Verfahrensweise bei freien bzw. freiwerdenden Stellen und Stellenplanverfahren für die Einrichtung von neuen Stellen

Magistratsvorlage 
 
Eingang Magistrats - 
geschäftsstelle:  
30.03.2016 
an den Magistrat  
   zur Kenntnis 
   zur Beschlussfassung  
 
Beteiligt vor 
Magistratsbeschlussfassung:  
711, 722, 30 
Dezernat I an die Stadtverordnetenvers ammlung 
   OBW zur Befassung  
   zur Kenntnis 
   zur Beschlussfassung  
   zur abschließenden Beschluss - 
       fassung Fachausschuss  
 
 
Amt: Amt für Interne 
Dienste  OBW bei abschl. 
Beschlussfassung Magistrat  
Behandlung in  
öffentl. Sitzung  
Ja 
 
Nein 
 
Verteiler: 
I, II, III, IV, V  
10, 10.1, 10.2, 30 , 722, 
419, 42, 519, 520, 65, 
70 
 
 
 
Ja 
 
Nein  
 
Vorlage-Nr. 2016/0106 
 
Magistratsbeschlus s-Nr. 
  
 
Internetfähig     
 
Produkt-Nr.: diverse 
Kostenstelle:  diverse Investitionsnummer:  entfällt 
Kostenträger:  diverse Sachkonto: entfällt 
 
Betreff: Verfahrensweise bei freien bzw. freiwerdenden Stellen und St ellenplanverfahren für 
die Einrichtung von neuen Stellen  
 
Vorlage vom: 21.03.2016  
 
Beschlussvorschlag : 
 
Die Regelungen des § 7 der Haushaltssatzung 2016 sowie das Stellenplanverfahren für die 
Einrichtung von neuen Stellen werden entsprechend des beigefü gten Entwurfs der Rundverfügung 
Stellenbewirtschaftung auf die Eigenbetriebe übertragen. 
 
 
Anlagen:  Entwurf Rundverfügung „Stellenbewirtschaftung“  
 
Datenschutzrelevante Anlage:   
 
Folgekosten:    Ja    Nein

- 2 - 
Beschluss des Magistrats vom

- 3 - 
 
Begründung zur Magistratsvorlage vom  21.03.2016  
 
 
Die gestiegenen Anforderungen an die städtische Personalbewirtschaftung im Allgemeinen 
sowie die spezifischen Anforderungen an die Personalb ewirtschaftung im Rahmen der 
humanitären Notlage, erfordern eine Anpassung der bestehenden städtischen Regelungen  
hierzu. Angesichts der Notwendigkeit einer weiterhin restriktiven Haushaltswirtschaft, die 
den Personalhaushalt einschließt, kann jedoch auch weiterhin nicht auf die hierfür 
notwendigen gesamtstädtische n Steuerungsmaßnahmen verzichtet werden.  
 
Zur Umsetzung dieser Ziele wurde in einem ersten Schritt der § 7 der Haushaltssatzung 
modifiziert. In weiteren Umsetzungsschritten ist das stadtinterne V erfahren zur Freigabe von 
freien bzw. freiwerdenden Stellen sowie das Verfahren zur Einrichtung von neuen Stellen zu 
konkretisieren.  
 
Vor dem Hintergrund der weiterhin gebotenen Haushaltskonsolidierung  im Personalhaushalt  
und zur Sicherung der wirtschaftli chen Leistungsfähigkeit der Wissenschaftsstadt Darmstadt, 
wird gemäß § 8 Abs. 1, Satz 1 des Eigenbetriebsgesetzes (EigBGes) die Regelung des § 7 der 
Haushaltssatzung 2016 sowie das Verfahren zur Einrichtun g neuer Stellen entsprechend des  
beigefügtes Entwurfs Rundverfügung „Stellenbewirtschaftung“ auf die Eigenbetriebe 
übertragen. 
 
 
 
 
Jochen Partsch  
Oberbürgermeister

Diese Rundverfügung v erliert mit Ablauf des 31.12.2021  ihre Gültigkeit!  
 
 
 
 
 
 
Amt für Interne Dienste Postfach 11 10 61     
 64225 Darmstadt  
Rundverfügung Nr. ___________ 
 
Der Magistrat 
 
 
 
Darmstadt,       
      
 
An alle Ämter , Verwaltungsstellen  und Eigenbetriebe  
- nachrichtlich der Frau Stadtverordnetenvorsteherin - 
 
 
Stellenbewirtschaftung  
- Verfahrensweise bei freien bzw. freiwerdenden Stellen  
- Stellenplanver fahren für die Einrichtung von neuen Stellen  
 
 
Sehr geehrte Damen und Herren,  
 
die gestiegenen Anforderungen an die städtische Personalbewirtschaftung im Allgemeinen sowie 
die spezifischen Anforderungen an die Personalbewirtschaftung im Rahmen der Humanitären Not-
lage, erfordern eine Anpassung der bestehenden städtischen Regelungen hierzu. Angesichts der 
Notwendigkeit einer weiterhin restriktiven Haushaltswirtschaft, die den Personalhaushalt ei n-
schließt, kann jedoch auch weiterhin nicht auf die hierfür notwe ndigen gesamtstädtischen Steue-
rungsmaßnahmen verzichtet werden.  
 
Zur Umsetzung dieser Ziele wurde in einem ersten Schritt die Haushaltssatzung im § 7 modifiziert. 
Hieraus ergeben sich weitere Umsetzungsschritte, die nachfolgend aufgeführt und zukünftig an zu-
wenden sind.  
 
 
1. Freigabeverfahren bei freien bzw. freiwerdenden Stellen  
 
Durch Beschluss der Stadtverordnetenversammlung im Rahmen der Haushaltsberatungen 2016 
wurde in § 7 der Haushaltssatzung festgelegt : 
 
Freie- bzw. frei werdende Stellen sind der Stel lenbörse zuzuführen und bleiben zunächst unb e-
setzt. Der tatsächliche Bedarf ist zu überprüfen. Planstellen, die durch Ausscheiden von B e-
schäftigten (Tarif/Beamte) aus dem städtischen Dienst frei werden, bleiben darüber hinaus 15 
Monate unbesetzt. Während d ieser Zeit ist gleichfall s der Bedarf zu überprüfen. Streichungen 
sind im Stellenplan des Folgejahres zu dok umentieren. 
 
Von der Bedarfsprüfung sind bis zum 2. Quartal 2018 Planstellen, die überwiegend durch Pe r-
sonalkostenerstattung refinanziert werden, so wie freie bzw. frei werdende Stellen der Feue rwehr 
(Einsatzdienst), des Jugendamtes, des Amtes für Soziales und Prävention (Abt. Soziale Hilfen) 
und des Bürger - und Ordnungsamtes (Ausländerbehörde) ausgenommen.

Die Personal - und Organisationsdezernentin/ der Personal - und Organisationsdezernent en t-
scheidet über die Freigabe zur Wiederbesetzung. Bei unabweisbarem Bedarf oder rechtlichen 
Verpflichtungen können Ausnahmen zugelassen werden. Hierbei ist mit der Stadtkämm e-
rin/dem Stadtkämm erer Einvernehmen herzu stellen. 
 
Von dieser Regelung sind die Stellen, die unter § 14 Abs. 4 HGlG1 fallen, grundsätzlich ausg e-
nommen. 
 
Zur Umsetzung dieser Vorgaben wird das Verfahren bei freien bzw. frei  werdenden Stellen wie 
folgt festgelegt: 
 
 Der „Fragebogen Stellenbewirtscha ftung“ ist über den jeweiligen Fachdezernenten  bzw. die 
jeweilige Fachdezernentin dem Amt für Interne Dienste – Organisationsabteilung – zuzulei-
ten, sofern das Amt bzw. die Verwaltungsstelle sowie der zuständige Fachdezernent bzw. 
die zuständige Fachdezern entin nach entsprechender Bedarfsprüfung eine Wiederbesetzung 
für erforderlich halten.  
 
Nach weiterer Prüfung und Stellungnahme durch das Amt für Interne Dienste - Organisati-
onsabteilung – entscheidet der Personal - und Organisationsdezernent/die Personal - und 
Organisationsdezernentin . Bei Stellen, die durch Ausscheiden aus dem städtischen Dienst 
frei werden und die vor Ablauf der Sperrfrist von 15 Monaten wiederbesetzt werden sollen, 
ist das Einve rnehmen mit dem Stadtkämmerer/der Stadtkämmerin herzustellen.  
       
 Ausgenommen von dieser Regelung sind im Rahmen der gültigen Geschäftsverteilung und 
auf der Grundlage der jeweiligen Stellenbeschreibungen freie bzw. frei werdende Ste llen  
 
- der Feuerwehr (Einsatzdienst)  
- des Jugendamtes  
- des Amtes für Soziales  und Prävention – Abteilung Soziale Hilfen  
- des Jobcenter s (durch Personalkostenerstattung überwi egend refinanziert)  
- des Bürger- und Ordnungsamtes – Ausländerbehörde  
 
Für diese Bereiche sind Besetzungsanträge, unter Verzicht auf den „Fragebogen Stellenb e-
wirtschaftung“, dem Amt für Interne Dienste – Personalabteilung – unmittelbar zuzuleiten. 
 
 Die Regelung des § 7 der Haushaltssatzung sowie das mit dieser Rundverfügung festgele gte 
Freigabeverfahren von Stellen, gilt gleichermaßen für die Eigenbetriebe  „Immobilienma-
nagement Darmstadt  (IDA)“, „Bäder“, „Kulturinstitute “, „Bürgerhäuser und Märkte “. Die 
Betriebskommissionen der Eigenbetriebe sind zeitnah über die jeweiligen Entscheidungen 
zu freien bzw. frei werdenden Stellen zu unterrichten.  
 
Ausgenommen von d ieser Regelung sind frei e bzw. frei werdende Stellen  
- des Eigenbetriebs Kulturinstitute – Akademie für Tonkunst/Berufsakademie   
- des Eigenbetriebs Darmstädter Werkstätten und Wohneinrichtungen  
- des Eigenbetriebs für kommunale Aufg aben und Dienstleistun gen (EAD) 
 
Besetzungs- bzw. Einstellungsanträge für die Akademie für Tonkunst/Berufsakademie s owie 
für den Eigenbetrieb Darmstädter Werkstätten und Wohneinrichtungen sind, unter Ve rzicht 
auf den Fragebogen „Stellenbewirtschaftung“, dem Amt für Interne Dien ste – Personalabtei-
lung – unmittelbar zuzuleiten.  
                                                           
1 Entspricht dem bis zum 31.12.2015 geltenden § 13 (3) HGlG

 Bei Freiwerden der Stellen nach § 1 4 Abs. 4  HGlG ist wegen des personellen Ausgleichs u n-
verzüglich der „Fragebogen Stellenbewirtschaftung“ dem Amt für Interne Dienste – Organi-
sationsabteilung vorzulegen. I n diesem Fall sind lediglich die Ziffern 1 – 5 und 16 des „Fr a-
gebogens Stellenbewirtschaftung“ auszufüllen. 
 
 
2. Stellenplanverfahren für die Einrichtung von neuen Stellen  
 
Stellenneuschaffungen sind mit Ausnahme begründeter Einzelfälle nicht möglich. Unabwei sbare 
Anträge auf Stellenneuschaffungen sind über die jeweilige Fachdezernentin bzw. den jeweiligen 
Fachdezernent en dem Personal - und Organisationsdezernenten bzw. der Personal - und Organ i-
sationsdezernentin zuzuleiten. Dieser bzw. diese entscheidet, ob der  Stellenplanantrag zur we i-
teren Bearbeitung an das Amt für Interne Dienste – Organisationsabteilung weitergele itet wird.  
 
Für eine entsprechende Wertung sind eine ausführliche und nachvollziehbare Begründung auf 
Basis entsprechender gesetzlicher Grundlage n und ein aussagefähiges Daten - und Mengeng e-
rüst unerlässlich. Die Angabe von Kompensationsvorschlägen ist e rforderlich.  
 
T.: Stellenplananträge für das kommende Haushaltsjahr müssen bis zum 30. April des Antragsja h-
res unter Verwendung des Vordrucks „Stellenplanantrag “ (siehe Anlage) beim Personal - und 
Organisationsdezernenten  bzw. der Personal - und Organisationsdezernentin eingegangen sein, 
damit diese zur Entscheidung über eine Aufnahme in den Stellenplanentwurf des Folgejahres 
aufbereitet werden können.   
 
Bereits beim Amt für Interne Dienste - Organisationsabteilung - vorliegende Stellenplanant räge 
für das Haushaltsjahr 2017  werden vom Amt für Interne Dienste dem Personal - und Organisat i-
onsdezernenten zur Entscheidung, ob der Stellenplanantrag weiter bea rbeitet werden soll, z u-
geleitet.  
 
Für Stellenplananträge  die im Stellenplanverfahren der Vorjahre  zurückgestellt wurden, ist 
grundsätzlich kein erneutes Antragsverfahren notwendig. Soweit bei einzelnen, im Stellenpla n-
verfahren der Vorjahre  zurückgestellte n Anträgen die Vorlage eines aussagefähigen Daten - und 
Mengengerüstes noch aussteht, ist das weitere Verfahren mit dem Amt für Interne Dienste - Or-
ganisationsabteilung - unmittelbar abzustimmen.  
 
Das Verfahren für die Einrichtung von neuen Stellen im Stell enplan d er Wissenschaftsstadt 
Darmstadt gilt gleichermaßen für die Eigenbetriebe „Immobilienmanagement Darmstadt 
(IDA)“, „Bäder“, „Kulturinstitute“, „Bürgerhäuser und Märkte“  und  „Darmstädter Werkstätten 
und Wohneinrichtu ngen“.  
 
Die Dezernentinnen und D ezernenten sowie die Amts -, Verwaltungsstellen - und Eigenbetriebsle i-
tungen sind weiterhin aufgefordert, unter Berücksichtigung der o . g. Vorgaben zu einer dauerhaften 
Konsolidierung im Personalhaushalt beizutragen.  
 
Die Rundverfügung Nr. 14/2015 verliert m it Bekanntgabe dieser Rundverfügung ihre Gültigkeit.  
 
 
 
Jochen Partsch         
Oberbürgermeister