Standard-Projektmonitoringbericht für Baumaßnahmen

Projektverfolgungsbericht
Empfänger: Beriebsausschuss
Bauprojekte mit einem Projektvolumen > 20 Mio. €
gemäß akt. 
Beschluss-
lage *
Prognose
Vorquartal
Prognose
aktuell
gemäß akt. 
Beschluss-
lage * 
Prognose
Vorquartal
Prognose
aktuell
Risiken, die die aktuelle Prognose
konkret zusätzlich gefährden
Sparte / Projekt / Standort / Projektbezeichnung / verantwortl. Bereich 30.06.19 30.09.19 30.06.19 30.09.19
Schulen
Verwaltungsgebäude
Kindertagesstätten
Grün-Objekte
Kulturbauten
* Baubeschluss oder Kostenfortschreibungsbeschluss Positive Veränderung ggü. dem Vorquartal Negative Veränderung ggü. dem Vorquartal
Termin Fertigstellung Projektvolumen in Mio. €
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Anlage 2

Projekt Monitoring Bericht
Projektnummer 17-21011-008
2017 2018 2019 2020 2021 2022
I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV
Projektbezeichnung Neubau zweizügigige Grundschule mit Turnhalle
Objektname Friedrich-List-Schule
Stadtbezirk KÖLN GREMBERGHOVEN
Standort/Adresse Breitenbachstraße 2, 51149 KÖLN GREMBERGHOVEN
Termine/Meilensteinplan
Meilensteine
Auftrag Voruntersuchung ♦
Voruntersuchung AG ♦
Planungsbeschluss/Sammelbeschluss 14.07.2011 ♦
Weiterplanungsbeschluss ♦
Baubeschluss 15.12.2015 ♦
Baugenehmigung 06.03.2017 ♦
Fertigstellung/Beginn der Nutzung ♦
Planung Beauftragung eines neuen Planerteams / Wechsel Planer.
Ausschreibung
Ausführung
Sonstiges Vorübergehende Einstellung der Planungs- und / oder Bauarbeiten wegen der Zwischennutzung des Gebäudes aus wi
Verzögerungsgründe
Projektphasen Beginn Ende
Vorplanung (Lph. 0) Soll
Vorplanung (Lph. 0) Ist
Planung (Lph. 1-5) Soll 08.09.2011 28.09.2018
Planung (Lph. 1-5) Ist 09.01.2012
Ausschreibung (Lph. 6-7) Soll 15.04.2017 31.10.2019
Ausschreibung (Lph. 6-7) Ist 15.01.2018
Bauphase Plan/lt. Beschluss 31.07.2017 13.02.2019
Bauphase Plan aktualisiert 01.01.2018 31.01.2021
Bauphase (Lph. 8) Ist 17.01.2018
Objektbetreuung u. Dokum. (Lph.9) Soll 30.10.2020 30.10.2024
Objektbetreuung u. Dokum. (Lph.9) Ist
Vorplanung (Lph. 0) Soll
   (Bedarfsplanung) Ist 0%
Planung (Lph. 1-5) Soll
Ist 96%
Ausschreibung (Lph. 6-7) Soll
Ist 50%
Bauphase Plan/lt.Beschluss
Bauphase Plan aktualisiert
Bauphase (Lph. 8) Ist 10%
Objektbetreuung und Soll
   Dokumentation (Lph. 9) Ist 0%
Meilensteine
Projektphasen Farbenerklärung: Blau: geplante Phasen(Soll) - Grün: Ist-Phasen ohne Terminüberschreitung (im Plan) - Gelb:
Ist-Phasen mit drohender Terminüberschreitung - Rot: Ist-Phasen mit Terminüberschreitung  - Grau: ältere Planungen
Erstellt: 22.08.19 Seite 1/2
Anlage 1

Projekt Monitoring Bericht
Projektnummer 17-21011-008
Wirtschaftlichkeit
Soll Ist
Honorare für Leistungen der GW 768.556,09 € 522.046,79 €
Honorare für Fremdleister 1.683.676,83 € 853.555,70 €
Summe 2.452.232,92 € 1.375.602,49 €
Richtwert * 2.750.000,00 € 2.750.000,00 €
Differenz zum Richtwert 297.767,08 € 1.374.397,51 €
Ausschöpfung des Richtwerts 89,17% 50,02%
* Richtwert: Verhältnis Planungskosten zu Baukosten: 20% bei Maßnahmen >2 Mio. 
23% bei Maßnahmen <2 Mio.
Ausschöpfung Soll Ausschöpfung Ist
Prognose 10.191.601,87 €
Genehmigte Kosten 10.850.000,00 €
Differenz absolut 658.398,13 €
Differenz relativ 93,93%
Prognose 10.191.601,87 €
Bisher verausgabt 2.550.746,07 €
Differenz absolut 7.640.855,80 €
Differenz relativ 25,03%
Seite 2/2Erstellt: 22.08.19

Die Oberbürgermeisterin 
Dezernat, Dienststelle  
VI/26 
 
Vorlagen-Nummer 29.08.2019 
 1302/2019 
Mitteilung 
öffentlicher Teil 
Gremium Datum 
Betriebsausschuss Gebäudewirtschaft 16.09.2019 
 
Standard-Projektmonitoringbericht für Baumaßnahmen 
Seit 2009 veröffentlicht die Gebäudewirtschaft im Internet sowie im Intranet Projektstände zu  
Neu- und Erweiterungsbauten beziehungsweise zu baulichen Unterhaltungs- und Erneuerungs-
maßnahmen. Die Angaben enthalten neben den Kontaktdaten unter anderem Informationen zum  
Projekt, Kostenrahmen sowie Baubeginn beziehungsweise voraussichtliche Fertigstellung. 
Der Betriebsausschuss hat im Dezember 2014 die Verwaltung beauftragt, für neun Schulbaumaß-
nahmen einen SAP-basierten Standard-Projektmonitoringbericht, der über die Informationen im  
Internet hinausgeht, zu entwickeln und regelmäßig dem Betriebsausschuss vorzulegen. Im April 2016 
wurde dem Betriebsausschuss eine Zwischenversion dieses Standard-Projektmonitoringberichtes für 
die oben genannten neun Schulbaumaßnahmen vorgestellt (Beispiel siehe Anlage 1). 
In der Praxisanwendung zeigen sich erhebliche Schwierigkeiten, den Standard-Monitoringbericht in 
der vorgestellten Form zu erstellen. So führt die Darstellung der Leistungsphasen (LpH 0, LpH 1 bis 
5, LpH 6 bis 7, sowie 8 und 9) zur Irritation, da sich diese in der Praxis oftmals überschneiden.  
Auch Öffentlich-private Partnerschaftsvorhaben (ÖPP Vorhaben), Generalunternehmer- oder Totalun-
ternehmer-Maßnahmen (GU-/ TU-Maßnahmen) beziehungsweise Maßnahmen, bei denen zwar ein 
Planungsbeschluss jedoch noch kein Baubeschluss vorliegt, führen in der Darstellung des SAP-
basierten Standard Monitoringberichts zu verzerrten beziehungsweise nicht verwertbaren Aussagen. 
Diese Monitoringberichte werden daher in der Projektabwicklung auch nicht als Steuerungsinstrument 
eingesetzt. 
In den letzten Monaten wurden im Rahmen des Projekts Stärkung der Gebäudewirtschaft gemeinsam 
mit dem Interimsmanager (Valetis) die Berichterstattungsanforderungen der geschäftsführenden  
Betriebsleitung erhoben und darauf aufbauend die gebäudewirtschaftsinterne Regelberichterstattung 
überarbeitet. In diesem Zusammenhang ist auch ein neues Berichterstattungsformat zum  
Projektportfolio entwickelt worden (siehe Anlage 2 „Muster Projektverfolgungsbericht“). 
Mit Blick auf die operativen Herausforderungen, einen automatisierten Standard-
Projektmonitoringbericht zu erstellen und die geringe Nutzbarkeit für die interne Steuerung schlägt die 
Gebäudewirtschaft vor, die Erstellung des Standard-Projektmonitoringberichtes einzustellen und  
ersatzweise ab 2020 einmal pro Quartal den neu entwickelten Projektverfolgungsbericht für alle  
Bauprojekte mit einem Bauvolumen größer 20 Mio. Euro (entspricht rund 60% des aktuellen  
Bauvolumens in Euro) vorzulegen. Selbstverständlich wird die Gebäudewirtschaft auch zukünftig bei 
Bedarf beziehungsweise Nachfrage im Detail den Projektstand einzelner Projekte erläutern.  
 
Anlagen 
Projektmonitoringbericht 
Muster Projektverfolgungsbericht 
 
Gez. Greitemann