Standard-Projektmonitoringbericht für Baumaßnahmen

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  Die Oberbürgermeisterin Dezernat, Dienststelle VI/26 Vorlagen-Nummer 29.08.2019 1302/2019 Mitteilung öffentlicher Teil Gremium Datum Betriebsausschuss Gebäudewirtschaft 16.09.2019 Standard-Projektmonitoringbericht für Baumaßnahmen Seit 2009 veröffentlicht die Gebäudewirtschaft im Internet sowie im Intranet Projektstände zu Neu- und Erweiterungsbauten beziehungsweise zu baulichen Unterhaltungs- und Erneuerungs- maßnahmen. Die Angaben enthalten neben den Kontaktdaten unter anderem Informationen zum Projekt, Kostenrahmen sowie Baubeginn beziehungsweise voraussichtliche Fertigstellung. Der Betriebsausschuss hat im Dezember 2014 die Verwaltung beauftragt, für neun Schulbaumaß- nahmen einen SAP-basierten Standard-Projektmonitoringbericht, der über die Informationen im Internet hinausgeht, zu entwickeln und regelmäßig dem Betriebsausschuss vorzulegen. Im April 2016 wurde dem Betriebsausschuss eine Zwischenversion dieses Standard-Projektmonitoringberichtes für die oben genannten neun Schulbaumaßnahmen vorgestellt (Beispiel siehe Anlage 1). In der Praxisanwendung zeigen sich erhebliche Schwierigkeiten, den Standard-Monitoringbericht in der vorgestellten Form zu erstellen. So führt die Darstellung der Leistungsphasen (LpH 0, LpH 1 bis 5, LpH 6 bis 7, sowie 8 und 9) zur Irritation, da sich diese in der Praxis oftmals überschneiden. Auch Öffentlich-private Partnerschaftsvorhaben (ÖPP Vorhaben), Generalunternehmer- oder Totalun- ternehmer-Maßnahmen (GU-/ TU-Maßnahmen) beziehungsweise Maßnahmen, bei denen zwar ein Planungsbeschluss jedoch noch kein Baubeschluss vorliegt, führen in der Darstellung des SAP- basierten Standard Monitoringberichts zu verzerrten beziehungsweise nicht verwertbaren Aussagen. Diese Monitoringberichte werden daher in der Projektabwicklung auch nicht als Steuerungsinstrument eingesetzt. In den letzten Monaten wurden im Rahmen des Projekts Stärkung der Gebäudewirtschaft gemeinsam mit dem Interimsmanager (Valetis) die Berichterstattungsanforderungen der geschäftsführenden Betriebsleitung erhoben und darauf aufbauend die gebäudewirtschaftsinterne Regelberichterstattung überarbeitet. In diesem Zusammenhang ist auch ein neues Berichterstattungsformat zum Projektportfolio entwickelt worden (siehe Anlage 2 „Muster Projektverfolgungsbericht“). Mit Blick auf die operativen Herausforderungen, einen automatisierten Standard- Projektmonitoringbericht zu erstellen und die geringe Nutzbarkeit für die interne Steuerung schlägt die Gebäudewirtschaft vor, die Erstellung des Standard-Projektmonitoringberichtes einzustellen und ersatzweise ab 2020 einmal pro Quartal den neu entwickelten Projektverfolgungsbericht für alle Bauprojekte mit einem Bauvolumen größer 20 Mio. Euro (entspricht rund 60% des aktuellen Bauvolumens in Euro) vorzulegen. Selbstverständlich wird die Gebäudewirtschaft auch zukünftig bei Bedarf beziehungsweise Nachfrage im Detail den Projektstand einzelner Projekte erläutern. Anlagen Projektmonitoringbericht Muster Projektverfolgungsbericht Gez. Greitemann

• Anlage 1 - Beispiel Projekt Monitoring Bericht

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  Projekt Monitoring Bericht Projektnummer 17-21011-008 2017 2018 2019 2020 2021 2022 I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV Projektbezeichnung Neubau zweizügigige Grundschule mit Turnhalle Objektname Friedrich-List-Schule Stadtbezirk KÖLN GREMBERGHOVEN Standort/Adresse Breitenbachstraße 2, 51149 KÖLN GREMBERGHOVEN Termine/Meilensteinplan Meilensteine Auftrag Voruntersuchung ♦ Voruntersuchung AG ♦ Planungsbeschluss/Sammelbeschluss 14.07.2011 ♦ Weiterplanungsbeschluss ♦ Baubeschluss 15.12.2015 ♦ Baugenehmigung 06.03.2017 ♦ Fertigstellung/Beginn der Nutzung ♦ Planung Beauftragung eines neuen Planerteams / Wechsel Planer. Ausschreibung Ausführung Sonstiges Vorübergehende Einstellung der Planungs- und / oder Bauarbeiten wegen der Zwischennutzung des Gebäudes aus wi Verzögerungsgründe Projektphasen Beginn Ende Vorplanung (Lph. 0) Soll Vorplanung (Lph. 0) Ist Planung (Lph. 1-5) Soll 08.09.2011 28.09.2018 Planung (Lph. 1-5) Ist 09.01.2012 Ausschreibung (Lph. 6-7) Soll 15.04.2017 31.10.2019 Ausschreibung (Lph. 6-7) Ist 15.01.2018 Bauphase Plan/lt. Beschluss 31.07.2017 13.02.2019 Bauphase Plan aktualisiert 01.01.2018 31.01.2021 Bauphase (Lph. 8) Ist 17.01.2018 Objektbetreuung u. Dokum. (Lph.9) Soll 30.10.2020 30.10.2024 Objektbetreuung u. Dokum. (Lph.9) Ist Vorplanung (Lph. 0) Soll (Bedarfsplanung) Ist 0% Planung (Lph. 1-5) Soll Ist 96% Ausschreibung (Lph. 6-7) Soll Ist 50% Bauphase Plan/lt.Beschluss Bauphase Plan aktualisiert Bauphase (Lph. 8) Ist 10% Objektbetreuung und Soll Dokumentation (Lph. 9) Ist 0% Meilensteine Projektphasen Farbenerklärung: Blau: geplante Phasen(Soll) - Grün: Ist-Phasen ohne Terminüberschreitung (im Plan) - Gelb: Ist-Phasen mit drohender Terminüberschreitung - Rot: Ist-Phasen mit Terminüberschreitung - Grau: ältere Planungen Erstellt: 22.08.19 Seite 1/2 Anlage 1 Projekt Monitoring Bericht Projektnummer 17-21011-008 Wirtschaftlichkeit Soll Ist Honorare für Leistungen der GW 768.556,09 € 522.046,79 € Honorare für Fremdleister 1.683.676,83 € 853.555,70 € Summe 2.452.232,92 € 1.375.602,49 € Richtwert * 2.750.000,00 € 2.750.000,00 € Differenz zum Richtwert 297.767,08 € 1.374.397,51 € Ausschöpfung des Richtwerts 89,17% 50,02% * Richtwert: Verhältnis Planungskosten zu Baukosten: 20% bei Maßnahmen >2 Mio. 23% bei Maßnahmen <2 Mio. Ausschöpfung Soll Ausschöpfung Ist Prognose 10.191.601,87 € Genehmigte Kosten 10.850.000,00 € Differenz absolut 658.398,13 € Differenz relativ 93,93% Prognose 10.191.601,87 € Bisher verausgabt 2.550.746,07 € Differenz absolut 7.640.855,80 € Differenz relativ 25,03% Seite 2/2Erstellt: 22.08.19

• Anlage 2 -Muster Projektverfolgungsbericht

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  Projektverfolgungsbericht Empfänger: Beriebsausschuss Bauprojekte mit einem Projektvolumen > 20 Mio. € gemäß akt. Beschluss- lage * Prognose Vorquartal Prognose aktuell gemäß akt. Beschluss- lage * Prognose Vorquartal Prognose aktuell Risiken, die die aktuelle Prognose konkret zusätzlich gefährden Sparte / Projekt / Standort / Projektbezeichnung / verantwortl. Bereich 30.06.19 30.09.19 30.06.19 30.09.19 Schulen Verwaltungsgebäude Kindertagesstätten Grün-Objekte Kulturbauten * Baubeschluss oder Kostenfortschreibungsbeschluss Positive Veränderung ggü. dem Vorquartal Negative Veränderung ggü. dem Vorquartal Termin Fertigstellung Projektvolumen in Mio. € Seite 1 von 1 Anlage 2