Gemeinsamer Antrag der CDU- und SPD Fraktion an den Rat Nr. A-R/0027/2011 "Weitere Anstrenungen zur Optimierung von Strukturen und Prozessen in der Stadtverwaltung sowie im Umgang mit städtischen Immobilien"

V/0316/2011 
DER OBERBÜRGERMEISTER 
Personal- und Organisationsamt 
 
 
 
 
 
 
 
 
Betrifft 
 
Gemeinsamer Antrag der CDU- und SPD Fraktion an den Rat Nr. A-R/0027/2011 "Weitere 
Anstrengungen zur Optimierung von Strukturen und Prozessen in der Stadtverwaltung sowie im 
Umgang mit städtischen Immobilien" 
 
 
 
Beratungsfolge 
 
 
25.05.2011 Hauptausschuss Entscheidung
 
 
Beschlussvorschlag: 
 
I. Sachentscheidung: 
 
1. Der anliegende Bericht zu den Teilaspekten des gemeinsamen Antrages der CDU- und 
SPD- Fraktion an den Rat Nr. A-R/0027/2011 "Weitere Anstrengungen zur Optimierung 
von Strukturen und Prozessen in der Stadtverwaltung sowie im Umgang mit städtischen 
Immobilien" wird zur Kenntnis genommen. 
 
2. Die Verwaltung wird beauftragt, über den Bearbeitungsstand der noch offenen Fragestel-
lungen des Antrages im Rahmen der Einbringung der Haushaltssatzung für das Jahr 
2012 zu berichten, soweit diese nicht schon über Einzelvorlagen eine Erledigung gefun-
den haben.   
           
3.  Die Verwaltung wird beauftragt, den Bericht nach Ziffer 1 dem Ausschuss für Personal,          
Recht und Ordnung und dem Ausschuss für Finanzen, Beteiligungen und Liegenschaften 
zur Kenntnis zu geben. 
 
II. Finanzierung/Mittelbereitstellung 
 
Es wird zur Kenntnis genommen, dass für die Umsetzung des oben angeführten Beschlusses kei-
ne zusätzlichen Aufwendungen entstehen werden.  
 
 
 
 
 
 
 
 
Vorlagen-Nr.: 
V/0316/2011 
Auskunft erteilt: 
Herr Etienne 
Ruf: 
492-1114 
E-Mail: 
Etienne@stadt-muenster.de  
Datum: 
06.05.2011 
Öffentliche Beschlussvorlage

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Begründung: 
 
Der gemeinsame Antrag der CDU- und SPD Fraktion vom 29.03.2011 „Weitere Anstrengungen zur 
Optimierung von Strukturen und Prozessen in der Stadtverwaltung sowie im Umgang mit städti-
schen Immobilien“ knüpft an die vom Rat mit dem Haushalt 2011 beschlossenen Konsolidie-
rungsmaßnahmen. Damit werden insbesondere die Maßnahmen der sogenannten Säule 1 „Orga-
nisationsentwicklung der Verwaltung“ angesprochen. 
 
Vor diesem Hintergrund soll die Beantwortung der einzelnen Themen des Antrags im Zusammen-
hang mit einer regelmäßigen Berichterstattung über die Umsetzung der gesamten Haushaltskon-
solidierung erfolgen.  
 
Zu den angesprochenen verschiedene Themen können aktuell folgende Hinweise gegeben wer-
den:       
 
      
Zu 1.: Neustrukturierung der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit sowie des Marketings 
 
Die Verwaltung wird im Rahmen einer Untersuchung klären, inwieweit die Arbeit von Presse- und 
Informationsamt und Münster Marketing in der Außen- und Innenwirkung besser aufeinander ab-
gestimmt werden müssen und ob Strukturen, Prozesse und Sach- und Personalausstattungen 
Optimierungsmöglichkeiten bieten. Nicht außen vor bleiben sollen die  dezentralen Kapazitäten für 
Presse- und Öffentlichkeitsarbeit in den Ämtern und Einrichtungen werden in die Untersuchung 
einbezogen.  
 
Sobald die Untersuchungsergebnisse vorliegen, wird den Ratsgremien berichtet.   
 
Zu 2.: Organisationsform von Entwässerung, Wasserversorgung und Bäderbetrieb 
 
Zu den einzelnen angesprochenen Punkten lässt sich folgender Zwischenstand festhalten:  
 
a) Entwässerung: Optimierung von Organisation und Leistungserbringung in den Bereichen 
Tiefbauamt und Stadtwerke Münster 
 
1. Die Aufgabenstellung ist in der Vergangenheit mehrfach mit gleicher Zielric htung unter-
sucht worden. Ergebnis war, dass die nach wie vor existierende Betriebsform als 
städtisches Amt beschlossen worden ist. In der Vergangenheit ist im Vorfeld der 
Vorlage 0464/ 2006 „Überführung des städtischen Tiefbausamtes in eine Anstalt 
des öffentlichen Rechts (AöR)“ eine Optimierung geprüft und diese entsprechend 
vorgeschlagen worden; politisch ist diese Umorganisation aber letztlich nicht so be-
schlossen worden. Auch im Rahmen des Rödl-Gutachtens sind im Anhang 3 vom 
24.06.2006 die rechtlichen und steuerrechtlichen Grundfragen der Übertragung der 
Aufgaben des Tiefbauamtes auf eine Anstalt des öffentlichen Rechts gem § 114 a 
GO NRW geprüft und behandelt worden. Seinerzeit sind die identifizierten Organi-
sationsvorteile / Konsolidierungsbeiträge größtenteils realisiert worden, ohne eine 
Änderung der Rechtsform zu vollziehen.  
 
2. Z urzeit  analysiert eine Arbeitsgruppe aus Vertretern der Verwaltung und der Stadt-
werke GmbH anhand von Beispielsfällen anderer Organisationsabläufe bei den 
Stadtwerken Osnabrück sowie den Stadtwerken Rheine die Verfahrensabläufe und 
deren betriebswirtschaftliche Konsequenzen. Die Arbeiten dazu sind noch nicht ab-
geschlossen. Bezüglich der steuerlichen Beurteilung wiegt allerdings eine Belastung 
mit 19% Umsatzsteuer bei einer Überführung der Dienstleistung Entwässerung in 
den Bereich der Stadtwerke als erheblicher Nachteil.  
 
b) Wasser versorgung: Überprüfung und Optimierung von Organisation und Leistungserbrin-
gung bei der Trinkwasserversorgung (einschließlich der steuerlichen Auswirkungen)

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Hier gilt weitestgehend das zu a unter Punkt 2 Gesagte. Die Untersuchung einer gemein-
samen Betriebs- von Wasserversorgung und Entwässerung bei den Stadtwerken ist noch 
nicht abgeschlossen.  
     
c) Bäderbetrieb: Neben einer wirtschaftlichen Optimierung durch veränderte Organisations-
formen sollen ferner die diesbezüglichen Potenziale eines optimierten Personaleinsatzes, 
einer Ausdehnung der Öffnungszeiten und einer adäquaten Auslastung dargestellt werden. 
 
Zur steuerlichen Optimierung der Bäder sei auf die ausführlichen Hinweise und Ausführun-
gen der nicht-öffentlichen Ratsvorlage V/0204/201 „Steueroptimierung und Bilanzpolitik zur 
Haushaltskonsolidierung nutzen“ verwiesen. Erst nachdem die noch offenen Fragen geklärt 
sind, macht es wirtschaftlich Sinn, die Frage der Ausdehnung der Öffnungszeiten und ggf. 
vermehrten Personaleinsatzes zu prüfen, wenn man den städtischen Haushalt nicht noch 
weiter belasten will.     
   
Zu 3.: Alternativszenario zur Gebäudesanierung des Stadthauses I  
 
Die Verwaltung wird für die Beratungskette der Ratssitzung am 13.07.2011 eine umfassende Vor-
lage zur Thematik Innensanierung Stadthaus 1 erstellen. Im Rahmen dieser Vorlage werden we-
sentliche Aspekte des Ratsantrages beantwortet. 
 
Zudem arbeitet die Verwaltung derzeit an einer mittelfristigen Büroflächenplanung; die Ergebnisse 
dieser Planung sollen den parlamentarischen Gremien in der 2. Jahreshälfte 2011 vorgestellt wer-
den. 
 
In der Gesamtbetrachtung dieser beiden parlamentarischen Vorlagen ist dann eine umfassende 
Beantwortung des Ratsantrages sichergestellt.  
 
Zu 4.: Zentrales Beschaffungsmanagement 
 
Innerhalb der Verwaltung fallen bereits heute Güter und Dienstleistungen, die grundsätzlich in allen 
Ämtern und Einrichtungen benötigt werden, unter ein stadtweit zentrales Beschaffungsmanage-
ment. Dieses zentrale Beschaffungsmanagement erstreckt sich sowohl über den konsumtiven als 
auch investiven Bereich. So werden z. B. Büromaterialien, Büro-Papiere, IT-
Verbrauchsmaterialien, Büro-Einrichtungsgegenstände  (vor allem Möbel), IT – Hardware, etc. 
zentral beschafft und damit günstige Einkaufskonditionen erzielt.   
 
Die Beschaffungsprozesse, an denen die Bedarfs- und Beschaffungsämter beteiligt sind, wurden 
laufend optimiert. Insbesondere im Zuge des zunehmenden IT-Einsatzes (SAP) wurden und wer-
den Prozesse und Zuständigkeiten im Hinblick auf eine höhere Wirtschaftlichkeit in Frage gestellt 
und bei Bedarf verändert.     
 
Die zentralen Beschaffungsstellen verfügen aufgrund der konzentrierten Aufgabenwahrnehmung 
über ein professionelles Know-how. Darüber hinaus wird das komplette Ausschreibungsverfahren 
(VOL, VOB und VOF) über das zentrale Justiziariat, Bereich Ausschreibung und Vergaben, abge-
wickelt. Das Zentrale Justitiariat berät bei allen Rechtsfragen im Zusammenhang mit Beschaf-
fungsvorgängen. Ferner wird das Amt für Wirtschaftlichkeitsprüfung und Revisionen ab festgeleg-
ten Beschaffungsgrenzen unmittelbar beteiligt.  
 
Die o. g. Ausführungen zeigen, dass der Beschaffungsbereich der Stadtverwaltung bereits heute in 
den geeigneten Bereichen zentralisiert organisiert ist. Anlässlich der Ziffer 4 des o. g. Antrags soll 
nun geprüft werden, 
 
• ob die Organisation der Beschaffung in der Stadtverwaltung noch stärker rationalisiert wer-
den kann,

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• inwieweit die städtischen Beteiligungsgesellschaften in Beschaffungsvorgänge sinnvoll ein-
bezogen werden können, um noch bessere Einkaufskonditionen und wirtschaftlichere Pro-
zess zu erreichen und 
 
• inwieweit der Ausbau eines übergreifenden Einkaufscontrollings zielführend ist.  
     
Sobald die Untersuchungsergebnisse vorliegen, wird den Ratsgremien berichtet.   
         
 
Zu 5.: Regionale und interkommunale Zusammenarbeit 
 
Die Verwaltung hat in den vergangenen Monaten bereits mehrere Initiativen ergriffen um die inter-
kommunale Zusammenarbeit auf regionaler und überregionaler Ebene zu intensiven.  
 
So haben sich bereits am 29.11.2010 die Oberbürgermeisterinnen und Oberbürgermeister von 
neun nordrhein-westfälischen Großstädten auf Einladung der Stadt Münster getroffen und Mög-
lichkeiten einer intensiveren Zusammenarbeit erörtert. In einem gemeinsamen Arbeitskreis sollen 
konkrete Ansatzpunkte identifiziert und geprüft sowie die Umsetzung organisiert werden. Weitere 
nordrhein-westfälische Städte haben ihr Interesse an einer Mitarbeit angekündigt.          
 
Im Rahmen der turnusmäßig stattfindenden Gespräche zwischen den Landräten der Münsterland-
kreise und des Oberbürgermeisters der Stadt Münster wird ebenfalls das Thema einer intensiveren 
Zusammenarbeit behandelt. Auch hier ist ein Arbeitskreis dabei, erfolgversprechende Ansätze 
einer Zusammenarbeit in der Region zu identifizieren und umzusetzen. Nicht zuletzt wird in den 
regelmäßigen Gesprächen mit den Bürgermeisterinnen und Bürgermeister der Umlandgemeinden 
(Stadtregion Münster) eine intensivere Zusammenarbeit thematisiert.  
 
Die Ansätze – ergänzt um grenzüberschreitende Initiativen wie Städtedreieck MONT, Euregio und 
Eurocities – sollen das Thema einer interkommunalen Zusammenarbeit aktuell vorantreiben. Dabei 
ist allerdings nicht zu übersehen, dass Erfolge und damit konkrete Ergebnisse nicht ausschließlich 
von münsteraner Initiativen, sondern vor allem von einer interkommunal gemeinsamen Schrittfolge 
abhängen.           
      
Zu 6.: Aufwände für die Teilnahme an Wettbewerbe 
 
Die Verwaltung (Personal- und Organisationsamt) wird der Aufwand  zur Jahresmitte bei allen 
städtischen Ämtern und Einrichtungen abfragen und die zusammengestellten Ergebnisse dem Rat 
berichten.   
 
Zu 7.: Verbesserung der Zusammenarbeit der Fachbereiche 
 
Die Verwaltung (Personal- und Organisationsamt) wird analysieren und aufzeigen, ob und  welche 
Ansätze geeignet sind, die Zusammenarbeit der Ämter, Einrichtungen und Dezernate mittel- bis 
langfristig zu verbessern.   
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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Markus Lewe