Einfache Sprache als Verwaltungsstandard

Dezernat, Dienststelle  
I/112/0 
 
Vorlagen-Nummer 27.08.2024 
 2408/2024 
Mitteilung 
öffentlicher Teil 
Gremium Datum 
Ausschuss für Soziales, Seniorinnen und Senioren 05.09.2024 
Stadtarbeitsgemeinschaft Behindertenpolitik 10.09.2024 
Ausschuss Allgemeine Verwaltung und Rechtsfragen / Vergabe / In-
ternationales 16.09.2024 
 
Einfache Sprache als Verwaltungsstandard 
Die Verwaltung informiert mit dieser Mitteilung über den aktuellen Sachstand und die 
Fortschritte im Projekt „Einfache Sprache“. Zuletzt gab es eine Mitteilung im Septem-
ber 2023 (Vorlage 2811/2023). 
Die Verwaltung soll prüfen, ob Einfache Sprache als Standard-Sprache in der ganzen 
Verwaltung eingeführt werden kann. So hat es der Rat der Stadt Köln beschlossen. 
Man findet den Ratsbeschluss unter der Vorlagen-Nummer AN/1415/2021 im Ratsin-
formationssystem.  
Einfache Sprache ist leichter zu verstehen als die sogenannte Behörden-Sprache. Die  
Menschen in Köln sollen die Arbeit der Verwaltung dadurch besser verstehen. Das 
hilft allen. Wenn die Menschen in Köln die Verwaltung besser verstehen, müssen Ver-
waltungsmitarbeitende weniger Rückfragen beantworten und weniger Missverständ-
nisse klären. So bleibt mehr Zeit für ihre anderen Aufgaben. 
Das Innovationsbüro hat Formularwerkstätten entwickelt und gemeinsam mit dem 
Personal- und Verwaltungsmanagement durchgeführt. Eine externe Beratungsfirma 
hat sie dabei unterstützt. In den Formularwerkstätten haben sie zunächst zusammen 
mit Mitarbeitenden aus dem Amt für Soziales, Arbeit und Senioren Anschreiben und 
Formulare verbessert. Dabei haben sie gelernt, wie man auch andere Anschreiben 
und Formulare von Dienststellen der Stadtverwaltung besser machen kann. Das Inno-
vationsbüro führt auch in anderen Dienststellen Formularwerkstätten durch. Auch 
dadurch kommt Einfache Sprache in die Verwaltung.  
Von Oktober bis Dezember 2023 haben das Innovationsbüro, das Amt für Personal- 
und Verwaltungsmanagement und die externe Beratungsfirma mehrere Workshops 
durchgeführt. Diese Workshops haben sie Inkubator genannt. Mitarbeitende mit unter-
schiedlichem Wissen und aus unterschiedlichen Ämtern haben die Erkenntnisse aus 
den Formularwerkstätten zusammengefasst.

2 
 
Anschließend haben die Mitarbeitenden gemeinsam überlegt, was genau die Mitarbei-
tenden in der Verwaltung brauchen, die zukünftig in Einfacher Sprache schreiben sol-
len. Alle Ideen von allen Mitarbeitenden in den Workshops waren dabei wichtig. 
17 Mitarbeitende aus 12 verschiedenen Ämtern haben zusammen ungefähr 100 Ideen 
entwickelt. 5 besonders gute Ideen wurden ausgesucht und getestet. Mit den Rück-
meldungen aus den Tests konnten die Ideen zu so genannten Prototypen weiterentwi-
ckelt werden. Prototypen sind vereinfachte und noch nicht fertige Modelle. Für einen 
echten Einsatz müssen sie noch besser gemacht werden. Das nennt man optimieren. 
Die folgenden Prototypen sind entstanden: 
• ein Video, das Mitarbeitende auf das Thema Einfache Sprache aufmerksam 
machen soll, 
• ein Schulungsangebot, das Mitarbeitenden hilft, Einfache Sprache sicher ein-
zusetzen, 
• ein Regelwerk, also eine Sammlung von Regeln, die Mitarbeitenden hilft, Ein-
fache Sprache selbstständig anzuwenden. Das Innovationsbüro hat diese 
Sammlung gemeinsam mit der externen Beratungsfirma zusammengetragen. 
Sie enthält bestehenden Regelungen zu Einfacher Sprache, städtische Rege-
lungen und Erkenntnisse aus den Formularwerkstätten. 
• ein Leitsystem, das Mitarbeitenden hilft, im Regelwerk schnell etwas Passen-
des zu finden, 
• ein Beratungsangebot, das Mitarbeitende bei Fragen und Unsicherheiten un-
terstützt, wenn sie Einfache Sprache anwenden. Dieses Beratungsangebot 
können sie zum Beispiel nutzen, wenn sie Fragen zur Rechtssicherheit haben. 
Das ist wichtig, denn die neuen Anschreiben und Formulare müssen weiterhin 
den Gesetzen entsprechen. 
Mitarbeitende aus dem Personal- und Verwaltungsmanagement haben diese Prototy-
pen später priorisiert. Das heißt, sie haben überlegt, welche Prototypen zuerst opti-
miert werden sollen. Bei dieser Überlegung geht es auch darum, welche Prototypen 
schnell und einfach in der Verwaltung eingesetzt werden können. Die Mitarbeitenden 
haben sich dafür entschieden, dass das Regelwerk zusammen mit einem Leitsystem 
und das Beratungsangebot weiterentwickelt werden sollen. 
Im Juli 2024 haben hierfür die ersten beiden Treffen stattgefunden. Diese Treffen wur-
den Weiterentwicklungs-Werkstatt genannt. Mitarbeitende aus dem Amt für Soziales, 
Arbeit und Senioren haben sich zusammen mit Mitarbeitenden aus dem Innovations-
büro und aus dem Personal- und Verwaltungsmanagement überlegt, wie das Regel-
werk eingesetzt werden kann. Sie haben erarbeitet, wie Führungskräfte und Mitarbei-
tende das Regelwerk kennenlernen und für welche Arbeiten sie es nutzen können. 
Die Mitarbeitenden aus dem Amt für Soziales, Arbeit und Senioren testen nun das Re-
gelwerk bei ihrer täglichen Arbeit. Danach werden alle Erfahrungen zusammenge-
fasst. Diese Informationen sollen dann dabei helfen, das Regelwerk noch besser zu 
machen. Außerdem sind die Erfahrungen wichtig, damit das Regelwerk später in der 
gesamten Stadtverwaltung eingeführt werden kann. 
In der Anlage 1 befinden sich Beispiele dazu, welche Hinweise und Empfehlungen 
das Regelwerk enthält. In der Anlage 2 befinden sich Beispiele von Arbeitsergebnis-
sen aus den Formularwerkstätten. Sie wurden in das Regelwerk aufgenommen. Es 
sind Vorher-Nachher-Vergleiche, die das Innovationsbüro in Formularwerkstätten mit

3 
 
dem Amt für Öffentliche Ordnung und dem Amt für Weiterbildung beziehungsweise 
mit der Volkshochschule erarbeitet hat.  
 
Das Regelwerk wird auch Hinweise dazu enthalten, wie KI dabei unterstützen kann, 
Einfache Sprache zu nutzen. Mit KI ist künstliche Intelligenz gemeint. Die Mitarbeiten-
den testen also auch, ob und wie KI dabei helfen kann, Anschreiben oder Formulare 
verständlicher zu machen. 
 
Für den zweiten Prototypen Beratungsangebot wird ebenfalls eine Weiterentwick-
lungs-Werkstatt durchgeführt. Zusätzlich zu Mitarbeitenden aus dem Amt für Soziales, 
Arbeit und Senioren werden Mitarbeitende aus dem Amt für Recht, Vergabe und Ver-
sicherungen teilnehmen. Die Teilnehmenden prüfen, ob Mitarbeitende aus dem Amt 
für Recht, Vergabe und Versicherungen in Zukunft städtische Mitarbeitende auch bei 
Fragen zum Einsatz Einfacher Sprache beraten können. So sollen die Anschreiben 
und Formulare einfacher werden und rechtssicher bleiben. 
 
Die Prototypen Video und Schulungsangebot sollen später optimiert werden. 
 
Die Stadt Köln ist an unterschiedlichen Unternehmen beteiligt. Das heißt, diese Unter-
nehmen gehören zum Teil oder ganz der Stadt Köln. Das Personal- und Verwaltungs-
management hat bei den Unternehmen nachgefragt, ob und wie oft sie Einfache Spra-
che oder Leichte Sprache benutzen. 
Nur wenige Unternehmen haben eine Antwort geschickt. Deshalb ist es schwierig, die 
Antworten auszuwerten und sie richtig zu beurteilen. Grundsätzlich kann man jedoch 
sagen, dass einige Unternehmen Interesse daran haben, in Einfacher Sprache zu 
schreiben. Zum Teil nutzen die Unternehmen Einfache Sprache schon, wenn sie et-
was veröffentlichen. 
 
Die Verwaltung hat mittlerweile 107 Internet-Seiten in Leichte Sprache übersetzt. 
Leichte Sprache ist eine sehr vereinfachte Form der Alltagssprache und noch einfa-
cher als die Einfache Sprache. Für die Leichte Sprache gibt es feste Regeln. Zum Bei-
spiel benutzt man nur kurze Sätze und beschreibt Situationen ganz einfach. Leichte 
Sprache ist besonders wichtig für Menschen, die zum Beispiel Lernschwierigkeiten 
haben oder wenig Deutsch verstehen. 
Von Juli 2023 bis Juni 2024 haben wieder viele Menschen die Internet-Seiten in Leich-
ter Sprache angeklickt: Insgesamt 234.963-mal. Das ist weniger als im letzten Zeit-
raum, der ausgewertet wurde. Der Grund dafür ist, dass die Menschen weniger Infor-
mationen benötigen. Während der Corona-Pandemie brauchten sie mehr Informatio-
nen.  
 
Die Verwaltung wird den Ausschuss für Soziales, Seniorinnen und Senioren, die 
Stadtarbeitsgemeinschaft Behindertenpolitik sowie den Ausschuss Allgemeine Ver-
waltung und Rechtsfragen / Vergabe / Internationales regelmäßig über die weiteren 
Fortschritte informieren. 
Gez. Blome

Inhalte des Regelwerks
2. Sprache 
Was muss wie 
vermittelt werden? 
Wie geht das sprachlich 
einfacher?
1. Struktur 
Was muss enthalten sein? 
Welcher Aufbau und 
welche Reihenfolge 
machen Sinn?
3. Service
Was hilft der 
Zielgruppe zusätzlich? 
Was kann proaktiv 
wertvoll sein?
4. Optik
Welche visuellen Hilfen 
können den Inhalt 
unterstützen?
Das Regelwerk ist in vier Kategorien aufgeteilt. Diese spiegeln auch die Aspekte wider, 
die wir beim Optimieren von Bescheiden, Schreiben und Formularen beachten.

1. Begriffe  
lisa➤ Einfache und kurze Worte wählen –
keine sehr langen und 
zusammengesetzte Worte
➤ Längere Wörter durch Partizip oder 
einen klaren Bezug aufbrechen 
➤ Fremdwörter/Fachbegriffe vermeiden 
oder erläutern
➤ Möglichst wenige Abkürzungen benutzen 
oder diese ausschreiben
➤ Abkürzungen erst verwenden, wenn das 
jeweilige Wort einmal benutzt wurde
➤ Beispiele nutzen
Nicht so:
Kindertagesstätten-
mindestgebühr
Mindestgebühr für 
Kindertagesstätten
Quadratmeteransatz angesetzte 
Quadratmeter
Im SGB... 
Das SGB erlaubt...
Im Sozialgesetzbuch (SGB)... 
Das SGB erlaubt...
d.h. das heißt
Besteht Ihrerseits an dem 
Grundstück ein dingliches 
Recht? 
Haben Sie an dem 
Grundstück ein dingliches 
Recht? Sie sind z.B. 
Eigentümer, …
Sondern so:
Eine sofortige Entscheidung 
über Ihren Antrag ist mir leider 
noch nicht möglich, da mir keine 
entscheidungsrelevanten
Unterlagen vorliegen.
Über Ihren Antrag kann ich 
leider noch nicht 
entscheiden, da mir die 
notwendigen Unterlagen 
nicht vorliegen.
Sie haben während der 
Autofahrt telefoniert.
Sie saßen telefonierend 
im Auto.

4. Satzbau lisalisa
➤ kurze Sätze (max. 15 Worte)
➤ keine Schachtelsätze –
ein Gedanke pro Satz
➤ Absätze nutzen
➤ seiten- oder spaltenübergreifende 
Sätze vermeiden
➤ Wörter im besten Fall nicht trennen
➤ auf Silbentrennung verzichten
➤ klare Satzgliederung einhalten 
(Subjekt – Prädikat – Objekt)
Nicht so:
Gemäß § 62 Abs. 1 Nr. 
1 a des Gesetzes über 
Naturschutz und 
Landschaftspflege (Bundes-
naturschutzgesetz
[BNatSchG] vom 25. März 
2002, veröffentlicht im 
Bundesgesetzblatt Nr. 22 v. 
03.04.2002, S. 1193 ff.) 
erteilen wir Ihnen 
nachträglich die Befreiung, 
entgegen den Verboten des 
§ 42 Abs. 1, Nr. 1 
BNatSchG ein Nest von 
gemäß Anlage 1 der 
Bundesartenschutz-
verordnung vom 18. 
September 1989, zuletzt 
geändert durch Verordnung 
vom 14. Oktober 1999 (BGB 
I, S. 1955), besonders 
geschützten Hornissen 
abtöten zu lassen. 
Sondern so:
Sie dürfen das 
Hornissennest auf Ihrem 
Grundstück beseitigen 
und die Hornissen 
abtöten. Von den 
Verboten des § 42 Abs. 1 
Nr. 1 Bundesnaturschutz-
gesetz (BNatSchG) sind 
Sie hiermit befreit.

5. Ton und Ansprache
➤ persönlich ansprechen 
verstärkt den Bezug zur lesenden Person 
und erhöht die Lesemotivation
➤ aktiv ansprechen – kein passiv
➤ Verben nutzen (keine Substantivierung) 
➤ positiv formulieren 
(doppelte) Verneinungen vermeiden
➤ direkte Ansprache
➤ höflich sein und Obrigkeitsstil
vermeiden
➤ Genitiv möglichst vermeiden
Nicht so:
Zu dem Termin sind der 
Personalausweis sowie 
der ausgefüllte Antrag 
mitzubringen. 
Abschließend werden Sie 
noch einmal auf die 
Erfordernisse einer 
fristgemäßen 
Überweisung der 
angegebenen Summe 
vom festgestellten 
Erstattungsbetrag 
hingewiesen.
Durchführung
Bei Verhinderung
Der Vordruck ist 
auszufüllen.
Sondern so:
Bitte bringen Sie zu Ihrem 
Termin Ihren 
Personalausweis und den 
ausgefüllten Antrag mit.
Abschließend dankt die 
Stadt Köln Ihnen, wenn 
Sie die angegebene 
Summe fristgemäß 
überweisen.
Durchführen
Sollten Sie verhindert 
sein
Füllen Sie den Vordruck aus.

6. Übersetzungen 
ermöglichen
lisa
➤ Denken Sie bei der Formulierung und 
Gestaltung daran, dass Nutzende 
Übersetzungs-Tools einsetzen.
Je einfacher und strukturierter Ihr 
Dokument ist, desto besser wird die
Übersetzung sein.
➤ Bevorzugen Sie wenn möglich Begriffe, 
die in anderen Sprachen ähnlich sind 
(z.B. Dokumente, Information).
➤ Icons (Symbole) können bei der 
Verständlichkeit helfen. Nutzen Sie dafür 
die offiziellen Icons der Stadt Köln. 
Beispiel für ein Schreiben, das mit einem Übersetzungs-Tool auf 
einem Mobiltelefon in englische Sprache übersetzt wurde.

Beispiel: Anmeldeformular der Volkshochschule
Vorher: Zwei getrennte Formulare Nachher: Ein gemeinsames Formular

Anmeldeformular VHS: Seite 1
21
3
4
5
6
Die wichtigsten Veränderungen:
1. Große, rote Überschrift mit Nennung der VHS
2. VHS-Logo und Logo der Stadt Köln als Absender nach oben 
gestellt (diese waren zuvor an zwei verschiedenen Stellen)
3. Veranstaltungen nach oben gestellt, da wichtigstes Anliegen der 
Nutzenden
4. Unterschriftenfeld für VHS-Beratung nach oben gerückt (wurde 
zuvor sehr häufig irrtümlich von den Nutzenden ausgefüllt, weil 
es unten rechts platziert war).
5. Begriffe vereinfacht: konkrete Sozialleistungen anstelle der 
Gesetzesgrundlage genannt (z. B. Bürgergeld).
6. Wichtigen Abschnitt farbig hervorgehoben (rechtzeitige Absage 
bei der VHS ist erforderlich)

Anmeldeformular VHS: Seite 2
7. Einfache Erklärung der Lastschrift als Einleitung, weil der 
eigentliche Text später nicht verändert werden darf.
8. Klare Trennung von Anmeldung und Lastschrift: persönliche 
Daten müssen nur noch zweimal angegeben werden (zuvor bis 
zu viermal)
9. Hinweis ergänzt, dass eine digitale Unterschrift ausreicht. 
(Wegen des Format „PDF“ dachten viele Nutzende, dass sie das 
Dokument postalisch/persönlich abgeben müssen)
10. Abschnitt „Wie geht‘s weiter“ hinzugefügt, um Klarheit über 
das weitere Vorgehen zu schaffen.
Übergreifende Änderungen:
- Kürzere Sätze gebildet und Begriffe vereinfacht
- Doppelte Informationen entfernt
9
7
8
10

Beispiel: Gaststättenerlaubnis des Ordnungsamtes
Vorher Nachher

Gaststättenerlaubnis: Seite 1
2
1
3
Die wichtigsten Veränderungen:
1. Große, klare Überschrift mit einfacher Nennung der 
Gaststättenerlaubnis (anstelle von „ordnungsbehördliche 
Erlaubnis“)
2. Einfachere und klarere Formulierung der eigentlichen 
Erlaubnis
3. Rechtsgrundlage aus Fließtext entfernt und an das Ende der 
Seite gestellt
4. Seitenzahlen angepasst und (wie üblich) nach unten rechts 
verschoben4

Gaststättenerlaubnis: Seite 2
5. Icons verwendet für klarere Strukturierung und 
Verständlichkeit des Schreibens
6. Außerdem: klarere Strukturierung von und Unterscheidung 
zwischen Auflagen und Hinweisen
7. Weiterführende Informationen zu anderen Genehmigungen 
hinzugefügt, die den Gastronom*innen weiterhelfen
8. Starke Vereinfachung und Strukturierung der Sperrzeiten 
Text ist dadurch länger, aber besser verständlich
5
6
7

Gaststättenerlaubnis: Seite 3
8. Hinweise hinzugefügt, wohin man sich mit Fragen wenden 
kann 
9. Gebühren klar hervorgehoben
Mithilfe des Icons (Euro-Symbol) findet man die Gebühren 
schnell und einfach.
Übergreifende Änderungen:
- Kürzere Sätze gebildet
- Begriffe und Formulierungen vereinfacht
- Gesetzesgrundlagen an das Ende von Absätzen gestellt.
8
9