Vereinfachung der Beschaffungen unterhalb der EU-Schwellenwerte/Umsetzung des neuen § 75 a GO NRW ab 1.1.2026

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  GAV Stand: 01.01.2026 Seite 1 von 35 Geschäftsanweisung zur Durchführung von Vergabeverfahren (GAV) Amt für Recht, Vergabe und Versicherungen Geschäftsanweisung zur Durchführung von Vergabeverfahren in der Fassung vom 01.01.2026 GAV Stand: 01.01.2026 Seite 2 von 35 Inhaltsverzeichnis Vorbemerkung 3 1 Grundlagen und Geltungsbereich .................. ................................................... ..... 3 2 Zuständigkeiten der Fachdienststellen und des Amt es für Recht, Vergabe und Versicherungen 4 2.1 Zuständigkeit der Fachdienststellen ............................................................. ........ 4 2.1.1 Grundsatz der dezentralen Beschaffung ....... ......................................... 4 2.1.2 Bedarfsprüfung ............................. ................................................... ....... 4 2.1.3 Verpflichtende Abfragen .................... ................................................... . 4 2.1.4 Beschaffungsprozess ......................... ................................................... .. 4 2.1.5 Soziale Nachhaltigkeit (Faire Beschaffung) .. ......................................... 5 2.1.6 Umweltbezogene Nachhaltigkeit ............... .............................................. 5 2.1.7 Nachunternehmer ............................. ................................................... .... 5 2.2 Zuständigkeiten des Amtes für Recht, Vergabe und Versicherungen ................. 5 3 Allgemeine Regelungen ........................... ................................................... ............ 6 3.1. Dokumentationspflicht und Formulare .......... ......................................... 6 3.2 Aufklärung und Verhandlung ................... ............................................... 7 3.3. Schulung im Vergaberecht ...................................................................... 7 3.4. Firmenmanagement ................................................................................. 7 3.4.1 Registrierung und Einstufung ................ ................................................. 7 3.4.2 Bieterauswahl bei Unterschwellenvergaben .... ...................................... 8 3.4.3 Meldungen an das Firmenmanagement ........... ...................................... 8 4 Wahl der Verfahrensart (insbesondere bei Fördermi ttelvergaben) ...................... 8 5 Serviceleistungen 30 ............................ ................................................... ................ 8 Anlagen: Anlage 1 Schnittstellenregelung Vergabeverfahren Anlage 2 Serviceleistung 30 GAV Stand: 01.01.2026 Seite 3 von 35 Geschäftsanweisung zur Durchführung von Vergabeverfahren (GAV) Vorbemerkung Diese GAV regelt die internen Zuständigkeiten für Vergabeverfahren. Darüber hinaus beinhaltet sie Regelungen zur Durchführung von Vergabeverfahren für die Beschaffungen von Leistungen und die Erteilung von Konzessionen durch städtische Dienststellen, sofern der EU-Schwellenwert überschritten wird. Für Vergabeverfahren, die den EU-Schwellenwert nicht überschreiten, enthält sie für die Durchführung der Verfahren ausschließlich Empfehlungen. Die Vorgaben zur Dokumen- tation dienen der Überprüfbarkeit der Verfahren und sind nicht verfahrenseinschränkend. Darüber hinaus dienen sie der Korruptionsprävention. Eine Wiedergabe von EU-, Bundes- oder Landesregelungen erfolgt nur, sofern dies für das Ver- ständnis erforderlich ist. Dieses Dokument inklusive Anlagen enthält grundsätzlich nur städtische Geschäftsanweisungen zur Vergabe. 1 Grundlagen und Geltungsbereich 1.1. Diese Geschäftsanweisung zur Durchführung von Vergabeverfahren (GAV) gilt für alle Vergaben der städtischen Fachdienststellen. 1.2. Die Fachdienststellen sind für die Vergabeprozesse in ihrem Bereich zuständig, einschließ- lich der ohne Beteiligung von 30 durchgeführten Vergaben. Die Zuständigkeiten von 11, 14 und 30 bleiben unberührt. 1.3. Für alle Vergabeverfahren gelten die in § 75a GO NRW genannten Vorgaben. Danach hat die Gemeinde die Vergabe von öffentlichen Aufträgen wirtschaftlich, effizient und spar- sam unter der Beachtung der Grundsätze von Gleichbehandlung und Transparenz zu gestalten. Diese Grundsätze gelten für jede*n einzelne*n Mitarbeitenden der Verwal- tung im Rahmen von Beschaffungsvorgängen und insbesondere auch bei der Vergabe von öffentlichen Aufträgen, deren geschätzter Auftrags- oder Vertragswert ohne Umsatz- steuer unterhalb der jeweils geltenden Schwellenwerte nach § 106 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen in der Fassung der Bekanntmachung vom 26. Juni 2013 (BGBl. I S. 1750, 3245) in der jeweils geltenden Fassung (GWB) liegt. Die Geltung höherran- giger Vorschriften sowie der Vorschriften für die Vergabe von öffentlichen Aufträgen, deren geschätzter Auftrags- oder Vertragswert die nach § 106 GWB geltenden Schwellenwerte er- reicht, bleibt unberührt. Mit der Schaffung des § 75a GO NRW wurden bisher bestehende und verfahrenseinschrän- kende städtische Regelungen in dieser Geschäftsanweisung oder in den Fachdienststellen über die Durchführung von Vergaben zum 01.01.2026 hinfällig. Nach § 75a Absatz 2 GO NRW dürfen Regelungen, die die Durchführung von Vergaben betreffen und einschränken, nur durch Beschluss einer Satzung erlassen werden. Zur größtmöglichen Flexibilität verzich- tet die Stadt Köln auf verfahrenseinschränkende Vorgaben. 1.4. Diese GAV tritt zum 01.01.2026 in Kraft. GAV Stand: 01.01.2026 Seite 4 von 35 2 Zuständigkeiten der Fachdienststellen und des Amt es für Recht, Vergabe und Versicherungen 2.1 Zuständigkeit der Fachdienststellen 2.1.1 Grundsatz der dezentralen Beschaffung Es gilt der Grundsatz der dezentralen eigenständigen Beschaffung. Bei der Vertragsgestaltung für die Beschaffung von katalogfähigen Artikeln sind die Vor- gaben zum "cMarket" zu beachten und gegebenenfalls mit aufzunehmen. Wird der "cMarket" für die Abwicklung von katalogfähigen Beschaffungen nicht genutzt oder werden Rahmenvertragsartikel nicht aus den in "cMarket" eingestellten Rahmen- verträgen beschafft, ist eine ausführliche – schriftliche – Begründung gegenüber 1000 erforderlich. Die Pflicht zur Nutzung von cMarket besteht für Vergaben im Bereich der Liefer- und Dienstleistungen sowie freiberuflichen Leistungen nur bei Abrufen aus Rahmenverträ- gen. 2.1.2 Bedarfsprüfung Auf die städtischen Regelungen zur Bedarfsprüfung im Handbuch der Stadt Köln wird verwiesen. Die Bedarfsprüfung ist zwingend zu dokumentieren. Die Dokumentation erfolgt grundsätzlich in der Anwendung cMarket, wenn kein Bedarfs- feststellungsbeschluss über Session erforderlich ist. Bei Bau- und damit einhergehenden freiberuflichen Leistungen kann die Bedarfsprüfung in cVergabe oder SAP Materialwirt- schaft (MM), wenn dies in einer Dienststelle zur Beschaffung verwendet wird, erfolgen. 2.1.3 Verpflichtende Abfragen Bei Beschaffungen ohne Beteiligung 30 führt die Fachdienststelle nach § 6 Abs. 1 Wett- bewerbsregistergesetz (WRegG) erforderliche Anfragen und die Nachfrage nach den im Firmenmanager gesperrten Firmen bzw. die Prüfung der in cVergabe gesperrten Firmen in eigener Zuständigkeit durch. 2.1.4 Beschaffungsprozess Für die Durchführung der Beschaffungen und die Entscheidungen im Vergabeprozess ist die Fachdienststelle zuständig, soweit diese GAV keine andere Regelung trifft. Die Zuständigkeit der Beschlussgremien für Vergaben ergibt sich aus der Zuständig- keitsordnung der Stadt Köln (ZustO) in Verbindung mit dem Abgrenzungskatalog zur Zu- stO Verwaltungsrichtlinie . Die Vergabezuständigkeit der Betriebsausschüsse bleibt hier- von unberührt. GAV Stand: 01.01.2026 Seite 5 von 35 2.1.5 Soziale Nachhaltigkeit (Faire Beschaffung) Die Fachdienststellen beschaffen möglichst Produkte aus fairem Handel (insbesondere bei sensiblen Produkten wie Bällen, Sportartikeln, Bekleidung, Wohntextilien, Spielwa- ren, Teppichen, Lederprodukten, Holzprodukten, Natur- und Pflastersteinen, Agrarpro- dukten). Sofern die Fachdienststelle davon absieht, Kriterien des fairen Handels in die Beschaf- fung mit einzubeziehen, welche auf die Beschaffung eines fair gehandelten Produktes abzielen, hat sie das Absehen im Vorgang zu dokumentieren. Diese Gründe können bei- spielsweise in einer unangemessenen Kostensteigerung, im Nichtvorhandensein eines Marktes, in einer Dringlichkeit bzw. unangemessenen Verzögerung der Beschaffung, in einem deutlichen Missverhältnis zwischen Nachweisführung und Auftragsgegenstand oder in ähnlichen Ausnahmefällen liegen. 1 2.1.6 Umweltbezogene Nachhaltigkeit Die Fachdienststellen berücksichtigen bei der Beschaffung ihrer Leistungen möglichst umweltbezogene Nachhaltigkeitskriterien. Aufgrund der fachspezifischen Anforderungen an die umweltbezogene Nachhaltigkeit der jeweiligen Leistungen bestimmen die Fachdienststellen die umweltbezogenen Nach- haltigkeitskriterien in eigener Verantwortung. Sofern die Fachdienststelle davon absieht umweltbezogene Nachhaltigkeitskriterien in die Beschaffung miteinzubeziehen, hat sie das Absehen im Vorgang zu dokumentieren Diese Gründe können in einer unangemessenen Kostensteigerung, im Nichtvorhanden- sein eines Marktes, in einer Dringlichkeit bzw. in einer unangemessenen Verzögerung der Beschaffung, in einem deutlichen Missverhältnis zwischen Nachweisführung und Auftragsgegenstand oder in ähnlichen Ausnahmefällen liegen. 1 2.1.7 Nachunternehmer Die Fachdienststelle entscheidet über den Einsatz von Nachunternehmern. 2.2 Zuständigkeiten des Amtes für Recht, Vergabe un d Versicherungen Alle formellen Vergabeverfahren nach VOB/A und VOB/A EU bzw. UVGO und VgV so- wie KonzVgV sind über 30 abzuwickeln. Die näheren Einzelheiten hierzu ergeben sich aus den Schnittstellenregelungen (Anlage 1). Die jeweiligen Prüfungen werden mit Hinweisen für die Fachdienststelle zum weiteren Vorgehen abgeschlossen. Darüber hinaus obliegen 30 folgende Aufgaben:  die Beratung der Fachdienststellen zum Vergabeverfahren und Vergaberecht,  Ausübung der Fachaufsicht bei fachamtsinternen Vergaben nach einem mit 14 abge- stimmten Verfahren  die Weiterentwicklung und Ausgestaltung städtischer Vergaberegelungen, 1 Umsetzung des AVR-Beschlusses vom 08.05.2023 betreffend „Nachhaltige Vergabe“ Vorlagennummer: AN/0473/2023 GAV Stand: 01.01.2026 Seite 6 von 35  die Ausgestaltung und Weiterentwicklung des Formularwesens für die Vergabeverfahren,  die federführende Bearbeitung von Vergaberügen und - beschwerden einschließlich Nachprüfungsverfahren und die vergaberechtliche Entscheidung,  die Zusammenstellung und Übermittlung der Vergabevorgänge an die Bezirksregierung beziehungsweise die Vergabekammer und Gerichte,  die Beauftragung der Prozessvertretung in vergaberechtlichen Angelegenheiten,  Vertretung der Stadt Köln und Ansprechperson in vergaberechtlichen Angelegenheiten ge- genüber anderen Rechtspersonen, insbesondere der Bezirksregierung und den Gerichten 2,  die Ausgestaltung und Weiterentwicklung von cVergabe  die Einrichtung und der Betrieb eines Firmenmanagements zur Registrierung und Verwal- tung geeigneter Unternehmen und Sperrung nicht geeigneter Unternehmen,  Freischaltungen für die Abfrage beim Wettbewerbsregister 3 Allgemeine Regelungen 3.1 Dokumentationspflicht und Formulare Vergaben sind in allen Verfahrensschritten zeitnah und nachvollziehbar zu dokumentieren. Hierbei ist die Dokumentation so vorzunehmen, dass eine nicht unmittelbar mit dem Vorgang befasste Person den Vergabeprozess und die getroffenen Entscheidungen nachvollziehen kann. 30 stellt Dokumentationshilfen zur Verfügung. Die Entscheidung über eine Vergabe, deren Wert 500 Euro übersteigt, ist von mindestens zwei Personen zu treffen (§ 11 Korruptionsbekämpfungsgesetz NRW). Die Identität der beteiligten Personen muss im Vergabevorgang zweifelsfrei erkennbar sein. EU-weite Vergabeverfahren werden über cVergabe durchgeführt. Für Vergaben unterhalb des EU-Schwellenwertes gibt es folgende Möglichkeiten: - Die Durchführung über cVergabe - Die Durchführung außerhalb von cVergabe mit nachträglicher und zeitnaher Dokumenta- tion in cVergabe. Im Einzelnen: Liefer- und Dienstleistungen inkl. Freiberuflicher Leistungen: Auftragswert Mögliche Dokumentationsmed ien 500 – 25.000 € netto Nachträgliche Dokumentation in cVergabe Alternativ: Dokumentation in cMarket inkl. Kurzerfassung in cVergabe Ab 25.000 € netto Nachträgliche Dokumentation ausschließlich in cVergabe 2 Fallen im Rahmen von Rügen oder Beschwerden Kosten (zum Beispiel externe Anwaltskosten) an, so sind diese von der Fachdienststelle zu tragen. GAV Stand: 01.01.2026 Seite 7 von 35 Bauleistungen: Auftragswert Mögliche Dokumentationsmed ien Ab 500 € Nachträgliche Dokumentation in cVergabe Hinweis Keine nachträgliche Dokumentation von Bauleistungen in cMarket. Für die eigenbetriebsähnliche Einrichtung Gebäudewirtschaft können mit 30 und dem Rechnungsprüfungsamt Sonderregelungen zum Dokumentationsmedium vereinbart wer- den. Für EU-weite Vergabeverfahren sind in cVergabe Formulare und Vordrucke hinterlegt. Für Verfahren unterhalb des EU-Schwellenwertes stellt 30 einen Formularsatz als Empfeh- lung im Intranet zur Verfügung. Sofern sich die Fachdienststelle im Einzelfall für ein formel- les Verfahren nach VOB/A oder UVgO entscheidet, sind in cVergabe hierfür ebenfalls For- mulare und Vordrucke hinterlegt. 3.2 Aufklärung und Verhandlung Sofern mit Bietern oder Bewerbern Aufklärungs- oder Verhandlungsgespräche geführt wer- den, empfiehlt 30 diese grundsätzlich in städtischen Dienstgebäuden oder am Ort der Leis- tungserbringung und unter Leitung städtischer Beschäftigter durchzuführen. 3.3 Schulung im Vergaberecht 30 bietet im städtischen Fortbildungsprogramm eine vergaberechtliche Basisschulung an. Die Fachdienststellen haben dafür Sorge zu tragen, dass Beschäftigte, die neu und vor- nehmlich mit dem Thema Vergabe betraut sind, innerhalb des ersten Jahres an dieser Schulung teilnehmen beziehungsweise eine Anmeldung erfolgt ist. Für erfahrenere Be- schäftigte ist die Teilnahme an dieser Schulung freiwillig. 3.4 Firmenmanagement 3.4.1 Registrierung und Einstufung Zur Teilnahme an einem Vergabeverfahren über cVergabe ist eine eigenständige Re- gistrierung einer Firma im Firmenmanagement aus technischen Gründen erforderlich. Registrierte Firmen werden in die Kategorien „u“ (unbewertet) und „f“ (freigeschaltet) ein- gestuft. Die Einstufung in die jeweilige Kategorie sind in cVergabe unter den Firmendaten der auswählbaren potentiellen Geschäftspartner abgebildet. Zudem finden sich hierzu Infor- mationen in der Gewerkesuche im Intranet. Nähere Informationen zu diesen Kategorien und die Regelungen zur Einstufung in das Firmenmanagement finden sich in der Benutzungsordnung für das Firmenmanagement der Stadt Köln. Ist eine Firma im Firmenmanagement mit einem Sperrvermerk gekennzeichnet, emp- fiehlt 30 sie bei Beschaffungen unterhalb der EU-Schwellenwerte zur Abgabe eines An- gebotes nicht aufzufordern. Bei Beschaffungen oberhalb der EU-Schwellenwerte dürfen gesperrte Unternehmen unabhängig von der Nutzung von cVergabe nicht zur Angebots- abgabe aufgefordert werden. GAV Stand: 01.01.2026 Seite 8 von 35 3.4.2 Bieterauswahl bei Unterschwellenvergaben 30 empfiehlt in allen Verfahren mit Teilnahmezusetzung unterhalb des EU-Schwellen- wertes vorab Eignungskriterien aufzustellen und darauf aufbauend nur geeignete Firmen zur Angebotsabgabe aufzufordern. Hierfür können z.B. die im Firmenmanagement vorab auf grundsätzliche Eignung geprüften Unternehmen ausgewählt werden. Die Überprü- fung der Eignung für den konkreten Auftrag obliegt der Fachdienststelle. 3.4.3 Meldungen an das Firmenmanagement Zwingende oder fakultative Ausschlussgründe (§§ 123, 124 GWB) sind, unabhängig von einem konkreten Vergabeverfahren oder dessen Bearbeitungsstand, umgehend dem Firmenmanagement mit entsprechender und hinreichender Dokumentation zu übermit- teln. Hierzu zählt insbesondere die Kenntnis über die erhebliche oder fortlaufende man- gelhafte Erfüllung von Verträgen (§ 124 Absatz 1 Nr. 7 GWB). 4. Wahl der Verfahrensart (insbesondere bei Fördermittelvergaben) Das anzuwendende Vergaberecht richtet sich nach dem Gegenstand der Beschaffung und dem voraussichtlichen Auftragswert. Zur größtmöglichen Flexibilität übernimmt die Geschäftsanweisung Vergabe die Vorgaben des Landes aus § 75a GO NRW ohne weitere Einschränkungen. Ein Vergabeverfahren, welches einen breiteren Wettbewerb eröffnet, kann im Einzelfall von der Fachdienststelle ausgewählt werden. Die Beteiligung von 30 in diesen Fällen ist abhängig von der gewählten Verfahrensart und ist der Schnittstellenregelung in Anlage 1 zu entnehmen. Sofern die Maßnahme ganz oder teilweise durch Förde rmittel finanziert wird, sind die Vorga- ben des Zuschussgebers zu beachten. Sofern diese ni cht eindeutig sind und / oder mit dem Zuschussgeber nicht abschließend abgeklärt werden können, wird nach dem Vorsichtsprinzip grundsätzlich die Durchführung einer Öffentlichen Ausschreibung beziehungsweise eines Of- fenen Verfahrens von 30 empfohlen, es sei denn, es liegen besondere Gründe vor, die ein anderes Verfahren zulassen und erfordern. Diese Grü nde sind nachvollziehbar im Vergabe- vorgang zu dokumentieren. Darüber hinaus empfiehlt 30 bei Fördermittelvergaben ab einer geschätzten Auftragssumme von 25.000 Euro die elektronische Angebotseinholung über 30. Bei Nichteinhaltung der Vorgaben des Fördermittelge bers droht die Rückforderung der För- dermittel. 5. Serviceleistungen 30 Beschaffungen unterhalb des EU-Schwellenwerts können die Fachdienststellen direkt über cVergabe durchführen und 30 zur Qualitätssicherung einbinden. In diesen Fällen entfällt die nachträgliche Fachaufsicht. Anlage 1 sind die Zuständigkeiten zwischen 30 und der Fachdienststelle zu entnehmen. Bei Beschaffungen unterhalb des EU-Schwellenwerts betrifft dies nur die Verfahren, die die Fachdienststelle freiwillig im Einzelfall nach der VOB/A oder der UVgO über cVergabe durch- führen möchte. GAV Stand: 01.01.2026 Seite 9 von 35 Anlage 1.1 Anlage 1.1 : Schnittstellenregelung Vergabeverfahren VOB Die Vorlage- und Informationspflichten gegenüber 14 finden sich in der Wertgrenzenregelung von 14. 1.1 Bedarfsanalyse einschließlich der Prüfung von S ystemlösungen sowie Herbei- führung des Beschlusses FD 1.2 Aktuelle und qualifizierte Ermittlung der zu er wartenden Auftragshöhe und Fest- legung der Vergabeart FD 1.3 Prüfung von Interessenkonflikten und Mitwirkung sverboten nach § 6 und § 7 VgV auch unterhalb der EU-Schwellenwerte bei entsprechenden Anhaltspunkten so- wie Durchführung einer erforderlichen Anhörung und das Ergreifen entspre- chen- der Maßnahmen, um diesem Umstand entgegenzuwirken FD 1.4 Erstellung der erforderlichen Vergabeunterlagen entsprechend der Vergabeart nach den in cVergabe gemachten Vorgaben FD 1.5 Entscheidung ob und zu welchem Zeitpunkt die Ur kalkulation angefordert wer- den soll FD 1.6 Fertigung einer Vorinformation im Bedarfsfall b ei europaweiten Vergabeverfah- ren FD 1.7 Übersendung der Vorinformation an die EU im Bed arfsfall 30 Zuständigkeiten Amt für Recht, Vergabe und Versicherungen (30) und Fachdienststellen (FD) (Verfahrensbezogene Darstellung) 1. bei Vorbereitung der Vergabe GAV Stand: 01.01.2026 Seite 10 von 35 Anlage 1.1 2.1. Öffentliche Ausschreibung / Offenes Verfahren 2.1.1 Zusammenstellung und Weiterleitung des Vergab evorgangs in cVergabe an 30 FD 2.1.2 Formale Prüfung des Vergabevorgangs ohne Leis tungsverzeichnis 30 2.1.2 .1 Submissionsdienst: Vergabeart/Vergabeordnung, Vordrucke, Bekanntma- chung gegebenenfalls mit Hinweisen zum weiteren Vorgehen 30 2.1.2 .2 Vergabecenter: Durchsicht des Vergabevermerks und des Verzeichnisses der im Vergabeverfahren vorzulegenden Unterlagen, der EU-Bekanntmachung und gegebenenfalls auch weiterer Vergabeunterlagen mit abschließenden Hinwei- sen zum weiteren Vorgehen 30 2.1.3 Entscheidung über die Vergabeart und die verg aberechtlichen Hinweise FD 2.1.4 Komplettierung der Vergabeunterlagen 30 2.1.5 Festsetzung des Submissionstermins 30 2.1.6 Bestimmung der Bindefrist 30 2.1.7 Veröffentlichung der Ausschreibungen 30 2.1.8 Annahme von Bieterfragen und Weiterleitung an die zur Beantwortung zustän- dige Stelle 30 2. bei Durchführung der Vergabe GAV Stand: 01.01.2026 Seite 11 von 35 Anlage 1.1 2.1.9 Formulierung der Beantwortung von Bieterfrage n zum Verfahrensablauf 30 2.1.10 Formulierung der Beantwortung von Bieterfrag en zum Leistungsinhalt sowie sonstiger Inhalte, die durch die FD festgelegt wurden (ohne Überprüfung durch 30) FD 2.1.11 Versendung der Beantwortung von Bieterfragen an die Bieter 30 2.1.12 Aufbewahrung der eingehenden Papierangebote bis zum Abschluss der An- gebotssicherung beziehungsweise dem Einstellen in cVergabe 30 2.1.13 Durchführung der Submission 30 2.1.14 Angebotserfassung und Prüfung der rechnerisc hen Richtigkeit der Ange- bote, einschließlich Sicherung der Einzelpreise sowie der Dokumentation von vergaberechtlichen Auffälligkeiten (Angebotssicherung) 30 2.1.15 Formale Prüfung der Angebote (Ausschlussgrün de und Eignung); die Prü- fung kann auf eine begrenzte Anzahl von Angeboten beschränkt werden 30 2.1.16 Nachforderung der im Verzeichnis der im Verg abeverfahren vorzulegenden Unterlagen und / oder in der Bekanntmachung genannten Unterlagen, die mit dem Angebot einzureichen waren oder die für die formale Eignungsprü- fung erforderlich sind und gegebenenfalls Aufklärung 30 2.1.17 Fertigung und Versand von Informationsschrei ben über formale Aus- schlüsse im Benehmen mit der FD 30 2.1.18 Anfrage nach § 6 Abs. 1 WRegG (Auszug Wettbe werbsregister) über Unter- nehmen, die den Zuschlag erhalten sollen sowie Prüfung, ob Unternehmen in cVergabe gesperrt sind (gegebenenfalls auch der 2.-Beste) 30 2.1.19 Hinweise zum weiteren Vorgehen aufgrund der durchgeführten formalen Prüfung 30 2.1.20 Prüfung der auftragsbezogenen Eignung (z. B. Referenzen, Baustellenbesetzung, Bauzeitenplan, etc.) FD 2.1.21 Fachtechnische Prüfung der Angebote (z. B. W irtschaftlichkeit, Angemes- senheit der Preise, Gleichwertigkeit der Produkte, etc.) einschließlich Anfor- derung der dafür erforderlichen Unterlagen und fehlender unwesentlicher Preisangaben sowie gegebenenfalls Aufklärung FD 2.1.22 Entscheidung über den Zuschlag auf der Grund lage dieser Prüfungen FD 2.1.23 Erstellung der Beschlussvorlage für das zust ändige Beschlussgremium ge- mäß der einschlägigen Regelungen (Zuständigkeitsordnung) FD 2.1.24 Fertigen und Versand der Informationsschreiben über fachtechnische Aus- schlüsse und Nichtberücksichtigungen an die erfolglosen Bieter FD 2.1.25 Erfüllen der Informationspflicht nach § 134 GWB gegenüber Bieter (Zu- schlags- /Absageschreiben) beim Offenen Verfahren FD GAV Stand: 01.01.2026 Seite 12 von 35 Anlage 1.1 2.2.1 Zusammenstellung und Weiterleitung des Vergab evorgangs in cVergabe an 30 einschließlich Begründung für die Wahl der Vergabeart FD 2.2.2 Formale Prüfung des Vergabevorgangs ohne Leis tungsverzeichnis 30 2.2.2.1 Submissionsdienst: Vergabeart/Vergabeordnun g, Vordrucke, Bekanntma- chung gegebenenfalls mit Hinweisen zum weiteren Vorgehen 30 2.2.2.2 Vergabecenter: Durchsicht des Vergabevermer ks und des Verzeichnisses der im Vergabeverfahren vorzulegenden Unterlagen, der EU-Bekanntmachung und gegebenenfalls auch weiterer Vergabeunterlagen mit Hinweisen zum weiteren Vorgehen 30 2.2.3 Entscheidung über die Vergabeart und die verg aberechtlichen Hinweise FD 2.2.4 Komplettierung der Unterlagen für den Teilnah mewettbewerb 30 2.2.5 Festsetzung der Abgabefrist für Teilnahmeantr äge 30 2.2.6 Veröffentlichung des Teilnahmewettbewerbs 30 2.2.7 Annahme von Fragen der Teilnehmenden und Weit erleitung an die zur Beant- wortung zuständige Stelle 30 2.2.8 Formulierung der Beantwortung von Fragen der Teilnehmenden zum Verfah- rensablauf 30 2.2.9 Formulierung der Beantwortung von Fragen der Teilnehmenden zum Inhalt des Teilnahmewettbewerbs (ohne Prüfung durch 30) FD 2.2.10 Versendung der Beantwortung von Fragen der T eilnehmenden an diese 30 2.2.11 Aufbewahrung der eingehenden Papierbewerbung en bis zum Einstellen in cVergabe 30 2.2.12 Erfassung der Bewerbungen in cVergabe nach A blauf der Bewerbungsfrist 30 2.2.13 Formale Prüfung der Teilnahmeanträge, einsch ließlich Prüfung, ob Unterneh- men im Firmenmanager bzw. in cVergabe gesperrt sind, und Erstellung der Liste der zur Angebotsabgabe aufzufordernden Unternehmen 30 2.2.14 Nachforderung der im Verzeichnis der im Verg abeverfahren vorzulegenden Unterlagen und/ oder in der Bekanntmachung genannten Unterlagen, die mit der Bewerbung einzureichen waren oder die für die formale Eignungsprüfung erforderlich sind und gegebenenfalls Aufklärung 30 2.2.15 Fertigung und Versand von Informationsschreiben über formale Ausschlüsse im Benehmen mit der FD 30 2.2.16 Prüfung der auftragsbezogenen Eignung (z. B. Referenzen, Baustellenbeset- zung, Bauzeitenplan, etc.), etwaige Bewertung der Teilnahmeanträge und Ent- scheidung über die Liste der zur Angebotsabgabe aufzufordernden Unterneh- men; gegebenenfalls Nachforderung von Unterlagen FD 2.2. Beschränkte Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb / Nichtoffenes Verfahren GAV Stand: 01.01.2026 Seite 13 von 35 Anlage 1.1 2.2.17 Einstellen der Unterlagen in cVergabe, die f ür die Aufforderung zur Angebots- abgabe erforderlich sind FD 2.2.18 Komplettierung der Unterlagen für die Angebo tsabgabe 30 2.2.19 Festsetzung des Submissionstermins 30 2.2.20 Bestimmung der Bindefrist 30 2.2.21 Versand der Unterlagen 30 2.2.2 2 Aufbewahrung der eingehenden Papierangebote bis zum Abschluss der Ange- botssicherung beziehungsweise dem Einstellen in cVergabe 30 2.2.23 Durchführung der Submission 30 2.2.24 Angebotserfassung und Prüfung der rechnerischen Richtigkeit der Angebote, einschließlich Sicherung der Einzelpreise sowie der Dokumentation von verga- berechtlichen Auffälligkeiten 30 2.2.25 Formale Prüfung der Angebote (Ausschlussgrün de); die Prüfung kann auf eine begrenzte Anzahl von Angeboten beschränkt werden 30 2.2.26 Nachforderung der im Verzeichnis der im Verg abeverfahren vorzulegenden Unterlagen und / oder in der Bekanntmachung genannten Unterlagen, die mit dem Angebot einzureichen waren und gegebenenfalls Aufklärung 30 2.2.27 Fertigung und Versand von Informationsschrei ben über formale Ausschlüsse im Benehmen mit der FD 30 2.2.28 Anfrage nach § 6 Abs. 1 WRegG (Auszug Wettbewerbsregister) über Unter- nehmen, die den Zuschlag erhalten sollen sowie Prüfung, ob Unternehmen in cVergabe bzw. im Firmenmanager gesperrt sind (gegebenenfalls auch der 2.- Beste) 30 2.2.29 Hinweise zum weiteren Vorgehen aufgrund der durchgeführten formalen Prü- fung 30 2.2.30 Fachtechnische Prüfung der Angebote (z. B. W irtschaftlichkeit, Angemessen- heit der Preise, Gleichwertigkeit der Produkte, etc.) einschließlich Anforde- rung der dafür erforderlichen Unterlagen und fehlender unwesentlicher Preis- angaben sowie gegebenenfalls Aufklärung FD 2.2.31 Entscheidung über den Zuschlag auf der Grund lage dieser Prüfungen FD 2.2.32 Erstellung der Beschlussvorlage für das zust ändige Beschlussgremium ge- mäß der einschlägigen Regelungen (Zuständigkeitsordnung) FD 2.2.33 Fertigen und Versand der Informationsschreib en über fachtechnische Aus- schlüsse und Nichtberücksichtigungen an die erfolglosen Bewerber / Bieter FD 2.2.34 Erfüllen der Informationspflicht nach § 134 GWB gegenüber Bewerber / Bie- ter (Zuschlags-/Absageschreiben) beim Nichtoffenen Verfahren FD GAV Stand: 01.01.2026 Seite 14 von 35 Anlage 1.1 2.3. Beschränkte Ausschreibung 2.3.1 Zusammenstellung und Weiterleitung des Vergab evorgangs in an 30 FD 2.3.2 Festlegung des Bieterkreises, der aufgefordert wird unter Berücksichtigung korruptionspräventiver Maßnahmen. FD 2.3.3 Formale Prüfung des Vergabevorgangs ohne Leis tungsverzeichnis durch den Submissionsdienst 30 2.3.4 Entscheidung über die Vergabeart und die verg aberechtlichen Hinweise FD 2.3.5 Komplettierung der Vergabeunterlagen 30 2.3.6 Festsetzung des Submissionstermins 30 2.3.7 Bestimmung der Bindefrist 30 2.3.8 Versand der Unterlagen 30 2.3.9 Annahme von Bieterfragen und Weiterleitung an die zur Beantwortung zustän- dige Stelle 30 2.3.10 Formulierung der Beantwortung von Bieterfrag en zum Verfahrensablauf 30 2.3.11 Formulierung der Beantwortung von Bieterfrag en zum Leistungsinhalt sowie sonstiger Inhalte, die durch die Fachdienststelle festgelegt wurden (ohne Prü- fung durch 30) FD 2.3.12 Versendung der Beantwortung von Bieterfragen an die Bieter 30 2.3.13 Aufbewahrung der eingehenden Papierangebote bis zum Abschluss der Ange- botssicherung beziehungsweise dem Einstellen in cVergabe 30 2.3.14 Durchführung der Submission 30 2.3.15 Angebotserfassung und Prüfung der rechnerisc hen Richtigkeit der Angebote, einschließlich Sicherung der Einzelpreise sowie der Dokumentation von verga- berechtlichen Auffälligkeiten 30 2.3.16 Formale Prüfung der Angebote (Ausschlussgrün de); die Prüfung kann auf eine begrenzte Anzahl von Angeboten beschränkt werden 30 2.3.17 Nachforderung der im Verzeichnis der im Verg abeverfahren vorzulegenden Unterlagen und / oder in der Bekanntmachung genannten Unterlagen, die mit dem Angebot einzureichen waren und gegebenenfalls Aufklärung 30 2.3.18 Fertigung und Versand von Informationsschrei ben über formale Ausschlüsse im Benehmen mit der FD 30 2.3.19 Anfrage nach § 6 Abs. 1 WRegG (Auszug Wettbewerbsregister) über Unter- nehmen, die den Zuschlag erhalten sollen sowie Prüfung, ob Unternehmen in cVergabe bzw. im Firmenmanager gesperrt sind (gegebenenfalls auch der 2.- Beste) 30 2.3.20 Hinweise zum weiteren Vorgehen aufgrund der durchgeführten formalen Prü- fung 30 2.3.21 Fachtechnische Prüfung der Angebote (z. B. W irtschaftlichkeit, Angemessen- heit der Preise, Gleichwertigkeit der Produkte, etc.) einschließlich Anforderung der dafür erforderlichen Unterlagen und fehlender unwesentlicher Preisanga- ben sowie gegebenenfalls Aufklärung FD 2.3.22 Entscheidung über den Zuschlag auf der Grund lage dieser Prüfungen FD 2.3.23 Erstellung der Beschlussvorlage für das zust ändige Beschlussgremium gemäß der einschlägigen Regelungen (Zuständigkeitsordnung) FD 2.3.24 Fertigen und Versand der Informationsschreiben über fachtechnische Aus- schlüsse und Nichtberücksichtigungen an die erfolglosen Bieter FD GAV Stand: 01.01.2026 Seite 15 von 35 Anlage 1.1 2.4. Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb 2.4.1 Zusammenstellung und Weiterleitung des Vergab evorgangs in cVergabe an 30 einschließlich Begründung für die Wahl der Vergabeart FD 2.4.2 Formale Prüfung des Vergabevorgangs ohne Leis tungsverzeichnis 30 2.4.2.1 Submissionsdienst: Vergabeart/Vergabeordnun g, Vordrucke, Bekanntma- chung gegebenenfalls mit Hinweisen zum weiteren Vorgehen 30 2.4.2.2 Vergabecenter: Durchsicht des Vergabevermerks und des Verzeichnisses der im Vergabeverfahren vorzulegenden Unterlagen, der EU-Bekanntma- chung und gegebenenfalls auch weiterer Vergabeunterlagen mit abschlie- ßenden Hinweisen zum weiteren Vorgehen 30 2.4.3 Entscheidung über die Vergabeart und die verg aberechtlichen Hinweise FD 2.4.4 Komplettierung der Unterlagen für den Teilnah mewettbewerb 30 2.4.5 Festsetzung der Abgabefrist für Teilnahmeantr äge 30 2.4.6 Veröffentlichung des Teilnahmewettbewerbs 30 2.4.7 Annahme von Fragen der Teilnehmenden und Weit erleitung an die zur Be- antwortung zuständige Stelle 30 2.4.8 Formulierung der Beantwortung von Fragen der Teilnehmenden zum Ver- fahrensablauf 30 2.4.9 Formulierung der Beantwortung von Fragen der Teilnehmenden zum In- halt des Teilnahmewettbewerbs (ohne Prüfung durch 30) FD 2.4.10 Versendung der Beantwortung von Fragen der T eilnehmenden an diese 30 2.4.11 Erfassung der Bewerbungen in cVergabe nach A blauf der Bewerbungsfrist 30 2.4.12 Formale Prüfung der Teilnahmeanträge, einsch ließlich Prüfung, ob Unter- nehmen in cVergabe gesperrt sind, und Erstellung der Liste der zur Ange- botsabgabe aufzufordernden Unternehmen 30 2.4.13 Nachforderung der im Verzeichnis der im Verg abeverfahren vorzulegen- den Unterlagen und / oder in der Bekanntmachung genannten Unterlagen, die mit dem Angebot einzureichen waren oder für die formale Eignungsprü- fung erforderlich sind und gegebenenfalls Aufklärung 30 2.4.14 Fertigung und Versand von Informationsschrei ben über formale Aus- schlüsse im Benehmen mit der FD 30 2.4.15 Prüfung der auftragsbezogenen Eignung (z. B. Referenzen, Baustellenbe- setzung, Bauzeitenplan, etc.), etwaige Bewertung der Teilnahmeanträge und Entscheidung über die Liste der zur Angebotsabgabe aufzufordernden Unternehmen; gegebenenfalls Nachforderung von Unterlagen FD 2.4.16 Einstellen der Unterlagen in cVergabe, die f ür die Aufforderung zur Ver- handlung erforderlich sind FD 2.4.17 Komplettierung der Unterlagen für die Abgabe des Erstangebotes / und Aufforderung zur Teilnahme an den Verhandlungen / 30 2.4.18 Versand der Unterlagen über cVergabe 30 2.4.19 Durchführung der Submission 30 2.4.20 Erfassung der eingereichten Unterlagen und P rüfung der rechnerischen Richtigkeit der Angebote, einschließlich Sicherung der Einzelpreise sowie der Dokumentation von vergaberechtlichen Auffälligkeiten 30 GAV Stand: 01.01.2026 Seite 16 von 35 Anlage 1.1 2.4.21 Sichtung der (Erst-)Angebote hinsichtlich de r Vergaberechtskonformität (Ausschlussgründe); die Prüfung kann auf eine begrenzte Anzahl von An- geboten beschränkt werden 30 2.4.22 Nachforderung der im Verzeichnis der im Verg abeverfahren vorzulegen- den Unterlagen und / oder in der Bekanntmachung genannten Unterlagen, die mit dem Angebot einzureichen waren und gegebenenfalls Aufklärung 30 2.4.23 Fertigung und Versand der Informationsschrei ben über formale Aus- schlüsse im Benehmen mit der FD 30 2.4.24 Anfrage nach § 6 Abs. 1 WRegG (Auszug Wettbe werbsregister) über Un- ternehmen, die den Zuschlag erhalten sollen sowie Prüfung, ob Unterneh- men in cVergabe gesperrt sind (gegebenenfalls auch der 2.-Beste) 30 2.4.25 Hinweise zum weiteren Vorgehen aufgrund der durchgeführten formalen Prüfung 30 2.4.26 Fachtechnische Prüfung der (Erst-)Angebote ( z. B. Wirtschaftlichkeit, An- gemessenheit der Preise, Gleichwertigkeit der Produkte, etc.) einschließ- lich Anforderung der dafür erforderlichen Unterlagen und fehlender unwe- sentlicher Preisangaben sowie gegebenenfalls Aufklärung FD 2.4.27 Durchführung der Verhandlung FD 2.4.28 Einholung aller nachfolgenden und des endgül tigen Angebots über VP 30 2.4.29 Entscheidung über den Zuschlag auf der Grund lage dieser Prüfungen FD 2.4.30 Weiterleitung des Vergabevorgangs an 14, jew eils unter Beachtung der entsprechenden Wertgrenzen FD 2.4.31 Prüfung der Vergabevorgänge im Rahmen der ge setzlich vorgeschriebe- nen Re- gelungen und der vom Rat übertragenen Aufgaben 14 2.4.32 Erstellung der Beschlussvorlage für das zust ändige Beschlussgremium gemäß der einschlägigen Regelungen (Zuständigkeitsordnung) FD 2.4.33 Fertigen und Versand der Informationsschreib en über fachtechnische Aus- schlüsse und Nichtberücksichtigungen an die erfolglosen Bewerber / Bieter FD 2.4.34 Erfüllen der Informationspflicht nach § 134 GWB gegenüber Bewerber / Bieter (Zuschlags-/Absageschreiben) FD GAV Stand: 01.01.2026 Seite 17 von 35 Anlage 1.1 2.5. Wettbewerblicher Dialog 2.5.1 Zusammenstellung und Weiterleitung des Vergabevorgangs in cVergabe an 30 einschließlich Begründung für die Wahl der Vergabeart FD 2.5.2 Formale Prüfung des Vergabevorgangs ohne Leis tungsverzeichnis 30 2.5.2.1 Submissionsdienst: Vergabeart/Vergabeordnun g, Vordrucke, Bekannt- machung gegebenenfalls mit Hinweisen zum weiteren Vorgehen 30 2.5.2.2 Vergabecenter: Durchsicht des Vergabevermer ks und des Verzeichnis- ses der im Vergabeverfahren vorzulegenden Unterlagen, der EU-Be- kanntmachung und gegebenenfalls auch weiterer Vergabeunterlagen mit abschließenden Hinweisen zum weiteren Vorgehen 30 2.5.3 Festsetzung der Abgabefrist für Teilnahmeantr äge 30 2.5.4 Veröffentlichung des Teilnahmewettbewerbs sow ie sonstige Bekanntma- chung 30 2.5.5 Annahme von Fragen der Teilnehmenden und Weiterleitung an die zur Beantwortung zuständige Stelle 30 2.5.6 Formulierung der Beantwortung von Fragen der Teilnehmenden zum Verfahrensablauf 30 2.5.7 Formulierung der Beantwortung von Fragen der Teilnehmenden zum In- halt des Teilnahmewettbewerbs (ohne Prüfung durch 30) FD 2.5.8 Versendung der Beantwortung von Fragen der Te ilnehmenden an diese 30 2.5.9 Erfassung der Teilnahmeanträge in cVergabe na ch Ablauf der Bewer- bungsfrist 30 2.5.10 Formale Prüfung der Teilnahmeanträge, einsch ließlich Prüfung, ob Un- ternehmen in cVergabe gesperrt sind; gegebenenfalls Nachforderung von Unterlagen 30 2.5.11 Fertigung und Versand von Informationsschrei ben über formale Aus- schlüsse im Benehmen mit der FD 30 2.5.12 Prüfung der auftragsbezogenen Eignung (z. B. Referenzen, Baustellen- besetzung, Bauzeitenplan, etc.), etwaige Bewertung der Teilnahmean- träge; gegebenenfalls Nachforderung von Unterlagen FD 2.5.13 Entscheidung über die Liste der zur Teilnahm e am Dialog aufzufordern- den Unternehmen FD 2.5.14 Fertigung und Versand von Informationsschrei ben über Ausschlüsse oder Nichtberücksichtigung aufgrund festgelegter Teilnehmerbegrenzung FD 2.5.16 Annahme und Formulierung der Beantwortung vo n Fragen der Teilneh- menden und Versenden der Antwortschreiben an die Teilnehmenden (bei Fragen zum Verfahrensablauf mögliche Beratung durch 30) FD 2.5.17 Umfassende Prüfung und Dokumentation der ein gereichten Unterlagen je Dialogrunde einschließlich Nachforderung und Aufklärung in cVergabe FD 2.5.18 Entscheidung über die zur Angebotsabgabe auf zufordernden Firmen FD 2.5.19 Sichtung der eingereichten Unterlagen hinsic htlich der Vergaberechts- konformität 30 2.6.20 Einholung der endgültigen Angebote 30 2.6.21 Annahme von Fragen der Teilnehmenden und Wei terleitung an die zur Beantwortung zuständige Stelle 30 GAV Stand: 01.01.2026 Seite 18 von 35 Anlage 1.1 2.6.22 Formulierung der Beantwortung von Fragen der Teilnehmenden zum Verfahrensablauf 30 2.6.23 Formulierung der Beantwortung von Fragen der Teilnehmenden zum In- halt der Angebotsunterlagen (ohne Prüfung von 30) FD 2.6.24 Versendung der Beantwortung von Fragen der T eilnehmenden an diese 30 2.3.25 Erfassung der eingereichten Unterlagen und Prüfung der rechnerischen Richtigkeit der Angebote (soweit ohne fachlichen Kenntnisse möglich), ein- schließlich Sicherung der Einzelpreise sowie der Dokumentation von vergaberechtlichen Auffälligkeiten 30 2.3.26 Umfassende Prüfung der eingereichten Unterla gen / Angebote einschließ- lich Nachforderung und Aufklärung FD 2.6.27 Vergaberechtliche Prüfung des Vergabevorschlags inklusive Anfrage nach § 6 Abs. 1 WRegG (Auszug Wettbewerbsregister) über Unternehmen, die den Zuschlag erhalten sollen (gegebenenfalls auch der 2.-Beste) und Hinweise zum weiteren Verfahren 30 2.6.28 Entscheidung über den Zuschlag auf der Grund lage dieser Prüfungen FD 2.6.29 Erstellung der Beschlussvorlage für das zust ändige Beschlussgremium gemäß der einschlägigen Regelungen (Zuständigkeitsordnung) FD 2.6.30 Fertigen und Versand der Informationsschreib en über Ausschlüsse und Nichtberücksichtigungen an die erfolglosen Bewerber / Bieter FD 2.6.31 Erfüllen der Informationspflicht nach § 134 GWB gegenüber Bewerber / Bieter (Zuschlags-/Absageschreiben) FD 3.1 Erstellen des Auftragsschreibens FD 3.2 Bekanntmachung der erteilten Aufträge FD 3.3 Mitteilung über vergebene Aufträge bei europawe iten Vergabeverfahren an die EU FD 3.4 Meldung der vergebenen Aufträge nach der Vergab estatistikverordnung oder über cVergabe, wenn das Verfahren in cVergabe erfasst wurde FD 3.6 Einfordern von Bürgschaften bei Offenen Verfahr en/Öffentlichen Aus- schreibungen beim Auftragnehmer, sofern erforderlich auf dem dafür von 30 vorgesehenen Bürgschaftsmuster FD 3.7 Auftragsabwicklung und Überwachung FD 3.8 Bekanntmachungen im Amtsblatt der EU nach §132, Absatz 5 GWB FD 3.9 Abrechnung und Prüfung der Schlussrechnung FD 3.10 Zeitnahe Mitteilung an 30 über Vertragsverstöß e, die zu einer Auftrags- sperre führen können FD 3.11 Prüfung des Kündigungsgrundes nach § 133 GWB u nd Abstimmung mit 30 FD 3.12 Entscheidung und Durchführung der Kündigung na ch Ziffer 3.11 FD 3. bei Auftragsabwicklung GAV Stand: 01.01.2026 Seite 19 von 35 Anlage 1.1 3.13 Umgehende Mitteilung von zwingenden oder fakul tativen Ausschlussgrün- den eines Unternehmens im Sinne der §§ 123 und 124 GWB an das Fir- menmanagement FD 4.1. Statistik zu Vergabeverfahren 4.1. 1 Erfüllung der Statistikpflichten der Stadt Köln als öffentlicher Auftraggeber gegenüber der EU FD 4.1. 2 Erstellen von Statistiken, die das Vergabeverfahren betreffen FD 4.1. 3 Zuliefern der für die Statistik benötigten Daten FD 4.2.1 Entscheidung über die Aufhebung einschließlic h Begründung FD 4.2.2 Aufhebung von Ausschreibungen/Schriftverkehr mit Bietern 30 4.2.3 Fertigung der Mitteilung über die Aufhebung des Verfahrens an die EU bei eu- ropaweiten Vergabeverfahren 30 4.3. Rechts- und Grundsatzangelegenheiten 4.3.1 Beantwortung von Auskunftsersuchen nach Auftragserteilung FD 4.3.2 Bearbeitung von Klagen auf Schadensersatz nach Auftragserteilung 30 4. Sonstige Zuständigkeiten bei der Vergabe 4.2. Aufhebung von Ausschreibungen (einschließlich E instellung von Verfahren bei freihändigen Vergaben) bei denen 30 d ie Angebote eingeholt hat GAV Stand: 01.01.2026 Seite 20 von 35 Anlage 1.2 : Schnittstellenregelung Vergabeverfahren VgV/UVgO/freiberufliche Leistungen Die Vorlage- und Informationspflichten gegenüber 14 finden sich in der Wertgrenzenregelung von 14. 1.1 Bedarfsanalyse einschließlich der Prüfung von S ystemlösungen sowie Herbeiführung des Beschlusses FD 1.2 Aktuelle und qualifizierte Ermittlung der zu er wartenden Auftragshöhe und Festlegung der Vergabeart FD 1.3 Prüfung von Interessenkonflikten und Mitwirkung sverboten nach § 6 und § 7 VgV auch unterhalb der EU-Schwellenwerte bei entsprechenden An- haltspunkten sowie Durchführung einer entsprechenden Anhörung und das Ergreifen entsprechender Maßnahmen, um diesem Umstand entgegenzu- wirken FD 1.4 Erstellung der erforderlichen Vergabeunterlagen entsprechend der Verga- beart nach den in cVergabe gemachten Vorgaben FD 1.5 Fertigung einer Vorinformation im Bedarfsfall b ei europaweiten Vergabe- verfahren FD 1.6 Übersendung der Vorinformation an die EU im Bed arfsfall 30 Zuständigkeiten Amt für Recht, Vergabe und Versicherungen (30) und Fach- dienststellen (FD) (Verfahrensbezogene Darstellung) 1. bei Vorbereitung der Vergabe GAV Stand: 01.01.2026 Seite 21 von 35 Anlage 1.2 2.1. Öffentliche Ausschreibung/ Öffentliche Bekannt machung/ Offenes Verfahren 2.1.1 Zusammenstellung und Weiterleitung des Vergab evorgangs in cVergabe an 30 FD 2.1.2 Formale Prüfung des Vergabevorgangs ohne Leis tungsverzeichnis 30 2.1.2. 1 Submissionsdienst: Vergabeart/Vergabeordnung, Vordrucke, Bekannt- machung gegebenenfalls mit Hinweisen zum weiteren Vorgehen 30 2.1.2. 2 Vergabecenter: Durchsicht des Vergabevermerks und des Verzeichnis- ses der im Vergabeverfahren vorzulegenden Unterlagen, der EU-Be- kanntmachung und gegebenenfalls auch weiterer Vergabeunterlagen mit abschließenden Hinweisen zum weiteren Vorgehen 30 2.1.3 Entscheidung über die Vergabeart und die verg aberechtlichen Hinweise FD 2.1.4 Komplettierung der Vergabeunterlagen 30 2.1.5 Festsetzung des Eröffnungstermins 30 2.1.6 Bestimmung der Bindefrist 30 2.1.7 Veröffentlichung der Ausschreibungen 30 2.1.8 Annahme von Bieterfragen und Weiterleitung an die zur Beantwortung zuständige Stelle 30 2.1.9 Formulierung der Beantwortung von Bieterfrage n zum Verfahrensablauf 30 2.1.10 Formulierung der Beantwortung von Bieterfrag en zum Leistungsinhalt sowie sonstiger Inhalte, die durch die FD festgelegt wurden (ohne Über- prüfung durch 30) FD 2.1.11 Versendung der Beantwortung von Bieterfragen an die Bieter 30 2.1.12 Durchführung der Eröffnung 30 2.1.13 Angebotserfassung und Prüfung der rechnerisc hen Richtigkeit der An- gebote (soweit ohne fachlichen Kenntnisse möglich), einschließlich Si- cherung der Einzelpreise sowie der Dokumentation von vergaberechtli- chen Auffälligkeiten (Angebotssicherung) 30 2.1.14 Umfassende Prüfung der Angebote einschließli ch Aufklärung; die Prü- fung kann auf eine begrenzte Anzahl von Angeboten beschränkt werden FD 2.1.15 Nachforderung der für die Prüfung erforderli chen Unterlagen FD 2.1.16 Entwicklung eines Vergabevorschlags FD 2.1.17 Vergaberechtliche Prüfung des Vergabevorschl ags 30 2.1.18 Anfrage nach § 6 Abs. 1 WRegG (Auszug Wettbe werbsregister) über Unternehmen, die den Zuschlag erhalten sollen sowie Prüfung, ob Un- ternehmen in cVergabe gesperrt sind 30 2.1.19 Hinweise zum weiteren Vorgehen 30 2.1.20 Entscheidung über den Zuschlag FD 2.1.21 Erstellung der Beschlussvorlage für das zuständige Beschlussgremium gemäß der einschlägigen Regelungen (Zuständigkeitsordnung) FD 2.1.22 Fertigen und Versand der Informationsschreiben über Ausschlüsse und Nichtberücksichtigungen an die erfolglosen Bieter FD 2. bei Durchführung der Vergabe GAV Stand: 01.01.2026 Seite 22 von 35 Anlage 1.2 2.1.23 Erfüllen der Informationspflicht nach § 134 GWB gegenüber Bieter (Zu- schlags- /Absageschreiben) beim Offenen Verfahren FD 2.2. Beschränkte Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb / Nichtoffenes Verfah- ren 2.2.1 Zusammenstellung und Weiterleitung des Vergab evorgangs in cVergabe an 30 einschließlich Begründung für die Wahl der Vergabe- art FD 2.2.2 Formale Prüfung des Vergabevorgangs ohne Leis tungsverzeichnis 30 2.2.2.1 Submissionsdienst: Vergabeart/Vergabeordnun g, Vordrucke, Be- kanntmachung gegebenenfalls mit Hinweisen zum weiteren Vorgehen 30 2.2.2.2 Vergabecenter: Durchsicht des Vergabevermerks und des Verzeich- nisses der im Vergabeverfahren vorzulegenden Unterlagen, der EU- Bekanntmachung und gegebenenfalls auch weiterer Vergabeunterla- gen mit abschließenden Hinweisen zum weiteren Vorgehen 30 2.2.3 Entscheidung über die Vergabeart und die verg aberechtlichen Hin- weise FD 2.2.4 Komplettierung der Unterlagen für den Teilnah mewettbewerb 30 2.2.5 Festsetzung der Abgabefrist für Teilnahmeantr äge 30 2.2.6 Veröffentlichung des Teilnahmewettbewerbs 30 2.2.7 Annahme von Fragen der Teilnehmenden und Weit erleitung an die zur Beantwortung zuständige Stelle 30 2.2.8 Formulierung der Beantwortung von Fragen der Teilnehmenden zum Verfahrensablauf 30 2.2.9 Formulierung der Beantwortung von Fragen der Teilnehmenden zum Inhalt des Teilnahmewettbewerbs (ohne Prüfung durch 30) FD 2.2.10 Versendung der Beantwortung von Fragen der T eilnehmenden an diese 30 2.2.11 Erfassung der Bewerbungen in cVergabe nach A blauf der Bewer- bungsfrist 30 2.2.12 Prüfung der Teilnahmeanträge, und Erstellung der Liste der zur Ange- botsabgabe aufzufordernden Unternehmen FD 2.2.13 Nachfordern von Unterlagen FD 2.2.14 Einstellen der Unterlagen cVergabe, die für die Aufforderung zur An- gebotsabgabe erforderlich sind FD 2.2.15 Vergaberechtliche Prüfung der Liste der zur Angebotsabgabe aufzu- fordernden Unternehmen und der entsprechenden Unterlagen und ge- gebenenfalls Hinweise für die Fachdienststelle, einschließlich der Prü- fung, ob Unternehmen in cVergabe bzw. im Firmenmanager gesperrt sind sowie Versand von Informati- onsschreiben über formale Ausschlüsse im Benehmen mit der FD 30 2.2.16 Entscheidung über die Liste der zur Angebots abgabe aufzufordernden Unternehmen FD 2.2.17 Komplettierung der Unterlagen für die Angebotsabgabe incl. Festset- zung Eröffnungstermin und Bindefrist 30 2.2.18 Versand der Unterlagen 30 GAV Stand: 01.01.2026 Seite 23 von 35 Anlage 1.2 2.2.19 Durchführung der Eröffnung 30 2.2.20 Angebotserfassung und Prüfung der rechnerisc hen Richtigkeit der An- gebote (soweit ohne fachlichen Kenntnisse möglich), einschließlich Si- cherung der Einzelpreise sowie der Dokumentation von vergaberechtli- chen Auffälligkeiten 30 2.2.21 Umfassende Prüfung der Angebote einschließli ch Aufklärung; die Prü- fung kann auf eine begrenzte Anzahl von Angeboten beschränkt wer- den FD 2.2.22 Nachforderung der für die Prüfung erforderli chen Unterlagen FD 2.2.23 Entwicklung eines Vergabevorschlags FD 2.2.24 Vergaberechtliche Prüfung des Vergabevorschl ags 30 2.2.25 Anfrage nach § 6 Abs. 1 WRegG (Auszug Wettbe werbsregister) über Unternehmen, die den Zuschlag erhalten sollen (gegebenenfalls auch der 2.-Beste) 30 2.2.26 Hinweise zum weiteren Verfahren 30 2.2.27 Entscheidung über den Zuschlag FD 2.2.28 Erstellung der Beschlussvorlage für das zust ändige Beschlussgre- mium gemäß der einschlägigen Regelungen (Zuständigkeitsordnung) FD 2.2.29 Fertigen und Versand der Informationsschreib en über Ausschlüsse und Nichtberücksichtigungen an die erfolglosen Bewerber / Bieter FD 2.2.30 Erfüllen der Informationspflicht nach § 134 GWB gegenüber Bewerber / Bieter (Zuschlags-/Absageschreiben) beim Nichtoffenen Verfahren FD 2.3. Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb 2.3.1 Zusammenstellung und Weiterleitung des Vergab evorgangs in cVergabe an 30 einschließlich Begründung für die Wahl der Vergabe- art FD 2.3.2 Formale Prüfung des Vergabevorgangs ohne Leis tungsverzeichnis 30 2.3.2.1 Submissionsdienst: Vergabeart/Vergabeordnun g, Vordrucke, Be- kanntmachung gegebenenfalls mit Hinweisen zum weiteren Vorgehen 30 2.3.2.2 Vergabecenter: Durchsicht des Vergabevermer ks und des Verzeich- nisses der im Vergabeverfahren vorzulegenden Unterlagen, der EU- Bekanntmachung und gegebenenfalls auch weiterer Vergabeunterla- gen mit abschließenden Hinweisen zum weiteren Vorgehen 30 2.3.3 Entscheidung über die Vergabeart und die verg aberechtlichen Hin- weise FD 2.3.4 Komplettierung der Unterlagen für den Teilnah mewettbewerb 30 2.3.5 Festsetzung der Abgabefrist für Teilnahmeantr äge 30 2.3.6 Veröffentlichung des Teilnahmewettbewerbs sow ie sonstige Bekannt- machung 30 2.3.7 Annahme von Fragen der Teilnehmenden und Weit erleitung an die zur Beantwortung zuständige Stelle 30 GAV Stand: 01.01.2026 Seite 24 von 35 Anlage 1.2 2.3.8 Formulierung der Beantwortung von Fragen der Teilnehmenden zum Verfahrensablauf 30 2.3.9 Formulierung der Beantwortung von Fragen der Teilnehmenden zum Inhalt des Teilnahmewettbewerbs (ohne Prüfung durch 30) FD 2.3.10 Versendung der Beantwortung von Fragen der T eilnehmenden an diese 30 2.3.11 Erfassung der Bewerbungen in cVergabe nach A blauf der Bewer- bungsfrist 30 2.3.12 Prüfung der Teilnahmeanträge, und Erstellung der Liste der zur Ver- handlung / Teilnahme am Dialog aufzufordernden Unternehmen FD 2.3.13 Nachfordern von Unterlagen FD 2.3.14 Einstellen der Unterlagen in cVergabe, die f ür die Aufforderung zur Verhandlung erforderlich sind FD 2.3.15 Vergaberechtliche Prüfung der Liste der zur Verhandlung aufzufor- dernden Unternehmen und der entsprechenden Unterlagen und gege- benenfalls Hinweise für die Fachdienststelle, einschließlich Prüfung, ob die Unternehmen in cVergabe gesperrt sind 30 2.3.16 Entscheidung über die Liste der zur Verhandl ung aufzufordernden Unternehmen FD 2.3.17 Komplettierung der Unterlagen für die Abgabe des Erstangebotes und Aufforderung zur Teilnahme an den Verhandlungen 30 2.3.18 Versand der Unterlagen über cVergabe 30 2.3.19 Durchführung der Eröffnung 30 2.3.20 Erfassung der eingereichten Unterlagen und P rüfung der rechneri- schen Richtigkeit der Angebote (soweit ohne fachlichen Kenntnisse möglich), einschließlich Sicherung der Einzelpreise sowie der Doku- mentation von vergaberechtlichen Auffälligkeiten 30 2.3.21 Umfassende Prüfung der eingereichten Unterla gen / Angebote ein- schließlich Aufklärung; die Prüfung kann auf eine begrenzte Anzahl von Angeboten beschränkt werden FD 2.3.22 Nachforderung der für die Prüfung erforderli chen Unterlagen FD 2.3.23 Verhandlung über die Angebote FD 2.3.24 Einholung aller nachfolgenden und des endgül tigen Angebotes über den VP 30 2.3.25 Entwicklung eines Vergabevorschlags FD 2.3.26 Vergaberechtliche Prüfung des Vergabevorschl ags 30 2.3.27 Anfrage nach § 6 Abs. 1 WRegG (Auszug Wettbe werbsregister) über Unternehmen, die den Zuschlag erhalten sollen (gegebenenfalls auch der 2.-Beste) 30 2.3.28 Hinweise zum weiteren Verfahren 30 2.3.29 Entscheidung über den Zuschlag FD 2.3.30 Erstellung der Beschlussvorlage für das zust ändige Beschlussgre- mium gemäß der einschlägigen Regelungen (Zuständigkeitsordnung) FD 2.3.31 Fertigen und Versand der Informationsschreib en über Ausschlüsse und Nichtberücksichtigungen an die erfolglosen Bewerber / Bieter FD GAV Stand: 01.01.2026 Seite 25 von 35 Anlage 1.2 2.3.32 Erfüllen der Informationspflicht nach § 134 GWB gegenüber Bewer- ber / Bieter (Zuschlags-/Absageschreiben) FD 2.4. Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewer b mit mehreren Unterneh- men 2.4.1 Zusammenstellung und Weiterleitung des Vergab evorgangs in cVergabe an 30 einschließlich Begründung für die Wahl der Vergabe- art, wenn kein vorheriger Planungswettbewerb stattgefunden hat FD 2.4.2 Formale Prüfung des Vergabevorgangs ohne Leis tungsverzeichnis 30 2.4.2.1 Submissionsdienst: Vergabeart/Vergabeordnun g, Vordrucke, Be- kanntmachung gegebenenfalls mit Hinweisen zum weiteren Vorgehen 30 2.4.2.2 Vergabecenter: Durchsicht des Vergabevermerks und des Verzeich- nisses der im Vergabeverfahren vorzulegenden Unterlagen, der EU- Bekanntmachung und gegebenenfalls auch weiterer Vergabeunterla- gen mit abschließenden Hinweisen zum weiteren Vorgehen 30 2.4.3 Entscheidung über die Vergabeart und die verg aberechtlichen Hin- weise FD 2.4.4 Einholung der Angebote 30 2.4.5 rechnerische Prüfung sowie Prüfung des Angebo tes/der Angebote auf Wirtschaftlichkeit FD 2.4.6 Durchführung eines Präsentations- oder Verhan dlungstermins FD 2.4.7 Fertigung eines Vergabevorschlags FD 2.4.8 Vergaberechtliche Prüfung des Vergabevorschla gs 30 2.4.9 Anfrage nach § 6 Abs. 1 WRegG (Auszug Wettbew erbsregister) über Unternehmen, die den Zuschlag erhalten sollen (gegebenenfalls auch der 2.-Beste) 30 2.4.10 Hinweise zum weiteren Verfahren 30 2.4.11 Entscheidung über den Zuschlag FD 2.4.12 Erstellung der Beschlussvorlage für das zust ändige Beschlussgre- mium gemäß der einschlägigen Regelungen (Zuständigkeitsordnung) FD 2.4.13 Fertigen und Versand der Informationsschreib en über Ausschlüsse an die erfolglosen Bieter in Abstimmung mit 30 FD 2.4.14 Erfüllen der Informationspflicht nach § 134 GWB gegenüber Bieter (Zuschlags- /Absageschreiben) in Abstimmung mit 30 FD GAV Stand: 01.01.2026 Seite 26 von 35 Anlage 1.2 2.5. Planungswettbewerbe 2.5.1 Fertigen und Versand der Informationsschreiben über Ausschlüsse an die erfolglosen Bieter in Abstimmung mit dem Amt für Recht, Vergabe und Versicherungen FD 2.5.2 Übersendung der Wettbewerbsbekanntmachung an das Amt für Recht, Vergabe und Versicherungen FD 2.5.3 Formale Prüfung der Wettbewerbsbekanntmachung 30 2.5.5 Beantwortung von Fragen der Teilnehmenden geg ebenenfalls in Ab- stimmung mit dem Amt für Recht, Vergabe und Versicherungen FD 2.5.6 Durchführung des Wettbewerbs FD 2.5.7 Fertigung und Versand der Informationsschreiben über Ausschlüsse und Nichtberücksichtigungen an die erfolglosen Bewerber FD GAV Stand: 01.01.2026 Seite 27 von 35 Anlage 1.2 2.6. Wettbewerblicher Dialog 2.6. 1 Zusammenstellung und Weiterleitung des Vergabevorgangs in cVergabe an 30 einschließlich Begründung für die Wahl der Vergabeart FD 2.6. 2 Formale Prüfung des Vergabevorgangs ohne Leistungsverzeichnis 30 2.6. 2.1 Submissionsdienst: Vergabeart/Vergabeordnung, Vordrucke, Bekanntma- chung gegebenenfalls mit Hinweisen zum weiteren Vorgehen 30 2.6. 2.2 Vergabecenter: Durchsicht des Vergabevermerks und des Verzeichnisses der im Vergabeverfahren vorzulegenden Unterlagen, der EU- Bekanntma- chung und gegebenenfalls auch weiterer Vergabeunterlagen mit abschließenden Hinweisen zum weiteren Vorgehen 30 2.6. 3 Festsetzung der Abgabefrist für Teilnahmeanträge 30 2.6. 4 Veröffentlichung des Teilnahmewettbewerbs sowie sonstige Bekanntma- chung 30 2.6. 5 Annahme von Fragen der Teilnehmenden und Weiterleitung an die zur Beantwortung zuständige Stelle 30 2.6. 6 Formulierung der Beantwortung von Fragen der Teilnehmenden zum Ver- fahrensablauf 30 2.6. 7 Formulierung der Beantwortung von Fragen der Teilnehmenden zum In- halt des Teilnahmewettbewerbs (ohne Prüfung durch 30) FD 2.6. 8 Versendung der Beantwortung von Fragen der Teilnehmenden an diese 30 2.6. 9 Erfassung der Teilnahmeanträge in cVergabe nach Ablauf der Bewer- bungsfrist 30 2.6. 10 Prüfung der Teilnahmeanträge inklusive Nachforderung von Unterlagen und Aufklärung Erstellung der Liste der zur Teilnahme am Dialog aufzufordern- den Unternehmen FD 2.6. 11 Vergaberechtliche Prüfung der Liste der zur Teilnahme am Dialog aufzu- fordernden Unternehmen und gegebenenfalls Hinweise für die Fachdienst- stelle, einschließlich Prüfung, ob die Unternehmen in cVergabe gesperrt sind 30 2.6. 12 Entscheidung über die Liste der zur Teilnahme am Dialog aufzufordern- den Unternehmen FD 2.6. 13 Fertigung und Versand von Informationsschreiben über Ausschlüsse bzw. Nichtberücksichtigung aufgrund festgelegter Teilnehmerbegrenzung. FD 2.6. 14 Versand der Unterlagen der einzelnen Dialogphasen über cVergabe (Bie- terkommunikation) FD 2.6. 15 Annahme und Formulierung der Beantwortung von Fragen und Versen- den der Antwortschreiben an die Teilnehmenden (bei Fragen zum Verfah- rensablauf mögliche Beratung durch 30) FD 2.6. 16 Umfassende Prüfung und Dokumentation der eingereichten Unterlagen je Dialogrunde einschließlich Nachforderung und Aufklärung in cVergabe FD 2.6. 17 Entscheidung über die zur Angebotsabgabe aufzufordernden Firmen FD 2.6. 18 Vergaberechtliche Prüfung der Vergabeunterlagen und der Liste der zur Angebotsabgabe aufzufordernden Unternehmen und gegebenenfalls Hin- weise für die Fachdienststelle 30 GAV Stand: 01.01.2026 Seite 28 von 35 Anlage 1.2 2.6. 19 Einholung der endgültigen Angebote 30 2.6. 20 Annahme von Fragen der Teilnehmenden und Weiterleitung an die zur Beantwortung zuständige Stelle 30 2.6. 21 Formulierung der Beantwortung von Fragen der Teilnehmenden zum Ver- fahrensablauf 30 2.6. 22 Formulierung der Beantwortung von Fragen der Teilnehmenden zum In- halt der Angebotsunterlagen (ohne Prüfung von 30) FD 2.6. 23 Versendung der Beantwortung von Fragen der Teilnehmenden an diese 30 2.3. 24 Erfassung der eingereichten Unterlagen und Prüfung der rechnerischen Richtigkeit der Angebote (soweit ohne fachlichen Kenntnisse möglich), ein- schließlich Sicherung der Einzelpreise sowie der Dokumentation von vergaberechtlichen Auffälligkeiten 30 2.3. 25 Umfassende Prüfung der eingereichten Unterlagen / Angebote einschließ- lich Nachforderung und Aufklärung FD 2.6. 26 Vergaberechtliche Prüfung des Vergabevorschlags inklusive Anfrage nach § 6 Abs. 1 WRegG (Auszug Wettbewerbsregister) über Unterneh- men, die den Zuschlag erhalten sollen (gegebenenfalls auch der 2.-Beste) und Hinweise zum weiteren Verfahren 30 2.6. 27 Entscheidung über den Zuschlag auf der Grundlage dieser Prüfungen FD 2.6. 28 Erstellung der Beschlussvorlage für das zuständige Beschlussgremium gemäß der einschlägigen Regelungen (Zuständigkeitsordnung) FD 2.6. 29 Fertigen und Versand der Informationsschreiben über Ausschlüsse und Nichtberücksichtigungen an die erfolglosen Bewerber / Bieter FD 2.6. 30 Erfüllen der Informationspflicht nach § 134 GWB gegenüber Bewerber / Bieter (Zuschlags-/Absageschreiben) FD 3.1 Erstellen des Auftragsschreibens FD 3.2 Bekanntmachung der erteilten Aufträge FD 3.3 Mitteilung über vergebene Aufträge bei europawe iten Vergabeverfah- ren an die EU FD 3.4 Meldung der vergebenen Aufträge nach der Vergab estatistikverord- nung oder über cVergabe, wenn das Verfahren über cVergabe erfasst wurde FD 3.5 Einfordern von Bürgschaften bei Offenen Verfahr en/Öffentlichen Aus- schreibungen beim Auftragnehmer, sofern erforderlich auf dem dafür von 30 vorgesehenen Bürgschaftsmuster FD 3.6 Auftragsabwicklung und Überwachung FD 3.7 Bekanntmachungen im Amtsblatt der EU nach §132 Absatz 5 GWB FD 3.8 Abrechnung und Prüfung der Schlussrechnung FD 3.9 Zeitnahe Mitteilung an 30 über Vertragsverstöße, die zu einer Auf- tragssperre führen können FD 3.10 Prüfung des Kündigungsgrundes nach § 133 GWB u nd Abstimmung mit 30 FD 3.11 Entscheidung und Durchführung der Kündigung na ch Ziffer 3.11 FD 3. bei Auftragsabwicklung GAV Stand: 01.01.2026 Seite 29 von 35 Anlage 1.2 3.12 Umgehende Mitteilung von zwingenden oder fakul tativen Ausschluss- gründen eines Unternehmens im Sinne der §§ 123 und 124 GWB an das Fir- menmanagement FD 4.1. Statistik zu Vergabeverfahren 4.1.1 Erfüllung der Statistikpflichten der Stadt Kö ln als öffentlicher Auftragge- ber gegenüber der EU FD 4.1.2 Erstellen von Statistiken, die das Vergabever fahren betreffen FD 4.1.3 Zuliefern der für die Statistik benötigten Da ten FD 4.2.1 Entscheidung über die Aufhebung einschließlic h Begründung FD 4.2.2 Aufhebung von Ausschreibungen/Schriftverkehr mit Bietern 30 4.2.3 Fertigung der Mitteilung über die Aufhebung d es Verfahrens an die EU bei europaweiten Vergabeverfahren 30 4.3. Rechts- und Grundsatzangelegenheiten 4.3.1 Beantwortung von Auskunftsersuchen nach Auftr agserteilung FD 4.3.2 Bearbeitung von Klagen auf Schadensersatz nac h Auftragserteilung 30 4. Sonstige Zuständigkeiten bei der Vergabe 4.2. Aufhebung von Ausschreibungen (einschließlich Ein- stellung von Verhandlungsvergaben) bei denen 30 die Angebote eingeholt hat GAV Stand: 01.01.2026 Seite 30 von 35 Anlage 1.3: Schnittstellenregelung Vergabeverfahren KONZ Hinweis: Diese Schnittstellenregelung gilt für alle Konzessionen oberhalb des Schwellenwertes. Die Vorlage- und Informationspflichten gegenüber 14 finden sich in der Wertgrenzenregelung von 14. 1. bei Vorbereitung des Verfahrens 1.1 Aktuelle und qualifizierte Ermittlung des zu er wartenden Vertragswertes der Konzession zuzüglich des Herbeiführens eines eventuellen Beschlus- ses FD 1.2 Festlegung des Verfahrensablaufs FD 1.3 Prüfung von Interessenkonflikten nach § 5 KonzV gV auch unterhalb der EU- Schwellenwerte bei entsprechenden Anhaltspunkten sowie Durchfüh- rung einer entsprechenden Anhörung und das Ergreifen entsprechender Maßnahmen, um diesem Umstand entgegenzuwirken FD 1.4 Erstellung der erforderlichen Unterlagen entspr echend des Verfahrensab- laufs FD 1.5 Einstellen der Unterlagen in cVergabe FD 1.6 Fertigung einer Vorinformation im Bedarfsfall b ei europaweiten Verfahren FD 1.7 Übersendung der Vorinformation an die EU im Bed arfsfall 30 2.1.1. Zusammenstellung und Weiterleitung des Verga bevorgangs in cVergabe an 30 einschließlich Begründung für die Wahl der Vergabeart FD 2.1.2 Formale Prüfung des Vergabevorgangs ohne Leis tungsverzeichnis 30 2.1.2.1 Submissionsdienst: Vergabeart/Vergabeordnung, Vordrucke, Bekannt- machung gegebenenfalls mit Hinweisen zum weiteren Vorgehen 30 2.1.2.2 Vergabecenter: Durchsicht des Vergabevermer ks und des Verzeichnis- ses der im Vergabeverfahren vorzulegenden Unterlagen, der EU-Be- kanntmachung und gegebenenfalls auch weiterer Vergabeunterlagen mit abschließenden Hinweisen zum weiteren Vorgehen 30 2.1.3. Entscheidung über die Vergabeart und die ver gaberechtlichen Hinweise FD 2.1.4. Komplettierung der Unterlagen für den Teilna hmewettbewerb 30 2.1.5. Festsetzung der Abgabefrist für Teilnahmeant räge 30 2.1.6. Veröffentlichung des Teilnahmewettbewerbs 30 Zuständigkeiten Amt für Recht, Vergabe und Versicherungen (30) und Fachdienststellen (FD) (Verfahrensbezogene Darstellung) 2. bei Durchführung des Verfahrens 2.1. Teilnahmewettbewerb mit anschließender Aufforderung zur Angebotsabgabe/ Verhandlung (zweistufiges Verfahren) GAV Stand: 01.01.2026 Seite 31 von 35 Anlage 1.3 2.1.7. Annahme von Fragen der Teilnehmenden und Wei terleitung an die zur Beantwortung zuständige Stelle 30 2.1.8. Formulierung der Beantwortung von Fragen der Teilnehmenden zum Verfahrensablauf 30 2.1.9 Formulierung der Beantwortung von Fragen der Teilnehmenden zum Inhalt des Teilnahmewettbewerbs (ohne Prüfung durch 30) FD 2.1.10 Versendung der Beantwortung von Fragen der T eilnehmenden an diese 30 2.1.11 Erfassung der Bewerbungen in cVergabe nach A blauf der Bewerbungs- frist 30 2.1.12 Prüfung der Teilnahmeanträge und Erstellung der Liste der zur Ange- botsabgabe / Verhandlung aufzufordernden Unternehmen FD 2.1.13 Nachfordern von Unterlagen FD 2.1.14 Einstellen der Unterlagen in cVergabe, die f ür die Aufforderung zur An- gebotsabgabe / Verhandlung erforderlich sind FD 2.1.15 Vergaberechtliche Prüfung der Liste der zur Angebotsabgabe / Ver- handlung aufzufordernden Unternehmen und der entsprechenden Un- terlagen und gegebenenfalls Hinweise für die Fachdienststelle, ein- schließlich Prüfung, ob die Unternehmen in cVergabe gesperrt sind 30 2.1.16 Entscheidung über die Liste der zur Angebots abgabe / Verhandlung aufzufordernden Unternehmen FD 2.1.17 Komplettierung der Unterlagen 30 2.1.18 Versand der Unterlagen 30 2.1.19 Durchführung des Eröffnungstermins 30 2.1.20 Angebotserfassung in cVergabe nach Ablauf de r Angebotsfrist 30 2.1.21 Sichtung der Angebote auf vergaberechtliche Auffälligkeiten 30 2.1.22 Umfassende Prüfung der Angebote einschließli ch Aufklärung FD 2.1.23 Nachforderung der für die Prüfung erforderli chen Unterlagen FD 2.1.24 Durchführung der Verhandlung FD 2.1.25 Durchführung von Präsentationen FD 2.1.26 Entwicklung eines Vergabevorschlags FD 2.1.27 Prüfung des Angebots/der Angebote beziehungs weise des Verhand- lungs- oder Präsentationsergebnisses auf Konformität mit den Wer- tungskriterien 30 2.1.28 Entscheidung über den Zuschlag FD 2.1.29 Erstellung einer eventuellen Beschlussvorlag e für das zuständige Be- schlussgremium gemäß der einschlägigen Regelungen (Zuständigkeits- ordnung) FD Anlage 1.3 2.1.30 Fertigen und Versand der Informationsschreib en über Ausschlüsse und Nichtberücksichtigungen an die erfolglosen Bewerber / Bieter FD 2.1.31 Erfüllung der Informationspflicht nach § 30 KonzVgV gegenüber Bieter (Zuschlags-/Absageschreiben) FD GAV Stand: 01.01.2026 Seite 32 von 35 Anlage 1.3 2.2. Öffentliche Bekanntmachung (einstufiges Verf ahren) 2.2.1 Zusammenstellung und Weiterleitung des Vergab evorgangs in cVergabe an 30 einschließlich Begründung für die Wahl der Vergabeart FD 2.2.2 Formale Prüfung des Vergabevorgangs ohne Leis tungsverzeichnis 30 2.2.2. 1 Submissionsdienst: Vergabeart/Vergabeordnung, Vordrucke, Bekannt- machung gegebenenfalls mit Hinweisen zum weiteren Vorgehen 30 2.2.2. 2 Vergabecenter: Durchsicht des Vergabevermerks und des Verzeichnis- ses der im Vergabeverfahren vorzulegenden Unterlagen, der EU-Be- kanntmachung und gegebenenfalls auch weiterer Vergabeunterlagen mit abschließenden Hinweisen zum weiteren Vorgehen 30 2.2.3 Einstellen der Unterlagen in cVergabe, die fü r die Aufforderung zur Ange- botsabgabe erforderlich sind FD 2.2.4 Komplettierung der Unterlagen 30 2.2.5 Versand der Unterlagen 30 2.2.6 Durchführung des Eröffnungstermins 30 2.2.7 Angebotserfassung in cVergabe nach Ablauf der Angebotsfrist 30 2.2.8 Sichtung der Angebote auf vergaberechtliche A uffälligkeiten sowie Prü- fung, ob die Unternehmen in cVergabe gesperrt sind. 30 2.2.9 Umfassende Prüfung der Angebote einschließlic h Aufklärung FD 2.2.1 0 Nachforderung der für die Prüfung erforderlichen Unterlagen FD 2.2.1 1 Durchführung von Präsentationen FD 2.2.1 2 Entwicklung eines Vergabevorschlags FD 2.2.1 3 Prüfung des Angebots / der Angebote beziehungsweise des Präsentati- onsergebnisses auf Konformität mit den Wertungskriterien 30 2.2.1 4 Entscheidung über den Zuschlag FD 2.2.1 5 Erstellung einer eventuellen Beschlussvorlage für das zuständige Beschlussgremium gemäß der einschlägigen Regelungen (Zuständig- keitsordnung) FD 2.2.1 6 Fertigen und Versand der Informationsschreiben über Ausschlüsse und Nichtberücksichtigungen an die erfolglosen Bewerber / Bieter FD 2.2.1 7 Erfüllung der Informationspflicht nach § 30 KonzVgV gegenüber Bieter (Zuschlags-/Absageschreiben) FD GAV Stand: 01.01.2026 Seite 33 von 35 Anlage 1.3 2.3. Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb 2.3.1 Zusammenstellung und Weiterleitung des Vergab evorgangs in cVergabe an 30 einschließlich Begründung für die Wahl der Vergabeart FD 2.3.2 Formale Prüfung des Vergabevorgangs ohne Leis tungsverzeichnis (Verga- beart/Vergabeordnung, Vordrucke, Bekanntmachung) gegebenenfalls mit Hinweisen zum weiteren Vorgehen 30 2.3.3 Einholung der Angebote 30 2.3.4 Umfassende Prüfung der Angebote einschließlic h Aufklärung FD 2.3.5 Nachforderung der für die Prüfung erforderlic hen Unterlagen FD 2.3.6 Durchführung eines Präsentations- oder Verhan dlungstermins FD 2.3.7 Entwicklung eines Vergabevorschlags FD 2.3.8 Vergaberechtliche Prüfung des Vergabevorschla gs einschließlich Prüfung, ob die Unternehmen in cVergabe gesperrt sind 30 2.3.9 Hinweise zum weiteren Verfahren 30 2.3.1 0 Entscheidung über den Zuschlag FD 2.3.1 1 Erstellung einer eventuellen Beschlussvorlage für das zuständige Be- schlussgremium gemäß der einschlägigen Regelungen (Zuständigkeitsord- nung) FD 2.3.1 2 Fertigen und Versand der Informationsschreiben über Ausschlüsse und Nichtberücksichtigungen an die erfolglosen Bewerber / Bieter FD 2.3.1 3 Erfüllung der Informationspflicht nach § 30 KonzVgV gegenüber Bieter (Zu- schlags-/Absageschreiben) FD 3.1 Erstellen des Vertragsschreibens FD 3.2 Übersendung einer Durchschrift des Vertragsschr eibens an 14 FD 3.3 Mitteilung über vergebene und wesentlich geände rte Aufträge nach § 21 KonzVgV bei europaweiten Vergabeverfahren an die EU FD 3.4 Meldung der erteilten Konzessionen nach der Ver gabestatistikverord- nung 30 3.5 Vertragsabwicklung und Überwachung FD 3.6 Zeitnahe Mitteilung an 30 über Vertragsverstöße , die zu einer Auftrags- sperre führen können FD 3.7 Prüfung des Kündigungsgrundes nach § 154 in Ver bindung mit § 133 GWB FD 3.8 Entscheidung und Durchführung der Kündigung nac h Ziffer 3.6 FD 3.9 Umgehende Mitteilung von zwingenden oder fakult ativen Ausschluss- gründen eines Unternehmens im Sinne der §§ 154 in Verbindung mit 123 und 124 GWB an die UDB FD 3. bei Vertragsabwicklung GAV Stand: 01.01.2026 Seite 34 von 35 Anlage 1.3 4.1. Statistik zu Vergabeverfahren 4.1.1 Erstellen von Statistiken, die das Vergabeverfahre n betreffen FD 4.1.2 Zuliefern der für die Statistik benötigten Daten F D 4.2. Aufhebung von Ausschreibungen bei denen 30 di e Angebote eingeholt hat 4.2.1 Entscheidung über die Aufhebung einschließlic h Begründung FD 4.2.2 Aufhebung von Ausschreibungen/Schriftverkehr mit Bietern 30 4.2.3 Fertigung der Mitteilung über die Aufhebung d es Verfahrens an die EU bei europaweiten Vergabeverfahren 30 4.3. Rechts- und Grundsatzangelegenheiten 4.3.1 Juristische Bearbeitung von Beschwerden nach KonzV gV (europaweite Verfahren) 30 4.3.2 Beantwortung von Auskunftsersuchen nach Konzession serteilung FD 4.3.3 Bearbeitung von Klagen auf Schadensersatz nach Kon zessionserteilung 30 4. Sonstige Zuständigkeiten bei der Vergabe GAV Stand: 01.01.2026 Seite 35 von 35 Anlage 2 1.1 Zusammenstellung und Weiterleitung des Vergabev organgs in cVergabe an 30 FD 1.2 Festlegung des Bieterkreises, der aufgefordert wird unter Berücksichti- gung korruptionspräventiver Maßnahmen. FD 1.3 Komplettierung der Vergabeunterlagen 30 1.4 Festsetzung des Submissionstermins 30 1.5 Bestimmung der Bindefrist 30 1.6 Versand der Unterlagen 30 1.7 Annahme von Bieterfragen und Weiterleitung an d ie zur Beantwortung zuständige Stelle 30 1.8 Formulierung der Beantwortung von Bieterfragen zum Verfahrensablauf 30 1.9 Formulierung der Beantwortung von Bieterfragen zum Leistungsinhalt so- wie sonstiger Inhalte, die durch die Fachdienststelle festgelegt wurden (ohne Prüfung durch 30) FD 1.10 Versendung der Beantwortung von Bieterfragen a n die Bieter 30 1.11 Aufbewahrung der eingehenden Papierangebote bi s zum Abschluss der Angebotssicherung beziehungsweise dem Einstellen in cVergabe 30 1.12 Durchführung der Submission 30 1.13 Angebotserfassung und Prüfung der rechnerische n Richtigkeit der Ange- bote, einschließlich Sicherung der Einzelpreise sowie der Dokumentation von vergaberechtlichen Auffälligkeiten 30 Die weitere Bearbeitung des Vergabevorgangs erfolgt danach ausschließlich bei der Fachdienststelle! Serviceleistung 30 für Vergaben, die die Fachdienststelle in eigener Zuständigkeit durchführen kann 1. bei freihändiger Vergabe und Verhandlungsvergabe

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  Dezernat, Dienststelle II/30 Vorlagen-Nummer 03.12.2025 3362/2025 Mitteilung öffentlicher Teil Gremium Datum Ausschuss Allgemeine Verwaltung und Rechtsfragen / Vergabe / In- ternationales 08.12.2025 Vereinfachung für Beschaffungen unterhalb der EU-Schwellenwerte/Umsetzung des neuen § 75 a GO NRW ab 1.1.2026/Verzicht auf eine Satzungsregelung Die Verwaltung beabsichtigt, von dem mit § 75a Abs. 1 GO NRW eingeräumten Gestaltungs- spielraum Gebrauch zu machen und keine eigenen vergaberechtlichen Regelungen für Be- schaffungen unterhalb der europäischen Schwellenwerte zu erlassen. Auf die Möglichkeit, durch eine kommunale Satzung Regelungen die Durchführung von Vergaben einzuschränken, soll verzichtet werden. Die Geschäftsanweisung Vergaben wird entsprechend geändert (s. An- lage). Die Empfehlung wurde von einer internen Arbeitsgruppe bestehend aus den Ämtern Personal- und Verwaltungsmanagement, Kämmerei, Gebäudewirtschaft, Vertretungen des Dezernats für Mobilität und dem Amt für zentrale Dienste und unter Beteiligung des Rechnungsprüfungs- amtes erarbeitet. Der Verwaltungsvorstand hat der Empfehlung in seiner Sitzung am 25.11.2025 zugestimmt. Die Mitteilung ist auch zur Beratung im Rechnungsprüfungsausschuss vorgesehen, dessen Sitzungen noch nicht terminiert sind. Die Mitteilung wird dem Ausschuss zur Beratung in sei- ner nächsten Sitzung zugeleitet. 1. Gesetzliche Neuregelung zum Unterschwellenvergaberecht in NRW Zum 1.1.2026 tritt der neue § 75a GO NRW in Kraft. Die Vorschrift hebt alle landesrechtlichen Wertgrenzen für kommunale Vergabeverfahren auf. Kommunen sind damit künftig erst ab Er- reichen der europäischen Schwellenwerte verpflichtet, förmlich auszuschreiben. Unterhalb der zukünftigen Schwellenwerte von 5,4 Mio € netto bei Bauleistungen bzw. 216.000 € netto bei Lieferungen und Dienstleistungen sind somit grundsätzlich zukünftig Beschaffungen im Wege von Direktaufträgen möglich. Der Direktauftrag ist kein Vergabeverfahren, sondern ein verein- fachtes Verfahren aus dem Haushaltsrecht, in dem die Kommune darlegt wirtschaftlich, spar- sam und effizient zu handeln und zu Marktpreisen zu beschaffen. Nach § 75a GO NRW sind darüber hinaus die Vergabegrundsätze der Gleichbehandlung und Transparenz zu beachten. Sofern Marktpreise nicht bekannt sind, fordert die Kommune auf Basis der Vergabegrund- sätze mehrere geeignete Unternehmen auf, Angebote abzugeben. Kommunale Beschaffungen unterhalb der EU-Schwellenwerte unterfallen somit „nur“ noch dem kommunalen Haushaltsrecht. Die Kommune ist zukünftig damit weiterhin an die Grunds- ätze von Wirtschaftlichkeit, Effizienz, Sparsamkeit sowie Transparenz und Gleichbehandlung gebunden. Die bislang vorgeschriebene Anwendung der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen Teil A (VOB/A) und der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) für Lieferun- gen und Dienstleistungen entfällt. § 26 Kommunalhaushaltsverordnung, der die Anwendung 2 für den kommunalen Bereich vorsah, wird zum 1.1.2026 aufgehoben. Der Rat kann entschei- den, dass auch zukünftig kommunale vergaberechtliche Regelungen gelten sollen, in dem er diese durch Satzung regelt. Der Gesetzgeber möchte mit der Neuregelung einen Beitrag zum Bürokratieabbau leisten. Die Unterschwellenvergaben betreffen ca. 90 % der Beschaffungen (ca. 50 % der Auftrags- summe). Zudem möchte er der Qualität einer Leistung einen höheren Stellenwert verschaffen. Kriterien und Mindestanforderungen wie Qualität, Nachhaltigkeit, Zweckmäßigkeit und Be- triebskosten können durch die Kommune bei jeder Beauftragung gesondert vorgegeben und damit berücksichtigt werden. Andere Bundesländer haben in den vergangenen Monaten ebenfalls das Unterschwellen- vergaberecht für ihre Kommunen vereinfacht. Allerdings haben sie an einer Bindung an VOB/A für Bauleistungen und UVgO für Liefer- und Dienstleistungen festgehalten und dafür die Wertgrenzen für Direktaufträge hochgesetzt. So hat zum Beispiel Bayern den Direktauf- trag für Bauleistungen bis zu einem geschätzten Auftragswert i.H.v. 250.000 € netto ermög- licht, im Liefer- und Dienstleistungsbereich bis 100.000 € netto. Baden-Württemberg und das Saarland haben Direktaufträge für alle Leistungsarten bis zu einem geschätzten Auftragswert in Höhe von 100.000 € netto möglich gemacht. In weiteren Bundesländern gibt es Diskussi- onsprozesse mit der Tendenz die Wertgrenzen ebenfalls zu erhöhen. Im aktuellen Geset- zesentwurf zur Beschleunigung von Vergabeverfahren plant der Bund den Direktauftrag für Bundesbehörden bis zu einem Wert von 50.000 € netto zu ermöglichen. In NRW hat der Gesetzgeber auf entsprechende Schwellen unterhalb der europäischen Schwellenwerte wie dargestellt verzichtet. § 75a Abs. 2 GO NRW ermächtigt die Kommunen allerdings, eigene Vergaberegelungen zu erlassen, die z.B. die förmliche Ausschreibung ab bestimmten Wertgrenzen weiterhin vorschreiben können. In der GO NRW ist vorgesehen, dass die Gemeinden allgemeine Regelungen zur Einschränkung von Vergaben nur durch Sat- zung vorsehen können. Die Stadt Köln hatte mit der Abschaffung der Kölner Vergabeordnung und der Einführung der Geschäftsanweisung zur Durchführung von Vergabeverfahren (GAV) bereits von den seiner- zeit bestehenden Vereinfachungsmöglichkeiten Gebrauch gemacht. Förmliche Vergabever- fahren waren erst ab den landesrechtlich geregelten Wertgrenzen vorgeschrieben. Die Verwaltung beabsichtigt daher, von dem vom Land mit § 75a GO NRW nunmehr einge- räumten zusätzlichen Gestaltungsspielraum Gebrauch zu machen und auf eine die Durchfüh- rung von Vergaben einschränkende Satzungsregelung zu verzichten. In Nordrhein-Westfalen hat bisher nur Bonn eine Satzung erlassen. Auf Arbeitsebene haben die Städte Bochum, Duisburg, Düsseldorf, Essen, Hamm und Wuppertal über ihre Planungen informiert, ebenfalls auf eine Satzung verzichten zu wollen. 2. Umsetzung der Flexibilisierung bei städtischen Unterschwellenvergaben In der oben genannten Arbeitsgruppe wurde ein Vorschlag entwickelt, wie die Flexibilisie- rungs- und Entbürokratisierungsmöglichkeiten genutzt und gleichzeitig die Einhaltung der ver- bleibenden gesetzlichen Anforderungen über die bestehenden städtischen Regelungen und die vorgeschriebene digitale Dokumentation gewährleistet werden können. Ab dem 01.01.2026 wird den Fachdienststellen die Möglichkeit eröffnet, Direktaufträge bis zum jeweils gültigen EU-Schwellenwert durchzuführen. Je nach strategischem Interesse der Fachdienststelle kann im Einzelfall ein wettbewerbsintensiveres, höherwertiges Verfahren ge- wählt werden. Hierfür werden zwei Varianten zur Verfügung gestellt, die alle Möglichkeiten der Durchführung ohne satzungsbedürftige Verfahrenseinschränkungen abbilden. Die eröffnete Flexibilisierung wird durch Vorgaben der nachträglichen Dokumentation ergänzt, die den in § 75a GO NRW hervorgehobenen und weiterhin zu beachtenden Anforderungen der Transparenz, Nachvoll- 3 ziehbarkeit und Überprüfbarkeit der durchgeführten Vergaben dienen und nicht verfahrensein- schränkend sind. a) V ariante 1 „Workflow über cV ergabe“ In Zusammenarbeit mit dem Vertragspartner Administration Intelligence (AI) wird ein schlanker Workflow zur Durchführung von Direktaufträge in cVergabe entwickelt. Die Fachdienststellen können hierüber den Direktauftrag komplett eigenständig über cVergabe abwickeln oder sie entscheiden sich für einen Service und eine Qualitätssicherung über das Amt für Recht, Vergabe und Versicherungen. b) V ariante 2 „nachträgliche Dokumentation“ in cV ergabe Die Fachdienststellen können die Angebotseinholung auch auf andere Art und Weise durchführen (beispielsweise per E-Mail bis zum jeweils gültigen EU-Schwellenwert). Die bisherigen in der GAV beschriebenen Möglichkeiten zur Dokumentation von Direktaufträ- gen bleiben bestehen. Zudem wird durch diese Dienstvereinbarung vorgegeben, wie die Vorgänge im Sinne der Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Überprüfbarkeit in den digi- talen Systemen zu dokumentieren sind: 3. Weitergeltung der bestehenden Beschaffungsregelungen Die bislang geltenden Regelungen für Bedarfsbeschlüsse in der Zuständigkeitsordnung des Rates sowie die in der Allgemeinen Dienst- und Geschäftsanweisung der Stadt Köln enthalte- nen Regelungen zur Durchführung von Beschaffungen (vgl. Handbuch Köln 6.7.6.2) bleiben unverändert. Beschaffungen stehen danach in der dezentralen Verantwortung der Dezernate und Dienst- stellen. Vor jeder Beschaffung ist wie bisher eine Bedarfsprüfung durchzuführen und in den vorgegebenen digitalen Systemen zu dokumentieren. Pflichtinhalt der Dokumentation ist die Darstellung der Wirtschaftlichkeit des Gesamtkomplexes sowie der Gesamtkosten der Maß- nahme. Zudem sind die Notwendigkeit der Maßnahme, die Wirtschaftlichkeit einer externen Beschaffung, die Haushaltsdeckung sowie finanzielle Folgewirkungen zu dokumentieren. Bedarfsprüfungen von Lieferungen und Leistungen ab einem Auftragswert von mindestens 100.000 € (netto) müssen von der Dienststellenleitung genehmigt werden. Die Genehmigung umfasst die Prüfung, ob eine die vorgeschriebene Dokumentation ordnungsgemäß erfolgt ist. 4. Beratung und Fachaufsicht durch das Amt für Recht, Vergabe und Versicherungen: Die Beratung bei der Unterschwellenvergabe umfasst alle vergaberechtlichen Themen von der Vorbereitung der Vergabe bis zum Zuschlag sowie etwaiger Auftragserweiterungen, ins- besondere 4 - Einhaltung von Wirtschaftlichkeit, Sparsamkeit, Effizienz sowie der Grundsätze von Gleichbehandlung und Transparenz, - Auswahl der geplanten V orgehensweise inkl. V or- und Nachteile, - Eignungs- und Zuschlagskriterien, - V orgehen bei Aufklärungen, Nachforderungen und V erhandlungen, - plausible und nachvollziehbare Dokumentation in allen V erfahrensschritten, - dargestellter Service in V ariante 1 „Workflow über cV ergabe“. Sofern die Fachdienststellen die unterschwelligen Verfahren ohne den Service und die Quali- tätssicherung durch das Amt für das Recht, Vergabe und Versicherungen durchführen, wird die Einhaltung der Dokumentationsvorschriften durch die bereits mit der GAV eingeführte und durch das Amt ausgeübte Fachaufsicht erfasst. Aktuell beinhaltet diese Fachaufsicht (nach Abstimmung mit dem Rechnungsprüfungsamt) eine nachträgliche, stichprobenartige Überprü- fung folgender Punkte - Einhaltung der V ergabegrundsätze, - nachvollziehbare Dokumentation sowie - die Einhaltung des 2-Personen-Prinzips. Die Prüfsystematik wird an die neuen Möglichkeiten im Unterschwellenbereich angepasst. Es ist geplant die Auswertungsmöglichkeiten von Kennzahlen auf Basis der gegebenen techni- schen Systeme zu optimieren. Zudem werden den Fachdienststellen praxisnahe Leitfäden und Unterstützungsmedien zur Verfügung gestellt. 5. Begleitgremium GAV Um die neue Vorgehensweise zur Unterschwellenvergabe eng zu begleiten, wird die einge- richtete Arbeitsgruppe zum 01.01.2026 in ein Begleitgremium umgewandelt und um die Dienststellen erweitert, die in größerem Maße von der Änderung betroffen sind. Zudem kann jedes Dezernat eine Vertretung in das Begleitgremium entsenden. Das Rechnungsprüfungs- amt nimmt an den Terminen des Begleitgremiums weiterhin beratend teil. Aufgabe wird es insbesondere sein, zu prüfen, ob eine Nachsteuerung der bestehenden Regelungen für die Beschaffung erforderlich ist. Gez. Prof. Dr. Diemert