Rahmenvertrag für Baumpflegearbeiten auf Kölner Sportanlagen (36 Monate)

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• Anlage 01 RPA Stellungnahme

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  52 - Sportamt Bedarfsprüfung Rahmenvertrag über 36 Monate für Baumpflegearbeiten auf städtischen Sportanlagen hier: Stellungnahme zur Bedarfsprüfung RPA-Nr.: BD 2018/0547 Kosten eingereicht: Kosten geprüft: 1.393.000,- € netto (1.658.000,- € brutto) siehe Schreiben Sehr geehrte Damen und Herren, Sie beabsichtigen die Ausschreibung eines Rahmenvertrages mit einer Laufzeit von 36 Mo­ naten für Baumpflegemaßnahmen im Bereich städtischer Sportanlagen zur Gewährleistung der Verkehrssicherheit und haben dazu eine Bedarfsprüfung inklusive einer detaillierten Kos­ tenberechnung eingereicht. Nach Ihren Angaben verfügt Ihr Amt nicht über ausreichende personelle und maschinelle Ressourcen, um die Pflegearbeiten und Gefahrenbeseitigung an Bäumen selbst durchzufüh­ ren zu können. Unter diesen Voraussetzungen, ist der Bedarf für eine externe Vergabe der Baumpflegear­ beiten nachvollziehbar. Der Umfang der Arbeiten des Rahmenvertrages und der voraussichtliche Auftragswert wur­ den von Ihnen auf Grundlage von Erfahrungswerten ermittelt. Die Prüfung der nachvollziehbar aufgestellten Kostenberechnung ergab keine Auffälligkeiten. Die derzeit schwierige Marktlage, besonders in diesem Segment, stellt jedoch ein Kostenrisi­ ko dar. So beteiligten sich beispielsweise an einer aktuellen EU-weiten öffentlichen Baum­ pflegeausschreibung vom Amt für Landschaftspflege und Grünflächen (67) lediglich drei Fir­ men. Die angebotenen Einheitspreise für identischen Leistungspositionen lagen dabei im Schnitt um ca. 5 - 6 Prozent höher als in Ihrer Kostenberechnung. Vor diesem Hintergrund empfehle ich, das Budget für den Rahmenvertrag Baumpflegearbei­ ten um 6 Prozentpunkte anzuheben. Da die Baumpflege eine wiederkehrende Pflichtaufgabe (Verkehrssicherungspflicht) ist, rate ich zukünftig den Bedarf an Maschinen und Personal für die Baumpflegearbeiten zu ermit­ teln, einen Wirtschaftlichkeitsvergleich in Bezug zur externen Vergabe durchzuführen und das wirtschaftlichere Verfahren anzuwenden. Dabei sollten in Kooperation mit Amt 67 auch gesarr ädtische Ressourcen berücksichtigt und mögliche Synergieeffekte genutzt werden. Mit fre dlichen GrüßenI ; I I i : Anlage: BedarfsprüfungIhit Kostenberechnung

• Beschlussvorlage Rat

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  Die Oberbürgermeisterin Dezernat, Dienststelle IV/52/521 Vorlagen-Nummer 0624/2019 Freigabedatum 25.03.2019 Beschlussvorlage zur Behandlung in öffentlicher Sitzung Betreff Rahmenvertrag für Baumpflegearbeiten auf Kölner Sportanlagen (36 Monate) Beschlussorgan Rat Gremium Datum Beschluss: Der Rat beauftragt die Verwaltung mit der Durchführung von Baumpflegearbeiten zur Wiederherstel- lung der Verkehrssicherheit auf Kölner Sportanlagen. Zur Durchführung der Pflegearbeiten soll ein Rahmenvertrag mit einer Laufzeit von 36 Monaten ab- geschlossen werden. Die voraussichtlichen Kosten für die Maßnahme betragen, nach Prüfung durch das RPA, ca. 583.500,- €/Jahr (1.750.000,- € für eine Laufzeit von 36 Monaten, inkl. Nebenkosten). Die entsprechenden Aufwandsermächtigungen sind im Haushaltsplan 2019 im Teilergebnisplan 0801 – Sportförderung /Unterhaltung von Sportstätten, Teilplanzeile 13 - Aufwendungen für Sach- und Dienstleistungen, veranschlagt und in der mittelfristigen Finanzplanung 2020/21 fortgeschrieben. Sportausschuss 28.03.2019 Rat 04.04.2019 2 Haushaltsmäßige Auswirkungen Nein Ja, investiv Investitionsauszahlungen € Zuwendungen/Zuschüsse Nein Ja % Ja, ergebniswirksam Aufwendungen für die Maßnahme 583.500,-/Jahr € Zuwendungen/Zuschüsse Nein Ja % Jährliche Folgeaufwendungen (ergebniswirksam): ab Haushaltsjahr: 2020 a) Personalaufwendungen € b) Sachaufwendungen etc. 583.500,- € c) bilanzielle Abschreibungen € Jährliche Folgeerträge (ergebniswirksam): ab Haushaltsjahr: a) Erträge € b) Erträge aus der Auflösung Sonderposten € Einsparungen: ab Haushaltsjahr: a) Personalaufwendungen € b) Sachaufwendungen etc. € Beginn, Dauer Begründung: Das Sportamt ist für die Wiederherstellung der Verkehrssicherheit bei Bäumen auf städtischen Sport- anlagen verantwortlich. Innerhalb der Regelkontrollen legen die Baumkontrolleure des Sportamtes Baumpflegemaßnahmen fest, die durch eine externe Firma abgearbeitet werden. Da es sich um wiederkehrende Arbeiten handelt, bei denen zudem eine zeitnahe Abarbeitung erfor- derlich ist, soll ein Rahmenvertrag mit einer Laufzeit von 36 Monaten geschlossen werden. Eine Bedarfsprüfung ist im Vorfeld erfolgt und der Bedarf wurde anerkannt. Das Rechnungsprüfungs- amt hat aufgrund der aktuellen Marktlage, empfohlen den Ansatz zu erhöhen. Dem wurde Rechnung getragen. Die jährlichen Kosten werden auf ca. 583.500,- € geschätzt. Die Brutto-Gesamtkosten inkl. Nebenkosten für die Pflegemaßnahmen betragen, gemäß der durch das RPA geprüften Kostenbe- rechnung, ca. 1.750.000,- € für eine Laufzeit von 36 Monaten. Die Vorlage wird verfristet vorgelegt, da im Vorfeld ämterübergreifende Abstimmungsprozesse durchgeführt werden mussten. Diese konnten nicht innerhalb der Frist abgeschlossen werden. Die Dringlichkeit für den Beschluss ist gegeben, da das Sportamt derzeit keinen eigenen Ver- tragspartner für die Baumpflegearbeiten hat und lediglich auf einen Rahmenvertrag des Grün- flächenamtes zurückgreifen kann. Bei Kapazitätsengpässen der ausführenden Firma, kann die Verkehrssicherheit auf Kölner Sportanlagen nicht mehr gewährleistet werden. Die Ausschrei- bung für den Rahmenvertrag soll daher schnellstmöglich gestartet werden. Anlage