Sponsoringrichtlinie - Aktualisierung

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  Dezernat, Dienststelle II/30 Vorlagen-Nummer 14.08.2023/ 05.10.2023 2519/2023 Mitteilung öffentlicher Teil Gremium Datum Ausschuss Allgemeine Verwaltung und Rechtsfragen / Vergabe / In- ternationales 28.08.2023 Rechnungsprüfungsausschuss 05.09.2023 Finanzausschuss 04.09.2023 23.10.2023 Ausschuss Schule und Weiterbildung 20.11.2023 Ausschuss Kunst und Kultur 28.11.2023 Jugendhilfeausschuss 28.11.2023 Sportausschuss 30.11.2023 Sponsoringrichtlinie - Aktualisierung Sachverhalt: Die aktualisierte Sponsoring-Richtlinie war als Mitteilung (Session Nr. 3908/2022) den Fach- ausschüssen zur Kenntnis gegeben worden. Aufgrund der im Ausschuss Allgemeine Verwal- tung und Rechtsfragen/Vergabe/Internationales geführten Diskussion über die mit dem Spon- soring verfolgten Werte und Ziele hat die Verwaltung die Richtlinie in diesem Punkt noch ein- mal überarbeitet. Die unter Ziffer III. aufgeführten Grundsätze des Sponsorings wurden um eine Ziffer 5 ergänzt. Darin heißt es „5. Sponsoring unterstützt eine vielfältige, tolerante und nachhaltige Stadt Sponsoren sind mit der gebotenen Sachkenntnis und Sorgfalt auszusuchen. Sie sollen die ethischen Werte der Stadt Köln teilen, Fairness und Compliance ernst nehmen und müssen die geltenden Regeln und Gesetze beachten. Der Stadt ist es bei der Auswahl der Sponsoren wichtig, dass die Unternehmen die vom Rat beschlossenen Ziele im Bereich Vielfalt, Antirassismus, Kinderrechte und Nachhaltigkeit unterstützen. Die Stadt Köln bekennt sich als Unterzeichnerin der Charta der Vielfalt, als Mitglied der Europäischen Städte- Koalition gegen Rassismus und als kinderfreundliche Kommune zu den Grundwerten einer demokratischen, vielfältigen und toleranten Stadtgesell- schaft und zur Achtung weltweiter Kinderrechte. Die Stadt positioniert sich klar gegen extremistisches, rassistisches, antisemitisches, salafistisches, antidemokratisches, se- xistisches, gewaltverherrlichendes oder anderes menschenfeindliches Gedankengut 2 und gegen Kinderrechtsverletzungen in weltweiten Lieferketten. Durch Sponsoring sol- len diese Ziele aktiv unterstützt werden. Die Eindämmung des Klimawandels besitzt in der städtischen Politik eine hohe Priori- tät. Köln soll bis 2035 klimaneutral werden. Durch Sponsoring sollen die vom Rat be- schlossenen Zielsetzungen, insbesondere das Kölner Maßnahmenprogramm für den Klimaschutz – KölnKlima 2022 – sowie die „Kölner Perspektiven“ zu Stadt und Nach- haltigkeit gefördert werden.“ Zudem wurden mit dem Ziel der besseren Lesbarkeit die Ausführungen zur steuerlichen Be- handlung (unter IX.) überarbeitet. Die zuvor unter IX. enthaltenen Ausführungen sind nun in eine getrennte Arbeitsanweisung „Steuerliche Behandlung“ überführt, die als Anlage der Richtlinie beigefügt ist. In der Richtlinie ist die Verpflichtung enthalten, bei der Erarbeitung und dem Abschluss eines Sponsoringvertrags die Arbeitsanweisung einzuhalten. Damit die Einhal- tung garantiert ist, muss der Sponsoringvertrag vor Abschluss dem Sachgebiet Steuerbera- tung der Kämmerei (203/1) zur Mitzeichnung vorgelegt werden. Die Verfahrensregelung unter VI. 4. wurde entsprechend angepasst. Wenn sich eine Dienststelle mit dem Abschluss eines Sponsoring-Vertrages beschäftigt, sind folgende Vorgaben zu beachten: - Die Unterzeichnung erfolgt durch die/den Beigeordneten (Sonderregelungen gibt es für Eigenbetriebe und die Museen). - Ab einer Summe von 50.000,00 € netto entscheidet der Rat. - Für den Vertrag ist der Mustervertrag zu verwenden, der der Richtlinie beigefügt ist. - Vor Unterzeichnung ist die Steuerabteilung der Kämmerei einzubeziehen, damit steu- erliche Risiken ausgeschlossen werden können. - Der Vertrag ist im Vertragsmanagementsystem zu dokumentieren. - Ebenfalls zu dokumentieren ist, dass vor Unterzeichnung geprüft wurde, ob Aus- schlussgründe gegen das Sponsoring vorliegen und dass alle Abstimmungs-, Informa- tions- und Dokumentationspflichten eingehalten oder veranlasst worden sind. Die Verwaltung wird jährlich und in öffentlicher Sitzung dem Ausschuss Allgemeine Verwal- tung und Rechtsfragen, Internationales und dem Rechnungsprüfungsausschuss einen Spon- soringbericht vorlegen. Darin werden für das jeweils vergangene Kalenderjahr alle Sponsoren namentlich aufgeführt und die Höhe der jeweiligen Sponsoringleistung sowie die gesponserte Verwaltungsaufgabe genannt. Die gegenüber der Vorlage 3908/2022 vorgenommenen Änderungen sind in der Richtlinie (Anlage 1) durch gelbe Markierung hervorgehoben. Gez. Prof. Dr. Diemert

• Anlage Richtlinie und Mustervertrag

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  Allgemeine Rahmenbedingungen für Sponsoringleistungen im Bereich der Stadtverwaltung Köln (Sponsoringrichtlinie)1 Inhaltsübersicht Präambel I. Anwendungsbereich II. Begriff III. Grundsätze des Sponsorings IV. Ausschlusskriterien V. Zuständigkeit VI. Sponsoringvertrag VII. Sponsoringbericht VIII. Haushaltsmäßige Behandlung des Sponsorings IX. Steuerliche Behandlung des Sponsorings X. Inkrafttreten Anlagen Anlage 1: Mustervertrag Anlage 2: Arbeitsanweisung „Steuerliche Behandlung“ 1 Die Bezeichnung „Sponsor“ ist nachfolgend nicht gegendert. Sponsoren sind keine Privatpersonen. Eine Diskriminierung aufgrund des Geschlechts liegt daher nicht vor (s. u., II.) Präambel Sponsoring kann einen Beitrag zur wirtschaftlichen Erledigung von Verwaltungsauf- gaben leisten. Die Stadt Köln begrüßt daher unternehmerisches Engagement, Ver- waltungsaufgaben durch Zuwendungen im Rahmen von Sponsoring zu fördern. Auf- grund ihrer besonderen Stellung als Teil der öffentlichen Hand muss Sponsoring von Verwaltungsaufgaben aber besondere Bedingungen erfüllen: So haben Unabhängig- keit und Unparteilichkeit der Verwaltung immer Vorrang vor den Interessen des Sponsors. Zudem ist seitens der Verwaltung die vollständige Transparenz des Spon- sorings sicherzustellen und seitens des Sponsors die vollständige Transparenz des Sponsorings zu akzeptieren. Im diesem Sinne regelt diese Sponsoringrichtlinie Grundsätze, Voraussetzungen und Abwicklung des Sponsorings bei der Stadt Köln. I. Anwendungsbereich Die Sponsoringrichtlinie gilt für die gesamte Kölner Stadtverwaltung. Sie findet An- wendung auf Sponsoring durch die Gewährung von Geld, Sachmitteln, Dienstleistun- gen oder Know-how. Sonderregeln im Bereich des Schulsponsorings (z. B. § 99 SchulG NRW) bleiben unberührt. II. Begriff Unter Sponsoring versteht man im Allgemeinen die Gewährung von Geld, Sachmit- teln, Dienstleistungen oder Know-how durch ein Unternehmen zur Förderung von Personen, Gruppen und / oder Organisationen in sportlichen, kulturellen, kirchlichen, wissenschaftlichen, sozialen, ökologischen oder ähnlich bedeutsamen gesellschafts- politischen Bereichen, mit der unternehmensbezogene Ziele der Werbung und der Öffentlichkeitsarbeit des Sponsors verfolgt werden (vgl. Allgemeine Verwaltungsvor- schrift zur Förderung von Tätigkeiten des Bundes durch Leistungen Privater (Spon- soring, Spenden und sonstige Schenkungen) vom 11.07.2003 - https://www.verwal- tungsvorschriften-im-internet.de/bsvwvbund_07072003_O463414017.htm. Daraus folgt  Sponsoring beinhaltet Förderung und Werbung  Sponsoring ist ein Austauschverhältnis (Förderung gegen Werbung)  Leistung des Sponsors (Förderung) und Leistung des Gesponserten (Werbung) entsprechen sich wertmäßig  Sponsoren sind keine Privatpersonen  Stadt Köln ist Gesponserte, nicht Sponsor. Sponsoring beinhaltet Förderung und Werbung Mit Sponsoring verfolgt der Sponsor nicht nur werbliche Zwecke für sein Unterneh- men, sondern auch die Förderung des gesponserten Bereichs. Der Förderaspekt ist das wesentliche Unterscheidungskriterium zwischen „reiner“ Werbung und Sponso- ring. Sponsoring ist ein Austauschverhältnis Beim Sponsoring erwartet der Sponsor für seine Sponsorenleistung eine Gegenleis- tung des Gesponserten. Diese besteht in der Durchführung / Unterstützung von Wer- bemaßnahmen für den Sponsor (so genannte kommunikative Gegenleistung des Ge- sponserten). Das ist der Unterschied zur Spende und zum Mäzenatentum, wo Spen- der*innen / Mäzen*innen altruistisch handeln und keine Gegenleistung erwarten. Leistung des Sponsors und Leistung des Gesponserten entsprechen sich wertmäßig Beim Sponsoring entsprechen sich der Wert der Leistung des Sponsors und die Ge- genleistung des Gesponserten. Ungleichgewichte führen dazu, dass der überschie- ßende Teil gesondert zu bewerten ist. Sponsoren sind keine Privatpersonen Aus dem Zweck des Sponsorings für den Sponsor – positive Darstellung des Unter- nehmens, um damit seine Marktchancen zu verbessern – ergibt sich, dass als Privat- personen agierende Menschen in aller Regel keine Sponsoren sein können. Wer- bung und Öffentlichkeitsarbeit sind beim Sponsoring unternehmensbezogene Zwe- cke. Stadt Köln ist Gesponserte, nicht Sponsor Zweck des Sponsorings für den Sponsor ist, das Unternehmen in der öffentlichen Wahrnehmung positiv darzustellen, um so seine Marktchancen zu verbessern. Die Stadt Köln betreibt Öffentlichkeitsarbeit als reine Imagepflege, aber nicht, um ihre Marktchancen zu verbessern. III. Grundsätze des Sponsorings 1. Das Ansehen der Stadt Köln darf keinen Schaden nehmen Das Sponsoring muss mit Werten und Zielen der Stadtverwaltung vereinbar sein. Sponsoringvereinbarungen dürfen nur im Interesse der Erledigung von Verwaltungs- aufgaben getroffen werden. 2. Unabhängigkeit und Unparteilichkeit Unabhängigkeit und Unparteilichkeit der Verwaltung haben immer Vorrang vor den Interessen des Sponsors. Sponsoring darf nicht zu dem Anschein führen, dass der Sponsor auf Verwaltungsentscheidungen Einfluss nimmt oder nehmen könnte. Ob, wie, wann und mit welchem Inhalt Verwaltungsentscheidungen erledigt werden, ent- scheidet die Verwaltung unabhängig und unparteiisch. 3. Vollständige Transparenz Bei Auswahl und Durchführung von Sponsoringmaßnahmen ist vollständige Transpa- renz zu gewährleisten. Die Entscheidung für einen Sponsor muss objektiv und neut- ral getroffen werden und auf sachgerechten und nachvollziehbaren Erwägungen be- ruhen. Der Gleichbehandlungsgrundsatz ist zu beachten. Die Finanzierung der (ge- sponserten) Verwaltungsaufgabe muss vollständig transparent sein. 4. Sponsoring fördert Für die Stadt Köln steht die jeweilige Verwaltungsaufgabe im Mittelpunkt. Akteur die- ser Verwaltungsaufgabe ist die Stadt Köln, der Sponsor ist (nur) Förderer / Unterstüt- zer. Der Werbeeffekt für den Sponsor darf die Wahrnehmung der Verwaltungsauf- gabe nicht überlagern. 5. Sponsoring unterstützt eine vielfältige, tolerante und nachhaltige Stadt Sponsoren sind mit der gebotenen Sachkenntnis und Sorgfalt auszusuchen. Sie sol- len die ethischen Werte der Stadt Köln teilen, Fairness und Compliance ernst neh- men und müssen die geltenden Regeln und Gesetze beachten. Der Stadt ist es bei der Auswahl der Sponsoren wichtig, dass die Unternehmen die vom Rat beschlossenen Ziele im Bereich Vielfalt, Antirassismus, Kinderrechte und Nachhaltigkeit unterstützen. Die Stadt Köln bekennt sich als Unterzeichnerin der Charta der Vielfalt, als Mitglied der Europäischen Städte- Koalition gegen Rassismus und als kinderfreundliche Kom- mune zu den Grundwerten einer demokratischen, vielfältigen und toleranten Stadtge- sellschaft und zur Achtung weltweiter Kinderrechte Die Stadt positioniert sich klar ge- gen extremistisches, rassistisches, antisemitisches, salafistisches, antidemokrati- sches, sexistisches, gewaltverherrlichendes, oder anderes menschenfeindliches Ge- dankengut und gegen Kinderrechtsverletzungen in weltweiten Lieferketten. Durch Sponsoring sollen diese Ziele aktiv unterstützt werden. Die Eindämmung des Klimawandels besitzt in der städtischen Politik eine hohe Prio- rität. Köln soll bis 2035 klimaneutral werden. Durch Sponsoring sollen die vom Rat beschlossenen Zielsetzungen, insbesondere das Kölner Maßnahmenprogramm für den Klimaschutz – KölnKlima 2022 – sowie die „Kölner Perspektiven“ zu Stadt und Nachhaltigkeit gefördert werden. IV. Ausschlussgründe für Sponsoring 1. Anschein der Beeinflussung oder Parteilichkeit Sponsoring ist ausgeschlossen, wenn der Sponsor inhaltlichen Einfluss auf Art und Weise der Umsetzung der Sponsoringmaßnahme verlangt. Sponsoring ist gleichfalls von vornherein ausgeschlossen, wenn der Anschein eines Interessenkonflikts entstehen könnte, weil ein durch den Vollzug von Gesetzen ge- prägtes Handeln der Verwaltung (hoheitliches Handeln) durch die Sponsoringleistung beeinflusst werden könnte. Ein solcher Anschein entsteht insbesondere, wenn der Sponsor während der Verhandlungen oder im Zeitpunkt des Abschlusses des Spon- soringvertrags - Adressat oder Antragsteller eines hoheitlichen Handelns im gesponserten Be- reich ist, - Bewerber um einen städtischen Auftrag im gesponserten Bereich, - Antragsteller oder Empfänger einer städtischen Förderung im gesponserten Be- reich ist, - Planungsbeteiligter im gesponserten Bereich ist. 2. Kenntnis von eklatanten Gesetzesverstößen Unternehmen, bei denen innerhalb der letzten fünf Jahre eklatante Gesetzesver- stöße (z. B. gegen geltendes Arbeits- oder Umweltrecht) oder Bestechungs- oder Korruptionsfälle nachgewiesen wurden, sind vom Sponsoring städtischer Maßnah- men ausgeschlossen. 3. Sponsoring als Umgehungsgeschäft Sponsoring ist ausgeschlossen, wenn mit dem Sponsoring das Erfordernis einer öf- fentlichen Vergabe ausgehebelt wird. 4. Sponsoring zugunsten konkret benannter Beschäftigter Sponsorenleistungen, die Einzelpersonen der Stadtverwaltung fördern, sind gleich- falls unzulässig. Sponsoring im Zusammenhang mit Beschäftigten kommt nur für die Erfüllung übergeordneter Sachaufgaben, z. B. Weiterbildungsmaßnahmen in einem bestimmten Bereich, in Betracht. 5. Unklarheiten über Folgekosten Ohne Klarheit über etwaige Folgekosten darf kein Sponsoring im Wege von Sachleis- tungen vereinbart werden. V. Zuständigkeit 1. Dezentrale Verantwortung Planung, Verhandeln und Durchführung von Sponsoringmaßnahmen erfolgen in de- zentraler Verantwortung. 2. Gremienvorbehalt Bei der Entscheidung über den Abschluss eines Sponsoringvertrags sind die Zustän- digkeitsordnung des Rates der Stadt Köln (https://www.stadt-koeln.de/politik-und-ver- waltung/stadtrecht/das-koelner-stadtrecht-nach-themen-rat-gremien?letter=Z) sowie einschlägige Satzungen der Eigenbetriebe und eigenbetriebsähnlichen Einrichtungen sowie sonstiger Sondervermögen zu beachten. Entscheidungen in den Gremien erfolgen regelmäßig in öffentlicher Sitzung. 3. Unterschriftsbefugnis Die Unterzeichnung von Sponsoringverträgen obliegt dem / der zuständigen Beige- ordneten. Davon abweichend a) richtet sich die Unterschriftsbefugnis bei Eigenbetrieben und eigenbetriebsähnli- chen Einrichtungen sowie sonstigen Sondervermögen nach der jeweiligen Betriebs- satzung; b) kann der / die Beigeordnete für Kunst und Kultur die Unterschriftsbefugnis auf Di- rektoren / Direktorinnen der Museen der Stadt Köln generell oder in bestimmten Fäl- len übertragen. VI. Sponsoringvertrag 1. Schriftform Jeder Sponsoringvertrag ist schriftlich abzuschließen. Wegen der Bedeutung des Sponsorings für Transparenz und Ansehen der Stadt Köln bedeutet Schriftform, dass beide Vertragsparteien den Vertrag handschriftlich unterzeichnen. Die handschriftliche Unterzeichnung des Sponsoringvertrags kann (nur) durch eine qualifizierte elektronische Signatur ersetzt werden (§ 126a BGB). 2. Verwendung des städtischen Vertragsmusters Zum Abschluss des Sponsoringvertrags ist regelmäßig das städtische Vertragsmus- ter (Anlage 1) zu verwenden. Änderungen sind mit dem Amt für Recht, Vergabe und Versicherungen (30) abzustimmen. 3. Transparenz Die Transparenzklausel im städtischen Vertragsmuster (Anlage 1) ist unverhandel- bar. Jeder Sponsor, der Verwaltungsaufgaben der Stadt Köln fördert, trägt damit seiner- seits aktiv dazu bei, dass gegenüber den Bürgerinnen und Bürgern der Stadt Köln vollständige Transparenz über die Finanzierung bei der Erledigung von Verwaltungs- aufgaben gewährleistet ist. 4. Vor Abschluss: Abstimmung / Information a) Beachtung der Arbeitsanweisung „Steuerliche Behandlung von Sponsoring“ (An- lage 2) Jeder Sponsoringvertrag muss unter Beachtung der Arbeitsanweisung erfolgen und vor Abschluss mit dem Sachgebiet Steuerberatung der Kämmerei (203/1) abge- stimmt und von dort mitgezeichnet werden. Eine Ausnahme gilt für Sponsoringverträge der Eigenbetriebe und eigenbetriebsähn- lichen Einrichtungen, soweit die steuerrechtliche Prüfung durch deren eigene Steuer- beratung erfolgt. Für die steuerrechtliche Prüfung durch das Sachgebiet Steuerberatung der Kämme- rei (203/1) sind fünf Werktage einzuplanen. b) Beachtung der Dienstanweisung für Presse- und Öffentlichkeitsarbeit der Stadt Köln http://intranet.verwaltung.stadtkoeln.de/imperia/md/content/aemteron- line/13/sk_284_21_dienstanweisung_f%C3%BCr_kommunikations-__presse-__me- dien_und_%C3%96ffen.pdf. 5. Nach Abschluss: Information / Dokumentation a) Information Unverzüglich nach Abschluss des Sponsoringsvertrags erhalten - Kämmerei, Sachgebiet Steuerberatung der Kämmerei (203/1), - Rechnungsprüfungsamt (14) und - Antikorruptionsbeauftragte/r der Stadt Köln (14/1) eine Kopie des Vertrags. b) Dokumentation Unverzüglich nach Abschluss ist der Sponsoringvertrag im Vertragsmanagementsys- tem der Stadt Köln zu archivieren. 6. Verfügung In der Verfügung, mit der der Sponsoringvertrag dem / der Unterzeichnungsberech- tigten (s. o., VI.) zur Unterzeichnung vorgelegt wird, ist festzuhalten, dass - Ausschlussgründe (s. o., V.) nicht vorliegen, - die Abstimmung mit der Abteilung Steuerberatung der Kämmerei, 203/1 (s. o., VII.4) stattgefunden und - die Information / Dokumentation (s. o., VII. 5) nach Unterzeichnung veranlasst wird. Entsprechendes gilt für eine gegebenenfalls erforderliche Gremienvorlage. 7. Weitere Inhalte des Vertrags. Im Übrigen wird auf die Erläuterungen zum Vertragsmuster (Anlage 1) Bezug genom- men. VII. Sponsoringbericht Die Verwaltung (30, Amt für Recht Vergabe und Versicherungen) berichtet einmal jährlich in öffentlicher Sitzung dem Ausschuss Allgemeine Verwaltung und Rechtsfra- gen / Vergabe / Internationales und dem Rechnungsprüfungsausschuss über alle im Vorjahr abgeschlossenen Sponsoringverträge. Der Bericht beinhaltet mindestens - Namen der Sponsoren, - Höhe der jeweiligen Sponsoringleistung, - Beschreibung der jeweils geförderten Verwaltungsaufgabe. VIII. Buchhalterische und haushaltsmäßige Behandlung der Spon- soringleistung Mittel aus Sponsoringmaßnahmen sind zweckgebunden und als solche bei dem je- weiligen Fachbereich zu buchen. Sie sind dem gesponserten Zweck zuzuführen. Sponsoringleistungen sind als zweckgebundene Zuwendungen bis zu ihrer Inan- spruchnahme (zweckentsprechenden Verwendung) als Verbindlichkeiten (sog. Erhal- tende Anzahlungen) auszuweisen. Sie werden erst bei Verwendung als Ertrag ge- bucht. In der Haushaltsplanung werden für Sponsoringmaßnahmen erwartete Erträge / Ein- zahlungen und zu leistende Aufwendungen / Auszahlungen in gleicher Höhe berück- sichtigt. Für Sponsoringverträge, die im laufenden Haushaltsjahr neu abgeschlossen werden, können zusätzliche Erträge / Einzahlungen zur Finanzierung der Mehrauf- wendungen/-auszahlungen zur Verfügung gestellt werden. Eine zusätzliche – über die Regelungen der unechten Deckung hinausgehende – Bereitstellung von Auf- wands- und / oder Auszahlungsermächtigungen zu Lasten des städtischen Haushalts ist im Zusammenhang mit Sponsoringmaßnahmen grundsätzlich nicht zulässig. Es sei denn, der Rat, der zuständige Fachausschuss oder der / die Stadtkämmer*in ent- scheiden dies im Rahmen ihrer jeweiligen Zuständigkeiten. Nähere Erläuterungen zu der buchhalterischen Behandlung von Sponsoring sind den entsprechenden Ausführungen in den Buchungsinformationen unter dem Kapitel „Sponsoring“ auf der Finanzwissensplattform der Kämmerei zu entnehmen. Link zur Finanzwissensplattform: Startseite - Finanz-Wissensplattform (stadt-koeln.de) Link direkt zu den Buchungsinformationen: Buchungsinformationen (ohne Anlagenbuchhaltung) IX. Steuerliche Behandlung des Sponsorings Der Sponsoringvertrag legt die Leistung des Sponsors und die Leistung des Gespon- serten fest. Sein Inhalt ist entscheidend für die steuerliche Behandlung der vereinbar- ten Sponsoringleistungen. Die richtige Einordnung der steuerlichen Behandlung des Sponsorings ist daher wichtig für die Vertragsverhandlungen, um Folgekosten zu Lasten des städtischen Haushaltes zu vermeiden. Bei der Erarbeitung und dem Abschluss eines Sponsoringvertrags ist die als Anlage 2 der Richtlinie beigefügte Arbeitsanweisung „Steuerliche Behandlung“ einzuhalten. Zudem ist jeder Sponsoringvertrag vor Abschluss dem Sachgebiet Steuerberatung der Kämmerei (203/1) zur Mitzeichnung vorzulegen (s.o., VI. 4). XI. Inkrafttreten Diese Richtlinie gilt ab dem 01.06.2023. Sie ersetzt die Allgemeinen Rahmenbedin- gungen für Sponsoringleistungen im Bereich der Stadtverwaltung Köln vom 09.06.2015. Köln, 1. Juni 2023 Henriette Reker Anlage 1 Sponsoringvertrag zwischen der Stadt Köln, … (Dienststelle, Adresse) - im Folgenden Gesponserte genannt - und …1 - im Folgenden Sponsor genannt - Präambel2 Beispiel: Die Gesponserte plant für den Zeitraum vom … bis … eine Ausstellung mit dem Titel … Der Sponsor begreift die Unterstützung von Kunst und Kultur als Teil seiner Unter- nehmensphilosophie und verspricht sich von einer werbewirksamen Förderung der Ausstellung eine Erhöhung seines unternehmerischen Ansehens. Zu diesem Zweck vereinbaren die Parteien Folgendes: § 1 Leistung des Sponsors Der Sponsor erbringt für die in § 2 genannten Gegenleistungen der Gesponserten folgende Leistung3: … § 2 Gegenleistung des Gesponserten Die Gesponserte verpflichtet sich, auf die Förderung durch den Sponsor in folgender Weise hinzuweisen4: … … … … § 3 Laufzeit / Kündigung (1) Dieser Vertrag beginnt mit Unterzeichnung des Vertrags durch beide Parteien und endet …5 (2) Das Recht zur außerordentlichen Kündigung des Vertrags aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein Recht zur fristlosen Kündigung besteht insbesondere dann, wenn a) die andere Vertragspartei schuldhaft gegen ihr obliegende wesentliche ver- tragliche Verpflichtungen verstoßen hat und den Verstoß trotz Abmahnung mit angemessener Fristsetzung nicht innerhalb der gesetzten Frist abstellt. Einer vor- herigen Abmahnung bedarf es nicht, wenn sie zwecklos oder der zur Kündigung berechtigten Vertragspartei nicht zumutbar ist; b) die andere Vertragspartei schuldhaft gegen gesetzliche Vorschriften, die für die Durchführung dieses Vertrags unmittelbar oder mittelbar von Bedeutung sind oder gegen die guten Sitten verstoßen hat. Für den Fall einer Kündigung verzichten beide Seiten auf Rückforderungen be- reits gewährter Leistungen. Die Kündigung bedarf der Schriftform. § 4 Nebenkosten Soweit in diesem Vertrag nichts Abweichendes vereinbart ist, trägt jede Partei die mit ihren Verpflichtungen aus diesem Vertrag verbundenen Kosten selbst. § 5 Haftung Die Haftung der Vertragsparteien richtet sich nach den gesetzlichen Vorschriften. § 6 Zahlung / Umsatzsteuer (1) Sämtliche nach § 1 vorgesehenen Geldleistungen sind binnen 30 Tagen nach Zugang der separat auszustellenden Rechnungen zu begleichen. (2) Falls die vereinbarten Geldleistungen der Umsatzsteuer unterliegen sollten, wird die gesetzliche Umsatzsteuer zuzüglich Zinsen nach § 233a Abgabenordnung dem Sponsor nachträglich in Rechnung gestellt.6 § 7 Keine Ausschließlichkeit Die Gesponserte ist berechtigt, weitere Verträge mit anderen Sponsoren abzuschlie- ßen.7 § 8 Wohlverhalten, Unterrichtung, Transparenz, Rücktritt8 (1) Die Vertragsparteien verpflichten sich einander zu gegenseitigem Respekt, Wohl- verhalten und Loyalität. Jede Vertragspartei ist gehalten, auf die schutzwürdigen Interessen des anderen Vertragspartners, insbesondere auf dessen Ruf und An- sehen, Rücksicht zu nehmen. Dies gilt auch nach Beendigung des Vertrags fort. (2) Die Vertragsparteien werden sich gegenseitig umgehend über alle Umstände, die für die Durchführung dieses Vertrags von Bedeutung sind, unterrichten. (3) Dem Sponsor ist bekannt, dass sich die Gesponserte als Teil der öffentlichen Hand zu vollständiger Transparenz und Offenheit im Umgang mit Sponsoringleis- tungen verpflichtet sieht und aufgrund gesetzlicher oder vergleichbarer Bestim- mungen (z. B. Entscheidungen des Rates der Stadt Köln) auch verpflichtet ist. Dem Sponsor ist bekannt, dass etwaig erforderliche Entscheidungen politischer Gremien über den Sponsoringvertrag in öffentlicher Sitzung getroffen werden. Ihm ist auch bekannt, dass der Gesponserte jährlich einen öffentlich zugängli- chen Sponsoringbericht erstellt, in dem die Namen von Sponsoren, deren Sponsorenleistungen und der jeweilige Gegenstand des Sponsorings zusam- mengestellt werden. Der Sponsor anerkennt und unterstützt ausdrücklich Transparenz und Offenheit des Sponsorings im Sinne der vorstehenden Grundsätze. (4) Zwischen den Vertragsparteien besteht Einvernehmen darüber, dass mit dem Sponsoring nicht der Anschein entstehen darf, dass das hoheitliche Handeln der Gesponserten durch Sponsorenleistungen beeinflusst wird oder werden könnte. Der Sponsor versichert daher ausdrücklich, dass er im Zeitpunkt des Vertrags- schlusses weder Adressat, Antragsteller oder vergleichbares eines hoheitlichen Verwaltungshandelns im gesponserten Bereich ist oder für ihn erkennbar wäh- rend der Dauer dieses Vertrags werden könnte. Er verpflichtet sich, der Gespon- serten unverzüglich mitzuteilen, wenn er während der Dauer dieses Vertrags Ad- ressat, Antragsteller oder vergleichbares eines hoheitlichen Verwaltungshan- delns im gesponserten Bereich wird. Die Gesponserte hat das Recht, von diesem Vertrag mit sofortiger Wirkung zu- rückzutreten, wenn der Sponsor während der Dauer dieses Vertrags Adressat, Antragsteller oder vergleichbares eines hoheitlichen Verwaltungshandelns wird. Der Rücktritt bedarf der Schriftform. § 9 Schlussbestimmungen (1) Nebenabreden bestehen nicht. (2) Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrags bedürfen der Schriftform. Dies gilt auch für die Aufhebung des Schriftformerfordernisses. (3) Soweit einzelne Teile dieser Vereinbarung unwirksam sein sollten oder unwirk- sam werden, wird die Wirksamkeit der Vereinbarung insgesamt nicht beeinträch- tigt. Beide Vertragsparteien vereinbaren schon jetzt, dass sie in diesem Falle die unwirksame Bestimmung durch eine wirksame solche ersetzen, die dem wirt- schaftlichen Zweck der unwirksamen Bestimmung nahe kommt oder entspricht. Köln, ………………. …………., ………………. (Datum) (Ort) (Datum) Gesponserte Sponsor In Vertretung / Im Auftrag9 __________________ __________________ 1 Hier sind der vollständige Name (z. B. Gesellschaft für Bauen und Wohnen mbH, Verein für Bauen und Wohnen e. V.) und Adresse des Sponsors einzufügen. Die- ser ist vom Sponsor selbst zu liefern bzw. in seiner Richtigkeit zu bestätigen. 2 Eine dem Sponsoringvertrag vorangestellte Präambel ist nicht zwingend notwen- dig. Sie ist aber zu empfehlen, um das Förderinteresse des Sponsors zu unter- streichen. 3 Die Leistung des Sponsors kann sein - Zahlung einer Geldsumme, - Sachleistungen, - Dienstleistungen - Know-how. Dieser Mustervertrag geht vom häufigsten Anwendungsfall der Zahlung einer Geldsumme aus. 4 Die Gegenleistung des Gesponserten kann zum Beispiel sein - Namensnennung und Logo des Sponsors auf Plakaten, in Broschüren, Programmheften, - Erwähnung des Sponsors in Eröffnungsreden, Interviews, Statements, - Nennung des Sponsors bei allen PR-Maßnahmen, - Präsens des Sponsors bei Pressekonferenzen, - Ermöglichung eines Info-Standes des Sponsors, - Gewährung von kostenlosen Eintrittskarten, Katalogen, - Ermöglichung der Teilnahme an Sponsorenempfang, - Ermöglichung eines exklusiven Besuchs der gesponserten Veranstaltung (z. B. Ausstellung) mit geladenen Gästen des Sponsors. 5 Das Sponsoring ist zu befristen. Dies geschieht, indem entweder a) das Sponsoring auf eine zeitlich abgrenzbare Einzelmaßnahme der Stadt Köln (z. B. Ausstellung, Veranstaltung) bezogen oder b) eine Laufzeit vereinbart wird. Bei einer Laufzeitvereinbarung soll diese zwei Jahre nicht überschreiten. 6 Bei tauschähnlichen Umsätzen ist in Abstimmung mit der Abteilung Steuerbera- tung der Kämmerei (203/1) eine gesonderte Regelung aufzunehmen. 7 Gegebenenfalls kann hier auf Wunsch des Sponsors auch sogenannte Bran- chenexklusivität vereinbart werden: Es steht dem Gesponserten frei, weitere Sponsoringverträge mit gleichberechtigten Sponsoren abzuschließen, die keine Wettbewerber des Sponsors sind. 8 § 8 ist unverhandelbar. Sponsoren, die die Grundsätze der Stadt Köln zu Trans- parenz und Offenheit des Sponsorings nicht akzeptieren (können), kommen als Sponsoren städtischer Maßnahmen nicht in Betracht. 9 Der Zusatz richtet sich danach, wer den Sponsoringvertrag unterzeichnet. Für die Verwaltung allgemein gilt, dass Beigeordnete mit dem Zusatz „In Vertretung“, alle übrigen Beschäftigten mit dem Zusatz „Im Auftrag“ zeichnen. Sonderregelungen ergeben sich aus Betriebssatzungen der Eigenbetriebe und eigenbetriebsähnli- chen Einrichtungen. Anhang 1 Tausch- und tauschähnlicher Umsatz Definition: Ein Tausch liegt nach der gesetzlichen Definition vor, wenn das „Entgelt“ für die Lieferung in einer Lieferung besteht (§ 3 Abs. 12 Satz 1 UStG). Bei einem tauschähnlichen Umsatz besteht das „Entgelt“ für eine sonstige Leistung in einer Lieferung oder sonstigen Leistung (§ 3 Abs. 12 Satz 2 UStG). Falls zum Tausch oder tauschähnlichen Umsatz zusätzlich Geldleistungen als Entgelt vereinbart werden, spricht man von Tausch oder tauschähnlichen Umsätzen „mit Baraufgabe“. Beispiele für Tausch (nur bei Gegenständen):  Kataloge gegen Kataloge Beispiele für tauschähnliche Umsätze:  Sanierung eines Daches durch Energieversorger für die Überlassung einer Dachfläche zum Betrieb einer Photovoltaikanlage  Überlassung eines Fahrzeugs gegen „werbewirksames“ Parken am Straßenrand Tausch mit Baraufgabe Neukauf eines Fahrzeugs mit Inzahlungnahme des Altfahrzeugs zuzüglich Geldzahlung für den Restkaufpreis. Leistungsaustausch (Abschn. 1.1 Abs. 1 UStAE): Voraussetzung für den Leistungsaustausch ist, dass ein unmittelbarer Zusammenhang zwischen Leistung bzw. Lieferung und der vereinbarten Gegenleistung besteht. Eine Verbindung des Leistungsaustauschs besteht für beide Vertragsparteien (Unternehmer) in der Tatsache, dass die jeweilige Leistung in Erwartung der Gegenleistung erbracht wird. Bemessungsgrundlage Umsatzsteuer: Für das Sponsoring sind die wechselseitig zu erbringenden Lieferungen und /oder Leistungen jeweils einzeln seitens der Dienststelle in Entgelt zu bewerten. Entgelt ist alles, was der Leistungsempfänger aufwendet, um die Leistung zu erhalten, jedoch abzüglich der Umsatzsteuer. Beim Tausch oder den tauschähnlichen Umsätzen gilt der Wert jedes Umsatzes als Entgelt für den anderen Umsatz (§ 10 Abs. 2 Satz 2 UStG). Erbringt der Sponsor eine unentgeltliche Leistung, stellt der subjektive Wert dieser Sach- bzw. Dienstleistung das Entgelt für die Werbeleistung der Stadt Köln dar. Die Höhe der vom Sponsorgeber erbrachten Leistung ist von diesem zu benennen. Der subjektive Wert ist derjenige Wert, den die Stadt Köln einer Leistung beimisst, die sie sich verschaffen will und deren Wert dem Betrag entspricht, den sie zu diesem Zweck aufzuwenden bereit ist. Dieser Wert umfasst alle Ausgaben einschließlich Nebenleistungen, die die Stadt Köln aufwendet, um die fragliche Leistung zu erhalten. Soweit der Betrag nicht ermittelt werden kann, ist dieser zu schätzen. Hierbei ist jeder Umsatz einzeln zu bewerten, da hieraus ggfls. unterschiedliche Steuersätze resultieren können. Die zu zahlende Umsatzsteuer bleibt hierbei unberücksichtigt (§ 10 Abs. 2 Satz 3 UStG). Anhang 1 Steuerentstehung: Der Zeitpunkt der Entstehung der Steuer der Stadt Köln ist durch die Steuerberatung festzulegen. Passus Sponsoringvertrag für Tausch- und tauschähnliche Umsätze: Hinsichtlich der von den Parteien zu erbringenden Leistungen liegt ein Tausch nach § 3 Abs. 12 UStG vor, welcher der Umsatzsteuer unterliegt. oder Hinsichtlich der von den Parteien zu erbringenden Leistungen liegen tauschähnliche Umsätze nach § 3 Abs. 12 UStG vor, die der Umsatzsteuer unterliegen. und Die Parteien haben über die Netto-Wert-Beträge der jeweiligen Leistung wechselseitig Rechnungen zuzüglich Umsatzsteuer ausstellen. Auf die Zahlung des Nettobetrages wird verzichtet. Die Umsatzsteuer wird geschuldet. Vorsteuer: Auf Seiten der Stadt Köln stellt sich eine Vorsteuerabzugsmöglichkeit unterschiedlich dar. Die Zulässigkeit richtet sich nach der tatsächlichen Verwendung der Dienst- oder Sachleistung. Die Berücksichtigung eines evtl. Vorsteuerabzugs ist mit 203/1 abzustimmen.  Anhang 2: Aufstellung: Leistungen mit „aktiver“ bzw. „passiver“ Mitwirkung Leistungen mit „aktiver“ Mitwirkung: Schaltung von Anzeigen des Sponsors im Programmheft - reine Werbeanzeigen - Sponsorenanzeigen Internetverlinkung auf die Seite des Sponsors Product Placement (werbewirksame Integration eines Produktes des Sponsors in den Ablauf einer Kulturveranstaltung, z.B. als Requisite, Kostüm o.ä.) Absatz von Produkten des Sponsors im Rahmen einer kulturellen Veranstaltung durch das Personal der gesponserten Kultureinrichtung Grußwort des Sponsors unter Einbeziehung von sponsorenbezogenen Themen Standvermietung, z.B. am Tag der offenen Tür Trikot- oder Bandenwerbung Bloße Namensnennung, Emblem oder Logo des Sponsors auf Plakaten, Veranstaltungshinweisen, Ausstellungskatalogen, Programmheften (mit besonderer Hervorhebung) z. B optische Hervorhebung eines Sponsors gegenüber anderen Sponsoren bzw. an exponierten Stellen Einräumung eines ausdrücklichen Rechts zur Vermarktung für Sponsor Nennung eines Werbeslogans Lautsprecherdurchsagen Leistungen mit „passiver“ Mitwirkung: Bloße Namensnennung, Emblem oder Logo des Sponsors auf Plakaten, Veranstaltungshinweisen, Ausstellungskatalogen, Programmheften (ohne besondere Hervorhebung) Namensnennung des Sponsors in einem Grußwort bzw. einer Einleitung oder Danksagung Namensnennung des Sponsors bei Eröffnungsreden und im Interview Einladungskarten zu Veranstaltungen des Gesponserten weisen auf die Unterstützung des Sponsors hin Namensnennung des Sponsors in Hörfunk- und Presseberichten Grußwort eines Sponsors bei einer Eröffnungsveranstaltung Teilnahme eines Sponsors an einer Pressekonferenz Zeitungsbericht mit Foto des Sponsors Bezeichnung als „offizieller Sponsor/Lieferant/Ausstatter“ der gesponserten Körperschaft Durchführung von Veranstaltungen des Sponsors in den Räumlichkeiten des Gesponserten Organisation einer Premierenfeier, einer Vernissage mit Künstlern, Sondervorführungen/Sonderführungen, Durchführung einer Preview für Gäste des Sponsors jeweils ohne Werbemaßnahmen des Sponsors Hinweis des Gesponserten, dass ein angekauftes Bild o.ä. mit Unterstützung des Sponsors erworben wurde. Vergabe von Ehrenkarten in geringem Umfang an den Sponsor Abbildung von Kunstwerken zu werblichen Zwecken auf den Produkten des Sponsors