Bedarfsprüfung und Einleitung eines Vergabeverfahrens über RFID-Selbstverbuchungsgeräte für die Stadtteilbibliotheken

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./1.  03.2018
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Einleitung eines Vergabeverfahrens und Abschluss eines Rahmenvertrages über  
RFID-Selbstverbuchungsgeräte für die Stadtteilbibliotheken  
hier:  Bedarfsprüfung, RPA Nummer 142/25/08/18
Voraussichtliche Auftragssumme: 300.000,00 € netto / 357.000,00 € brutto
Sehr geehrte Damen und Herren,
gegen das Ergebnis der Bedarfsprüfung vom 19.03.2018 bestehen keine Bedenken.
Es ist nachvollziehbar dargelegt, dass die Stadtweite Einführung der RFID-Technologie mit 
Selbstverbucherterminals zu Synergieeffekten und einer erhöhten Kundenzufriedenheit bei­
tränt
Mit freundlichen Grüßen
s

Die Oberbürgermeisterin 
Dezernat, Dienststelle 
VII/43 
 
Vorlagen-Nummer 
 0872/2018 
Freigabedatum 
05.04.2018  
Beschlussvorlage zur Behandlung in öffentlicher Sitzung 
Betreff 
Bedarfsprüfung und Einleitung eines Vergabeverfahrens  über RFID-Selbstverbuchungsgeräte 
für die Stadtteilbibliotheken 
Beschlussorgan 
Ausschuss Kunst und Kultur 
Gremium Datum 
 
Beschluss: 
Die Verwaltung wird ermächtigt, eine europaweite Ausschreibung zur Beschaffung von RFID-
Selbstverbuchungsgeräten für die Stadtteilbibliotheken durchzuführen. 
 
 
Ausschuss Kunst und Kultur 17.04.2018

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Haushaltsmäßige Auswirkungen 
 Nein 
 Ja, investiv Investitionsauszahlungen   300.000 € 
  Zuwendungen/Zuschüsse  Nein  Ja            % 
 Ja, ergebniswirksam Aufwendungen für die Maßnahme        € 
  Zuwendungen/Zuschüsse  Nein  Ja            % 
Jährliche Folgeaufwendungen (ergebniswirksam): ab Haushaltsjahr: 2019/2020 
a) Personalaufwendungen          € 
b) Sachaufwendungen etc. Wartung (geschätzt)    ab 2020                    30.000 € 
c) bilanzielle Abschreibungen     ab 2019         30.000 € 
Jährliche Folgeerträge (ergebniswirksam): ab Haushaltsjahr:       
a) Erträge          € 
b) Erträge aus der Auflösung Sonderposten         € 
Einsparungen: ab Haushaltsjahr:       
a) Personalaufwendungen          € 
b) Sachaufwendungen etc.          € 
Beginn, Dauer        
 
 
Begründung: 
Die Grundlage für die Arbeit einer modernen Bibliothek ist ein differenziertes und modular aufgebau-
tes Bibliotheksmanagementsystem, bestehend aus einer zugehörigen zeitgemäßen Bibliothekssys-
temsoftware und -hardware. Hinsichtlich der Bibliothekssystemsoftware erschien 2006 ein Wechsel 
aufgrund der damaligen wirtschaftlichen Situation des Anbieters Bibliomondo/Isacsoft unausweichlich 
und unaufschiebbar. Der aus dem Teilnehmerwettbewerb hervorgegangene Gewinner, die Firma 
Bond, konnte während des Migrationsprozesses 2006 bis 2008 die Anforderungen von 43 Stadtbiblio-
thek leider nicht erfüllen, sodass der Vertrag 2008 in beiderseitigem Einvernehmen aufgelöst wurde. 
Der bestehende Vertrag mit der Firma Bibliomondo/Isacsoft konnte im Anschluss zu verbesserten 
Konditionen erneuert werden und gilt bis heute. Mit Blick auf die beschriebenen Erfahrungen und die 
aktuelle Marktsituation ist ein Softwarewechsel derzeit nicht absehbar. 
Gleichwohl müssen Soft- und Hardware so modern und funktional wie möglich weiterentwickelt wer-
den. Vor diesem Hintergrund verfolgt die Stadtbibliothek das strategische Ziel, sich zunehmend durch 
die Nutzung von technischen Standards einhergehend mit dem Umstieg auf eine systemweite RFID-
Verbuchung unabhängiger von Bibliothekslösungs-Anbietern zu machen. Gleichzeitig verzeichnet die 
Stadtbibliothek Köln in der Zentralbibliothek und in den Stadtteilbibliotheken einen kontinuierlichen 
Zuwachs an Besuchern einhergehend mit einer zunehmenden Inanspruchnahme der Servicedienst-
leistungen vor Ort. Manche Leistungen sollen zukünftig vom Kunden selbstständig in Anspruch ge-
nommen werden können. Beispielsweise die Ausleihe hochwertiger Gegenstände wie Tablets oder 
Notebooks bzw. die Nutzung von Schließfächern, Kopierern, Scannern etc. muss selbständig und 
sicher ablaufen können. 
Geplant ist die Erweiterung der bereits seit 2012 erfolgreich eingesetzten RFID-Selbstverbuchung auf 
alle Stadtteilbibliotheken. Nach der Pilotphase in zwei Stadtteilbibliotheken sollen nun die restlichen 
neun Bibliotheken mit RFID-Selbstbedienungsgeräten sukzessive bis zum Ende 1. Quartal 2019 aus-
gestattet werden. Mit der systemweiten Umstellung der bisher manuell vom Personal durchgeführten 
Ausleihe auf RFID-Selbstbedienung (inkl. Bezahlfunktion) kann das Serviceangebot der Stadtbiblio-

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thek weiter gesteigert und die Zufriedenheit der Kölner Bürgerinnen und Bürger erhöht werden. Der 
flächendeckende Einsatz von RFID-Technik generiert mehr Zeit für die Mitarbeiterinnen und Mitarbei-
ter zur verbesserten Wissensvermittlung und Leseförderung sowie zur Durchführung von Veranstal-
tungsformaten im Bereich der Digitalisierung (z.B. Coding-Workshops). Diese Maßnahme ist gleich-
zeitig ein Reformprojekt der Stadt Köln. 
 
Ein hierzu flankierendes Projekt der Stadtbibliothek bildet die Umstellung der bisherigen Magnetkar-
ten-Bibliotheksausweise auf verschlüsselte RFID-Kundenkarten. Durch die Umsetzung beider Projek-
te wird die Grundlage für weitere Projekte im digitalen Kontext geschaffen. Dazu zählen u.a. das O-
pen Library Konzept zur Erweiterung der Öffnungszeiten sowie intelligente Schließfächer für die Prä-
senznutzung von Notebooks, Tablets, Coding-Equipment u.v.m. 
 
 
Die Einführungskosten (geschätzt) für die RFID-Selbstbedienungsgeräte betragen voraussichtlich 
300.000,00 € brutto (242.100 € netto). Die Mittel wurden im Rahmen der Haushaltsplanung 2018 
berücksichtigt und stehen somit im aktuellen Haushalt zur Verfügung.