Änderung der Entschädigungssatzung - papierarme Gremienarbeit

Magistratsvorlage 
 
Eingang Magistrats - 
geschäftsstelle:  
13.06.2016 
an den Magistrat  
   zur Kenntnis 
   zur Beschlussfassung  
 
Beteiligt vor 
Magistratsbeschlussfassung:  
Dezernat I an die Stadtverordnetenversammlung  
   OBW zur Befassung  
   zur Kenntnis 
   zur Beschlussfassung  
   zur abschließenden Beschluss - 
       fassung Fachausschuss  
Rechtsamt 
 
Amt: 
Magistratsgeschäftsstelle   OBW bei abschl . 
Beschlussfassung Magistrat  
Behandlung in  
öffentl. Sitzung  
Ja 
 
Nein 
 
Verteiler:  
 
 
Ja 
 
Nein  
 
Vorlage-Nr. 2016/0233 
 
Magistratsbeschluss -Nr. 
  
 
Internetfähig     
 
Produkt-Nr.:       
Kostenstelle:        Investitionsnummer:        
Kostenträger:        Sachkonto:       
 
Betreff: Änderung der Entschädigungssatzung - papierarme Gremienarbeit  
 
Vorlage vom: 08.06.2016  
 
Beschlussvorschlag: 
 
Der Änderung der Entschädigungssatzung der Wissenschaftsstadt Darmstadt wird zur Einführung 
der papierarmen Gremienarbeit zugestimmt.  
 
 
 
Anlagen: Änderungssatzung  
 
Datenschutzrelevante Anlage:   
 
Folgekosten:    Ja    Nein

- 2 - 
 
Beschluss des Magistrats vom

- 3 - 
 
Begründung zur Magistratsvorlage vom 08.06.2016 
 
Bereits mit der Mittelbereitstellung zum Ankauf einer App für das 
Parlamentsinformationssystem der Fa. more! wurde mit der Verabschiedung des Haushalts 
2015 die Grundlage für die Einführung d er papierarmen Gremienarbeit gelegt.  
Inzwischen wurde die App durch die Fa. more!  weiterentwickelt und steht nun mehr neben 
dem Betriebssystem IOS (Apple) auch für Android zur Verfügung.  
 
Auch die rechtlichen Voraussetzungen wurden durch die Änderung der G eschäftsordnung der 
Stadtverordnetenversammlung geschaffen.  
 
Mit der Entschädigungssatzung wird nunmehr auch der finanzielle Anreiz geschaffen, den 
Schritt zur papierarmen Gremienarbeit interessanter zu machen.  
 
Die derzeitige gedruckte Bereitstellung von  Sitzungsunterlagen stellt einen hohen 
Kostenfaktor dar. Allein die Aufwendungen für Kopien belaufen sich derzeit auf ca. 500 Euro 
pro Jahr und Mandatsträger. Hinzu kommen weitere Kosten für Botenfahrten, Porto und 
Arbeitszeit des Personals der Vervielfält igungsstelle und des Büros der 
Stadtverordnetenversammlung bzw. der Magistratsgeschäftsstelle für Sortierung und 
Ähnliches.  
Für den günstigsten Fall, dass alle Stadtverordneten und ehrenamtlichen 
Magistratsmitglieder auf die Zustellung von Sitzungsunterla gen in Papierform verzichten, 
besteht ein Einsparpotential von rund 40.000 Euro per anno.  
Gleichzeitig entstehen auf Seiten des Mandatsträgers Kosten für entsprechende Hardware 
(Laptop oder Tablet und Drucker) und Verbrauchsmaterial wie Papier, Toner bzw. Tinte für 
Drucker. 
 
Unterstellt man allein für die Anschaffung der Hardware 500 Euro (400 Euro Laptop und 100 
Euro für einen Drucker) und eine durchschnittliche Nutzungsdauer von 3 Jahren, entstehen 
monatliche Kosten von ca. 14 Euro. Für Verbrauchsmaterial  ist maximal 5 Euro pro Monat zu 
rechnen. Die Verbrauchsmittelkosten sind abhängig von der Anzahl der Ausdrucke. 
Mandatsträgern, die also rein mit elektronischen Daten arbeiten, entstehen somit außer dem 
Anschaffungswert für Hardware keine weiteren Kosten.  
 
Zusammengefasst können die Kosten, die dem Mandatsträger entstehen, durch eine 
Sonderzuwendung von 20 Euro pro Monat mehr als ausgeglichen werden. Gleichzeitig wird 
dadurch ein Anreiz geschaffen, auf elektronische Sitzungsunterlagen umzustellen.  
Die rechtliche Grundlage für diese Sonderzuwendung ist durch eine Änderung der 
Entschädigungssatzung (siehe Anlage) rechtlich abzusichern.  
 
Stellt man die Einsparungen für den städtischen Haushalt in Höhe von 500, – Euro per anno 
bezogen auf jeden Mandatsträger  den Mehrkosten für die Entschädigung in Höhe von 240 
Euro gegenüber, verbleibt ein Plus auf Seiten der Stadt in Höhe von 260 Euro gegenüber.  
Die Personalkosten und Porto - bzw. Transportkosten lassen sich derzeit nicht für einz elne 
Gremienmitglieder herunter rechnen, erhöhen aber das Einsparpotential nochmals erheblich.

- 4 - 
 
Über die Teilnahme an der papierarmen Gremienarbeit entscheidet jede/r 
Mandatsträger/in selbst. Die Teilnahme ist dem Büro der Stadtverordnetenversammlung 
schriftlich anzuzeigen und kann jede rzeit widerrufen werden.  
 
Um die Akzeptanz der neuen Medien zu erhöhen wurde bereits zu Beginn 2016 ein moderner 
WLAN-Zugang im Dr. Günther -Ziegler-Saal eingerichtet, der den Stadtverordneten kostenlos 
zur Verfügung steht. Im Vergleich zum bisherigen WLAN -Zugang konnte die nutzbare 
Bandbreite erheblich erhöht werden.  
 
Zusätzlich konnte Herr Franz, der Geschäftsführer der more! Software GmbH, für einen 
Vortrag gewonnen werden. Er wird am 07.07.2016 vor Beginn der 
Stadtverordnetenversammlung interessierten Stadtverordneten einen Einblick in die 
Funktionsweise und Möglichkeiten der „dipolis -App“ geben. 
 
 
Darmstadt, 08.06.2016  
772/da 
 
 
 
Dezernat I Dezernat IV 
 
 
 
 
 
Jochen Partsch  André Schellenberg  
Oberbürgermeister  Stadtkämmerer

Satzung zur Änderung der Satzung über die Entschädigung für ehrenamtlich Tätige  
vom 14.12.1978 
 
Vom ………… 
 
Aufgrund der §§ 5 und 27 der Hessischen Gemeindeordnung (HGO) in der Fassung vom 
07.03.2005 (GVBl. I S. 142), zuletzt geändert durch Artikel 1 des Gesetzes vom 20.12.2015 
(GVBl. S. 618) wird gemäß Beschluss der Stadtverordnetenversammlung vom ………….. 
folgende Satzung erlassen: 
 
 
Artikel I 
 
Die Satzung über die Entschädigung für ehrenamtlich Tätige vom 14.12.1978, zuletzt geändert 
durch Satzung vom 18.02.2014, wird wie folgt geändert: 
 
In § 4 wird als neuer Absatz 6 angefügt:  
„(6) Stadtverordnete und ehrenamtliche Stadträte erhalten zusätzlich eine 
Aufwandsentschädigung in Höhe von 20,00 € pro Monat, wenn sie auf schriftliche 
Ladungen zu Sitzungen sowie auch auf Sitzungsunterlagen in Papierform verzichtet 
haben und stattdessen ausschließlich am elektronischen 
Parlamentsinformationssystem teilnehmen. Damit sind alle durch die Teilnahme am 
elektronischen Parlamentsinformationssystem entstehende Kosten, insbesondere 
Beschaffung, Vorhaltung, Betrieb und Reparatur von Endgeräten, Papier- und 
Druckkosten sowie die Kosten des Internetzugangs abgegolten.“ 
 
Artikel II 
 
Diese Satzung tritt am 01.08.2016 in Kraft. 
 
 
 
Darmstadt, den …………  
 
Der Magistrat  
der Wissenschaftsstadt Darmstadt 
 
 
 
 
Jochen Partsch 
Oberbürgermeister