Abhängigkeiten reduzieren, Alternativen schaffen: Exit-Strategie für Microsoft 365

Eingang beim Amt des Oberbürgermeisters: 06.02.2026 
AN/0246/2026 
Antrag gem. § 3 der Geschäftsordnung des Rates 
Gremium Datum der Sitzung 
Ausschuss für Wirtschaft und Digitalisierung 05.03.2026 
 
Abhängigkeiten reduzieren, Alternativen schaffen: Exit-Strategie für Microsoft 365 
 
Sehr geehrter Herr Oberbürgermeister,  
Herr Büschges, 
 
die antragstellende Fraktion bitten Sie, folgenden Antrag auf die Tagesordnung der Sitzung des Aus-
schusses Wirtschaft und Digitalisierung am 05.03.2026 zu setzen: 
 
Beschluss:  
1. Die Verwaltung wird beauftragt, eine belastbare Exit-Strategie für den Einsatz von Microsoft 365 
(M365) bis Ende 2026 zu erarbeiten und dem Ausschuss Wirtschaft und Digitalisierung zur Bera-
tung und Beschlussfassung vorzulegen. 
Ziel sollte dabei der mittelfristige Umstieg auf europäische Alternativen wie Open Desk sein (die 
aktuellen Lizenzen laufen 2029 aus). 
 
2. Die Exit-Strategie umfasst mindestens folgende Bausteine:  
 Eine Analyse der bisher bestehenden Abhängigkeiten von ausländischen Dienstleistern 
 Daten- und Volumenanalyse einer möglichen Migration 
 Ziel- und Alternativszenarien: eine Migration in eigene Infrastrukturen (soweit diese realistisch 
sind), eine Migration zu europäischen Cloud-Anbietern und die Nutzung eines offenen bzw. O-
pen-Source-basierten IT Stacks  
 Personal-, Organisations- und Infrastrukturbedarf: u.a. Abschätzung des personellen Aufwands, 
erforderliche Hard- und Software, sowie Schulungs- und Umstellungsbedarfe 
 Kosten- und Risikobetrachtung: Vergleich Weiterbetrieb und Exit-Szenarien, Darstellung von 
Lock-in-, Lizenz- und Migrationskosten sowie 
 Laufende Aktualisierung: regelmäßige Überprüfung der Exit-Strategie, Anpassung an technische, 
rechtliche und wirtschaftliche Entwicklungen 
 Sofern noch möglich, soll eine Teilnahme am kommunalen Open Source Board geprüft werden 
 
An den Oberbürgermeister 
Herrn Torsten Burmester 
 
An den Vorsitzenden des Ausschusses für Wirtschaft und Digitalisierung 
Herrn Matthias Büschges  
 
 
 
Ratsfraktion Volt 
 
Rathaus Spanischer Bau 
Rathausplatz , Zi. B 137  
50667 Köln 
 
Volt@stadt-koeln.de

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3. Die Exit-Strategie ist verpflichtend als Bestandteil der weiteren Nutzung und Fortentwicklung von 
Microsoft 365 zu berücksichtigen. Eine Ausweitung der Nutzung zusätzlicher M365-Dienste er-
folgt erst nach Vorlage und Bewertung der Exit-Strategie.  
 
 
Begründung:  
Der Einsatz von Microsoft 365 ist für die Arbeitsfähigkeit der Verwaltung von zentraler Bedeutung. 
Gleichzeitig ist die Nutzung cloudbasierter Dienste eines US-Anbieters mit dauerhaften rechtlichen, si-
cherheitsrelevanten, wirtschaftlichen und strategischen Risiken verbunden. Ziel der Exit-Strategie ist es 
daher, die Handlungs-, Rechts-, Betriebs- und Kostenrisiken eines Vendor Lock-ins zu begrenzen und 
die digitale Souveränität der Kommune sicherzustellen.  
Die Datenschutzkonferenz (DSK) hat mehrfach festgestellt, dass eine vollständig datenschutzkonforme 
Nutzung von Microsoft 365 derzeit nicht belastbar nachgewiesen werden kann, zudem schränkt das 
EuGH- Urteil Schrems II die Datenübermittlungen in die USA erheblich ein. Eine weitere rechtliche Unsi-
cherheit besteht darin, dass US-Unternehmen zur Herausgabe von Daten an US-Behörden verpflichtet 
sind; diese Regelung gilt unabhängig vom Speicherort. Diese Gemengelage führt zu einer dauerhaft 
volatilen Rechtslage, die kurzfristige Anpassungen oder einen Ausstieg erforderlich machen.  
Darüber hinaus erzeugt die Konzentration zentraler Kommunikations-, Kollaborations- und Dokumentati-
onsprozesse auf einen einzigen Anbieter einen Single-Point of Failure. Ohne eine Exit-Strategie be-
stünde keine belastbare Rückfall- oder Notbetriebsoption bei regulatorischen Eingriffen, Sicherheitsvor-
fällen oder gravierenden Vertragsänderungen. Auch das Bundesamt für Sicherheit in der Informations-
technik (BSI) empfiehlt ausdrücklich die Vorbereitung von Exit-Strategien bei Cloud-Diensten, um die 
Betriebsfähigkeit sicherzustellen. 
Weiterhin bestehen einige wirtschaftliche Risiken, da der zunehmende Funktionsumfang von Microsoft 
365 zu einem starken Vendor-Lock-in führt, wodurch Preisanpassungen, Lizenzmodelländerungen oder 
ein Wegfall von Rahmenverträgen nicht mehr kurzfristig kompensiert werden können, sollten keine 
Wechseloptionen vorbereitet sein. Eine ungeplante Zwangsmigration ist regelmäßig deutlich kostenin-
tensiver als eine strategisch vorbereitete Exit-Option.  
Mehrere Bundesländer und Kommunen (u.a. Schleswig-Holstein, Landkreis Friesland, Gemeinde Blan-
kenheim) verfolgen bereits strategische Exit- oder Migrationspfade, um eben solche Abhängigkeiten von 
einzelnen Anbietern zu reduzieren. Der Verzicht auf eine Exit-Strategie bedeutet, bewusst und dauerhaft 
erhebliche Risiken in Kauf zu nehmen, ohne über ein steuerbares Alternativszenario zu verfügen. 
Die Entwicklung einer Exit-Strategie stellt daher keine zusätzliche Belastung, sondern einen notwendi-
gen Bestandteil verantwortungsvoller Haushalts-, Digital- und Risikosteuerung dar. 
 
Mit freundlichen Grüßen  
 
gez. Lucas Sickmöller 
Geschäftsführer Volt-Fraktion