen werden, 
-Nutzungszeiten an Dritte weitergegeben werden 
- vor Eintritt des Ereignisses nicht unverzüglich der zuständigen Sportsachbearbeitung mitgeteilt 
wird, dass Nutzungszeiten nicht, nicht mehr, einmalig oder für einen gewissen Zeitraum nicht 
genutzt werden und somit frei sind. 
 
Zur Belegungskontrolle vgl. oben Punkt 4 der Vergabegrundsätze.  
 
11. Veranstaltungen 
Einmalige Veranstaltungen (z.B. Wettkämpfe, Turniere, Sportfeste, Lehrgänge, Kurse und 
Projekte) sind mindestens 4 Wochen vorher im Bürgeramt bei der zuständigen 
Sportsachbearbeitung oder beim Sportamt schriftlich zu beantragen. Der 
Gesamtnutzungszeitraum umfasst auch die Vor- und Nachbereitung der Veranstaltung. 
Nebenleistungen (unter anderem Kabinennutzung, Material-, Gerätebedarf) sind formlos als 
Anlage beizulegen.  
12. Bearbeitung von Anträgen  
Die Vergabe der Zeiten für einmalige Veranstaltungen und Nutzungen erfolgt grundsätzlich in 
der Reihenfolge des Eingangsdatums. Die Vergabe der Zeiten für dauerhafte Nutzungen erfolgt 
nach dem vorgegebenen Stichtag unter Anwendung der unter 7. benannten Vergabekriterien.  
13. Bearbeitungsdauer 
Sofern alle entscheidungsrelevanten Fakten und Unterlagen vorliegen, ist von einer 
grundsätzlichen Bearbeitungszeit von 7 Werktagen (Montag - Freitag) auszugehen.  
In begründeten Fällen kann es zu abweichenden Bearbeitungszeiten kommen (beispielhaft 
Vertretung, Krankheit, sonstiger Ausfall, Großsportereignisse).

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14. Einzelfallentscheidung 
Die Stadt Köln behält sich vor, entsprechend der Zuständigkeitsordnung des Rates der Stadt Köln 
von den vorgenannten Bestimmungen abweichende Einzelfallentscheidungen zu treffen. Diese 
müssen dem Grundgedanken und den Zielen der Vergabegrundsätze entsprechen. 
Die Vergabegrundsätze treten ab XX 2025 in Kraft. (Je nach politischem Beschluss).