Kölner VHS: Modernisierung des Internetauftritts, neue Verwaltungssoftware, Entbürokratisierung und Serviceverbesserung

Dezernat, Dienststelle  
IV/42 
 
Vorlagen-Nummer 07.07.2026 
 1480/2026 
Mitteilung 
öffentlicher Teil 
Gremium Datum 
Ausschuss Schule und Weiterbildung 21.09.2026 
 
Kölner VHS: Modernisierung des Internetauftritts, neue Verwaltungssoftware, 
Entbürokratisierung und Serviceverbesserung 
Seit September 2025 zeigt die Kölner VHS mit einem modernen Internetauftritt und 
besseren digitalen Services für die Bürger*innen, wie Digitalisierung im öffentlichen 
Bildungsbereich serviceorientiert gelingen kann. 
Im Fokus stehen: Nutzen für Teilnehmende und Interessierte, mehr Barrierefreiheit 
und Teilhabe, Bürokratieabbau, mehr Effizienz und Leistungsfähigkeit der Kölner 
VHS.  
Die Einführung der neuen Verwaltungssoftware KuferSQL (s. Ratsbeschluss Session 
Vorlagen-Nummer 3419/2024) war für die Kölner VHS der Ausgangspunkt einer um-
fassenden organisatorischen und digitalen Modernisierung.  
Innerhalb von neun Monaten hat das Amt für Weiterbildung die technische Implemen-
tierung des Systems und der dazugehörigen Website sowie die umfassende Anpas-
sung zahlreicher Prozesse, Arbeitsabläufe und organisatorischer Rahmenbedingun-
gen erfolgreich umgesetzt.  
Die Prozesse wurden ins Qualitätsmanagementsystem integriert und extern zertifiziert 
(LQW). 
 
 Verbesserter Zugang zu Weiterbildungsangeboten und vereinfachte Kurs-
buchung 
Mit dem neuen barrierearmen Internetauftritt verbessert die Kölner VHS den 
Zugang zu den Bildungsangeboten deutlich. Die Kurse und Veranstaltungen 
sind dort sichtbar, wo Bürger*innen heute Informationen suchen: digital im In-
ternet, und zwar mobil nutzbar und barrierearm. 
 
Die Website entspricht technisch aktuellen Anforderungen und erleichtert die 
Suche nach passenden Angeboten, wie auch die Online-Buchung von Kursen.

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Für mehr Teilhabe und Zugänglichkeit sorgen zudem eine automatische Über-
setzung in zwölf Sprachen und in einfache Sprache sowie Assistenzfunktionen 
für Menschen mit Sehbeeinträchtigungen.  
 
Die attraktive Gestaltung der Website wirkt zugewandt, spiegelt das Qualitäts-
versprechen der Kölner VHS wider und macht Lust auf Weiterbildung.  
 
 
 Optimierung der Kundenkommunikation 
Die Kommunikation mit Teilnehmenden und Kund*innen wurde durch die Mög-
lichkeit der Hinterlegung standardisierter E-Mail-Vorlagen erheblich vereinfacht. 
Die Vorlagen wurden mit Blick auf eine einfache Sprache erstellt, werden indivi-
duell angepasst und ermöglichen eine zuverlässig schnelle sowie einheitliche 
Kommunikation. Die Digitalisierung und Neukonzeption der Kommunikations-
prozesse trägt damit wesentlich zur Qualitätsverbesserung und Arbeitseffizienz 
bei. 
 
 
 Vereinfachung des Weiteranmeldeverfahrens für Teilnehmende 
Durch die Einführung von KuferSQL konnte der Prozess der Weiteranmeldung 
von Kursteilnehmenden grundlegend optimiert werden. Im bisherigen Verfahren 
wurden jährlich bis zu 12.000 postalische Anschreiben zur Abfrage von Weiter-
anmeldungen versendet. Dies umfasste die Erstellung der Weiteranmeldedoku-
mente, deren Druck und Versand, die Bearbeitung der Rückläufe sowie die an-
schließende Bündelung, Auswertung und manuelle Einbuchung der Anmeldun-
gen durch das Kundenzentrum. 
 
Mit dem neuen System erfolgt die Weiteranmeldung vollständig digital und be-
quem für die Teilnehmenden.  
 
Neben einer erheblichen Zeitersparnis führt dies zu einer nachhaltigen Scho-
nung ökologischer Ressourcen durch die Reduzierung des Papierverbrauchs 
sowie der Druck- und Portokosten. Gleichzeitig können die personellen Res-
sourcen zur Leistungssteigerung eingesetzt werden.  
 
 Neue Controlling- und Auswertungsmöglichkeiten 
Vor der Einführung des neuen Systems mussten Fachbereichsleitungen Aus-
wertungen bei den zuständigen Fachreferaten anfordern, da die technische Er-
stellung entsprechender Berichte nicht eigenständig möglich war. Mit einem in-
tegrierten Auswertecenter und einem Controlling-Dashboard können Fachbe-
reichsleitungen nun selbstständig individuelle Berichte und Analysen ihrer Kurs-
planung erstellen. Die Auswertungen lassen sich unmittelbar für operative so-
wie strategische Entscheidungen nutzen. Dies ermöglicht eine fundiertere Da-
tenbasis für Planungs- und Steuerungsprozesse, erhöht die Flexibilität in der 
Kursplanung und unterstützt eine wirtschaftlichere Angebotsgestaltung mit ver-
besserter finanzieller Deckung. 
 
 Neue Evaluationsmöglichkeiten

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Ein neuer digitaler Workflow ermöglicht eine automatisierte und zielgerichtete 
Form der Evaluation von Bildungsveranstaltungen. Die Ergebnisse können jetzt 
in die Steuerung der Programmstrategien und in die Konzeption neuer Bil-
dungsveranstaltung umfassend einfließen.  
 
 Verbesserung der Datenübergabe an die Stadtkasse 
Im bisherigen Verfahren mussten zahlreiche CSV-Dateien manuell durch das 
Finanzreferat bearbeitet, zusammengeführt und aufbereitet werden. Dies betraf 
insbesondere die debitorischen Buchungen, also die Verarbeitung von Teilnah-
meentgelten, die von der Kölner VHS per Lastschriftverfahren eingezogen wer-
den. 
Durch die Einführung einer automatisierten Schnittstelle werden die relevanten 
Daten nun zentral gesammelt und in einem standardisierten Format zur Weiter-
verarbeitung bereitgestellt. Medienbrüche werden minimiert und die Prozesssi-
cherheit erhöht. 
Dies führt zu einer deutlichen Reduzierung des Bearbeitungsaufwands sowie 
zu einer Verbesserung der Datenqualität, Nachvollziehbarkeit und Effizienz der 
Finanzprozesse. 
 
 Entbürokratisierung bei der Entgelt- und Benutzungsordnung  
Seit dem 1.1.2026 gilt bei der Kölner VHS eine neue, zeitgemäße Entgeltord-
nung (s. Ratsbeschluss Vorlagen-Nummer 0827/2025). Sie ist deutlich kürzer 
und informiert die Bürger*innen transparenter und plausibler z. B. über Ermäßi-
gungen. Bei der neuen Entgeltordnung handelt es sich um eine reine Entgelt-
ordnung. Der bisherige Teil der Benutzungsordnung wurde abgekoppelt und 
durch Allgemeine Geschäftsbedingungen ersetzt. Dies ermöglicht der Kölner 
VHS, unbürokratischer und flexibler auf aktuelle Anforderungen zu reagieren.  
 
 Digitalisierung des Prozesses der Erstellung von Honorarverträgen und 
Vereinfachung entsprechender Abrechnung 
Die rund 1.000 freiberuflichen Lehrkräfte der Kölner VHS bekommen ihre Ver-
träge nicht mehr postalisch, sondern können im Rahmen eines digitalen Work-
flows ihre Verträge und Abrechnungen über die Website der Kölner VHS abwi-
ckeln. Das steigert nicht nur nachhaltig die Effizienz und schont Ressourcen, es 
erhöht auch die Servicequalität der Kölner VHS gegenüber den Lehrkräften. 
Dies und die Erhöhung der Honorare (s. Ratsbeschluss Vorlagen-Nummer 
0827/2025) zum 1.1.2026 tragen zur Attraktivität einer freiberuflichen Tätigkeit 
bei der Kölner VHS wesentlich bei.  
 
Die Lehrkräfte profitieren auch davon, dass bei der Abrechnung der Honorare 
die Fehleranfälligkeit massiv reduziert und Bearbeitungszeiten verkürzt werden 
konnten. Die Einführung der Software hat die Abrechnungsprozesse insbeson-
dere der Honorare und anderer Leistungen erheblich vereinfacht. Verschiedene 
Verfahren in unterschiedlichen Systemen konnten zusammengeführt und stan-
dardisiert werden.  
 
 Ausbau der Schnittstellen 
Die bisherige Verwaltungssoftware bot nur sehr eingeschränkte Möglichkeiten

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zur Anbindung externer Systeme. Jetzt können hingegen individuelle Schnitt-
stellen bedarfsgerecht entwickelt und in die bestehende Systemlandschaft inte-
griert werden. 
 
Bereits umgesetzt wurden beispielsweise Schnittstellen zum Bundesamt für 
Migration und Flüchtlinge (BAMF) sowie zu weiteren Fachanwendungen. Die 
erweiterte Schnittstellenfähigkeit ermöglicht eine stärkere Automatisierung von 
Verwaltungsprozessen, reduziert redundante Datenerfassung und verbessert 
den organisationsübergreifenden Datenaustausch nachhaltig.  
 
Auch für das Marketing wurden neue Schnittstellen zu Veranstaltungs- und Bil-
dungsportalen programmiert, um das Bildungsprogramm der Kölner VHS ziel-
gruppengerecht zu positionieren und Teilnehmende zu gewinnen.  
 
 
Fazit:  
Insgesamt zeigt sich, dass die Einführung der neuen Verwaltungssoftware, die Digita-
lisierung und Standardisierung zentraler Arbeitsprozesse, die neue Honorar- Entgelt- 
und Benutzungsordnung sowie der neue Internetauftritt weit über eine technische Mo-
dernisierung hinausgehen. 
 
Die Kölner VHS hat wesentliche Voraussetzungen geschaffen, um ihren gesetzlichen 
Bildungsauftrag unter veränderten gesellschaftlichen, finanziellen und demographi-
schen Rahmenbedingungen auch künftig leistungsfähig, serviceorientiert und wirt-
schaftlich erfüllen zu können. 
Die umgesetzten Maßnahmen haben 
 den Zugang zu Weiterbildung erleichtert und die Teilhabechancen verbessert, 
 die Servicequalität für Interessierte, Teilnehmende und Lehrkräfte erhöht,
 
 Bürokratie reduziert und Verwaltungsprozesse vereinfacht,
 
 Ressourcen geschont und nachhaltigeres Arbeiten ermöglicht,
 
 Transparenz, Datenqualität und Prozesssicherheit verbessert,
 
 Qualitätsmanagement, Evaluation und Controlling gestärkt,
 
 die Steuerungs- und Handlungsfähigkeit des Amtes für Weiterbildung erhöht 
sowie
 
 die organisatorische und digitale Zukunftsfähigkeit der Kölner VHS nachhaltig 
ausgebaut. 
 
Damit verfügt die Kölner VHS heute über deutlich modernere organisatorische und di-
gitale Rahmenbedingungen als noch vor einem Jahr. Dies bildet die Grundlage dafür, 
das Bildungsangebot für die Bürger*innen Kölns quantitativ auszubauen, qualitativ 
weiterzuentwickeln und auch künftig verlässlich, effizient und bedarfsgerecht bereitzu-
stellen. 
gez. Voigtsberger