Bericht zur geplanten Anschaffung eines Web-to-Print-Portals ("W2P-Portal")

V/0574/2014 
DER OBERBÜRGERMEISTER 
Personal- und Organisationsamt 
 
 
 
 
 
 
 
Betrifft 
 
Bericht zur geplanten Anschaffung eines Web-to-Print-Portals ("W2P-Portal") 
 
 
 
Beratungsfolge 
 
 
09.09.2014 Ausschuss für Personal, Organisation, Sicherheit, Ordnung und  
                   E-Government Bericht 
 
 
Bericht: 
 
1. 1.  Ausgangslage 
Ein „Web-to-Print-Portal" (W2P-Portal) ist eine internet -basierte Anwendung, bei der Mitarbe i-
ter/innen über ihren Web -Browser am Arbeitsplatz jegliche Arten von Printmedien, z.B. Han d-
zettel, Faltblätter, Broschüren, für die externe und verwaltungsinterne Öffentlichkeitsarbeit g e-
stalten können. Das Portal stellt zudem sicher, dass die neuen Vorgaben zum überarbeiteten 
Corporate Design der Stadtverwaltung einheitlich verwandt werden. 
 
In der Sitzung des Ältestenrates am 12.06.2013 hat das Presse - und Informationsamt die 
Grundzüge des neue n Corporate Designs für die Stadtverwaltung sowie die Vorarbeiten zu 
einem evtl. W2P-Portal vorgestellt. In diesem Zusammenhang wurden für das W2P -Portal zu-
nächst weitere Prüfarbeiten durch die Verwaltung sowie eine Vorlage angekündigt. Mit dieser 
Berichtsvorlage an den Ausschuss für Personal, Organisation, Sicherheit, Ordnung und E -
Government kommt die Verwaltung einer entsprechenden Bitte des Ältestenrates nach.  
 
2. 2.  Kosten/Nutzen 
Die Verwaltung hat sich dafür entschieden, ein solches Portal anzuschaffen . Die Beschaffung 
wird durch die citeq, den städtischen IT -Dienstleister, unter Beteiligung des dortigen Betrieb s-
ausschusses im Rahmen der üblichen Verfahren aus den dort zur Verfügung stehenden 
Haushaltsmitteln, Kosten ca. 30.000/Jahr bei entstehenden Ers parnissen von ca. 17.700 
€/Jahr, geschehen.  
 
Die Entscheidung für die Anschaffung eines W2P -Portals ist begründet durch den Nutzen des 
W2P-Portalsv im nicht-monetären Bereich. Das hat eine Ämterumfrage im Herbst 2013 erg e-
ben sowie eine Kosten-und-Nutzenbetrachtung des Personal- und Organisationsamtes. 
 
Eventuell verzichtbare Stellen bzw. Stellenanteile als Folge des W2P -Portals konnten durch 
das Personal - und Organisationsamt nicht festgestellt werden. Die Arbeitszeitanteile für die 
Produktion von Printmedien (Gestaltung und Vergabe von Druckaufträgen) sind, bezogen auf 
die Stadtverwaltung insgesamt, sehr kleinteilig und verteilen sich auf viele Ämter. Hinzu 
 
Vorlagen-Nr.: 
  
V/0574/2014 
Auskunft erteilt: 
Herr Heggemann 
Ruf: 
492-1010 
E-Mail: 
Heggemann@stadt-muenster.de 
Datum: 
28.08.2014 
Öffentliche Berichtsvorlage

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V/0574/2014 
 
kommt, dass es auch künftig Bedarf für Printmedien bei der Stadtverwaltung geben wird, wenn 
auch durch zunehmende Digitalisierung langfristig in geringer werdender Zahl. Diese Entwic k-
lung ist quantitativ nicht prognostizierbar.  
 
Mehr Effizienz beim Print-Workflow sowie bei der für 2015 beabsichtigten Einführung des neu-
en CD und eine höhere „CD -Treue“ sind entscheidende Merkmale für ein Votum pro  W2P -
Portal, vorausgesetzt, das neue CD und das W2P -Portal werden zeitgleich realisiert. Dies soll 
spätestens zu Mitte 2015 angestrebt werden. Dadurch lässt sich nicht nur mehr Qualität, so n-
dern auch mehr Wirtschaftlichkeit erreichen. Würde das Portal nachträglich eingeführt, müsste 
das CD zunächst mit den bisherigen "Bordmitteln" umgesetzt werden mit allen "Individualit ä-
ten" im Umsetzungsniveau. Würde das W2P -Portal erst nach dem neuen CD eingeführt, 
müssten die Nutzer/innen letztlich ein zweites Mal an die CD -Umsetzung gehen – was die Ak-
zeptanz des neuen CD eher untergraben als fördern würde.  
 
Die Stärkung der Marke Stadt Münster durch das neue CD erfordert eine korrekte und umfa s-
sende Umsetzung der Gestaltungsvorgaben. Städtischen Printmedien kommt dabei eine wich-
tige Rolle zu. Das setzt einen verlässlichen Workflow und professionelle technische Rahme n-
bedingungen voraus. Diese sind derzeit nicht ausreichend gegeben. Alle Vorlagen im Portal 
enthalten die korrekte n CD -Komponenten als unveränderliche Vorgabe. Die Einhaltung der 
CD-Richtlinien ist gewährleistet und für die Nutzer/innen einfach umzusetzen. "CD -Individual-
Lösungen" werden vermieden. Die städtischen Dienststellen sollen verpflichtet werden, für 
Publikationen das W2P-Portal zu nutzen.  
 
Angenommen, das W2P-Portal würde gar nicht eingeführt, wäre bei der CD-Umsetzung  durch 
entsprechende Alternativen die Qualität im Print-Workflow zu gewährleisten, z. B. zentrale pdf-
Produktion, grafische Service- und Kontrolleinheit, "Verweigerungsrecht" der internen Drucker 
bei schlechter pdf-Qualität. Dieser Aufwand wäre deutlich höher als die Anschaffung des W2P-
Portals.  
 
Zur Umsetzung des CD werden für die Einführungsphase von zirka zwei Jahren beim Presse - 
und Informationsamt 1,5 Personalstellen benötigt: 1,0 Stelle für konzeptionelle (redaktionelle) 
Beratung und Controlling der städtischen Dienststellen und 0,5 Stelle Mediengestalter für im 
weitesten Sinne „technische“ Umsetzungsarbeiten (0,5 Stelle Mediengestalter, E 8,  jährliche 
Bruttopersonalkosten 24.340 €). Bei zeitgleicher Realisierung von W2P -Portal und neuem CD 
können die zusätzlichen Personalkosten für die 0,5 -Stelle Mediengestalter aufgrund der Vo r-
gaben im Portal vermieden werden. Diese zeitlich befristeten Stel lenbedarfe  wird die Verwa l-
tung dem Rat bzw. den Ausschüssen mit dem Stellenplan 2015 zur Entscheidung bzw. Vorb e-
ratung vorlegen. Sie sind deshalb kein Bestandteil dieser Berichtsvorlage. 
 
3. 3.  Mögliche weitere Entwicklung 
Das W2P-Portal wird zunächst nur m it der Funktion „Gestaltungsprogramm mit standardisie r-
ter Druck -pdf“ (Stufe 1) realisiert. Die „zentralisierte Druckabfrage“, die Stufe 2 des W2P -
Portals (Druck ausschreiben und Druckerei beauftragen),  setzt umfangreiche Vorarbeiten zur 
eventuellen Auftragsvergabe der im Portal erstellten Druckarbeiten voraus, die aktuell mangels 
Ressourcen nicht geleistet werden können. Eine Realisierung ist deshalb zzt. nicht geplant.  
 
 
 
In Vertretung 
 
 
gez. 
Wolfgang Heuer  
Stadtrat