V/0317/2018
Antrag Nr. A-R/0018/2017 der CDU-Fraktion und der Fraktion Bündnis 90/Die
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Anlage A
621 Zeichen
Anlage A zur V/0317/2018 Kurzüberblick Die Vorlage befasst sich mit dem Antrag A-R/0018/2017 der CDU-Fraktion und der Fraktion Bündnis 90/Die Grünen/GAL „Haushaltsberatungen verbessern“ und gibt Beschlussempfehlun- gen zum weiteren Vorgehen. Ziele/Teilziele/Zielerreichung Mit der Vorlage wird das Ziel verfolgt, die Verfahren und Methoden zur Beratung und Steuerung des städtischen Haushaltes weiter zu entwickeln. Finanzierung entfällt Pflichtigkeitsgrad entfällt Unmittelbare, grundsätzliche Relevanz für Querschnittsthemen (Demographie, Gleichstellung, Inklusion, Klimaschutz, Migration) entfällt
Beschlussvorlage
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V/0317/2018
V/0317/2018
Öffentliche Beschlussvorlage
Betrifft
Antrag Nr. A-R/0018/2017 der CDU-Fraktion und der Fraktion Bündnis 90/Die
Grünen/GAL
"Haushaltsberatungen verbessern"
Beratungsfolge
16.05.2018 Haupt- und Finanzausschuss Entscheidung
Beschlussvorschlag:
I. Sachentscheidung:
1. Der Haupt - und Finanzausschuss nimmt zur Kenntnis, dass die Verwaltung erstmals bereits im
Sommer 2017 das Investitionsprogramm 2018 bis 2021 des Haushaltsplanentwurfes 2018 in der
Berichtsvorlage V/0505/2017 dem Rat zur Kenntnis gegeben hat und dieses Verfahren für die fo l-
genden Haushaltsplanentwürfe fortsetzen wird. Der Punkt 1 des o.g. Antrags ist damit erledigt.
2. Der Haupt- und Finanzausschuss nimmt die in der Begründung gegebenen allgemeinen Erläute-
rungen zur internen Steuerung des städtischen Haushaltes zur Kenntnis. Ebenso werden die Re-
gelungen und Maßnahmen zur flexiblen Bewirtschaftung der Personal - und Versorgungsaufwen-
dungen zur Kenntnis genommen. Der Punkt 2 des o.g. Antrags ist damit erledigt.
3. Der Haupt- und Finanzausschuss nimmt zur Kenntnis, dass die Personalaufwendungen in den
Teilergebnisplänen verursachungsgerecht kalkuliert und veranschlagt werden. Gemeinsam mit den
zurechenbaren Erträgen bilden sie ein realistisches und gleichzeitig vollständiges Bild ab. Die B e-
antwortung der in der Begründung des Antrages aufgelisteten Fragen erfolgt unter Ziffer 3.1 der
Begründung. Der Punkt 3 des o.g. Antrags ist damit erledigt.
4. Der Haupt- und Finanzausschuss nimmt den in der Begründung dargestellten Vorschlag zur for t-
laufenden Überprüfung der Zuschüsse an Dritte zu r Kenntnis. Mit Hinweis auf die durch die Ve r-
waltung angekündigte Vorlage zum Sommer 2018 ist der Punkt 4 des o.g. Antrags damit erledigt.
5. Der Haupt- und Finanzausschuss nimmt zur Kenntnis, dass sich die Verwaltung bei der Einschä t-
zung der Finanzeckwerte schon heute, neben anderen Erkenntnissen, auch an den Ergebnissen
der Vorjahre orientiert. Details zu größeren Abweichungen werden dargestellt
- in den Erläuterungen zum jeweiligen Jahresabschluss (Erläuterungen zum Ergebnisplan, zum
Finanzplan und zur Bilanz)
- im Vorbericht zum jeweiligen Haushaltsplan
Amt für Finanzen und
Beteiligungen
04.05.2018
Ihr/e Ansprechpartner/in:
Herr Schetter
Telefon: 492-2000
Schetter@stadt-muenster.de
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- in der jährlichen Berichtsvorlage zu den Eckwerten des Haushaltsplanentwurfes.
Der Punkt 5 des o.g. Antrags ist damit erledigt.
6. Der Haupt- und Finanzausschuss nimmt die in der Begründung dargestellten Erläuterungen zur
politischen Steuerung der Finanzwirtschaft zur Kenntnis. Der Punkt 6 des o.g. Antrags ist damit er-
ledigt.
7. Der Haupt- und Finanzausschuss nimmt die in der Begründung dargestellten Erläuterungen zur
Kenntnis. Insbesondere die Frage der Bereitstellung eines offenen Dateiformates bedarf einer näh-
ren Prüfung. Hierzu wird den politischen Gremien erneut berichtet.
II. Finanzielle Auswirkungen:
Mit der Umsetzung der in der Begründung vorgeschlagenen Vorgehensweise entstehen keine weit e-
ren haushaltswirksamen Belastungen.
Zusätzliche finanzielle Belastungen können sich aber ergeben, wenn zur Umsetzung zusätzlicher
Personalbedarf entsteht (z.B. zum Aufbau und der Pflege einer verwaltungsweiten Zuschussdate n-
bank) und/oder Beauftragungen Dritter notwendig werden (z.B. citeq im Rahmen der Schaffung eines
offenen Dateiformates beim Haushaltsplan - Antragspunkt 7).
Begründung:
zu Punkt 1
Mit dem Beschlusspunkt 1 des Antrages wird die Verwaltung aufgefordert, zur Vorbereitung der
Haushaltsplanberatung eine eigene Vorlage zu e rstellen, in der die einzelnen Investitionsprojekte
erläutert und priorisiert werden. Mit der Vorlage V/0505/2017 ist die Verwaltung der Forderung nac h-
gekommen und wird dieses Verfahren auch weiterhin fortsetzen.
Als Grundlage für das Investitionsprogram m findet eine Überprüfung der Maßnahmen nach folge n-
den Gesichtspunkten statt:
Anpassung der bereits im Haushaltsplan veranschlagten Investitionsmaßnahmen und Fortschre i-
bung der Ansätze für das letzte Jahr der Investitionsplanung (soweit erforderlich)
Priorisierung bzw. Zuordnung der Maßnahmen nach Planungs- bzw. Umsetzungsstand
Ermittlung der darüber hinaus notwendigen zusätzlichen/neuen Maßnahmen, die im Haushalt s-
plan bisher nicht veranschlagt sind.
zu Punkt 2
Gemäß Punkt 2 des o.g. Ratsantrags soll der Haushalt über eine stärkere Budgetierung für die ei n-
zelnen Produktgruppen gesteuert werden. Innerhalb der Dezernatsbudgets sollen stärker als bisher
Prioritäten gebildet werden. Die Dezernatsleitungen sollen die Möglichkeit bekommen, Haushaltsa n-
sätze flexibler zu nutzen und Entscheidungen über den Einsatz von Personal- und Sachkosten eigen-
ständig zu treffen.
Mit diesem Antragspunkt werden somit - abweichend vom Antragsthema - nicht Fragen zum Vorg e-
hen bei den Haushaltsberatungen, sondern zur unterjähri gen Mittelbewirtschaftung und Haushalt s-
steuerung aufgeworfen. Es wird deshalb nachfolgend zunächst das aktuelle Regelwerk zur Hau s-
haltsführung dargestellt.
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Budgetierung von Sachaufwendungen und Erträgen
In § 9 Abs. 1 der städtischen Haushaltssatzung sin d die Grundlagen zur flexiblen Haushaltsführung
im Rahmen der §§ 20 und 21 GemHVO NRW geregelt. Ziel der Regelungen ist es, der Verwaltung
bei der Ausführung des Haushaltsplans Freiräume in der Mittelverwendung einzuräumen, um so die
Effizienz und Effektiv ität des Verwaltungshandelns zu steigern. Spezifische Regelungen zur Umse t-
zung der flexiblen Haushaltsführung setzt der Kämmerer fest.
Gemäß Punkt 1.2 des § 9 Abs. 1 werden alle Sachaufwendungen und Erträge innerhalb einer Pr o-
duktgruppe zu Budgets verbun den, sog. "vertikale Deckungsfähigkeit". Hierbei gilt, dass mehr ve r-
ausgabte Haushaltsmittel an einer Stelle damit einhergehen müssen, dass an einer anderen, d e-
ckungsfähigen Stelle entsprechend weniger Haushaltsmittel verausgabt werden.
Weil die Produktgruppen bei der Stadt Münster grundsätzlich an der Struktur der Ämter ausgerichtet
sind, führt die Regelung für alle Sachaufwendungen und Erträge zu einer vollständigen dezentralen
Ressourcenverantwortung und dezentralen Budgetsteuerung auf Ebene der Ämter. Sofern einem Amt
mehrere Produktgruppen zugeordnet sind, können die Aufwendungen und Erträge dieser Produk t-
gruppen zu einem Budget zusammengefasst werden. Der Antragspunkt 2, Satz 1 (Steuerung des
Haushalts über eine stärkere Budgetierung für die einzelnen Produktgruppen) ist folglich für Sac h-
aufwendungen und Erträge bereits im Rahmen der bestehenden Regelungen vollständig umgesetzt.
Dezernatsbudgets
Die bestehende Synchronisierung der Produktgruppen mit der Ämterstruktur führt im Rahmen der
dezentralen Budgetsteuerung zwangsläufig zu einer operativen Fach - und Ressourcenverantwortung
der jeweiligen Amtsleitungen. Die Steuerung erfolgt auf der Grundlage der quantitativen und qualitat i-
ven Vorgaben des Haushaltsplans, der in diesem Sinne als Zielvereinbarung / Kontrakt zwischen dem
jeweiligen Amt/Dezernat und dem Rat verstanden werden kann.
Die Rolle der jeweiligen Dezernatsleitungen im Rahmen der flexiblen Haushaltsführung bzw. Budg e-
tierung ist nicht verbindlich geregelt, ergibt sich aber mittelbar aus de r Aufbauorganisation der Stadt
Münster im Rahmen des Dezernatsverteilungsplans und der damit verbundenen (politischen) Veran t-
wortung für die dem jeweiligen Dezernat zugeordneten Ämter. Operative Zuständigkeiten zur Budget-
bewirtschaftung der Dezernatsleitungen sind mittelbar verbunden.
Entsprechend der bestehenden operativen Budgetverantwortung auf Amtsebene erfolgen derzeit die
erforderlichen Abstimmungen zu Finanzfragen zunächst zwischen dem Amt für Finanzen und Beteil i-
gungen und dem jeweiligen Fachamt. Insbesondere in strategischen Fragen findet zusätzlich eine
Abstimmung auf Ebene der Beigeordneten/Dezernate statt. Diese Rollenverteilung sollte auch grun d-
sätzlich beibehalten werden, während die Rolle der Dezernatsleitungen im Sinne ihrer Steuerung s-
verantwortung weiter gestärkt werden kann.
Budgetierung von Personalaufwendungen
Die Haushaltssatzung der Stadt Münster enthält in § 9 Abs. 1. 1.1 Regelungen zur Bewirtschaftung
der Personal - und Versorgungsaufwendungen. Demnach sind alle Personal - und Versorgungsauf-
wendungen gegenseitig deckungsfähig und einseitig deckungsberechtigt gegenüber den weiteren
Aufwendungen (Sachaufwendungen). Das bedeutet, dass horizontal zwischen allen Produktgruppen
ein Ausgleich unterjährig möglich ist und damit zentral f lexibel personalwirtschaftlich reagiert werden
kann.
Diese Regelung stellt sicher, dass einerseits Personal - und Versorgungsaufwendungen zwecken t-
sprechend verwendet werden und andererseits eine verwaltungsweite Aufgabenwahrnehmung s i-
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chergestellt ist. Das Personalbudget wird zentral durch das Personal - und Organisationsamt gesteu-
ert. Das erleichtert die Umsetzung gesamtstädtischer Ziele wie z.B. Gleichstellung, Beschäftigung
Schwerbehinderter, Mitbestimmung im Rahmen des Personalvertretungsrechtes, Krank heitsvertre-
tungen, Ausbildung und einheitliche Stellenbewertungen.
Gleichwohl ist prinzipiell eine stärkere dezernatsbezogene Steuerung der Personal - und Verso r-
gungsaufwendungen vorstellbar; sie erfordert jedoch neben der Änderung der Haushaltssatzung ei n
umfangreiches neues Regelwerk, das aufwendig erst geschaffen werden müsste und kurzfristig nicht
zu realisieren ist. Eine stärkere dezernatsbezogene Verantwortung in Bezug auf die quantitativen
Stellenbedarfe (Stellenabbau/Stellenzuwachs) ist gleichwohl schon heute nicht ausgeschlossen.
zu Punkt 3
Während der überwiegende Teil der Personalaufwendungen wie z.B. Gehälter, Sozialversicherungs -
und Zusatzversorgungsbeiträge verursachungsgerecht kalkuliert und gebucht w ird, werden Aufwe n-
dungen für Beihilfen und Zuführungen zu Pensions- und Beihilferückstellungen nicht spitz zugeordnet,
um eine gleichmäßige Belastung zwischen den Produktgruppen sicherstellen zu können. Einseitige
Belastungen, z. B. im Bereich der Beihilfen, werden so im Sinne einer Solidargem einschaft vermie-
den.
Während die Personalaufwendungen den Teilergebnisplänen unschwer zu entnehmen sind (Zeile 11)
sind die zuzurechnenden Erträge einschließlich einer Drittmittelfinanzierung nur sehr aufwendig zu
ermitteln, da sie in verschiedenen Zeilen des Teilergebnisplanes enthalten sein können. Beispielswei-
se kommen die Zeile n 04 – öffentlich-rechtliche Leistungsentgelte -, 06 – Kostenerstattungen und
Umlagen oder auch andere Zeilen in Frage. Dem Haushaltsplan selbst sind nähere Informationen
nicht zu entnehmen. Das nachvollziehbare Interesse nach mehr Transparenz ist aufgrund der Hau s-
haltssystematik nicht darstellbar. Eine Gesamtübersicht wäre nur mit einem sehr großen Verwa l-
tungsaufwand zu erstellen und aufgrund der Dynamik der Aufgabenentwicklung nur schwer aktuell zu
halten.
3.1 Fragen/Antworten zur Stellenplanbewirtschaftung
Wie stellt die Verwaltung sicher, dass die tatsächliche Stellenbesetzung im Rahmen des Ste l-
lenplanes erfolgt bzw. damit die geplanten Personalkosten, unabhängig von Tarif - und Besol-
dungssteigerungen, nicht überschritten werden?
Der Stellenplan ist die Grundlage der Personalwirtschaft und gem. § 74 Abs. 2 GO einzuhalten – Ab-
weichungen sind nach der gleichen Vorschrift nur zulässig, soweit sie aufgrund des Besoldungs - und
Tarifrechts zwingend erforderlich werden. Gem. § 8 Abs. 1 GemHVO enthält der Stellenplan die im
Haushaltsjahr erforderlichen Stellen der Beamten und der nicht nur vorübergehend Beschäftigten.
An diesen gesetzlichen Rahmen hält sich die Verwaltung, in dem nur die vorhandenen – durch den
Rat beschlossenen – Planstellen mit Beamten und unbefristet beschäftigten Arbeitnehmern besetzt
werden. Sofern der Rahmen zu erweitern ist, werden Änderungen des Stellenplans auch unterjährig
dem Rat zur Entscheidung vorgelegt.
Unberührt davon bleibt die Möglichkeit der Verwaltung, in begründeten Situationen mit befristeten
Beschäftigungen und innerhalb des Budgetrahmens auf kurzfristige Bedarfe zu reagieren. Beispiele
dafür sind der hohe Flüchtlingszuzug im Jahr 2015 oder die Beseitigung der Schäden des Unwetters
vom 28.07.2014; hier hat die Verwaltung jedoch auch immer unmittelbar und über Vorlagen den Rat
beteiligt.
Stimmt die Anzahl der tatsächlichen Vollzeitäquivalente (VZÄ)/ Beschäftigten und der Stellen
im Stellenplan üb erein? Bei Überschreitung durch VZÄ gegenüber gezeigten Stellen im Ste l-
lenplan stellt sich die Frage, welche Aufgaben diese „Beschäftigten“ wahrnehmen.
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Der Stellenplan und die jeweils angegebene Ist-Besetzung zum 30.06. stimmen überein.
Beschäftigungen von Mitarbeiter/ -innen ohne Planstellen erfolgen nur befristet und regelmäßig als
Krankheitsvertretung oder in Projekten, diesen liegen weit überwiegend konkrete Ratsbeschlüsse
zugrunde. Darüber hinaus enthält der Stellenplanentwurf der Verwaltung dazu ein e Übersicht, die
auch Informationen zum Inhalt der Projekte enthält und die Frage nach den wahrgenommenen Au f-
gaben somit beantwortet.
Enthält der Stellen - bzw. Haushaltsplan Kennzahlen, die einen bestimmten Verwaltungssta n-
dard ausweisen (z.B. maximale Wartezeit für AntragstellerInnen)? Wenn ja, wo und welche?
Der Haushaltsplan der Stadt Münster enthält neben den Finanzinformationen (Input -Daten) auch so-
genannte Output-Daten. Mit Output -Daten sind der Produktplan und die Produktbeschreibungen g e-
meint, die das Leistungsspektrum der Stadtverwaltung abbilden und mit Hilfe von Zielen, Kennzahlen
und Erläuterungen eingehend beschreiben. Vor allem in den dargestellten Zielen und Kennzahlen
werden vielfach Standards der Leistungserbringungen beschrieben. Beispi elhaft sei das Produkt
Meldeangelegenheiten (Produkt-Nr. 02.04.01) mit dem 1. Ziel genannt – eine Neuanmeldung soll 12
Minuten dauern. Es kann auch das Produkt „Brandbekämpfung“ (Produkt -Nr. 02.09.01) mit seinen
dort dargestellten Zielen und Kennzahlen ge nannt werden, so werden zum Beispiel die Zielerre i-
chungsgrade der Schutzziele dargestellt. Angemerkt sei, dass die Ziele und Kennzahlen wie die F i-
nanzinformationen jährlich Gegenstand der Haushaltsberatungen sind und damit im Dialog von Politik
und Verwaltung stets angepasst werden können bzw. sollten.
Wie ist die Wiederbesetzungspraxis bei absehbarem Ausscheiden eines Mitarbeiters/ einer
Mitarbeiterin. Kommt es zu temporären Doppelbesetzungen und sind diese Mehrkosten schon
eingeplant?
Die Stellenbesetzung der frei werdenden Stellen erfolgt grundsätzlich planmäßig zu dem Zeitpunkt,
zu dem die Stelle auch tatsächlich frei ist. Da die meisten Stellenbesetzungen über interne und ggf.
auch über externe Ausschreibungen erfolgen, erfolgt die tatsächliche Besetzung nicht selten erst zu
einem späteren Zeitpunkt als zu dem Tag, an dem die Stelle frei ist. Das liegt daran, dass das Au s-
wahlverfahren und der Wechselzeitpunkt des ausgewählten Bewerbers / der ausgewählten Bewerb e-
rin insgesamt einen Zeitraum von 3-6 Monaten in Anspruch nehmen.
Doppelbesetzungen erfolgen grundsätzlich nicht. Nur in vereinzelten begründeten Ausnahmefällen,
werden befristete Doppelbesetzungen als Maßnahme gegen den „Wissensverlust“ zugelassen, s o-
weit die erforderlichen Haushaltsmittel zur Verfügung stehen.
Wie ist die Beförderungspraxis (auch im Vergleich zu anderen Kommunen)? Wie wirkt es sich
finanziell aus, wenn es z.B. pro Jahr nur einen Beförderungstermin geben würde?
Die beamtenrechtlichen Regelungen sehen zwar keinen Anspruch auf Beförderung vor, allerdings hat
ein Beamter / eine Beamten über die beamtenrechtlichen Zulagenregelungen 12 Monate nach der
Übertragung einer höherwertigen Tätigkeit einen Anspruch auf die Zahlung einer Zulage, soweit die
laufbahnrechtlichen und haush altsrechtlichen Voraussetzungen erfüllt sind. Die Zulage ist in Höhe
des Unterschiedsbetrages zwischen dem Grundgehalt seiner Besoldungsgruppe und dem Grundgeh-
alt des höherwertigen Amtes zu gewähren.
Um zukünftige Ansprüche auf Zulagenzahlungen zu vermei den, hat der Verwaltungsvorstand in se i-
ner Sitzung am 24.01.2017, die bis dahin 18monatige Warteizeit bei Beförderungen ab sofort generell
auf 12 Monate nach der Übertragung der höherwertigen Tätigkeit festgeschrieben, soweit die hau s-
haltsrechtlichen und laufbahnrechtlichen Voraussetzungen für die Übertragung des Amtes zu diesem
Zeitpunkt vorliegen.
Die Festsetzung eines Beförderungstermins im Jahr hätte zur Folge, dass nach 12 Monaten eine Z u-
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lage gezahlt werden müsste. Dadurch würde es finanziell zu kein er Einsparung kommen, wohl aber
zu einem erhöhten Verwaltungsaufwand.
Die Beförderungspraxis anderer Kommunen wurde über den Arbeitskreis Beamtenrecht kürzlich a b-
gefragt. Viele Kommunen (z.B. Bonn, Düsseldorf, Gelsenkirchen, Köln, Krefeld) befördern frühe r als
die Stadt Münster, nämlich nach Ablauf der gesetzlich vorgesehenen Erprobungszeit (das sind je
nach Laufbahn zwischen 3 und 9 Monaten). Andere befördern wie die Stadt Münster nach 12 Mon a-
ten bzw. zahlen die gesetzlich vorgesehene Zulage (z.B. Essen, Wuppertal) bzw. prüfen derzeit eine
entsprechende Anpassung aufgrund des Dienstrechtsmodernisierungsgesetzes (z.B. Bochum, Biel e-
feld, Oberhausen). Aus dem Kreis der Kommunen, die sich an der Umfrage beteiligt haben, hat ledi g-
lich die Stadt Aachen einen 1xj ährlichen Beförderungsstichtag – dies verbunden mit einer insgesamt
sehr komplexen Beförderungsregelung. Die Stadt Aachen hat keine Aussage zu der Zahlung von
Zulagen getroffen, allerdings besteht – wie oben erläutert – ein entsprechender Rechtanspruch.
Wie lange sind Stellen im Durchschnitt vakant? Welche monetären Effekte erzielt die Pers o-
nalverwaltung mit einer verzögerten Wiederbesetzung der freien Stellen?
Freie und freiwerdende Planstellen werden möglichst immer zum notwendigen (Wieder) -
Besetzungszeitpunkt besetzt. Neben dem Zusammenwirken zwischen Fachamt/ Einrichtung und dem
Personal- und Organisationsamt als zentrale Servicestelle beeinflusst das Angebot des Arbeitsmar k-
tes – sowohl auf dem internen als auch dem externen – maßgeblich den Zei tpunkt (s.a. oben zur
Wiederbesetzungspraxis). Ein planmäßige verzögerte Stellenbesetzung oder -wiederbesetzung e r-
folgt nicht.
Eine belastbare Auswertung, wie lange zu besetzende Planstellen frei sind und welche monetären
Effekte sich daraus ergeben, ist derzeit mit vertretbarem – und leistbarem – Aufwand nicht möglich.
Welche Steuerungselemente (z. B. Kennzahlen) nutzt die Verwaltung, um den Personalkoste n-
etat (zukünftig Personal- und Sachkostenbudget) nicht zu überschreiten (unterjährig und da u-
erhaft)?
Derzeit findet unterjährig eine Mittelabflusskontrolle bei gleichzeitiger Hochrechnung der Aufwendu n-
gen bis zum Jahresende statt. Die Hochrechnung berücksichtigt feststehende Einmalzahlungen
(Sonderzahlung und Leistungsentgelt tariflich Beschäftigte) und vereinbarte Besoldungs- und Tarifer-
höhungen. Zeichnen sich Ansatzüberschreitungen, wie z.B. im Jahr 2015 durch kurzfristige Einste l-
lungen zur Flüchtlingsunterbringung ab, werden in Zusammenarbeit mit dem Finanzdezernat Lösu n-
gen erarbeitet.
Werden alle Mehranforderungen von Personal der Fachämter im jeweiligen Stellenplanentwurf
aufgelistet?
Der vorgelegte Stellenplanentwurf ist der Entwurf des Personaldezernenten und Ergebnis eines ve r-
waltungsinternen Abstimmungsprozesses, insbesondere im Verwaltungsvors tand. Im Sinne der Ei n-
heitlichkeit der Verwaltungsführung kann nur das gemeinsame Beratungsergebnis dargestellt werden.
Gibt es Zielvereinbarungen („Steuerung durch Kennzahlen“), mit den produktgruppenveran t-
wortlichen Dezernatsleitungen die Kosten (Personal- und Sachkosten) bzw. die Ertragslage zu
optimieren?
Wie bereits vorstehend dargestellt enthält der städtische Haushalt Ziele und Kennzahlen. Der städt i-
sche Haushalt ist damit – in gewissem Sinne - ein Kontrakt zwischen Rat und Verwaltung über die
von der Verwaltung zu erbringenden Leistungen und das dafür zur Verfügung gestellte Budget. Der
Haushaltsplan gliedert sich insgesamt produktorientiert. Gleichwohl ist jede Produktgruppe (Tei l-
budget) eindeutig einem Amt zugeordnet. Damit sind die jeweiligen Amtsleiter/-innen die Verantwortli-
chen für die jeweiligen Produktgruppen bzw. Teilbudgets. Im Rahmen der jährlichen Aufstellung des
Haushaltsplans und im Rahmen der kontinuierlichen Überwachung der unterjährigen Haushaltsen t-
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wicklung sind die Dezernatsleitungen in die Abstimmungs- und Entscheidungsprozesse eingebunden.
Gibt es Erfahrungen, wie sich Personalbedarfe durch telefon - und besucherfreie Zeiten, z.B.
Schließen am Nachmittag, auswirken?
Einzelne Ämter mit hohem Besucheraufkommen haben in den vergan genen Jahren die Öffnungszei-
ten reduziert, um weitere Zeiträume für ausschließliche Sachbearbeitung zu erhalten, d. h. es wurde
eine notwendige Anpassung der Arbeitsstruktur, nicht der Arbeitsmengen/Fallzahlen, durchgeführt.
Die Veränderungen im Besucherau fkommen werden nicht ausgewertet. Gleichwohl kann man fes t-
stellen, dass das Besucheraufkommen in der Summe nicht abnimmt, sondern sich entsprechend zeit-
lich verschiebt. Dies ist insbesondere bei den Ämtern, die existenzsichernde Leistungen gewähren,
der Fall.
zu Punkt 4
Durch die Gewährung von Zuschüssen werden Vereine, Verbände und sonstige Organisationen von
der Stadt Münster in ihrer Aufgabenwahrnehmung finanziell unterstützt. Zur fortlaufenden Überpr ü-
fung der Zuschüsse hat die Verwaltung im Rahmen der Beratungen zum Haushaltsplan 2018 auf den
jeweiligen Fachausschuss bezogene, strukturierte Übersichten erstellt. Diese geben für jeden einze l-
nen Zuschuss differenziert Auskunft über
- den Förderzweck (z.B. Kinder-, Jugend-, Familienhilfe, Soziales, Schule, Sport, Kultur etc.),
- den Empfänger,
- die Höhe des Zuschusses bzw. der Wert der vergünstigten Bereitstellung von Immobilien
- die mit der Gewährung verbundene Zielsetzung,
- die Pflichtigkeit (rechtliche Grundlage oder politischer Beschluss),
- die Art (Betriebskosten-, Projektkosten-, Investitionskostenzuschuss),
- die zeitliche Befristung,
- die Frage, ob es sich um einen neuen oder laufenden Zuschuss handelt, und
- die produktorientierte und organisatorische Zuordnung.
Die Überprüfung der Zuschüsse wurde als eigenständiger Beratungspunkt in die Tagesordnungen der
Etat-Sitzungen der Fachausschüsse aufgenommen. Basis für die Beratung in den Fachausschüssen
waren die von der Verwaltung erstellten Übersichten. Vertiefende Informationen k onnten bei Bedarf
von den Fachämtern gegeben werden.
Der Haupt - und Finanzausschuss hat in seiner Sitzung am 06.12.2017 die Verwaltung beauftragt,
eine Prüfung aller Zuschüsse nach Träger, Laufzeit etc. und Kriterien bis zum Sommer 2018 in den
Fachausschüssen zur Beratung vorzulegen.
Die Verwaltung beabsichtigt darüber hinaus, ein Konzept für eine Zuschussdatenbank zu entwickeln.
Dabei sollen auch Bewertungsvorschläge zu den einzelnen Zuschüssen als weitergehende Entsche i-
dungsgrundlagen für den Rat und seine Ausschüsse abgebil det werden. Angesichts der erheblichen
Reichweite einer solchen Datenbank ist zunächst für 2018 ein Pilotverfahren in Abstimmung zwischen
dem Amt für Finanzen und Beteiligungen und dem Sozialamt vorgesehen. Bei erfolgreichem Verlauf
des Pilotverfahrens sol l die Datenbank im Laufe des Jahres 2019 auf die gesamte Verwaltung au s-
geweitet und zu den Beratungen des Haushaltsplan 2020 zur Verfügung stehen.
zu Punkt 5
Abweichungen in der laufenden Bewirtschaftung von den Planansätzen können sich aufgrund ve r-
schiedener Ursachen ergeben. Sind die Abweichungen so groß, dass sie auch im Rahmen der flexi b-
len Haushaltsführung nicht aufgefangen werden können, führt dies in der Regel zur Aufstellung eines
Nachtragshaushaltes. Spätestens nach Ablauf des Haushaltsjahres wir d eine Planabweichung offe n-
sichtlich. Eine Analyse dieser Veränderungen gegenüber dem Planansatz erfolgt z.B. bezogen auf die
Aufgabenbereiche (Soziales, Schule, Kultur etc.). Ebenso ist die Analyse der Abweichung nach Auf-
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wandsarten (z.B. Personalaufwand) sinnvoll.
Soweit die Planabweichungen erkennbar dauerhaft sind, werden entsprechende Erkenntnisse bei der
Aufstellung der folgenden Haushaltspläne berücksichtigt.
Dem Rat der Stadt Münster werden Details zu größeren Abweichungen zwischen Pan - und Ist -
Werten auf verschiedenen Wegen dargestellt. Zu nennen sind hier insbesondere:
- die Erläuterungen im jeweiligen Jahresabschluss (Erläuterungen zum Ergebnisplan, zum F i-
nanzplan und zur Bilanz),
- Hinweise im Vorbericht zum jeweiligen Haushaltsplan,
- die jährliche Berichtsvorlage an den Rat zu den Eckwerten des Haushaltsplanentwurfes.
zu Punkt 6
Gemäß Punkt 6 des o.g. Ratsantrags sollen Best-Practice-Beispiele ausgewertet werden, um die poli-
tische Steuerung der Finanzwirtschaft zu verbessern. Insbesondere sollen aussagekräftigere Ken n-
zahlen in den Haushaltsplan übernommen werden. Die gegenwärtig hohe Zahl an Kennzahlen soll
möglichst verringert werden.
Grundsätzlich sind für die politische Steuerung zwei Phasen der Finanzwirtschaft zu untersch eiden,
nämlich die Planung des Haushaltes und der Jahresabschluss einschl. der laufenden Bewirtscha f-
tung. Entsprechend der unterschiedlichen Ziele und Inhalte dieser beiden Phasen sind geeignete
Steuerungskennzahlen differenziert zu betrachten.
Haushaltsplanung
Die Frage, wie die politische Steuerung kommunaler Haushalte verbessert werden kann, wird in der
kommunalen Welt seit rund 30 Jahren diskutiert. Unter den Stichworten „Neues Steuerungsmodell“,
„Neue Verwaltungssteuerung“ und „new public management“ werden in der Literatur und in der Bera-
tungspraxis immer wieder bestimmte Elemente einer verbesserten Haushaltssteuerung propagiert.
Der sich herausgebildete „Mainstream“ hat in NRW mit der Umstellung auf das Neue Kommunale
Finanzmanagement (NKF) selbst Eingang in die kommunale Verfassung gefunden. So schreibt die
Gemeindeordnung (§ 41 Abs. 1 Buchstabe t) zwingend vor, dass nur der Rat selbst strategische Ziele
unter Berücksichtigung der Ressourcen festlegen kann. Die Gemeindehaushaltsverordnu ng schreibt
in § 12 vor, dass die gemeindliche Aufgabenerfüllung produktorientierte Ziele unter Berücksichtigung
des einsetzbaren Ressourcenaufkommens und des voraussichtlichen Ressourcenverbrauchs festg e-
legt sowie Kennzahlen zur Zielerreichung bestimmt werden. Diese Ziele und Kennzahlen sollen zur
Grundlage der Gestaltung der Planung, Steuerung und Erfolgskontrolle des jährlichen Haushalts g e-
macht werden.
Literatur, Beratungspraxis und auch die Gemeindeverfassung sehen damit weitgehend einheitlich
eine kommunale Haushaltssteuerung im modernen Sinne untrennbar verbunden mit den Steuerungs-
elementen Produkte, Ziele, Kennzahlen und Budgetierung. In der Praxis haben die oben genannten
Steuerungsinstrumente instrumentell zwar mehr oder weniger Eingang gefunden, zur tatsächlichen
Haushaltssteuerung durch Politik und Verwaltung werden diese jedoch kaum bis gar nicht genutzt.
Damit muss ein erhebliches Umsetzungsdefizit festgestellt werden, zu dem es in der Literatur ve r-
schiedentliche Erklärungsversuche gibt, die a ber insgesamt die Vertreter/innen der neuen Steuerung
bis heute verblüffen.
Ungeachtet der bislang ausgebliebenen Erfolge in der praktischen Umsetzung besteht nach wie vor
darüber Einigkeit, dass eine Verbesserung der Steuerung kommunaler Haushalte nu r mit den El e-
menten Produkte, Ziele, Kennzahlen und Budgetierung funktionieren kann. Diese Instrumente sind
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jeweils vor Ort individuell zu entwickeln und in einen Steuerungskreislauf unter Beteiligung von Politik
und Verwaltung einzubauen.
Die im städtischen Haushalt wiedergegebenen Kennzahlen sind – für sich genommen - nicht generell
gut oder schlecht. Die Aussagekraft einer Kennzahl kann nur dann bewertet werden, wenn man die
Frage beantworten kann, was man denn eigentlich wissen will. Es geht also um die Ziele, die man in
der Regel auf das kommunale Leistungsspektrum bezieht (Welche Produkte soll die Stadt mit welcher
Wirkung, in welcher Menge und Güte, in welchem Zeitraum und mit welchem Ressourcenverbrauch
erbringen?). Kennzahlen können ergänzend eine Zielsetzung konkretisieren, geben in jedem Fall
aber Auskunft über den Grad der Zielerreichung.
Vor diesem Hintergrund ist eine Suche nach Best -Practice-Beispielen im Sinne einer interkommun a-
len Suche nach den besten Zielen und Kennzahlen wenig sinnvoll. Wichtige Ziele und Kennzahlen
einer anderen Stadt können in Münster völlig bedeutungslos sein und umgekehrt.
Die Steuerung des städtischen Haushaltes kann perspektivisch nur dann nachhaltig verbessert wer-
den, wenn sich Rat und Verwaltung geme insam auf den Weg machen, ein münsterindividuelles zie l-
orientiertes Steuerungssystem zu entwickeln. Erst wenn dies zumindest in Teilen erreicht ist, kann
beurteilt werden, ob die bereits im Haushalt enthaltenen Ziele und Kennzahlen zu viele sind.
Das Land NRW führt in einer Handreichung für Kommunen im September 2008 aus: „Insgesamt g e-
sehen muss ein örtlich gestaltetes handhabbares System entstehen, in dem durch quantitative Sol l-
größen wünschenswerte Zustände beschrieben werden, die in einem von der Gemeinde zu besti m-
menden Zeitraum erreicht werden sollen.“
Jahresabschluss
Mit dem Jahresabschluss ist das Ergebnis der Haushaltswirtschaft eines Haushaltsjahres nachzuwe i-
sen. Der Jahresabschluss dient insbesondere dazu, ein den tatsächlichen Verhä ltnissen entspr e-
chendes Bild der Vermögens -, Schulden-, Ertrags- und Finanzlage zu vermitteln. Zur Analyse dieser
Bereiche haben Aufsichtsbehörden der Kommunen sowie die Gemeindeprüfungsanstalt als überörtli-
che Prüfungseinrichtung und Vertreter/innen der ö rtlichen Rechnungsprüfung ein NRW -weit einheitli-
ches Kennzahlenset für die Beurteilung der wirtschaftlichen Lage der Kommunen entwickelt:
■ Haushaltswirtschaftliche Gesamtsituation
Aufwandsdeckungsgrad
Eigenkapitalquoten 1 und 2
Fehlbetrags- / Überschussquote
■ Vermögenslage
Infrastrukturquote
Abschreibungsintensität
Drittfinanzierungsquote
Investitionsquote
■ Finanzlage
Anlagendeckungsgrad
Liquidität
Verschuldungsgrad
Kurzfristige Verbindlichkeitsquote
Zinslastquote
■ Ertragslage
Steuerquote
Zuwendungsquote
Personalintensität
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Sach- und Dienstleistungsintensität
Transferaufwandsquote
Die vorgenannten Kennzahlen werden im Jahresabschluss der Stadt Münster regelmäßig einschl. der
Vorjahreswerte abgebildet, um einen Zeitvergleich zu ermöglichen. Datengrundlagen für interkommu-
nale Vergleiche wurden bisher nicht berücksichtigt. Entsprechende Kennzahlenwerte werden auch
von anderen NRW-Kommunen veröffentlicht. Die Verwaltung wird prüfen, ob zukünftig entsprechende
Daten geeigneter Kommunen erhoben und z.B. im Lagebericht des Jahresabschlusses als Ve r-
gleichswerte ausgewiesen werden sollten.
zu Punkt 7
Mit dem Antragspunkt 7 wird die Verwaltung aufgefordert, Daten zum Haushaltspl an der Folgejahre
(Priorisierte Investitionsliste, Teilergebnis und Teilfinanzpläne, den Zuschussbericht etc.) sowohl im
gängigen Tabellenkalkulationsformat (wie z.B. Excel) als auch in einem offenen Tabellenkalkulation s-
format bereit zu stellen.
Die Investitionslisten, die der jeweiligen Vorlage an den Rat beigefügt sind, sowie der Zuschussb e-
richt können z.B. den Fraktionsgeschäftsstellen und einzelnen Ratsmitgliedern bereits heute als
Excel-Dateien zur Verfügung gestellt werden.
Auch ist die Bereitstellung der (Teil-)Ergebnis- und (Teil-)Finanzpläne als Excel-Dateien grundsätzlich
möglich. Hierzu ist allerdings ebenso wie zur weitergehenden Forderung nach einem offenen Tabe l-
lenkalkulationsformat für „alle Daten aus SAP“ eine eingehende Prüfung erforderlich.
I.V.
gez.
Reinkemeier
Stadtkämmerer
Anlage
Antrag Nr. A -R/0018/2017 der CDU -Fraktion und der Fraktion Bündnis 90/Die Grünen/GAL
"Haushaltsberatungen verbessern"
A-R_0018_2017 Haushaltsberatungen verbessern
7280 Zeichen
Antrag an den Rat Nr. A-R/0018/2017 Bündnis 90/Die Grünen/GAL CDU Ratsfraktion Münster Ratsfraktion Münster Münster, 21.03.2017 Antrag Haushaltsberatungen verbessern Der Rat der Stadt Münster möge beschließen: 1. Investitionen für den Zeitraum des Finanzplans sollen im Zuge der Haushaltsplanberatung gesondert im Format einer „Investitionskonferenz“ beraten werden. Die Stadtverwaltung erstellt eine eigene Vorlage, in der die einzelnen Investitionsprojekte erläutert und priori- siert werden. 2. Die Steuerung des Haushalts soll über eine stärkere Budgetierung für die einzelnen Pro- duktgruppen erfolgen. Von der Stadtverwaltung erwartet der Rat, dass die Dezernatslei- tungen stärker als bisher innerhalb der Budgets Prioritäten bilden. 3. Der Stellenplan wird mit detaillierten Angaben zu Aufwendungen und Erträgen (z.B. Dritt- mittelfinanzierung) für jede Produktgruppe und unter Angabe der tatsächlichen Ist- Stellenbesetzung ausgewertet. 4. Die Stadtverwaltung unterbreitet einen Vorschlag, wie Zuschüsse an Dritte (nach grund- sätzlicher Notwendigkeit und Umfang) für den Rat nachvollziehbar fortlaufend überprüft werden. 5. Der Rat erwartet, dass sich die Einschätzung der Stadtverwaltung bezüglich der Eckpunkte von Ertrags- und Aufwandspositionen an den Ergebnissen der Vorjahre orientieren und größere Abweichungen bei den Planansätzen im Detail begründet werden. 6. Die Stadtverwaltung wertet Best-Practice-Beispiele anderer Städte aus, wie die politische Steuerung der Finanzwirtschaft verbessert werden kann. D ie Ergebnisse sollen bereits bei den Haushaltsplanberatungen 2018 berücksichtigt werde n. 7. Alle Daten aus SAP zum Haushaltsplan der Folgejahre (Priorisierte Investitionsliste, (Teil-) Ergebnis- und (Teil-) Finanzpläne, Zuschussbericht etc.) werden von der Verwaltung so- wohl im gängigen Tabellenkalkulationsformat (wie z.B. Excel) als auch in einem offenen Tabellenkalkulationsformat bereitgestellt. Bündnis 90/Die Grünen/GAL CDU-Fraktion im Rat der Ratsfraktion Münster Stadt Münster Begründung: Die Haushaltsberatungen sind ein wichtiges Instrument zur Steuerung der Stadt. Der Haus- halt enthält nicht nur Aufstellungen für die laufenden Aufwendungen und Erträge aller Art, sondern setzt beispielsweise über Investitionsbeschlüsse oder Sanierungsprogramme wichti- ge Impulse für Stadt und Bürgerinnen. Die Haushaltsberatungen der letzten Jahre waren durch unübersichtliche Nachträge, Veränderungen und Korrekturen geprägt. Die Transparenz des Haushalts litt unter den zahlreichen Veränderungsblättern wie auch unter der Verab- schiedung der Jahresrechnung des Vorjahres erst nach der Haushaltseinbringung. Dies er- schwerte die Beratungen des sehr umfangreichen Haushaltsplans für ehrenamtlich arbeitende Kommunalpolitiker und war auch für die Öffentlichkeit nicht transparent. Zu 1: Ein priorisiertes Investitionsprogramm (tabellarische Darstellung) soll die Notwendigkeit der Investition, die Investitionssumme, die Zeit der Planung, Realisierung und Umsetzung diffe- renziert für die kurz- und mittelfristige Finanzplanung darstellen. Bereits beschlossene aber noch nicht realisierte Vorhaben sollen im Sinne einer ganzheitlichen Investitionsplanung mit aufgeführt werden. Zu 2: Mit der stärkeren Nutzung des Instruments der Budgetierung sollen die Dezernatsleitungen die Möglichkeit bekommen, die einzelnen Haushaltsansätze bei den Produktgruppen flexibler nutzen und Entscheidungen über den Einsatz von Personal- und Sachkosten eigenständig treffen können. Die Stärkung der dezentralen Ressourcenverantwortung mit bedarfsgerech- ten, in zeitlicher und sachlicher Hinsicht selbstbestimmten Mitteleinsatz erhöht die Selbstver- antwortung. Die Verwaltung soll für die Nutzung des Instruments Rahmenregelungen erstellen und diese dem Finanzausschuss zum Beschluss vorlegen. Des Weiteren soll die Verwaltung einen Vorschlag für strategische Zielgrößen (Kennzahlen) vorlegen. Zu Punkt 3 sollen insbesondere folgende Fragen beantwortet werden: 1. Wie stellt die Verwaltung sicher, dass die tatsächliche Stellenbesetzung im Rahmen des Stellenplanes erfolgt bzw. damit die geplanten Personalkosten, unabhängig von Tarif- und Besoldungssteigerungen, nicht überschritten werden? 2. Stimmt die Anzahl der tatsächlichen Vollzeitäquivalente (VZA) Beschäftigten und der Stel- len im Stellenplan überein? Bei Überschreitung durch VZA gegenüber gezeigten Stellen im Stellenplan stellt sich die Frage, welche Aufgaben diese „Beschäftigten“ wahrnehmen. Bündnis 90/Die Grünen/GAL CDU-Fraktion im Rat der Ratsfraktion Münster Stadt Münster 3. Erhält der Stellen- bzw. Haushaltsplan Kennzahlen, die einen bestimmten Verwaltungs- standard ausweisen (z.B. maximale Wartezeit für AntragstellerInnen)? Wenn ja, wo und welche? 4. Wie ist die Wiederbesetzungspraxis bei absehbarem Ausscheiden eines/r Mitarbei- ters/Mitarbeiterin. Kommt es zu temporären Doppelbesetzungen und sind diese Mehr- kosten schon eingeplant? 5. Wie ist die Beförderungspraxis (auch im Vergleich zu anderen Kommunen)? Wie wirkt es sich finanziell aus, wenn es z.B. pro Jahr nur einen Beförderungstermin geben würde? 6. Wie lange sind Stellen im Durchschnitt vakant? Welche monetären Effekte erzielt die Per- sonalverwaltung mit einer verzögerten Wiederbesetzung der freien Stellen? 7. Welche Steuerungselemente ( z. B. Kennzahlen) nutzt die Verwaltung, um den Personal- kostenetat (zukünftig Personal- und Sachkostenbudget) nicht zu überschreiten (unterjäh- rig und dauerhaft)? 8. Werden alle Mehranforderungen von Personal der Fachämter im jeweiligen Stellenplan- entwurf aufgelistet? Gibt es Zielvereinbarungen („Steuerung durch Kennzahlen“), mit den produktgruppenverantwortliche Dezernatsleitungen die Kosten (Personal- und Sachkos- ten) bzw. die Ertragslage optimieren? 9. Gibt es Erfahrungen, wie sich Personalbedarfe durch telefon- und besucherfreie Zeiten, z.B. Schließen am Nachmittag, auswirken? Zu 4 Für die Beratung in den Fachausschüssen ist von der Verwaltung jeder Zuschuss differenziert zu erläutern, damit diese zuschussbezogen beraten können. Dabei sollen nicht nur neue An- träge, sondern alle laufenden Zuschüsse in den Fachausschüssen beraten werden. Zu 5 Von den Vorjahresergebnissen gravierend abweichende Planansätze bei Erträgen und Auf- wendungen einzelner Produktgruppen sollen von der Verwaltung differenziert erläutert wer- den. Zu 6 Die Kennzahlen im Haushaltsplan sind vielfach wenig aussagekräftig. Die Verwaltung wertet Best-Practice-Beispiele für politische Steuerung durch die Politik anderer Städte aus und schlägt dem Rat auf Grundlage dieser Auswertung Verbesserungen vor. Dabei ist auch zu Bündnis 90/Die Grünen/GAL CDU-Fraktion im Rat der Ratsfraktion Münster Stadt Münster prüfen, wie die hohe Zahl gegenwärtig vorhandener Kennzahlen verringert werden kann. Die vom Rat beschlossenen 17 Ziele für nachhaltige Entwicklung „Globale nachhaltige Kommune“ mit ihren 169 Unterzielen sollten dabei berücksichtigt werden. Zu 7 Offenes Dateiformat wegen Förderung von „open data“. gez. Otto Reiners Stefan Weber und Fraktion und Fraktion
Beratungsverlauf (1)
Beschluss: einstimmig beschlossen
Zur SitzungDetails
- Aktenzeichen
- V/0317/2018
- Typ
- Vorlagen
- Datum
- 12.04.2018
- Erstellt
- 06.10.2020 14:37