Künftige Organisationsform des Amtes für Liegenschaften und des Amtes für Gebäudemanagement

V/0757/2007 
DER OBERBÜRGERMEISTER 
Personal- und Organisationsamt 
 
 
 
 
 
 
 
 
Betrifft 
 
Künftige Organisationsform des Amtes für Liegenschaften und des Amtes für 
Gebäudemanagement 
 
 
 
Beratungsfolge 
 
 
16.10.2007 Ausschuss für Umweltschutz und Bauwesen Vorberatung 
16.10.2007 Ausschuss für Personal, Recht und Ordnung Vorberatung 
23.10.2007 Ausschuss für Finanzen, Beteiligungen und Liegenschaften Vorberatung 
24.10.2007 Hauptausschuss Vorberatung 
24.10.2007 Rat Entscheidung
 
 
Beschlussvorschlag: 
I.  Sachentscheidung: 
 
1.   Es wird zur Kenntnis genommen, dass das Amt für Liegenschaften und das Amt für Ge-
bäudemanagement noch im Jahr 2007 zusammengelegt werden. 
 
2.  Die Verwaltung wird beauftragt, die Voraussetzungen dafür zu schaffen, dass das zusammen 
gefasste Amt für Liegenschaften / Amt für Gebäudemanagement zum 01.01.2009 in eine ei-
genbetriebsähnliche Einrichtung überführt werden kann. 
 
II.  Kosten/Folgekosten: 
 
.  Der Rat nimmt zur Kenntnis, dass mit der Überführung des Amtes in eine eigenbetriebsähnli-
che Einrichtung einmalige Umstellungsaufwendungen (Umstellung des Rechnungswesens, 
Erstattung Eröffnungsbilanz etc.) von bis zu 100 T € entstehen werden, die im Haushaltsplan 
2008 zur Verfügung zu stellen sind.  
 
III.  Mittelbereitstellung/Finanzierung: 
 
    Die notwendigen Aufwendungen werden im Teilergebnisplan nach heutigem Planungsstand 
bei der Produktgruppe 01.08 (Personal- und Organisationsmanagement), Zeile 16 (sonstige 
ordentliche Aufwendungen) veranschlagt.  
 
 
 
 
Begründung: 
Vorlagen-Nr.: 
V/0757/2007 
Auskunft erteilt: 
Herr  Goerke 
Ruf: 
492 11 00 
E-Mail: 
Goerke@stadt-muenster.de  
Datum: 
20.09.2007 
Öffentliche Beschlussvorlage

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V/0757/2007 
 
1.  Ausgangslage 
 
1.1 Einführung eines Zentralen Gebäudemanagements
 
 
Seit dem 01.04.2003 nimmt das zu dies em Zeitpunkt gegründete Amt für Gebäudemana-
gement die wesentlichen gebäudewirtschaftlichen Aufgaben innerhalb der Stadtverwaltung 
Münster gebündelt wahr. Den politischen Gremien wurde dazu mit der Vorlage 82/2003 be-
richtet. 
Wirtschaftlichkeit und Nutzerorientierung der Leistungserbringung sind die vorrangigen 
Handlungsmaxime, an denen die Optimierung der Gebäudewirtschaft und die Weiterent-
wicklung des Gebäudemanagements seitdem ausgerichtet sind. 
 
1.2 Haushaltskonsolidierung / Rödl-Bericht
 
 
Im Abschlussbericht der Firma Rödl & Partner GbR zur Konsolidierung des städt. Haus-
halts vom 24.07.2006 wird mit der Maßnahme Nr. 222 die Zusammenlegung des Amtes für 
Gebäudemanagement und des Amtes für Liegenschaften vorgeschlagen. 
 
Die Bündelung von Gebäude- und Liegenschaftsmanagement zu einem integrierten Immo-
bilienmanagement führt Geschäftsprozesse zur Beschaffung,  Flächenbevorratung (Portfo-
lio), Bewirtschaftung, Wahrnehmung der Eigentümerfunktion, Investitionen und Desinvesti-
tionen und die damit verbundenen Verantwortlichkeiten in einer Organisationseinheit zu-
sammen. Damit können Abstimmungsprozesse vereinfacht und immobilienbezogene Ent-
scheidungen vereinheitlicht werden.  Die Nutzerämter haben den Vorteil, dass in Immobi-
lienangelegenheiten – unabhängig vom konkreten Anlass und unabhängig von der Immobi-
lienkategorie – grundsätzlich nur eine Organisationseinheit zentraler Ansprechpartner ist.     
 
Der Umsetzung der Maßnahme Nr. 222 ist im Zuge der Beratung der „Rödl-Vorschläge“ 
durch den Rat zugestimmt worden. Nach der bisherigen Planung der Verwaltung sollte die-
se Organisationsmaßnahme mit dem altersbedingten Ausscheiden des derzeitigen Leiters 
des Amtes für Gebäudemanagement zum 01.05.2008 umgesetzt werden.  
 
1.3 Vakanz bei der Leitung des Amtes für Liegenschaften 
 
 
Die Position der Leitung des Amtes für Liegenschaften ist seit dem 01.05.2007 auf Grund 
des Ausscheidens der Amtsleitung wegen Rentenbezugs vakant; zuvor konnte die Leitung 
des Amtes für Liegenschafen bereits seit Juli 2005 krankheitsbedingt nicht wahrgenommen 
werden.  
 
Im zwischenzeitlich erfolgten externen Ausschreibungsverfahren konnte die Stelle, deren 
Inhaberin bzw. Inhaber zugleich die zukünftige Leitung des zusammengelegten Amtes für 
Liegenschaften / Amtes für Gebäudemanagement wahrnehmen soll, nicht neu besetzt wer-
den.  
 
Aufgrund des Ratsbeschlusses vom 29.08.2007 soll eine erneute Ausschreibung der Stelle 
mit Hilfe eines Personalberatungsunternehmens erfolgen. Das Verfahren wurde inzwischen 
eingeleitet. 
 
 
2. Nächste Schritte 
 
2.1 Zusammenlegung des Amtes für Liegenschaften und des Amtes für Gebäudemanagement

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Angesichts der weiter andauernden Vakanz der Amtsleitungsposition des Amtes für Lie-
genschaften spricht sich die Verwaltung dafür aus, das Amt für Liegenschaften und das 
Amt für Gebäudemanagement kurzfristig – d.h. noch im Jahr 2007 – unter der Gesamtlei-
tung des derzeitigen Leiters des Amtes für Gebäudemanagement zusammen zu legen.  Die 
Zusammenlegung erfolgt zunächst ggf. in Form einer „Startorganisation“, die der künftigen 
Amtsleitung ausreichend Möglichkeiten belässt, die Struktur weiter zu entwickeln. 
 
Dieses Vorgehen und die damit für die nächsten Monate geklärte Führungsfrage bietet die 
beste Gewähr, das erforderliche Zusammenwachsen beider Ämter bereits vor der Neube-
setzung der Amtsleitungsposition zu intensivieren.  
 
2.2 Eigenbetriebsähnliche Einrichtung
 
 
Bereits in der Berichtsvorlage 82/2003 wurde die zunächst gewählte Organisationsform als 
„vorläufig („Startorganisation“) und als laufend zu optimieren“ beschrieben. Im Jahr 2003 
wurde auch deshalb auf die Einrichtung einer eigenbetriebsähnlichen Einrichtung verzich-
tet, da damit z.B. zusätzliche finanzielle Belastungen durch die dann notwendige Bildung 
von Pensionsrückstellungen eingetreten wären. Mit der Einführung des Neuen Kommuna-
len Finanzmanagements (NKF) hat dieses Ar gument keine Bedeutung mehr, da im NKF-
Haushalt ohnehin Pensionsrückstellungen auszuweisen sind.   
 
Die Gebäude- und Immobilienmanagementeinrichtungen werden in vielen Großstädten als 
eigenbetriebsähnliche Einrichtung geführt.  
 
Hintergrund dabei ist regelmäßig, dass in dieser Rechtsform Vorteile für die Eigenständig-
keit und Flexibilität des Immobilienmanagements und für die gewünschte Kostentranspa-
renz bzgl. der Flächeninanspruchnahme gesehen werden.  
 
Die Umsetzung des „Vermieter-Mieter-Modells“ mit einer haushalterisch selbständigen ei-
genbetriebsähnlichen Einrichtung „Immobilienmanagement“ führt dazu, dass zwischen dem 
städtischen Kernhaushalt (Mieter-Seite) und dem Wirtschaftsplan der eigenbetriebsähnli-
chen Einrichtung (Vermieter-Seite) echte Zahlungen geleistet und abgebildet werden und 
damit die durch Flächeninanspruchnahme bedingten Aufwände zwar nicht höher, jedoch 
sichtbarer werden als im bisherigen System der internen Leistungsverrechnung.  
 
Damit ist zugleich die Erwartung verbunden, dass das Kostenbewusstsein bei allen Ver-
antwortlichen steigt und notwendige Entscheidungen zur Flächenoptimierung erleichtert. 
 
Auch im Rödl-Gutachten (Maßnahme Nr. 223) wi rd vorgeschlagen, das künftige Immobi-
lienmanagement als eigenbetriebsähnliche Einrichtung zu führen. Der Umsetzung dieser 
Maßnahme ist im Zuge der Beratung der „Rödl-Vorschläge“ durch den Rat zugestimmt 
worden. 
 
 Erfahrungsgemäß verursacht insbesondere die Umstellung des Rechnungswesens auf die 
Belange des Eigenbetriebes zusätzliche Kosten im IT-Bereich. Diese fallen beim städti-
schen IT-Dienstleister citeq an und sind diesem zu erstatten. Bei dem Betrag von 100 T € 
handelt es sich um eine erste grobe Schätzung. Die Verwaltung geht davon aus, dass die-
ser Betrag im Rahmen der weiteren Prüfungen noch unterschritten werden kann.   
 
Nicht zuletzt auch zur Schaffung von Klarheit für das neue Verfahren zur Auswahl des künf-
tigen Leiters „Immobilienmanagement“ schlägt die Verwaltung vor, bereits jetzt die Festle-
gung zu treffen, das zusammengelegte Amt für Liegenschaften / Amt für Gebäudemana-
gement zum 01.01.2009 in eine eigenbetriebsähnliche Einrichtung zu überführen. Damit 
können sich die Kandidatinnen und Kandidaten für die neue Führungsfunktion zum einen 
darauf einstellen, zum anderen können sie den Umstellungsprozess noch aktiv mit gestal-
ten.

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V/0757/2007 
 
 
 
In Vertretung 
 
gez. 
Dr. Heinrichs