Beschlusscontrolling

Die Oberbürgermeisterin 
Dezernat, Dienststelle 
OB/OB 
 
Vorlagen-Nummer 16.10.2018 
 3176/2018 
Mitteilung 
öffentlicher Teil 
Gremium Datum 
Bezirksvertretung 7 (Porz) 13.11.2018 
 
Beschlusscontrolling 
Die Bezirksvertretung Porz hat in der Sitzung am 09.07.2018 die Verwaltung beauftragt, einen aktuel-
len Sachstandsbericht zum Controllingverfahren für Anträge und Anfragen zu geben. 
 
Dazu berichtet die Verwaltung wie folgt: 
 
I. Beschlusscontrolling 
1. Ausgangssituation und Zielsetzung 
Nach § 42 Geschäftsordnung des Rates und der Bezirksvertretungen der Stadt Köln wird dem Rat 
bzw. den Bezirksvertretungen einmal im Jahr über den Ausführungsstand der Beschlüsse des Rates 
und seiner Ausschüsse bzw. der Bezirksvertretungen berichtet soweit diese Beschlüsse auf Anträge 
der Fraktionen im Rat oder den Bezirksvertretungen zurückzuführen sind. Die Berichterstattung für 
den Rat erfolgt in den Fachausschüssen.  
 
Soweit Berichte erstellt werden, werden die Beschlüsse in (Excel-) Listen erfasst, die dann im Rah-
men einer Mitteilung den Ausschüssen bzw. den Bezirksvertretungen in der Regel jährlich zur Kennt-
nis gegeben werden. Dies hat den Nachteil, dass die Sachstände zum Zeitpunkt ihrer Veröffentli-
chung teilweise bereits überholt sind. Für die Bezirksvertretung Porz stellt das Bürgeramt Porz dar-
über hinaus die Excel-Liste über die Beschlüsse der Bezirksvertretung den Bezirksvertretern als Ar-
beitsliste alle acht Wochen und bei Bedarf zur Verfügung. Die Recherche ist aufgrund der langen Lis-
te von Beschlüssen jedoch nicht komfortabel. 
 
Aus den vorgenannten Gründen wird im Rahmen der Verwaltungsreform ein technikunterstütztes 
Beschlusscontrolling erarbeitet. Ziel des Beschlusscontrollings ist ein einfaches, verständliches und 
aussagekräftiges Berichtssystem. Die Beschlussumsetzung soll für Mandatsträger/innen, Verwal-
tungsmitarbeiter/innen und Bürger/innen aktueller und übersichtlicher nachvollziehbar sein.  
 
2. Anforderungen 
Zunächst wurde eine Abfrage bei den Schriftführungen der verschiedenen Gremien zur aktuellen 
Praxis des Berichtswesens durchgeführt. In der ersten Projektphase wurden dann am 15.12.2017, 
13.04.2018 und 11.06.2018 Workshops mit den Dezernaten und Dienststellen, insbesondere den 
Schriftführungen, durchgeführt, um die unterschiedlichen Bedarfe abzufragen. Die Anforderungen 
wurden zusammengestellt und darauf basierend das weitere Vorgehen abgestimmt.  
 
Im Kern wurden folgende grundlegende Anforderungen definiert: 
- Zuordnung des Sachstands zum Beschluss 
- weitgehende Automatisierung des Controllings 
- kein festgelegter Zeitpunkt für einen Bericht, sondern unterjährige Aktualisierungsmöglichkeit 
- Wiedervorlagefunktion 
- Freigabeprozess für Sachstandsberichte 
- Veröffentlichung der Sachstände in den Portalen nach Freigabe

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- Filtermöglichkeit nach offenen oder erledigten Beschlüssen eines Bereichs beziehungsweise eines 
Gremiums 
 
3. Umsetzung 
Das Controlling soll im Ratsinformationssystem Session umgesetzt werden, da die entsprechenden 
Controllingobjekte, die Beschlüsse, bereits vorhanden sind und so eine Abbildung von der Beschluss-
fassung bis zur Berichterstattung über die Umsetzung ohne Brüche im Verfahren oder im eingesetzten 
IT-Werkzeug möglich wird. Die Klärung der technischen Umsetzbarkeit ist eingeleitet und dauert noch 
an. Für Teilbereiche sollen Pilotverfahren erarbeitet und vorbereitet werden. Sobald konkrete Ergeb-
nisse vorliegen, werden die politischen Gremien informiert. 
 
II. Controlling von Anfragen 
Die Beantwortung von Anfragen wird im Bezirk nachgehalten. Den Mitgliedern der Bezirksvertretung 
wird regelmäßig mehrmals jährlich eine Tabelle übersandt, die auch alle gestellten Anfragen enthält 
und in der der Status der Anfrage (Beantwortet, Offen) verzeichnet ist. Seit Beginn der Wahlperiode 
hat die Bezirksvertretung Porz insgesamt 130 Anfragen gestellt, davon sind derzeit (Stand Juli 2018) 
112 beantwortet und 18 noch nicht beantwortet. Hierbei handelt es sich vorwiegend um komplexere 
Anfragen, deren Beantwortung umfangreiche Recherchen erfordert. Sobald das Beschlusscontrolling 
erfolgreich implementiert ist, wird das Controlling für Anfragen im Dialog mit der Bezirksvertretung 
angepasst und ggf. umgestaltet. 
 
 
 
gez. Dr. Keller i.V. für OB Reker