Geschützte dienstliche E-Mail-Adressen für Lehrkräfte in Köln – Sachstand 2018

Die Oberbürgermeisterin 
Dezernat, Dienststelle 
IV/400/4 
 
Vorlagen-Nummer  08.06.2018 
 1929/2018 
Beantwortung einer Anfrage nach § 4 der Geschäftsordnung 
öffentlicher Teil 
Gremium Datum 
Ausschuss Schule und Weiterbildung 11.06.2018 
 
Geschützte dienstliche E-Mail-Adressen für Lehrkräfte in Köln – Sachstand 2018 
Mit der Anfrage AN/0456/2018 stellt die Ratsgruppe BUNT folgende Fragen hinsichtlich der Versor-
gung der Lehrkräfte mit dienstlichen E-Mail-Adressen und datenschutzkornformen Kommunikations-
möglichkeiten an Kölner Schulen. 
 
1. Wie viele Lehrkräfte und Schulleiter*innen in Köln haben Zugang zu dienstlichen Mobil - und End-
geräten oder besitzen einen Arbeitsplatz mit Computer -Ausstattung? (Bitte nach Schulform au f-
schlüsseln und den prozentualen Anteil angeben.) 
 
 
2. Wie viele Lehrkräfte und Schulleiter*innen haben eine dienstliche E -Mail Adresse, und we lche 
datenschutzkonformen Kommunikationsplattformen stehen Lehrkräften zur Verfügung? Bietet die 
Stadt Messenger zur Kommunikation an, so dass Alternativen z.  B. zu WhatsApp zur Verfügung 
stehen? (Bitte nach Schulform aufschlüsseln, den prozentualen Anteil angeben und die Art des 
Schutzes beschreiben.) 
 
 
3. Wie viele Lehrkräfte und Schulleiter*innen haben einen geschützten Zugang zu den verschied e-
nen Informationsvera rbeitungssystemen, z.  B. Online -Plattformen für Unterricht, Hausaufgaben 
oder Lehrerkontakte? (Bitte nach Schulform aufschlüsseln, den prozentualen Anteil angeben und 
die Art des Schutzes beschreiben.) 
 
 
4. Wie ist die Position der Stadtverwaltung zum elfseit igen Formular des nordrhein -westfälischen 
Schulministeriums? 
  
 
5. Wie viele Mitarbeiter*innen der Stadt sind zurzeit für die Netzwerkbetreuung an den Kölner Sch u-
len verantwortlich, und wie hoch ist der zeitliche und finanzielle Aufwand? 
 
Antwort der Verwaltung: 
Zu Frage 1-3: 
Die Stadt Köln ist nicht Dienstherr des Lehrpersonals, insofern liegt hier eine Zuständigkeit des Lan-
des vor. Im Rahmen der Providerausschreibung besteht für alle Schülerinnen und Schüler als auch 
Lehrerinnen und Lehrer die Möglichkeit der Nutzung einer zentralen „dienstlichen“ E-Mail-Adresse 
über die NetCologne zu hosten. Für die Schulleitung und den erweiterten Kreis der Schulleitung 
(Stundenplanung etc.) werden seitens der Stadt Köln, im Rahmen der Bereitstellung der zentralen 
Fachverfahren, städtische Accounts mit E-Mail, Rechner etc. bereitgestellt. 
 
Zu Frage 4: 
Alle beantragten Ausstattungen hinsichtlich dieser Thematik müssen derzeit mit folgenden Inhalten

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abgelehnt werden: 
 
Vermehrt erhält die Schulverwaltung Anträge auf Ausstattung  des Lehrpersonals in Gänze mit PCs 
oder Notebooks und Mobiltelefonen. Hintergrund ist die neue Dienstanweisung ADV zur Bearbeitung 
von personenbezogenen Daten auf privaten ADV-Anlagen. 
 
Zur rechtlichen Bewertung muss zu Beginn auf zwei Faktoren hingewiese n werden. Zum einen hat 
das Schulministerium eine Klarstellung an die Kölner Schulen übersandt, aus der die Veränderungen 
ersichtlich sind. Zum anderen muss rechtlich bewertet werden, inwiefern der Schulträger zur Aussta t-
tung der Lehrerschaft verpflichtet werden kann. 
 
I. Konkretisierung der Dienstanweisung 
Die Notwendigkeit, den Schulen eine „neue“ DA ADV zur Verfügung zu stellen, ergab sich, weil der 
alte Erlass aus dem Jahr 1988 an aktuelle Änderungen der Datenschutz -Verordnungen anzupas-
sen und insgesamt zu aktualisieren war. Die DA ADV setzt keine neuen Standards. Sie begründet 
keine neuen rechtlichen Verpflichtungen oder gar Verschärfungen im Datenschutz, sie gibt ledi g-
lich die aktuelle Rechtslage wieder. Die neugefasste DA ADV soll erklären und unterstützen. 
Es ist grundsätzlich zulässig, Schülerdaten für schulische Zwecke auf Privatgeräten der Lehrkräfte 
zu verarbeiten. Hierbei sind jedoch die Rechte der Schülerinnen und Schüler auf Schutz ihrer pe r-
sönlichen Daten zu wahren. Daher besteht seit 1995 die  Verpflichtung, die Verarbeitung pers o-
nenbezogener Schülerdaten auf privaten ADV -Anlagen vorher durch die Schulleitung genehmigen 
zu lassen (vgl. § 2 Abs. 2 VO DV I). 
Der neue Genehmigungsvordruck des Landes  ist eine Hilfestellung, in dem die Verantwortli chkei-
ten und die - aufgrund der Verordnungen - bestehenden Nachweispflichten nutzerfreundlich z u-
sammengefasst und klargestellt werden. Er wurde in Zusammenarbeit mit Personen aus der 
Schulpraxis erarbeitet und soll Schulleitungen entlasten, indem diese ihr e Genehmigungspflicht 
zukünftig formularbasiert wahrnehmen können. Gleichzeitig werden alle Beteiligten für die Bede u-
tung des notwendigen Schutzes personenbezogener Daten sensibilisiert. 
Die dargestellten Vorgaben im Genehmigungsformular geben einen Datens chutzstandard (z.B. 
Passwortschutz, Virenscanner) wieder, der heute von Fachleuten auch für die Nutzung der persön-
lichen IT -Ausstattung dringend empfohlen wird. Die geregelten Nachweispflichten beinhalten 
selbstverständlich nicht die Verpflichtung der Schu lleitung, die privaten Endgeräte jeder einzelnen 
Lehrkraft persönlich zu überprüfen. Das wäre gar nicht leistbar. 
Vielmehr werden in der Genehmigung die datenschutzrechtlich erforderlichen technischen und o r-
ganisatorischen Maßnahmen nochmals in Erinnerung gebracht. Die dokumentierten Angaben sind 
zudem von der bzw. von dem zuständigen behördlichen Datenschutzbeauftragten an Schulen zu 
prüfen, insbesondere daraufhin, ob zu den erforderlichen Maßnahmen zur Datensicherheit abwe i-
chende Angaben erfolgt sind, die einer Genehmigung entgegen stehen könnten. 
Die in der Vergangenheit erteilten Genehmigungen haben weiterhin Bestand. Die Neufassung der 
DA ADV löst keinen neuen Handlungsdruck aus. Weitere Erfahrungen in der Praxis mit dem G e-
nehmigungsvordruck oder Anpassungsbedarf, der aus der EU-Datenschutzgrundverordnung resul-
tieren könnte, werden selbstverständlich im Rahmen einer künftigen Überarbeitung der Diensta n-
weisung zu berücksichtigen sein. 
Die Landesregierung arbeitet weiterhin mit Hochdruck daran, eine digita le Arbeitsplattform (LOGI-
NEO NRW) für Schulen anzubieten, die ihnen vor allem auch im Umgang mit personenbezogenen 
Daten Unterstützung bieten soll. Sie will sich dabei jedoch sicher sein, den Schulen ein Produkt zur 
Verfügung stellen zu können, das reibung slos funktioniert und den Ansprüchen der Nutzerinnen 
und Nutzer auch gerecht wird. Hierzu sind technische Nachbesserungen und neue Vereinbaru n-
gen mit den Projektpartnern zwingend erforderlich. 
Zudem möchte das Schulministerium zeitnah eine Entscheidung inn erhalb der Landesregierung 
vorbereiten, die klarstellt, in welchem notwendigen Umfang das Land als Dienstherr Endgeräte für 
die Lehrerinnen und Lehrer vor Ort an den Schulen zur Verfügung zu stellen und zu finanzieren 
hat. Schließlich wird die Notwendigkeit der Ausstattung der Schulen mit Endgeräten für den Zweck 
der spezifischen Speicherung und Verarbeitung von sensiblen Schülerdaten mit den Schulträgern 
zu diskutieren sein. Hier sind Fragen im Hinblick auf die Gerätefunktion und -ausstattung, der d a-

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rauf bezogene Support und ein ausreichendes Informations - und Beratungsangebot für die Fragen 
des Datenschutzes zu klären. 
 
II. Stellungnahme der Arbeitsgemeinschaft der kommunalen Spitzenverbände NRW: 
II.1 Im Allgemeinen: Fragliche Zuständigkeit der kommunalen Schulträger 
Die zuletzt geführte Diskussion hat eine grundlegende Frage aufgeworfen: Sind die kommun a-
len Schulträger dafür zuständig, dem Lehrpersonal eine IT -Ausstattung für die dienstliche Nut-
zung zur Verfügung zu stellen? Die beteiligten Geschäftsstellen vertreten die Auffassung, dass 
dies nicht der Fall ist. Den Ausgangspunkt der rechtlichen Prüfung bildet § 79 des Schulgese t-
zes für das Land Nordrhein-Westfalen (Schulgesetz NRW - SchulG), der wie folgt lautet: 
„Die Schulträger sind verpflichtet, die für  einen ordnungsgemäßen Unterricht erforderlichen 
Schulanlagen, Gebäude, Einrichtungen und Lehrmittel bereitzustellen und zu unterhalten s o-
wie das für die Schulverwaltung notwendige Personal und ei -ne am allgemeinen Stand der 
Technik und Informationstechnologie orientierte Sachausstattung zur Verfügung zu stellen.“ 
Damit ist die Pflichtaufgabe der kommunalen Schulträger weitgehend erschöpfend beschri e-
ben: Vorhaltung der Sachmittel für den Schulbetrieb. Sie umfasst inzwischen ausdrücklich die 
Vorhaltung einer „am allgemeinen Stand der Technik und Informationstechnologie orientierten 
Sachausstattung“. Die Norm hat die Vorgängervorschrift aus § 30 des außer Kraft getretenen 
Schulverwaltungsgesetzes hinsichtlich der qualitativen Anforderungen an die Sachausstattu ng 
konkretisiert. Die Intention des Landesgesetzgebers bestand insoweit darin, der Modernisi e-
rung der Sachausstattung mit Blick auf die Entwicklung digitaler Technologien Vorschub zu 
leisten:  
zu § 79 SchulG:  Absatz 1 übernimmt in gestraffter Form die bish erige Regelung des § 30 
Abs. 1 SchVG. Die Verpflichtung des Schulträgers erstreckt sich auch darauf, den Zugang zu 
aktuellen Medien bereit zu stellen, soweit diese für den Unterricht erforderlich sind. (Regi e-
rungsentwurf zum SchulG, Landtagsdrucksache 13/5394, S. 110.9 
Die beteiligten Geschäftsstellen interpretieren den Umfang der den kommunalen Schulträgern 
zu-gewiesenen Pflichtaufgabe in Ansehung der IT -Ausstattung dergestalt, dass das Schulg e-
bäude die Voraussetzungen für den Einsatz digitaler Technologie n erfüllen muss (Breitband -
Anbindung, WLAN-Ausleuchtung, Multimedia-Raum). Ob und inwieweit eine „am allgemeinen 
Stand der Technik und Informationstechnologie orientierte Sachausstattung“ zudem die B e-
reitstellung von Endgeräten für die Nutzung durch Lehrpe rsonal innerhalb des Schulgebäudes 
beinhaltet, erscheint bereits fraglich. Sollte dies so sein, bestünde jedenfalls keine Pflicht, m o-
bile Endgeräte vorzuhalten. Die kommunalen Schulträger könnten vielmehr im Schulgebäude 
eine angemessene Zahl von fest inst allierten Bildschirmarbeitsplätzen einrichten, die durch 
das Lehrpersonal zu benutzen wären. In der Regel wäre ein solcher Arbeitsplatz für mehrere 
Lehrkräfte ausreichend. Gegebenenfalls hätte die Schulleitung einen Stundenplan für eine 
gleichmäßige Benutzung vorzugeben. 
II.2 Im Besonderen: Keine mobilen Endgeräte  
Eine darüber hinausgehende Pflicht der kommunalen Schulträger zur Bereitstellung oder F i-
nanzierung digitaler Endgeräte besteht nicht. Insbesondere kann keine Rede davon sein, dass 
mobile End-geräte – also Notebooks oder Tablets – vorzuhalten seien. Solche Geräte stellen 
keine Sachmittel im Sinne der Pflichtaufgabenzuweisung dar.  
Dies ergibt sich mittelbar bereits aus § 94 Abs. 1 SchulG, der den Aufgabenumfang auf der 
Kostenseite spiegelt:  
„Sachkosten sind insbesondere die Kosten für die Errichtung, Bewirtschaftung und Unterha l-
tung der erforderlichen Schulgebäude und Schulanlagen, für die Ausstattung der Schulen, für 
die notwendigen Haftpflichtversicherungen sowie die Kosten der Lernmittelfreiheit  und die 
Schülerfahrkosten.“  
Sämtliche durch die kommunalen Schulträger zu stellenden Sachmittel weisen einen nicht au f-
lösbaren Bezug zur Schule im räumlich-organisatorischen Sinne auf. Dies zeigt auch die zitier-
te Begründung des Regierungsentwurfs zum Sc hulG (siehe unter 1), nach welcher der Z u-
gang zu aktuellen Medien lediglich unterrichtsbezogen sichergestellt werden muss. Die Ve r-

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antwortung des Schulträgers für die Sachmittel endet naturgemäß da, wo sein räumlicher Ei n-
flussbereich endet. Die beteiligten Geschäftsstellen verkennen derweil nicht, dass manche 
Sachmittel auch außerhalb des Schulgeländes verwendet werden. Dies betrifft vor allem die 
sogenannten Lehrmittel. Lehrmittel sind Mittel zum Lehren, also solche Unterrichtsmittel, die 
von den Lehrkräfte n für die Vorbereitung und Durchführung des Unterrichts benötigt werden 
(insbesondere Schulbücher), siehe OVG Münster, Urt. v. 14.03.2013 – 6 A 1760/11, in: NVwZ-
RR 2013, 759-763 (passim) = BeckRS 2013, 49531. 
Der für die Beurteilung der hier in Rede stehe nden Konstellation maßgebliche tatsächliche 
Umstand liegt allerdings in der Tatsache, dass das Lehrpersonal die Vorhaltung dienstlicher 
mobiler Endgeräte ausdrücklich nicht in erster Linie deshalb begehrt, weil sie zur Vorbereitung 
des Unterrichts erforder lich wären. Diese Behauptung wäre übrigens auch leicht widerlegbar, 
da der Unterricht in den öffentlichen Schulen in Nordrhein -Westfalen weiterhin analog stattfi n-
det und Prüfungen zwingend in analoger Form abzulegen sind, siehe Fallack, STÄDTE - UND 
GEMEINDERAT 01/2018, 19 f. (passim). 
Vielmehr geht es darum, dass die sogenannten Zusammenhangstätigkeiten in Heimarbeit ve r-
richtet werden sollen. Als Zusammenhangstätigkeiten bezeichnet man unselbstständige Teile 
eines Arbeitsvorgangs, die einen engen Zusammenha ng mit der Hauptarbeitsleistung aufwe i-
sen und daher nicht aus dem Arbeitsvorgang herausgelöst werden dürfen. Bei Lehrpersonal 
gehört zu den Zusammenhangstätigkeiten unter anderem das Erstellen von Zeugnissen, Ko n-
ferenzprotokollen und Förderplänen, das akze ssorisch neben der Unterrichtserteilung zu erl e-
digen sind. 
Wird für diese Tätigkeiten weitere IT -Ausstattung – etwa ein Notebook oder Tablet – neben 
der durch den Schulträger auf dem Schulgelände fest installierten IT -Ausstattung verwendet, 
so handelt es s ich hierbei keinesfalls um Lehrmittel und genau genommen auch nicht um 
sonstige Arbeitsmittel, da ihr Einsatz nicht dienstlich veranlasst ist. Ein Anspruch auf Berei t-
stellung oder Kostenerstattung kommt dann von vornherein nicht in Betracht, vgl. BVerwG, 
Urt. v. 24.01.2013 – 5 C 12/12, in: NVwZ 2013, 1234-1237 (passim) = BeckRS 2013, 48588.  
Die beteiligten Geschäftsstellen erlauben sich im Übrigen folgenden Hinweis: Nach den bish e-
rigen Ausführungen kann es sich bei mobilen Endgeräte logisch nur dann um Leh rmittel han-
deln, wenn man davon ausgeht, dass erstens die den kommunalen Schulträgern zugewiesene 
Pflichtaufgabe die Vorhaltung von Endgeräten überhaupt umfasst und zweitens im konkreten 
Fall gleichwohl keine fest installierten Bildschirmarbeitsplätze zur Verfügung gestellt werden. 
Selbst in diesem Fall stünde dem Lehrpersonal kein unmittelbarer Anspruch gegen die ko m-
munalen Schulträger auf Bereitstellung oder Kostenerstattung zu, siehe BAG, Urt. v. 
12.03.2013 – 9 AZR 455/11, in: NJW 2013, 2923 f. (passim) = BeckRS 2013, 69659; OVG 
Koblenz, Urt. v. 26.02.2008 – 2 A 11288/07.OVG, in: BeckRS 2008, 33979; OLG Hamm, Urt. 
v. 13.01.2012 − I-11 U 54/11, in: NVwZ-RR 2012, 563-565 (passim) = BeckRS 2012, 07141.  
Dieser Anspruch aus öffentlich-rechtlicher Geschäftsführung ohne Auftrag würde sich vielmehr 
gegen das Land richten, dessen Angelegenheit es wäre, sich im Rahmen der das öffentliche 
Schulsystem prägenden staatlich -kommunalen Verantwortungs - und Finanzierungsgemei n-
schaft um eine Klärung der Gegebenheiten zu bemühen. 
II.3 Datenschutzrecht und Verwendung privater Endgeräte 
Die aktuelle Diskussion hat ihren Ursprung in der kürzlich erfolg ten Veröffentlichung einer 
Dienstanweisung des MSB NRW, die sich an dessen nachgeordnete Stellen richtet und für die 
Nutzung privat angeschaffter Endgeräte der Lehrerschaft die Einholung einer Genehmigung 
der Schulleitung vorsieht. Die beteiligten Geschäft sstellen halten die Aufregung um diesen 
Vorgang für deutlich übertrieben. Denn die in dem – mit den Hauptpersonalräten abgestim m-
ten – Genehmigungsformular genannten Voraussetzungen sind seit vielen Jahren in der Ve r-
ordnung über die zur Verarbeitung zugelas senen Daten von Schülerinnen, Schülern und E l-
tern (VO-DV I) und der Verordnung über die zur Verarbeitung zugelassenen Daten der Lehr e-
rinnen und Lehrer (VO-DV II) geregelt. Das Lehrpersonal hat sie schon bislang zu berücksic h-
tigen gehabt und sich andernfalls dienstrechtswidrig verhalten. 
Hinzugekommen ist nunmehr lediglich die Bereitstellung eines Formulars für das Genehm i-
gungsverfahren durch die Ministerialverwaltung. Dadurch soll vor allem eine Sensibilisierung

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für die Belange des Datenschutzrechts bewirkt  werden. Die Alternative zur datenschutzko n-
formen Verwendung privat angeschaffter Endgeräte besteht nicht in der Bereitstellung mobiler 
dienstlicher Endgeräte durch die kommunalen Schulträger, sondern in der Arbeit mit fest i n-
stallierten Bildschirmarbeitsplätzen innerhalb des Schulgebäudes. Die Realisierung des letz t-
genannten Szenarios hätte beiläufig das Entfallen der Möglichkeit zur steuerlichen Absetzba r-
keit privat angeschaffter Endgeräte zur Folge.  Im Übrigen ist davon auszugehen, dass die 
(derzeit lei der nicht terminierte) Einführung von LOGINEO NRW die datenschutzrechtlichen 
Implikationen minimieren wird.  Sollten anschließend noch rechtliche Probleme in dieser Hi n-
sicht verbleiben, wäre mit der LDI NRW und dem MSB NRW abzustimmen, ob eine Änderung 
des Verordnungsrechts in Betracht zu ziehen ist. 
II.4 Abschließende Handlungsempfehlung der Arbeitsgemeinschaft der kommunalen Spi t-
zenverbände 
Die kommunalen Schulträger sollten sich von der aktuellen Diskussion nicht beunruhigen la s-
sen. Forderungen nach der Bereitstellung oder Finanzierung von mobilen Endgeräten für die 
Lehrkräfte kann im ersten Schritt durch Weiterleitung des vorliegenden Schreibens begegnet 
werden. Sofern dies nicht zur Befriedung der Situation führen sollte, könnte im zweiten Schritt 
– falls noch nicht geschehen – die Einrichtung einiger Bildschirmarbeitsplätze in der Schule in 
Betracht gezogen werden. Vor der Umsetzung sollte die Schulleitung noch einmal ausdrüc k-
lich darauf hingewiesen werden, dass dieser Schritt gegebenenfalls ungewollte Begleiter-
scheinungen insbesondere steuerrechtlicher Art für das Lehrpersonal nach sich ziehen würde. 
Zum Zwecke der Eingrenzung von Bedenken hinsichtlich des Umgangs mit dem Datenschut z-
recht sollte der Schule in jedem Fall die frühzeitige Inanspruchnahme von Unterstützung durch 
die Medienberatung NRW nahegelegt werden. Die datenschutzkonforme Verwendung privat 
angeschaffter Endgeräte der Lehrerschaft wird für alle Beteiligten der einfachste und komfo r-
tabelste Weg zur Erledigung von Zusammenhangstätigkeiten durch die Lehrerschaft bleiben. 
 
Fazit: 
Unter Berücksichtigung der angeführten Argumentationen des Schulministeriums und der Arbeitsg e-
meinschaft der kommunalen Spitzenverbände kann eine Ausstattung der gesamten Lehrerschaft 
durch mobile dienstliche Endgeräte (Notebooks) und ggf. dienstliche Smartphones sowohl aus date n-
schutzrechtlicher als zuständigkeitshalber Sicht nicht erfolgen. 
Versichern möchten wir jedoch, dass alle Prozesse, die in einer Schulverwaltung im täglichen Ablauf 
zu bewältigen sind, einer i ntensiven organisatorischen und datenschutzrechtlichen Betrachtung u n-
terzogen wurden bzw. unterzogen werden. Daraus resultierend wurden bereits Softwareprodukte in 
Betrieb genommen, die einen sicheren Weg zur Prozessbewältigung darstellen. Exemplarisch ist  hier 
die Noteneingabe (auch in Textform) als vorbereitender Prozess für die Zeugnisschreibung zu ne n-
nen. Auch Interimslösungen zur Überbrückung des Zeitraumes bis zur Bereitstellung von LOGINEO -
NRW können individuell betrachtet und über einen sicheren Weg abgebildet werden. 
 
Zu Frage 5: 
Für die Betreuung (technische Konzeption, Installation, Roll-Out und Betreuung/Support) der in den 
pädagogischen Bereichen der Kölner Schulen eingesetzten IT-Infrastruktur, stehen aktuell 36.000 
Std./ Jahr zur Verfügung (siehe auch aktueller Providerrahmenvertrag).  
Da dieses max. Stundenkontingent aufgrund der mit dem Förderprogramm „Gute Schule 2020“ ver-
bundenen Digitalisierungsmaßnahmen an den Kölner Schulen nicht mehr auskömmlich ist, prüft die 
Verwaltung aktuell in welchem maximalen Umfang eine Aufstockung dieser Leistungen erforderlich 
ist. Den Rats- und Ausschussgremien wird zeitnah eine entsprechende Bedarfsprüfung mit Nennung 
der aufzustockenden Stundenzahl vorgelegt. 
 
 
Gez. Dr. Klein