Anmietung einer weiteren Magazinetage im ehemaligen Landesarchivs NRW in Düsseldorf.

Die Oberbürgermeisterin 
Dezernat, Dienststelle 
VII/44 
 
Vorlagen-Nummer 
 0938/2017 
Freigabedatum19.04.2017 
  
Beschlussvorlage zur Behandlung in öffentlicher Sitzung 
Betreff 
Anmietung einer weiteren Magazinetage im ehemaligen Landesarchivs NRW in Düsseldorf. 
Beschlussorgan 
Ausschuss Kunst und Kultur 
Gremium Datum 
 
Beschluss: 
Der Ausschuss erkennt den Bedarf zur Anmietung einer weiteren Magazinetage im ehemaligen Lan-
desarchivs NRW in Düsseldorf für das Historische Archiv der Stadt Köln an. 
Entsprechende Aufwandsermächtigungen sind im Haushaltsplan 2016/2017 (einschließlich der mittel-
fristigen Finanzplanung) im Teilergebnisplan 0412 – Historisches Archiv, Teilplanzeile 16 – sonstige 
ordentliche Aufwendungen, enthalten.  
 
Alternative: 
Der Ausschuss Kunst und Kultur lehnt die Anmietung weiterer Magazinkapazitäten ab. 
 
Ausschuss Kunst und Kultur 02.05.2017

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Haushaltsmäßige Auswirkungen 
 Nein 
 Ja, investiv Investitionsauszahlungen         € 
  Zuwendungen/Zuschüsse  Nein  Ja            % 
 Ja, ergebniswirksam Aufwendungen für die Maßnahme  61.217,00€ 
  Zuwendungen/Zuschüsse  Nein  Ja            % 
Jährliche Folgeaufwendungen (ergebniswirksam): ab Haushaltsjahr: 2018 
a) Personalaufwendungen          € 
b) Sachaufwendungen etc.          € 
c) bilanzielle Abschreibungen   siehe Finanzierung € 
Jährliche Folgeerträge (ergebniswirksam): ab Haushaltsjahr:       
a) Erträge          € 
b) Erträge aus der Auflösung Sonderposten         € 
Einsparungen: ab Haushaltsjahr: 2017 
a) Personalaufwendungen          € 
b) Sachaufwendungen etc.    siehe Finanzierung      € 
Beginn, Dauer        
 
 
Begründung: 
Nach der Einsturzkatastrophe im März 2009 wurde das Archivgut notfallmäßig bundesweit in anderen 
Archiven eingelagert. Diese sog. Asylarchive sollten bis zur Fertigstellung des Neubaus genutzt wer-
den. Damals wurde davon ausgegangen, dass der Neubau 2015 bezogen werden konnte. 
 
Dadurch, dass die Archive den Lagerraum nach und nach selbst benötigen, mussten die meisten 
Asylarchive inzwischen schon vollständig geräumt und die Archivalien zurückgeholt werden. Aktuell 
steht die Räumung des Asylarchivs Brauweiler aus, die in den nächsten Wochen durchgeführt wird. 
Für die Lagerung dieser Archivalien wurden in 2015 drei Etagen im ehemaligen Landesarchivs NRW 
in Düsseldorf angemietet.  
Der Flächenbedarf aller Anmietungen war aufgrund bekannten und geschätzten Bedarfe berechnet. 
Es haben jedoch größere ungeplante unaufschiebbare Übernahmen aus einigen Ämtern und beson-
ders die Übernahme des kompletten Meldearchivs stattgefunden. Zusätzlich benötigt auch das Archiv 
des Erzbistums seine vom Kölner Archiv bisher angemieteten Flächen für die Einlagerung eigener 
Archivalien, so dass auch diese Flächen sukzessive zu räumen sind. Zudem soll eine nach dem Ein-
sturz als Notlösung angemietete Lagerfläche bei einer Kunstspedition aufgelöst werden, da ein Zugriff 
auf das dort gelagerte Archivgut erschwert ist. 
Eine Bearbeitung für die spätere Nutzung der Archivalien ist dort nicht möglich. 
Damit stehen für die Einlagerung des vorhandenen Archivgutes und für die Übernahme weiteren 
Schriftgutes keine Flächen mehr zur Verfügung, bis der Archivneubau bezogen werden kann. 
Um weiterhin sowohl bei der Bewältigung der Einsturzfolgen, wie auch bei der Übernahme städtischer 
Unterlagen – eine Pflichtaufgabe gemäß Archivgesetz NRW - arbeitsfähig zu bleiben, muss eine wei-
tere Etage im ehemaligen Landesarchivs NRW in Düsseldorf angemietet werden. 
Diese soll, entsprechend den Anforderungen der Versicherung, an die vorhandene Einbruchmeldean-
lage (EMA) angeschlossen werden. Die vorhandene VDS-genormte Einbruchmeldeanlage im Stand-
ort Düsseldorf entspricht voll und ganz den Anforderungen der Versicherung und ist auf eine ständig 
besetzte Leitstelle der Stadt Köln aufgeschaltet.

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Die hierfür entstehenden Miet- und EMA-Anschlusskosten belaufen sich auf insgesamt rund 428.519 
Euro für die Mietzeit voraussichtlich vom 01.07.2017 bis zum Einzug in den Neubau Ende 2020.  
Den Mietkosten steht eine jährliche Einsparung gegenüber, da im Gegenzug angemietete Lagerflä-
chen im Kunstlager aufgegeben werden sollen. Einmalig werden Umzugskosten von Hasenkamp 
nach Düsseldorf entstehen. 
 
Finanzierung: 
 
 
bisher geplante 
Kosten für die 
Kunstspedition ab 
07/2017 
Anmietung einer 
weiteren Magazi-
netage ab 07/2017 Einsparungen: 
ab Mitte 2017 105.000,00 € 61.217,00 € Umzugskosten 
2018 210.000,00 € 122.434,00 € 87.566,00 € 
2019 210.000,00 € 122.434,00 € 87.566,00 € 
2020 214.000,00 € 122.434,00 € 91.566,00 € 
Gesamt: 739.000,00 € 428.519,00 € 266.698,00 € 
 
Bei der Anmietung einer zusätzlichen Magazinetage in Düsseldorf handelt es sich um die günstigste 
Variante der Einlagerung von Beständen des Historischen Archivs, die mit dem Bezug des Neubaus 
Ende 2020 beendet wird. Dabei wird von dem jetzigen Stand der Neubauplanung ausgegangen. Falls 
es zu den Verzögerungen mit der Fertigstellung des Neubaus kommen sollte, wird der Anmietungsbe-
trag pro Monat ca. 8.900 Euro kosten. 
 
Der Vermieter Bau- und Liegenschaftsbetrieb NRW (BLB NRW) hat das Mietangebot für die Magazin-
fläche von 802,11 qm zu den gleichen Konditionen wie bei der bisherigen Anmietung am 05.04.2017 
unterbreitet. (8,50 Euro Kaltmiete, 2,60 Euro Nebenkosten). 
Die Refinanzierung der Kosten für den Anschluss an die EMA i.H.v. insgesamt 60.270 Euro erfolgt 
monatlich in Höhe von 1,62 Euro/1qm bis zur vollständigen Rückzahlung voraussichtlich Ende 2019. 
Der Mietpreis von BLB NRW für die mit mechanischen Regalanlagen und Klimaanlagen ausgestatte-
ten Magazine beträgt 8,50 Euro/m²/monatlich, ist marktüblich und entspricht den im Mietspiegel für 
Büro- und Gewerberäume der IHK Düsseldorf aufgeführten Mietpreisen. 
 
Das Rechnungsprüfungsamt hat den Bedarf am 09.03.2017 anerkannt und der Fachbeirat hat die 
Maßnahme in seiner Sitzung am 06.04.2017 ausdrücklich befürwortet. 
 
Die Anmietung der Magazinflächen im ehemaligen Landesarchiv ist auf Grund der technischen Anla-
gen (erforderliche Klimatisierung; EMA), der Raumkapazitäten, der Anlieferung und der direkten An-
bindung geeigneter Arbeitsräume alternativlos und sichert die Arbeitsfähigkeit des Historischen Ar-
chivs bis zum Bezug des Neubaus. 
 
Zusammenfassend ist die Anmietung einer weiteren Magazinetage in Düsseldorf dringend, notwendig 
und nicht aufschiebbar.