Entwicklung einer Beteiligungskultur für Köln

Die Oberbürgermeisterin 
Dezernat, Dienststelle 
OB/OB/4 
 
Vorlagen-Nummer 
 2306/2018 
Freigabedatum 
21.08.2018  
Beschlussvorlage zur Behandlung in öffentlicher Sitzung 
Betreff 
Entwicklung einer Beteiligungskultur für Köln 
Leitlinienprozess zur Beteiligung der Bürgerinnen und Bürger 
hier: Pilotphase Systematische Öffentlichkeitsbeteiligung 
Beschlussorgan 
Rat 
Gremium Datum 
 
Beschluss: 
1. Der Rat beschließt die im Leitlinienprozess zur Beteiligung der Bürgerinnen und Bürger entwickel-
ten Qualitätsstandards für die Öffentlichkeitsbeteiligung (siehe Anlage 1). Diese Qualitätsstandards 
sind bei der Planung und Durchführung von Öffentlichkeitsbeteiligung in Köln zu berücksichtigen. 
 
2. Der Rat beschließt die Durchführung einer einjährigen Pilotphase Systematische Öffentlichkeitsbe-
teiligung in Köln. Die Pilotphase wird durch das Arbeitsgremium Bürgerbeteiligung sowie eine ex-
terne Evaluation begleitet. 
 
 
Ausschuss für Umwelt und Grün 18.09.2018 
Rat 27.09.2018

2 
Haushaltsmäßige Auswirkungen 
 Nein 
 Ja, investiv Investitionsauszahlungen         € 
  Zuwendungen/Zuschüsse  Nein  Ja            % 
 Ja, ergebniswirksam Aufwendungen für die Maßnahme  225.000 € 
  Zuwendungen/Zuschüsse  Nein  Ja            % 
Jährliche Folgeaufwendungen (ergebniswirksam): ab Haushaltsjahr: in 2019 
a) Personalaufwendungen    240.500 € 
b) Sachaufwendungen etc.          € 
c) bilanzielle Abschreibungen         € 
Jährliche Folgeerträge (ergebniswirksam): ab Haushaltsjahr:       
a) Erträge          € 
b) Erträge aus der Auflösung Sonderposten         € 
Einsparungen: ab Haushaltsjahr:       
a) Personalaufwendungen          € 
b) Sachaufwendungen etc.          € 
Beginn, Dauer        
 
Begründung 
Die Stadt Köln führt bereits seit vielen Jahren regelmäßig, umfangreich und professionell Öffentlich-
keitsbeteiligung durch. Um auf dieser Basis die Beteiligungskultur in Köln weiter zu stärken und eine 
gute Verbindung der repräsentativ demokratischen Entscheidungsprozesse mit den freiwilligen dia-
logorientierten Formaten der Öffentlichkeitsbeteiligung zu gestalten, hat der Rat die Durchführung 
eines Leitlinienprozesses1 zur Beteiligung der Bürgerinnen und Bürger beauftragt (Rat 12.5.15 / Vor-
lage 1157/2015). Ziel ist es, einen systematischen Umgang mit der Öffentlichkeitsbeteiligung in Köln 
zu gestalten. 
 
Unter breiter Beteiligung der Öffentlichkeit hat das vom Rat eingesetztes Gremium mit Vertreterinnen 
und Vertretern aus Politik, Verwaltung und Stadtgesellschaft (Arbeitsgremium Bürgerbeteiligung) ei-
nen Leitlinienentwurf für die Öffentlichkeitsbeteiligung in Köln erarbeitet2. Darin werden neue Formen 
für eine Zusammenarbeit zwischen Verwaltung, Politik und den Kölnerinnen und Kölnern vorgeschla-
gen, die die aktuellen repräsentativ demokratischen Entscheidungsprozesse ergänzen und stärken 
sollen. 
 
Damit soll ein guter Weg durch das Spannungsfeld der Vorteile einer Öffentlichkeitsbeteiligung in 
Form von besseren Lösungen und mehr Akzeptanz, gegenüber den Nachteilen und Sorgen wie ver-
längerten Verfahren und erhöhtem Aufwand gefunden werden. 
 
Für die wesentlichen Maßnahmen aus diesem Leitlinienentwurf wird nun ein pilothafter Test mit be-
gleitender Evaluation empfohlen. Die vorgeschlagenen neuen Formen der Zusammenarbeit sind weit-
reichend und stellen für alle Akteure eine Herausforderung dar. Auch deshalb, weil die notwendigen 
Veränderungen sowohl in Form von neuen Prozessen und Verfahren als auch durch veränderte Hal-
                                                 
1 Alle Informationen zu diesem Prozess sind transparent unter www.stadt-koeln.de/leitlinienprozess zusammen-
gestellt. 
2 Über den Link finden Sie bei der Sitzung des Arbeitsgremiums Bürgerbeteiligung vom 10.7.18 den ausführli-
chen Leitlinienentwurf.

3 
tungen und Werte umzusetzen sind. Aus diesem Grund wird nun eine Modifikation des ursprünglich 
vom Rat beschlossenen Verfahrens durch die in den Leitlinienprozess integrierte Durchführung einer 
Pilotphase mit entsprechender Evaluation vorgeschlagen. Die Auswertung der Pilotphase wird not-
wendige Erkenntnisse liefern, um Umsetzungsbedingungen und Auswirkungen exakt zu beschreiben. 
Aus den Erfahrungen anderer Kommunen lernend, wurde für Köln ein neuer integrierter Ansatz einer 
systematischen Öffentlichkeitsbeteiligung entwickelt. Entsprechend sind eigene und systematisch 
beobachtete Erfahrungen wichtig, um die tatsächliche Umsetzbarkeit beurteilen zu können. 
 
Das Arbeitsgremium Bürgerbeteiligung wird diese Pilotphase eng begleiten und auf der Grundlage 
der daraus resultierenden Erkenntnisse die Leitlinien für die Öffentlichkeitsbeteiligung weiterentwi-
ckeln und dem Rat zum Beschluss empfehlen. Die Leitlinien und deren Einführung werden insgesamt 
als ein lernendes System verstanden, das kontinuierlich beobachtet und weiterentwickelt wird. 
 
 
 
PILOTPHASE SYSTEMATISCHE ÖFFENTLICHKEITSBETEILIGUNG 
 
1. Ziel 
 
Die Pilotphase dient dazu, gesicherte Erkenntnisse über Umfang, Aus-
wirkungen und Aufwände der systematischen Öffentlichkeitsbeteiligung 
in Köln zu ermitteln und darauf aufbauend die Leitlinien mit den not-
wendigen Umsetzungsmaßnahmen in Gänze zu definieren. 
 
2. Dauer / Zeitraum Die Pilotphase wird für die Dauer eines Jahres vorgesehen.  
Sie soll zum 1. Quartal 2019 starten (spätestens jedoch, wenn die not-
wendigen Voraussetzungen geschaffen wurden – siehe Ziffer 5). 
 
Die im Leitlinienprozess ursprünglich vorgesehene 2. Phase der Öffent-
lichkeitsbeteiligung wird zugunsten der Durchführung der Pilotphase 
ausgesetzt und erfolgt anschließend. 
 
3. Gegenstand  
der Erprobung  
 
Pilotgremien 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
A „OB“ Öffentlichkeitsbeteiligung stattfindet 
 
 
Pilotgremien sind der Ausschuss Umwelt und Grün und die Bezirksver-
tretung Nippes (entsprechend Beschluss siehe Vorlagenummer 
2303/2018). 
 
Alle Beschlussvorlagen, zu denen der Ausschuss Umwelt und Grün und 
die Bezirksvertretung Nippes das Entscheidungsrecht besitzen sind 
Gegenstand der Erprobung. (Das betrifft beim Ausschuss Umwelt und 
Grün grds. Tagesordnungspunkt 4 und bei der Bezirksvertretung Nip-
pes Tagesordnungspunkt 9.1.) 
 
Diese Beschlussvorlagen werden von der Verwaltung um eine Empfeh-
lung zur Durchführung von Öffentlichkeitsbeteiligung ergänzt. Wird kei-
ne Öffentlichkeitsbeteiligung empfohlen, ist dies zu begründen. 
 
Kölnerinnen und Kölner können zu diesen Punkten die Durchführung 
einer Öffentlichkeitsbeteiligung vorschlagen. 
 
Der Ausschuss Umwelt und Grün und die Bezirksvertretung Nippes 
entscheiden über die Empfehlungen und Vorschläge der Verwaltung 
sowie der Kölnerinnen und Kölner. Findet dementsprechend Öffentlich-
keitsbeteiligung statt, wird sie im Rahmen des Piloten vorbereitet, 
durchgeführt und ausgewertet (siehe B).

4 
 
 
mind. 4 Pilot- 
beteiligungsverfahren 
B „WIE“ Öffentlichkeitsbeteiligung stattfindet 
 
Darüber hinaus wird je ein Verfahren der Öffentlichkeitsbeteiligung aus 
den Bereichen Stadtentwicklung, Verkehr, Sport und Kultur pilothaft 
auf der Grundlage des Leitlinienentwurfs (insbesondere der Qualitäts-
standards) vorbereitet, durchgeführt und ausgewertet.  
 
 
4. Evaluation Das Arbeitsgremium Bürgerbeteiligung wird die Pilotphase bereits im 
Sinne eines Beirats für Öffentlichkeitsbeteiligung empfehlend und re-
flektierend begleiten. Seine Sitzungen finden dafür etwa alle 6 Wochen 
statt.  
 
Außerdem wird eine Evaluation beauftragt, die sich insbesondere auf 
folgende Erkenntnisfragen konzentriert: 
 
- Wie häufig wird die Durchführung einer Öffentlichkeitsbeteiligung 
von Kölnerinnen und Kölnern vorgeschlagen? 
- Wie häufig folgen die Gremien der Empfehlung der Verwaltung? 
Wie häufig entscheiden sie anders? 
- Wie viele Beteiligungsverfahren werden in der Folge tatsächlich 
(zusätzlich) durchgeführt und mit welchen Folgen (Aufwand, Zeit-
bedarf, Ergebnisse / Umgang mit den Ergebnissen, Akzeptanz, er-
reichte Zielgruppen) 
Die Evaluation erfolgt sowohl mit Blick auf die konkreten Beteiligungs-
verfahren (Projektebene) als auch mit Blick auf die Funktion des Sys-
tems insgesamt (Systemebene) und wird extern beauftragt. 
Sollte die begleitende Beobachtung Anlass zur Veränderung der Pi-
lotphase ergeben, wird dem Rat von der Verwaltung nach Beratung im 
Arbeitsgremium Bürgerbeteiligung eine entsprechende Änderung vor-
geschlagen. 
 
5. Rahmenbedingungen Für die Durchführung der Pilotphase werden die erforderlichen Rah-
menbedingungen insbesondere durch personelle Ressourcen und fi-
nanzielle Mittel geschaffen.  
 
Insgesamt werden drei Stellen BGr. A 10 / A 11 (vgl. EG 9 c/ 10) befris-
tet für ein 1 ½ Jahre (Dauer der Pilotphase = 1 Jahr  inkl. Zeit für die 
Vorbereitung und Abschlussarbeiten) eingerichtet. Zwei dieser Stellen 
dienen der Unterstützung des Gremienmanagements sowie der Durch-
führung von Öffentlichkeitsbeteiligung – insbesondere der qualitätsgesi-
cherten Dokumentation von Beteiligungsformaten und der Unterstüt-
zung der Fachdienststellen. Die dritte Stelle wird die Öffentlichkeitsar-
beit wahrnehmen und die Fachdienststellen bei der Planung und Durch-
führung von Öffentlichkeitsbeteiligung organisatorisch und methodisch 
unterstützen. 
 
Die Stellen werden bei der Projektleitung im Büro der Oberbürgermeis-
terin angebunden. Dort wird die zentrale Koordinierung der Pilotphase 
im Sinne eines Büros für Öffentlichkeitsbeteiligung wahrgenommen. 
 
Darüber hinaus werden Mittel in Höhe von 75.000 € zur Verfügung ge-
stellt, mit denen als Dienstleistung die Aktivierung und Ansprache der 
Stadtgesellschaft und ausgewählter Zielgruppen beauftragt wird. Ziel ist 
hier besonders die Ermutigung zur Mitwirkung von Menschen, die Be-
teiligungsangebote bisher nicht in Anspruch nehmen. In diesem Rah-

5 
men wird eine kooperative Zusammenarbeit zwischen der Verwaltung 
und dem Dienstleister erprobt und später ggf. zu einem kooperativen 
Büro für Öffentlichkeitsarbeit ausgestaltet. 
 
Für die Durchführung der konkreten Öffentlichkeitsbeteiligungsverfah-
ren während der Pilotphase werden bei der Projektleitung Sachmittel in 
Höhe von 150.000 € zur Verfügung gestellt. Damit werden die federfüh-
renden Fachdienststellen unterstützt und ggf. neue Methoden der Öf-
fentlichkeitsbeteiligung erprobt. 
 
Mittel für die weiterhin notwendige fachliche Begleitung der Pilotphase 
und des Leitlinienprozesses sowie zur Beauftragung einer externen 
Evaluation stehen im vorhandenen Budget zur Verfügung. Das Auf-
tragsvolumen wird aufgrund der Laufzeit und der komplexen Aufgaben 
zur Begleitung und Evaluierung einen Wert von 100.000 € (netto) über-
schreiten. Der Rat stellt diesen grundsätzlichen Bedarf fest. 
 
6. Ausblick Nach Abschluss und Auswertung der Pilotphase werden dem Rat die 
weiterentwickelten Leitlinien für die Öffentlichkeitsbeteiligung, inklusive 
dazu notwendiger Umsetzungsbedingungen, zum Beschluss empfoh-
len. 
 
In diesem Rahmen wird die genaue Ausgestaltung der Maßnahmen 
Büro für Öffentlichkeitsbeteiligung, Beirat für Öffentlichkeitsbeteiligung 
sowie die Erweiterung des Ratsinformationssystems und die Einrich-
tung eines Mitwirkungsportals ( siehe Leitlinienentwurf) aufgegriffen 
und bewertet. 
 
 
Während der Pilotphase wird zudem bei allen Maßnahmen und Handlungen darauf geachtet, dass 
Transparenz hergestellt und möglichst barrierefreie und chancengerechte Informationen und Zugänge 
zu den verschiedenen Beteiligungsmöglichkeiten angeboten werden.

6 
 
KURZFASSUNG WESENTLICHE MAßNAHMEN IM LEITLINIENENTWURF 
 
Wesentliche Inhalte des Leitlinienentwurfs für die Öffentlichkeitsbeteiligung in Köln 
 
Im Leitlinienentwurf sind Maßnahmen zur Ausgestaltung einer künftigen systematischen Öffentlich-
keitsbeteiligung in Köln beschrieben. Diese Maßnahmen finden sich grundsätzlich in allen Leitlinien, 
die in anderen deutschen Städten bereits existieren. Sie weisen lediglich in ihrer Ausgestaltung Un-
terschiede auf3. Für Köln wurde insbesondere darauf geachtet, den Belangen einer Großstadt gerecht 
zu werden und einen integrierten Ansatz zu entwickeln statt Parallelstrukturen zu schaffen. Die we-
sentlichen Inhalte aus dem ausführlichen Leitlinienentwurf werden hier in Kurzform beschrieben: 
 
 
Wozu soll Öffentlichkeitsbeteiligung möglich sein? 
 
Öffentlichkeitsbeteiligung soll in Köln grundsätzlich zu allen Themen möglich sein, über die die Be-
zirksvertretungen, Ausschüsse und der Rat in öffentlichen Sitzungen auf der Grundlage von Be-
schlussvorlagen der Verwaltung entscheiden.  
 
Die Verwaltung wird dementsprechend in die Beschlussvorlagen regelmäßig Aussagen zur Öffent-
lichkeitsbeteiligung aufnehmen. Entweder wird die Durchführung von Öffentlichkeitsbeteiligung emp-
fohlen oder dargestellt und begründet, warum auf die Durchführung einer Öffentlichkeitsbeteiligung 
verzichtet wird.  
 
 
Wer entscheidet darüber, ob eine Öffentlichkeitsbeteiligung stattfindet? 
 
Die jeweils fachlich zuständigen Entscheidungsgremien treffen gleichzeitig mit der ersten Befassung 
über ein Thema eine Entscheidung darüber, ob eine Öffentlichkeitsbeteiligung stattfinden soll oder 
nicht (Ausnahme: gesetzlich vorgeschriebene Beteiligung). Sie können der Empfehlung der Verwal-
tung folgen oder einen abweichenden Beschluss fassen. 
 
 
Vorschlagsrecht für Kölnerinnen und Kölner 
 
Die Kölnerinnen und Kölner können zu den Themen, über die die Bezirksvertretungen, die Ausschüs-
se und der Rat entscheiden, die Durchführung einer Öffentlichkeitsbeteiligung vorschlagen, sofern 
dies nicht bereits durch die Verwaltung erfolgt ist. 
 
Über diesen Vorschlag entscheiden die zuständigen Gremien. Als entsprechende Informationsplatt-
form dient das Ratsinformationssystem, in dem die Beschlussvorlagen öffentlich zugänglich sind. 
 
 
Ratsinformationssystem und Mitwirkungsportal 
 
Perspektivisch soll das Ratsinformationssystem um weitere bürgerfreundliche serviceorientierte  
Such-, Filter-, Abo- und Benachrichtigungsfunktionen erweitert werden. Auf einem Mitwirkungs- / Be-
teiligungsportal wird in Zukunft transparent über Mitwirkungsangebote informiert und eine Dokumen-
tation aller Verfahren zur Öffentlichkeitsbeteiligung sichergestellt. In diesem Portal soll zugleich die 
Durchführung von Onlinebeteiligungsformaten im Rahmen von Öffentlichkeitsbeteiligungen möglich 
sein. 
 
                                                 
3 Eine gute Übersicht der bereits existierenden Leitlinienpapiere bietet das Netzwerk Bürgerbeteiligung: 
https://www.netzwerk-buergerbeteiligung.de/kommunale-beteiligungspolitik-gestalten/kommunale-leitlinien-
buergerbeteiligung/

7 
 
Büro für Öffentlichkeitsbeteiligung 
 
Das Büro für Öffentlichkeitsbeteiligung ist ein kooperativ aufgestelltes Kompetenzzentrum für Öffent-
lichkeitsbeteiligung nach innen und außen. Es nimmt Aufgaben wie die Beratung und Unterstützung 
bei der Anregung, Vorbereitung, Umsetzung und Auswertung von Beteiligungsverfahren wahr. 
Gleichzeitig dient es als Geschäftsstelle für den Beirat für Öffentlichkeitsbeteiligung und zur Koordina-
tion und Vernetzung von quartiers- und bürgernahen Strukturen sowie Multiplikatorinnen und Multipli-
katoren. 
 
 
Beirat für Öffentlichkeitsbeteiligung 
 
Der Beirat für Öffentlichkeitsbeteiligung ist ein begleitendes und beratendes Gremium in trialogischer 
Besetzung (Bürgerschaft, Politik, Verwaltung) zur Evaluation und qualitativen Weiterentwicklung der 
Leitlinien und der Beteiligungskultur in Köln.  
 
 
 
 
ANLAGEN 
 
1) Qualitätsstandards für die Öffentlichkeitsbeteiligung in Köln 
2) KURZFASSUNG Leitlinien 
3) Mitglieder Arbeitsgremium Bürgerbeteiligung 
4) Prozessgrafik Leitlinienprozess mit integrierter Pilotphase 
 
 
HINWEIS 
 
Die Bezirksvertretungen wurden über dieses Vorhaben parallel über eine Mitteilung (Vorlagenummer 
2304/2018) informiert.

1 
 
QUALITÄTSSTANDARDS FÜR DIE ÖFFENTLICHKEITSBETEILIGUNG IN KÖLN 1 
 
Was sind die Standards für gute Öffentlichkeitsbeteiligung in Köln?  
Im Folgenden sind die Standards für gute Öffentlichkeitsbeteiligung in Köln beschrieben. Sie sind die 
Ziele und Qualitätsmerkmale für alle zukünftigen Verfahren der Öffentlichkeitsbeteiligung in Köln. 
Jedes einzelne Verfahren muss sich an diesen Standards messen lassen – und alle Akteure 
innerhalb eines Verfahrens arbeiten auf das Erreichen dieser Ziele hin. 
 
Respektvolle und faire Zusammenarbeit 
Erfolgreiche Kommunikation findet auf Augenhöhe statt. Sie basiert auf der gegenseitigen 
Anerkennung der Gesprächspartner*innen. Nur so ist eine konstruktive, das heißt an der Lösung in 
der Sache orientierte, Zusammenarbeit möglich. Kölner Verfahren zur Öffentlichkeitsbeteiligung sind 
so ausgestaltet, dass sie den Rahmen für eine respektvolle, faire und auf die Sache gerichtete 
Diskussion schaffen. Jede geäußerte Position wird gleichermaßen ernst genommen, unabhängig 
davon, wer diese Position geäußert hat. 
 
Frühzeitige und transparente Information und Kommunikation 
Öffentlichkeitsbeteiligung kann nur auf einer soliden Wissensbasis aller Beteiligten stattfinden. Um 
diese aufzubauen, braucht es einerseits ausreichend Zeit und andererseits umfängliche 
Informationen, die für alle Interessierten leicht und verständlich zugänglich sind. Daher wird in Köln 
frühzeitig und transparent über städtische Angelegenheiten, Projekte und Planungen informiert. Die 
transparente und frühzeitige Kommunikation betrifft dabei nicht nur das Vorfeld einer Planung, 
sondern auch die folgenden Schritte innerhalb laufender Verfahren bis hin zur Umsetzung. 
 
Geeignete Ansprache aller interessierten beziehungsweise betroffenen  
Kölnerinnen und Kölner 
In den Verfahren der Kölner Öffentlichkeitsbeteiligung werden die Interessen und Perspektiven 
möglichst aller von dem Projekt betroffenen Gruppen gehört. Dafür werden offene, allgemein 
zugängliche Beteiligungsmöglichkeiten geschaffen. Darüber hinaus setzt sich die Stadt Köln zum Ziel, 
solche Gruppen zur Teilnahme zu bewegen, die erfahrungsgemäß eher selten bei 
Beteiligungsverfahren mitmachen. Ziel ist es, einen chancengerechten Zugang zu Beteiligung zu 
schaffen. 
 
Klare Ziele und abgegrenzter Gestaltungsspielraum  
Innerhalb von Verfahren der Öffentlichkeitsbeteiligung sind die Ziele und die Intensität der Beteiligung 
(Beteiligungsstufe) sowie der bestehende inhaltliche Gestaltungsspielraum von Beginn an klar. Ziele, 
Beteiligungsstufe und Gestaltungsspielraum werden deutlich kommuniziert. Dadurch werden 
Frustrationserlebnisse und enttäuschte Erwartungen von Beginn an vermieden. Stattdessen werden 
Kölnerinnen und Kölner in ihrem dauerhaften oder wiederholten Engagement bestätigt. Zur 
Beschreibung des Gestaltungsspielraums gehört es auch, klar mitzuteilen, in welchen Bereichen eine 
Beteiligung der Kölnerinnen und Kölner nicht vorgesehen ist. 
                                                      
1 Die Qualitätsstandards für die Öffentlichkeitsbeteiligung in Köln wurden vom Arbeitsgremium 
Bürgerbeteiligung auf der Grundlage von Beiträgen aus der Öffentlichkeitsbeteiligung (Stadtgespräche, 
Verwaltungswerkstatt, Politikwerkstatt, Bürger*innen-Werkstatt, Online-Dialog, Multiplikatoreninterviews und 
einer Jugendveranstaltung) erarbeitet.

2 
 
Verlässliche und verbindliche Auseinandersetzung mit Ergebnissen 
Innerhalb Kölner Beteiligungsverfahren herrscht Klarheit darüber, auf welche Weise und an welcher 
Stelle die Ergebnisse in den politischen Entscheidungsprozess miteinfließen. Die 
Entscheidungsträgerinnen und Entscheidungsträger setzen sich verlässlich mit den Ergebnissen der 
Beteiligungsverfahren auseinander und wägen ihre Entscheidungen sorgfältig ab. Getroffene 
Entscheidungen werden schlüssig begründet und verbindlich umgesetzt. Dies trägt zur 
Vertrauensbildung zwischen Politik und Stadtgesellschaft bei. 
 
Andauerndes Lernen und inhaltliche Weiterentwicklung 
Anforderungen und Formen von Öffentlichkeitsbeteiligung verändern sich und entwickeln sich weiter. 
Kölner Öffentlichkeitsbeteiligungsverfahren passen sich an unterschiedliche Situationen und 
wechselnde Bedingungen an. Durch kontinuierliche Beobachtung und anschließende Bewertung 
(Evaluation) wird klar, ob Beteiligungsverfahren erfolgreich waren. Um eine nachhaltige 
Beteiligungskultur zu schaffen, fließen die Erfahrungen aus vergangenen Beteiligungsverfahren in die 
Kölner Leitlinien ein.

14 29.08.2018
141/3 j

OBI4-2 — Bürgerbeteiligung
Frau Hoffmann

Bedarfsprüfung für die Auftragserweiterung zur Begleitung der Pilotphase im Leit-
linienprozess Bürgerbeteiligung

Voraussichtlicher Auftragswert: 200.000 € netto / 238.000 € brutto
RPA-Nr.: 141/14/12/18

Sehr geehrte Frau Hoffmann,

mit Schreiben vom 21.08.2018 legen Sie mir Ihre Bedarfsprüfung für eine Auftragserweite-
rung zur Begleitung der Pilotphase im Leitlinienprozess Bürgerbeteiligung zur Stellungnahme
vor.

Die Pilotphase soll ein Jahr umfassen und im 1. Quartal 2019 beginnen, spätestens jedoch,
wenn die notwendigen Voraussetzungen geschaffen wurden.

Durch die bisherige Beratungsfirma sollen neben Organisations- und Moderationsaufgaben
auch die Evaluierung der Pilotphase und bei'Änderungsbedarf Zusatzleistungen erbracht
werden.

Der voraussichtliche Auftragswert beträgt 200.000 € netto/238.000 € brutto, vorbehaltlich
zusätzlicher Leistungen und Kosten.

Ich stimme dem Ergebnis Ihrer Bedarfsprüfung vorbehaltlich der gesicherten Finanzierung
zu.

Mit freundlichen Grüßen
gez. Hans-Jochen Hemsing

ausgefertigt:

Die Oberbürgermeisterin 
Arbeitsgremium des Leitlinienprozesses  
zur Beteiligung von Bürgerinnen und Bürgern 
Stadtgesellschaft 
Organisierte Bürgerinnen und Bürger: 
Werner Keil 
Vertretung:  Almut Skriver 
KÖLN MITGESTALTEN -  
Netzwerk für Beteiligungskultur 
Benjamin Heidkamp 
Vertretung: Dieter Schöffmann 
Kölner Netzwerk Bürgerengagement 
Hans Kummer 
Vertretung: Christine Rutenberg 
Leitbild Köln 2020 
Per Los ausgewählte Bürgerinnen und 
Bürger: 
Petra Kittlaus, Wiebke Mandt,   
Ulrich Trapp, Frank Feles 
Vertretungen:  
Tina Brinkmann,  Hiltrud Schoofs 
Anne-Marie Scholz, Georg Weber, Volker 
Becker 
Politik 
Ratsmitglieder: 
Christian Joisten  (SPD)  
Vertretung: Jörg Detjen (Linke) 
 
Rafael Struwe (SPD) 
Vertretung: Thomas Hegenbarth (Piraten) 
 
Dr. Jürgen Strahl (CDU) 
Vertretung: Stefan Götz (CDU) 
 
Katharina Welcker (CDU) 
Vertretung: Katja Hoyer (FDP) 
 
Horst Thelen (Grüne) 
Vertretung: Dr. Birgitt Killersreiter (Grüne) 
 
Für die Stadtbezirke: 
Bernd Schößler (Bezirksbürgermeister 
Nippes, SPD) 
Vertretung: Helga Blömer-Frerker 
(Bezirksbürgermeisterin Lindenthal, CDU) 
Verwaltung 
Daniela Hoffmann  
(Büro der Oberbürgermeisterin) 
Vertretung: Susanne Kunert 
(Büro der Oberbürgermeisterin) 
Ralf Mayer (Bürgeramt Nippes) 
Vertretung: Dr. Ulrich Höver (Bürgeramt 
Innenstadt) 
Manfred Ropertz (Kämmerei) 
Vertretung: Ina-Beate Fohlmeister (Amt für 
Stadtentwicklung und Statistik) 
Doris Dieckmann (VHS) 
Vertretung: Frank Pfeuffer (Dezernat 
Bildung, Jugend und Sport) 
Nina Rehberg (Punktdienststelle Diversity) 
Vertretung: Dr. Günter Bell 
(Punktdienststelle 
Diversity/Behindertenbeauftragter) 
Anne Luise Müller (Stadtplanungsamt) 
Vertretung: Herr Bambeck (Dezernat 
Stadtentwicklung, Planen und Bauen)

Abschluss-
feier 
Entwurf 3 + 
Kurzfassung 
Öffentlichkeits-
Beteiligung 
Leitlinien-
Entwicklung 
Entwurf 4 
(gekürzt, 
weiterentwickelt) 
Text 
final 
Leitlinien + 
Umsetzungs 
-konzept 
Arbeits-
gremium 
Hinweis: Start 
ist konservativ 
geplant und 
erfolgt ggf. 
schon früher. 
Beschluss 
27.09.18 
Start 
01.04.19 
Zwischenre 
flexion 
Oktober 19 
Ende 
31.3.20 
Leitlinien-
Beschluss 
Juni 20 
AG 15 
10.07.18 
Pilotphase 
Online-
Dialog 
Anfang 
2020 
AG 16 
September 18 
AG 17 
November 18 
AG 18 
Dezember 18 
AG 19 
Vor Karneval 19 
AG 20 
April 19 
AG 21 
vor Sommer 19 
AG 22 
September 19 
AG 24 
Nov./Dez. 19 
AG 25 
Februar/März 20 
AG 26 
April/Mai 20 
AG 27 
Juni 20 
2018 2019 2020 
Ergebnisse 
Evaluation 
30.04.20 
AG 23 
Oktober 19

KURZFASSUNG 
 
Entwurf Leitlinien für Öffentlichkeitsbeteiligung in Köln 
Stand: 11. Juli 18

Leitlinien Bürgerbeteiligung Kurzfassung vom 11.7.18.  2 
  
Hinweis zur Kurzfassung und Pilotphase:  
Diese Kurzfassung wurde von Zebralog auf der Basis des Ende 2017 durch das 
Arbeitsgremium verabschiedeten Leitlinienentwurfs erstellt. Sie hat zum Ziel, die 
wesentlichen Elemente der Leitlinien als Grundlage für die Pilotphase kompakt 
zusammenzufassen. Außerdem wird jeweils benannt, welche Maßnahmen in welchem 
Umfang Gegenstand der Pilotierung sind. 
 
 
 
Die Evaluierungsergebnisse aus der Pilotphase werden genutzt, um die Leitlinien 
weiterzuentwickeln. Dabei wird auch entschieden, ob unterschiedliche Dokumente 
(Langfassung / Kurzfassung) mit Blick auf unterschiedliche Zielgruppen sinnvoll sind. 
  
Konkrete Anmerkungen zur Pilotphase  sind im Folgenden in grauen Kästen 
hervorgehoben.

Leitlinien Bürgerbeteiligung Kurzfassung vom 11.7.18.  3 
  
Inhalt 
 
Abschnitt I Worum geht es? ........................................................................... .....................4 
1 Was wollen wir mit den Leitlinien erreichen? ......................................................... ....4 
2 Wann werden die Leitlinien angewendet? ............................................................... ....4 
3 Was sind die Voraussetzungen für freiwillige Öffentlichkeitsbeteiligung? ..............5 
4 Welche verschiedenen Stufen der Beteiligung gibt es? .............................................5 
 
Abschnitt II Was sind unsere Ziele? .................................................................. .................7 
5 Was sind die Standards für gute Öffentlichkeitsbeteiligung in Köln? .......................7 
5.1  Respektvolle und faire Zusammenarbeit .................................................................................... 7 
5.2  Frühzeitige und transparente Information und Kommunikation ................................................. 7 
5.3  Geeignete Ansprache aller interessierten bzw. betroffenen Kölnerinnen und Kölner ................ 7 
5.4  Klare Ziele und abgegrenzter Gestaltungsspielraum ................................................................. 8 
5.5  Verlässliche und verbindliche Auseinandersetzung mit Ergebnissen ........................................ 8 
5.6  Andauerndes Lernen und inhaltliche Weiterentwicklung ............................................................ 8 
 
Abschnitt III Wie setzen wir das um? ................................................................. .................9 
6 Koordinierungsstelle Öffentlichkeitsbeteiligung ...................................................... ..9 
7 Beirat für Öffentlichkeitsbeteiligung ................................................................ .......... 10  
8 Information über städtische Vorhaben und Beteiligungsmöglichkeiten ................. 11  
9 Fester Bestandteil im Verwaltungshandeln und politischer Beratung .................... 12  
10  Vorschlagen von Öffentlichkeitsbeteiligung ........................................................... .. 12  
11  Umsetzung eines Beteiligungsverfahrens ............................................................... .. 14  
12  Dokumentation und Auswertung der Öffentlichkeitsbeteiligung ............................. 14  
13  Umgang mit den Ergebnissen ........................................................................... ......... 15  
14  Kommunikation als Grundlage funktionierender Beteiligung .................................. 15  
15  Reflexion und Evaluation ............................................................................. ............... 16

Leitlinien Bürgerbeteiligung Kurzfassung vom 11.7.18.  4 
  
Abschnitt I 
Worum geht es? 
1 Was wollen wir mit den Leitlinien erreichen? 
Die Kölner Leitlinien für Öffentlichkeitsbeteiligung sind ein gemeinsames Ergebnis der Kölner 
Stadtgesellschaft, Politik und Verwaltung. Es herrscht Einigkeit darüber, dass die Leitlinien 
gelebt werden müssen, damit sie ihre Wirkung entfalten können. Es gibt eine gemeinsame 
Verantwortung für ihre erfolgreiche Umsetzung. Die Voraussetzung dafür liegt in dem 
verantwortungsvollen Umgang miteinander und in einem verantwortungsvollen Dialog in der 
Sache. 
Die wesentlichen Elemente der Leitlinien sollen frühzeitig in einer Pilotphase getestet und 
evaluiert werden – so wie in dieser Kurzfassung beschrieben. Ziel ist es, die Leitlinien für 
Öffentlichkeitsbeteiligung nach der Pilotphase und anschließender Evaluation 
weiterzuentwickeln und in ihrer Gesamtheit dem Rat zum Beschluss zu empfehlen. Dabei 
wird auch eine Empfehlung dazu unterbreitet, ob die Leitlinien künftig in Form einer Satzung 
Gültigkeit erhalten sollten. 
Die Erstellung und praktische Umsetzung der Leitlinien verfolgt folgende wesentlichen Ziele: 
Verbesserung der Beteiligungskultur und Stärkung der Demokratie 
Stärkung bürgerschaftlichen Engagements und Anknüpfung an vorhandene 
Strukturen 
Entwicklung  und Einführung frühzeitiger, kontinuierlicher und verbindlicher 
Beteiligungserfahren  
2 Wann werden die Leitlinien angewendet? 
Öffentlichkeitsbeteiligung kann entweder gesetzlich vorgeschrieben sein oder freiwillig 
durchgeführt werden. Diese Leitlinien gelten für alle Formen der freiwilligen 
Öffentlichkeitsbeteiligung. Außerdem gelten die Leitlinien, wenn die Durchführung von 
Beteiligung zwar gesetzlich vorgeschrieben ist, aber die Art und Weise nicht geregelt ist. 
Zum Beispiel bei der frühzeitigen Öffentlichkeitsbeteiligung an der Bauleitplanung nach § 3 
(1) Baugesetzbuch (BauGB). Es ist daher auch möglich, eine über die gesetzlichen 
Anforderungen hinausgehende, umfangreichere Beteiligung durchzuführen. In diesem Falle 
gelten die Leitlinien auch. Die Leitlinien gelten nicht für Elemente der direkten Demokratie 
(z.B. Bürgerbegehren und Bürgerentscheide). Diese sind bereits durch Gesetze geregelt. 
Eine freiwillige Öffentlichkeitsbeteiligung kann in Köln sowohl durch Kölnerinnen und Kölner, 
durch Politikerinnen und Politiker als auch durch die Verwaltung vorgeschlagen werden. Ob 
eine freiwillige Öffentlichkeitsbeteiligung stattfindet, entscheidet immer ein repräsentatives 
Entscheidungsgremium. Repräsentative Entscheidungsgremien sind zum Beispiel die 
Bezirksvertretungen, der Rat der Stadt Köln oder einer seiner Fachausschüsse. Sie 
bestehen aus dem mittels Kommunalwahl ermittelten Verhältnis von Politikerinnen und

Leitlinien Bürgerbeteiligung Kurzfassung vom 11.7.18.  5 
  
Politkern und sind deshalb berechtigt, demokratische Entscheidungen zu treffen, die in ihren 
jeweiligen Verantwortungsbereich fallen. Fällt das Vorhaben, zu dem eine 
Öffentlichkeitsbeteiligung vorgeschlagen wurde, in den Verantwortungsbereich der 
Oberbürgermeisterin, entscheidet sie, ob eine Öffentlichkeitsbeteiligung stattfindet. 
3 Was sind die Voraussetzungen für freiwillige 
Öffentlichkeitsbeteiligung? 
Es gibt Voraussetzungen, die erfüllt sein müssen, um eine freiwillige 
Öffentlichkeitsbeteiligung erfolgreich durchführen zu können: 
- Die politischen Entscheidungsträgerinnen und Entsc heidungsträger stimmen dem 
Beteiligungsverfahren zu und sind bereit, die Ergebnisse der Beteiligung im Rahmen 
ihrer Abwägungs- und Entscheidungsvorbereitungsprozesse zu berücksichtigen. 
- Kölnerinnen und Kölner sind von dem Vorhaben betro ffen oder daran interessiert. 
- Es gibt Gestaltungsspielraum und die inhaltlichen Entscheidungen sind noch nicht 
gefallen.   
- Die notwendigen zeitlichen, finanziellen und perso nellen Ressourcen zur 
Durchführung der Öffentlichkeitsbeteiligung stehen zur Verfügung. 
4 Welche verschiedenen Stufen der Beteiligung gibt es? 
Die Öffentlichkeitsbeteiligung nach diesen Leitlinien gliedert sich in drei Intensitätsstufen. Je 
höher die Stufe, desto stärker sind die Möglichkeiten der Einflussnahme aufseiten der sich 
beteiligenden Personen und Gruppen. Und desto stärker ist auch ihre Mitverantwortung für 
das Ergebnis. Gleichzeitig gilt: Je höher die Stufe, desto größer ist die Bereitschaft der 
Planerinnen und Planer sowie der fachpolitischen Entscheidungsträgerinnen und 
Entscheidungsträger, Mitsprache zuzulassen.  
Die Beteiligungsstufen reichen dabei von Information hin zu gemeinsamer Gestaltung – 
wobei gut aufbereitete Informationen die Grundlage jeder Beteiligungsstufe sind. 
Die Beteiligungsstufe spiegelt wider, wie Kommunikation abläuft und welches 
Beteiligungsversprechen der Öffentlichkeit gegeben wurde. Unabhängig von der 
Beteiligungsstufe liegt die Entscheidung, wie es in der Sache weitergeht, immer bei einer 
demokratisch legitimierten Stelle – sie wird nicht in einem Beteiligungsverfahren gefällt.

Leitlinien Bürgerbeteiligung Kurzfassung vom 11.7.18.  6

Leitlinien Bürgerbeteiligung Kurzfassung vom 11.7.18.  7 
  
Abschnitt II 
Was sind unsere Ziele? 
5 Was sind die Standards für gute Öffentlichkeitsbe teiligung in 
Köln?  
Im Folgenden werden die Standards für gute Öffentlichkeitsbeteiligung in Köln beschrieben. 
Sie sind die Ziele und Qualitätsmerkmale für alle zukünftigen Verfahren der 
Öffentlichkeitsbeteiligung in Köln. Jede einzelne Öffentlichkeitsbeteiligung muss sich an 
diesen Standards messen lassen. Und alle Akteure innerhalb einer Öffentlichkeitsbeteiligung 
arbeiten auf das Erreichen dieser Ziele hin. 
5.1 Respektvolle und faire Zusammenarbeit 
Erfolgreiche Kommunikation findet auf Augenhöhe statt. Sie basiert auf der gegenseitigen 
Anerkennung der Gesprächspartner*innen. Nur so ist eine konstruktive, das heißt an der 
Lösung in der Sache orientierte, Zusammenarbeit möglich. Kölner Verfahren zur 
Öffentlichkeitsbeteiligung sind so ausgestaltet, dass sie den Rahmen für eine respektvolle, 
faire und auf die Sache gerichtete Diskussion schaffen. Jede Position wird gleichermaßen 
ernst genommen, unabhängig davon, wer diese Position geäußert hat. 
5.2 Frühzeitige und transparente Information und Ko mmunikation 
Öffentlichkeitsbeteiligung kann nur auf einer soliden Wissensbasis aller Beteiligten 
stattfinden. Um diese aufzubauen, braucht es einerseits ausreichend Zeit und andererseits 
umfängliche Informationen, die für alle Interessierten leicht und verständlich zugänglich sind. 
Daher wird in Köln frühzeitig und transparent über städtische Angelegenheiten, Projekte und 
Planungen informiert. Die transparente und frühzeitige Kommunikation betrifft dabei nicht nur 
das Vorfeld einer Planung, sondern auch die folgenden Schritte innerhalb laufender 
Verfahren bis hin zur Umsetzung. 
5.3 Geeignete Ansprache aller interessierten bzw. b etroffenen 
Kölnerinnen und Kölner 
In den Verfahren der Kölner Öffentlichkeitsbeteiligung werden die Interessen und 
Perspektiven möglichst aller von dem Projekt betroffenen Gruppen gehört. Dafür werden 
offene, allgemein zugängliche Beteiligungsmöglichkeiten geschaffen. Darüber hinaus setzt 
sich die Stadt Köln zum Ziel, solche Gruppen zur Teilnahme zu bewegen, die 
erfahrungsgemäß eher selten bei Beteiligungsverfahren mitmachen. Es wird angestrebt, 
einen chancengerechten Zugang zu Beteiligung zu schaffen.

Leitlinien Bürgerbeteiligung Kurzfassung vom 11.7.18.  8 
  
5.4 Klare Ziele und abgegrenzter Gestaltungsspielra um  
Innerhalb von Verfahren der Öffentlichkeitsbeteiligung sind die Ziele und die Intensität der 
Beteiligung (Beteiligungsstufe) sowie der bestehende inhaltliche Gestaltungsspielraum von 
Beginn an klar. Ziele, Beteiligungsstufe und Gestaltungsspielraum werden klar und deutlich 
kommuniziert. Dadurch werden Frustrationserlebnisse und enttäuschte Erwartungen von 
Beginn an vermieden. Zur Beschreibung des Gestaltungsspielraums gehört es auch, klar 
mitzuteilen, in welchen Bereichen eine Beteiligung der Kölnerinnen und Kölner nicht 
vorgesehen ist. 
5.5 Verlässliche und verbindliche Auseinandersetzun g mit Ergebnissen 
Innerhalb Kölner Beteiligungsverfahren herrscht Klarheit darüber, auf welche Weise und an 
welcher Stelle die Ergebnisse in den politischen Entscheidungsprozess einfließen. Die 
Entscheidungsträgerinnen und Entscheidungsträger setzen sich verlässlich mit den 
Ergebnissen der Beteiligungsverfahren auseinander und wägen ihre Entscheidungen 
sorgfältig ab. Getroffene Entscheidungen werden schlüssig begründet und verbindlich 
umgesetzt. Dies trägt zur Vertrauensbildung zwischen Politik und Stadtgesellschaft bei. 
5.6 Andauerndes Lernen und inhaltliche Weiterentwic klung 
Anforderungen und Formen von Öffentlichkeitsbeteiligung verändern sich und entwickeln 
sich weiter. Kölner Öffentlichkeitsbeteiligungsverfahren passen sich an unterschiedliche 
Situationen und wechselnde Bedingungen an. Durch kontinuierliche Beobachtung und 
anschließende Bewertung (Evaluation) wird klar, ob Beteiligungsverfahren erfolgreich waren. 
Um eine nachhaltige Beteiligungskultur zu schaffen, fließen die Erfahrungen aus 
vergangenen Beteiligungsverfahren in die Anwendung beziehungsweise Weiterentwicklung 
der Kölner Leitlinien ein. 
 
  
Pilotphase 
Die für die Pilotphase vom Rat beschlossenen Standards gelten verbindlich als Anspruch 
und Maßstab für die Umsetzung in Beteiligungsverfahren. Ihre Einhaltung wird in den 
Pilotbereichen und Pilotbeteiligungsverfahren durch das Arbeitsgremium 
Bürgerbeteiligung und eine externe Evaluation beobachtet und reflektiert. 
Beteiligungsverfahren, die nicht Teil der Pilotierung sind, können die Qualitätsstandards in 
Form einer Selbstverpflichtung ebenfalls nutzen.

Leitlinien Bürgerbeteiligung Kurzfassung vom 11.7.18.  9 
  
Abschnitt III 
Wie setzen wir das um? 
6 Koordinierungsstelle Öffentlichkeitsbeteiligung 
Die Entscheidung über die Struktur der Koordinierungsstelle Öffentlichkeitsbeteiligung erfolgt 
nach der Evaluation der Pilotphase mit der Entscheidung über die Leitlinien insgesamt. 
Beachtet werden sollten dabei folgende Grundstrukturen:  
Koordinierungsstelle Öffentlichkeitsbeteiligung dient zum einen als Kompetenzzentrum für 
die Verwaltung, um Prozesse der Öffentlichkeitsbeteiligung besser zu planen und die 
Umsetzung besser zu koordinieren. Sie knüpft an die vielfältig vorhandenen Kompetenzen in 
der Verwaltung an und nutzt diese zur Unterstützung aller Fachbereiche. Die Beschäftigten 
der Koordinierungsstelle Öffentlichkeitsbeteiligung beraten und unterstützen in allen Phasen 
der Beteiligungsverfahren. Die Verantwortung für die Durchführung wird in den jeweiligen 
Fachbereichen wahrgenommen. Ziel ist es, den Fachbereichen die Hilfestellungen zu geben, 
die sie für die Durchführung guter Beteiligungsprozesse brauchen und sie langfristig in 
Sachen Öffentlichkeitsbeteiligung zu qualifizieren.  
Zum anderen informiert und berät die Koordinierungsstelle Öffentlichkeitsbeteiligung 
Kölnerinnen und Kölner sowie Vereine und Initiativen. Die Vernetzung der Akteurinnen und 
Akteure sowie die Mobilisierung der Kölnerinnen und Kölner sind dabei zentrale Bestandteile 
der Arbeit. Hürden der Beteiligung sollen abgebaut, Hilfestellungen gegeben, 
Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner vermittelt und ein niedrigschwelliger Zugang zur 
Beteiligung in Köln gesichert werden. Kölnerinnen und Kölner können sich bei der 
Koordinierungsstelle Öffentlichkeitsbeteiligung über städtische Vorhaben und zu laufenden 
beziehungsweise geplanten Beteiligungsverfahren informieren. Darüber hinaus unterstützt 
die Koordinierungsstelle sie, wenn sie die Durchführung einer Öffentlichkeitsbeteiligung 
vorschlagen möchten.  
Aufgaben der Koordinierungsstelle Öffentlichkeitsbeteiligung sind vor allem: 
- Unterstützung und Beratung aller relevanten Akteur innen und Akteure, die eine 
Öffentlichkeitsbeteiligung vorschlagen möchten sowie bei der Konzeption, 
Umsetzung und Evaluation von Öffentlichkeitsbeteiligung; 
- Vernetzung mit relevanten Multiplikatorinnen und M ultiplikatoren in den Bezirken und 
Vermittlung von Kompetenzen in Bezug auf Öffentlichkeitsbeteiligung; 
- Pflege einer Multiplikatorendatenbank; 
- Zusammenarbeit mit bereits vorhandenen Stellen in Bezug auf die Ansprache und 
Aktivierung von in Beteiligungsverfahren traditionell schwach vertretenen Gruppen, 
inklusive des kooperativen Jugendbüros, den Sozialraumkoordinatorinnen und 
Sozialraumkoordinatoren, gewählten Vertretungen, Beiräten etc.;

Leitlinien Bürgerbeteiligung Kurzfassung vom 11.7.18.  10  
  
- Stetige Aktualisierung des Mitwirkungsportals sowi e Kommunikation in Bezug auf 
Öffentlichkeitsbeteiligung mit Unterstützung aus den Fachbereichen sowie der 
Nutzung neuer, inklusive Social-Media-Kanäle und konventioneller Medien; 
- Unterstützung des Beirats für Öffentlichkeitsbetei ligung als Geschäftsstelle; 
- Überprüfung und Sicherung der Qualität von Beteili gungsprozessen gemeinsam mit 
dem Beirat für Öffentlichkeitsbeteiligung, inklusive der Evaluation von Verfahren und 
den in den Leitlinien festgeschriebenen Qualitätsstandards; 
- Ansprechpartner für Investorinnen und Investoren, Vorhabenträgerinnen und 
Vorhabenträger sowie Projektentwicklerinnen und Projektentwickler, die in Köln 
Vorhaben planen; Vermittlung von Kompetenzen in Bezug auf 
Öffentlichkeitsbeteiligung in Köln. 
 
7 Beirat für Öffentlichkeitsbeteiligung 
Ein Beirat für Öffentlichkeitsbeteiligung (kurz: Beirat) wird mit dem Ziel eingerichtet, die 
Leitlinien für Öffentlichkeitsbeteiligung sowie die Beteiligungskultur in Köln qualitativ 
weiterzuentwickeln.  
Wesentlicher Zweck des Beirates für Öffentlichkeitsbeteiligung ist die beratende Begleitung 
der kontinuierlichen Weiterentwicklung der Leitlinien für Öffentlichkeitsbeteiligung, um so zu 
einer qualitativen Weiterentwicklung der Beteiligungskultur in Köln beizutragen. 
Dafür nimmt er folgende Aufgaben wahr: 
- Auf Anforderung vonseiten eines Entscheidungsgremi ums, der Verwaltung oder 
eines Investors gibt er mündlich oder schriftlich Empfehlungen zu leitlinienkonformen 
Beteiligungskonzepten und -verfahren. 
- Er befasst sich mit den Evaluationsergebnissen aus gewählter Beteiligungsverfahren 
insbesondere im Hinblick auf die Einhaltung der Qualitätsstandards der Leitlinien, auf 
das Kosten-Nutzen-Verhältnis und die Informations- und Kommunikationskultur 
innerhalb des Verfahrens. 
- Auf der Grundlage praktischer Anwendungserfahrunge n evaluiert er die Leitlinien 
hinsichtlich ihres Optimierungs- oder Verbesserungsbedarfs und erarbeitet 
Pilotphase 
Die zentrale Koordinierung wird während der Pilotphase von der Projektleitung im Büro 
der Oberbürgermeisterin / Referat für Strategische Steuerung wahrgenommen. Um diese 
Aufgaben übernehmen zu können werden zusätzliche Ressourcen eingesetzt. Darüber 
hinaus wird bei der Aktivierung und Ansprache der Stadtgesellschaft und ausgewählter 
Zielgruppen mit einem zu beauftragenden externen Dienstleister zusammengearbeitet. In 
diesem Rahmen wird eine kooperative Zusammenarbeit zwischen Verwaltung und 
Zivilgesellschaft erprobt.

Leitlinien Bürgerbeteiligung Kurzfassung vom 11.7.18.  11  
  
entsprechende Beschlussempfehlungen zur Weiterentwicklung der Kölner Leitlinien 
und Kultur der Öffentlichkeitsbeteiligung. 
 
 
8 Information über städtische Vorhaben und Beteilig ungs-
möglichkeiten 
Sowohl das Ratsinformationssystem (RIS) (zu einem Informationsportal weiterentwickelt; 
Begriffe werden gleichbedeutend verwendet) als auch das Mitwirkungsportal (MP)  sind die 
zukünftigen Kernelemente für die Information rund um Vorhaben und die 
Öffentlichkeitsbeteiligung in Köln. Darüber hinaus wird auch die Möglichkeit bestehen, sich 
bei den Bürgerämtern in den Bezirken über Vorhaben und Beteiligungsmöglichkeiten zu 
informieren.  
Mit Vorhaben sind alle Planungen oder Projekte der Stadt Köln gemeint, über die die Politik 
durch die Verwaltung informiert wird und über die sie in ihren Ausschüssen und Gremien 
entscheidet. 
 
Pilotphase 
Das Arbeitsgremium Bürgerbeteiligung begleitet die Pilotphase mit Beiratsfunktion im 
Hinblick auf Qualitätssicherung und Weiterentwicklung. Dabei hat das Arbeitsgremium 
eine beratende und empfehlende Funktion. Sollten während der Pilotphase Perspektiven 
fehlen, können punktuell Expertinnen und Experten hinzugezogen werden. Zukünftig 
sollen auch geloste Jugendliche Teil des Gremiums werden. 
Während der Pilotphase beobachtet das Arbeitsgremium als Beirat die 
Beteiligungsverfahren, die während der Pilotphase durch die Pilotgremien beschlossen 
wurden. Darüber hinaus werden aus den Bereichen Kultur, Sport, Stadtentwicklung und 
Verkehr je ein Beteiligungsverfahren erprobt und durch den Beirat beobachtet.  
In der Pilotphase sollen Erfahrungen zur Arbeitsweise des Beirats und seiner sinnvollen 
Zusammensetzung im Hinblick auf Gremiengröße, Expertise und Repräsentativität 
gesammelt werden. 
Pilotphase 
Während der Pilotphase werden zur Information die bestehenden Möglichkeiten des 
Ratsinformationssystems (RIS) und der Rubrik „Mitwirkung“ der städtischen Webseite 
genutzt und erprobt. Darüber hinaus sollen weitere jeweils geeignete Informationsmedien 
verwendet und erprobt werden. 
Die in der Pilotphase gesammelten Erfahrungen helfen dabei, Anforderungen für ein 
weiterentwickeltes Ratsinformationssystem (RIS) sowie das Mitwirkungsportal (MP) zu 
erkennen und zu formulieren.

Leitlinien Bürgerbeteiligung Kurzfassung vom 11.7.18.  12  
  
9 Fester Bestandteil im Verwaltungshandeln und poli tischer 
Beratung  
In die Beschlussvorlagen der Verwaltung werden künftig folgende Mindestaussagen zur 
Öffentlichkeitsbeteiligung aufgenommen: 
- Öffentlichkeitsbeteiligung ist gesetzlich vorgesch rieben  
- Eine freiwillige Öffentlichkeitsbeteiligung wird v orgeschlagen.  
- Eine Öffentlichkeitsbeteiligung wird nicht vorgesc hlagen, (Begründung benennen) 
 
 
10 Vorschlagen von Öffentlichkeitsbeteiligung  
Kölnerinnen und Kölner können zukünftig zu städtischen Vorhaben eine 
Öffentlichkeitsbeteiligung vorschlagen. Dies gilt sowohl für Einzelpersonen, wie auch für 
Gruppen. Auch die Verwaltung kann in einer Beschlussvorlage für die Politik eine 
Öffentlichkeitsbeteiligung vorschlagen. Das zuständige politische Gremium entscheidet dann 
über diesen Vorschlag zur Öffentlichkeitsbeteiligung beziehungsweise beschließt 
selbstständig, dass es eine Öffentlichkeitsbeteiligung geben soll. 
 
Pilotphase 
Während der Pilotphase arbeiten der Ausschuss Umwelt und Grün sowie die 
Bezirksvertretung Nippes als Pilotgremien mit. Die Verwaltung ergänzt die 
Beschlussvorlagen, über die die Pilotgremien entscheiden, um Empfehlungen / 
Begründungen zur Öffentlichkeitsbeteiligung. Bei diesen Themen entscheiden die 
Pilotgremien über die Durchführung einer Öffentlichkeitsbeteiligung.  
Die Öffentlichkeitsbeteiligungen, die von den Pilotgremien beschlossen wurden, werden 
während der Pilotphase als Pilotbeteiligungsverfahren auf der Grundlage der Standards 
für gute Öffentlichkeitsbeteiligung (siehe Kapitel 5) durchgeführt und bewertet.  
Pilotphase 
Während der Pilotphase können Kölnerinnen und Kölner die Durchführung einer 
Öffentlichkeitsbeteiligung vorschlagen. Zentrale Anlaufstelle, ist die Koordinierungsstelle 
im Büro der Oberbürgermeisterin. Die  Vorschläge können außerdem bei den 
Geschäftsstellen der Pilotgremien sowie über entsprechende Onlineformulare unterbreitet 
werden. Dabei werden online wie offline möglichst barrierefreie Zugänge geschaffen. Die 
Anregungsmöglichkeit wird öffentlich bekannt (u.a. auf der Webseite der Stadt Köln) 
gemacht und die Vorschläge zur Durchführung von Öffentlichkeitsbeteiligung den 
Pilotgremien zur Entscheidung vorgelegt. Die einzelnen Verfahrensschritte und 
Entscheidungen werden transparent dokumentiert.

Leitlinien Bürgerbeteiligung Kurzfassung vom 11.7.18.  13  
  
 
Nach Eingang eines Vorschlags wird in einem ersten Schritt geprüft, ob es tatsächliche oder 
rechtliche Gründe gibt, die gegen eine öffentliche Diskussion sprechen (zum Beispiel 
entsprechend § 2 (4) Geschäftsordnung des Rates und der BV). Ergibt sich daraus, dass 
eine Öffentlichkeitsbeteiligung nicht möglich ist, wird die Begründung veröffentlicht und 
dem/der Initiator/in mitgeteilt. 
Ist eine Öffentlichkeitsbeteiligung grundsätzlich möglich, werden in einem zweiten Schritt 
folgende Fragen beantwortet: 
- Sind Kölnerinnen und Kölner von dem Vorhaben betro ffen oder daran interessiert? 
- Gibt es einen Gestaltungsspielraum und sind die in haltlichen Entscheidungen noch 
nicht gefallen. 
- Stehen die notwendigen zeitlichen, finanziellen un d personellen Ressourcen zur 
Verfügung. 
- Falls eine Beteiligung möglich und sinnvoll ist: W er sollte wann und wie beteiligt 
werden? (aussagekräftige Akteursanalyse) 
Der Vorschlag zur Durchführung einer Öffentlichkeitsbeteiligung sowie die Einschätzung zu 
den obigen Fragen werden dem zuständigen repräsentativen Entscheidungsgremium 
vorgelegt. Die vorschlagende Person wird über diesen Schritt informiert. 
Findet Öffentlichkeitsbeteiligung zu einem Vorhaben statt, dürfen in der Zwischenzeit keine 
Sachentscheidungen getroffen werden, die den Gestaltungsspielraum verändern. Die 
Ergebnisse aus der Öffentlichkeitsbeteiligung müssen abgewartet und in die Entscheidung 
einbezogen werden. Sie sind jedoch für die repräsentativen Entscheidungsgremien nicht 
bindend.  
 
 
Pilotphase 
In der Pilotphase wird die Prüfung durch die Koordinierungsstelle 
Öffentlichkeitsbeteiligung in Abstimmung mit dem zuständigen Fachbereich durchgeführt. 
Eine Ablehnung des Vorschlags wird durch das politische Entscheidungsgremium 
begründet und auf der städtischen Webseite (Rubrik: Mitwirkung) veröffentlicht. Wird eine 
Öffentlichkeitsbeteiligung beschlossen, so wird dies ebenfalls veröffentlicht.  
Während der Pilotphase wird erprobt, inwieweit eine Systematik zur Einordung von 
Beteiligungsverfahren (im Sinne von Komplexitätsstufen) für die Entscheidung, in 
welchem Umfang Öffentlichkeitsbeteiligung durchgeführt werden soll, sinnvoll und 
praxistauglich ist.

Leitlinien Bürgerbeteiligung Kurzfassung vom 11.7.18.  14  
  
11 Umsetzung eines Beteiligungsverfahrens 
Die Basis für die Planung und Umsetzung von Beteiligungsverfahren in Köln sind die 
Standards für gute Öffentlichkeitsbeteiligung. Sie beschreiben die anzustrebenden Ziele und 
geben deshalb die Richtung für die Umsetzung vor.  
Darüber hinaus sollte die Mitwirkung am politischen und gesellschaftlichen Leben den 
beteiligten Kölnerinnen und Kölnern Freude bereiten und das Wir-Gefühl in der Stadt 
stärken. Auch dieser Faktor sollte bei der Planung von Beteiligungsverfahren beachtet 
werden. 
Die Planung eines Beteiligungsverfahrens wird in einem Beteiligungskonzept beschrieben. 
Zu jedem Verfahren wird ein Beteiligungskonzept erstellt. Bei kleineren Verfahren, die 
standardmäßig durchgeführt werden, ist das Beteiligungskonzept möglichst knapp, aber 
aussagekräftig zu halten. Komplexe, mehrstufige Verfahren sind detailliert zu konzipieren 
und zu beschreiben. 
12 Dokumentation und Auswertung der 
Öffentlichkeitsbeteiligung 
Alle Ergebnisse von Beteiligungsverfahren werden schriftlich und umfassend dokumentiert. 
Führen externe Dienstleister den Prozess durch, so sind diese für die Dokumentation 
verantwortlich. 
In allen Fällen gilt, dass die jeweils anderen Gruppen bei Bedarf Rückmeldung zu der 
Dokumentation geben beziehungsweise diese ergänzen dürfen, wenn gegebenfalls einzelne 
Aspekte nicht klar genug dargestellt sind. Der Rückmeldungsprozess wird kurzgehalten, 
damit die Dokumentation im Sinne der Beteiligten möglichst schnell veröffentlicht werden 
kann.  
Alle Beteiligten sollten die Dokumentation gemeinsam tragen, das heißt ein gemeinsames 
Bild von den Ergebnissen haben. Um dies zu gewährleisten, kann die Dokumentation in 
einzelnen Fällen und nach Abstimmung mit den Beteiligten eines konkreten Verfahrens auch 
gemeinsam mit den Akteuren erstellt werden. Dies kann entsprechend im 
Beteiligungskonzept festgehalten werden.  
Die Dokumentation umfasst die Auswertung der Beteiligung. In der Auswertung werden die 
zentralen Ergebnisse der Beteiligung herausgearbeitet und nachvollziehbar dargelegt. Auch 
sich widersprechende Perspektiven und Argumente werden sachlich aufgezeigt. Die 
Auswertung ist allparteilich formuliert, das heißt, es erfolgt an dieser Stelle keine Bewertung 
der verschiedenen Beiträge.  
Die Dokumentation ist in leicht verständlicher Sprache verfasst und adressatengerecht.  Im 
Sinne der Leserfreundlichkeit sollte die Dokumentation so lang wie nötig, jedoch so kurz wie 
möglich gefasst sein.

Leitlinien Bürgerbeteiligung Kurzfassung vom 11.7.18.  15  
  
 
13 Umgang mit den Ergebnissen 
Die zentralen Ergebnisse der Beteiligung finden sich in der Dokumentation wieder. Die 
politischen Entscheidungsträgerinnen und Entscheidungsträger nutzen die Ergebnisse als 
Entscheidungsgrundlage. 
Zentral für die Verbindlichkeit im Prozess ist, dass die Beteiligungsergebnisse im 
abschließenden Entscheidungsprozess nachvollziehbar berücksichtigt werden, auch wenn 
diese nicht für die Entscheidungsträgerinnen und Entscheidungsträger bindend sind.  
Teilnehmende des Beteiligungsverfahrens erhalten bei der Vorstellung der Ergebnisse ein 
Rederecht in dem repräsentativen Entscheidungsgremium.  
Wenn die Entscheidung vom Beteiligungsergebnis abweicht, so sind die Gründe dafür 
schriftlich und nachvollziehbar darzulegen und zu veröffentlichen.  
Der Umgang mit den Ergebnissen wird an die Öffentlichkeit kommuniziert. Insbesondere die 
Prozessbeteiligten erhalten eine Rückmeldung, wie mit den Ergebnissen umgegangen 
wurde.  
Die Umsetzung der Ergebnisse von Beteiligungsprozessen muss transparent sein. Wenn 
möglich und sinnvoll, sollten für die Umsetzung „Meilensteine“ definiert werden, so dass 
zeitnah Teilergebnisse realisiert werden können. 
Gemeinsam erzielte Erfolge werden ebenfalls kommuniziert, um die Beteiligungskultur in 
Köln weiter zu stärken.  
14 Kommunikation als Grundlage funktionierender Beteiligung  
[Hinweis: Das Kapitel Kommunikation wird entsprechend der Diskussion im AG noch einmal 
grundlegend überarbeitet und so gestaltet, dass die Anforderungen an eine grundsätzliche 
gute Kommunikation / einen grundsätzlich guten Dialog beschrieben werden.] 
Pilotphase 
Während der Pilotphase erfolgt die Dokumentation durch die Koordinierungsstelle 
Öffentlichkeitsbeteiligung. Die Dokumentation wird auf der städtischen Webseite (Rubrik: 
Mitwirkung) veröffentlicht.  
Pilotphase 
Während der Pilotphase sind diese Prinzipien vor allem in den Pilotgremien sowie in den 
Pilotbeteiligungsverfahren anzuwenden. Es wird evaluiert inwiefern dies umzusetzen ist.

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15 Reflexion und Evaluation 
Schon während einer laufenden Öffentlichkeitsbeteiligung können die Beteiligten eine 
Rückmeldung zu den einzelnen Beteiligungsformaten geben (über einen Fragebogen am 
Ende einer Veranstaltung beziehungsweise eine Feedback-Möglichkeit bei Online-
Beteiligung). Diese Rückmeldungen werden ausgewertet und bei der Planung und 
Durchführung künftiger Beteiligungsverfahren berücksichtigt,  
 
 
 
Pilotphase 
Die Rückmeldungen aus den Beteiligungsverfahren fließen auch in die Gesamt-
Evaluation der Pilotphase ein. Nach Abschluss der Gesamt-Evaluation werden die 
fortentwickelten Leitlinien dem Rat zum Beschluss empfohlen. Dabei wird auch eine 
Empfehlung dazu unterbreitet, ob die Leitlinien künftig in Form einer Satzung Gültigkeit 
erhalten sollten. 
Die Gesamt-Evaluation der Pilotphase wird sich vor allem folgenden Leitfragen widmen:  
- Wie häufig wird die Durchführung einer Öffentlichkeitsbeteiligung angeregt?  
- Wie häufig folgen die Gremien der Empfehlung der Verwaltung?  
- Wie häufig entscheiden Sie anders?  
- Wie viele Öffentlichkeitsbeteiligung werden zusätzlich durchgeführt?  
- Mit welchen Folgen und welchem Aufwand?