Kostenentwicklung externe Beauftragungen 2022

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• Beantwortung einer mündl. Anfrage Ausschuss

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  Dezernat, Dienststelle I/112/0 Vorlagen-Nummer 21.04.2023/ *22.05.2023 1081/2023 Beantwortung einer mündlichen Anfrage aus einer früheren Sitzung öffentlicher Teil Gremium Datum Ausschuss Allgemeine Verwaltung und Rechtsfragen / Vergabe / In- ternationales 08.05.2023 *Rechnungsprüfungsausschuss 13.06.2023 Kostenentwicklung externe Beauftragungen 2022 Die Verwaltung kündigte mit Mitteilung 0520/2023 im Ausschuss Allgemeine Verwaltung und Rechtsfragen / Vergabe / Internationales am 13.03.2023 an, die Anfrage zu externen Beauf- tragungen in dieser Sitzung zu ergänzen. Die noch zu beantwortenden/ zu ergänzenden Fragen lauten: 1. Wie haben sich die Auftragsvolumina von externen Beauftragungen in den letzten fünf Jahren entwickelt? (Bitte nach Ämtern aufschlüsseln.) Antwort: Die Verwaltung befindet sich aktuell im Austausch mit dem Hersteller des Vergabe- managementprogramms, mit dem Ziel, zukünftig eine automatisierte Erstellung einer Über- sicht zu ermöglichen. Bis dahin bedarf die Beantwortung der o.g. Frage einer gesamtstädti- schen Erhebung und Auswertung in allen Dienststellen und ist daher sehr ressourcen- und zeitintensiv. Aufgrund des erheblichen Aufwands bittet die Verwaltung um Verständnis, dass von einer Abfrage für die Jahre 2018 bis 2020 abgesehen werden musste. Die Ergebnisse einer gesamtstädtischen Abfrage zu externen Beauftragungen für das Jahr 2021 (Mitteilung 4064/2022) sind als Anlage beigefügt. Die Ergebnisübersicht der gesamtstädtischen Erhebung im März 2023 für externe Beauftra- gungen im Jahr 2022 ist als weitere Anlage dieser Mitteilung beigefügt. 2. Wie haben sich die Kosten für externe Beauftragungen in den letzten fünf Jahren entwi- ckelt? (Bitte nach Ämtern aufschlüsseln.) Antwort: Die Kosten für externe Beauftragungen konnten von den Dienststellen für das Jahr 2022 teilweise noch nicht abschließend beziffert werden, da Projekte noch nicht abgeschlos- sen sind oder ein Rechnungsabschluss bis zum Abfragezeitpunkt nicht erfolgt ist. Wie den Anlagen zu entnehmen ist, hat sich die Summe der Auftragsvolumina für externe Beauftragungen im Jahr 2022 (Summe: 63.677.534,52 €) im Vergleich zu 2021 (Summe: 130.373.921,43 €) reduziert. 3. Welche Gründe führten dazu, dass die externe Beauftragung erfolgte (kein geeignetes Personal/Fachwissen vorhanden, keine freien Personalkapazitäten, Sachverständigentä- tigkeit, Sonderaufgabe, Wirtschaftlichkeit usw.)? 2 *Erweiterung der Beratungsfolge Antwort: Die Dienststellen benannten meist fehlendes Fachpersonal, Personalengpässe durch temporäre Auslastung und/oder Vakanzen, benötigtes Spezialwissen und häufig die Wirt- schaftlichkeit der Vergabe als Gründe für eine externe Beauftragung. 4. Hätten diese externen Beauftragungen prinzipiell durch städtisches Personal durchgeführt werden können? Antwort: Die extern beauftragten Leistungen hätten zum Teil auch von städtischem Personal erbracht werden können. Dies war aus den oben genannten Gründen und wegen vorrangiger Krisenbewältigungen nicht immer möglich. Die Dienststellen gaben daneben an, dass die ex- terne Beauftragung überwiegend die wirtschaftlichere Variante war. Gez. Blome

• Anlage 2_Gesamtstädtische Abfrage der externen Beauftragungen 2022

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  Dezernat/ Amt Anzahl Beauftragungen 1 2 3 4 5 A B C D E OB/21 5 5 5 417.114,00 € 247.982,14 € OB/22 1 1 1 714.000,00 € 712.453,00 € 13 9 1 4 4 3 5 1 588.780,88 € 257.707,58 € 16 (/161) 5 1 1 3 5 112.000,00 € 95.040,95 € I/2 3 1 2 3 93.308,56 € 93.308,56 € 11 14 2 8 4 12 2 602.660,83 € Kosten noch nicht benannt 32 6 2 2 2 4 1 1 1.103.847,43 € 1.320.176,06 € 33 3 2 1 2 1 nicht im Voraus geplant 62.034,41 € 34 1 1 1 769.459,60 € noch nicht beziffert 37 21 6 3 8 2 2 5 8 5 2 1 1.666.012,73 € 439.496,20 € Kosten noch nicht vollständig benannt 03 10 10 10 115.696,05 € 115.696,05 € II/2 1 1 1 Honorarvereinbarung 395,68 €/ Stunde 20 5 4 1 4 1 1.203.390,00 € 215.390,00 € Projekte teilweise noch nicht abgeschlossen 30 (inkl. 300- 1) 3 2 1 1 2 123.014,50 € 101.003,36 € 64 5 3 1 1 4 1 477.663,57 € 468.757,40 € 66 26 17 5 1 3 15 7 1 3 6.686.464,66 € 6.334.850,31 € 68 1 1 1 74.192,93 € 74.192,93 € 69 41 20 6 15 10 5 10 4 12 18.861.864,22 € 232.811,62 € Berechnung teilweise noch in Arbeit 40 4 3 1 2 1 1 150.900,00 € 22.231,00 € 51 (inkl. 512/10) 7 5 1 1 1 5 1 247.873,00 € 247.550,42 € 52 8 2 5 1 3 2 3 245.866,43 € 301.233,01 € V/3 1 1 1 80.000,00 € Kosten noch nicht benannt 50 3 1 1 1 1 2 36.495,00 € 36.917,90 € 562-4 13 11 2 8 2 3 759.759,16 € 242.377,46 € Kosten noch nicht vollständig benannt VI 1 1 1 128.374,82 € 39.582,68 € VI/2 1 1 1 142.800,00 € 143.277,18 € 26 248 154 90 4 17.792.873,27 € 128.430,47 € Kosten liegen nicht vollständig vor 61 9 3 6 5 3 1 337.986,68 € 328.979,31 € 61 für 68 2 2 2 118.476,40 € 118.421,36 € 63 1 1 1 90.000,00 € 82.000,00 € VII/4 1 1 1 150.000,00 € 129.412,50 € VII/5 1 1 1 19.323,00 € 17.397,00 € 41 7 7 7 155.395,00 € 154.074,53 € 44 1 1 1 27.000,00 € 0,00 € 4512 1 1 1 40.000,00 € 38.556,00 € keine Angabe Dezernat OB Dezernat V Dezernat IV Dezernat III Dezernat II Dezernat I Gesamtstädtische Abfrage der externen Beauftragungen für das Jahr 2022 Dezernat VII Dezernat VI geschätztes Auftrags- volumen tatsächliche Kosten Bemerkung zu Kosten Auftragsgegenstand Begründung für externe Beauftragung Anlage 2 4518 9 7 2 7 1 1 556.438,87 € 556.438,87 € 4520 8 8 1 1 2 4 123.539,28 € 81.518,45 € 46 (inkl. 462/2) 9 2 1 3 3 4 5 703.500,00 € 514.300,00 € 47 9 9 7 2 723.015,53 € 634.745,74 € VIII/2 5 5 3 1 1 805.070,70 € 2.080.027,56 € VIII/3 1 1 1 25.228,00 € 25.228,00 € 57 16 3 8 5 5 4 6 1 487.401,36 € 453.693,77 € 12 58 58 2 27 29 5.415.632,94 € 6.101.254,13 € 15 9 2 5 1 1 4 3 2 506.159,12 € 449.867,20 € IX-2 2 1 1 2 198.956,00 € 182.861,00 € 63.677.534,52 € 23.881.276,11 € Auftragsgegenstand Begründung für externe Beauftragungen 1 Planungs-und Ingenieurleistungen A Fachwissen nicht vorhanden 2 Gutachten B fehlende Personalkapazitäten 3 IT-Dienstleistungen C Sachverständigentätigkeit 4 Moderationen D Sonderaufgabe 5 Sonstige E Sonstige Dezernat VIII Dezernat IX Anlage 2

• Anlage 1_Ergebnisse 2021 aus Mitteilung 4064-2022

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  Anlage 1 Übersicht Externe Beauftragungen für 2021 Dezernat/ Amt Anzahl Beauftragungen Geschätzte Auftragssumme brutto Euro Auftragsgegenstand Begründung für externe Beauftragung 1 2 3 4 5 A B C Dezernat OB OB/21 5 258.120,15 5 5 OB/22 3 1.449.777,00 3 2 1 13 10 515.249,64 1 1 4 1 3 3 2 5 16 1 17.850,00 1 1 Dezernat I 11 13 792.109,20 1 1 11 1 12 32-324 1 127.568,00 1 1 34 1 41.888,00 1 1 Dezernat II II/1 1 32.772,60 1 1 II/2 2 342.242,05 1 1 2 20 12 1.335.961,83 7 5 1 11 30 1 18.000,00 1 1 Dezernat III 64 4 321.235,34 1 1 2 4 66 24 46.078.359,57 15 2 2 2 3 24 69 44 13.515.642,21 29 9 1 6 20 15 10 66/69 3 16.629.359,61 2 1 3 64/66/69 1 20.100,53 1 1 Dezernat IV IV/2 1 70.210,00 1 1 40 10 26.370.112,00 9 1 10 400/60 3 1.960.710,00 3 3 51 2 35.000,00 2 2 Anlage 1 Auftragsgegenstand Begründung für externe Beauftragung 1 Planungs- und Ingenieurleistungen A Fachwissen n icht vorhanden 2 Gutachten B fehlende Personalkapazitäten 3 IT-Dienstleistungen C Sonstige 4 Moderationen 5 Sonstige 512 5 311.118,93 5 5 52 3 40.137,56 2 1 2 1 Dezernat V 50 2 68.832,84 1 1 1 1 56 14 682.721,61 11 3 11 3 Dezernat VI 26 187 18.124.397,71 133 26 1 27 109 78 61 für OB 2 155.976,00 2 2 61 10 616.681,55 3 4 3 8 1 1 63 2 441.787,50 1 1 1 1