Stellungnahme zum Änderungsantrag der Fraktion Bündnis 90/Die Grünen betreffend "Vergabe zur Restaurierung und fotografischen Dokumentation" (AN/0494/2026)

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  Dezernat, Dienststelle VII/44 44/6 Vorlagen-Nummer 03.06.2026 1037/2026 Stellungnahme zu einem Antrag öffentlicher Teil Gremium Datum Ausschuss Kunst und Kultur 07.05.2026 Stellungnahme zum Änderungsantrag der Fraktion Bündnis 90/Die Grünen betreffend "Vergabe zur Restaurierung und fotografischen Dokumentation" (AN/0494/2026) Das Historische Archiv mit Rheinischem Bildarchiv nimmt zum Änderungsantrag AN/0494/2026 wie folgt Stellung: Vergabe zur Restaurierung und fotografischen Dokumentation von Urkunden (0300/2026) Am 12.03.2026 hat das Historische Archiv mit Rheinischem Bildarchiv dem Ausschuss Kunst und Kultur eine Beschlussvorlage bzgl. einer Vergabe zur Restaurierung und fotografischen Dokumentation von 246 Urkunden vorgelegt (0300/2026). Die Kosten für die Restaurierung in Höhe von 220.134,53 € brutto (s. nachstehende Kalkulation) kön- nen über die Rückstellung „Wiedernutzbarmachung“ finanziert werden. Die Kosten für Montierung und Verpackung der Urkunden sowie die Digitalisierung der Siegel in Höhe von 47.684,49 € brutto (s. Kalkulation in der Beschlussvorlage 0300/2026) sollten nicht über die Rückstellung „Wiedernutzbarmachung“ abgerechnet werden und waren somit ergebniswirksam. Gemäß dem Änderungsantrag AN/0494/2026 vom 12.03.2026 sollte seitens des Historischen Archivs geprüft werden, ob die Möglichkeit besteht, vorgenannte Summe von 47.684,49 € über Drittmittel zu akquirieren. In den vergangenen Jahren hat das Historische Archiv bereits mehrfach Drittmittel sowohl für einsturzgeschädigtes als auch nicht einstur zgeschädigtes Archivgut eingeworben, um den städtischen Haushalt zu entlasten. Einige Beispiele hierfür sind 2022 die Restaurierung von 113 Straßenplänen und -ansichten des 19. Jahrhunderts (Kreutersche Karten) über 18.000 €, 2023 die Ausstattung eines Notfallcontainers über 50.000 € oder 2025 die Beschaffung von Material zur Verpackung und für das Integrated Pest Management über 11.000 €. Für 2026 läuft bereits ein Förderantrag über 15.000 € bei der Landesinitiative Substanzerhalt (LISE). Für die hier vo rliegende Vergabe ergibt sich nach Prüfung durch das Archiv aber anstelle einer unsicheren und den Prozess massiv verzögernden Drittmittelakquise die Möglichkeit, die Kosten für die Montierung und Verpackung ebenfalls über die Rückstellung „Wiedernutzbarmachung“ zu finanzieren. Dies ist hier möglich, weil Prof. Dr. Hartmut Weber, dessen 2017 erstelltes Gutachten die Grundlage für die Verwendung der Rückstellung darstellt, genau die hier ausgeschriebenen Urkunden innerhalb der Schicht der Urkunden hervorhebt und die Beschaffung von passendem 2 Verpackungsmaterial explizit thematisiert. Denn die Urkunden des Historischen Archivs sind nur zum Teil physisch stark durch den Einsturz geschädigt. Urkunden, die sich zum Zeitpunkt des Einsturzes in den Urkundenmagazinen im Keller befanden und in Folien- taschen hängend gelagert wurden, haben den Einsturz in ihrer Substanz weitgehend unbeschadet überstanden1. Besonders hochkarätige Urkunden und solche, die auf- grund ihres Formates und der Vielzahl zusammengefasster Urkunden („Transfixe“) oder anhängender Siegel besonders fragil sind, befanden sich jedoch zum Schutz vor Hoch- wasser im Gebäude auf der vierten Etage und wurden in extra dafür hergestellten Kar- tons gelagert. Diese Urkunden, zu denen auch jene zählen, deren Bearbei tung durch diese Vergabe beauftragt werden soll, wurden durch den Einsturz stark beschädigt. 2 Die ursprünglichen Kartons boten durch ihre Beschädigung keinen Schutz mehr, wes- halb diese Urkunden während der Bergung provisorisch zwischen Seidenpapier in Stülpkartons umgelagert wurden. Hierbei konnten aufgrund des Zeitdrucks und des be- grenzt vorhandenen Materials nicht immer Verpackungen verwendet werden, die eine sachgerechte dauerhafte Lagerung und Nutzung ermöglichen. Es handelte sich strikt um Interimslösungen.3 Das Gutachten von Prof. Dr. Weber sieht für das Gros der Urkunden zwar deren kon- servatorische Bearbeitung, nicht aber eine neue Montierung und ggf. notwendige neue Verpackung vor. Er schrieb: „Einsturzbedingte Schäden hat der Sachverständige an der Verpackung der Urkunden nicht festgestellt. Das Einsturzgeschehen kann dem nach nicht als Grund herangezogen werden, die bisherige Verpackung und Lagerung der Urkunden zu ändern.“4 Diese Einschätzung ist jedoch nur zutreffend in Bezug auf die tatsächlich vom Einsturz weitgehend unbeschädigten Urkunden in Folientaschen 5, die in den Urkundenmagazinen im Keller gelagert wurden, nicht auf die stark beschädigten Urkunden aus der vierten Etage.6 Bei anderen Urkundenvergaben wurde also die einer verbesserten Digitalisierung/Nutzung und einer effizienteren und sicheren Lagerung im Neubau geschuldete Umverpackung aus Mitteln des laufenden Haushalts finanziert. Bei den mit der hier zu vergebenden Leistung zu restaurierenden Sonderbeständen ist die Grundsituation anders, waren diese doch mit maßgenau auf die besonderen Schutz- bedürfnisse angefertigten Kartonagen aus stabiler Pappe ausgestattet, oft in diesen zu besserem Schutz befestigt und am 3.3.2009 der vollen Wucht des Einsturzes ausge- setzt. Dabei wurden die Urkund enkartons, alle Halterungen und Sicherungen für die besonders fragilen Siegel und schließlich auch die Urkunden selbst massiven Beschä- digungen ausgesetzt. Daher greift hier die Einschätzung von Prof. Dr. Weber, dass Um- betten und Neuverpacken als einsturzbedingt anzusehen seien, „wenn die Innenverpa- ckungen der Archivalieneinheiten erkennbare Spuren des Einsturzes trugen.“ 7 Dies kann mit Blick auf den Zustand der Verpackungen, der in ihnen verbauten Sicherungen und der Urkunden selbst als Begründung für eine sachgerechte Neuverpackung, im Falle der Urkunden eine Montierung, herangezogen werden. So ist auf Dauer sicherge- stellt, dass Transporte (auch vom Dienstleister nach Köln), Lagerung und Benutzung ohne weitere Schädigung dieser besonders fragilen und schwer geschädigten Teil- gruppe der Urkunden erfolgen können, also das Ziel der Wiedernutzbarmachung er- reicht wird. Innerhalb der Rückstellung „Wiedernutzbarmachung“ sind insgesamt 1.059.607,15 € zur Restaurierung von Einsturzschäden an allen Urkunden des Archivs vorgesehen. 1 Vgl. Abbildung 11 und folgende 2 Vgl. Abbildung 1 – 5. 3 Vgl. Abbildung 6 – 7. 4 Gutachten Prof. Dr. Hartmut Weber, 25.10.2017, S. 163. 5 Vgl. Abbildung 11 und folgende 6 Vgl. Abbildung 1 – 7. 7 Gutachten Prof. Dr. Hartmut Weber, 25.10.2017, S. 163. 3 Hierbei entfällt der prozentual größte Anteil von 799.757,24 € auf die Restaurierung der stark g eschädigten Siegel. Hochrechnungen der vergangenen Jahre lassen den Schluss zu, dass für diese Maßnahme voraussichtlich weniger als die veranschlagten Mittel notwendig sind. Es ist daher mit dem Gutachten von Prof. Dr. Weber vereinbar, einen Teil dieser Mittel zur Finanzierung der Montierung und Verpackung der oben ge- nannten Urkunden in Stülpkartons zu verwenden. Die Digitalisierung der Siegel, insbesondere der Rücksiegel, geht der Montierung und Verpackung der Urkunden logistisch voraus. Zwischen Restauri erung und Montierung wird der Nachzustand der Urkunden fotografisch dokumentiert. In diesem Zuge können ohne erhöhten Aufwand auch Digitalisate der Siegel angefertigt werden. Würden die Digitalisate erst nach der Rücklieferung im Historischen Archiv angefertigt, müssten zu- nächst alle Nachzustandsfotos einzeln auf Rücksiegel geprüft werden. Alle Urkunden müssten anschließend wieder ausgehoben und, im Falle der Digitalisierung von Rück- siegeln, Montierungen gelöst und anschließend wieder befestigt werden, um eine Digi- talisierung zu ermöglichen. Die Digitalisierung der Siegel sollte deshalb nach dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit im Kontext des Auftrags durchgeführt werden. Die Kos- ten hierfür betragen 1.566,04 € brutto (s. nachstehende Kalkulation) und sind ergebnis- wirksam. Gez. Charles 4 Kalkulation mit aktualisierten Kostenträgern Kostenträger P32100004070 (Rückstellung Wiedernutzbarmachung) Posten Erläuterung Kosten in € Restaurierungskosten inkl. Dokumentation 2.357 Stunden * 70 €/Stunde 164.990 € Materialkosten Restaurierung 4 % der Restaurierungskosten 6.597 € RDM Schulung Einmalige RDM-Schulung Pro Los nimmt vorauss. durchschnittlich 1 Dienstleister*in + 1 Mitarbeitende*r an der Schulung teil = 2 Personen Stundenlohn: 70 €/Stunde Zeitaufwand Schulung pro DL: 2*2,5 Stunden = 5 Stunden Rechnung: 5 Stunden * 70 €/Stunde = 350 € Für 4 Lose: 4 * 350 € = 1.400 € 1.400 € Transportkosten Pauschale von 1.000 € pro Transport 3 Transporte pro Los bei 4 Losen = 12 Transporte 12.000 € Montierung und Verpackung 496 Stunden * 70 €/Stunde Notwendig, um zukünftig Schäden an den Urkunden durch Verrutschen innerhalb der Kartons oder Handlings während der Nutzung zu vermeiden 34.720 € Materialkosten Montierung Kosten für 246 Montierungstableaus unterschiedlicher For- mate, Abstandhalter für jedes Montierungstableau, Material zum Fixieren von ca. 1.500 Siegeln und Folienstreifen zum Fi- xieren von 246 Urkunden 4.035 € netto 223.742 € Umsatzsteuer 42.510,98 € brutto 266.252,98 € Kostenträger P32100004060 (Bereitstellung) Posten Erläuterung Kosten in € Digitalisierung Siegel (Detail- aufnahmen) 18,8 Stunden * 70 €/Stunde Notwendig, um digitale Nutzung der Urkunden zu ermöglichen 1.316 € netto 1.316 € Umsatzsteuer 250,04 € brutto 1.566,04 € Gesamtkosten netto 225.058 € Umsatzsteuer 19 % 42.761,02 € Gesamtkosten brutto 267.819,02 € Beispielhafte Bilder 5 Abbildung 1 Urkunde mit starken Siegelschäden und vielen ungesicherten, gelösten Transfixen (aus Auftragsvolu- men) Abbildung 2 Urkunde mit starken Siegelsch äden und vielen ungesicherten, gelösten Transfixen (aus Auftragsvolu- men) 6 Abbildung 3 Urkunde mit einem großen, schweren Siegel an einer flexiblen textilen Siegelschnur. Das Siegel kann ohne Sicherung leicht verrutschen (aus Auftragsvolumen) Abbildung 4 Urkunde in einem zu großen Interim-Karton. Das Objekt kann leicht verrutschen und Lagerfläche wird nicht optimal ausgenutzt (aus Auftragsvolumen) 7 Abbildung 5 Urkunde mit Siegeln, die im Interim-Karton verrutscht ist 8 Abbildung 6 Urkunde ohne Montierung, bei der die Siegel während eines Transports im Interim -Karton verrutscht sind 9 Abbildung 7 Mehrere Urkunden über - und nebeneinander in einem Interim -Karton. Erschwert das Ausheben der fragilen Objekte für die Benutzung (aus Auftragsvolumen) Abbildung 8 Urkunden nach der Montierung. Objekte sind fixiert, können sicher und leicht gehandhabt werden, Platz im Karton wird optimal ausgenutzt (nicht aus Auftragsvolumen) 10 Abbildung 9 Urkunden nach der Montierung. Siegel sind mit Stegen gesichert und können nicht verrutschen (nicht aus Auftragsvolumen) Abbildung 10 Urkunden in Folientaschen, die b eim Einsturz weitgehend unbeschädigt geblieben sind (nicht aus Auftragsvolumen) 11 Abbildung 11 Urkunde in Folientasche, die beim Einsturz weitgehend unbesch ädigt geblieben ist (nicht aus Auftragsvolumen) Abbildung 12 Urkunden in Folientaschen, die beim Einsturz weitgehend unbesch ädigt geblieben sind (nicht aus Auftragsvolumen)