EDW - Beteiligungskodex - Entsprechenserklärung 2016 Eigenbetrieb Darmstädter Werkstätten und Wohneinrichtungen

- 2 - 
 
Magistratsvorlage 
 
Eingang Magistrats - 
geschäftsstelle:  
21.06.2017 
an den Magistrat  
   zur Kenntnis 
   zur Beschlussfassung  
 
Beteiligt vor 
Magistratsbeschlussfassung:  
Dezernat V an die Stadtverordnetenversammlung  
   OBW zur Befassung  
   zur Kenntnis 
   zur Beschlussfassung  
   zur abschließenden Beschluss - 
       fassung Fachausschuss  
 
 
Amt: Eigenbetrieb 
Darmstädter Werkstätten   OBW bei abschl. 
Beschlussfassung Magistrat  
Behandlung in  
öffentl. Sitzung  
Ja 
 
Nein 
 
Verteiler: 
V 519 
 
Stvv 
 
 
 
Ja 
 
Nein  
 
Vorlage-Nr. 2017/0185 
 
Magistratsbeschluss -Nr. 
229 
 
Internetfähig     
 
Produkt-Nr.:       
Kostenstelle:        Investitionsnummer:        
Kostenträger:        Sachkonto:       
 
Betreff: EDW - Beteiligungskodex - Entsprechenserklärung 2016  
Eigenbetrieb Darmstädter Werkstätten und Woh neinrichtungen  
 
Vorlage vom: 09.06.2017  
 
Beschlussvorschlag : 
 
Der Magistrat nimmt den Beschluss der Betriebskommission des EDW vom 08.06.2017, 
bezüglich der Vorlage vom 18. Mai 2017 (EDW Vorlage 02/2017), zur Kenntnis und leitet die 
Vorlage zur Kenntnis nahme an die Stadtverordnetenversammlung weiter.  
 
 
Anlagen: EDW - BK 20170518 TOP 9 - Vorlage 02-2017 Beteiligungkodex -
Entsprechenserklärung 2016 (2)  
EDW - BK 20170518 TOP 9 - Beteiligungskodex -Entsprechenserklaerung 2016 
(Stand 08.06.2017)

- 3 - 
 
Datenschutzrelevante Anlage:   
 
Folgekosten:    Ja    Nein 
 
Beschluss des Magistrats vom 28.06.2017 
 
Der Magistrat nimmt die Vorlage zur Kenntnis.

Begründung zur Magistratsvorlage 2017/0185 vom 09.06.2017  
 
Der Magistrat nimmt den Beschluss der  Betriebskommission des EDW vom 08.06.2017, 
bezüglich der Vorlage vom 18. Mai 2017 (EDW Vorlage 02/2017), zur Kenntnis und leitet die 
Vorlage zur Kenntnisnahme an die Stadtverordnetenversammlung weiter.  
 
 
Darmstadt, 09.06.2017  
 
Dezernat V 
 
 
 
Barbara Akdeni z 
Stadträtin

Magistratsvorlage 
 
Eingang Magistrats - 
geschäftsstelle:  
21.06.2017 
an den Magistrat  
   zur Kenntnis 
   zur Beschlussfassung  
 
Beteiligt vor 
Magistratsbeschlussfassung:  
Dezernat V an die Stadtverordnetenversammlung  
   OBW zur Befassung  
   zur Kenntnis 
   zur Beschlussfassung  
   zur abschließenden Beschluss - 
       fassung Fachausschuss  
 
 
Amt: Eigenbetrieb 
Darmstädter Werkstätten   OBW bei absc hl. 
Beschlussfassung Magistrat  
Behandlung in  
öffentl. Sitzung  
Ja 
 
Nein 
 
Verteiler:  
 
 
Ja 
 
Nein  
 
Vorlage-Nr. 2017/0185 
 
Magistratsbeschluss -Nr. 
  
 
Internetfähig     
 
Produkt-Nr.:       
Kostenstelle:        Investitionsnummer:        
Kostenträger:        Sachkonto:       
 
Betreff: EDW - Beteiligungskodex - Entsprechenserklärung 2016  
Eigenbetrieb Darmstädter Werkstätten und Woh neinrichtungen  
 
Vorlage vom: 09.06.2017  
 
Beschlussvorschlag : 
 
Der Magistrat nimmt den Beschluss der Betriebskommission des EDW vom 08.06.2017, 
bezüglich der Vorlage vom 18. Mai 2017 (EDW Vorlage 02/2017), zur Kenntnis und leitet die 
Vorlage zur Kenntnis nahme an die Stadtverordnetenversammlung weiter.  
 
 
Anlagen: EDW - BK 20170518 TOP 9 - Vorlage 02-2017 Beteiligungkodex -
Entsprechenserklärung 2016 (2)  
EDW - BK 20170518 TOP 9 - Beteiligungskodex -Entsprechenserklaerung 2016 
(Stand 08.06.2017)  
 
Datenschutzrelevante Anlage:

- 2 - 
 
Folgekosten:    Ja    Nein 
 
 
Beschluss des Magistrats vom

- 3 - 
 
Begründung zur Magistratsvorlage 2017/0185 vom 09.06.2017  
 
Der Magistrat nimmt den Beschluss der  Betriebskommission des EDW vom 08.06.2017, 
bezüglich der Vorlage vom 18. Mai 2017 (EDW Vorlage 02/2017), zur Kenntnis und leitet die 
Vorlage zur Kenntnisnahme an die Stadtverordnetenversammlung weiter.  
 
 
Darmstadt, 09.06.2017  
 
Dezernat V 
 
 
 
Barbara Akdeni z 
Stadträtin

Darmstädter Beteiligungskodex
vom 13.09.2012 in der Fassung vom 16.10.2014
Entsprechenserklärung
für das Geschäftsjahr
2016
Name der Beteiligung
Eigenbetrieb Darmstädter Werkstätten und Wohneinrichtungen
Beschluss durch Geschäftsleitung am
 8. Juni 2017
Beschluss durch Aufsichtsgremium am
 8. Juni 2017
1/15

Entsprechenserklärung
Die Entsprechenserklärung soll über den Stand der Umsetzung der nachstehenden Empfehlungen
für eine verantwortungsbewusste und nachhaltige Unternehmensführung im Sinne von
Unternehmensleitung, -steuerung und -transparenz Auskunft geben. Die Beteiligungen können von
den Empfehlungen abweichen, haben dies jedoch transparent zu machen und zu erläutern. In der
jährlich von der Geschäftsleitung und, sofern vorhanden, gemeinsam mit dem Aufsichtsgremium
abzugebenden Entsprechenserklärung ist zu bestätigen, dass den Empfehlungen des Darmstädter
Beteiligungskodex im vorangegangenen Berichtszeitraum entsprochen wurde bzw. mit Begründung
zu erläutern, in welchen Punkten hiervon abgewichen wurde („comply or explain“). Bei Erläuterung
der Abweichung ist auch darüber zu informieren, ob künftig eine Änderung angestrebt wird. Eine
begründete Abweichung von einer Kodexempfehlung kann im Interesse einer guten
Unternehmensführung liegen.
Das Beteiligungsmanagement wird die Entsprechenserklärungen aller Beteiligungen, die ihm im
Rahmen der jährlichen Berichterstattung für den Beteiligungsbericht von den Unternehmen zu
überlassen sind, auswerten, in komprimierter Form im Beteiligungsbericht veröffentlichen und im
Magistrat der Wissenschaftsstadt Darmstadt im Rahmen der Vorstellung des Beteiligungsberichts
präsentieren. Die Veröffentlichung umfasst nicht solche Erläuterungen zu Abweichungen vom
Kodex, die seitens der Aussteller einer Entsprechenserklärung in dieser als im
Unternehmensinteresse geheimhaltungsbedürftig gekennzeichnet sind. Den Unternehmen wird
empfohlen, auf Nachfrage die aktuelle Entsprechenserklärung zur Verfügung zu stellen bzw. auf
ihrer Homepage – soweit eine solche vorhanden ist – zu veröffentlichen.
2/15

Teil A
A Aufsichtsgremium
Als Aufsichtsgremium gelten im Folgenden Aufsichtsrat, Verwaltungsrat, Betriebskommission und
Zweckverbandsversammlung.
 Die Beteiligung hat kein Aufsichtsgremium. Dementsprechend ist der Abschnitt A der
Entsprechenserklärung nicht relevant. 
1 Zusammenfassung
X  1.1 Mitglieder des Aufsichtsgremiums sollen über die zur ordnungsgemäßen Wahrnehmung der
Aufgaben erforderlichen Kenntnisse, Fähigkeiten und fachlichen Erfahrungen verfügen oder sich
diese durch angebotene Schulungen und Informationsveranstaltungen für Mitglieder von
Aufsichtsgremien aneignen bzw. diese vertiefen. 
X  1.2 Dem Aufsichtsgremium sollen keine ehemaligen Mitglieder der Geschäftsleitung angehören.
Falls davon abgewichen wird, dürfen ehemalige Mitglieder der Geschäftsleitung frühestens 3
Jahre nach Beendigung ihrer Geschäftsleitungstätigkeit dem Aufsichtsgremium angehören. 
X  1.3 Bei der Zusammensetzung des Aufsichtsgremiums soll auf eine Beteiligung von Frauen und
Männern zu gleichen Anteilen hingewirkt werden.
Hinweis: Fand im Geschäftsjahr keine Änderung der Zusammensetzung des Aufsichtsgremiums statt, wird die Empfehlung als erfüllt angesehen. 
X  1.4 Insgesamt sollen von einem Mitglied des Aufsichtsgremiums maximal 5 Mandate in
Aufsichtsgremien unmittelbarer und mittelbarer Beteiligungen der Wissenschaftsstadt Darmstadt
wahrgenommen werden.
Ausnahme: Dezernenten und Dezernentinnen der Wissenschaftsstadt Darmstadt und Vertreter/innen des Beteiligungsmanagements sowie
Vertreter/innen des Landkreises Darmstadt-Dieburg. 
X  1.5 Sachverständige oder Auskunftspersonen sollen vom Vorsitzenden / der Vorsitzenden des
Aufsichtsgremiums nur zu einzelnen Gegenständen und auf den erforderlichen Umfang
beschränkt hinzugezogen werden.
Ausnahme: Teilnahme des Beteiligungsmanagements auf Wunsch des Beteiligungsdezernenten / der Beteiligungsdezernentin und
Prokuristen/Prokuristinnen, Bereichsleiter/innen und Juristen/Juristinnen o. a. des Unternehmens mit Zustimmung des Aufsichtsgremiums. 
X  1.6 Die Vertreterinnen / die Vertreter der Wissenschaftsstadt Darmstadt und der Stadtwirtschaft
sollen ihr Mandat niederlegen, wenn sie das Amt, das Grundlage für ihre Wahl oder Entsendung
in das Überwachungsorgan war, nicht mehr ausüben. 
3/15

2 Aufgaben und Zuständigkeiten
X  2.1 Die Satzung soll bestimmen, dass die Anteilseignerversammlung auch die Mitglieder des
Aufsichtsgremiums entlasten soll (entsprechend AktG).
Ausnahme: Eigenbetriebe, Zweckverbände. Die Empfehlung wird hier als erfüllt angesehen. 
X  2.2 Das Aufsichtsgremium soll über eine Geschäftsordnung verfügen. 
X  2.3 Das Aufsichtsgremium soll der Geschäftsleitung eine Geschäftsordnung geben, die
insbesondere die Ressortzuständigkeiten einzelner Geschäftsleitungsmitglieder, die der
Gesamtgeschäftsleitung vorbehaltenen Angelegenheiten sowie die erforderliche
Beschlussmehrheit bei Geschäftsleitungsbeschlüssen (Einstimmigkeit oder Mehrheitsbeschluss)
regelt. Die Geschäftsleitung kann dazu dem Aufsichtsgremium ggf. einen Vorschlag unterbreiten.
Ausnahme: Eigenbetriebe. Die Empfehlung wird hier als erfüllt angesehen. 
X  2.4 Sofern nicht bereits die Satzung entsprechende Regelungen enthält, soll das
Aufsichtsgremium bestimmen, dass bestimmte Arten von Geschäften oder Maßnahmen, die die
Vermögens-, Finanz- und Ertragslage des Unternehmens wesentlich verändern oder verändern
können, nur mit seiner vorherigen Zustimmung vorgenommen werden dürfen. Der
Zuständigkeitskatalog soll in der Geschäftsordnung der Geschäftsleitung festgelegt werden und
in regelmäßigen Abständen auf Zweckmäßigkeit und Praktikabilität überprüft werden. 
4/15

X  2.5 Sofern nicht bereits die Satzung entsprechende Regelungen enthält, soll das
Aufsichtsgremium unter Festlegung geeigneter Wertgrenzen für die jeweilige Gesellschaft in der
Geschäftsordnung für die Geschäftsleitung bestimmen, dass folgende Geschäfte seiner
vorherigen Zustimmung bedürfen:
1. Änderung der Grundsätze der Geschäftspolitik und wesentliche Änderung oder
Erweiterung der Geschäftsfelder, sofern nicht ohnehin geltendes Recht,
2. Verabschiedung der Unternehmensplanung bestehend aus einer Erfolgs-, Bilanz-,
Investitions*-, Kapitalfluss- sowie Personalplanung sowie wesentliche Änderungen der
Unternehmensplanung,
3. Geplante Investitionen*, Desinvestitionen und Finanzierungsmaßnahmen ab einer Höhe
von ____ EUR bedürfen zusätzlich der Einzelzustimmung des Aufsichtsrates,
4. Investitionen*, Desinvestitionen und Finanzierungsmaßnahmen ab einer Höhe von ____
EUR, die nicht in den Planungen des Unternehmens enthalten sind,
5. Errichtung, Erwerb, Veräußerung oder Auflösung von Unternehmen oder von
Beteiligungen an Unternehmen,
6. Abschluss, Änderung und Beendigung von Unternehmensverträgen im Sinne des § 291
ff. AktG (Ausnahme Eigenbetrieb und Zweckverband),
7. Bestellung von Sicherheiten für Dritte, wie zum Beispiel Grundsicherheiten, Bürgschaften
oder Patronatserklärungen ab einer Höhe von ____ EUR,
8. Einleitung von Rechtsstreitigkeiten mit einem Gegenstandswert von über ____ EUR,
9. Verzicht auf fällige Ansprüche und Abschluss von Vergleichen ab einer Höhe von ____
EUR,
zusätzlich bei einschlägigen Beteiligungsverhältnissen:
10. Erteilung von Prokuren und Generalvollmachten,
11. Stimmabgabe in Gesellschafterversammlungen von unmittelbaren
Mehrheitsbeteiligungen, sofern sie für die Gesellschaft oder die unmittelbare Beteiligung
von wesentlicher Bedeutung sind, (Ausnahme Zweckverband),
12. Aufstellung von strategisch relevanten Konzernrichtlinien.
*Zu den Investitionen zählen die Zugänge zu den immateriellen Vermögensgegenständen, Sachanlagen und Finanzanlagen. Dazu zählen auch
die Gewährung von langfristigen Darlehen sowie Grundstücksgeschäfte. 
X  2.6 Je nach Unternehmensgegenstand und Lage des Unternehmens soll das Aufsichtsgremium
weitere zustimmungsbedürftige Geschäfte und Maßnahmen beschließen. Handlungsmaxime ist
hierbei, Risiken für das Unternehmen und – soweit möglich – auch für die Wissenschaftsstadt
Darmstadt zum frühestmöglichen Zeitpunkt zu erkennen und abzuwenden.
Hinweis: Wenn seitens der Wissenschaftsstadt Darmstadt keine Hinweise vorliegen, dass ein Widerspruch gegeben ist, wird die Empfehlung als
erfüllt angesehen. 
5/15

X  2.7 Das Aufsichtsgremium soll die Informations- und Berichtspflichten der Geschäftsleitung an
das Aufsichtsgremium eindeutig festlegen.
Hinweis: Siehe auch Abschnitt B Geschäftsleitung / 2.3. Liegt eine Geschäftsordnung für den Aufsichtsrat vor, wird diese Empfehlung als erfüllt
angesehen. 
X  2.8 Das Aufsichtsgremium soll die in der Regel schriftlich abzufassenden Informationen und
Berichte von der Geschäftsleitung einfordern, intensiv würdigen, dazu in Sitzungen Stellung
nehmen und in einen intensiven Dialog mit der Geschäftsleitung treten. 
X  2.9 Das Aufsichtsgremium soll im Rahmen seiner Überwachungsfunktion darauf achten, dass
die operativen Ziele, die das Unternehmen verfolgt, den strategischen Zielen der
Wissenschaftsstadt Darmstadt nicht widersprechen, soweit dem vorrangige
Unternehmensinteressen nicht entgegenstehen.
Hinweis: Wenn seitens der Wissenschaftsstadt Darmstadt keine Hinweise vorliegen, dass ein Widerspruch gegeben ist, wird die Empfehlung als
erfüllt angesehen. 
X  2.10 Das Aufsichtsgremium soll sich – im Rahmen der gesetzlichen Möglichkeiten – aktiv für die
Umsetzung des Darmstädter Beteiligungskodex einsetzen. 
 2.11 Jedes Mitglied des Aufsichtsgremiums soll in einem Geschäftsjahr mindestens an der Hälfte
der Sitzungen des Aufsichtsgremiums teilnehmen. 
Begründung für Abweichung:
Zwei BK Mitglieder haben nicht an der Hälfte der Sitzungen teilgenommen
X  2.12 Sofern im Aufsichtsgremium Ausschüsse gebildet wurden, dienen diese der effektiven
Vorbereitung der Aufsichtsgremiumssitzung und sollen keine Entscheidungskompetenz haben.
Hinweis: Diese Empfehlung gilt nicht für Beteiligungen, die keine Ausschüsse haben. Die Empfehlung wird dann als erfüllt angesehen. 
X  2.13 Ausschüsse sollen in der Aufsichtsgremiumssitzung über die Ausschussarbeit berichten.
Hinweis: Diese Empfehlung gilt nicht für Beteiligungen, die keine Ausschüsse haben. Die Empfehlung wird dann als erfüllt angesehen. 
X  2.14 Das Aufsichtsgremium soll gemeinsam mit der Geschäftsleitung für eine langfristige
Nachfolgeplanung sorgen.
Ausnahme: Eigenbetriebe. Die Empfehlung wird hier als erfüllt angesehen. 
3 Aufgaben und Zuständigkeiten des Vorsitzenden des Aufsichtsgremiums
X  3.1 Der/Die Aufsichtsgremiumsvorsitzende soll mit der Geschäftsleitung und dem
Beteiligungsmanagement regelmäßig Kontakt halten und die Strategie, die Geschäftsentwicklung
und das Risikomanagement des Unternehmens unter Berücksichtigung der
Stadtwirtschaftsstrategie beraten. 
6/15

X  3.2 Der/Die Aufsichtsgremiumsvorsitzende soll über wichtige Ereignisse, die für die Beurteilung
der Lage und Entwicklung sowie für die Leitung des Unternehmens von wesentlicher Bedeutung
sind, unverzüglich durch die Geschäftsleitung informiert werden. Der/Die
Aufsichtsgremiumsvorsitzende soll sodann das Aufsichtsgremium unterrichten und
erforderlichenfalls eine außerordentliche Aufsichtsgremiumssitzung einberufen. 
X  3.3 Sofern das Aufsichtsgremium für die Bestellung der Mitglieder der Geschäftsleitung
zuständig ist, soll im Vorfeld derartiger Entscheidungen eine Erörterung des/der
Aufsichtsgremiumsvorsitzenden mit dem Beteiligungsmanagement erfolgen.
Ausnahme: HEAG
Hinweis: Diese Empfehlung gilt nicht für Beteiligungen, deren Aufsichtsgremium nicht für die Bestellung der Mitglieder der Geschäftsleitung
zuständig ist. Die Empfehlung wird dann gleichwohl als erfüllt angesehen. 
X  3.4 Sofern ein Personalausschuss vorhanden ist, soll der/die Vorsitzende des
Aufsichtsgremiums zugleich Vorsitzende/r dieses Ausschusses sein.
Hinweis: Diese Empfehlung gilt nicht für Beteiligungen, die keine Ausschüsse haben. Die Empfehlung wird dann als erfüllt angesehen. 
X  3.5 Den Vorsitz anderer Ausschüsse soll der/die Vorsitzende des Aufsichtsgremiums nicht
übernehmen.
Hinweis: Diese Empfehlung gilt nicht für Beteiligungen, die keine Ausschüsse haben. Die Empfehlung wird dann als erfüllt angesehen. 
X  3.6 Der/Die Vorsitzende des Aufsichtsgremiums soll dessen Mitglieder auf ihre
Verschwiegenheitsverpflichtung und auf deren Einhaltung hinweisen. 
X  3.7 Der/Die Vorsitzende des Aufsichtsgremiums soll dafür Sorge tragen, dass es für die im
Aufsichtsgremium beschlossenen und noch nicht durchgeführten Maßnahmen einmal jährlich
einen Bericht über den Stand der Umsetzung gibt. 
X  3.8 Bei einem Wechsel des Aufsichtsgremiums soll der/die Vorsitzende des bisherigen
Aufsichtsgremiums das neue Gremium über gefasste und noch nicht durchgeführte Beschlüsse
informieren.
Hinweis: Hat im Geschäftsjahr kein Wechsel des Aufsichtsgremiums stattgefunden, wird die Empfehlung als erfüllt angesehen. 
4 Interessenkonflikt
Definition: Ein Interessenkonflikt kann entstehen, wenn ein Aufsichtsgremiumsmitglied aufgrund persönlicher oder
wirtschaftlicher Verbundenheit zu anderen Gesellschaften, Unternehmen oder Personen in seiner Entscheidungs- und
Handlungsfreiheit eingeschränkt oder beeinflussbar ist.
X  4.1 Vertreter/innen der Wissenschaftsstadt Darmstadt sollen bei ihren Entscheidungen die
Beschlüsse der Stadtverordnetenversammlung und des Magistrats einbeziehen. 
7/15

X  4.2 Aufsichtsgremiumsmitglieder sollen keine Organfunktion oder Beratungsaufgaben bei
wesentlichen Wettbewerbern des Unternehmens ausüben. 
X  4.3 Jedes Aufsichtsgremiumsmitglied soll Interessenkonflikte, insbesondere solche, die aufgrund
einer Beratung oder Organfunktion bei Kunden, Lieferanten, Kreditgebern oder sonstigen
Geschäftspartnern entstehen können, dem/der Vorsitzenden des Aufsichtsgremiums gegenüber
offen legen. Der/Die Vorsitzende informiert bei Vorliegen eines Interessenkonflikts das
Aufsichtsgremium. 
X  4.4 Das Aufsichtsgremium soll in seinem Bericht an die Anteilseignerversammlung über
aufgetretene Interessenkonflikte von Mitgliedern des Aufsichtsgremiums und deren Behandlung
informieren.
Ausnahme: Eigenbetriebe. Die Empfehlung wird hier als erfüllt angesehen. 
X  4.5 Ein Aufsichtsgremiumsmitglied soll in keiner geschäftlichen oder persönlichen Beziehung zu
der Beteiligung oder deren Geschäftsleitung stehen, die einen wesentlichen und nicht nur
vorübergehenden Interessenkonflikt begründet. 
X  4.6 Wesentliche und nicht nur vorübergehende Interessenkonflikte in der Person eines
Aufsichtsgremiumsmitglieds sollen zur Beendigung des Mandats führen.
Hinweis: Liegen keine Interessenkonflikte vor, wird die Empfehlung als erfüllt angesehen. 
X  4.7 Berater-, Kredit- und sonstige Dienstleistungsverträge eines Mitgliedes oder ihm/ihr
nahestehender Personen oder Unternehmen außerhalb der Stadtwirtschaft mit der Beteiligung
bzw. einem verbundenen Unternehmen sollen nicht abgeschlossen oder fortgesetzt werden.
Über Ausnahmen soll das Aufsichtsgremium entscheiden.
Beispiele nahestehender Personen/Unternehmen: Familienangehörige und in häuslicher Gemeinschaft lebende Personen; Unternehmen, in
denen ein Mitglied des Aufsichtsgremiums oder ein Familienangehöriger wesentlicher Gesellschafter oder in leitender Funktion tätig ist.
Ausnahme: Hiervon ausgenommen sind Leistungen des täglichen Lebens, die das Aufsichtsgremiumsmitglied oder die ihm/ihr nahestehende
Person oder Unternehmen zu Bedingungen erhält, die die Beteiligung auch einer Vielzahl fremder Dritter gewährt. Gleiches gilt für die Gewährung
solcher Leistungen vom Aufsichtsgremiumsmitglied oder einer ihm/ihr nahestehende Person oder Unternehmen an die Beteiligung. 
5 Vergütung
X  5.1 Die Vergütung der Aufsichtsgremiumsmitglieder soll individualisiert im Jahresabschluss und
Beteiligungsbericht ausgewiesen werden.
 Hinweis: Sofern die Mitglieder des Aufsichtsgremiums keine Vergütung erhalten, wird diese Empfehlung als erfüllt angesehen. 
8/15

Teil B
B Geschäftsleitung
Sofern in der Beteiligung kein Aufsichtsgremium eingerichtet ist, nimmt die
Gesellschafterversammlung die Aufgaben und Funktionen des Aufsichtsgremiums in Bezug auf die
Geschäftsleitung wahr.
 Gegenstand des Unternehmens ist die Beteiligung als persönlich haftende und
geschäftsführende Gesellschafterin an einer GmbH & Co. KG. Die Gesellschaft selbst ist nicht
operativ tätig. Daher sind die Punkte 2.1 - 2.7, 2.9 sowie der Abschnitt 5 für diese Verwaltungs-
GmbH nicht relevant. 
 Persönlich haftende und geschäftsführende Gesellschafterin der GmbH & Co. KG ist die
entsprechende Verwaltungs-GmbH. Die Geschäftsführer, welche für die Verwaltungs-GmbH
bestellt sind, sind auch als organschaftliche Vertreter in dieser GmbH & Co. KG tätig. Daher sind
für diese GmbH & Co. KG die Abschnitte 1, 3 und 4 nicht relevant. 
1 Zusammensetzung
X  1.1 Die Geschäftsleitung soll aus mindestens zwei Personen bestehen.
Einzelvertretungsbefugnis soll grundsätzlich nicht erteilt werden, es sei denn, es liegt ein begründeter Einzelfall vor; dies gilt auch für die Erteilung
einer Befreiung vom Verbot des Insichgeschäfts gem. § 181 BGB. Sofern bei Eigenbetrieben und nach den Kriterien des § 267 HGB kleinen
Beteiligungsunternehmen aufgrund des Umfangs der Geschäftstätigkeit im Einzelfall nur eine Person für die Geschäftsleitung bestellt wird, soll im
Sinne des Vier-Augen-Prinzips entsprechend der Rechtsform eine stellvertretende Geschäftsleitung bzw. ein/e Prokurist/in (gilt nicht für
Eigenbetriebe) eingesetzt und im Innenverhältnis auf eine besondere Kontrolle der Geschäftsleitungstätigkeit durch Aufsichtsgremium bzw.
Gesellschafterversammlung geachtet werden. 
X  1.2 Die Erstbestellung von Geschäftsleitungsmitgliedern soll auf 3 Jahre beschränkt sein.
Ausnahme: Bereits vor Beginn des Geschäftsjahres bestehende Verträge. Die Empfehlung ist hier als erfüllt anzusehen. 
X  1.3 Bei einer neu abzuschließenden Verlängerung der Amtszeit von
Geschäftsleitungsmitgliedern soll diese jeweils nur für höchstens 5 Jahre und höchstens ein Jahr
sowie spätestens 8 Monate vor Ablauf der Amtszeit erfolgen.
Ausnahme: Bereits bestehende unbefristete Verträge. Die Empfehlung ist hier als erfüllt anzusehen. 
X  1.4 Bei der Besetzung der Geschäftsleitung ist im Rahmen von fachlicher und sozialer Eignung
eine gleichberechtigte Berücksichtigung von Frauen und Männern anzustreben.
Hinweis: Fand im Geschäftsjahr keine Neu- bzw. Wiederbesetzung der Geschäftsleitung statt, wird die Empfehlung als erfüllt angesehen. 
X  1.5 Neuabschlüsse und Verlängerungen von Anstellungsverträgen mit
Geschäftsleitungsmitgliedern sollen nur erfolgen, wenn das jeweilige Geschäftsleitungsmitglied
der Veröffentlichung seiner Bezüge zustimmt und dies vertraglich fixiert wird.
Hinweis: Fanden im Geschäftsjahr keine Neuabschlüsse und/oder Verlängerungen von Anstellungsverträgen statt, wird die Empfehlung als erfüllt
angesehen. 
9/15

X  1.6 Als Altersgrenze für Geschäftsleitungsmitglieder soll das gesetzliche Renteneintrittsalter
eingehalten werden. 
2 Aufgaben und Zuständigkeiten
X  2.1 Die Geschäftsleitung soll bei ihren Entscheidungen die Beschlüsse der jeweiligen
Anteilseigner einbeziehen.
Hinweis: Wenn die Beschlüsse der Anteilseigner den Unternehmensinteressen nicht widersprechen, wird die Empfehlung als erfüllt angesehen. 
X  2.2 Die Ziele der jeweils gültigen Stadtwirtschaftsstrategie sollen verfolgt werden.
Hinweis: Wenn die Ziele keinen Widerspruch zu den Unternehmenszielen darstellen, wird die Empfehlung als erfüllt angesehen. 
X  2.3 Die Berichtspflicht gegenüber dem Aufsichtsgremium soll – sofern nicht ohnehin zwingendes
Recht – sich im Inhalt und Turnus bei allen Rechtsformen nach § 90 AktG richten. Diese soll
Planung, Jahresabschluss, Quartals- und Risikobericht, Berichte über unterjährige Geschäfte von
wesentlicher Bedeutung und über die Tochterunternehmen sowie Compliance umfassen. 
X  2.4 Die Geschäftsleitung soll dem Beteiligungsmanagement nach Verabschiedung in den
Gremien ihre Fünfjahresplanung zur Verfügung stellen. Dabei ist das erste Planjahr
quartalsscharf zu unterteilen.
Ausnahme: Eigenbetriebe und Zweckverbände. Die Empfehlung wird hier als erfüllt angesehen. 
X  2.5 Die Geschäftsleitung soll bis Mitte Dezember die folgenden Werte dem
Beteiligungsmanagement zur Verfügung stellen:
Trendplanung: 
Verbale Zielsetzung für Folgejahr, 5-Jahres-Planwerte zu Planungsprämissen, Return On Capital
Employed (ROCE) bzw. Kostendeckungsgrad, Jahresergebnis, Bilanzsumme, Eigenkapitalquote
und Investitionsquote. 
X  2.6 Die Geschäftsleitung soll bis Mitte Dezember die folgenden Werte dem
Beteiligungsmanagement zur Verfügung stellen:
Szenarioplanung: 
Verbale Zielsetzung für Folgejahr, szenariospezifische 5-Jahres-Planwerte zu
Planungsprämissen, Return On Capital Employed (ROCE) bzw. Kostendeckungsgrad,
Jahresergebnis. 
X  2.7 Die Geschäftsleitung soll jeweils spätestens 6 Wochen nach Beginn jedes Quartals dem
Beteiligungsmanagement einen aussagekräftigen Quartalsbericht zur Verfügung stellen. Darin
sollen eine Gewinn- und Verlustrechnung sowie unternehmensspezifische Kennzahlen – jeweils
mit der entsprechenden Hochrechnung und Kommentierung – enthalten sein. 
10/15

X  2.8 Die Geschäftsleitung stellt dem Beteiligungsmanagement ihre Jahres- und ggf.
Konzernabschlüsse bis spätestens zum 30. Juni des Folgejahres zur Verfügung. Sollte bis zu
diesem Zeitpunkt kein testierter Jahresabschluss vorliegen, sind vorläufige Daten zu liefern. 
X  2.9 Die Geschäftsleitung soll für ein angemessenes Risikomanagement sorgen (entsprechend
AktG) und regelmäßig das Aufsichtsgremium darüber informieren. 
X  2.10 Die Geschäftleitung soll dem Beteiligungsmanagement rechtzeitig vor Vollzug
Informationen zu geplanten Veränderungen gemäß § 51 Ziffern 11 und 12 HGO (Errichtung,
Erweiterung, Übernahme und Veräußerung von wirtschaftlichen Unternehmen sowie Beteiligung
an diesen, Umwandlung der Rechtsform) zur Prüfung und Weiterleitung an das Referat
Stadtwirtschaftskoordination vorlegen.
Hinweis: Haben sich keine Änderungen oder Ergänzungen im Geschäftsjahr ergeben, wird diese Empfehlung als erfüllt angesehen. 
X  2.11 Die Geschäftsleitung soll dafür Sorge tragen, dass
die Vorgaben der Hessischen Gemeindeordnung (HGO) beachtet werden.
der Darmstädter Beteiligungskodex Anwendung findet, wenn die Wissenschaftsstadt
Darmstadt unmittelbar oder mittelbar mehrheitlich beteiligt ist.
bei Neugründungen unabhängig von der Rechtsform ein Aufsichtsgremium mit
kommunalen Mitgliedern entsprechend den Beteiligungsverhältnissen bei wirtschaftlich
bedeutenden Beteiligungen, insbesondere bei einer Bilanzsumme über 50 Mio. EUR,
eingerichtet wird.
Sofern ein Aufsichtsgremium nicht eingerichtet wird, soll jedenfalls sichergestellt sein,
dass Geschäfte dieser Gesellschaft, die nach Art und Umfang bei der Muttergesellschaft
der Zustimmung ihres Aufsichtsgremiums unterliegen würden, dem Aufsichtsgremium der
Muttergesellschaft zur Beschlussfassung vorgelegt werden. Dies umfasst zumindest die
Fünfjahresplanung der Gesellschaft sowie von der Planung abweichende Investitionen.
sofern rechtlich durchführbar, von der Möglichkeit, Mitglieder der Wissenschaftsstadt
Darmstadt in das Aufsichtsgremium zu entsenden, möglichst umfassend Gebrauch
gemacht und dies in den Satzungen der Unternehmen entsprechend festgesetzt wird.
Dies gilt auch entsprechend bei mittelbaren Mehrheitsbeteiligungen der
Wissenschaftsstadt Darmstadt mit der Maßgabe, dass der/die Entsendeberechtigte das
zwischengeschaltete Unternehmen ist.
X  2.12 Sofern sich Änderungen oder Ergänzungen bei den Stammdaten, Organen, Beteiligungen,
Finanzdaten, gesellschaftsrechtlichen Verhältnissen oder Verträgen, steuerlichen Verhältnissen
sowie Gewinn- und Verlustrechnung und Bilanz der drei letzten Geschäftsjahre ergeben, sollen
diese dem Beteiligungsmanagement unmittelbar mitgeteilt werden.
Hinweis: Haben sich keine Änderungen oder Ergänzungen im Geschäftsjahr ergeben, wird diese Empfehlung als erfüllt angesehen. 
11/15

3 Interessenkonflikt
Definition: Ein Interessenkonflikt kann entstehen, wenn ein Geschäftsleitungsmitglied aufgrund persönlicher oder
wirtschaftlicher Verbundenheit zu anderen Gesellschaften, Unternehmen oder Personen in seiner Entscheidungs- und
Handlungsfreiheit eingeschränkt oder beeinflussbar ist.
X  3.1 Jedes Geschäftsleitungsmitglied soll Interessenkonflikte dem Aufsichtsgremium gegenüber
unverzüglich offen legen und die anderen Geschäftsleitungsmitglieder hierüber informieren. 
X  3.2 Geschäfte eines Geschäftsleitungsmitglieds oder ihm/ihr nahestehender Personen oder
Unternehmen außerhalb der Stadtwirtschaft mit der Beteiligung bzw. einem verbundenen
Unternehmen sollen nicht abgeschlossen oder fortgesetzt werden. Über Ausnahmen soll das
Aufsichtsgremium entscheiden.
Beispiele nahestehender Personen/Unternehmen: Familienangehörige und in häuslicher Gemeinschaft lebende Personen; Unternehmen, in
denen ein Mitglied der Geschäftsleitung oder ein Familienmitglied wesentlicher Gesellschafter oder in leitender Funktion tätig ist.
Ausnahme: Hiervon ausgenommen sind Leistungen des täglichen Lebens, die das Geschäftsleitungsmitglied oder die ihm/ihr nahestehende
Person oder Unternehmen zu Bedingungen erhält, die die Beteiligung auch einer Vielzahl fremder Dritter gewährt. Gleiches gilt für die Gewährung
solcher Leistungen vom Geschäftsleitungsmitglied oder einer ihm/ihr nahestehende Person oder Unternehmen an die Beteiligung. 
X  3.3 Geschäftsleitungsmitglieder sollen entgeltliche Nebentätigkeiten, insbesondere
Aufsichtsratsmandate außerhalb des Unternehmens, nur mit Zustimmung des Aufsichtsgremiums
übernehmen. 
X  3.4 Die Wahrnehmung von Ehrenämtern oder sonstigen Nebentätigkeiten durch
Geschäftsleitungsmitglieder, die nicht vergütet werden, soll dem Aufsichtsgremium gegenüber
offen gelegt werden. 
4 Vergütung
X  4.1 Im Anstellungsvertrag sollen die vom zuständigen Organ definierten Eckpunkte für die
Entlohnung der Geschäftsleitung festgelegt werden.
Hinweis: Wurden im Geschäftsjahr keine vertraglichen Änderungen vorgenommen, wird die Empfehlung als erfüllt angesehen. 
 4.2 Die Vergütung der Geschäftsleitung soll neben fixen auch variable Vergütungsbestandteile
mit einer entsprechenden schriftlichen Zielvereinbarung, die möglichst messbare Ziele enthält,
haben.
Hinweis: Wurden im Geschäftsjahr keine Vertragsänderungen vorgenommen, wird die Empfehlung als erfüllt angesehen. 
Begründung für Abweichung:
In 2016 war die Stelle der Betriebsleitung mit einer Beamtin besetzt. Es gelten die einschlägigen
Bestimmungen des Besoldungsgesetzes
12/15

X  4.3 Die Zielvereinbarungen sollen auch Ziele im Sinne der Stadtwirtschaftsstrategie enthalten.
Hinweis: Wurden im Geschäftsjahr keine Vertragsänderungen vorgenommen, wird die Empfehlung als erfüllt angesehen. 
X  4.4 Die Vergütungsvereinbarung soll vorsehen, dass die Bezüge im Rahmen der gesetzlichen
Möglichkeiten herabgesetzt werden können, wenn die Weitergewährung nach Lage der
Gesellschaft unbillig wäre.
Hinweis: Gilt nur für Aktiengesellschaft, GmbH und GmbH & Co. KG. Für andere Rechtsformen ist die Empfehlung als erfüllt anzusehen. 
X  4.5 Die Einzelbezüge der Mitglieder der Geschäftsleitung (Gesamtjahresbrutto nach den für die
Aufstellung des Jahresabschlusses des Unternehmens relevanten Rechtsnormen) sollen im
Jahresabschluss und Beteiligungsbericht ausgewiesen werden. 
5 Führung
 Die Beteiligung hat kein eigenes Personal. Daher sind die Punkte 5.1, 5.2, 5.4, 5.6, 5.7, 5.9 -
5.12 für diese nicht relevant 
 Die Beteiligung hat kein operatives Geschäft. Daher ist der Abschnitt 5 für diese nicht relevant. 
X  5.1 Die Geschäftsleitung soll ein Leitbild formulieren. 
X  5.2 Die Geschäftsleitung soll jedem der Beschäftigten die Unternehmensziele vermitteln. 
X  5.3 Das Unternehmen soll sich im Rahmen seiner Ziele am Gemeinwohl im Sinne des Public
Value orientieren. 
X  5.4 Die Geschäftsleitung soll klare und messbare operative Zielvorgaben zur Umsetzung und
Realisierung des Unternehmensgegenstands für die Beschäftigten des Unternehmens und der
Tochter-, Enkel- oder weiter nachgelagerten Beteiligungsgesellschaften definieren. 
X  5.5 Die Geschäftsleitung soll die Zusammenarbeit in der Stadtwirtschaft fördern, um gemeinsam
Synergien zu identifizieren und zu nutzen. 
X  5.6 Die Geschäftsleitung soll ein betriebliches Vorschlagswesen einrichten und über das
Ergebnis dem Aufsichtsgremium berichten. 
X  5.7 Die Geschäftsleitung soll eine gute Zusammenarbeit mit der Arbeitnehmervertretung zum
Wohle des Unternehmens und der Beschäftigten praktizieren. 
13/15

X  5.8 Es soll eine Richtlinie zur Compliance und/oder Antikorruption geben. 
X  5.9 Die Geschäftsleitung soll die Vereinbarkeit von Familie und Beruf durch geeignete
Maßnahmen wie Gleitzeitregelungen oder Teilzeitbeschäftigungen und geeignete
Kinderbetreuungsmöglichkeiten fördern. 
X  5.10 Die Geschäftsleitung soll bei der Besetzung von Führungsfunktionen im Unternehmen im
Rahmen von fachlicher und sozialer Eignung eine gleichberechtigte Berücksichtigung von Frauen
und Männern anstreben.
Hinweis: Fand im Geschäftsjahr keine Besetzung von Führungspositionen statt, wird die Empfehlung als erfüllt angesehen. 
X  5.11 Die Geschäftsleitung soll darauf hinwirken, dass bei allen Planungen und Projekten die
Rechte von Menschen mit Behinderung berücksichtigt werden und der jeweils zuständige
Behindertenbeauftragte eingebunden wird. 
X  5.12 Die Geschäftsleitung soll die Gesundheit der Beschäftigten schützen, fördern und für einen
gesunden Lebensstil sensibilisieren. 
X  5.13 Die Geschäftsleitung soll für einen effizienten und umweltgerechten Umgang mit natürlichen
Ressourcen Sorge tragen. 
14/15

Teil C
C Rechnungslegung und Abschlussprüfung
Sofern in der Beteiligung kein Aufsichtsgremium eingerichtet ist, nimmt die
Gesellschafterversammlung die Aufgaben und Funktionen des Aufsichtsgremiums in Bezug auf die
Geschäftsleitung wahr.
X  1.1 Die Aufstellung und Prüfung der Jahresabschlüsse sollen nach den Vorschriften für große
Kapitalgesellschaften erfolgen, es sei denn, es liegt eine Ausnahmegenehmigung des
Regierungspräsidiums Darmstadt vor. 
X  1.2 Unabhängig vom Grad und der Höhe der Beteiligung sollen die Anteilseigner die Rechte
nach den §§ 53 und 54 HGrG zugunsten der Wissenschaftsstadt Darmstadt in den Satzungen
bzw. Gesellschaftsverträgen verankern. 
X  1.3 Die Prüfung nach § 53 HGrG soll im Rahmen der Jahresabschlussprüfung erfolgen, es sei
denn, es liegt eine Ausnahmegenehmigung des Regierungspräsidiums Darmstadt vor. 
 1.4 Die Feststellung des Jahresabschlusses soll innerhalb der ersten 8 Monate bei Personen-
und Kapitalgesellschaften erfolgen, innerhalb von 1 Jahr bei Eigenbetrieben und
Zweckverbänden. 
Begründung für Abweichung:
Der Prüfungszeitraum für den Jahresabschluss 2015 war mit Unterbrechungen Juni 2016 bis Januar
2017. Der Jahresabschlussbericht der Prüfungsgesellschaft datiert auf den 20. Januar 2017
X  1.5 Das Aufsichtsgremium oder der/die Aufsichtsgremiumsvorsitzende sollen
Prüfungsschwerpunkte für die Abschlussprüfung festlegen.
Ausnahme: Eigenbetriebe. Die Empfehlung wird hier als erfüllt angesehen. 
X  1.6 Nach 5 Jahren soll ein Wechsel der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft (nicht nur des
Prüfungsteams) erfolgen. 
X  1.7 Bei dem Wechsel der Prüfungsgesellschaft sollen zur Auswahl der neuen
Prüfungsgesellschaft mindestens 3 Angebote eingeholt werden.
Hinweis: Fand im Geschäftsjahr kein Wechsel der Prüfungsgesellschaft statt, wird die Empfehlung als erfüllt angesehen. 
Powered by TCPDF (www.tcpdf.org)
15/15

Punkt 21: EDW - Beteiligungskodex - Entsprechenserklärung 2016 
Eigenbetrieb Darmstädter Werkstätten und Wohneinrichtungen 
 (V-Nr. 2017/0185) 
 
Der Ausschuss nimmt von der Vorlage Kenntnis.

Eigenbetrieb Darmstadt, 18. Mai 2017
Darmstädter Werkstätten und Wohneinrichtungen

VORLAGE

an die Betriebskommission des Eigenbetriebes
„Darmstädter Werkstätten und Wohneinrichtungen“

Vorlage 02/2017

Betreff: Beteiligungskodex - Entsprechenserklärung 2016

Vorlage vom 18. Mai 2017 zu beschließen:

Die Betriebskommission beschließt die vorliegende Entsprechenserklärung des Eigenbetriebs
Darmstädter Werkstätten und Wohneinrichtungen für das Geschäftsjahr 2016 und stimmt einer
Veröffentlichung der Ergebnisse im Beteiligungsbericht zu.

Beschluss der Betriebskommission mit Datum 08.06.2017:

Die Betriebskommission ist bei ihrer Sitzung am 18.05.2017 nicht beschlussfähig,

die anwesenden Mitglieder stimmen der Vorlage zu.

Die restlichen Betriebskommissionsmitglieder werden per Umlaufbeschluss zur Stellungnahme
gebeten und stimmen der Vorlage schriftlich zu.

Die Vorlage wird mit Datum 08.06.2017 (Eingang der letzten Zustimmung) somit einstimmig
beschlossen.

Darmstadt, 08.06.2017
Wolfram Cuntz

Wr

Begründungsseite zur Vorlage 02/2017 vom 18. Mai 2017

Mit Beschluss vom 28.02.2013 hat die Betriebskommission der Einführung des Darmstädter
Beteiligungskodex zugestimmt.

Mit der Einführung des Kodex hat sich der Eigenbetrieb Darmstädter Werkstätten und Wohn-
einrichtungen verpflichtet, jährlich eine Entsprechenserklärung abzugeben.

In dieser gemeinsam von der Betriebsleitung und der Betriebskommission abzugebenden Ent-
sprechenserklärung ist zu bestätigen, dass den Empfehlungen des Darmstädter Beteiligungs-
kodex entsprochen wurde, bzw. mit einer Begründung zu erläutern, in welchen Punkten hiervon
abgewichen wurde.

Die Betriebsleitung hat gemeinsam mit der Vorsitzenden der Betriebskommission die Erfüllung
der Entsprechenserklärung seitens des EDW für das Geschäftsjahr 2016 geprüft und dabei die
meisten Punkte als erfüllt angesehen bzw. die Abweichungen entsprechend begründet.

Eigenbetrieb Darmstädter Werkstätten und Wohneinrichtungen
Darmstadt, 26. April 2017
519/am

AR,

Wolfram Cuntz
Betriebsleitung